Kör, bara kör!

(1)

Karlstad Business School

Karlstad University SE-651 88 Karlstad Sweden

Elin Bryntesson, Frida Burström & Natalie Svenfelt

Kör, bara kör!

En undersökande studie om hur evenemangsplanering förhåller sig till

planeringstekniker

Run, Just Run!

An Exploratory Study of how Event Planning Relate to Planning Techniques

Projektledning D-uppsats

Termin: Vt 2015

Handledare: Per Strömgren

(2)

(3)

Sammanfattning

Evenemangsprojekt är inget nytt fenomen, ändå upplever vi att

projektarketypen inte har presenterats i symbios med resterande arketyper inom forskning gällande projektledning och planering. Denna studie har haft för avsikt att bidra med mer kunskap kring arketypen, och har ställt

forsknings-‐ och litteraturbidrag gällande generella projekt mot praktiska fall.

Syftet med denna magisteruppsats har varit att identifiera användningen av planeringstekniker för projektplanering inom evenemangsprojekt och att ställa det emot forskning. En avgränsning har medvetet skett genom att studera planeringstekniker som behandlar aktiviteter, resurser och tid, efter Wisén och Lindbloms (2009) redogörelse av vad planeringsfasen bör

innefatta.

För att uppfylla syftet har studien haft följande forskningsfråga: hur förhåller sig verksamheter som planerar och genomför evenemangsprojekt i praktiken till teori? Genom ytterligare två frågor har forskningsfrågan konkretiserats för att få en tydligare bild av hur verksamheterna förhåller sig till de planeringstekniker som studien lyfter fram samt för att identifiera deras arbetssätt.

Vi har utifrån en kvalitativ metod samlat in data genom semistrukturerade intervjuer. Intervjuer har gjorts med fem informanter från fem olika verksamheter verkställande i Karlstad, som samtliga arbetar med

evenemangsprojekt. Vi har genom denna studie strävat efter att skapa en djupare förståelse för hur verksamheter arbetar med planering inför ett evenemangsprojekt.

Resultatet av studien visar att de verksamheter som undersökts inte förhåller sig till de planeringstekniker som presenterats i forsknings-‐ och

litteraturgenomgången. Det innebär inte att verksamheterna genomför

planering ostrukturerat eller ineffektivt eftersom de inte har sett behov av att pröva planeringstekniker som är skapade för projekt, då det hittills har fungerat väldigt bra ändå. Vidare har det visat sig att erfarenheter varit en av de mest avgörande aspekterna vid planeringen inför ett projekt. De gör som de alltid har gjort, de bara kör!

Nyckelord: Evenemangsprojekt, projektplanering, planeringstekniker

(4)

Abstract

Event planning is not a new phenomenon, but we have noticed that the project archetype has not yet been presented together with other archetypes, within research regarding project management and planning. The goal of this study is to contribute further knowledge regarding the archetype as well as comparing research and literature regarding general projects with practical cases.

The purpose of this thesis has been to identify the use of planning techniques for project planning within event management and to put it against research.

We have consciously decided to narrow our work by specifically studying planning techniques regarding activities, resources and time in regards to Wisén and Lindblom’s (2009) study, about what the planning phase should include.

To fulfill the goal of our thesis, we have followed the following research question: What is the relationship between organizations that practically plans and performs event projects to theory? Through the creation of two additional questions, our research question has become more concrete in order to get a clearer picture about how organizations relate to the planning techniques that the study highlights to identify their way of working.

Our study, has from a qualitative method gathered data through semi-‐

structured interviews. We interviewed five different organizations in Karlstad that work with event planning for upcoming event projects.

Throughout our study, we have strived to create a deeper understanding about how organizations plan before an event project.

The result of our study shows that the organizations we researched do not stick to the planning techniques that were presented in our research and literature section. This does not mean that the organizations’ way of planning is unstructured or ineffective. They have not seen the need to consider

planning techniques that are created for project planning, as it has so far worked very well anyway. We have found out that previous experiences are the most important aspect when planning a project. In short, the research organizations do what they have always done; they just do it!

Keywords: Event Projects, Project Planning, Planning Techniques

(5)

Förord

Vi planerade, vi genomförde och studien nådde tillslut ett resultat. Det har varit en mycket lärorik resa som sakta men säkert nått sin slutdestination.

Under vår planeringsfas strukturerades tiden, resurser i form av tre

studenter och ett flertal arbetsuppgifter upp. Vad vi i förhand inte visste var att det skulle läggas fler timmar på kaffe, chokladägg, Marinas muffins och glass än beräknat. Vi är därmed oerhört glada att planer kan förändras och att ingenting är statiskt!

Vi fick i början av vår uppsatsperiod höra att det är svårare att komma till ett avslut för de som väljer att skriva tre tillsammans, än för de som skriver två.

Detta gav oss en kämpaglöd att vilja bevisa motsatsen. Det tackar vi för! Sakta men säkert förstod vi dock varför antalet tre kan upplevas ha svårare att ro i land. Tre studenter med tre olika tolkningar har tagit tid då det har inneburit tre olika sätt att skriva, tänka och överväga.

