Box 314, 871 27 Härnösand • Besöksadress: Backgränd 9 • Telefon: 0611-46 06 00 • Fax: 0611-51 18 20 • forvaltningsratteniharnosand@dom.se • www.forvaltningsratteniharnosand.domstol.se
Expeditionstid: Måndag-fredag 08.00-16.00
R2B
Arkivbeskrivning
Med stöd av 6 § arkivlagen (1990:782) och 6 kap. 5 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1 senast änd- rad genom RA-FS 2012:1) fastställer Förvaltningsrätten i Härnösand följande ar- kivbeskrivning.
Myndighet: Förvaltningsrätten i Härnösand Arkiv: Förvaltningsrätten i Härnösand Tidsperiod: 2010-02-15 –
Innehåll
Revisionshistorik ... 3
Dokumentreferenser ... 3
Förklaring av förkortningar ... 3
1 Förvaltningsrättens verksamhet och organisation ... 4
1.1 Arkivering och registrering av viktigare typer av handlingar ... 4
2 Sökmedel till arkivet ... 5
3 Inskränkning i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring ... 6
3.1 Sekretess ... 6
3.2 Gallring ... 6
4 Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild ... 7
5 Överlämnande av arkiv till annan myndighet eller enskild... 7
6 Arkivverksamhetens organisation ... 7
Revisionshistorik
Revision Datum Beskrivning Ändrat av
AB 1:2016 2016-03-10 Fastställande av AB
1:2016 Ylva Johansson, Josefine Sahlberg, Leena Zarowiecki AB 2:2016 2016-11-24 Utförligare informat-
ion om arkivverk- samhetens organi- sation samt uppda- tering av giltiga gall- ringsföreskrifter.
Robert Dalman, Josefine Sahlberg, Leena Zarowiecki
Dokumentreferenser
Dokumentnamn Revision Diarienummer
Klassificeringsstruktur KS 1:2010 FHA 2016/34:3 Arkivredovisning med processbeskrivningar PB 1:2016 FHA 2016/34:2 Bakgrund och metod till Sveriges Domstolars
arkivredovisning - Domstolsverkets diarienum-
mer 2427-2011 Handledning till Sveriges Domstolar verksam-
hetsbaserade arkivredovisning B Domstolsverkets diarenum- mer 196-2013
Förklaring av förkortningar
AB Arkivbeskrivning KS Klassificeringsstruktur PB Processbeskrivningar
1 Förvaltningsrättens verksamhet och organisation
De allmänna förvaltningsdomstolarna består från och med den 15 februari 2010 av tolv förvaltningsrätter, fyra kammarrätter och Högsta förvaltningsdomstolen (tidigare Regeringsrätten). Grundläggande bestämmelser om förvaltningsrättens uppgifter finns i lagen (1971:289) om allmänna förvaltningsdomstolar, i förord- ningen (1996:382) med förvaltningsrättsinstruktion och förordningen (1977:937) om allmänna förvaltningsdomstolars behörighet m.m.
Förvaltningsrätten i Härnösand bildades därmed den 15 februari 2010. Domsa- gan omfattar Jämtlands och Västernorrlands län, kommunerna Berg, Bräcke, Härjedalen, Härnösand, Kramfors, Krokom, Ragunda, Sollefteå, Strömsund, Sundsvall, Timrå, Ånge, Åre, Örnsköldsvik och Östersund.
I Förvaltningsrätten i Härnösand finns en lagman som är myndighetschef, övriga domare, föredragande, notarier, domstolshandläggare och övrig administrativ personal. Förvaltningsrätten är organiserad i en beredningsenhet, flera avgöran- deenheter, ett allkansli och en administrativ enhet. Detta framgår av arbetsord- ningen från den 2 februari 2015, FHA 2015/28.
Förvaltningsrätten är en förvaltningsdomstol som huvudsakligen prövar beslut som överklagats från kommuner och myndigheter, exempelvis beslut om skatter, socialförsäkringar eller ekonomiskt bistånd. Härutöver prövar förvaltningsrätten olika ansökningar från myndigheter och enskilda. Exempel på ansökningar som prövas av förvaltningsrätten är ansökningar om tillstånd för att bedriva olika ty- per av tvångsvård eller ansökningar om överprövning av offentlig upphandling.
Förvaltningsrätten överprövar också vissa beslut som myndigheter underställer förvaltningsrättens prövning. Förvaltningsrätten i Härnösand är den enda för- valtningsrätt som handlägger överklaganden avseende Bolagsverkets beslut.
