Årsanalys 2019

(1)

Årsanalys 2019

Servicenämnden

(2)

V

(3)

Bilagor

Bilaga 1: Resultaträkning 2019 total och per avdelning Bilaga 2: Objektsgodkända investeringar

Bilaga 3: Systemuppföljning av SAM 2019 Bilaga 4: Uppföljning av arbetsmiljön 2019 Bilaga 5: Uppföljning av samverkan 2019 Bilaga 6: Servicenämndens fastighetsbestånd

(4)

Servicenämnden har beslutat om 20 nämndsmål för 2019. Nämndsmålen är långsiktiga till sin karaktär, men följs upp och bedöms årligen.

Uppföljningen visar att 15 nämndsmål bedöms uppnås för året samt att 5 nämndsmål bedöms delvis uppnås för året.

Exempel på god måluppfyllelse är under nämndsmålet servicenämnden ska bidra till att fler malmöbor blir självförsörjande och får tillgång till arbetsmarknaden. Nämnden har lång erfarenhet av att driva

arbetsmarknadsinsatser och målindikatorn uppnås med 161 platser för erbjudna platser praktikplatser och arbetsträningsplatser mot målvärdet 150 platser.

Vidare visar uppföljningen att nämnden producerar 2 354 grundskoleplatser mot målvärdet på 2100 platser och därmed möter efterfrågan på grundskolor i samverkan med beställaren.

Servicenämnden har en omsättning 2019 på 3 453 mnkr och ett resultat på +63 mnkr i förhållande till budget. Nämnden kan därigenom bidra positivt till Malmö stads ekonomi. Den största positiva avvikelsen finns på stadsfastigheter och kan hänföras till några större poster; finansiella kostnader då ränteläget fortsatt är lågt samt lägre kostnader för uppvärmning och snö- och halkbekämpning till följd av den ur ett ekonomiskt perspektiv gynnsamma väderleken. Samtidigt har stadsfastigheter ökade kostnader för rivning och sanering som ej var budgeterade samt avslut av några projekt i tidigt skede. Även kommunteknik bidrar till det positiva resultatet genom att de fått beställningar på ökade volymer på underhålls- och tilläggsarbeten.

Servicenämndens utfall avseende årets investeringar är 904 mnkr lägre än beslutad investeringsram på 2 298 mnkr. Förändringen beror på flera faktorer, det kan vara projekt som förskjuts i tiden, både framåt och bakåt i tid, och projekt som blir något billigare eller dyrare än vad som är känt vid budgettillfället. Det har blivit allt tydligare att beställande nämnd prövar sina utbyggnadsplaner både ur ett behovsperspektiv och ur ett tidsperspektiv och vissa projekt har under året avslutats i tidigt skede. Nämnden har i

delårsrapport och ekonomiskprognos rapporterat om sänkt prognos. Stadsfastigheter driver för närvarande ett hundratal projekt.

(5)

Servicenämnden har beslutat om nämndsmål som visar på hur nämnden ska bidra till

kommunfullmäktigemålens uppfyllelse. Nämndsmålen beskriver det resultat som nämnden förväntar sig av förvaltningen. Avsnittet om målen är indelat efter kommunfullmäktigemålen. Här rapporteras även arbetet med de uppdrag som kommunfullmäktige lämnat till servicenämnden i samband med budget 2019.

Hur går uppföljningen till?

Uppföljningen startar med att verksamheten under året successivt följer upp de aktiviteter som planerats för att uppnå åtagandet. Åtaganden och nämndsmål följs upp vid två tillfällen om året: vid delårsrapport och vid årsanalysen.

Nämndsmålen är alla fleråriga till sin karaktär, men dess måluppfyllelse bedöms årsvis, baserat på årets resultat. I analysen av nämndsmålen besvaras frågorna:

• Hur gick det?

• Varför blev det så?

• Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete?

Gemensamt arbete i de tekniska nämnderna

De tekniska nämnderna och förvaltningarna (miljöförvaltningen, stadsbyggnadsförvaltningen, fastighets- och gatukontoret och serviceförvaltningen) driver sedan 2014 ett samarbete för att utveckla processen med de gemensamma målen och hitta gemensamma förbättringsområden. Under 2019 har samarbetet fortsatt handlat om att samordna målarbetet, men också om att gemensamt förbereda förvaltningarna och nämnderna inför den nya budgetprocessen och målarbetet nästa mandatperiod. I måluppföljningen har det skett en samverkan kring hur de gemensamma åtagandena följs upp och vilket resultat de för med sig.

Generell information om serviceförvaltningens kundundersökningar Stadsfastigheter

Stadsfastigheter gör kundundersökningar, växelvis vartannat år, av fastighetsförvaltning och

byggproduktion. De år undersökningen inte görs arbetar stadsfastigheter med de förbättringsåtgärder som identifierats via undersökningen. Genom att göra kundundersökningar får stadsfastigheter en systematik i det kundorienterade förbättringsarbetet och ett kunskapsbaserat underlag för prioriteringar i arbetet.

För att kunna jämföra resultaten mellan åren görs undersökningarna med samma metod och frågeunderlag varje år. Vid behov görs mindre revideringar. Under 2020 kommer en större utvärdering av formen för kundundersökningen av byggproduktion genomföras i syfte att ge både förvaltningen och beställande förvaltningarna ett bra underlag till gemensamt förbättringsarbete.

Skolrestauranger

Skolrestauranger genomförde 2018 ett mindre antal kundundersökningar om skolmaten riktad till beställarna. Syftet var att mäta beställarnas upplevelse av skolmaten, måltidsmiljön och den service som skolrestauranger levererar. Under 2019 arbetade avdelningen med resultatet av undersökningen för att utveckla verksamheten.

Kommunteknik

Kommunteknik genomför en intervjubaserad undersökning för att mäta beställaren fastighet- och gatukontorets nöjdhet kopplat till nämndsmålet Servicenämnden ska genom en lyhörd och ansvarsfull relation till beställarnämnderna bidra till en ren, grön och attraktiv stad.

Kommuntjänster

Flera verksamheter inom kommuntjänster genomför kundundersökningar; HR-service, IT-service och kontaktcenter.

(6)

HR-service genomför en årlig mätning som skickas till samtliga som har ringt HR-supportens chefslinje under en vald period. Enkäten tas fram i samarbete med stadskontoret. Enkäten mäter bemötande och kvalitet i hanteringen av ärendet.

IT-service mäter kundnöjdhet genom att automatiskt skicka ut en förfrågan om feedback på stängda ärenden. Anmälaren får följande fråga: ”Hur upplevde du kontakten med oss i det här ärendet?” och uppmanas att ge feedback på lösningen och bemötandet.

Kontaktcenter använder ett system som slumpvis skickar en enkät till medborgarna efter avslutat samtal som uppmanar till att sätta betyg på följande parametrar; svarstid, engagemang, kunskap, uppklarning, generell nöjdhet och enkelhet. Statistik publiceras veckovis och individuella samtal med medarbetarna sker månadsvis. Resultatet används till både enskilda mål samt gruppmål.

Bedömning av måluppfyllelse görs enligt nedan:

Uppföljningen visar att målet, målvärdet eller bedömningskriteriet har uppnåtts under året

Uppföljningen visar att målet, målvärdet eller bedömningskriteriet har delvis uppnåtts under året Uppföljningen visar att målet, målvärdet eller bedömningskriteriet inte har uppnåtts under året

Uppföljningen kan inte göras, på grund av att det inte finns tillgänglig data.

Värden i tabeller som visas inom parentes indikerar könsuppdelade mått där flickor alternativt kvinnor visas först följt av pojkar alternativt män. Värden utan parentes visar totala värdet.

(7)

Nämndsmålet bidrar till stadens arbete med social hållbarhet genom att ta till sig kunskap och erfarenhet från olika rapport och handlingsplan som bidrar till att göra Malmö en socialt hållbar stad. Målens påverkan på kommunfullmäktigemålet är därmed indirekt. Även om nämndens påverkan på kommunfullmäktigemålet är indirekt är det viktigt att det uppmärksammas.

Staden har beslutat att integrera de globala målen i den nya målstruktur som börjar gälla under 2020 och detta gör det tydligare var servicenämnden kan bidra till att göra Malmö en socialt hållbar stad.

(8)

Uppföljningen visar att målet är delvis uppnått.

Nämndsmålet bidrar till stadens arbete med social hållbarhet genom att ta till sig kunskap och erfarenhet från olika rapporter och handlingsplaner som bidrar till att göra Malmö en socialt hållbar stad.

Hur gick det?

Servicenämnden har under lång tid aktivt arbetat för att bidra till social hållbar utveckling i Malmö stad.