Vi vill samtliga tacka varandra och vi anser att vi har haft tre gånger så intressanta och roliga diskussioner -‐ alla goda ting är tre.

Vidare vill vi ge ett stort tack till de informanter som deltagit i studien. De har samtliga givit oss uppmuntran under skrivandets gång och med deras

genuina intresse till ämnet gav det oss ytterligare motivation att genomföra undersökningen.

Även ett tack till Per Strömgren med värdefull rådgivning som handledare.

Ta nu en kopp kaffe, en glass, bunten med papper du håller i din hand, slå dig ner i solen eller framför brasan och njut. Trevlig läsning!

_____________________________________________________________

Karlstads universitet Maj 2015

Elin Bryntesson, Frida Burström och Natalie Svenfelt

(6)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1 INLEDNING ... 4

1.1 INTRODUKTION ... 4

1.2 BAKGRUND ... 5

1.3 PROBLEMFORMULERING ... 6

1.4 AVGRÄNSNING ... 7

1.5 SYFTE OCH FORSKNINGSFRÅGA ... 7

1.6 NYCKELBEGREPP ... 9

FASER I GENERELLA PROJEKT ... 9

PLANERINGSTEKNIKER ... 9

FASER I EVENEMANGSPROJEKT ... 10

2 METOD ... 11

2.1 INLEDNING ... 11

2.2 METODVAL ... 12

2.3 URVAL ... 12

2.4 METODDISKUSSION ... 14

2.5 INSAMLANDE AV EMPIRISK DATA ... 14

2.6 ETISKA FÖRHÅLLNINGSSÄTT ... 16

2.7 HANTERING AV TEORETISK DATA ... 17

2.8 TROVÄRDIGHET OCH GILTIGHET ... 18

2.9 BEARBETNING AV EMPIRISK DATA ... 19

2.10 ANALYSMODELL ... 20

3 FORSKNINGS-‐ OCH LITTERATURGENOMGÅNG ... 22

3.1 GENERELL PROJEKTPLANERING ... 22

3.2 PLANERING AV EVENEMANG ... 24

3.3 STRATEGISK PLANERING ... 25

3.4 PLANERINGSTEKNIKER ... 26

PLANERING AV AKTIVITETER ... 27

PLANERING AV TID OCH RESURSER ... 29

3.5 KUNSKAPER OCH ERFARENHETER GÄLLANDE PLANERING ... 31

4 EMPIRI ... 33

4.1 RALLY SWEDEN ... 33

PLANERING AV RESURSER ... 34

PLANERING AV TID ... 34

FÖRHÅLLNING TILL PLANERINGSTEKNIKER ... 35

KUNSKAP OCH ERFARENHET GÄLLANDE PLANERING ... 35

4.2 ABUNDANCE ... 36

4.3 GREAT EVENT OF KARLSTAD ... 37

(7)

4.4 KARLSTADS KOMMUN ... 39

4.5 KARLSTADS UNIVERSITET ... 41

4.6 SAMMANSTÄLLNING AV EMPIRISK DATA ... 44

5 ANALYS -‐ FÖRHÅLLNING TILL PLANERINGSTEKNIKER ... 45

ERFARENHETER ... 50

6 RESULTAT ... 54

6.1 HUR FÖRHÅLLER SIG VERKSAMHETER SOM PLANERAR OCH GENOMFÖR EVENEMANGSPROJEKT I PRAKTIKEN TILL TEORI? ... 54

6.2 HUR BESKRIVS PLANERINGSPROCESSEN UTIFRÅN BEHANDLING AV AKTIVITETER? ... 54

6.3 HUR BESKRIVS PLANERINGSPROCESSEN UTIFRÅN BEHANDLING AV RESURSER I FORM AV ARBETSKRAFT? ... 55

6.4 HUR BESKRIVS PLANERINGSPROCESSEN UTIFRÅN BEHANDLING AV TIDSPLANER? ... 56

6.5 ERFARENHETERS BETYDELSE FÖR EVENEMANGSPLANERING ... 57

7 DISKUSSION ... 58

7.1 FÖRSLAG PÅ VIDARE FORSKNING ... 60

KÄLLFÖRTECKNING ... 61

BILAGA ... 64

INTERVJUGUIDE ... 64

FIGURFÖRTECKNING

FIGUR 1. GENERELLA FASER I ETT PROJEKT 9 FIGUR 2. FASER I ETT EVENEMANGSPROJEKT 10 FIGUR 3. UNDERLAG TILL STUDIENS DATABEARBETNING 19 FIGUR 4. ANALYSMODELL 21 FIGUR 5. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) 28 FIGUR 6. LOGISKT NÄTVERK 29 FIGUR 7. GANTT-‐SCHEMA 30 TABELL 1. SAMMANSTÄLLNING AV INFORMANTERNAS SVAR 44

(8)

1 Inledning

I detta avsnitt presenterar vi det intresse som studien utgått från. Utifrån problemformuleringen har både studiens syfte samt forskningsfråga preciserats, där underlag för dessa tydliggörs.

