INOM
EXAMENSARBETE TEKNIK, GRUNDNIVÅ, 15 HP
STOCKHOLM SVERIGE 2021,
Livscykelkostnader och
upphandling av projekterande konsulter
En analys av upphandlingsdokument ANTON SJÖBERG
KTH
SKOLAN FÖR ARKITEKTUR OCH SAMHÄLLSBYGGNAD
Examensarbete
Titel Livscykelkostnader och upphandling av projekterande konsulter – En analys av upphandlingsdokument
Författare Anton Sjöberg Institution
TRITA-nummer Handledare
Fastigheter och byggande TRITA-ABE-MBT-21350 Henry Muyingo
Nyckelord Livscykelkostnader, Konsultupphandling, Projektering, Offentliga fastighetsägare
Sammanfattning
För byggnader har drift- och underhållskostnader ofta större ekonomiska konsekvenser än den initiala investeringen och livscykelkostnader (LCC) har i upphandlingslagstiftningen lyfts fram som ett sätt att verka för hållbar upphandling. Med tanke på dessa omständigheter bör det vara intressant för
offentliga fastighetsägare att tillämpa arbetssätt där de tidigt i projekten kan överskåda de långsiktiga ekonomiska konsekvenserna av deras val genom att analyser LCC.
Genom att analysera textinnehållet i upphandlingsdokument har målet med det här examensarbetet varit att söka svar på frågan om hur offentliga fastighetsägare formulerar sina krav, jämförelse mellan anbud respektive uppdragsbeskrivning vad gäller LCC när de upphandlar projekterande konsulter.
Undersökningen visade att det fanns ett antal upphandlingar där LCC-relaterade formuleringar fanns men omfattningen är begränsad och detaljerna kring varför och hur LCC-analyserna skulle göras är få.
Det var också ett fåtal av de undersökta organisationerna som hade sådana formuleringar.
Vidare visade undersökningen att krav på kompetens och arbetssätt kopplat till LCC helt saknades och att jämförelse mellan anbud endast i ett fall vägde in livscykelaspekter. Detta får till följd att
anbudsgivarna saknar incitament att utveckla sina tjänster vad gäller LCC eftersom att det inte skulle ge dem några konkurrensfördelar när offentliga fastighetsägare genomför upphandlingar.
Undersökningen visar dock på att en ambition fanns om att uppdragen skulle resultera i
kostnadseffektiva och hållbara byggnader men det fanns i många fall ingen beskrivning om hur detta skulle uppnås.
Slutsatsen som drogs av undersökningen är att den ekonomiska hållbarheten och den långsiktiga ekonomiska förutsägbarheten inte prioriterades högt men att det finns flera sätt som detta kan utvecklas på. Detta antingen genom att de offentliga fastighetsägarna bestämmer sig för när, varför och hur LCC-analyser ska genomföras under fastighetsprojektens tidiga skeden så att projekteringen kan styras av dessa analyser. Alternativt kan de implementera arbetssätt där de upphandlar
fastighetsprojekt i ett tidigare skede och utvärdera vilket anbud som är de mest fördelaktiga genom att jämföra de olika förslagens LCC. Båda dessa förändringar skulle bidra till mer hållbara upphandlingar.
Bachelor of Science Thesis
Title
Author(s) Department TRITA number Supervisor Keywords
Life-cycle costs and the procurement of building design consultants – An analysis of procurement documents
Anton Sjöberg
Real Estate and Construction Management TRITA-ABE-MBT-21350
Henry Muyingo
Life-cycle costs, Procurement of consultants, Building design, Public property owners
Abstract
The running and maintenance costs of buildings often have a larger economic impact than the initial investment and Life-cycle costs (LCC) has been highlighted as a means of achieving sustainable procurement. Because of these circumstances it should be of interest to public property owners to adopt procedures where they can foresee the long-term economic impact of choices in the early stages of their projects by analyzing LCC.
By analyzing the textual content of procurement documents, this degree project tried answering the question of how public property owners phrased their requirements, comparison between tenders and assignment conditions with regards to LCC when procuring design consultants.
The survey showed that a number of the procurements had LCC related texts in the procurement documents but the extent of this was limited and the details about why and how the LCC analysis are supposed to be conducted were scarce. The number of organizations which had these texts where few.
The survey also showed that there were no requirements regarding competence and procedures relating to LCC and that a comparison of tenders relating to life-cycle aspects only was applied in one procurement procedure. This leads to a lack of incentive for the tendering consultants to develop their services in regards to LCC because that would not give them any advantage in the competition for public property owner contracts.
In contrast, there was an apparent ambition of designing cost effective and sustainable buildings in these contracts but there were in many of the cases no description of how this was to be achieved.
The conclusion that was drawn from the survey was that the economic sustainability and the long-term economic predictability was not highly prioritized but there are a number of ways in which this can be developed. This can be achieved by the public property owners either by deciding when, why and how LCC analysis are to be conducted in the early stages of property projects so that the design is guided by these analysis. Another option is to implement early stage project procurement where the most
Förord
Det här examensarbetet genomfördes under våren 2021 under pågående pandemi vilket innebar att all handledning, alla seminarier och övrig kommunikation skedde på distans. Detta till trots har min handledare Henry Muyingo hjälpt mig på ett konstruktivt och rakt sätt att genomföra arbetet. Stort tack för det.
En annan person som har hjälpt mig på ett viktigt sätt är Linda Malta, stort tack för din hjälp, utan den hade processen blivit mycket svårare.
Sist men inte minst; tack till Mahsa, Daria och Ronja. Utan ert stöd hade jag inte kunnat genomföra det här examensarbetet.
Innehåll
1. Inledning ... 1
1.1 Forskningsfråga ... 2
1.2 Syfte ... 2
1.3 Metod ... 2
1.4 Avgränsningar ... 3
1.5 Begrepp och förkortningar ... 3
2. Livscykelkostnader ... 5
2.1 Historisk utveckling inom byggandet ... 5
2.2 LCC och hållbarhet ... 6
2.3 Hinder för tillämpning av LCC ... 6
2.4 Användningsområden för fastighetsägare ... 7
2.5 LCC-analys ... 8
2.5.1 Beräkna nuvärde av LCC ... 8
2.5.2 Känslighetsanalys ... 8
2.6 Varför upphandlare ska bry sig ... 9
3. Offentlig upphandling av projekterande konsulter ... 10
3.1 Upphandlingslagar ... 10
3.2 Upphandlingsprinciperna ... 10
3.3 Upphandlingsprocessen ... 11
3.3.1 Utforma upphandlingsdokumenten ... 11
3.3.2 Annonsera upphandling ... 12
3.3.3 Pröva anbuden ... 12
3.3.4 Utvärdera anbuden ... 13
3.4 Typer av avtal ... 14
3.4.1 Tjänstekontrakt ... 14
3.4.2 Ramavtal ... 14
4. Empiri ... 15
4.1 Insamling av annonser ... 15
4.2 Urval av relevanta upphandlingar ... 16
4.2.1 Kriterium 1: Projekterande konsult... 16
4.2.2 Kriterium 2: Fastighet- eller byggnadsprojekt ... 16
4.3 Inhämtande av upphandlingsdokument ... 16
4.4 Sökord relaterade till LCC ... 18
4.5 LCC i uppdragsbeskrivning ... 18
4.5.1 LCC-analyser ska genomföras i uppdraget ... 19
4.5.2 LCC-analyser kan ingå i uppdraget ...20
4.7 Jämförelse mellan anbuden med koppling till LCC ... 21
4.8 Sammanfattande analys ... 22
5. Avslutande diskussion ... 24
6. Litteraturlista ... 25
7. Bilagor ... 28
1. Inledning
På EU-nivå antogs år 2010 ”Europa 2020-strategin” för sysselsättning och tillväxt. I den beskrevs behovet av att utveckla en mer resurseffektivt, mer miljövänlig och mer konkurrenskraftig ekonomi i Europa. Där lyftes offentlig upphandling fram som ett viktigt medel för att uppnå detta vilket bland annat bidrog till att Europakommissionen 2011 presenterade ett nytt förslag till upphandlingsdirektiv som skulle ersätta det tidigare och träda i kraft under 2014.
I det nya förslaget ingick bl.a. att Livscykelkostnader (LCC) skulle kunna användas som ett verktyg för att bidra till en mer hållbar upphandling (Dragos och Neamtu 2013). Det nya direktivet trädde i kraft under 2014 och har sedan införlivats i svensk lag genom att den nya Lagen om offentlig upphandling, LOU, började gälla år 2017. Det är med den nya lagen möjligt att välja en vinnande leverantör i en upphandling genom att utvärdera LCC för det som upphandlas.
LCC, från engelskans Life-cycle Costs, är ett sätt att ta hänsyn till det som ska upphandlas kostnader över tid, till skillnad från att enbart ta hänsyn till de initiala investeringskostnaderna. Möjligheten att välja leverantör baserat på LCC har hittills nyttjats mycket lite i Sverige (Upphandlingsmyndigheten och Konkurrensverket 2020) men LCC kan också tillämpas i tidigare skeden av ett projekt för att få bättre förståelse för de långsiktiga ekonomiska konsekvenserna av de beslut som ska fattas. Detta skapar möjligheter för fatta bättre investeringsbeslut.
