IT
IT i
kommunal
vård och
2
Förord
Vi är nu inne i början av en ny utvecklingsperiod som många jämför med byggandet av järnvägarna eller elektricitetens intåg i hemmen. Det är IT-tekniken som skapar hittills oanade möjligheter till överföring av information, vilket kommer att påverka våra liv ända in i den privata sfären. Vare sig detta uppfattas som positivt eller negativt finns det ändå en samstämmighet i att det är denna utveckling vi har att vänta.
Även inom kommunernas vård och omsorg kommer naturligtvis dessa nyöppnade möjligheter att få ett genomslag. Sedan ett antal år tillbaka har kommunerna använt IT-tekniken för att bygga upp administrativa system för ekonomi och personaladministration. På senare tid har också de första försöken kommit igång med att använda tekniken i det direkta vårdarbetet.
Samtidigt finns det en viss osäkerhet bland såväl kommuner som leverantörer av mjuk-vara om hur man ska styra utvecklingen för att utnyttja möjligheterna på bästa sätt. Kanske behövs en dialog i nya former mellan kommunerna som köpare/användare om vilka strategier som är lämpliga, och även mellan kommunerna och IT-branschen om vilka krav som bör ställas på de system som ska användas i framtiden. IT-användningen måste ses som en strategisk fråga för kommunernas vård och omsorg.
I det här genomförda projektet har också en viktig utgångspunkt varit att se hur an-vändandet av IT-tekniken kan bidra till att attrahera personal till att söka sig till och även stanna kvar i kommunernas vård och omsorg. Olika undersökningar tyder på att detta är en konkurrensfaktor, särskilt i förhållande till yngre personal. Projektet ska därmed kunna ge en anvisning om hur arbetsmarknaden inom kommunernas vård och omsorg kommer att gestalta sig under påverkan av denna mycket kraftfulla teknikutveckling.
Projektet har gjort en inventering av hur informationstekniken i dag används i de 13 medlemskommunerna, samt inom vilka områden det största behovet av utveckling återfinns.
Vidare har med hjälp av mäss- och seminarieformen gjorts utblickar mot framtiden. I föreliggande rapport skissas avslutningsvis på tre områden som särskilt intressanta för kommunernas IT-utveckling inom vård och omsorg:
– kommunikation mellan vårdgivare – telemedicin
– anhörigstöd Göteborg i april 2000
Lars-Göran Jansson Projektansvarig
3
Innehållsförteckning
Sammanfattning ... 4 Inledning 5 Uppdraget ... 5 Projektbeskrivning ... 6 Avgränsningar Medverkande och studiens genomförande Vårdbehovet för de äldre ... 7IT i framtidens vård och omsorg sett ur ett... organisationsperspektiv ... 7
Virtuella organisationer Teknik som leder till omprövning Samverkan mellan vårdgivare ... 10
Samverkan med vårdtagare ... 10
Internationella utblickar ... 11
Nulägeskartläggningen ... 12
Nulägesenkäten IT de närmaste 3 åren Uppföljningsintervjuer Vilka program används idag? Vilka IT-projekt inom äldreomsorgen känner man till Vad känns mest lockande att utveckla inom den egna kommunen? Vilka faktorer kommer att vara avgörande för den framtida IT-utvecklingen? Inställningen till IT hos personal, ledning och politiker Uppföljningsseminarium ... 21
Framtidsseminarium ... 21
Ett tänkbart framtidsscenario ... 23
Kommunikation mellan vårdgivare Telemedicin Anhörigstöd via IT Livet bortom projektpengarna ... 27
4
Sammanfattning
Projektet ”IT i framtidens vård och omsorg” initierades av GR och finansierades av Växt-kraft Mål 4 i Göteborg och Bohus län.
Projektets syfte har varit att förbereda för en utökad användning av IT inom vård och omsorgsverksamheten.
Den primära målgruppen har varit IT-ansvariga och beslutsfattare inom äldreomsorgen bland GRs 13 medlemskommuner.