Till skillnad från föregående år har serviceförvaltningen fått tydliga signaler om att staden ska arbeta med social hållbarhet utifrån de globala målen. Några av förvaltningens avdelningar har tagit del av

stadskontorets rekommenderade webbutbildning gällande de globala målen samt Agenda 2030. Utöver utbildningar har förvaltningen haft kompetenshöjande insatser rörande de globala målen. Förvaltningens samordnare har tillsammans med de övriga samordnarna på de tekniska förvaltningarna diskuterat

framtidens arbete av tvärfrågor som berör barnrätt, miljö och jämställdhet och antidiskriminering och mer tydligt koppla det arbetet med globala målen.

Varför blev det så?

Serviceförvaltningen har i sitt arbete beaktat pågående arbete med stadens nya målstruktur eftersom den nya kommunfullmäktigemål är kopplade till de globala målen. En framgångsfaktor i arbetet med

åtaganden som berör social hållbarhet var serviceförvaltningens engagemang i frågor där förvaltningen har kunnat se synergieffekten av att arbeta förvaltningsövergripande. Serviceförvaltningens uppdrag är att stötta och stödja de övriga förvaltningarna med sina uppdrag och det är naturligt för förvaltningen att arbeta aktivt med social hållbarhet eftersom ämnet berör hela staden och är värdefullt att samtliga intressenter kan bidra med sin kunskap och kompetens.

Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete?

Servicenämnden kommer att fortsätta sitt arbete med att bidra till att göra Malmö till en socialt hållbar stad. Serviceförvaltningen har aktivt arbetat med att se över målindikatorer samt åtaganden som är kopplade till nämndsmålet social hållbarhet. Det är viktigt att förvaltningen tar till sig de förändringarna som har skett under året för att kunna arbeta med integrering av globala målen på ett mer strukturerat sätt.

Nämnden bidrar till kommunfullmäktigemålet genom att skapa praktikplatser i förvaltningens olika verksamheter. Att tillhandahålla praktikplatser till studenter och malmöbor som står långt ifrån

arbetsmarknaden är ett praktiskt sätt att ge förutsättningar för självförsörjning. Serviceförvaltningen har erbjudit unga studerande praktikplatser i förvaltningens olika avdelningar, vilket har gett studenterna en

(9)

inblick i arbetslivet och förberett dem för framtida arbetsliv och försörjning. Förvaltningen har också erbjudit praktikplatser till malmöbor som står långt ifrån arbetsmarknaden. Serviceförvaltningen har på detta sätt bidragit till en meningsfull sysselsättning för arbetslösa Malmöbor.

Servicenämnden bidrar också till kommunfullmäktigemålet genom att arbeta med särskilda

kontraktsvillkor vid upphandling inom vissa entreprenader och tjänster. Offentlig upphandling kan, på grund av sin signifikativa köpkraft, ha möjlighet att påverka marknaden positivt i denna kontext och därmed bidra till ett hållbart samhälle. Genom att ställa krav som syftar till att förbättra villkoren i arbetslivet bidrar Malmö stad och servicenämnden till ett hållbart samhälle.

Nämndens sammanvägda påverkan på kommunfullmäktigemålet är att arbetslösa malmöbor och studenter fått en erfarenhet som på sikt kan leda till arbete, samt att nämnden bidrar till Malmö stads insats för att påverka att schyssta villkor råder. Kommunfullmäktigemålet är brett och nämnden är en förhållandevis liten aktör jämfört med de nämnder som har huvudansvaret för frågorna. Nämndens samlade bidrag kan därför anses vara gott men förhållandevis litet, i relation till ambitionen i målet.

Servicenämnden är beroende av såväl andra nämnder som av statens arbete för att kunna bidra till detta kommunfullmäktigemål.

Uppföljningen visar att målet är uppnått

Genom att ställa sociala krav på de tjänsteleverantörer som staden anlitar kan servicenämnden och därmed Malmö stad bidra till att förbättra arbetsvillkor samt öka sysselsättningen på arbetsmarknaden i Malmö.

Hur gick det?

Uppföljningen visar att målvärdet uppnåtts under året. I samtliga av stadsfastigheters tjänsteupphandlingar ställs krav som förbättrar sociala villkor för arbetstagare i upphandlingen. Skatteverket gör kontroller utifrån sitt uppdrag. Det åligger sedan anlitad leverantör, enligt avtal, att ställa motsvarande krav på sina underleverantörer.

En gynnsam dialog inom staden och på nationell nivå, i kombination med ett gott engagemang och intresse från verksamheterna, har bidragit till att arbetet gått framåt.

Stadsfastigheter kommer att fortsätta delta i och bevaka det pågående arbetet på lokal och central nivå inom staden samt på nationell nivå.

(10)

Uppföljningen visar att målet uppnåtts

Nämndsmålet bidrar till stadens arbete med att sänka försörjningsstödet och öka andelen Malmöbor som får tillgång till arbetsmarknaden. Målgruppen för Malmö stads huvudsakliga arbetsmarknadsarbete är arbetslösa malmöbor med försörjningsstöd samt ungdomar under 25 år.

Hur gick det?

Under första delen av året präglades serviceförvaltningens arbete med arbetsmarknadsfrågorna av ovisshet om hur inbromsningen av antal personer i arbetsmarknadsinsatser skulle komma att påverka

förvaltningen. Fram till halvårsskiftet var många av serviceförvaltningens erbjudna platser obemannade då inga personer förmedlades från arbetsmarknads- och socialförvaltningen. Serviceförvaltningen har sen 2018 byggt upp riktade arbetsmarknadsinsatser i form av trygghetspatruller och där finns platser främst avsedda för arbetsmarknadsinsatsen extratjänster. Patrullernas uppdrag blev lidande då bemanningen minskade hela våren men under hösten har arbetet återupptagits med matchningen av deltagare och därmed har serviceförvaltningen kunnat fullfölja åtagandet gentemot våra samarbetspartners inom fastighets- och gatukontoret samt arbetsmarknads- och socialförvaltningen.

Kommunteknik är den avdelning som har störst engagemang i arbetsmarknadsfrågorna och det syns i indikatorn. Kommuntjänsters städservice har utmärkt sig särskilt med att ta emot en stor grupp Ung i sommar.

Utöver de platser som presenteras i indikatorn har servicenämnden tagit emot 15 personer från kriminalvården som gjort sin samhällstjänst på Malmö återbyggdepå. Sammanlagt har dessa tjänster resulterat i 1220 arbetstimmar.

Nämnden har lång erfarenhet av att driva arbetsmarknadsinsatser och praktiksamordnaren stödjer avdelningarna i arbetet att skapa och underhålla förvaltningens olika platser. Detta har med åren inneburit att det finns etablerade rutiner för förvaltningen. Även samarbeten med andra nämnder har historiskt sett varit positiva.

När serviceförvaltningen tar emot en praktikant eller en person som behöver arbetsträna bör individen värderas utifrån sina individuella förutsättningar och individens utveckling bör ligga som första prioritet.

Finansieringen av arbetsmarknadsinsatser varierar från år till år. Detta är särskilt märkbart när det gäller finansieringen av trygghetspatrullerna 2020. Kommunens mål är att insatsen extratjänster ska fortsätta under hela 2020 och arbetet med matchning av individer pågår. Ovissheten hindrar dock ofta planeringen av kringinsatser såsom lokalbehov och arbetsledning av dessa. Det finns också alltid en oro för kvalitén när det är svårt att ha någon längre framförhållning för att kunna säkerställa kvalité i utförandet.

(11)

•

Servicenämndens resultat kan påverka kommunfullmäktigemålet genom att ge stöd till

beställarnämnderna. Målens påverkan på kommunfullmäktigemålet är därmed indirekt. Servicenämndens praktiska bidrag till elevernas vardag handlar om att förvalta och producera byggnader och att leverera skolmåltider. De huvudsakliga verktygen är dialog, samverkan och att utveckla nya arbetssätt tillsammans med beställarna. Även om nämndens påverkan på kommunfullmäktigemålet är indirekt är det viktigt att uppmärksamma att arbetet under målområde tre innehåller delar av servicenämndens grundläggande verksamhet. Därför är resultatet för detta målområde viktigt i en vägning av nämndens samlade resultat.

Nämnden har som mål att samverka med skolnämnderna för att bidra till att öka elevernas nöjdhet med skolmaten och möjlighet till påverkan på skolmåltidsmiljön. Nämnden bidrar genom att servera bra skolmat till barn och unga och därmed ge jämlika förutsättningar att utveckla sin fulla potential i skolan.