I samhällsbyggnadsprocessen kan ett livscykelperspektiv intas i samtliga skeden och LCC kan styra val i bl.a. hur VA- och dagvattensystem, broar, vägar och bostäder planeras och projekteras, men även under infrastrukturens och byggnadernas förvaltningsskede när förändringar av dessa ska
genomföras. I ett fastighetssammanhang är de drift- och underhållskostnader som uppstår under en byggnads livslängd ofta jämförbara eller har större ekonomiska konsekvenser än kapitalkostnaderna till följd av den ursprungliga investeringen, fastigheters LCC beror till stor del på de kostnader som uppstår efter att byggnaden är uppförd och ska förvaltas (Offentliga fastigheter 2017).
Svenska offentliga fastighetsägare investerar årligen många miljarder i sina befintliga och nya fastigheter, bara de två statliga myndigheterna Fortifikationsverket och Statens fastighetsverk
investerade år 2020 mer än 6 mdkr i sina fastigheter (Fortifikationsverket 2021; Statens fastighetsverk 2021). Sedan tillkommer bland annat regionerna som under 2019 hade sammanlagda
fastighetsinvesteringar uppgående till över 17 mdkr (Sveriges kommuner och regioner 2020).
För att kunna genomföra dessa investeringar i form av nybyggnation, ombyggnation och underhåll tar offentliga fastighetsägare i stor utsträckning hjälp av upphandlade arkitekter och ingenjörer som utformar byggnader och tekniska system (Sporrong och Kadefors 2014). Dessa designar, projekterar, de åtgärder som ska genomföras på uppdrag av fastighetsägaren och har expertkompetens inom sitt respektive teknikområde. Dessa projekteringsuppdrag omfattar arkitektur, konstruktion, VVS, el och andra teknikområden, beroende på projektets omfattning och behov.
Arkitekt-, bygg-, ingenjörs- och besiktningstjänster stod för 12 % av alla annonserade offentliga upphandlingar 2019 och några av de större bygg- och teknikföretag står för flest anbud i offentliga upphandlingar under samma år (Upphandlingsmyndigheten och Konkurrensverket 2020). Ur ett leverantörsperspektiv är offentliga beställare viktiga kunder som påverkar deras marknad i stor utsträckning. Detta märks bl.a. genom att det i genomsnitt lämnades mer än sex anbud per upphandling inom detta område under 2019, vilket kan jämföras med genomsnittet för samtliga upphandlingar som var 4,5 anbud per upphandling (Upphandlingsmyndigheten och Konkurrensverket 2020).
1.1
Forskningsfråga
Med anledning av de stora värdena som offentliga fastighetsägare investerar och förvaltar och det fokus som det på EU- och nationellnivå läggs på tillämpning av LCC som ett sätt att öka hållbarheten i offentlig upphandling har forskningsfrågan formulerats enligt följande.
Hur formulerar offentliga fastighetsägare sina upphandlingsdokument med avseende på LCC vid upphandling av projekterande konsulter med tanke på krav på anbudsgivarna, hur de jämförs och
hur deras uppdrag kommer se ut?
1.2 Syfte
Syftet med det här examensarbetet är att ta reda på hur offentliga fastighetsägare i praktiken tar hänsyn till LCC vid upphandling av projekterande konsulter genom en analys av textinnehållet i de upphandlingsdokument som dessa publicerar. Detta för att bidra till aktuell kunskap och transparens inom branschen om hur LCC-hänsyn tas i dessa upphandlingar och vilka förutsättningar för
konkurrens som detta skapar.
1.3 Metod
För att söka svar på forskningsfrågan har textinnehållet i upphandlingsdokument analyserats. För att tolka texterna har litteratur om LCC, offentlig upphandling och konsultupphandling sammanställts, primärt utifrån forskningsartiklar som var tillgängliga genom KTH:s bibliotek och dess databaser, lagtext, standardavtalstext och beskrivningar från Upphandlingsmyndigheten.
Med hjälp av sökord relaterade till LCC har relevanta texter ur upphandlingsdokumenten sammanställts med det sammanhang de förekom i. Sammanställningen av sökorden med sammanhang gjordes för att underlätta beskrivningen av resultaten och koppla texterna till forskningsfrågan.
Metoden har valts därför att upphandlingsdokumenten utgör grund för de tjänstekontrakt och ramavtal som sedan följer och styr till stor del vilka leverantörer som kontrakteras, på vilka grunder som uppdragen tilldelas och hur uppdragen kommer att se ut.
1.4 Avgränsningar
Upphandlingarna som valdes till undersökningen gäller uppdrag inom Stockholms län och publicerades under hela året 2020.
För att få ett så brett urval av upphandlingar som möjligt och för att få så kompletta
upphandlingsdokument som möjligt valdes upphandlingar som har annonserats i EU:s gemensamma annonsdatabas TED och som tillämpade öppet förfarande. Upphandlingar över det s.k. tröskelvärdet måste annonseras i TED och öppet förfarande innebär att upphandlingen sker i ett steg och därför innehåller dessa upphandlingars dokument samtliga krav, utvärderingsgrunder och beskrivningar av uppdrag som gäller för upphandlingen och för följande avtal.
1.5 Begrepp och förkortningar
ABK 09 Allmänna Bestämmelser för konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet av år 2009. Standardavtal inom bygg- och fastighetsbranschen för konsultupphandling som har framförhandlats inom Byggandets kontraktskommitté.
CPV Common Procurement Vocabulary. Klassificeringssystem för vad som ska upphandlas. Beskriver föremålet för upphandlingen.
Entreprenad Genomförandet (produktionen) av ett byggprojekt, utförs av en eller flera entreprenörer.
LOU Lag (2016:1145) om offentlig upphandling.
NUTS Nomenclature des Unités Territoriales Statistiques. EU:s hierarkiska regionindelning. Anger den huvudsakliga leverensplatsen för
upphandlingen.
Projektering Under projekteringen konkretiseras ett projekt genom att ritningar och andra handlingar upprättas.
TED EU-gemensam annonsdatabas där det är tvingande att publicera
annonser för upphandlingarna med ett uppskattat värde om minst 1 427 377 kr för Statliga myndigheter och 2 197 545 kr för övriga upphandlande myndigheter. https://ted.europa.eu/TED/search/search.do.
Tröskelvärde Beloppsvärde som avgör vilka regler som gäller för en upphandling. Över tröskelvärdet gäller de direktivstyrda förfarandena och under de
nationella.
Upphandlingsdokument Ofta kallat förfrågningsunderlag i branschen p.g.a. att det är så standardavtalen benämner det. Det underlag som beställaren tillhandahåller för utarbetande av anbud.
Upphandlingsföremålet Det som ska upphandlas; varan, tjänsten eller byggentreprenaden.
Upphandlingsmyndigheten En svensk myndighet som bl.a. ger stöd inom upphandling till kommuner, andra myndigheter och organisationer som omfattas av offentlig upphandlingslagstiftning.
2. Livscykelkostnader
Livscykelkostnader (LCC) är en benämning på ett antal metoder som används för att beräkna en tillgångs kostnader över tid. LCC-analyser genomförs för att bedöma hur kostnadseffektiva eller lönsamma olika investeringsalternativ är, för att besluta om en investering ska genomföras eller för att jämföra de långsiktiga konsekvenserna i val av olika system. Följande kapitel är en sammanställning av litteratur kring LCC och dess användning ur olika perspektiv.
2.1 Historisk utveckling inom byggandet
Följande avsnitt är skrivet utifrån artikeln ”The development of life-cycle costing for buildings” (Goh och Sun 2016) i de fall annan referens inte ges.
Begreppet ”costs-in-use”, vilket kan översättas till användandekostnader, började tillämpas för byggnader i Storbritannien i slutet av 1950-talet. Detta innebar att fokus skiftade från att kapitalkostnader var den primära angelägenheten vid investeringar till att konsekvenser av
investeringarna, i form av driftkostnader, fick större betydelse. Tillämpningen blev dock begränsad mycket p.g.a. att metoden förlitade sig på antaganden om framtiden i stor utsträckning, vilket skapade mycket skepticism.
Marshall (1987) beskriver att ekonomiska utvärderingsmetoder som tar hänsyn till besparingar och kostnader över den förväntade livscykeln hade tillämpats i stor omfattning för större statliga projekt i USA tidigare men att det tog fart efter energikrisen 1973. Då började även byggnadsindustrin
intressera sig för LCC p.g.a. osäkerheten kring framtida energipriser. Han menar vidare att de flesta statliga myndigheterna i landet var tvungna att använda LCC-metoder för byggnadsinvesteringsbeslut och att många privata företag valde att göra det, då artikeln publicerades. LCC beskriver han som summan i nuvärde av alla kostnader som relaterar till projektet. Denna definition, som beskrivs som
”Traditionell LCC”, skapade möjligheten att jämföra alternativa utformningar av byggnader trots att alternativen hade olika livslängd och olika balans mellan initial investering och drift- och
underhållskostnader.