1.1 Introduktion

Vi har under magisterprogrammet i projektledning fått presenterat för oss hur projekt kan planeras och hur alla projekt är unika. Aspekten av projekt har vidare utkristalliserats från lärare och professorer, där fem olika projektarketyper framförts. En av dessa är arketypen evenemangsprojekt, som vi upplevt är den arketyp som det undervisats minst om. Vidare uppfattar vi att forskning gällande evenemang, inom forskningsområdet projektledning, är begränsad gentemot de övriga projektarketyperna.

Evenemangsprojekt är inget nytt fenomen, men trots allt saknas det enligt oss en djupare förståelse samt förklaring gällande arbetsform och metodik.

Avsaknaden styrker även bland andra Getz (2007), Isaksson och Eklindh (2010) samt Allen och Shaw (2009).

Vi har samtliga planerat inför, förberett och genomfört ett

evenemangsprojekt och vet hur omständligt ett projektarbete kan vara. Att sätta planer kan, utifrån vår erfarenhet, vara rörigt. Vad som däremot är säkert är att evenemanget ska hållas under en bestämd tidsperiod. Hur evenemanget ska uppfylla olika intressenters mål är upp till projektgruppen att planera och förbereda för.

Tänk dig in i situationen att du ska gå på ett evenemang. Du har väntat i flera månader och när evenemangsdagen äntligen är framme står du där, mitt i publikhavet med tusentals andra och känner välbehag. Kanske tänker du inte på det just då, för det är lätt att ta för givet, varför evenemanget blev så bra som det faktiskt blev. Det var artister på scen, det var matstånd överallt, toaletter fanns på plats och tusentals broschyrer var tryckta, men som besökare var kanske inte planeringen inför detta något som du vidare analyserade kring. Troligtvis la du inte tankarna på hur mycket jobb det måste ha krävts för att just du skulle ha möjlighet att uppleva konserten, fotbollsmatchen, matmässan eller vad det än kan vara. Hur blev evenemanget så bra och varför? Vi tror med all säkerhet att planeringen och

förberedelserna inför evenemanget är kärnan till ett lyckat resultat. Men vad tror du?

(9)

1.2 Bakgrund

De första projekten som finns dokumenterade är de projekt som skapade pyramiderna i Egypten och Maya-‐templen i Centralamerika. Dessa projekt utformades för cirka 4 500 år sedan, på den tiden då det inte fanns datorer eller andra planeringsredskap. Trots detta lyckades de skapa de mest

komplexa byggnaderna med mycket enkla verktyg och dessa byggnader står stadigt kvar än i dag (Demeulemeester & Herroelen 2002). Bilden av vilka metoder, strategier och verktyg som kan tillämpas för att planera projekt har idag självklart förändrats, inte minst på grund av en utvecklande teknik och ständiga iakttagelser för hur effektiv planering kan identifieras. Jansson och Ljung (2004) har, bland andra, lyft fram projekt-‐ och planeringstekniker som verksamheter och aktörer som arbetar med projekt kan tillämpa. De menar att planeringstekniker, såsom Work Breakdown Structure, som syftar till att identifiera och strukturera aktiviteter; Gantt-‐schema, som hjälper

involverade i projekt att illustrera tidsmässiga samband mellan parallella aktiviteter; samt logiska nätverk som kan hjälpa att förtydliga beroenden, kan fungera som stöd för projektledare i det verkliga projektet. Även Tonnquist (2012) och Melton (2008) nämner dessa tekniker som effektiva hjälpmedel inom projektformer för att hantera komplexitet och osäkerhet.

Hur planeringsteknikerna faktiskt används i praktiken är intressant, eftersom dessa presenteras än idag, trots många år på nacken.

Utifrån den befintliga forskningen har projekt-‐ och planeringsmetodik undersökts mycket av olika forskare med skilda bakgrunder. Vilka tekniker och metoder som är vanligt tillämpade i projektformer är dock av varierande karaktär. Vi har som tidigare poängterat upplevt en avsaknad gällande typen evenemangsprojekt. Det grundas i att vi inte upplever en symbios med hur de övriga projektarketyperna har studerats.

Planering är en framtidsorienterad process och en fas som genomförandet av projektet är starkt beroende av. Om en plan bär på en otydlig struktur, utan bland annat avgränsningar av tid, budget och aktiviteter, kommer troligtvis realiseringsarbetet påverkas negativt. Planeringsfasen är därför väsentlig att lägga mycket fokus på för att minska den osäkerhet som projekt kan känna av (Wisén & Lindblom 2009). Att planera, menar Wisén och Lindblom (2009), är ofta viktigare inom projekt än inom linjeorganisationer. Detta på grund av mer begränsade ramar gällande tid och resurser och inte sällan att deltagare i projekt måste hantera uppgifter som är både nya och krävande.