Projektet har gjort en kartläggning av kommunernas nuvarande användning av IT och de utvecklingsbehov som föreligger. Projektet har också bildligen talat dammsugit efter framtida möjligheter med IT inom äldreomsorgen. Till en del exponerades också dessa på det framtidsseminarium och utställning som projektet genomfört.
Nulägeskartläggningen visade att det finns en positiv inställning till IT i vården bland politiker, ledning och personal. Än så länge används IT nästan uteslutande för administra-tiva uppgifter. Det är också till detta område som utvecklingsinsatserna kommer att koncentreras den närmaste tiden. Till en del för att förbättra informationskvalitén men också för att fler inom omsorgen ska få del av den befintliga informationen.
Samverkan mellan de 13 kommunerna när det gäller IT inom äldreomsorgen är mycket liten. Kunskapen om vad som pågår i de andra kommunerna eller stadsdelarna är högst begränsad. Intrycket är att den utveckling som sker görs i isolerade öar med begränsad spridningseffekt av de resultat som uppnås. De begränsade resurser som äldreomsorgen har för utveckling gör det nästintill ofrånkomligt med en gränsöverskridande samverkan. Detta samtidigt som dagens kommunala organisationsform är mycket otymplig för denna form av samverkan.
Ett annat område för samverkan är mellan olika vårdgivare. Här kanske en av de största vinsterna med ökad IT användning finns att hämta. Inte minst för att säkra vårdkedjan.
Ett scenario för IT inom äldreomsorgen är att flertalet av de närliggande kommunerna bildar ett nätverk för samverkan och erfarenhetsutbyte kring IT frågor. Det finns en rad brister med dagens system som ett systematisk erfarenhetsåterföring skulle kunna bidra till att råda bot på. Även samverkan kring kravspecifikationer för nya funktioner eller förbätt-rade rapportsystem exempelvis i form av smartcards är angeläget.
Kommunikation mellan olika vårdgivare är kanske steget att ta efter det att de interna administrativa systemen vidareutvecklats. Det finns pågående försöksverksamhet i Västra Götaland och verksamhet i drift i Blekinge.
TÖS – projektet i SDF Styrsö är ett exempel på att telemedicin är på väg att göra sitt intåg inom äldreomsorgen. Drygt en tredjedel av de som deltog i nulägeskartläggningen anser att telemedicin inom äldreomsorgen är ett viktigt område att utveckla och kan framöver påverka såväl personal- som vårdtagarsituationen.
Ytterligare ett område som bör vara på stark frammarsch är stöd till anhörigvårdare med hjälp av IT. Även detta kommer sannolikt att förändra äldreomsorgens framtida roll.
Kanske det viktigaste steget nu för att IT inom vården ska bidra till förändra och utveckla äldreomsorgen är att de behandlas av ledningen som en verksamhetsstrategisk fråga och att det skapas forum för samverkan och erfarenhetsutbyte.
5
Inledning
Kommunernas vård- och omsorgsverksamheter har under det närmaste årtiondet att möta ett antal svåra utmaningar. Hur klara vården när antalet äldre ökar och framför allt den grupp som benämns äldre–äldre. Detta samtidigt som kommunernas ekonomi är hårt pressad och det finns mycket begränsade möjligheter till expansion av verksamheterna.
Situationen blir inte heller lättare av att stora delar av den nuvarande personalen kommer att gå i pension under det närmaste decenniet. Lägger man till detta också den tendensen att det finns ett sviktande intresse från ungdomar för att arbeta inom vård och omsorg finns det all anledning att söka nya vägar för att klara den framtida vården.
En väg är att se om hur en ökad användning av IT inom vården kan bidra till att klara det framtida vårdbehovet.