God och säker mat i en trygg miljö är en viktig del i vardagen för elevers utveckling och skolor med hög kvalitet. Maten ger förutsättningar för att eleverna ska kunna medverka optimalt i skolarbetet och nå goda resultat.

Nämndsmålet bidrar till kommunfullmäktigemålet genom att möta förvaltningarnas efterfrågan på verksamhetsanpassade lokaler av hög kvalitet och en god utemiljö i anslutning till lokalerna. Bra lokaler i form av god planering, god drift och skötsel, inredning, belysning, akustik samt färgsättning bidrar till att skapa trygga förutsättningar där barn och unga kan utvecklas.

(12)

Under målområde tre är nämndens resultat starkt beroende av samverkan med andra nämnder. Den sammanvägda påverkan som nämndens arbete har på kommunfullmäktigemålets uppfyllelse måste därmed sättas i sammanhang med beställarnämndernas resultat.

Bra skolmat är en bidragande faktor till att ge barn och unga jämlika förutsättningar att utveckla sin fulla potential i skolan. Maten ger förutsättningar för att eleverna ska kunna medverka optimalt i skolarbetet.

Hur gick det?

Skolrestauranger genomför en utvecklings- och förändringsresa i två delar. Fokus för den första delen är organisation, roller, bemanning och en förändrad organisation som startade hösten 2018. Under våren 2019 har uppföljning och utvärdering av arbetet genomförts. Fokus för den andra delen är matkvaliteten, service/bemötande och måltidsupplevelse och genomförs som ett kvalitetsarbete.

Dialogen med samtliga beställare är god och ett flertal samarbetsprojekt pågår för att öka nöjdheten med både skolmaten och måltidsmiljön. Exempelvis har grundskoleförvaltningens kontaktperson varit delaktig i planeringen av kvalitetsarbetet samt nya samarbeten inom måltidsstöd och stödtjänster som utvecklats tillsammans med förskoleförvaltningen.

Löpande kommer synpunkter från matgäster och deras anhöriga på skolrestaurangernas menyer, bland annat om växtbaserade rätter. Ett aktivt arbete pågår ständigt i skolrestauranger för att balansera skollagens krav på näringsriktig mat, stadens miljöpolicy och matgästernas önskemål om maträtter. En elevenkät har genomförts på ett urval av skolor. På grund av låg svarsfrekvens på en del skolor har svarstiden förlängts och analys kommer att göras under 2020.

För att fortsättningsvis kunna fokusera på kvalitetsarbetet var första delen av utvecklings- och förändringsresan avgörande för att lägga grunden för det fortsatta arbetet. Ett omsorgsfullt men tidskrävande arbete kring organisation och bemanning har sannolikt bidragit till engagemang och

nyfikenhet inför kvalitetsarbetet. En medveten satsning på att fördjupa relationen med beställarna har varit avgörande för det goda samarbetsklimatet.

Med ökad trivsel ökar engagemanget på jobbet och detta ökar medarbetarnas möjlighet att bidra till bra skolmat och den bästa måltidsupplevelsen för matgästerna. Med denna utgångspunkt fortsätter

kvalitetsarbetet inom skolrestauranger.

Ett aktivt arbete pågår ständigt i skolrestauranger för att balansera skollagens krav på näringsriktig mat, stadens miljöpolicy och matgästernas önskemål om maträtter. Lagkravet på näringsriktig mat baseras på nordiska näringsrekommendationer och livsmedelsverkets riktlinjer bland annat avseende mängden rött kött och charkprodukter. Detta hänger väl samman med stadens miljöpolicy men kan komma att stå i konflikt med matgästernas nöjdhet med maträtternas innehåll. Skolrestauranger fortsätter att öka

kunskaperna om hur mat och miljö hänger samman och har under hösten genomfört interna utbildningar inom ämnet för chefer och specialister. Nästa utbildningssteg som pågår är för restaurangkoordinatorer.

Det löpande samarbetet med beställarna fortsätter. Under året har skolrestauranger tillsammans med grundskoleförvaltningen tagit fram en form för långsiktig dialog om skolmat och måltidsmiljö mellan elever, skolrestauranger och skolledning. Modellen innebär att förutom regelbundna matråd kommer förvaltningarna udda år att genomföra elevenkäter och jämna år genomföra fokusgrupper med elever och

(13)

skolledare. Dialog pågår med gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen om motsvarande undersökningar.

Nämndsmålet syftar till att möta förvaltningarnas efterfrågan på verksamhetsanpassade lokaler av hög kvalitet och en god utemiljö i anslutning till lokalerna. Väl utformade lokaler och god förvaltning bidrar till att skapa trygga och bra förutsättningar där barn och unga kan utvecklas. Servicenämnden ger övriga berörda nämnder stöd i skapandet av förutsättningar för att Malmös barn och unga ska ha trygga och jämlika förhållande för att utveckla sin fulla potential.

Hur gick det?

Det finns ett fortsatt behov av nya platser i grundskolan, vilket i hög grad påverkar förvaltningens arbete.

De nya platserna skapas både genom nyproduktion och om- eller tillbyggnader i befintliga lokaler.

Verksamheten har arbetat gemensamt med beställare med att ta fram en struktur för kunddialog,

utvärdering och förbättring av beställningsprocess och underlag, framtagande av kommunikationsmatriser samt tydliggörande av ansvarsfördelning och förvaltningsuppdrag. Dialog sker på olika nivåer i

organisationen och kommer att utvecklas efter behov, med kontinuerliga avstämningar.

(14)

Ett utvecklingsarbete med att ta fram en modell för långsiktig samplanering av fastighetsåtgärder är påbörjad tillsammans med grundskoleförvaltningen. Genom gemensam samplanering ses

besparingspotential och effektiviseringsmöjligheter. Utmaningen är att planera långsiktigt för fastigheten, samtidigt som planeringshorisonterna för andra aspekter som rör verksamheten, exempelvis platsbehov, är relativt korta.

Representanter från stadsfastigheter och grundskoleförvaltningen har påbörjat ett arbete kring

överlämnande och driftsättning av nya grundskolor. Arbetssätt, vad som ska göras och ansvarsfördelning ska beskrivas för att uppnå en effektiv och smidig överlämning.

Stadsfastigheter deltar i löpande strategiska möten med förvaltningarna för grundskola, förskola och vuxen- och gymnasieutbildning. Där diskuteras bland annat områdena som lyftes upp som

förbättringsområden i 2017 års NKI-undersökning, "beställning av projekt" och "gemensam servicenivå till kund". Detta har även diskuterats internt för att kunna möta våra beställande förvaltningar på ett likartat sätt.

Stadsfastigheter har under året deltagit i ett gemensamt arbete tillsammans med förskoleförvaltningen.

Fokus har varit på att identifiera och utreda faktorer som påverkar kostnadsutvecklingen för byggnationen av förskolor. Som en del av arbetet har en workshop hållits tillsammans med förskoleförvaltningen kring våra respektive processer och detta långsiktiga arbete fortsätter under 2020.

Stadsfastigheter jobbar aktivt med att utveckla relationen och dialogen med våra beställare. Det krävs ett gemensamt ansvarstagande för att kunna förbättra.

Förvaltningen fortsätter arbetet med att utveckla relation och dialog med våra beställare och att göra NKI- undersökning av fastighetsförvaltning och byggproduktion. Detta görs i ett samspel med beställande förvaltningar, där förståelse för varandras uppdrag, ansvarsområden och roller är en framgångsfaktor.

Genom processbaserad verksamhetsutveckling, med utgångspunkt i kundens behov, arbetar förvaltningen med att förbättra vårt sätt att arbeta.

(15)

Uppföljningen visar att målet delvis är uppnått.

Syftet med detta nämndsmålet är att etablera ett systematiskt arbete så att barnets rättigheter genomsyrar serviceförvaltningens verksamheter och tjänster.

Hur gick det?

Serviceförvaltningens arbete med implementeringen av Utvecklingsplan för arbetet med barnets

rättigheter har intensifierats och uppföljningen visar att de åtaganden som är kopplade till nämndsmålet är fullföljda.

Uppföljning av målindikatorn visar att två av processmålen som ingår i utvecklingsplanen bedöms vara uppfyllda, målvärdet var fyra processmål. Under året har arbetet med barnets rättigheter fokuserat på kompetenshöjande insatser för förvaltningens chefer och medarbetare. Det har genomförts utbildningar både för chefer och medarbetare i barnkonventionen och barnets rättigheter. Vidare har förvaltningens samordnare under 2019 utbildats till barnrättsstrateg för att kunna fungera som ett stöd till verksamheten och genomföra de kompetensinsatser som efterfrågas. Till exempel har medarbetarna på nystartade kontaktcenter gått en grundläggande utbildning om barnkonventionen samt att alla chefer samt

stabspersonal inom skolrestaurangerna har fått gå en utbildning om barnkonventionen samt genomfört ett grupparbete kopplat till artiklarna i barnkonventionen.