I och med att LCC utvecklades till ”Förbättrad Traditionell LCC”, kunde analyserna också ta hänsyn till den risk och osäkerhet som kommer av LCC-analysens långa tidsperspektiv. Detta var något som Flanagan et al. beskrev redan 1987 och menade att ”återkommande kostnader såsom underhålls-, utbytes- och städningskostnader bara är uppskattningar oavsett hur precisa och pålitliga data som de baseras på.” samt att exempelvis kalkylräntan inte med säkerhet kan bestämmas (Flanagan et al. 1987, S53). De beskrev en analysmodell som lade fokus på känslighets- och sannolikhetsanalys av de
ingående kostnaderna.
Sedan dessa ”förbättrade traditionella LCC”-metoder beskrevs och utvecklades har ”Icke-traditionell LCC” utvecklats och beskrivits av bland andra Kirkham, Boussabaine och Awwad (2002) och Kishk (2004). Dessa metoder använder mer komplexa matematiska beräkningar för att bestämma
parametrarna i det som då kallades ”Whole-Life Costing”, vilket Glutch och Baumann (2004) menar är synonymt med LCC.
Parallellt med utvecklingen av ”Icke-traditionell LCC” började andra forskare undersöka hur LCC kunde användas som ett verktyg för att bedöma miljövänligheten i investeringsbeslut. LCC beskrevs bl.a. ha fördelen jämfört med traditionella investeringskalkyler att hänsyn tas till rivning och återvinning av material (Gluch och Baumann 2004). Cole och Sterner (2000) menar att LCC har många likheter med ”Life-Cycle Assesment”, LCA, som istället för kostnader jämför en byggnad och dess komponenters miljöpåverkan, genom att de båda beskriver prestandan hos exempelvis en byggnad över tid. Bartlett och Howard (2000) menar att det genom att kombinera LCC med LCA när investeringsbeslut om byggnader ska tas, skapas hållbara lösningar som är gynnsamma både
ekonomiskt och miljömässigt.
2.2 LCC och hållbarhet
Ekonomisk hållbarhet är en av de tre dimensionerna för hållbar utveckling, de andra två är social respektive ekologisk (eller miljömässig) hållbarhet. Dessa tre dimensioner av hållbar utveckling blev kända i och med ”Report of the World Commission on Environment and Development: Our Common Future” (FN 1987) som skrevs på uppdrag av FN, ofta kallad ”Brundtlandrapporten”.
Enligt Upphandlingsmyndigheten innebär ekonomiskt hållbar upphandling att skattemedel ska användas effektivt så att en sund konkurrens och ekonomisk tillväxt kan ske utan att det sker på bekostnad av människor eller miljö (Upphandlingsmyndigheten 2021g). Ett sätt att genom
upphandling bidra till ekonomisk hållbarhet och långsiktig kostnadseffektivitet är genom användning av LCC, vilket har lyft LCC till en framträdande roll i upphandlingslagstiftningen.
För att LCC-upphandling med säkerhet ska kunna vara även ekologiskt hållbara krävs också att andra mått än de traditionella ekonomiska måtten vägs in (Gluch och Baumann 2004; Dragos och Neamtu 2013). Externa effekter såsom utsläpp av växthusgaser och andra föroreningar behöver då omräknas till ekonomiska mått för att vara jämförbara i ett upphandlingssammanhang
(Upphandlingsmyndigheten 2021i).
2.3 Hinder för tillämpning av LCC
Studier av faktorer som påverkar hur stor tillämpning LCC har fått pekar på att bristande tillgänglig och trovärdig data bidragit till en begränsning av användandet (Saridaki och Haugbölle 2020). Andra faktorer som lyfts fram som begränsande för tillämpningen är bristande kunskap om verktygen och kortsiktiga investeringshorisonter samt tidsåtgång och kostnad för att tillämpa LCC (Gluch et al. 2018;
Higham, Fortune och James 2015). Trots dessa hinder tillämpas LCC inom många organisationer, men hur och i vilken omfattning det tillämpas inom dessa organisationer varierar mycket (Gluch et al.
2018).
Cole och Sterner (2000) beskriver att motivationen hos beställaren att utföra LCC-analyser också måste finnas för att de ska genomföras. Även om det hos en beställare finns förståelse för de nyttor som LCC-analyser innebär är de inte alltid villiga att betala för det. Denna bristande motivation kan bland annat bero på att beställare inte har tillräckligt förtroende för tillförlitligheten i resultaten av LCC-analyser. De menar vidare att även om det finns en motivation att genomföra LCC-analyser för att jämföra olika alternativ så måste detta stå beskrivet i kontrakten; anlitade konsulter kommer vanligen inte frivilligt att genomföra någonting som inte uttryckligen ingår i uppdraget.
2.4 Användningsområden för fastighetsägare
Om fastighetsägare har ett strategiskt perspektiv på sina investeringar så är LCC användbart, för fastighetsinvesteringsbeslut har LCC väldokumenterade fördelar som ett sätt att fånga upp långsiktiga ekonomiska konsekvenser (Gluch et al. 2018).
LCC-analyser kan användas som verktyg i olika faser av ett fastighetsprojekt men enligt Higham, Fortune och James (2015) är påverkansmöjligheterna på LCC i de tidiga skedena av projekteringen som störst. Enligt en studie av hur den svenska byggnadssektorn nyttjade LCC tillämpades det i första hand i projekteringsfasen, i andra hand i planeringsfasen och i tredje hand i idé- respektive
upphandlingsfaserna (Sterner 2002). I en annan, nyare, enkätstudie av svenska fastighetsägares användande av LCC för renoveringsprojekt svarar en tredjedel att de tillämpar LCC i minst hälften av deras projekt och en knapp fjärdedel av de svarande tillämpar LCC i mellan 25 och 50 % av deras projekt (Gluch et al. 2018).
För att göra en LCC-analys behöver samtliga relevanta kostnader kopplade till anskaffning och ägande av en fastighet uppskattas (Goh och Sun 2016) och vad som anses vara relevanta kostnader varierar mellan olika fastighetsägare. Enligt Sterner (2000) inkluderades investeringskostnader och
energikostnader i LCC-analyserna av samtliga beställare och över 90 % inkluderade också underhållskostnader, bland de som svarade i aktuell undersökning. I mindre utsträckning
inkluderades förändrings-, städnings- och andra kostnader, i fallande ordning. I samma studie svarade åtta respondenter på ytterligare frågor om deras kalkylmodeller och av dessa svarade fem att de genomför känslighetsanalyser med energipriser, kalkylränta och livscykeln. Tre svarade att de ibland genomförde känslighetsanalyser och då omfattandes endast deras kalkylränta.
Enligt Dragos och Neamtu (2013) tillämpas det i Sverige någon form av LCC eller derivat av LCC vid upphandling av nya energieffektiva byggnader, belysning inne och ute, solvärme samt vid renovering, särskilt vad gäller uppvärmning och belysnings- och ventilationssystem. Just renovering av befintliga fastigheter är ett område som lyfts fram som särskilt lämpligt för LCC-analyser. Det är ett område där stora behov finns för svenska fastighetsägare som har många gamla, energiineffektiva och ohållbara fastigheter som behöver renoveras på ett ekonomiskt hållbart sätt. Detta gör att ett ekonomiskt livscykelperspektiv är viktigt (Gluch et al. 2018).
2.5 LCC-analys
Det finns som tidigare beskrivits olika metoder för att genomföra LCC-analyser men nedan beskrivs den vanligaste metoden, det som kallas traditionell LCC och som alltså innebär en beräkning av nuvärdet av kapitalkostnader och andra framtida kostnader för en fastighet eller ett system i en fastighet, t.ex. för analys av det mest fördelaktiga alternativet för byte av fönster eller
ventilationssystem. Efter det beskrivs principerna för känslighetsanalys som är ett sätt att bedöma risk och konsekvenser av variationer av antagna parametrar i LCC-analysen.
Nuvärdesmetoden för en investering utgår ifrån en diskonteringsfaktor, eller kalkylränta, som omräknar belopp över tiden till dagens värde, nuvärdet (Institutet för värdering av fastigheter &
Samfundet för fastighetsekonomi 2005). En LCC-analys där nuvärdet för olika alternativ jämförs kan vara lämpligt i de fall när fokus ligger på kostnadseffektivitet och inte på avkastning och därför behöver intäkterna vara lika mellan alternativen eller så behöver de subtraheras från kostnaderna.
Livscykelns längd behöver också vara lika för samtliga alternativ för att jämförelsen ska vara rättvisande (Ruegg och Marshall 1990).
2.5.1 Beräkna nuvärde av LCC
Den grundläggande formeln för att beräkna nuvärdet av LCC är enligt Ruegg och Marshall (1990) följande.
𝑃𝑉 𝐿𝐶𝐶 = 𝐶
(1 + 𝑑)
I formeln står PV LCC för Present Value LCC, t är tidsperiod, N är längden på livscykeln, Ct är summan av alla relevanta kostnader under tidperioden och d är kalkylräntan. Om nuvärdet av LCC ska delas upp på grund av att en känslighetsanalys ska genomföras, t.ex., kan följande formel istället tillämpas.