Forskare som Getz (2007), Goldblatt (2005), Ljung (2011) och Bowdin et al (2011) understryker att planering, förberedelse samt genomförande inom evenemangsprojekt skiljer sig från andra projekt. Slutresultatet som är i någon form av ett evenemang har endast en chans på sig. Det vill säga, om evenemanget inte blir som planerat går det inte att revidera och sedan göra

(10)

ett nytt försök dagen efter. Tiden upplevs således vara den viktigaste och avgörande faktorn att förhålla sig till när det handlar om att prioritera bland resurser, tid och resultat. Genomförande av evenemang har därmed behov av att kunna utgå från en välarbetad planering som blir en bidragande faktor till att evenemanget kan realiseras och slutföras. Getz (2007) menar att många evenemangsprojekt når lyckade resultat men vi har haft svårt att identifiera hur. Är planeringstekniker, likt de som nämnts tidigare, något som tillämpas i praktiken? Eller, är de utmärkande dragen inom evenemangsprojekt att inte utgå från fysiska planeringstekniker alls, utan att planering snarare

genomsyras av tankesätt?

1.3 Problemformulering

Isaksson och Eklindh (2010) har som syfte i sin uppsats att utreda huruvida planeringsfasen skiljer sig mellan evenemangsprojekt och övriga typer av projekt (marknads-‐, produktions-‐, interna förändrings-‐ och

kundorderprojekt). De eftersöker en djupare undersökning av

evenemangverksamheters planeringsfas, vilket är något som vi intresserat oss för och valt att utforska vidare.

Getz (2007) menar att kunskap gällande arbetsformer inom evenemang inte är fulländad på långa vägar. Det råder en brist där både teoretiker har för lite kunskap samtidigt som personer som bär på praktiska erfarenheter låser in värdefulla lärdomar. Vidare menar Getz (2007) att de med endast

erfarenheter har tendenser till att inte vilja utvecklas och sätta sig in i vad den akademiska världen forskar fram. Bowdin et al (2011) tror inte heller att verksamheter som arbetar med evenemang använder arbetsformer som stöds i teorin om deltagare till en början inte har akademisk bakgrund. De som idag planerar och genomför evenemang tror Bowdin et al (2011) behöver ha akademisk bildning för att ha möjlighet att konkurrera med andra verksamheter. Getz (2007) menar att det därför ligger en svårighet i att lyfta fram och konkretisera vad kontentan för evenemang är, vad evenemang resulterar i och hur en verksamhet når fram dit.

Det produceras evenemang frekvent världen över och med en ökad process inom evenemangsverksamheter menar Getz (2007) att det skulle vara värdefullt om de två världarna, teori och praktik, möttes och kunde börja samverka mer än vad de hittills gjort. Bland annat för att då få en möjlighet till att vidareutveckla underlag för exempelvis en effektiv planering, som inte endast vilar på erfarenheter och inte heller enbart utifrån det forskare

kommit fram till. Genom att ställa frågor som behandlar specifika moment i planeringen inför ett evenemang har vi eftersträvat att finna en koppling mellan teori och praktik och samtidigt fylla en del av den kunskapslucka som bland andra Isaksson och Eklindh (2010) lyfter fram.

(11)

1.4 Avgränsning

Vår främsta avgränsning har varit att enbart undersöka planeringsfasen inom evenemangsprojekt. Vad planeringsfas vidare innebär presenteras i kommande avsnitt, Nyckelbegrepp. Vi har även gjort en geografisk

avgränsning där vi förhållit oss till evenemangsverksamheter i Karlstad när vi gjort vår empiriska undersökning.

Vi har funnit forskning kring planering av evenemangsprojekt bristfällig och har därför valt att inkludera teori utifrån de övriga projektarketyperna (marknads-‐, produktions-‐, interna förändrings-‐ och kundorderprojekt).

Vi har vidare valt att avgränsa insamling av både empiri och teori utifrån Wisén och Lindbloms (2009:66) redogörelse av vad planeringsfasen bör innefatta, det vill säga:

• Vilka aktiviteter som bör utföras

• Givna tids-‐ och kostnadsramar

• Vilka resurser som finns tillgängliga

• Vilka mål som gäller

• Vilka underlag som finns för partskontakterna föranledda av lagstiftning och kollektivavtal

Vår studie syftar till att undersöka planeringstekniker snarare än hantering av mål och förhållande till gällande lagstiftningar och avtal. Vi har därför bortsett från de två sista punkterna i Wisén och Lindbloms (2009) presentation av planeringsfasen.

1.5 Syfte och forskningsfråga

Studiens syfte är att identifiera användningen av tekniker för planering inom evenemangsprojekt och ställa det emot forskning och litteratur som

behandlar planering av projekt.

Planering av ett projekt är betydelsefullt och när det handlar om

evenemangsprojekt där tidsaspekten är direkt avgörande kan planeringen påverka ett evenemangs framgång avsevärt. Tidigare forskning inom området visar hur användning av planeringstekniker kan effektivisera arbetet och genomförandet av ett projekt. Samtidigt finns en avsaknad av planeringsforskning kring evenemangsprojekt och det har lett fram till följande forskningsfråga som har för avsikt att besvara syftet:

• Hur förhåller sig verksamheter som planerar och genomför evenemangsprojekt i praktiken till teori?