Kanske redan det faktum att ett projekt kallas för ”IT i den framtida vården” indikerar att IT inte har en självklar roll inom vården. Män och kvinnor som exempelvis arbetar på ett informationsteknologiföretag skiljer knappast på IT och själva affärsverksamheten. IT är för dem en redan naturlig och integrerad del i arbetsvardagen.
Själva begreppet IT – informationsteknologi – är ju också ett vidsträckt begrepp som inkluderar sådana idag självklara företeelser som telefon och fax. Ordet IT för nog idag de flestas associationer till Internet och kommunikation. IT står här för insamling, lagring, bearbetning, kommunikation och presentation av data ,text och bild i digital form.
Projektets inriktning på den framtida vården avspeglas också i en strävan att lyfta fram det som ännu ligger utanför de flestas vårdvardag.
I kommunerna finns det normalt ingen utmejslad vision om vad tekniken kan komma att innebära på några års sikt och vilka krav detta kan komma att ställa på såväl redan anställd personal som på vårdens grundutbildningar, både på gymnasial och högskolenivå. En ambition i projektet har varit att bidra till att skapa en bättre plattform för beslut kring IT-frågor genom att öka kunskapen om nuvarande användning och erfarenheter, vilka utvecklingsbehov som finns och vad som finns eller kan förväntas finnas på marknaden i en nära framtid.
Uppdraget
I korthet löd uppdraget från Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) att för sina medlemskommuner genomföra ett projekt för att förbereda en utökad användning av IT inom vård och omsorgsverksamheten.
Målgrupp för projektet är 13 medlemskommuner i Västra Götaland inklusive de 21 stadsdelsnämnderna i Göteborg.
6
Projektbeskrivning
Inriktningen på uppdraget har varit att förbereda kommunerna på en utökad användning av IT i vård- och omsorgsverksamheten. En sådan förändringsprocess är i grunden både långsiktig och öppen. För att lyckas med denna förändringsprocess krävs en hög grad av flexibilitet när det gäller lösningar och metoder. Genomförande förutsätter också att idéerna i tillräcklig grad är förankrade hos ett antal nyckelpersoner i kommunerna. Fast-låsta mål i ett tidigt skede kommer direkt att motverka dessa strävanden.
Inriktningen på projektet – strävan att nå ökad klarhet om möjligheter och vägar för att utnyttja IT som ett led för att klara det framtida vårdbehovet – har fungerat som en kompass och uppsatta projektmål har verkat som en handlingskarta som prövats och i någon mån reviderats mot de erfarenheter och kunskaper vi fått under projekttiden.
För GR har det varit ett mål att få fram ett underlag som gör att framtida strategier för IT-användning inom den kommunala vård och omsorgen vilar på kunskap om nuvarande användning och utvecklingsbehov samt framtida behov och möjligheter.
För de i kommunerna som på olika sätt ansvarar för utvecklingen av IT inom vården har målet varit att projektet bidrar till att ge impulser och ökad säkerhet om färdväg och möjligheter med IT i vården.
Projektet beviljades medel av Växtkraft Mål 4 i Göteborg och Bohus län för att genom-föra en kartläggning och en nulägesanalys av de deltagande kommunernas IT-användning inom vård och omsorg som en första etapp.
Projektets andra steg har varit att med ledning av nulägesanalys att tillsammans med forskare och praktiker ta fram scenarios hur framtiden skulle kunna gestalta sig med nya tekniker och tillämpningar inom vård- och omsorgssektorn.
Avgränsningar
Projektet har haft fokus på IT-tillämpningar inom den kommunala äldreomsorgssektorn. Strategin har varit att skapa en dialog med främst IT-ansvariga och beslutsfattare inom denna sektor och att dessa nyckelpersoner sedan kan bidra till att föra arbetet vidare i den egna organisationen. Vi har såldes endast indirekt berört de äldres situation och förhållan-de till IT. Vi har resonerat som så att förhållan-det inte spelar någon större roll om vi lyckas entusias-mera fältpersonal och äldre för ökad IT-användning om inte beslutsfattare ser värdet och möjligheter med IT i vården så är det svårt att få en kraftfull utveckling.