𝑃𝑉 𝐿𝐶𝐶 = 𝐼 + 𝐸 + 𝑀 + 𝑅 + 𝑆
Enligt denna formel delas nuvärdet av LCC upp i delsummorna nuvärde av investeringskostnader (Ip), nuvärde av energikostnader (Ep), nuvärde av underhållskostnader (Mp), nuvärde av reparationer och utbyten (Rp) samt nuvärde av rivningskostnader eller försäljningsvärde (Sp). Respektive delsumma beräknas på samma sätt som i den första formeln.
2.5.2 Känslighetsanalys
På grund av de långa tidshorisonterna, livscykeln, är LCC-analyser förknippade med osäkerheter och risk bland annat kopplat till underhållskostnader, energipriser och inflation (Ruegg och Marshall 1990).
Ett sätt att visa på effekterna av variationer av exempelvis vald kalkylränta eller energipriser är att genomföra s.k. känslighetsanalyser. En sådan analys visar på hur känslig LCC-beräkningen är för variationer i ingående parametrar, hur stora effekter förändringar av dessa skapar. Om parametrar kan identifieras som har stor påverkan på helheten kan detta vara vägledande för vilka områden som behöver en fördjupad analys för att minska risken. Ett annat användningsområde för en
känslighetsanalys är för att identifiera under vilka förutsättningar som ett alternativ blir bättre än ett annat (Flanagan et al. 1987).
Följande figur illustrerar principen för en känslighetsanalys för ett alternativ med tre parametrar som kan variera och hur variationen av dem påverkar LCC. När Parameter 3 blir större ökar LCC, detta skulle t.ex. kunna vara ökande driftkostnader. Parameter 1 och 2 har omvänd effekt på LCC; när de ökar minskar LCC. Denna effekt kan t.ex. en ökande kalkylränta ha.
Figur 1: Känslighetsanalys (Flanagan et al. 1987)
2.6 Varför upphandlare ska bry sig
Sammanfattningsvis finns det ekonomiska fördelar med att implementera LCC-analyser och i upphandlingsskedet bör det då framgå av avtalet mellan den offentliga fastighetsägaren och de projekterande konsulterna att det ska ingå i uppdraget och övriga förutsättningar för att genomföra analyserna. Det finns också möjlighet att tillvarata livscykelanalysens miljöfördelar genom att väga in exempelvis utsläpp av växthusgaser i analysen. I förlängningen kan detta leda till en mer hållbar upphandling och till en mer hållbar ekonomi.
3. Offentlig upphandling av projekterande konsulter
Sveriges offentliga fastighetsägare, och andra upphandlande offentliga organisationer, måste följa de regler som finns för offentlig upphandling när de genomför inköp. De svenska lagarna, som grundar sig i EU-direktiv, beskriver bl.a. hur upphandlingar ska annonseras, vilka underlag som ska ingå i en upphandling och på vilka sätt som anbudsgivare kan jämföras med varandra. Det här kapitlet sammanställer upphandlingsreglerna och upphandlingsprocessen och hur det påverkar offentliga fastighetsägare när de ska genomföra upphandling av projekterande konsulter.
3.1 Upphandlingslagar
Det finns fyra olika lagar som kan vara aktuella för offentliga organisationer; Lagen om offentlig upphandling (LOU), Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och
posttjänster (LUF), Lagen om upphandling av koncessioner (LUK) och Lagen om upphandling inom försvars- och säkerhetsområdet (LUFS). LOU gäller för de organisationer som inte omfattas av någon av de andra lagarna (Upphandlingsmyndigheten 2021a) och är också den lag som detta examensarbete begränsas till. LOU omfattar regler för inköp både över och under EU:s tröskelvärden.
3.2 Upphandlingsprinciperna
All offentlig upphandlingslagstiftning bygger på fem grundläggande principer; principerna om icke- diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande
(Upphandlingsmyndigheten 2021a).
Principen om icke-diskriminering innebär att diskriminering av leverantör på grund av nationalitet är förbjuden.
Principen om likabehandling innebär att alla anbudsgivare ska behandlas på samma sätt i samma situation.
Principen om proportionalitet innebär att i förhållande till det som ska upphandlas, ska krav, kriterier och villkor vara rimliga.
Principen om öppenhet innebär att upphandlande myndighet ska agera på ett öppet sätt och att innehållet i upphandlingsdokumenten, såsom hur anbud ska utvärderas, ska vara
förutsebart.
Principen om ömsesidigt erkännande innebär att alla medlemsstater inom EU och EES ska erkänna bevis, såsom intyg och certifikat, som är utfärdade i andra medlemsländer.
3.3 Upphandlingsprocessen
Upphandlingsprocessen beskrivas av Upphandlingsmyndigheten (2021b) som en fem-stegsprocess enligt följande.
1. Utforma upphandlingsdokumenten 2. Annonsera upphandlingen
3. Pröva och utvärdera anbuden 4. Tilldela avtalet
5. Avsluta upphandlingen
Eftersom att detta arbete fokuserar på hur upphandlingsdokumenten är formulerade och inte på exempelvis vilka anbud som inkom i dessa upphandlingar eller på hur dessa var utformade beskrivs nedan de tre första stegen i upphandlingsprocessen.
3.3.1 Utforma upphandlingsdokumenten
När offentliga fastighetsägare ska utforma sina upphandlingsdokument behöver de formulera bl.a. hur anbud och anbudsgivare ska prövas samt hur anbuden ska utvärderas. Enligt LOU (1 kap. 23 §) är upphandlingsdokumenten ”varje dokument som en upphandlande myndighet använder för att beskriva eller fastställa innehållet i upphandlingen.”. Inom bygg- och fastighetsbranschen används ofta benämningen ”förfrågningsunderlag” p.g.a. att det är benämningen som används i de
standardavtal som finns inom branschen; AB 04, ABT 06, ABK 09 osv. Det är också den benämning som användes i tidigare versioner av LOU (Pedersen 2011).
Upphandlingsdokumenten ska innehålla bl.a. information om vilka krav som ställs på en
anbudsgivare, hur anbuden ska utvärderas och vad uppdraget ska omfatta. Upphandlande myndighet har stor frihet i att formulera krav på anbudsgivaren och på uppdraget så länge som de är förenliga med upphandlingsprinciperna. Det är viktigt att anbudsutvärderingen har en anknytning till uppdraget som upphandlingen omfattar och att även utvärderingen är förenligt med
upphandlingsprinciperna som bl.a. säger att den ska vara icke-diskriminerande (Upphandlingsmyndigheten 2021b).
Hur dessa upphandlingsdokument utformas och vad de innehåller skiljer sig mellan olika
upphandlande myndighet men även mellan praxis och traditioner i de olika branscherna (Pedersen 2011).
Vad gäller upphandling av konsulttjänster såsom projektering anses de vara tjänster som är svåra att beskriva, bland annat p.g.a. beställarens begränsade kunskap om uppdragen i förhållande till konsulterna (Bryntse 1996). En annan utmaning som upphandlande myndighet står inför är att det inom den egna organisationen ofta finns flera olika intressenter vars intressen måste samordnas (Bryntse 1996). Exempelvis kan projektledare, upphandlare och fastighetsförvaltare ha olika
Konsulttjänster för projektering karaktäriseras av att det är de anställda i anbudsgivande företags kunskap som är det centrala. Det har därför stor betydelse vilka projekterande konsulter som väljs för ett projekt; valet påverkar kvaliteten och kostnaden på det som ska byggas i stor utsträckning
(Sporrong 2011). Ofta arbetar projekterande konsulter tillsammans med konsulter från andra teknikområden i fastighetsprojekt varför samarbete dem emellan är en viktig komponent för att projekten ska lyckas (Sporrong 2011).
Även om det finns skillnader mellan exempelvis arkitekt- och ingenjörstjänster, och även mellan olika typer av ingenjörstjänster, grupperas dessa som samma typ av tjänst i detta examensarbete.
Likheterna är fler än skillnaderna mellan dessa. Projekterande konsulter är i detta sammanhang ett samlingsbegrepp för konsulter vars uppdrag omfattar, väldigt övergripande, att upprätta ritningar och andra tekniska specifikationer som en entreprenör sedan kan bygga efter (Sturts och Griffis 2005).
Dessa uppdrag som ska leda fram till att en entreprenör kan bygga omfattar allt från tidiga skisser till färdiga handlingar.
3.3.2 Annonsera upphandling
För upphandlingar enligt LOU gäller att de i normalfallet ska annonseras om de inte är s.k.
direktupphandlingar. Beroende på värdet av upphandlingen kan olika annonsdatabaser användas och över tröskelvärdet ska i normalfallet TED användas. Under tröskelvärdet finns andra möjliga
annonsdatabaser (Upphandlingsmyndigheten 2021c).
Innehållet i annonserna ska bl.a. omfatta uppgifter om den upphandlande myndigheten, vad som ska upphandlas och CPV-koder för detta, upphandlingens titel och en kort beskrivning av upphandlingen samt NUTS-kod som informerar om den huvudsakliga leveransplatsen (Upphandlingsmyndigheten 2021c).
3.3.3 Pröva anbuden
För att kunna tilldelas ett avtal behöver anbudsgivaren och anbudet prövas och även vara det mest fördelaktiga, vilket avgörs genom utvärdering av inkomna anbud (Upphandlingsmyndigheten 2021b).
