Datum 2020-11-13
Beteckning
Bokslutsinformation
ANVISNINGAR INFÖR BOKSLUT 2020
I bokslutet är målet att periodisera rätt, dvs alla kostnader och intäkter som gäller 2020 skall bokföras på 2020. Här beskriver vi vilka datum som gäller, vad som ska göras och vilka dokument som ska användas.
Samtliga bilagor/blanketter finns på
Intranätet/Stöd i mitt arbete/Ekonomi/Bokslut och Årsredovisning/
Det är lämpligt att omgående vidta förberedelser i form av rättelser, omföringar, kostnads- fördelningar, avstämningar mm.
Registrering för år 2021 är möjlig fr o m 2020-11-16.
Avstämning av investeringsprojekt 2020 2020-11-30
De investeringsprojekt som vi vet är avslutade ska aktiveras i anläggningsregistret.
Avskrivning osäkra kundfordringar 2020-11-30
I de fall vissa kundfordringar är osäkra ska de avskrivas. Information om vem och vilka belopp som avses skickas till respektive förvaltning.
Interna fakturor 2020
skickas senast 2020-12-14 för interna transaktioner t o m 2020-11-30 skickas senast 2021-01-07 för interna transaktioner för december Interna fakturor avseende 2020 ska vara skickade till berörd betalande
enhet/förvaltning senast 2020-12-14 för interna transaktioner kända t o m 2020-11-30.
För interna transaktioner för december månad är sista datum för att skicka dessa 2021-01-07.
Inläsning av omföringsfil i lönesystemet senast 2021-01-08
Om någon lön i december bokförts på fel kodsträng kan rättning göras av bokföringen t o m 10 januari.
Årsavstämning växelkassor/Pre-paid kort 2020 Senast 2021-01-10
Avstämning av växelkassor/Pre-paid kort för år 2020 ska ske senast 2021-01-10 och lämnas till Bodil Nord på ekonomiavdelningen.
Interna fakturor 2020 bokförs senast 2021-01-13
Observera att fakturan är bokförd först när den är beslutsattesterad.
Leverantörsfakturor 2020 bokförs senast 2021-01-13
Alla fakturor som ska belasta 2020 ska bokföras senast 2021-01-13. Fakturor som ankommer senare, men som tillhör bokföringsåret 2020 kan bokas upp som interimsposter fram till och med den 15 januari 2021. Detta gäller endast fakturor som avser väsentliga belopp. Kontakta er
förvaltningsekonom som hjälper er med detta. För att bokföringen vid årsskiftet ska bli så korrekt som möjligt bör respektive förvaltning/avdelning påskynda faktureringen hos leverantörer och andra som har fordringar på kommunen. Det bör också kontrolleras att beslutade anslag/bidrag till
utomstående har utbetalats.
Observera att fakturan är bokförd först när den är beslutsattesterad.
Kundfakturor senast 2021-01-13
För fakturering som sker efter årsskiftet men där intäkten avser 2020 års redovisning är 2021-01-13 sista registreringsdagen. För de fakturor som bokförs av ekonomiavdelningen ska
debiteringsunderlaget vara Helen Theisner tillhanda senast samma datum. Ange tydligt att underlaget avser 2020. Noteras inget på underlaget kommer det automatiskt att bokföras på 2021.
Omföringar/rättelser avseende 2020 senast 2021-01-15
För omföringar/rättelser som ska bokföras på 2020 är 2021-01-15 sista registreringsdag.
Önskas bokföringsordrar bokfört i 2020 års redovisning efter 2021-01-15 bedöms dessa i varje enskilt fall av Marina Bilic, ekonomiavdelningen.
Bifoga skannad kopia på det underlag rättelsen gäller.
Uppbokning av statsbidrag samt övriga periodiseringar senast 2021-01-15
Ansökningar om statsbidrag, EU-bidrag, landstingsbidrag samt övriga liknande fordringar, vilka avser 2020 och som beräknas inflyta under 2021, ska vara uppbokade som fordringar i bokslutet.
Uppgifterna lämnas till respektive förvaltnings-/kontaktekonom på ekonomiavdelningen senast 2021-01-15. Kopia på ansökan eller beslut skall bifogas.
Avstämning av balanskonton senast 2021-01-15
Ansvariga för avstämning av respektive balanskonto framgår av bilaga 1. Senast 2021-01-15 ska samtliga balanskonton vara avstämda. Observera att bokslutsspecifikationer till balanskonton ska vara inlämnade senast 2021-01-25 (se instruktion nedan).
Slutlig avstämning av investeringsprojekt senast 2020-01-15
Om ni har bokfört kostnader/intäkter på investeringprojektnummer 500-999 ska dessa stämmas av senast 2021-01-15. Detta är viktigt då investeringarna ska aktiveras och läggas in i anläggnings- registret.
Drift- samt investeringsprojektnummer senast 2021-01-15
Om drifts- samt investeringsprojekt fortfarande ska användas under 2021 meddela Wieslawa Broström senast 2021-01-15 annars kommer de att stängas vid årsskiftet.
Redovisning av pågående driftprojekt senast 2021-01-18
Pågående driftsprojekt som inte är avslutade innan året är slut ska redovisas enligt bilaga 3. Även kopia på beslut skall bifogas. Om beslut ej erhållits räcker det med kopia på ansökan.
Beräkningsunderlag kan bifogas i de fall ansökan inte har gjorts. Endast driftsprojekt som är finansierade med externa medel kan flyttas med till nästkommande år.
