09.1. Kommunstyrelsens uppsikt över övriga nämndernas verksamhet 2015, samt rapport avseende 2014 års uppsikt

(1)

Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret

2014-12-02

Ingegärd Bornelind Sidan 1 av 4

Kommunjurist +46 8 579 216 03

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Dnr 2014/0656 KS-1 Diariekod: 002

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsens uppsikt över övriga nämndernas verksamhet 2015, samt rapport avseende 2014 års uppsikt

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:

1. Kommunstyrelsen antar plan för kommunstyrelsens uppsikt över de övriga nämndernas verksamhet 2015 i enlighet med bilaga 1 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2014-12-02.

2. Resultatet av arbete med planen ska återrapporteras till kommunstyrelsen senast i april 2016.

3. Kommunstyrelsen godkänner rapporten avseende 2014 års uppsikt i enlighet med bilaga 2 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2014-12-02.

4. Kommunstyrelsen rekommenderar samtliga nämnder att arbeta efter och följa systemförvaltningsmodellen pm3.

Sammanfattning

Av kommunallagen följer att kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och ev. gemensamma nämnders verksamhet.

Utöver det löpande arbetet med samordning och uppsikt bör

kommunledningskontoret årligen göra ett antal djupare granskningar av nämndernas verksamhet. Uppgifterna bör sammanställas i en plan, som antas av kommunstyrelsen.

Kommunallagens regler om uppsikt och samordning

Av 6 kap. 1 § första stycket kommunallagen följer att kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och ev. gemensamma nämnders verksamhet.

Av andra stycket följer att kommunstyrelsen även ska ha uppsikt över verksamheten i kommunala bolag och i sådana

Kommunledningskontorets beredning

Avgränsning

Detta ärende är begränsat till kommunstyrelsens uppsikt över nämndernas verksamhet.

Godkänt dokument, 2015-04-08, Katarina Kämpe

(2)

Tjänsteutlåtande

2014-12-02

Dnr 2014/0656 KS-1 Sidan 2 av 4

Kommunstyrelsens ledning och samordning av kommunens angelägenheter liksom uppsikten över de kommunala bolagens verksamhet omfattas därför inte av ärendet. Med ledning avses till exempel kommunstyrelsens ansvar för de övergripande ekonomi-, it-, miljö-, personal- och näringslivsfrågorna.

Exempel på samordning är kommunledningskontorets samarbete med de övriga förvaltningarnas ekonomer, administratörer eller chefer i syfte att få rätt kvalitet och likhet i olika processer och rutiner.

I ärendet tas inte heller upp de ärenden som omfattas av en egen process som är styrd av lag eller särskilt beslut i kommunstyrelsen eller fullmäktige.

Det är även självklart att kommunledningskontoret, utan stöd i plan, utreder de eventuella signaler eller situationer som under året kommer till kontorets kännedom.

Uppsikt

Tillsammans med uppgiften att ha hand om den ekonomiska förvaltningen samt verkställa fullmäktiges beslut är uppsiktsarbetet en av

kommunstyrelsens viktigaste uppgifter.

Uppsiktsarbetet innebär att styrelsen ska skaffa sig en överblick över hela kommunalförvaltningen, dvs. övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet.

Som komplement till uppsiktsskyldigheten har kommunstyrelsen i 6 kap.

3 § kommunallagen givits en befogenhet att begära in de yttranden och upplysningar som behövs för att kunna fullgöra sina uppgifter.

Kommunallagen ger dock inte kommunstyrelsen något formellt maktmedel för det fall brister upptäcks i verksamheten, utan uppsikten är begränsad till att göra påpekanden, lämna råd och anvisningar och vid behov se till att fullmäktige ingriper i sin roll som det högsta beslutande organet.

Kommunstyrelsen får inte heller gripa in i nämndernas utövande av sina förvaltningsuppgifter i enskilda ärenden. Detta gäller i synnerhet ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild. Kommunstyrelsen kan aldrig fatta beslut i en nämnds ställe och kan heller inte överpröva en nämnd beslut.

I kommunstyrelsens reglemente står följande under rubriken

”Uppsiktsuppgifter”:

Utöver vad kommunallagen stadgar för kommunstyrelsen i dess uppgift att ha uppsikt över de övriga nämnderna (och bolagen) ska kommunstyrelsen:

- Kontrollera hur nämnderna fullgör sina uppgifter med avseende på

fullmäktiges mål och de krav som i övrigt gäller för respektive verksamhet.

- Tillse att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt.

(3)

2014-12-02

Dnr 2014/0656 KS-1 Sidan 3 av 4

- Infordra underlag för uppföljning till fullmäktige av samtliga nämnders verksamhet om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.

Det nu föreliggande ärendet avser dels kontroll av hur nämnderna fullgör sina uppgifter med avseende på de krav som gäller för respektive

verksamhet samt kontroll av att den löpande förvaltningen handhas rationellt och ekonomiskt.

Årsplan för uppsiktsarbetet

Utöver det löpande arbetet med samordning och uppsikt bör

kommunledningskontoret årligen göra ett antal djupare granskningar av nämndernas verksamhet.

Uppgifterna bör sammanställas i en plan, som antas av kommunstyrelsen.

Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen antar plan för kommunstyrelsens uppsikt över de övriga nämndernas verksamhet 2015 i enlighet med bilaga 1.

Resultatet av granskningen bör rapporteras till kommunstyrelsen senast under april 2016.

Uppföljning av 2014 års uppsikt

Kommunledningskontoret redovisar i bilaga 2 resultatet av den uppsikt som kommunstyrelsen beslutade 2014-04-23, § 87.

Uppföljningen av området systemförvaltning¹ visar att det finns skäl att ytterligare följa upp hur förvaltningarna arbetar med dessa frågeställningar.

Kommunledningskontorets administrativa avdelning har nyligen infört systemförvaltningsmodellen pm3 i kommunen och ett

implementeringsarbete pågår. I syfte att påverka förvaltningarna att följa pm3 och att därmed avsätta tillräckliga resurser för sin systemförvaltning, föreslår kommunledningskontoret att kommunstyrelsen beslutar att rekommenderar nämnderna att arbeta efter och följa pm3.

Katarina Kämpe Ingegärd Bornelind

Kommundirektör

1 dvs. kontroll av att respektive nämnd har skriftlig dokumentation som

• listar vilka system och applikationer nämnden själv äger, inklusive information om var man hittar respektive avtal

• beskriver roller och ansvar kopplat till respektive verksamhetssystem

• redovisar kostnad och/eller budget per system, eller för sitt samlade IT-stöd

(4)

2014-12-02

Dnr 2014/0656 KS-1 Sidan 4 av 4

Bilagor:

1. Plan för kommunstyrelsens uppsikt över de övriga nämndernas verksamhet 2015

2. Rapport avseende 2014 års uppsikt

3. Uppföljningen av området systemförvaltning