Vid prövning av anbudsgivaren kontrolleras om de ska uteslutas och om de kvalificerar sig för att delta i upphandlingen. Vad gäller uteslutning så finns ett antal obligatoriska respektive frivilliga
uteslutningsgrunder, de frivilliga gör det möjligt för upphandlande myndighet att utesluta en anbudsgivare. För de obligatoriska måste anbudsgivaren uteslutas.
Kvalificering av anbudsgivaren görs genom att i upphandlingsdokumenten angivna kvalificeringskrav kontrolleras (Upphandlingsmyndigheten 2021e). Kvalificeringskraven får avse endast behörighet att utöva yrkesverksamhet, ekonomisk och finansiell ställning samt teknisk och yrkesmässig kapacitet (14 kap. 1 § LOU).
Behörighet att utöva yrkesverksamhet kan t.ex. betyda att anbudsgivaren är ett bolag och finns upptagna i ett register för sådan och ekonomisk och finansiell ställning innebär att krav kan ställas på en lägsta årsomsättning eller att anbudsgivaren har relevant ansvarsförsäkring, t.ex.
(Upphandlingsmyndigheten 2021f).
Med teknisk och yrkesmässig kapacitet menas t.ex. att anbudsgivaren genom att redovisa referensprojekt ska kunna styrka att de har tillräckliga personalresurser, tekniska resurser och erfarenheter för att kunna utföra uppdraget (Upphandlingsmyndigheten 2021e). För projekterande konsulter skulle detta kunna handla om att företaget har erfarenhet av en viss typ av byggnad eller av projektering för en viss entreprenadform, t.ex.
3.3.4 Utvärdera anbuden
Enligt LOU (16 kap. 1 §) ska kontrakt tilldelas den leverantör som har det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Vad som är det mest fördelaktiga anbudet kan utvärderas på tre grunder:
1. bästa förhållande mellan pris och kvalitet, 2. kostnad, eller
3. pris
Bästa förhållande mellan pris och kvalitet innebär att anbudspris och olika kvaliteter som ska utvärderas vägs samman i en utvärderingsmodell och det anbud som sammantaget har det bästa förhållande dem emellan tilldelas uppdraget. Av lagstiftningen framgår det inte tydligt att personalens kvalifikationer och erfarenheter kan utgöra tilldelningskriterium men enligt praxis och EU-direktiven som ligger till grund för svensk upphandlingslagstiftning kan det göra det (Upphandlingsmyndigheten 2021d). I de fall personalens kvalifikationer och erfarenheter ska utvärderas vägs dessa in som kvalitet i utvärderingsmodellen.
Inom utvärderingsgrunden kostnad avgör kostnadseffektivitet, såsom i formen LCC, vilket anbud som anses vara det mest ekonomiskt fördelaktiga.
När utvärderingsgrunden pris tillämpas innebär det att det anbud som har det lägsta anbudspriset tilldelas uppdraget om de kvalificerar sig.
Vad gäller upphandling av konsulttjänster såsom projektering är det en stor utmaning för offentliga fastighetsägare att bestämma utvärderingsgrunder då konsulterna själva ofta har större kunskap om detta (Sporrong 2011) och många offentliga beställare har begränsad erfarenhet och kompetens av att upphandla den här typen av tjänster (Sporrong och Bröchner 2009).
I en studie av hur svenska kommuner utvärderar arkitekt- och ingenjörstjänster (Sporrong 2011) konstaterades det att de flesta undersökta kommunerna utvärderar konsulter på mer än bara lägsta pris. De viktigaste utvärderingskriterierna i dessa utöver pris var i fallande ordning UM:s egna
I en annan studie undersökte Sporrong och Bröchner (2009) hur svenska kommuners
utvärderingsmodeller skapar incitament för ekologiskt hållbara projekteringsledning Undersökningen visade att en klar majoritet av de större kommunerna hade en policy som omfattade
projekteringsupphandling samt att av dessa innehöll en klar majoritet LCC. Bland de största kommunerna tillämpades också LCC-policyn vid projekteringsupphandling i stor utsträckning men endast 11 % av de svarande använder LCC som utvärderingskriterium regelbundet.
3.4 Typer av avtal
Inom LOU finns flera olika avtalstyper; kontrakt, varukontrakt, tjänstekontrakt,
byggentreprenadkontrakt och ramavtal. För upphandling av projekterande konsulter kan tjänstekontrakt alternativt ramavtal vara målet med en upphandling.
3.4.1 Tjänstekontrakt
Enligt LOU avser ett kontrakt ”ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer” och ”avser leverans av varor, tillhandahållande av tjänster eller utförande av byggentreprenad.” (LOU 1 kap. 15 §). Att kontraktet avser en tjänst, konsulttjänst i de aktuella fallen, innebär att det inte är varor eller byggentreprenader som upphandlas.
3.4.2 Ramavtal
Skillnaden mellan ett ramavtal och ett kontrakt är att i ett ramavtal fastställs villkoren mellan upphandlande myndighet och leverantören, eller leverantörerna, men kontrakten tilldelas senare under en viss tidsperiod (LOU 1 kap. 20 §).
Att upphandla ramavtal är en mycket vanlig form att tillämpa och anses vara effektivt om
upphandlande myndighet har återkommande behov av den typ av tjänst som ska upphandlas, det underlättar då planeringen eftersom att många av villkoren för kontrakten i förväg är bestämda (Upphandlingsmyndigheten 2021h).
Om endast en leverantör tecknar ramavtal med upphandlande myndighet får denna samtliga kontrakt enligt ramavtalets villkor. För att tilldela kontrakt när det finns flera leverantörer inom ett ramavtal kan två olika metoder tillämpas; antingen sker det enligt en förutbestämd ordning som anges i ramavtalet eller genom förnyad konkurrensutsättning. I det första fallet, och när en upphandlande myndighet har tecknat avtal med endast en leverantör, gäller att villkoren i avtalen ska gälla och ändringar får bara ske i form av förtydliganden. Vid förnyad konkurrensutsättning kan villkor tillkomma och tilldelning av kontrakt sker genom att de som har tecknat ramavtal får lämna in nya anbud och konkurrerar på nytt. Hur denna procedur ska ske och vilka villkor som kan tänkas ändras från ramavtalet ska vara angivna i ramavtalets upphandlingsdokument (Pedersen 2011).
4. Empiri
För att söka svar på forskningsfrågan har textinnehållet i upphandlingsdokument analyserats. Detta kapitel beskriver hur underlag har samlats in, hur urvalsprocessen bland tillgängliga
upphandlingsdokument i detalj har gått till samt redovisar för de resultat som framkom i undersökningen och analys av dessa. Resultatavsnitten, 4.5 till 4.7 nedan, är uppdelade utifrån forskningsfrågans tre delar; hur krav på anbudsgivarna var formulerade, hur anbuden skulle jämföras och hur uppdragen beskrevs.
I korthet har 28 upphandlingars dokument analyserats från den ursprungliga sökningen, som resulterade i 138 upphandlingsannonser. Dessa 28 upphandlingars dokument utgjorde underlag till studien och dessa visar att ett fåtal organisationer, fyra stycken, har formuleringar om att LCC- analyser ska genomföras eller att LCC-analyser kan komma att ingå i uppdraget. Endast en av dessa har beskrivit förutsättningarna för hur LCC-analyser ska genomföras mer i detalj.
Följande 16 organisationer är representerade i underlaget: Botkyrka kommun, Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB), Telge Inköp AB, Huddinge Samhällsfastigheter AB, Kungliga Tekniska Högskolan, Sveriges Television AB, Huge Bostäder AB, Haninge kommun, AB Upplands-Brohus, AB Familjebostäder, Stockholms stads fastighetskontor, AB Stockholmshem, Riksdagsförvaltningen, Stockholms Stadsteater AB, Tyresö kommun och Armada Fastighets AB.
4.1 Insamling av annonser
Det första steget i insamling av underlag till studien var att genom sökning i TED inhämta upphandlingsannonserna. Tabellen nedan redovisar vilka sökkriterier som valdes i sökningen.
Tabell 1: Sökkriterier i TED
Parameter Val
Sök Bland alla meddelanden
Aktuella kontrakt Konkurrensvillkor
Gemensam terminologi för offentlig
upphandling (CPV-kod) 71210000 (Arkitektoniska konsulttjänster), 71220000 (Arkitektonisk formgivning),
71240000 (Arkitekt-, ingenjörs- och planeringstjänster), 71310000 (Byggtekniska konsulttjänster och
byggnadstjänster),
71320000 (Byggtekniska konstruktionstjänster)
Typ av förfarande ’Öppet förfarande’
Typ av kontrakt ’Tjänster’
Plats för utförande SE11 (Stockholm)
Publiceringsdatum – Tidsperiod 01/01/2020 – 31/12/2020
Rättslig grund Offentlig upphandling (direktiv 2014/24/EU)
4.2 Urval av relevanta upphandlingar
Ett urval bland annonserna genomfördes sedan p.g.a. att samtliga sökresultat inte var relevanta för forskningsfrågan; CPV-koderna omfattade även uppdrag som exempelvis projekt- och
byggledningstjänster och även uppdrag för andra typer av objekt, såsom gator och parker. Urval skedde genom granskning av sökresultatens annonser och texterna under rubrikerna ”I.1 Namn och adress”, ”II.1.1) Benämning på upphandlingen”, ”II.1.4) Kort beskrivning” samt ”II.2.4) Beskrivning av upphandlingen”.
