Användarmanual
Webbstöd
för leverantörer –
RESA –
Sysselsättningsplats med rehabiliterande inslag
Publicerat 2013-10-08
Innehållsförteckning
NYA UNDERRUBRIKER I MITT ARBETE ... 2
RESA–SYSSELSÄTTNINGSPLATS MED REHABILITERANDE INSLAG ... 3
STATUSÖVERSIKT HANDLINGAR ... 4
GEMENSAM PLANERING –RESA ... 5
REGISTRERA GEMENSAM PLANERING ... 5
MÅNADSRAPPORT –RESA ... 8
REGISTRERA MÅNADSRAPPORT ... 8
BEGÄRA MÅNADSERSÄTTNING –RESA ... 11
SLUTREDOVISNING –RESA... 11
REGISTRERA SLUTREDOVISNING ... 11
BEGÄRA ERSÄTTNING VIA WEBBSTÖDET ... 14
Begärda ersättningar ... 14
OM WEBBSTÖDET ... 15
Logga in till Webbstödet ... 15
FRÅGOR OM WEBBSTÖDET ... 15
Reservrutin vid driftstopp ... 15
REVISIONSHISTORIK ... 16
Nya underrubriker i Mitt arbete
Uppdatering pågår av samtliga skärmdumpar
RESA –Sysselsättningsplats med rehabiliterande inslag
Avser den upphandlade tjänsten ”Sysselsättningsplatser med rehabiliterande insatser”
Bild 1 Grafisk framställning över hanteringen av handlingar som avser en arbetssökande i RESA och hantering av ersättning till leverantören
I Webbstödet hanterar du ett RESA-ärende på detta sätt:
Efter beslut av arbetsförmedlingen kan du som är leverantör hantera de handlingar som ska användas i kommunikationen med arbetsförmedlingen. I brev från arbetsförmedlingen framgår de uppgifter som behövs för att du ska få åtkomst i Webbstödet av följande handlingar:
• Gemensam planering
• Månadsrapport
o Ersättningsbegäran
• Slutredovisning
När du registrerat och sänt in Gemensam planering ska arbetsförmedlingen ta emot den. Handlingens status ändras från Inkommen till Mottagen.
Därefter kommer Månadsrapport att bli tillgängliga när tiden den avser passerats. Du registrerar och sänder in månadsrapporterna fortlöpande till Arbetsförmedlingen (Af).Af tar emot den. Handlingens status ändras från Inkommen till Godkänd. (Den kan bli Underkänd om den innehåller brister). Arbetsförmedlingen skriver en kommentar till den underkända handlingen. Kommentaren kan du läsa genom att klicka på länken:
Underkänd, skicka in en ny (kommentar), den står i kolumnen Status.
Handlingar som inte ska granskas får status Mottagen när arbetsförmedlingen på sin sida öppnat och läst handlingen.
Därefter är det möjligt att begära ersättning för den månad som rapporterats och blivit Godkänd via Webbstödet. Det hanteras direkt i Webbstödet.
Slutligen ska en Slutredovisning ske i samband med slutet av placeringen hos leverantören.
I samband med signering av enskilda handlingar har du möjlighet att skriva ut dessa. Har du inte skrivit ut handlingarna i det steget kan du inte få fram uppgifterna via Webbstödet igen.
Arbetsförmedlingen har möjlighet att skriva ut insänd handling.
Information om vad en handling får innehålla för information kan du läsa i Webbstödet för leverantörer –Gemensam del. Den finns på vår webbplats och sidan Om webbstödet.
Länk: http://www.arbetsformedlingen.se/Om-oss/For-leverantorer/For- kompletterande-aktorer-/Om-webbstodet.html
Statusöversikt handlingar
Listan visar pågående ärenden samt status för handlingar och ersättningar.
Bild 2 Statusöversikten med de handlingar som ger ersättning alt är tvingande att sända in
Tyvärr så visas inte statusöversikten rätt för dig som har rollen Registrerare.