Vidare har förvaltningen utbildats om barnkonsekvensanalys för att under 2020 kunna implementera användandet av metoden.

(16)

Utvecklingsplanen för arbetet med barnets rättigheter i Malmö stad gäller för perioden 2017–2020. Detta är ett utvecklingsarbete där satta processmål ska vara uppnådda 2020. Serviceförvaltningen har arbetat med utvecklingsplanen genom att genomföra kunskaps- och kompetenshöjande insatser kring barnets rättigheter för chefer och medarbetare.

Eftersom nämnden har ansvarsområden som berör barn och ungas vardag är det väldigt angeläget att chefer och medarbetare får kompetensutveckling inom detta område. Förvaltningen bör förbättra arbetet gällande att möjliggöra för barn och unga att delge sina åsikter vid beslut som rör dem, det är en viktig del för efterlevnaden av grundprinciperna i barnkonventionen.

Utvecklingsplanen förutsätter att Malmö stad 2020 har säkerställt att planen är implementerad, således är detta ett utvecklingsarbete och servicenämnden kan, utifrån det arbete som har både genomförts och påbörjat, vara på rätt väg för framtida måluppfyllelse.

Kommunfullmäktigemålet tar avstamp i ett av offentlig sektors mest grundläggande uppdrag: att

säkerställa objektivitet, likvärdighet och rättssäkerhet. Det vidgar också grunduppdraget genom att slå fast att mångfalden i staden ska vara en tillgång. Servicenämnden har valt att bidra till

kommunfullmäktigemålet ur två olika perspektiv.

Nämndens ena mål handlar om att säkerställa att det sker ett både aktivt och systematiskt arbete mot en jämlik och antidiskriminerande verksamhet. Nämnden har relativt många medarbetare och många kontaktytor, både inom kommunen och gentemot malmöborna. Genom att höja medvetenheten om hur perspektiven jämställdhet och mångfald kan användas för att utveckla verksamheten kan nämnden därför påverka känslan av öppenhet och inkludering hos dessa människor.

Nämndens andra mål tar utgångspunkt i själva grunduppdraget. Att systematisera och strukturera serviceuppdraget ökar professionalismen. Under 2019 har nämnden fokuserat på införandet av

kontaktcenter. Med en gemensam ingång till staden skapas förutsättningar för ett likvärdigt bemötande av malmöborna. Nämndens påverkan utifrån medborgarperspektivet har således ökat.

(17)

Nämndsmålens sammanvägda påverkan på kommunfullmäktigemålen borde hänga samman med både nämndens förmåga att uppnå målen och antalet medarbetare på förvaltningen. Eftersom

serviceförvaltningen är en medelstor förvaltning borde påverkan på kommunfullmäktigemålet vad gäller arbetet med jämställdhet och mångfald proportionerlig.

Uppföljningen visar att målet är uppnått.

Hur gick det?

Uppföljningen av nämndsmålet visar att stadens jämställdhets- och antidiskrimineringsplaner till största del är integrerade i verksamhetens planering. Eftersom uppföljningen av åtaganden och aktiviteter visar på goda resultat kan slutsatsen dras att nämnden gör sitt för att bidra till de prioriteringar som

kommunfullmäktige satt upp.

Underlaget för åtagandena: antalet jämställdhetsanalyser och antalet medarbetare som

kompetensutvecklats innevarande år, kan bidra till att utöka bilden av nämndsmålets uppfyllelse. Under året har tre avdelningar genomfört jämställdhetsanalyser. En avdelning har skapat en handlingsplan i tio punkter samt en arbetsgrupp som för förankring i verksamheten baserat på 2018 års analyser.

56% av medarbetare i serviceförvaltningen har genomgått utbildning avseende jämställdhet och/ eller antidiskriminering under 2019. Som exempel så anordnades en hälsa och säkerhetsdag inklusive

föreläsning om jämställdhet och antidiskriminering, en workshop om normkritik samt en riktad utbildning till chefer och specialister inom mobbing och sexuella trakasserier.

Slutligen har servicenämnden gjort en mätning av medarbetarnas upplevelse av diskriminering vilket visar på en minskning från 2018 års svar. Om arbetet med frågorna bidragit till en ökad förståelse av begreppet diskriminering och därmed fått ett mer rättvist svar eller arbetet har medverkat till att diskriminering har minskat är svårt att svara på. Men positiv förändring har åtminstone skett.

Uppföljningen visar sammantaget att arbetet utifrån de valda åtagandena har utförts i den grad som nämnden beslutat. Det aktiva och självständiga arbetet med jämställdhet och antidiskriminering har ökat i hela förvaltningen samtidigt som det systematiska arbetet står under positiv utveckling. Därför gör nämnden bedömningen att målet är uppnått för året.

Under året har en granskning av hur frågorna integrerats i ordinarie ledningssystem samt planering och uppföljning genomförts. Uppföljning av frågan i medarbetarenkäten har gett en indikation på att förvaltningens arbete går i positiv riktning.

Utifrån det statistiska underlaget och uppföljning av resultaten är målvärdet nått även om planering och tidhållning kopplat till genomförandet av jämställdhetsanalyser har vissa utvecklingsmöjligheter. Svaret på medarbetarenkäten framhåller en positiv utveckling av arbetet med diskriminering. Resultatet skulle kunna vara utfallet av att de möjligheter som skapats gett en bra grund för det fortsatta arbetet med integrering.

Med större systematik kan verksamheterna knyta an till redan påbörjat arbete. Väsentligt för en positiv utveckling är resurser och en ledning som engageras och det som bidragit till att förvaltningen har nått målet verkar således vara att arbetet tilldelats mer resurser och utrymme även om det behövs ökad

självständighet i frågorna för att det ska bli mer rutinmässigt. Att arbetet har getts mer plats har bidragit till att aktiviteter till viss del har anpassats efter avdelningarnas enskilda förutsättningar vilket i förlängningen bidrar till att frågorna kan integreras.

Således har ett fokuserat arbete, en jämnvikt mellan integrering, utveckling och stöd till avdelningarna skapat framgång som bidrar till fortsatt måluppfyllelse.

(18)

Med en relativt stabil måluppfyllnad blir det tydligt att förvaltningens arbete med frågorna står under positiv utveckling. Systematiken ökar i och med att säkerheten inom frågorna blir större, ett arbete som behöver fortsätta i syfte att integrera frågorna ytterligare. Ett förebyggande arbete med utrymme för analys skapar en bra grund för en fortsatt utveckling.

Utfallet under året har bidragit till kommunfullmäktigemålet. Ökad kompetens och kunskap skapar bättre möjligheter för att minska diskriminering, vilket kan generera en inkluderande verksamhet där alla ges lika rättigheter och möjligheter. En fortsatt effektiv systematisering blir således viktigt att vidhålla under det kommande året för att förvaltningens utveckling i jämställdhet och antidiskriminering inte ska avstanna.

Medborgarkontakter är regelbundet förekommande i flera av serviceförvaltningens verksamheter. Därför kan förvaltningen bidra till kommunfullmäktiges mål genom goda kontakter som tar sin utgångspunkt i

(19)

förståelse för Malmöbornas varierande behov och förutsättningar.

Hur gick det?

Att införa ett kommungemensamt kontaktcenter är ett stort steg mot en ny och mer effektiv hantering av medborgarkontakter och innebär en ökad möjlighet till att leverera god och likvärdig service. Alla anställda på kontaktcenter får ett gediget utbildningsprogram som behandlar en rad faktaområden utöver kunskap om Malmö stad och dess organisation.

Verksamheten hos debiteringen har under året bland annat, tillsammans med skolförvaltningarna, lanserat en e-tjänst för inkomstanmälan för beräkning av barnomsorgsavgift vilket har förenklat anmälan av inkomst för strax över 20 000 hushåll i staden. Verksamheten har också tagit fram och implementerat ett arbete med värderingar kopplade till sitt uppdrag.

Ett åtagande är kopplat till målet och är att betrakta som fullföljt, det avser uppstart av kontaktcenter och dess samarbete och kommunikation med de andra förvaltningarna.

Verksamheten på debiteringen kommer bland annat att fortsätta ett påbörjat processarbete avseende kravhanteringsprocessen. Förbättringsarbetet drivs av debiteringen i dialog med beställande förvaltningar och har ett tydligt medborgarperspektiv. Syftet med det arbetet är att få till en tydligare hantering av kravärenden gentemot Malmöbon, samt att i förlängningen arbeta för att minska antalet Malmöbor som hamnar hos inkasso.