För att avgöra vilka upphandlingar som var relevanta för forskningsfrågan ställdes två kriterier upp en.
För att väljas ut till studien behövde annonsen visa att upphandlingen omfattade både projekterande konsulter och att uppdragen gällde fastighets- eller byggnadsprojekt, enligt nedan.
4.2.1 Kriterium 1: Projekterande konsult
För att kriteriet skulle uppnås skulle de undersökta rubrikerna innehålla begreppen Projektering, Konstruktion, Arkitekt, Projektör, Konstruktör, VVS, El, Brand, Larm eller Storkök. Annars ansågs de inte uppnå kriteriet. Undantagna blev också Geoteknik- och markmiljötjänster, Landskapsarkitekt samt projekteringsledare, som i övrigt stämde med kriterierna men inte gällde uppdrag som omfattade projektering av byggnader. Även en annons med Brandskyddskonsulter har undantagits då uppdraget inte omfattade projektering.
4.2.2 Kriterium 2: Fastighet- eller byggnadsprojekt
För att kriteriet skulle uppnås skulle de undersökta rubrikerna innehålla begreppen Fastighet, Byggnad, Bostad/Bostäder, Hem, Hus, Äldreboende, Lokal, Skola, Kvarter (eller kv.) och Kontor.
Annars ansågs de inte uppnå kriteriet. Undantagna blev även uppdrag som omfattade byggnadsverk, då detta inte avsåg byggnader.
Detta urval med de två kriterierna resulterade i 29 annonser.
4.3 Inhämtande av upphandlingsdokument
Efter att urvalet var genomfört inhämtades upphandlingsdokument genom tjänsten ”Mercell TendSign Upphandlingsbibliotek” som tillhandahålls av Mercell Holdings AS.
För en av upphandlingarna har inte upphandlingsdokumenten kunnat inhämtas eftersom att de inte fanns tillgängliga i tjänsten. 28 upphandlingars upphandlingsdokument har därför inhämtats.
Följande upphandlingars dokument har utgjort underlag för studien. Angivna nummer (1-28) används vid referering till upphandlingarna hädanefter.
Tabell 2: Studiens upphandlingar
Nr Upphandlande myndighet Benämning på upphandling
1 Botkyrka kommun Tekniska konsulttjänster - Generalarkitekt fastighet
2 Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Ramavtal Arkitekttjänster, Ljusdesigner &
Byggingenjör
3 Telge Inköp AB TI 2020-1174 Projektering Skönviksgården
Salems kommun
4 Huddinge Samhällsfastigheter AB Anbudsinbjudan - Ramavtal Storkökskonsulter 5 Kungliga Tekniska Högskolan Ramavtal: Elkonsulttjänster
6 Sveriges Television AB Konstruktörstjänster
7 Huge Bostäder AB Ramavtal VVS-konsulter
8 Huge Bostäder AB Ramavtal - Arkitekter
9 Huge Bostäder AB Ramavtal - El- och Hisskonsulter
10 Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Ramavtal Statiker, konsult
11 Haninge kommun Ramavtal Tekniska konsulter, Generalkonsult 12 Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Ramavtal Storkökskonsulter
13 AB Upplands-Brohus Ramavtal VVS konsulter
14 AB Upplands-Brohus Ramavtal El konsulter
15 AB Familjebostäder FB2020/75 Upphandling av Ramavtal - Brandkonsult
16 Stockholms stads fastighetskontor Stadshagens IP - Generalkonsultuppdrag för projektering
17 Stockholms stads fastighetskontor Ramavtal – Projektkoordinering och
projekteringsorganisation, tekniskt konsultstöd för skyddade anläggningar
18 AB Familjebostäder FB 2020/159 El- och telekonsult 19 AB Familjebostäder Ramavtal avseende VVS-konsult 20 AB Stockholmshem Akustikkonsulttjänster, ramavtal 21 Riksdagsförvaltningen Konsulttjänster avseende ljusdesign 22 Riksdagsförvaltningen Konsultuppdrag inom bygg-och
anläggningskonstruktion
23 Stockholms Stadsteater AB Arkitekttjänster till Kulturhusbyggnaden
24 AB Upplands-Brohus Ramavtal VVS konsulter
25 AB Upplands-Brohus Ramavtal Konstruktörer
26 AB Upplands-Brohus Ramavtal El konsulter
4.4 Sökord relaterade till LCC
De sökord som har använts i undersökningen redovisas i tabellen nedan och en sammanställning av i vilket sammanhang dessa förekommer redovisas i examensarbetets bilaga. I bilagan beskrivs också ifall en förekomst tolkats som irrelevant och i så fall varför den tolkningen har gjorts. Totalt
förekommer något av sökorden i 13 upphandlingar och i vissa fall förekommer flera av dem i samma upphandling.
Sökorden har valts utifrån litteraturstudien och har sedan lagts till eller tagits bort allteftersom att upphandlingsdokumenten har lästs igenom.
Tabell 3: Sökord och frekvens
Sökord Frekvens, i antal upphandlingar
LCC 7
Livscykelkostnad 2 Investeringskostnad 1
Driftkostnad 2
Underhållskostnad 3 Kostnadseffektiv 8
4.5 LCC i uppdragsbeskrivning
Följande avsnitt redovisar för förekomster av sökorden i beskrivningar om vad
upphandlingsföremålet, uppdraget, skulle omfatta. I de fall förekomsterna inte hade relevans för forskningsfrågan har de utelämnats, se bilaga för mer information. En kategorisering av
förekomsterna har gjorts för att särskilja dem; i vissa fall fanns krav om att LCC-analyser ska
genomföras, i andra fanns beskrivningar om att det kan komma uppdrag som omfattar LCC-analyser och i vissa upphandlingar fanns beskrivningar av att kostnadseffektivitet ska vara styrande vid projekteringen.
Sammanfattningsvis innehöll fyra upphandlingar beskrivningar om att LCC-analyser skulle ingå i uppdraget, fem upphandlingar omfattade beskrivningar där det uttrycks att det kunde komma att ingå och i fem upphandlingar fanns beskrivningar om att kostnadseffektivitet ska vara styrande i
projekteringen. Att LCC-analyser inte förkommer som krav oftare kan t.ex. bero på att de upphandlande myndigheterna inte anser att nyttan utav dessa överväger kostnaderna eller p.g.a.
bristande förtroende för metodens tillförlitlighet.
Det saknades för samtliga organisationer utom en beskrivningar av hur LCC-analyser ska genomföras.
På grund av detta har det inte gått att utläsa om andra mått än de ekonomiska på något vis vägs in i analysen. Att det inte förkom oftare kan bero på att de upphandlande myndigheterna har begränsad kunskap om dessa typer av uppdrag.
4.5.1 LCC-analyser ska genomföras i uppdraget
I fyra av de 28 upphandlingarna framgick det tydligt att LCC-analyser ska genomföras inom uppdraget. I en av dessa tolkas beskrivningarna som att det gäller för alla teknikslag eller hela projektet och i övriga för enskilda delar eller teknikområden.
I uppdragsbeskrivning till upphandlingen 16, som är för ett specifikt projekt, ett tjänstekontrakt, stod det beskrivet att systemhandlingsskedet ska mynna ut i bl.a. energiberäkningar med LCC som en del av en redovisning av ritningar, beskrivningar och modeller med hållbara lösningar. I detta skede ska alltså specifikt energiberäkningar med LCC redovisas men det går inte tydligt att utläsa om LCC påverkar valet av system men att redovisningen ska påvisa att valet är hållbart. I samma upphandling har det beskrivits att en målsättning med projektet i sin helhet är att optimera drift- och
underhållskostnader med stöd av LCC-beräkningar. Metoden för LCC-analyser var dock inte beskriven i upphandlingsdokumenten.
I ramavtalsupphandlingarna 15,18 och 19 beskrevs om LCC-metodiken i projekteringen att ”Följande LCC beräkningar ska utföras: - Generell kalkyl för olika systemval – Pumpar – Fläktar/aggregat – Luftfilter. Indata för beräkning enligt Familjebostäders PM, LCC”. Enligt dessa ska LCC-analyser tillämpas för VVS-uppdrag, vilket endast en av upphandlingarna omfattar, i övrigt tolkas det som information om att den aktuella organisationen tillämpar LCC-analyser för just VVS-uppdrag. Detta krav återfanns i en bilaga till upphandlingarna, som samtliga är av samma upphandlande myndighet, där det listas specifikt att LCC-analyser i projekteringen ska genomföras för generella val av system, pumpar, fläktar/aggregat och luftfilter. I samma bilaga fanns för ett tidigare skede beskrivet att LCC- analyser ska användas till stöd om osäkerhet kring systemval finns. Dessa upphandlingar var de enda som innehöll en beskrivning av LCC-metoden som ska tillämpas, de beskriver att ”Nuvärdesmodellen”
ska användas och hänvisar till att ”Indata för beräkning enligt Familjebostäders PM, LCC.”, som dock inte finns bifogat bland upphandlingsdokumenten.