Det är menyvalet Statusöversikt som inte visas korrekt vid övergång från samtliga andra menyval.
Nedan finns en tabell för hur det fungerar idag:
Översikt => Statusöversikt Ger inte handlingskolumner Begär ersättning => Statusöversikt Ger handlingskolumner Begärda ersättningar => Statusöversikt Ger inte handlingskolumner
Gemensam planering – RESA
Gemensam planeringen ska upprättas i samband med trepartssamtalet mellan arbetsförmedlingen, arbetssökande och dig som leverantör av tjänsten.
Revidering av gemensam planering kan ske fler gånger under placeringen som kan vara maximalt 12 månader hos leverantören.
Registrera gemensam planering
Du registrerar en gemensam planering genom att söka fram aktuellt ärende och sedan klicka på Registrera.
Bild 3 Översikten med de ärenden som är aktuella från arbetsförmedlingen. Samt möjlighet att skriva in ärendenumret för den arbetssökande
Bild 4 Enskilt ärende med de handlingar som kan hanteras
Den gemensamma planeringen registreras i fyra steg. De benämns här Leverantör, Person, Aktiviteter och Övrigt.
Du kompletterar de olika delarna av den gemensamma planeringen enligt det flöde som indikeras. Obligatoriska fält är markerade med röd asterisk, *.
Gemensam planering – Leverantör
Bild 5 Registrera gemensam planering – steg Leverantör
Välj adress ur listan och registrera kontaktpersonen.
Gemensam planering – Person
Bild 6 Registrera Gemensam planering – steg Person
Annan närvarande från företag/myndighet delaktig i placeringen kan registreras. Vanligen handlar det om handläggare från Försäkringskassan.
Gemensam planering – Aktiviteter
Bild 7 Registrera Gemensam planering – steg Aktiviteter
Skriv ned vad som är planerat och det som kan förväntas vid dagens möte.
Kom ihåg att du kan skriva en ny gemensam planering allt eftersom placeringen medför en förändring av den arbetssökandes förutsättningar.
Textfältet rymmer 2000 tecken.
Gemensam planering – Övrigt
Bild 8 Registrera Gemensam planering – steg Övrigt
Kontaktrutin är obligatoriskt. Här skriver du hur den arbetssökande ska kontakta sysselsättningsplatsen under tiden för placeringen.
Övrigt används vid behov. Textfälten rymmer 450 tecken.
Uppgift om Nästa samtal med Försäkringskassan och/eller Arbetsförmedlingen är obligatorisk. (Endast kontakt med Arbetsförmedlingen behöver anges).
Datum är kopplat till kalenderfunktion.
Skapa aktiverar Signeringsfunktionen för att sända in uppgifter. Nu gör du den obligatoriska utskriften av Gemensam planering.
Signering och utskrift
När signering är gjord får du följande kvittens.
Bild 9 Kvittens på signeringen och knappen för att skriva ut den gemensamma planeringen
Du har nu skickat in den gemensamma planeringen till arbetsförmedlingen och det som kvarstår är att skriva ut den gemensamma planeringen.
Observera:
• Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen inte längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan.
Om du av misstag skickat en bristfällig gemensam planering eller om du efter samtal med ansvarig arbetsförmedlare kommit överens om att en ny gemensam planering ska skickas in är detta möjligt. Du kan lämna flera gemensamma planeringar för samma deltagare om det finns behov av detta.
Månadsrapport – RESA
Registrera månadsrapport
Månadsrapporten sänds in per avslutad kalendermånad. Du kan i dokumentöversikten se rubrik för varje enskild månad som placeringen avser.
Endast månadsrapporten för upplupna månader kan registreras och sändas in för begäran om ersättning.
Rapporten registreras i fyra steg, Leverantör, Person, Aktiviteter och Övrigt, vilka samtliga ska vara ifyllda för att kunna sändas in till
Arbetsförmedlingen.
Obligatoriska fält är markerade med röd asterisk, *.
Använd Avbryt om du vill avbryta den pågående registreringen. Innehållet raderas och du kommer till översikten för ärendet.