Kontaktcenter kommer att fortsätta utveckla sina arbetssätt och relationer med de andra förvaltningarna med syfte att kvalitetssäkra sina processer. Detta genom bland kontinuerliga avstämningar med

kontaktpersoner på förvaltningarna, användandet av den framtagna införandemodellen för nya uppdrag samt kontinuerlig kompetensutveckling av medarbetarna.

(20)

Servicenämnden bidrar till kommunfullmäktigemålet på flera olika sätt. Nöjda färdtjänstkunder som upplever god service, tillgänglighet och gott bemötande kan bidra till att Malmös äldre och personer med funktionshinder stärks i sina förutsättningar för en meningsfull tillvaro med inflytande över sin vardag och i samhället. Servicenämnden ansvarar också för att bygga och förvalta äldreboenden och LSS-boenden.

Genom att vara mer stödjande och rådgivande i mötena med förvaltningar som är ansvariga för dessa verksamheter skapar serviceförvaltningen indirekt mervärde för Malmöborna.

Servicenämnden har även ansvar för verksamheten i Malmö stads kontaktcenter, debitering och för stadshusets reception. Dit vänder sig många Malmöbor med behov av stöd och hjälp. Arbetet med att säkerställa en likvärdig och professionell service i dessa tjänster kan utläsas av rapportering på målområde 4.

Servicenämnden bidrar också till kommunfullmäktigemålet genom att vara lyhörd i dialogen med de förvaltningar som är ansvariga för äldreboenden och LSS-boenden. Fokus har varit fördjupad dialog och kunskapsutveckling mellan serviceförvaltningen och beställande förvaltningar.

Servicenämndens samlade bidrag till kommunfullmäktigemålet innefattar en god service till en begränsad grupp Malmöbor, färdtjänstkunderna, men också stöd till de förvaltningar som har den stora påverkan på målet. Sammantaget är nämndens bidrag gott, men ändå förhållandevis litet jämfört med exempelvis bidraget från hälsa-, vård- och omsorgsnämnden.

Uppföljningen visar att målet är delvis uppnått

Nöjda färdtjänstkunder som upplever god service, hög tillgänglighet och gott bemötande kan bidra till att målgruppen stärks i sina förutsättningar för en meningsfull tillvaro.

Hur gick det?

Nämndmålet följs upp med två indikatorer där resultat finns på den ena. Analys av resultatet visar en mycket hög nöjdhet med tillgänglighet och bemötande rörande färdtjänsthandläggningen. Mätningen för verksamheten specialfordon är inte genomförd som planerat på grund av en ökad belastning på

organisationen. Genomförandet av undersökningen kommer att ske under mars månad 2020 då ett helår har förflutit sedan 100 procent av specialfordonsresorna togs över i egen regi. Generellt kan sägas att de som reser är mycket nöjda med utförande och bemötande, totalt har det inkommit 78 synpunkter rörande utförandet av specialfordonstransporter av totalt 1419 synpunkter på hela färdtjänsten. Det som diskuteras ofta men inte syns i de synpunkter som inkommer är att det är svårt att få resa när man önskar, framförallt i högtrafiktid när flertalet önskar att resa.

Ett åtagande är kopplat till målet och det bedöms fullföljt. Åtagandet mäts med en indikator avseende antalet reklamationer som handlar om bemötande, dessa uppgår för perioden januari till november till 836 stycken. Det motsvarar 78 procent av årets målvärde om en minskning från 1069.

Upphandlingen av personbilsavtalet för färdtjänst har överprövats vilket har belastat verksamheten hårt under året. Precis innan jul kunde avtalen tecknas med de tilldelade trafikleverantörerna. Det innebär att många av de planerade aktiviteterna för året inte har genomförts då dessa var kopplade mot den nya

(21)

avtalsskrivningen.

Verksamheten har en god punktlighet, 94 procent sammantaget, för resor med personbil och med specialtransport. Punktligheten får anses vara en god kvalitetsparameter som också är jämförbar på riksnivå.

Ett arbete har pågått sedan sommaren med att identifiera ett antal åtgärder för att öka tillgängligheten inom specialfordon samt workshops kring hur ändrade arbetssätt, bättre planering och förstärkt kapacitet kopplat till långa resor utanför Malmö kan bidra till en ökad tillgång på fordon.

Under året har verksamheten påbörjat arbetet med att förbereda för upphandling av ett nytt

bokningssystem som ska ge större möjligheter till självbetjäning och att erbjuda Malmöborna digitala tjänster såsom sms vid försenad resa, kontrollera sina bokningar och "var är min bil".

När ett nytt personbilsavtal för färdtjänst är på plats kommer det ha stor påverkan på verksamheten serviceresor. I det nya personbilsavtalet kommer det vara tydligare fokus på uppföljning av de externa utförarnas leverans, med större möjlighet att hantera exempelvis bristande bemötande från chaufförerna.

Det har införts möjlighet till bonus i avtalet som syftar till att leverantören ska arbeta med att förbättra sina kvalitetsnivåer. Inledande uppföljning är kopplat till leverantörernas uppstartsplan, därefter sker löpande uppföljning av fordonskrav, bristande tillgänglighet, felaktigt utförda köruppdrag,

bemötandefrågor, språkliga krav, beställningscentralens verksamhet, kundsynpunkter/klagomål och miljökrav.

För att öka tillgängligheten till resor med specialfordon förstärks det tillfälligt, med start i januari 2020, med extra kapacitet som kör vissa långa resor utanför Malmö för att få en ökad kapacitet för resor inom Malmö istället. Något som blivit tydligt sedan enheten tog över 100 procent av specialfordonsresorna i egen regi är att det är tämligen många långa resor utanför Malmö och att dessa låser upp fordonskapacitet under flera timmar. Hur den långsiktiga lösningen kommer att se ut kommer att klaras ut under första kvartalet 2020.

(22)

Nämndsmålet syftar till att skapa förutsättningar för beställaren att skapa en meningsfull tillvaro med inflytande över sin vardag för de Malmöbor som bor på särskilda boenden och LSS-boenden.

Nämndsmålet syftar även till att möta förvaltningarnas efterfrågan på verksamhetsanpassade lokaler av hög kvalitet och en god utemiljö i anslutning till lokalerna. Väl utformade lokaler och god förvaltning bidrar till att skapa förutsättningar för att bidra till en god och meningsfull tillvaro.

Hur gick det?

Verksamheten har under året arbetat med framtagande och utveckling av en kommunikationsplan samt beställningsrutiner med funktionsstödsförvaltningen. Arbetet med att ta fram kommunikationsplaner med hälsa- vård och omsorgsförvaltningen och arbetsmarknads- och socialförvaltningen är vilande men kommer att återupptas under 2020.

Arbetet med att tillgänglighetsanpassa utemiljön på LSS-boenden och äldreboenden utifrån brukarnas, personalens och anhörigas delaktighet och inflytande pågår inom projektet Gröna boenden. Syftet med projektet är att brukarna i högre utsträckning ska använda boendets trädgård. En projektledarresurs har anställts och arbetet pågår efter den framtagna projektplanen.

Då brukarnas behov förändrades på ett av de fyra prioriterade boendena kom inte anläggning av det boendet att genomföras 2019, boendet har dock erbjudits att få sin utemiljö utvecklad under 2020.

Målvärdet att utveckla utemiljön på fyra boenden har delvis uppnåtts.

Stadsfastigheter deltar löpande i strategiska möten med hälsa-, vård- & omsorgsförvaltningen,

arbetsmarknads- och socialförvaltningen och funktionsstödsförvaltningen. På mötena diskuteras bland annat fokusområdena beställning av projekt och gemensam servicenivå till kund som valdes ut som förbättringsområden ur 2017 års NKI-undersökning. Även ett internt arbete inom enheten pågår kring förbättringsområdena med målet att enheten ska möta beställande förvaltningar på ett likartat sätt.

Stadsfastigheter jobbar aktivt med att utveckla relationen och dialogen med beställare. Det krävs ett gemensamt ansvarstagande för att kunna förbättra.

En framgångsfaktor i projektet Gröna boenden är anställningen av en projektledare samt att det finns en reviderad projektplan och urvalslista med aktuella objekt att arbeta efter.

Förvaltningen fortsätter arbetet med att utveckla relationen och dialogen med våra beställare och att göra NKI-undersökning av fastighetsförvaltning och byggproduktion. Detta görs i ett samspel med beställande förvaltningar, där förståelse för varandras uppdrag, ansvarsområden och roller är en framgångsfaktor.