Att det var vanligare att tillämpa LCC-analyser inom specifika områden, såsom för val av pumpar, fläktar och aggregat, kan relateras till att det enligt tidigare forskning var vanligare att avancerade beräkningsmodeller användes inom installationsområdet. Ur detta kan tolkas att modeller och arbetssätt kring LCC inom dessa områden är mer utvecklat än inom andra, och för den delen för hela projekt.
P.g.a. att metoderna för LCC inte beskrivits i detalj i övrigt, går det inte att tolka om exempelvis utsläpp av växthusgaser och andra föroreningar ska vägas in i analyserna. Det har heller inte varit möjligt att utläsa om syftet med att LCC-analyser ska utföras eller kanske ska utföras har med ekologisk hållbarhet att göra, utöver ekonomisk.
4.5.2 LCC-analyser kan ingå i uppdraget
I fem av de studerade upphandlingarnas dokument fanns beskrivningar om att LCC-analyser kan ingå i uppdraget. I tre av dessa upphandlingar angavs det också, på andra ställen, att LCC-analyser ska ingå i uppdraget. En anledning till att detta nämns som en möjlighet kan vara att de upphandlande
myndigheterna arbetar med LCC, eller åtminstone avser att arbeta med LCC under avtalstiden, och därför vill kunna förtydliga detta inom kontrakten som följer av ramavtalen.
I upphandlingarna 15,18 och 19 framgick det för programskedet att ”vid osäkerhet angående systemval ska en LCC- beräkning utföras.” för VVS. I de administrativa föreskrifterna till upphandling 19 gick det också att läsa att ”Vidare kan uppdrag komma att omfatta följande moment:” bland annat ”LCC beräkningar”.
I upphandling 27 gick det att läsa att ”Valda lösningar ska kunna motiveras tekniskt, ekonomiskt och miljömässigt och bidra till att beställarens övergripande mål uppnås. Dessa ska kunna redovisas i LCC- kalkyler (livscykelkalkyler)”. Samma formulering återkom i två av upphandlingsdokumenten i
upphandlingen.
I upphandling 28 framgick det på tre ställen, apropå krav Bygg och projektledning, El respektive VVS, att ”Uppdrag som kan bli aktuella är” bl.a. ”LCC- beräkningar”. Dessa uppdrag beskrivs inte i större detalj och det fanns heller inga beskrivningar om varför LCC-analyser ska genomföras.
4.5.3 Kostnadseffektivitet ska vara styrande vid projektering
I fem upphandlingar angavs att kostnadseffektivitet i valda lösningar och utformning är viktigt.
I upphandlingarna 10 och 12, i de administrativa föreskrifterna för respektive upphandling framgick att konsulten i alla skeden bland annat ska tänka på ”Att välja kostnadseffektiva lösningar (även i förvaltningsskedet, kostnad för att byta ut delar osv)”.
I upphandlingarna 15 och 18 framgick det att ”Vid framtagande av förfrågningsunderlag ingår:” bland annat att ”Utföra projekteringen på bl.a. beräkningsmässiga grunder. Krav på kvalitet, flexibilitet, drift- och underhållskostnad etc. skall beaktas.” för teknikområdena el och tele. I dessa upphandlingar framgick det också, angående belysning på allmänna ytor, att ”Belysning skall projekteras så att det minimerar skötsel och underhållskostnader.”
För teknikområdet bygg i samma upphandlingar som ovan stod det att ”Fasadmaterial väljs med hänsyn till utförandekostnad, miljöaspekter, brandaspekt och underhållskostnad (låg total livscykelkostnad).”
I dokumenten för upphandlingarna 15 och 18 framgick det apropå projektets genomförbarhet att det är ”mycket viktigt att val som görs i tidigt skede är genomtänkta och att valen värderas utifrån ett kostnadsperspektiv.” samt att ”Kostnadseffektiviteten kommer att följas upp genom hela projektet och en kostnadskalkyl tas fram för att säkerställa ekonomin. Genom att arbeta med föreslagna nyckeltal baserade på erfarenhet ser Familjebostäder till att styra projektet kostnadseffektivt.”.
Den kvarvarande upphandlingen där kostnadseffektivitet var viktigt, nr. 4, var beskrivningen mycket mindre konkret, i den upphandlingens dokument uttrycktes att upphandlande myndighet har en ambition om att teckna avtal med leverantörer som utför uppdraget på ett kostnadseffektivt och hållbart sätt. Det är svår att tolka om detta betyder att resultatet av uppdragen ska vara
kostnadseffektiva och långsiktiga eller om det enbart är ett förhållningssätt mellan upphandlande myndighet och leverantörer som åsyftas.
4.6 Krav på anbudsgivare avseende LCC
Det har inte gått att utläsa i någon av upphandlingarna att krav avseende LCC har ställts för
kvalificering av anbudsgivare i form av vad som i LOU benämns ”Teknisk och yrkesmässig kapacitet”.
Detta tolkas som att det inte ansågs vara nödvändigt att anbudsgivaren har personalresurser och tekniska resurser vad gäller LCC för att kontraktet ska kunna fullgöras enligt en ändamålsenlig kvalitetsstandard.
Det kan vara svårt att i en upphandling motivera att exempelvis LCC-kompetens ska utgöra
kvalificeringskrav om det inte framgår att LCC-analyser ska ingå i uppdraget med tanke på principen om proportionalitet, då kvalificering ska ha en tydlig koppling till upphandlingsföremålet. För de fyra upphandlingar där det på ett tydligt sett framgick av upphandlingsdokumenten att LCC-analyser ska genomföras inom uppdraget hade det med denna logik kunnat ha ställts krav på kompetens och tidigare erfarenheter av detta inom de anbudsgivande organisationerna.
4.7 Jämförelse mellan anbuden med koppling till LCC
I en enda upphandling har det gått att utläsa att utvärdering av det mest fördelaktiga anbudet, alltså det vinnande anbudet, har en koppling till LCC. Denna låga förekomst motsäger tidigare studier där 11
% av de upphandlande myndigheterna angav att de regelbundet tillämpar LCC som
utvärderingskriterium. Den aktuella organisationen har dessutom enbart tillämpat denna modell i en av deras tre upphandlingar.
I upphandling 2 stod det att anbudsgivare ska beskriva arbetssätt utifrån bl.a. ledordet
”Kostnadseffektivitet och gestaltning” och för detta kan mervärdespoäng ges. Utifrån ledordet ska anbudsgivaren beskriva hur den avser att ”Arbeta för att uppnå en effektiv projektering och produkt med avseende på investeringsutgifter och kostnadseffektivitet”, ”Påvisa smarta lösningar som har gett stora kostnadsbesparingar i projektet” samt ”Vad är er roll för att hålla ner investeringskostnaden”.
Ledordet ”Kostnadseffektivitet och gestaltning” kunde ge maximalt fem mervärdespoäng, av totalt 91 möjliga mervärdespoäng. Erhållna mervärdespoäng räknades sedan om till kvoten totalpoäng och det anbud som hade lägst totalpoäng ansågs vara det ekonomiskt mest fördelaktiga och tilldelas
uppdraget.
I det ovanstående fallet, det enda där LCC-aspekter vägdes in för jämförelse mellan anbudsgivarna gavs det en mycket låg vikt; beskrivningen av ledordet ”Kostnadseffektivitet och projektering” kunde som mest erhålla fem av totalt 91 mervärdespoäng. Kopplingen till LCC var dessutom svag. Att
beskriva hur anbudsgivaren planerar att arbeta för att uppnå en effektiv projektering och produkt med avseende på investeringsutgifter och kostnadseffektivitet, utan att det uttryckligen skulle handla om kostnadseffektivitet över tid, kan tolkas som att det är LCC som avses men det är inte explicit uttryckt.
Det kan nämnas att ett annat ledord som skulle beskrivas av anbudsgivarna i samma upphandling är
”Miljö och gestaltning” och inom detta skulle beskrivas vilken roll anbudsgivaren har för att skapa en energieffektiv byggnad och hur de ska arbeta för att säkra hållbara lösningar med avseende på klimatförändringar. Anbudsgivaren skulle också ange hur de har ett ”LCA-tänk”. Sammantaget tolkades detta som att hållbarhet och långsiktighet är viktigt för upphandlande myndighet och att de har en ambition om att genomföra hållbara upphandlingar.
4.8 Sammanfattande analys
Förekomster av LCC-relaterade begrepp var relativt få och detaljer kring hur LCC-analyser ska utföras var ännu färre. Det framkom i fyra av 28 analyserade upphandlingar att LCC-analyser ska genomföras och mer generella beskrivningar om att det kan komma att ingå LCC–analyser i uppdragen och att kostnadseffektiva lösningar ska väljas återfanns i fler. Detta kan ha en koppling till att konsulterna ofta har större kompetens inom sitt område än de upphandlande myndigheterna. Det kan även finnas en förklaring i att, som tidigare forskning också har konstaterat, beställare inte alltid är villiga att betala för LCC-analyser eftersom att de inte ser att nyttan överträffar kostnaden.
I de fall då LCC-analyser har beskrivits som att de eventuellt ska genomföras och upphandlingen gäller ett ramavtal kan detta förtydligas för kontrakt inom ramavtalet särskilt gäller det ramavtal där förnyad konkurrensutsättning förekommer. Då kan LCC-hänsyn tas i och med att nya krav och
utvärderingsgrunder kan bestämmas vid konkurrensutsättningarna.