Månadsrapport – Leverantör
Bild 10 Registrera Månadsrapport – steg Leverantör
Om den arbetssökande varit på flera sysselsättningsplatser den aktuella månaden skriver du en adress i fältet Adress/plats. De andra adresserna skriver du i fältet Övrigt under steget Övrigt.
Månadsrapport – Person
Bild 11 Registrera Månadsrapport – steg Person
Uppgifter om arbetssökande och arbetsförmedlare hämtas från Arbetsförmedlingens ärendehanteringssystem. Telefonnummer till arbetssökande kan ändras.
Annan (extern) medverkande skriver du in om denne medverkar.
Månadsrapport – Aktiviteter
Bild 12 Registrera Månadsrapport – steg Aktivtetar
Du ska särskilt motivera varför det inte gått att följa den uppgjorda planen.
Markerar du Nej så är det obligatoriskt med en redovisning. Du har naturligtvis varit i kontakt med arbetsförmedlingen innan du rapporterar varför innehållet här kan bli en del i underlag inför en slutredovisning.
Månadsrapport – Övrigt
Bild 2 Registrera Månadsrapport – steg Övrigt
Textfältet rymmer 450 tecken.
Skapa aktiverar Signeringsfunktionen för att skicka in uppgifter och att du då ska skriva ut Månadsrapporten.
Signering och utskrift
Efter att du valt e-leg och signerat får du följande kvittens. (Se bild 12) Observera:
• Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen ej längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan.
Bild 14 Kvittens på signering och knappen för att skriva ut en månadsrapport
Begära månadsersättning – RESA
I RESA är det månadsrapporten som är underlag för ersättning till leverantören. När arbetsförmedlingen godkänt månadsrapporten är det möjligt att begära ersättning för den aktuella månaden.
Se under flik Mitt arbete > Begär ersättning för att se vilka ärenden du kan begära ersättning för.
Slutredovisning – RESA
Registrera slutredovisning
Slutredovisningen är avsett att ske i samband med slutet på placeringen hos dig. Vi ser gärna att du och den arbetssökande utformar den vid ett
gemensamt möte.
Du får fram formuläret slutredovisning genom att söka fram aktuellt ärende och sedan klicka på Registrera.
Du får då fram formuläret för slutredovisning där identifikationsuppgifter för ärendet är redan ifyllda men däremot ska för- och efternamn på kontaktpersonen registreras.
För samtliga tjänster gäller att om deltagaren erhåller arbete under tidsperioden eller av annan anledning avbryter insatsen skall alltid slutredovisning lämnas.
Slutredovisningen i tjänsten RESA registreras i de fyra stegen Leverantör, Person, Aktiviteter och Övrigt.
Obligatoriska fält är markerade med en asterisk.
Använd Avbryt om du vill avbryta den pågående registreringen. Innehållet raderas och du kommer till översikten för ärendet.
”Nästa” leder till nästa steg i processen.
Slutredovisning – Leverantör
Bild 35 Registrera en slutredovisning – steg Leverantör
Ange sysselsättningsplatsens adress och kontaktperson hos leverantören Slutredovisning – Person
Bild 16 Registrera en slutredovisning – steg Person
Annan (extern) medverkande skriver du om en sådan varit med vid mötet.
Slutredovisning – Aktiviteter
Bild 17 Registrera en slutredovisning – steg Aktiviteter
”Sammanfattning av genomförda aktiviteter” Här sammanfattar du innehållet i de aktiviteter som den arbetssökande tagit del av och beskriver hur de
genomförts. Textfältet rymmer 2000 tecken.
”Sammanfattning av vad den sökande uppnått” Här sammanfattar du vad som den arbetssökande uppnått. Textfältet rymmer 2000 tecken.
”Rekommendation utifrån sökandes behov” Här sammanfattar du rekommendationen efter aktiviteterna. Textfältet rymmer 2000 tecken.