(12)

För att konkretisera forskningsfrågan ytterligare har vi tagit fram två

underfrågor som bidrar till att redogöra för hur verksamheterna arbetar med planering:

• Hur beskrivs planeringsprocessen utifrån behandling av aktiviteter, resurser samt tidsplaner?

• Hur yttrar sig planeringstekniker som tillämpas i teorin hos studiens undersökta verksamheter?

Vi förväntade oss att studien skulle bidra med ökad förståelse och insikt i hur projektledare hanterar planeringsfasen inom området för

evenemangsprojekt. Vi finner det viktigt att framhäva denna typ av projekt mer, och därtill skapa ytterligare intresse och mersmak hos både studenter och forskare.

(13)

1.6 Nyckelbegrepp

Planeringstekniker

Med planeringstekniker menar vi det Jansson & Ljung (2004:22) benämner som verktyg, det vill säga systematiska metoder för hur man analyserar, går tillväga och utformar sin planering. Planeringstekniker är vidare vad vi avser kan uppskattas som hjälpmedel för att inom ett projekt möjliggöra

effektivisering, strukturering samt organisering.

Faser i generella projekt

Kumar (2005) och Getz (2007) beskriver projekt som en uppsättning av aktiviteter som har en bestämd början och slut, utan rutiner men med begränsade resurser och som avslutas med ett bestämt mål. Kumar (2005) menar också att trots att upprepade projekt kan ha samma eller liknande mål, kommer varje projekt vara unikt då slutresultaten alltid skiljer sig mer eller mindre från varandra.

Ljung (2011) beskriver ett projekts faser för marknads-‐, produktions-‐, interna förändrings-‐ och kundorderprojekt, från början till slut. Den första fasen kallar han för förstudie, där det utreds om projektet ska genomföras eller inte, där bland annat olika förslag vägs mot varandra, för-‐ och nackdelar jämförs och budgetförslag läggs upp. Nästa steg är planeringsfasen. Där handlar det om hur projektet ska genomföras, och planer konstrueras inför nästa fas som är genomförandefasen. Den fasen är i sin tur uppdelad i tre delar, realisering, överlämning och avslut. Under realiseringen genomförs själva projektet som det tidigare planerats för. När projektet är klart lämnas det över till kunden som beställt produkten. Kunden i sin tur ger det vidare till brukaren som ska använda resultatet. Det sista steget är avslutet, där projektet är klart och överlämnat till kund. Det ska då städas upp och eventuellt material ska plockas ihop (Ljung 2011).

Figur 1. Generella faser i ett projekt (omarbetad från Jansson & Ljung 2004).

Marknads-‐, produktions-‐, interna förändrings-‐ och kundorderprojekt har separerat faserna: realisering och överlämning, till skillnad från arketypen evenemangsprojekt som presenteras nedan. Där är realisering och

överlämning en gemensam fas (Ljung 2011).

FÖRSTUDIE PLANERINGS-‐

FAS

GENOMFÖRANDE

REALISERING ÖVER-‐

LÄMNING AVSLUT

(14)

Faser i evenemangsprojekt

Planering är ett återkommande begrepp i denna studie. Med planering menas i denna kontext tiden mellan förstudien av ett projekt och själva

genomförandet av evenemanget (Jansson & Ljung 2004). Studien har undersökt det som Ljung (2004) benämner som planeringsfas.

Det är i planeringsfasen planeringen för arbetet i förberedelsefasen sker (se figur 2). Med genomförande menar vi tidpunkten för evenemanget och därmed överlämning av projektet till mottagaren, det vill säga publiken, besökarna eller deltagarna.

Figur 2. Faser i ett evenemangsprojekt (omarbetad från Ljung 2011).

I denna studie används samma definition av begreppet evenemang som Bowdin et al (2011:14) redogör för, nämligen att ett evenemang är:

[...] an organized occasion such as a meeting, convention, exhibition, special event, gala dinner, etc. An event that often consists of several different but related functions.

Vidare menar vi liksom Getz (2005 i Bowdin et al 2011:14) att gemensamt för alla evenemang är att de är tillfälliga, “[...] each event is unique and derives from the blend of management, program, setting and people ”.

FÖRSTUDIE PLANERINGS-‐

FAS FÖRBEREDELSE

R

GENOM-‐

FÖRANDE

(15)

2 Metod

I detta avsnitt presenteras studiens tillvägagångssätt angående insamling av empiri samt teori, där för-‐ och nackdelar gällande de val som vi tagit ställning till framförs.

2.1 Inledning

Under föreläsningar vid Karlstads universitet och efter ett antal

litteraturgenomgångar upplevde vi, som författare till denna studie, att det saknas fördjupad kunskap om projektarketypen evenemangsprojekt. Även andra studenter och forskare har valt att konstatera denna saknad, som tidigare nämnts (se rubrik 1.1 & 1.3). Det har lyfts fram förslag på vidare forskning där teori mot praktik, vad gäller evenemangsprojekt, anses behöva bli mer framstående än vad den är idag. Vi noterade vidare att de forskare som studerat just evenemangsprojekt främst har lagt vikten på att undersöka motivation och beteende.