Genom processbaserad verksamhetsutveckling, med utgångspunkt i kundens behov, arbetar förvaltningen med att förbättra vårt sätt att arbeta.

Projektet Gröna boenden kommer att fortsätta som en del i linjeverksamheten och Gröna boendens syfte ska framöver tillämpas redan vid planeringsfasen för nyproduktion av LSS- och äldreboenden.

(23)

Servicenämnden har möjlighet att indirekt bidra till kommunfullmäktigemålet genom sin relation till tekniska nämnden och stadsbyggnadsnämnden, som ansvarar för trygghet i stadens offentliga rum.

Nämndens bidrag handlar om att påverka utformningen av fysiska miljöer, både byggnader och grönska, samt en god drift och skötsel. Nämndens uppdrag innebär att den kan bidra till den del av målet som handlar om stadens offentliga rum, men inte till den del som handlar om trygghet i hemmet.

Serviceförvaltningens medarbetare står för en unik kunskap om stadens fastigheter och utemiljöer. Det betyder att serviceförvaltningen kan ge råd till övriga förvaltningar om möjligheter till förbättring och

(24)

utveckling. Sammantaget har nämnden viss påverkan på kommunfullmäktigemålet. Målet är brett, och det är många aktörer inblandade. Hur nämndens resultat påverkat Malmöbornas upplevelse av trygghet är svårt att säga. Sannolikt krävs en mer djupgående och kommunövergripande analys av de komplexa samband som råder.

Nämnden bidrar också till utveckling av den offentliga miljön genom att lyfta förbättringsförslag för hur utemiljön kan göras trygg och jämställd till sin beställare. Under mandatperioden har förbättringsförslag lämnats in, men effekten har varit mindre än planerat. Nämnden har ett stort antal medarbetare som rör sig runtom i staden och har till exempel jourverksamhet igång dygnet runt. Vidare har nämnden ett viktigt uppdrag att vara behjälplig vid krissituationer såsom översvämning och storm. Renhållning är en viktig faktor som på senare tid lyfts fram som en trygghetsfaktor. Nämnden hade genom att involvera dessa uppdrag kunnat visa på ökad måluppfyllelse.

Nämndsmålet syftar till att alla ska känna sig trygga i stadens offentliga rum. Servicenämndens möjligheter att arbeta med trygghet i de offentliga rummen är genom utformning av fysiska miljöer – både byggnader och grönska – samt genom en god drift och skötsel.

Hur gick det?

Kostnader för skadegörelse, brandskador och stöldskador ligger på samma nivå som för 2018, även antalet felanmälningar ligger på samma nivå som 2018. Samarbete med våra hyresgäster har lett till att

medvetenheten om säkerhet har utvecklats även hos dem. Uppföljningen visar därmed att bedömningskriteriet för målindikatorn är nått.

Förvaltningen har arbetat konsekvent med säkerhet, genomfört åtgärder och haft en god dialog med berörda parter och kunder.

Under året har förvaltningen arbetat med att anpassa utemiljön på skolorna för att styra flödet av människor och skapa insyn från allmänheten. På så sätt minskas tillhåll, nedskräpning och skadegörelse.

Radardetektion har installerats på tre utomhusbad för att kunna larma när obehöriga är inne på baden efter verksamhetstid, för att förebygga drunkning och olaga intrång. Utvändiga kamerabevakning med högtalarfunktion, med uppkoppling till Malmö larmcentral har installerats på en skola.

Diskussion har förts med beställande förvaltningar gällande ägandeskap av brandanläggningar.

Stadsfastigheter är positiva till att ta över ansvar för brandlarm från våra kunder. Detta görs än så länge i samband med att behov finns av en reinvestering alternativt att kund vill se över brandskyddet i sina lokaler och uppdraget kommer till stadsfastigheter som en beställning. Under året har ansvaret för fyra brandlarmanläggningar gått över till stadsfastigheter från grundskoleförvaltningen. Dialog har förts med förskoleförvaltningen om att hitta en lämplig nivå för brandskyddet i deras lokaler, arbetet med detta fortsätter 2020.

Stadsfastigheters projekteringsanvisningar har uppdaterats och publicerats. I den nya versionen ingår ett avsnitt om brand och säkerhet. Projekteringsanvisningarna innehåller de tekniska krav som ställs på alla arbeten som utförs i förvaltningens fastigheter.

Stadsfastigheter har arbetat med att ta fram förslag till Malmö stads stadsövergripande riktlinje för SBA, systematiskt brandskyddsarbete. Riktlinjen är nu överlämnad till stadskontoret som ska skicka den på remiss till stadens nämnder och bolag.

Stadsfastigheter har skapat en stadsövergripande säkerhetsinformation avseende skadeförebyggande och skadebegränsande åtgärder gällande stadens fastigheter och verksamheter tillsammans med

(25)

förvaltningarna, polisen och räddningstjänsten syd. Informationen skickas i nuläget ut till våra kunder fem gånger per år.

Under året har stadsfastigheter medverkat i flera upphandlingar inom området brand och säkerhet, exempelvis bevaknings- och låstjänster, kamerabevakning, radardetektion och konsulttjänster.

Serviceförvaltningen har under en tid arbetat strategiskt med säkerhet i våra fastigheter och slutsatsen är att den potential för förbättringar som verksamheten identifierat genom tidigare års analyser samt åtgärder som genomförts har fått effekt i verksamheten. En god dialog och höjd kunskap och kompetens om hur verksamheterna kan bidra i det förebyggande arbetet är en nyckelfaktor.

Förvaltningen kommer fortsätta arbeta både förebyggande och med reaktiva åtgärder kopplat till säkerhet.

Arbetssättet som lett till de goda resultaten under mandatperioden implementeras nu i verksamheten som en del i linjearbetet.

Servicenämnden har med sitt resultat viss möjlighet att påverka kommunfullmäktigemålet genom att vara en god samarbetspartner till beställarnämnderna. Nämnden har under 2019 arbetat med att stödja berörda förvaltningar i syftet att Malmöbon ska kunna utvecklas och stärkas med hjälp av en meningsfull fritid och kultur.

Den sammanvägda påverkan som nämndens arbete har på kommunfullmäktigemålets uppfyllelse måste sättas i sammanhang med beställarnämndernas resultat. Servicenämndens nöjdhetsmätningar visar att beställarnämnderna är nöjda med nämndens service. Samtidigt håller nämndens fast vid sitt arbete med att efterfråga åsikter från beställarnämnderna, gemensamt planera och genomföra åtgärder och involvera medarbetarna i arbetet. Därmed gör servicenämnden sitt till att skapa bra förutsättningar för de övriga nämnderna att driva kommunfullmäktigemålet framåt.

(26)

Nämndsmålet syftar till att utveckla samarbetet med de beställande nämnderna. Fokus är att Malmöbon ska kunna utvecklas och stärkas med hjälp av en meningsfull fritid och kultur. Nämndsmålet syftar även till att möta förvaltningarnas efterfrågan på verksamhetsanpassade lokaler av hög kvalitet och en god utemiljö i anslutning till lokalerna. Väl utformade lokaler samt god förvaltning bidrar till att skapa förutsättningar där Malmöbor vuxna som barn och unga kan utvecklas.

Hur gick det?

För att kunna säkerställa en god leverans har det under året genomförts flera planeringsmöten mellan stadsfastigheter, kulturförvaltningen och fritidsförvaltningen med målet att ta fram gemensamma modeller för beställningsrutiner strategisk planering av långtidsplanerat underhåll och uppföljning. Att träffas alla tre förvaltningar samtidigt har gett ett mervärde i erfarenhetsutbyte från olika organisationstyper och gemensam avstämning med flera av våra kunder samtidigt.

Arbetet med att utveckla och till vissa delar ta fram nya beställningsrutiner har pausats i väntan på beslut om kommunens nya lokalförsörjningsprocess. Verksamheten har istället börjat forma ett gemensamt årshjul som kommer prövas under 2020. Det fortsatta arbetet kommer även innehålla gemensam struktur för kundmöten mellan de tre förvaltningarna och gemensam syn på vilka som ska medverka i dessa, för att nå effektivitet i medarbetarnas vardag.

För att förtydliga vilka parter som är inblandade i den komplexa processen från att en beställning har gjorts till att en byggnad är på plats kommer även ett flödesschema ses över och förtydligas. Målindikatorn om kvalitativ analys av om befintliga beställningsrutiner fungerar för att säkerställa en god leverans anses därmed uppnådd.

Stadsfastigheter deltar löpande i strategiska möten med kulturförvaltningen samt fritidsförvaltningen. På mötena diskuteras bland annat fokusområdena "beställning av projekt" och "gemensam servicenivå till kund" som valdes ut som förbättringsområden ur 2017 års NKI-undersökning. Även ett internt arbete inom enheten pågår kring förbättringsområdena, med målet att enheten ska möta våra beställande förvaltningar på ett likartat sätt.