Slutredovisning – Övrigt
Bild 18 Registrera en slutredovisning – steg Övrigt
Övrigt om behov av att rapportera annat än det som framgått av de tidigare rubricerade fälten kan du skriva den informationen här.
Textfältet rymmer 2000 tecken
Skapa aktiverar Signeringsfunktionen för att skicka in uppgifter samt utskrift av Slutredovisningen.
Signering och utskrift
Efter att du valt e-leg och signerat får du följande kvittens.
Bild 19 Kvittens på signeringen och knappen för att skriva ut slutredovisningen
Observera:
• Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen ej längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan.
När du klickar på knappen ”Skriv ut Slutredovisning Rehabilitering Sysselsättning i Arbete” öppnas handlingen som ett PDF dokument.
Begära ersättning via webbstödet
Hur du går tillväga för att begära ersättningar kan du läsa mer om i:
Webbstöd för leverantörer – Gemensam del
Den finns på arbetsförmedlingens webbplats. Länk:
http://www.arbetsformedlingen.se/Om-oss/For-leverantorer/For- kompletterande-aktorer-/Om-webbstodet.html
Begärda ersättningar
Bild 21 Sökfunktionen i ”Begärda ersättningar”
Du kan lista vilka begärda ersättningar du sänt in. Du väljer själv variabel; KA-nummer, ett ärende och/eller tidsintervall. Även din inloggning i leverantör och verksamhet styr utfallet.
Om Webbstödet
Arbetsförmedlingens webbstöd för kompletterande leverantörer och KA Webbstöd är webbplatsen för utbyte av information mellan dig som är kompletterande leverantörer och Arbetsförmedlingen. Kompletterande leverantörer har via www.arbetsformedlingen.se tillgång till Webbstöd.
Arbetsförmedlingens information för leverantörer är uppdelad i två delar.
En gemensam del som handlar om företaget och dess verksamheter. Den beskriver även tjänstedeklarationer och ersättningar.
En andra del är en för varje tjänst. De beskriver hur handlingarna i respektive tjänst ska hanteras.
Mer information finns även att läsa i respektive tjänsts FFU, Förfråg- ningsunderlag och på arbetsförmedlingens hemsida.
Logga in till Webbstödet
Webbstödet för kompletterande leverantörer når du via
www.arbetsformedlingen.se under rubriken Om oss > För leverantörer >
För kompletterande aktörer. Där finns inloggningen i webbstödet för kompletterande leverantörer (se Bild 1). Webbstödet är tillgängligt alla dagar klockan 06.00-23.59.
Frågor om Webbstödet
Om du har problem med webbstödet gällande inloggning, teknik, behörighet mm. kan du vända dig till vår Support på 0771-62 20 00 (vardagar 07.00-18.00) eller via E-post: support@arbetsformedlingen.se Och på arbetsförmedlingens webbplats för Kompletterande aktörer, länk:
http://www.arbetsformedlingen.se/Om-oss/For-leverantorer/For- kompletterande-aktorer-/Kontakt.html
Reservrutin vid driftstopp
Vid längre driftstopp i webbstödet kan Arbetsförmedlingen besluta om användande av reservrutiner. Med längre driftstopp avses mer än 24
timmars stopp. Arbetsförmedlingens support är din kontakt även i detta fall.
Revisionshistorik
Datum Version Beskrivning av förändring Ansvarig
2012-04-13 1.0 Första versionen av dokumentet Avd. Kompl. Af-tjänster
2012-06-12 1.6 Rättelse av tid hos leverantör Avd. Kompl. Af-tjänster
Avd Rehabilitering till Arbete
2013-03-11 2.0 Uppdatering till gällande GUI. Justeringar i
utskrifter, (visas ej i detta dokument).
Avd Förmedlingstjänster
2013-09-09 3.0 Ny funktionalitet i Begär ersättning. Ny flik
Statusöversikt av handlingar
Avd Förmedlingstjänster
2013-10-08 3.5 Uppdaterade länkar. Viss textjustering Avd Förmedlingstjänster