Om LCC primärt ses som en metod för att säkerställa ekonomisk hållbarhet kan ekologisk hållbarhet tas hänsyn till på andra sätt. I ett stort antal av upphandlingarna fanns hållbarhets- eller miljöpolicy så väl som andra bilagor bland upphandlingsdokumenten som innehöll beskrivningar om hur
upphandlande myndighet arbetar med miljöhänsyn och klimatpåverkan. De två livscykelperspektiven var tillsynes inte sammankopplade och att göra kopplingen dem emellan starkare skulle kunna bidra till mer hållbara projekt och upphandlingar. I ett flertal upphandlingar förekom också skrivningar om energieffektivitet och att det var viktigt i projekten vilket också är intressant ur LCC-perspektiv, även om det endast utgör en del LCC.
Det återfanns inte i någon upphandling krav på konsulterna kopplade till LCC-kompetens och i endast en upphandling fanns en jämförelse mellan anbud där anbudsgivarna kunde få poäng för att beskriva arbetssätt, bl.a. kopplat till LCC. Detta får till följd att det i stort sett saknas incitament för konsulterna att utveckla sina tjänster vad gäller LCC-analyser. Sådan kompetens ger inga konkurrensfördelar när offentliga fastighetsägare genomför upphandlingar.
Med tanke på den begränsade vikt som LCC fick, särskilt vad gäller kvalificering av anbudsgivare, bör det finnas stora möjligheter för offentliga fastighetsägare att utveckla detta arbete. Ett första steg mot en mer hållbar upphandling kan vara att formulera att LCC-analyser ska genomföras, när de ska genomföras, till vilket syfte och hur metoden som ska tillämpas ser ut. För att skapa incitament för leverantörerna att utveckla sina tjänster mot ett tydligare livscykelperspektiv kan detta sedan utvecklas till kvalificeringskrav eller utvärderingsgrunder. En alternativ strategi för offentliga fastighetsägare kan vara att sträva mot att handla upp byggentreprenader, eller hela projekt, i tidigare skeden med en utvärdering som väger in LCC och klimatpåverkande faktorer. På detta sätt skulle ambitionen med den nya lagstiftningen tillgodoses men det skulle också kunna innebära att fastighetsägarna behöver släppa på kontrollen över projekteringsprocessen i viss mån.
5. Avslutande diskussion
Många av de studerade upphandlingarna var ramavtalsupphandlingar. Det är möjligt att resultatet sett annorlunda ut om upphandlingar under tröskelvärdet hade studerats. Antagligen hade det då varit fler tjänstekontrakt i undersökningen och därmed fler projektspecifika krav och utvärderingsgrunder.
Sökning och urval bland upphandlingsannonserna har varit en stor utmaning i undersökningen. En alternativ metod hade kunnat vara att i förväg bestämma vilka organisationer som skulle undersökas, men även detta skulle inneburit urvals-problem och en risk att relevanta upphandlingar hade missats.
Att genomföra en enkätundersökning hade varit en alternativ metod för att få en liknande bredd i undersökningen men med upphandlingsdokument som offentliga handlingar och med lättillgängliga sökdatabaser för offentliga upphandlingar borde bortfallet ha varit mycket litet med vald metod.
Undersökningsmetoden kompletterade också tidigare forskning på områdena upphandling av konsulttjänster och fastighetsägares tillämpning av LCC på den svenska marknaden. Tidigare undersökningar har främst tillämpat enkäter och intervjuer.
För att ytterligare bidra till kunskapen om hur LCC och andra verktyg för hållbarhet tillämpas inom fastighetsprojekt skulle jämförandestudier mellan olika länder vara intressant. Det skulle också vara intressant att utforska mer om varför projekterande konsulter inte handlas upp med större LCC- perspektiv, med tanke på den stora påverkan som konsulterna har på produkten de designar,
fastigheten. Även leverantörsperspektivet på de konkurrensvillkor som dessa upphandlingar skapar är intressanta att undersöka vidare såväl som hur samverkan inom branschen sker för att skapa
utveckling inom området hållbar upphandling.
6. Litteraturlista
Bartlett, E. & Howard, N., 2000. Informing the decision makers on the cost and value of green building. Building Research & Information, 28(5-6), pp. 315-324.
Bryntse, K., 1996. The purchasing of public services exploring the purchasing function in a service context. European Journal of Purchasing & Supply Management, 2(4), pp. 193-201.
Cole, R. J. & Sterner, E., 2000. Reconciling theory and practice of life-cycle soting. Building Research
& Information, 28(5-6), pp. 368-375.
Dragos, D. & Neamtu, B., 2013. Sustainable Public Procurement: Life-Cycle Costing in the New EU Directive Proposal. European Procurement & Public Private Partnership Law Review, 8(1), pp. 19- 30.
Flanagan, R., Kendell, A., Norman, G. & GD, R., 1987. Life cycle costing and risk management.
Construction Management & Economics, 5(4), pp. S53-S71.
FN, 1987. Report of the World Commission on Environment and Development: Our Common Future, New York: UN.
Fortifikationsverket, 2021. Årsredovisning 2020. [Online]
Tillgänglig: https://www.fortifikationsverket.se/app/uploads/2021/02/
Fortverket_Arsredovisning2020_Uppslag-002.pdf. [Använd 10 06 2021].
Gluch, P. & Baumann, H., 2004. The life cycle costing (LCC) approach: a conceptual discussion of its usefulness for environmental decision-making. Building and Environment, 39(5), pp. 571-580.
Gluch, P., Gustafsson, M., Baumann, H. & Lindahl, G., 2018. From tool-making to tool-using – and back: rationales for adoption and use of LCC. International Journal of Strategic Property
Management, 22(3), pp. 179-190.
Goh, B. H. & Sun, Y., 2016. The development of life-cycle costing for buildings. Building Research &
Information, 44(3), pp. 319-333.
Higham, A., Fortune, C. & James, H., 2015. Life cycle costing: evaluatingits use in UK practice.
Structural Survey, 33(1), pp. 73-87.
Institutet för värdering av fastigheter & Samfundet för fastighetsekonomi, 2005. Fastighetsekonomisk analys och fastighetsrätt, Fastighetsnomenklatur. 9 red. Stockholm: Fastighetsnytt Förlags AB.
Kirkham, R. J., Boussabaine, A. H. & Awwad, B. H., 2002. Probability distributions of facilities management costs for whole life cycle costing in acute care NHS hospital buildings. Costruction
Kishk, M., 2004. Combining various facets of uncertainty in whole-life cost modeling. Construction Management and Economics, 22(4), pp. 429-435.
Marshall, H. E., 1987. Building economics in the United States. Construction Management &
Economics, 5(4), pp. S43-S52.
Pedersen, K., 2011. Upphandlingens grunder. 2 red. Stockholm: Jure Förlag AB.
Ruegg, R. T. & Marshall, H. E., 1990. Building Economics: Theory and Practice. 1 red. Boston, MA:
Springer.
Saridaki, M. & Haugbölle, K., 2020. Informing Early Stage Design Through LCC Data. I Proceedings of the 36thAnnual ARCOM Conference. Storbrittanien, 7-8 september, 655-664.
Sporrong, J., 2011. Criteria in Consultant Selection: Public Procurement of Architectural and Engineering Services. Construction Economics and Building, 11(4), pp. 59-76.
Sporrong, J. & Bröchner, J., 2009. Public Procurement Incentives for Sustainable Design Services:
Swedish Experiences. Architectural Engineering and Design Management, 5(1-2), pp. 24-35.
Sporrong, J. & Kadefors, A., 2014. Municipal consultancy procurement: new roles and practices.
Building Research & Information, 42(5), pp. 616-628.
Statens fastighetsverk, 2021. Årsredovisning 2020. [Online].
Tillgänglig: https://www.sfv.se/media/ilipncpz/sfvs-%C3%A5rsredovisning-2020.pdf.
[Använd 10 06 2021].
Sterner, E., 2000. Life-cycle costing and its use in the Swedish building sector. Building Research &
Information , 28(5), pp. 387-393.
Sterner, E., 2002. Green procurement of buildings: estimation of environmental impact and life-cycle cost. Luleå: Luleå University of Technology.
Sturts, C. S. & Griffis, F. H., 2005. Addressing Pricing: Value Bidding for Engineers and Consultants.
Journal of Construction Engineering and Management, 131(6).
Sveriges kommuner och regioner, 2020. Fastighetsnyckeltal 2019. [Online]
Tillgänglig: https://webbutik.skr.se/bilder/artiklar/pdf/7585-831-9.pdf. [Använd 10 06 2021].
Upphandlingsmyndigheten & Konkurrensverket, 2020. Statistik om offentlig upphandling 2020.
[Online]. Tillgänglig: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/globalassets/dokument/
publikationer/uhm_statistikrapport_2020.pdf. [Använd 10 06 2021].
Upphandlingsmyndigheten, 2021a. Om regler för upphandling. [Online].
Tillgänglig: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/regler-och-lagstiftning/om-regler-for- upphandling/#grundprinciper_f%C3%B6r_offentlig_upphandling. [Använd 13 05 2021].