Medverkande och studiens genomförande
Tre verksamhetsansvariga – Idalena Svensson, Sdf Styrsö,Karin Krohn, Mölndal och Maria-Rosa Johansson, Sdf Centrum Göteborg i den kommunala vårdsektorn samt Lars-Göran Jansson, GR och Andrus Kolga, extern projektledare – har fungerat som projektgrupp och samordnare av projekt.
7
Vårdbehovet för de äldre
En kort bakgrund.
Befolkningen i arbetsför ålder minskar samtidigt som medelåldern ökar. Kvoten arbetande/ försörjda minskar de kommande åren.
Antalet personer över 80 ökar med 10 000 årligen. År 2000 är var femte person över 65 år och var tionde över 75.
Åldersrelaterade tillstånd kommer att dominera framtidens sjukvård. Det är äldre med demens och stroke som kommer att behöva mest vård och omsorg. Det är till omhänder-tagande av patienter med dessa tillstånd som resurser behöver omfördelas.
Troligtvis kommer också kommande generationers vårdtagare ha ett mer jämlikt ansvar för sin vård. De kommer att ställa högre krav på anpassning och inflytande på vården och dess utformning.
IT i framtidens vård och omsorg
sett ur ett organisationsperspektiv
Kommunerna är vanligtvis organiserade i sektorer som i sin tur är grupperade i enheter och avdelningar. Viss del av den kommunala verksamheten bedrivs i bolagsform eller i stiftelser. De senaste åren har också privata entreprenörer anlitats i allt större utsträckning för att på uppdrag av kommunen utföra uppgifter som tidigare utfördes av kommunens egna anställda.
De senaste årens bistra ekonomiska klimat i kommunerna har medfört att marginalerna för att bedriva utvecklingsarbete inom olika enheter har minskat.
l en sektoriserad kommunal värld, hårt trängd med kniven på strupen och med ständigt återkommande besparingskrav så vore en samverkan över gränserna och ett större utnyttjande av de gemensamma resurserna en logisk utväg. Visst förekommer det en del samverkansprojekt i regionen. Ändå är det bestående
intrycket att den utveckling som ändå sker Inom IT-området görs i isolerade öar med dessutom begränsad spridningseffekt av de resultat som uppnås.
Det här kan tyckas vara ett väl hårt omdöme. Säkert har samarbetet över förvaltnings-gränserna i de egna organisationerna blivit vanligare de senare åren.
Samarbete med andra offentliga organisationer förekommer allt oftare. Steget därifrån till organiserad samverkan är ändå ganska stort.
Samarbete kan åstadkommas med gott samarbetsklimat och personliga relationer. Samverkan kräver mer. Samverkan, i denna definition, är ett organiserat arbete mellan enheter eller organisationer där verksamheten regleras med någon form av avtal och där respektive organisation bidrar med ekonomiska resurser.
Det är här som en av de största akilleshällarna finns i den kommunala verksamheten när det gäller utvecklingsfrågor som sträcker sig utanför den egna sektorn.
Att bygga upp ett samarbete, i vart fall inom den offentliga sektorn, går nog rätt ofta väl.
”den utveckling som sker inom
IT-området görs i isolerade öar med
8
Svårigheterna uppstår när det behövs något mer än erfarenhetsutbyte och dialog mellan de deltagande verksamheterna.
När det krävs exempelvis ekonomiska investeringar för utredningar, utvecklingsinsatser, utbildningar, konsultköp, material, lokaler eller något annat för att den gemensamma utvecklingszonen ska blomstra och utvecklas, visar det sig inte sällan att det då uppstår något som kan liknas vid ett ”Svarte Petter-spel”. Kontentan av det hela är i alla fall, att många av de medverkande aktörerna tycker att det är angeläget med en fortsatt utveckling inom det gemensamma samarbetsområdet, men få har lust, eller möjlighet, att ta med sig penningpungen till diskussionerna. Vanliga förslag eller kommentarer går ofta ut på att någon annan än den egna organisationen skall stå för finansieringen. – Kanske kommun-styrelsen? – eller landstinget? – Är det här egentligen inte en social fråga som socialnämn-den borde ta ? – Eller varför inte universallösningen: går det inte att söka EU-pengar?