Ett beslut överklagas i de flesta fall till den domstol inom vars domkrets ärendet först prövats eller där klaganden har sin hemvist.
Utöver den dömande verksamheten finns en administrativ verksamhet som i första hand regleras i förordningen (1996:382) med förvaltningsrättsinstruktion samt i förvaltningsrättens arbetsordning. Till den 1 februari 2013 var administrat- ionen gemensam med Ångermanlands tingsrätt.
Förvaltningsrätten i Härnösand är en del av Sveriges Domstolar. Domstolsverket ansvarar för övergripande samordning och gemensamma frågor inom Sveriges Domstolar. Mer om förhållandet till Domstolverket framgår av Förvaltningsrät- ten i Härnösands arkivredovisning.
1.1 Arkivering och registrering av viktigare typer av hand- lingar
Mål som inkommer till förvaltningsrätten registreras i en löpande målnummerse- rie i verksamhetsstödet Vera. Alla handlingar i ett mål förs samman till en akt som innehåller såväl inkomna som av förvaltningsrätten upprättade handlingar.
Inkomna handlingar kan till exempel vara överklaganden och ytterligare skrivel- ser som har påkallats efter skriftväxling. Exempel på upprättade handlingar är protokoll, kallelser, föreläggande och förvaltningsrättens domar och/eller beslut.
Kronologiska dagböcker förs för varje mål. I dagboken registreras de handlingar som successivt tillförs akten.
Domar och särskilt uppsatta beslut har till och med den 30 juni 2013 arkiverats tillsammans i särskilda dom- och beslutsböcker. Från och med den 1 juli 2013 arkiveras domar och särskilt uppsatta beslut var för sig. Domar binds in tillsam- mans med en innehållsförteckning och ett partsregister. Särskilt uppsatta beslut sammanförs med hålförstärkare och förvaras i arkivkartong tillsammans med en innehållsförteckning och ett partsregister. Ej särskilt uppsatta beslut och särskilt uppsatta beslut under handläggningen av målet arkiveras i akten.
Till och med den 31 december 2013 upprättade och arkiverade förvaltningsrät- ten sammanträdesprotokoll i mål. Från och med den 1 januari 2014 har samman- trädesprotokoll i mål ersatts med föredragningslistor i mål. Av föredragningslistan framgår vid vilken tidpunkt ett mål har föredragits samt för vilka nämndemän.
Handlingar som inte rör den dömande verksamheten ingår i den administrativa verksamheten. Exempel på sådana handlingar är det administrativa diariet, per- sonalakter, räkenskapshandlingar samt protokoll och beslut i administrativa ärenden. Till och med den 31 december 2014 diariefördes administrativa ärenden i Excel. Ärendehanteringssystemet W3D3 infördes hos förvaltningsrätten den 1 januari 2015.
Verksamhetsstödet KIM används för att registrera och betala ut ersättning i den dömande verksamheten.
2 Sökmedel till arkivet
Handlingar förtecknas i enlighet med kraven i 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, senast änd- rad genom RA-FS 2008:4)
Arkivredovisningen (arkivbeskrivningen med tillhörande klassificeringsstruktur, processbeskrivningar och arkivförteckning) utgör sökmedel till arkivet.
Det finns även en beskrivning över myndighetens allmänna handlingar i enlighet med 4 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), se Förvaltningsrät- ten i Härnösands administrativa ärende FHA 2016/34:9.
Mål registreras i verksamhetsstödet Vera. Däri kan uppgifter återsökas senast fem eller nio år efter avgörandeår. Sedan den 1 januari 2016 gäller domstolsdata- lagen (2015:728) och domstolsdataförordningen (2015:729). Varje år tas nedan- stående sammanställningar ut på papper:
- Dagboksblad över varje enskilt mål
- Register över avgöranden för respektive avgörandetyp (domar och sär- skilt uppsatta beslut)
- Register över inkomna mål ordnade på parters namn eller personnum- mer/organisationsnummer
Mål hos Länsrätten i Jämtlands och Västernorrlands län som vid bildandet av Förvaltningsrätten i Härnösand var pågående har dokumenterats i en korsrefe-
renslista. I listan framgår det gamla målnumret hos länsrätten och det nya mål- numret hos förvaltningsrätten.
Administrativa ärenden återsöks genom diarieföringssystemet W3D3. Söklistor skrivs ut varje år sorterade efter diarienummer.