Stadsfastigheter jobbar aktivt med att utveckla relationen och dialogen med beställare. För att vår service ska vara så bra som möjligt är det exempelvis viktigt att underlaget för beställningar av om- ny och tillbyggnad är noga genomarbetat från den beställande nämnden, innan verksamheten går vidare till projektering. Om underlaget är ofullständigt eller om samsyn saknas kan stadsfastigheter behöva projektera om flera gånger, vilket är en ekonomisk och tidsmässig förlust för båda nämnder.

Förvaltningen fortsätter arbetet med att utveckla relationen och dialogen med våra beställare och att göra NKI-undersökning av fastighetsförvaltning och byggproduktion. Detta görs i ett samspel med beställande förvaltningar, där förståelse för varandras uppdrag, ansvarsområden och roller är en framgångsfaktor.

Genom processbaserad verksamhetsutveckling, med utgångspunkt i kundens behov, arbetar förvaltningen med att standardisera arbetssätt och effektivisera användningen av medarbetarnas tid

(27)

Servicenämndens resultat har stor påverkan på delarna av kommunfullmäktigemålet som syftar till att skapa en hållbar stadsstruktur, utifrån nämndens uppdrag att ansvara för förvaltning och byggnation av kommunala fastigheter för en växande befolkning.

(28)

Nämnden har haft som ambition att under mandatperioden bidra till kommunfullmäktigemålet genom att minska mängden köpt energi och öka andelen egenproducerad förnybar energi. Frågan har fått ett större fokus och nämnden har arbetat med optimering, uppföljning och att bygga energieffektiva byggnader.

Nämndsmålet att genom en lyhörd och ansvarsfull relation till beställarnämnderna bidra till en ren, grön och attraktiv stad bedöms uppnått. Nämnden har en kvalitativ målindikator som visar att relationen till beställarnämnden har en fortsatt positiv trend. Det gör att nämnden bidrar till kommunfullmäktigemålet som planerat.

Servicenämndens samlade bidrag till kommunfullmäktigemålet är relativt stort, i förhållande till stadens gemensamma påverkan. I stort konstaterar nämnden att den under 2019 bidragit till en hållbar

stadsstruktur, bland annat genom att hålla grönytefaktorn konstant, trots förtätningen av staden.

Nämnden har också bidragit genom att öka den förnyelsebara energin.

Servicenämnden bidrar till staden genom att hålla Malmö rent och grönt, vilket är en viktig aspekt i skapandet av ett attraktivt och hållbart Malmö. Nämnden tillgodoser behovet av en väl fungerande stadsmiljö och sköter bland annat drift, underhåll och skötsel av vissa delar av stadens gator och parker.

Beställarnämnderna har tillit till servicenämndens kunskap inom området och relationen mellan nämnderna är en viktig framgångsfaktor för ett gott resultat. För att på bästa sätt kunna bidra till

kommunfullmäktigemålet är det avgörande att relationen till beställarnämnderna präglas av lyhördhet såväl som ansvarstagande.

Hur gick det?

Nämnden har särskilt fokuserat på att skapa en lyhörd relation till beställaren. Under 2019 har stort fokus legat på den nya överenskommelsen inom drift och skötsel med fastighets- och gatukontoret som träder i kraft 2021. Förarbetet är i full gång och är ett prioriterat arbete. De träffar, workshops och utbyten som initierades resulterade i ett flertal fokusområden och utvecklingsgrupper, exempelvis utvecklingsgrupperna inom områdena tillsyn, samsyn samt kunskapsöverföring och engagerad personal.

Kommunteknik arbetar hela tiden för att förbättra och effektivisera sina tjänster. Som en del av detta arbete har kommunteknik under hösten 2019 gjort nöjdhetsanalys med fastighets- och gatukontoret för att få en indikation vad som kan förbättras i leveransen av tjänster. Diskussion har också inletts gällande ett framtida sätt att utvärdera den upplevda kvalitén samt förbättringspotential gällande tjänsterna.

Det råder konsensus mellan nämnderna att en god relation som präglas av samsyn och tillit leder till förbättrat samarbete och resultat, och det finns en påtaglig vilja att arbeta mot detta gemensamma mål.

Uppföljningen visar att arbetet redan har skapat goda resultat, men det är ett långsiktigt arbete som fortsatt kommer att prioriteras. Servicenämnden kommer att fortsätta samarbetet för att skapa samsyn och göra sitt bästa för att uppvisa en lyhörd och ansvarsfull relation till beställaren. Utvärdering av

pilotprojektet kommer onekligen att ge många insikter om nya potentiella arbetssätt samt lärdomar från projektet.

Kommunteknik kommer att se över behovet av nöjdhetsanalyserna i framtiden och diskutera med fastighets- och gatukontoret hur detta ska tas an under kommande år.

(29)

Nämndsmålet bidrar till att sätta miljö högt på dagordningen och att bygga en modern och hållbar stad.

Hur gick det?

Servicenämndens arbete med att utveckla det systematiska miljöarbetet går framåt och uppföljningen visar att berörda åtaganden har fullföljts eller delvis fullföljts under året.

Förvaltningen arbetar med att utveckla och effektivisera fordonsflottan men som förväntat kunde inte lätta transportfordon som följer miljöbilsstrategin levereras under året. Förvaltningen har tagit fram en utredningsrapport för att titta på förutsättningarna att installera laddplatser för kommunala fordon på de fastigheter som nämnden förvaltar. Ärendet har skickats till tekniska nämnden för direktiv för fortsatt arbete. Ett avsnitt om laddinfrastruktur har införts i det uppdaterade styrdokumentet för byggnation som släpps i början av 2020. Förvaltningen använder en stor mängd olika maskiner i verksamheten. För många av dessa finns det i dagsläget få eller inga alternativ till traditionella drivmedel men vid inköp beaktas frågan.

Förvaltningen har kommunicerat ut stadens resepolicy till medarbetarna. Förvaltningen arbetar med att skapa förutsättningar för att förenkla efterlevnaden genom att erbjuda cyklar, kort till kollektivtrafik samt styra om transporter från privatbil i tjänst till förvaltningens poolbilar. Förutsättningar för digitala möten finns, både vad gäller utrustning och programvara.

Alla kommuntjänsters verksamhetsställen utom Augustenborg och den nya lokalen på Västra station har källsortering. Planen för källsortering på Augustenborg har drivits av kommunteknik. Resterande fasta arbetsplatser kommer också att vara iordningställda under våren 2020. I avvaktan på ett

kommunövergripande ramavtal för hämtning av källsorterat avfall kommer miljöstationerna på respektive arbetsplats att källsortera matavfall, restavfall och kartong/wellpapp. Resterande fraktioner kommer tidigast källsorteras då ett centralt ramavtal finns att avropa ifrån. Skolrestauranger i samarbete med grundskoleförvaltningen har kartlagt olikheter och kostnader kring avfallshantering på alla grundskolor.

Den andra delen av nämndmålet fokuserar på ekologiskt hållbart byggande. Här kommer bland annat det pågående arbetet med att slutföra Miljöbyggprogram SYD, framtagande av en lokal strategi för

klimatneutralt byggande och arbetet med Miljöbyggstrategin. Nämndmålets övergripande intention att stärka satsningarna på hållbart byggande går framåt.

(30)

Serviceförvaltningen har under året deltagit i arbetet med framtagande av en lokal strategi för

klimatneutralt byggande. Nybyggnationer i Hyllie och Sege park följer de geografiska miljökrav som finns enligt Miljöbyggstrategin och arbetet med slutrapportering i Miljöbyggprogram SYD har fortsatt. Arbetet med inrapporteringen till Miljöbyggprogram SYD har gjort stora förflyttningar under året. För 40 byggprojekt finns resultatprotokollet inskickat (steg två av tre) varav 28 av dem är granskade och klara.

För 24 projekt är slutrapporten inskickad (steg tre av tre). Dock är allt slutrapporterat material inte

granskat av stadsbyggnadskontoret vilket innebär att de inte är formellt klara. Fem byggnader är granskade och klara inom ramen för programmet.

Arbetet med nämndmålet har pågått och utvecklats över tid vilket i sina delar har gett en kontinuitet och struktur i miljöarbetet.

Hinder som identifierades under 2018 har börjat överbryggas genom samverkan med andra förvaltningar, till exempel för åtagandet rörande källsortering.