Som tidigare nämnts så är kommunernas verksamhet indelad i sektorer. Varje sektor har sin verksamhet reglerad och de ekonomiska anslagen är öronmärkta och ”fria” utvecklings-resurser är mycket små. Möjligheten att omfördela utvecklings-resurserna, särskilt inom innevarande budgetår upplevs nog generellt som mycket små eller för att inte säga obefintliga.
Naturligtvis finns alltid möjligheten att i varje samarbetsprojekt reglera ansvar och ekonomiska förhållanden. Problemet i praktiken är att det är ett omfattan-de, ibland närmast ett gigantiskt arbete att få att alla pusselbitar på plats. Har dessutom ingen av de inblandade aktörerna någon självklar huvudroll att leda arbetet uppstår det en rad svårigheter som lätt leder till att sam-arbetet så småningom blir urvattnat och planar ut.
Vad som saknas idag en samverkansform där olika aktörer på ett enkelt sätt kan reglera bidrag med pengar, personella resurser och ansvar och ”ägande” inom samverkansområden som sträcker sig utanför det egna ansvarsområdet. Aktiebolagsformen, som av vissa betraktats som en av de mest betydelsefulla sociala innovationerna i mänsklighetens historia, lyckas reglera ansvarsförhållande och ekonomis-ka spelregler mellan ett stort antal aktörer som i oliekonomis-ka hög grad involveras i en verksamhet med ett speciellt syfte.
Något liknande men anpassat för den offentliga sektorns verksamhet vore i hög grad önskvärt.
Som det är nu är de olika enheterna i hög grad beroende av medel som finansieras av staten, olika EU-program och eventuella medel från kommunstyrelse och centrala för-valtningar för att kunna bedriva utvecklingsarbete för områden som sträcker sig över de traditionella organisationsgränserna.
Vare sig det är staten, EU eller någon annan som finansierar ett utvecklingsområde finns det ju alltid villkor om bl. a. inriktning som är förknippade med bidragsgivningen.
Det är nog inte särskilt ovanligt att projekt söker sig till pengar. D.v.s i någon mån anpassar sig projektet i sin beskrivning av det tänkta utvecklingsområdet för att stå i bättre samklang med vad man tror ger bättre möjligheter att få bidrag.
Det säger sig ju självt att det inte är någon särskilt ideal utgångspunkt att bedriva utvecklingsarbete på.
Vad kan då en enskild medarbetare, chef eller politiker göra för att åstadkomma smidigare och effektivare samverkansformer mellan organisationer?
”få har lust, eller
möjlighet, att ta med med
sig penningpungen till
diskussionerna”
9
Första steget är att ta insikten på allvar om att den traditionella sektorsindelade offentliga verksamheten har svårigheter när det gäller att handskas med tvärsektoriella eller organisa-tionsövergripande frågor på allvar.
Organisationsformen är helt enkelt inte skapad för det nätverksbyggande och gräns-överskridande arbete som ett modernt samhälle behöver när det gäller att lösa en rad nya uppgifter.
Ett sätt att gå vidare är inte bara lära sig med att leva med de nuvarande förutsättningar-na och göra det bästa av situationen utan att bidra till att förbättra förutsättningarförutsättningar-na för ett mer gränsöverskridande arbete.