Forskning inom marknads-‐, produktions-‐, interna förändrings-‐ och

kundorderprojekt innefattar studier som behandlar både mjuka och hårda faktorer. Mjuka som är kopplat till relationer och känslor, och hårda som syftar till det tekniska och praktiska inom projekt. Vi har upplevt att det saknas denna spridning inom forskning kring evenemangsprojekt, där de mjuka faktorerna dominerar.

Vad som skiljer evenemangsprojekt åt från övriga projektarketyper är att resultatet som projektet planerat inför endast har en chans på sig. Det vill säga, om evenemanget inte blir som planerat går det inte att revidera och sedan göra ett nytt försök dagen efter (Ljung 2011; O’Toole & Mikolaitis 2002; Getz 2005; Bowdin et al 2011). Förutsättningarna för en god planering inför ett evenemang antog vi därför skulle vara något som skulle väga tyngre inom forskningen än vad det idag gör.

Beträffande den saknad som presenterats ovan, kontaktade vi en person som vi visste var verksam i ett evenemangsprojekt. Vid kontakt presenterades vårt intresse gällande att undersöka verksamheter inom branschen. Då vi upplevde att det fanns en lucka angående evenemangsprojektsstudier kopplat till de hårda faktorerna, vad vi menar handlar om det tekniska och praktiska inom projekt, lyfte vi fram frågan gällande planering. Personen ifråga ansåg vidare att planering inom evenemangsprojekt skulle vara intressant att undersöka, främst eftersom hen personligen upplevde att planeringen kan speglas “som en jävla cirkus”. Intressant ansåg vi, och därtill formades studiens syfte att identifiera användningen av tekniker för

(16)

planering inom evenemangsprojekt och ställa det emot forskning och litteratur som behandlar planering av projekt.

2.2 Metodval

Denna studie utgår från en kvalitativ metod, vilket innebär tolkning av verkligheten som analyseras genom exempelvis intervjuer (Larsen 2009). Vi hade för avsikt att tolka och identifiera planeringstekniker utifrån fem olika verksamheter som samtliga arbetar eller har arbetat med

evenemangsprojekt. Vi har valt att samla in data genom semistrukturerade intervjuer. Informanterna har själva getts makten att formulera sina svar och haft möjligheten att ge oss både koncist liksom detaljerad information.

Samtliga frågor har varit öppna med fördel att inte vara ledande. Det har varit viktigt för oss att inte stänga ute information som kunde varit av betydande vikt, främst då vi djupgående ville studera informanternas beslutsfattande gällande hur de planerar inför ett evenemang.

Vi hoppas ge läsaren en djupare förståelse gällande hur verksamheter som planerar och genomför evenemang förhåller sig till de planeringstekniker som framförs i teorin. För att förstå hur planeringsprocessen ser ut ansåg vi att det inte var fördelaktigt att göra en kvantitativ undersökning, som ofta är mer av förklarande karaktär. Därför valde vi att samla in studiens empiriska data med hjälp av kvalitativa intervjuer. Vår avsikt har varit att få in djupare data men från färre informanter, som kan besvara studiens forskningsfråga tillsammans med forskning-‐ och litteraturbidrag. Det teoretiska ramverket gjordes utifrån de svar studien sammanfört, vilket vidare grundar till ett induktivt tillvägagångsätt (Larsen 2009).

2.3 Urval

Studien har avgränsats till att endast undersöka evenemangsprojekt. Vi har utifrån detta specificerat urvalet av de enheter och variabler som ytterligare avgränsat studiens insamling av empirisk data. Eftersom evenemangsprojekt definierades listade vi upp verksamheter vi var medvetna om arbetar med evenemang i projektform. Verksamheterna ställdes upp utifrån dess geografiska avstånd gentemot vart vi befunnit oss. Vi har utifrån detta ställningstagande gjort ett så kallat bekvämlighetsurval (Larsen 2009). Med syfte att göra intervjuer skapades det för oss som intervjuare ett behov av att träffa informanterna. Den geografiska belägenhet vi avgränsat oss till när vi sökt efter de som arbetar med evenemangsprojekt, är alla inom regionen Värmland i och med att samtliga av oss bor och studerar i Karlstad.

(17)

De verksamheter vi var intresserade av att undersöka valde vi att kontakta via telefon för att först ta reda på om intresse fanns för intervju. Med godtyckligt urval menas att vi som forskare har baserat oss på ett antal kriterier som informanterna ska ha gemensamt (Larsen 2009). Vi har

därmed medvetet sökt efter informanter inom verksamheter som kan tänkas kunna besvara studiens forskningsfråga. För att enklast få kontakt med den person vi sökte ansåg vi att telefon var det bästa alternativet. Kriterierna, eller det karaktäristiska som Johannesen och Tufte (2003) definierar det som, har varit följande: 1) Verksamheten ska arbeta eller ska ha arbetat med evenemangsprojekt, 2) Informanten ska vara eller ska ha varit en

projektdeltagare i ett eller flera evenemangsprojekt, samt 3) Informanten ska ha erfarenhet av att planera ett evenemangsprojekt.