3 Inskränkning i arkivets tillgänglighet genom sekre- tess och gallring
3.1 Sekretess
Huvudregeln är att allmänheten har rätt att ta del av Förvaltningsrätten i Härnö- sands allmänna handlingar. Vissa uppgifter i handlingarna kan dock omfattas av sekretessbestämmelser. Det finns då ingen ovillkorlig rätt att ta del av den all- männa handling i vilken uppgiften finns. De flesta bestämmelserna om sekretess finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Mer om sekretess framgår av bilaga 3 till Förvaltningsrätten i Härnösands arkiv- redovisning.
Domar, slutliga beslut, diarier, register och andra förteckningar är i huvudsak of- fentliga. Detsamma gäller ej slutliga beslut som innebär att domstolen tar ställ- ning till om en tvångs- eller säkerhetsåtgärd ska riktas mot någon enskild eller att domstolen bestämmer vad som tills vidare ska gälla i en fråga som målet rör.
Övriga ej slutliga beslut kan innehålla sekretessbelagda uppgifter.
3.2 Gallring
Gallring sker med stöd av Riksarkivets föreskrifter samt särskilda gallringsbe- stämmelser i lag eller förordning.
Nedanstående bestämmelser om gallring gäller särskilt för Förvaltningsrätten i Härnösand.
- Riksarkivets förskrifter om arkivering av akter, återlämnande och gallring hos de allmänna förvaltningsdomstolarna, RA-MS 2008:82, senast ändrad i RA-MS 2013:43. Numera upphävd och har ersatts av RA-MS 2015:1. Föreskriften till- lämpades på akter i mål som kom in till domstolen till och med den 31 december 2014.
- Riksarkivets föreskrifter om arkivering av akter, återlämnande och gall- ring hos de allmänna förvaltningsdomstolarna, RA-MS 2015:1. Tillämpas på akter i mål som har kommit in till domstolen från och med den 1 ja- nuari 2015.
- Förordningen (2001:640) om registerföring m.m. vid förvaltningsrätt med hjälp av automatiserad behandling, 5 § gäller längst till och med den 30 juni 2017.
- Förordningen (2013:390) om mål i allmän förvaltningsdomstol
- Domstolsdataförordningen (2015:729) gäller från och med den 1 januari 2016.
Förvaltningsrätten i Härnösand tillämpar även Riksarkivets generella gallringsfö- reskrifter (RA-FS) enligt nedan. Tillämpningen av vissa föreskrifter finns doku- menterad genom beslut. Hänvisning till beslut framgår inom parentes efter re- spektive föreskrift.
- Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrad i RA- FS 1997:6 och RA-FS 2012:2) om gallring av handlingar med tillfällig el- ler ringa betydelse (FHA 2016/34:5).
- Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5, ändrad i RA- FS 2012:9) om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personal- administrativ verksamhet (FHA 2016/34:8).
- Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2004:1, ändrad i RA-FS 2012:3) om gall- ring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst (FHA 2016/34:11).
- Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:1 om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling, (FHA 2016/34:6).
- Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2015:2) om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m. (FHA 2016/34:7).
4 Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild
I samband med bildandet av förvaltningsrätten överlämnades Länsrätten i Jämtlands läns arkiv till Förvaltningsrätten i Härnösand. Detsamma gäller för Länsrätten i Västernorrlands arkiv. Förvaltningsrätten i Härnösand förvarar följande arkiv.
- Länsrätten i Västernorrlands län (1979-2010) - Förvaltningsrätten i Härnösand (2010-
5 Överlämnande av arkiv till annan myndighet eller enskild
Förvaltningsrätten i Härnösand har den 25 maj 2010 och den 18 april 2012 levererat Länsrätten i Jämtlands läns arkiv (1979-2010) till Riksarkivet, Land- sarkivet i Härnösand (leveransbesked, diarienummer F 2010-071:3 respektive F 2012-028:10).
6 Arkivverksamhetens organisation
Av förvaltningsrättens arbetsordning (FHA 2015/28) framgår det att arkivet ingår i den administrativa enheten och att chefsadministratören har det över- gripande ansvaret för det administrativa diariet och arkivet.
Det finns en arkivredogörare bland domstolshandläggarna som fortlöpande uppdaterar förvaltningsrättens arkivbeskrivning, arkivredovisning, redovis- ning av förvaringsenheter samt övrig dokumentation kring arkivverksamhet- en.
Den praktiska skötseln av arkivvården ansvarar arkivredogöraren för till- sammans med övriga domstolshandläggare. Domstolshandläggarna hanterar också interna och externa förfrågningar om att ta del av allmänna handlingar ur förvaltningsrättens arkiv.
Endast domstolshandläggarna och chefsadministratören har tillgång till för- valtningsrättens arkiv.