En engagerad ledning, drivande initiativ från Malmö stad samt en generell ökad medvetenhet kring miljöfrågan har skapat bättre förutsättningar för åtagandet ekologiskt hållbart byggande. Även kommande nationell lagstiftning rörande klimatdeklarationer för byggande stimulerar branschen liksom lokala och nationella färdplaner.

Analys av skolrestaurangers inventeringsresultat rörande avfallshantering ska genomföras, därefter kommer arbetsgruppen föreslå till respektive förvaltningsledning att driva arbetet vidare som ett projekt.

Arbetet med rapportering i Miljöbyggprogram SYD kommer avslutas under nästa år då programmet formellt avslutas. Utfallet av projektens resultat kommer redovisats för stadsbyggnadsnämnden och en slutrapport kommer efter summering skickas till nämnder och kommunstyrelsen i Malmö stad.

(31)

Nämndsmålet bidrar till en hållbar stadsstruktur som klarar framtida klimatförändringar bättre.

Hur gick det?

Aktiviteter som rör nämndens arbete i den kommunövergripande Handlingsplan för skyfallsåtgärder i Malmö stad har påbörjats under året. Stadsfastigheter deltar även i det kommunövergripande

samordningsarbetet med Handlingsplan för skyfallsåtgärder i Malmö stad.

Klimatanpassningsprojektet på Skolgränd LSS har färdigprojekteras under hösten och planerat genomförande är under 2020. Stadsfastigheter hade först planerat att genomföra

klimatanpassningsåtgärder på Söderkullaskolan under sommaren 2019. Projekteringen var dock inte klar, så byggprojektet kunde inte genomföras under sommaruppehållet vilket i sin tur innebar att projektet kommer att genomföras först sommaren 2020. Efter genomförande av klimatanpassningsåtgärderna på Skolgränd LSS (2020), Söderkullaskolan (2020) och Mellanheds IP (2020) kommer utvärdering göras.

Efter utvärdering kommer val av fortsatt tillvägagångssätt för klimatanpassning, kostnadsbild och hastighet att bli tydligare. Klimatanpassningsåtgärderna kommer kombineras med kvalitetshöjande åtgärder i form av beställningar från respektive verksamhet. Denna samordning innebär en kostnadseffektivisering.

Stadsfastigheter har slutfört projekteringen av klimatanpassningsåtgärder på Heleneholm Atriumgårdar.

Tanken är att dagvattnet ska tas om hand underjordiskt men också att vattnet ska kunna användas för bevattning av anlagd vegetation. Vidare driver förvaltning projekt i Sege park som följer Klimat- och kretsloppsöverenskommelse för Sege park. Förvaltningen kommer bland annat att installera

fördröjningsmagasin till dagvattenledningarna. Möjligheter att integrera klimatanpassningsaspekter i förvaltningens underhållsplaner pågår också.

Servicenämnden mäter grönytefaktorn, som visar en av flera möjliga lösningar för en mer robust dagvattenhantering. Efter att ha varit stabil över flera år har målvärdet under perioden sjunkit.

Arbetet med nämndsmålet har pågått och utvecklats över tid då det är långsiktigt i sin karaktär. Då arbetet är det första av sitt slag på förvaltningen har det tagit tid att hitta formerna för att driva det framåt. Det har också visat sig kostnadsdrivande att genomföra klimat/skyfallsanpassning i projektform.

Förvaltningen kommer framöver fokusera på att förbättra möjligheterna för att få in anpassningsarbetet i löpande underhåll och hitta lämpliga skrivningar i styrdokument för byggnation. En genomgång av styrdokument för byggnation har gjorts under hösten för att säkerställa att relevanta krav finns med i uppdateringen 2020. Lärdomar från pågående genomförandeprojekt har så långt det är möjligt implementerats.

Det krävs relativt många nya fastigheter med hög grönytefaktor för att värdet för det totala beståndet ska ändras. Att grönytefaktorn har sjunkit under året beror på att förvaltningen har avyttrat större fastigheter med en högre grönytefaktor.

Samverkan med miljönämnden, stadsbyggnadsnämnden och tekniska nämnden kring frågor rörande skyfall, klimatanpassning och dagvattenhantering är fortsatt viktig. Inte minst med tanke på Malmö stads eventuella behov av större skyfallsinsatser på av nämnden förvaltade fastigheter i syfte att minska

(32)

översvämningsrisker på annan mark. Det krävs vidare en förvaltningsövergripande samsyn kring kostnad- och nyttoanalys för klimatanpassning och skyfall. Det pågår även en utökad dialog med fastighets- och gatukontoret och VA SYD vilken kommer att fortgå under 2020.

Uppföljningen visar att målet kommer att uppnås under året.

Nämndsmålet bidrar till en hållbar stadsstruktur och en klimatneutral organisation genom effektivare användning av energi och mer förnybar egenproducerad energi.

Hur gick det?

Förvaltningen har i årets version av styrdokument för nybyggnation säkerställt att nyproduktionen försätter att leverera energieffektiva kvadratmeter. Detta har gjorts genom att tidigare kapitlet om energi som byggde på miljöbyggprogram syd gällande energikrav på byggnader har reviderats och utökats då projektet miljöbyggprogram syd är inaktuellt.

Nämnden har fortsatt arbetet med egenproducerad förnybar energi för att medverka till att nå Malmö stads övergripande mål klimatneutral organisation. Utfallen på målindikatorerna är genomgående väderberoende, men båda målvärdena kring solenergi och vindenergi har uppnåtts för året. En ny solcellsanläggning har tagits i drift på Byängens förskola och solföljaren på Sege Park har flyttats till fastigheten Tekniska museet. Det har även lämnats in en tillståndsansökan och en

miljökonsekvensbeskrivning håller på att tas fram för vindkraftverk vid Yttre ringvägen.

Andelen förnybar energi jämfört med 2018 hamnar på 89,7 procent och visar vad nämnden har handlat upp för energislag i avtal. Elavtalet är 100 procent förnybart, fjärrvärmeavtalet innebär 100 procent förnybart år 2020 och årets gasavtal innebär en övergång till förnybart år 2020.

Serviceförvaltningen driver projektet REBUS för att öka sin kunskap och skapa beteendepåverkan för att sänka energianvändningen i offentliga byggnader. REBUS-projektet har gått in i en ny fas och

projektplanen som rör Malmös åtagande för denna fas omfattar sex aktiviteter som syftar till att minska energianvändningen. Arbetet är något försenat men pågår inom fem av aktiviteterna.

Arbetet med nämndsmålet har pågått och utvecklats över tid då det är långsiktigt i sin karaktär.

En ökning av energianvändning i energiåtgärdsprojekt var väntad och beaktad eftersom det under 2018 var onormalt låg användning under sommarmånaderna. Speciellt badhusen drabbades hårt av att jämföra sig med 2018 års sommarvärden, vilka var överrepresenterade i denna grupp. Det finns vissa fastigheter

(33)

som haft en viss ökning utöver sommarrekylen men det finns förklaringar till ökningen och de är tillfälliga.

Dessa orsaker innebar att målvärdet för energiåtgärdsprojekt inte nåddes.

När det gäller minskning av fastighets- och verksamhetsenergi genom optimering fanns det även här en förväntad rekyl under sommarmånaderna men rekylen har varit mindre än vad som prognostiserats för de fastigheter som ingår i gruppen optimering. Minskning av fastighets- och verksamhetsenergi kompenserar för att energiåtgärdsprojekten inte nådde sina målvärden. De optimeringsåtgärder som utförts är

exempelvis att injustera fastigheterna i den dagliga driften. Även långtidsplanerat underhåll, som innebär att installationer bytts ut till nya och ofta mer energieffektiva installationer, är också en form av

energiåtgärdsprojekt. Ett exempel på detta är när nya styrsystem installeras, då märks ofta en markant minskning i energianvändning. Verksamheterna i fastigheterna arbetar även de mot att bli mer effektiva och byter även ut sin utrustning till utrustning som ofta är mer energieffektiv än den befintliga.

Arbetet med att utreda möjligheten och lämpligheten att installera solceller i nybyggnadsprojekt, större ombyggnadsprojekt och vid takomläggningar har fortgått under året. Vid alla takomläggningar så undersöks potentialen för solceller vilket följer förvaltningens plan för solenergi som bygger på potentialskattningens resultat.

Att arbetet med REBUS-projektet är försenat beror på en upphandling av nytt tekniskt system och införandet av nytt intranät.

Det har tillkommit 11 fastigheter till gruppen för energiåtgärdsprojekt under 2019. Då det genomförts energiåtgärder i dessa fastigheter under året bör dessa visa på resultat under 2020.

Projektplanen för REBUS kommer följas i stort och arbetet med projektet avslutas 2021.

•