Informationshanteringsplan
Myndighet: Kultur- och fritidsnämnden Antagen datum:
Avdelning: Kultur- och fritidskontoret Enhet: Kontoret, plan 12
Informationsägare och ansvarig inför tillsynsmyndighet: Förvaltningschef
Process/arbetsflöde Handlingstyp System Sekretess Hänvisning till OSL Personuppgift Typ av personuppgift
Hänvisning till Dataskyddslagen
(GDPR) GDPR förklaring Bevara Gallringsfrist Leverans till arkiv Medium Anmärkning Ansvarig handläggare
Bokningssystem/föreningsregister
Kundregister Kontaktregister FRI4/P360 Nej Ja Namn Ja
Privatpersoner samt företags och föreningars kontaktpersoner.
Nödvändigt för fakturering. Nystartade föreningar diarieförs även i P360 Idrottskonsulent Personnummer
Adress E-postadress Telefonnummer
Bidragsansökningar Ansökningsblankett ApN/P360 Nej Ja Namn Ja Uppgifter på firmatecknare, i vissa fall namn på ansvariga ledare Idrottskonsulent
Personnummer Adress E-postadress Telefonnummer
Närvarokort/Närvarorapportering Blankett/Digital blankett ApN/P360 Nej Ja Namn Nej?
Namn och personnummer/födelsedatum på alla deltagare.
Avidentifieras i framtiden? Idrottskonsulent
Födelsedatum
Sammankomster? Information om var en person befunnit sig vid en viss tidpunkt
Inloggningsuppgifter för administratörer Kontaktuppgifter ApN Nej Ja Namn Ja Föreningens firmatecknare ska godkänna närvarorapporteringen Idrottskonsulent
Personnummer E-postadress Telefonnummer
Föreningsdokument Handlingar, protokoll FRI4/P360 Nej Ja? Namn Ja
Till bidragsansökningar bifogas föreningens handlingar, såsom årsmötesprotokoll, verksamhetberättelse och dylikt Nycklar och inpassering
Nyckel- och taggkvittens Kvittens Rcard M5/FRI4/Pärm Nej Ja Namn Ja?
Finns i båda systemen samt idag och även på papper. Behövs
pappersversionen? Info om nyckelinnehavare behövs bevaras nånstans! Idrottskonsulent Adress
E-postadress Telefonnummer
Loggrapport Rapport RCard M5 Nej Ja Närvaro? Ja Loggrapport visar var en person befunnit sig vid en tidpunkt. Taggnumret registreras och kan hänvisas till personen.Idrottskonsulent
Övrigt/administration
Maillistor Kontaktuppgifter Excel Nej Ja Namn Föreningar, sommarjobbare, andra? Idrottskonsulent
E-postadress
Sammankomster/möten Möteskallelser, protokoll mm Outlook/word Nej Ja Namn Nej? Svårt att gallra? Alla
Läkarintyg Papper Namn 10 år Sparas i Pärm: SV-1 Personal (SV-1:1 - SV1:7)
Adress Personnummer Telefonnummer E-postadress
Anställningsavtal Papper Namn 10 år Sparas i Pärm: SV-1 Personal (SV-1:1 - SV1:7)
Adress Personnummer Telefonnummer E-postadress
Övriga personal handlingar Namn 10 år Sparas i Pärm: SV-1 Personal (SV-1:1 - SV1:7)
Adress Personnummer Telefonnummer E-postadress Arbetsplan - Samhällstjänst
Anhöriglista I: disken Namn
Adress Personnummer Telefonnummer E-postadress
Nyckelkvittenser Papper Namn 10 år Sparas i pärm: SV-2 Nyckelkvittenser
Adress Personnummer Telefonnummer E-postadress
Rekryteringar/ Ansökningar Easy Cruit
Personalrapportering Visma
Nyckelkvittenser Papper Namn 10 år Sparas i pärm: SV-3 Tagg/Nyckelkvittenser
Telefonnummer E-postadress Lotteritillstånd