Den definition som vi har utgått från, om vad som klassas som evenemang är grundat på vad Bowdin et al (2011:14) lyft fram:

[...] an organized occasion such as a meeting, convention, exhibition, special event, gala dinner, etc. An event that often consists of several different but related functions.

Vidare har vi även definierat betydelsen av evenemangsprojekt och har utgått från Ljungs (2011: refererad från O'Toole & Mikolaitis 2002; Getz 2005; Bowdin et al. 2011) beskrivning: “Ett evenemangsprojekt initieras utifrån ett strategiskt beslut om att erbjuda ett evenemang till en betalande publik”. Utifrån dessa preciseringar möjliggjorde det vidare urvalet för att avgöra vilka verksamheter och projekt som var relevanta för studien att undersöka.

I studien har fem olika verksamheter valts ut, som samtliga planerat och genomfört ett eller flera evenemangsprojekt. Dessa är Rally Sweden, Region Värmland, Great Event of Karlstad, Karlstads kommun samt Karlstads

universitet. Förutom ett godtyckligt urval har vi gått efter vad Larsen (2009) ytterligare lyft fram som en urvalsstrategi, snöbollsmetoden. När vi tog kontakt med en verksamhet sökte vi upp en specifik person vi hoppades kunde ha kunskaper om vem vi vidare kunde kontakta som speglar det karaktäristiska vi sökte efter. De personer vi slutligen ansåg passa in utifrån våra kriterier visade samtliga intresse för att bli intervjuade.

Denna studie har inte haft för avsikt att generalisera hur alla verksamheter som arbetar med evenemangsprojekt överlag förhåller sig till

planeringstekniker som utifrån teorin kan tillämpas i projekt. Syftet har istället varit att visa på hur planering inför evenemangsprojekt kan se ut. Det har skapat medvetenhet om att studiens resultat inte kan svara för hur planering i praktiken förhåller sig till teori. Att samla in data från fem olika verksamheter, anser vi därför varit tillräcklig gentemot vårt mål.

(18)

Att ha fem insamlingskällor grundas även utifrån den geografiska

begränsning som vi poängterat ovan. Att intervjua fler tror vi dock skulle gynnat studiens djup och vidare återge högre tillförlitlighet. Vi hade gärna intervjuat fler informanter från andra verksamheter eller intervjuat två informanter från samma verksamhet. Vi märkte dock av en begränsad tillgänglighet hos eventuella informanter. Utifrån tidigare erfarenheter beträffande kvalitativa intervjuer tar de dessutom lång tid att genomföra, vilket även Larsen (2009) bekräftar är något forskare bör ta ställning till.

Våra beräkningar talade för att vi hade möjlighet att intervjua, transkribera och koda fem stycken intervjuer med personer som kunde avsätta tid under en period som passade vårt arbete.

2.4 Metoddiskussion

Kvalitativ metod kan ge upphov till empiriska dilemman. Bland annat för att vi som forskare inte med hundra procent kan säkerställa att informanterna varit sanningsenliga. De som blir intervjuade kan ha svårare att tala sanning när vi har suttit framför dem än när vi inte vet vilka informanterna ifråga är, såsom under kvantitativa enkäter. Dels finns det även en större risk med den så kallade kontrolleffekten menar Larsen (2009), vilket innebär att metoden i sig själv samt de som intervjuar kan påverka de svar som kommer in. Dels kan informanterna ha svarat på det som de tror att vi vill höra, samt att de vill göra ett gott intryck utifall det skulle speglas i studien.

En fördel som vi såg med kvalitativ metod var möjligheten till fri tolkning.

Den fria tolkningen ansåg vi vara viktig eftersom att vi ville lägga vikt på att kunna förmedla informanternas verklighetsuppfattning gällande det tema studien bygger på.

2.5 Insamlande av empirisk data

Baserat på en intervjuguide (se bilaga) sammanställde vi frågor samt stödord som vi förhöll oss till under intervjuernas gång. En intervjuguide är ett

hjälpmedel för den som intervjuar, för att kunna följa och pricka av vilka teman som blivit besvarade eller inte (Larsen 2009). Intervjuguiden har tagits fram efter att ha ställts den mot studiens, till en början, tänkta forskningsfråga. Forskningsfrågan reviderades dock under den empiriska insamlingens gång, vilket presenteras senare i metodavsnittet (se sida 18).

Innan genomförandet av intervjuerna, fastställde vi teman i intervjuguiden som vi ville att respektive intervju skulle ta upp. Dessa var:

(19)

• Bakgrund om verksamheten

• Bakgrund om evenemangsprojekt informanten arbetar eller har arbetat med

• Bakgrund om informanten gällande deltagande i projekt och planering

• Genomförande av planering

• Planeringstekniker utifrån teorin

Under varje tema punktade vi upp frågor som vi ansåg var relevanta för studien att få besvarade.