Inventarieförteckning senast 2021-01-18
Inventarieförteckning per 2020-12-31 ska upprättas för varje förvaltning/avdelning. Anvisning till inventarieförteckning, se bilaga 4a). Inventarier som ska förtecknas är inventarier med ett värde över 0,5 basbelopp (för 2020 = 23 650 kr) samt stöldbegärliga inventarier även om värdet är lägre.
Blankett för registrering av inventarier (ska användas om inte egen mall finns), se bilaga 4b.
Förteckningen förvaras inom respektive förvaltning.
Privata medel senast 2021-01-18
I årsredovisningen ska uppgift finnas kring de privata medel som kommunens anställda hanterar för vård- och omsorgstagare inom äldre- och handikappomsorgen. På blankett Privata medel (bilaga 5) ska anges det belopp som den anställde ansvarade för den 31 december 2020. Blanketten skrivs under av enhetschefen samt ytterligare en person som hanterar medlen. Därefter skickas blanketten till ekonom Andreas Herrstedt på socialförvaltningen senast 2021-01-18.
Bokslutsspecifikation till avstämda balanskonton senast 2021-01-25
Ansvariga för respektive balanskonto framgår av bilaga 1.Kan nollställning av konto inte ske vid årsskiftet skall ansvariga för respektive balanskonto spara bokslutsspecifikation i enlighet med bilaga 2 samt underlag till denna i en fil i PDF-format på G-enheten senast 2021-01-25.
Bokslutsspecifikation samt underlag ska.sparas på
G-enheten/Avd ekonomi/BokslutÅrsredovisning/2020/Bokslutsspecifikationer 2020/.
Filen ska sparas ned med namnet ”Konto xxxx bokslutsspec 2020”. Saknas tillgång till G-enheten ska bokslutsspecifikation samt underlag mailas till respektive kontaktekonom./
förvaltningsekonom som sparar underlaget på G-enheten.
Underlag från Raindance (analyslista) samt specifikation av beloppet ska bifogas.
Övriga upplysningar
Ekonomiavdelningen ger ut en särskild anvisning inför rapportering av verksamhetsberättelsen samt den interna kontrollen. Då bifogas även blankett till ev över- och underskott.
Övriga upplysningar lämnas av Marina Bilic, tel 281 17, Bodil Nord, tel 281 37 samt förvaltnings- /kontaktekonomer enligt nedanstående.
Förvaltnings-/kontaktekonomer:
Delveen Ali Barn- och utbildningsnämnd Dennis Hasanovic Barn- och utbildningsnämnd Andreas Herrstedt Socialnämnd
Anna Sandberg Socialnämnd
Ingela Reimer Kultur-/fritidsnämnd
Marina Bilic Plan-och byggnämnd, Revision Linda Anderholm Kommunledningsförvaltning Jan Enberg Teknisk förvaltning
Ekonomiavdelningen 2020-11-13
Jan Enberg Marina Bilic Linda Anderholm
Ekonomichef Ekonom Ekonom
Bilagor - finns på Intranätet/Stöd i mitt arbete/Ekonomi/Bokslut och Årsredovisning/
Bilaga 1 Förteckning över ansvar för avstämning av respektive konto/kontogrupp 2020 Bilaga 2 Bokslutsspecifikation år 2020
Bilaga 3 Driftsprojekt bokslut 2020
Bilaga 4 a) Anvisning till inventarieförteckning 2020
Bilaga 4 b) Blankett för registrering av inventarier 2020 (mall) Bilaga 5 Privata medel 2020
2020-11-13
TIDPLAN FÖR BOKSLUT 2020
2020-11-16 Öppning för registrering av leverantörsfakturor, bokföringsorder mm för år 2021
2020-11-30 Avstämning av investeringsprojekt 2020 2020-11-30 Avskrivning osäkra kundfordringar
2020-12-14 Samtliga interna fakturor avseende 2020 ska vara skickade till berörd betalande /2021-01-07 enhet/förvaltning senast 2020-12-14 för interna transaktioner kända t o m
2020-11-30. För Interna transaktioner för december månad gäller sista datum för att skicka 2021-01-07
2021-01-10 Sista dag för inläsning av omföringsfil i lönesystemet 2021-01-10 Årsavstämning växelkassor/Pre-paid kort 2020
2021-01-13 Samtliga interna fakturor avseende 2020 ska vara bokförda/beslutsattesterade.
2021-01-13 Sista registreringsdag för leverantörsfakturor som ska bokföras på 2020.
2021-01-13 Sista registreringsdag för kundfakturor som ska bokföras på 2020.
2021-01-15 Sista registreringsdag för omföringar/rättelser avseende 2020.
2021-01-15 Uppgift om uppbokning av statsbidrag samt övriga fordringar för år 2020 ska vara ekonomiavdelningen tillhanda
2020-01-15 Avstämning av balanskonton – klar
2021-01-15 Sista dag för avstämning av kostnader/intäkter 2020 på investeringsprojektnummer 500-999
2021-01-15 Uppgift om projektnummer för drifts/-investeringsprojekt som fortsatt ska användas 2021 lämnas till Wieslawa Broström
2021-01-18 Specifikation av pågående driftsprojekt ska vara inlämnad till ekonomiavdelningen 2021-01-18 Inventarieförteckning ska vara upprättad (förteckningen förvaras inom respektive
förvaltning)
2021-01-18 Uppgift om privata medel ska vara inlämnad
2021-01-25 Bokslutsspecifikation inkl underlag till balanskonton ska vara sparade i PDF-format på G-enheten
Beslut – bokslut 2020 - i Kommunstyrelse och Kommunfullmäktige
2020-03-24 Bokslut och årsredovisning i kommunstyrelsens arbetsutskott 2020-04-07 Bokslut och årsredovisning i kommunstyrelsen
2020-04-26 Bokslut och årsredovisning i kommunfullmäktige