Under temat Planeringstekniker utifrån teori, visade vi exempel på de tekniker som presenteras i forsknings-‐ och litteraturgenomgången.

Teknikerna visades utifrån syftet att undersöka användningen av dem och informanterna kunde därmed bekräfta eller dementera användningen.

Vi valde att inte informera informanterna innan intervjun om de teman och frågor som vi ville få besvarade. Forskare som bland andra Bryman (2011) menar att fördelen med att skicka intervjumaterialet innan intervjun kan vara att få de som deltar att reflektera i förväg och ta fram relevanta hjälpmedel som kan underlätta svaren. Nackdelen är dock, vilket vi ansåg vägde tyngre, att svaren inte blir lika spontana. Informanterna kan

exempelvis ha förberett svar som de tror ska överensstämma med det vi som intervjuar vill höra (Bryman 2011; Larsen 2009). Vi valde därför att endast berätta syftet med studien innan intervjun, vilket var att vi ville identifiera användningen av planeringstekniker för planering inom evenemangsprojekt.

Under intervjuerna ställdes likvärdiga frågor till informanterna. Dock förekom skillnader i vilken ordning frågorna ställdes och hur de

formulerades under de olika intervjutillfällena. Varje intervjusituation såg olika ut och beroende på de diskussioner vi förde med informanten ifråga anpassade vi frågorna efter intervjusamtalet. För att försäkra oss om att vi ändå ställde likvärdiga frågor till samtliga informanter och inte missade något, var intervjuguiden ett bra hjälpmedel där vi kunde checka av vad vi hade tagit upp och inte. Nackdelar med att inte ställa frågorna i samma ordning är att det tar längre tid att sammanställa data inför analysen menar Larsen (2009). Att inte ha formulerat samtliga frågor enhetligt till alla, kan även det ge ett mer tidskrävande arbete eftersom risken finns att

informanterna har svarat utifrån olika frågeställningar.

Trots allt finns det även fördelar med att inte följa en strikt struktur vad gäller intervjuer (Larsen 2009). Främst anser vi att fördelen varit att vi som intervjuare inte låst oss fast till hur samtalet ”måste se ut”. Vidare ser vi även en fördel i att ha fått in svar som speglar en så reell bild som möjligt, på grund av att vi låtit informanterna förklara och beskriva fritt utifrån frågeställningar som passat deras förståelse och tolkning.

(20)

Vidare har varje intervju skett på informanternas respektive arbetsplats. Vi såg fördelen med att ha intervjuer där informanten kunde känna att vi var besökare, istället för tvärtom. Vi ville att miljön skulle kännas trygg samt att material enklare skulle kunna plockas fram för att förklara tydligare hur själva planeringsprocessen utformas.

Därutöver har samtliga intervjuer spelats in. Vi valde att spela in för att lägga fokus på informanten istället för att anteckna allt som sades. Vi har därefter transkriberat allt material. Transkribering tar lång tid, menar Ahrne &

Svensson (2011), och kan i undantag avstås vid mindre studier. Fördelen med transkribering är att varje ord skrivs ner och det blir därmed lättare att avgöra i vilket sammanhang informanten svarat. Ahrne & Svensson (2011) menar vidare att forskare som istället för anteckningar under

intervjutillfällen kan missa information som vid senare tillfälle kan vara av betydande vikt, något vi därför valde att undvika. Som Ahrne & Svensson (2011) liksom Larsen (2009) syftar på tar transkriberingen lång tid, men var ett val som vi ansåg kunde leda till högre validitet vid sammanställningen av empirin.

Innan intervjuerna lade vi fram att det skulle ta omkring en timme för informanten att delta. Intervjun med Rally Sweden och Karlstads Kommun tog en timme, medan de resterande intervjuerna tog 45 minuter. Vi anser inte att detta har påverkat studiens insamling negativt, i och med att respektive tema i intervjuguiden besvarades av samtliga informanter.

Somliga av informanterna har lagt ner mer tid på att förklara verksamhetens bakgrund än andra. Dock har inte tiden för beskrivning av planeringstekniker vidare skilt sig åt, vilket i denna studie är av störst betydelse.

2.6 Etiska förhållningssätt

Etiska dilemman kommer alltid uppstå i forskning. Detta är något vi finner viktigt att diskutera och ta ställning till. I den empiriska insamlingen har vi inte haft för avsikt att lägga vikt vid informanternas personlighet och frågor av intim karaktär har därför inte varit aktuellt. Alla informanter har deltagit av fri vilja och samtliga har givits möjligheten att vara anonyma, vilket inte varit något önskemål från någon. Inför intervjuerna har deltagarna även fått information om studiens syfte. Larsen (2009) menar att det är svårt att genomföra en studie och vara helt objektiv eftersom det finns människor bakom all forskning och därför kan erfarenheter, värderingar och attityder speglas i innehållet. Denna studie syftar till att identifiera verksamheternas planeringstekniker och vi har tagit avstånd från att söka information om informanternas personliga värderingar för att genomföra en så objektiv studie som möjligt. Informanterna har vidare delgivits den information vi