Det finns ett antal forum och tillfällen, inte minst inom den samverkan som sker via GR, där det går att initiera förslag om att gemensamt verka för att utveckla nya ”mallar” eller organisationsformer. Organisationen MIC i Sundsvall, som är ett samarbetsforum mellan bl a kommuner, högskolor och näringslivet har som en del av sin verksamhet utvecklat modeller för hur gemensamma projekt kan regleras mellan de ingående aktörerna. Kanske dessa modeller kan tjäna som utgångspunkt för samarbete inom Västra Götaland.
Det finns andra aktörer som kommunerna generellt sett har relativt lite samarbete med, nämligen samverkan med näringslivet.
Här kanske det största hindret är tradition, kultur och ovana.
Att köpa in tjänster eller att lägga ut kommunal verksamhet på entreprenad är ju relativt vanligt idag. Men den relationen till det privata näringslivet har mer karaktären av att stå på var sin sida och förhandla fram en ekonomisk lösning som är acceptabel för båda parter. Förvaltningen eller kommunen har då tidigare arbetat sig fram till någon form av krav-specifikation av det man vill handla upp.
I den processen deltar näringslivet knappast i någon utsträckning alls, möjligen i ett slutskede.
Samverkan i form av exempelvis ett partnerskap är något helt annat.
I ett partnerskap deltar man både i problemdefiniering, problemlösning, utvecklings-arbete och genomförande. Parterna är beredda att dela risker, kostnader och framtida intäkter.
Det här är ett arbetssätt som näringslivet är förtroget med och tämligen sannolikt är beredda att ingå med äldreomsorgen och andra kommunala förvaltningar.
Här ser vi återigen att det finns utrymme för initiativ från enskilda förvaltningar, kommuner och inom de olika konstellationer av samverkan som finns inom GR.
Virtuella organisationer
I en nära anknytning till diskussionen om kommunens och äldreomsorgsförvaltningens nuvarande organisationsformer hör frågan om virtuella organisationer. Virtuella organisa-tioner är ett samlingsbegrepp för en samarbetsform där aktörerna arbetar i ett temporärt nätverk som kan skapas på kort tid för att lösa gemensamma frågor. Kännetecknande är att de deltagande organisationerna kan befinna sig bokstavligen var som helst i världen. Samarbetet sker ofta med elektroniska kontakter och med hjälp av modern informations-teknik. För att det ska fungera krävs att användandet av kommunikationsteknik som exempelvis Internet är en ofta använd och väl integrerad del av arbetsvardagen.
10
skicka e-post eller möjligen att delta i en diskussionsgrupp på nätet. Det finns en gemen-sam strävan, inriktning och en kontinuitet. Det finns ingen fysisk gemengemen-sam arbetsplats men väl en viss samhörighet.
Att skapa virtuella organisationer skulle kunna vara en av lösningarna när det gäller samverkan över gränserna för äldreomsorgen. Inte minst är tekniken tillämpbar för att underlätta samverkan i vårdkedjan där olika enheter och huvudmän samverkar.
Teknik som leder till omprövning
Ett begrepp som beskriver hur införande av nya verktyg och ny teknik, vanligtvis kopplad till IT, ger upphov till en omvärdering av en organisationsverksamhet är BPR (Business Process Reengineering). En viktig del i BPR är processorienterat tänkande och helhetssyn. Detta kan ske i form av frågeställningar, om t ex befintliga arbetssätt är de mest effektiva då ny informationsteknik ofta erbjuder nya möjligheter. Ofta leder det till en omvärdering av organisation och processer liksom till hur ett nytt verktyg kan förbättra, utveckla och effektivisera verksamheten.
Än så länge har IT användningen inom äldreomsorgen mest varit inriktad på adminis-trativa frågor och har väl knappast lett till några större omvärderingar när det gäller själva vården.
I en framtid med nya kommunikationslösningar, smart cards, vårdstöd på distans till personal och anhörigvårdare kommer säkerligen att leda till omprövningar även av hur själva vårdverksamheten ska bedrivas.
Samverkan mellan vårdgivare
Det finns uppfattningar om att en av de stora vinsterna med ökad IT-användning finns att hämta i ökad samverkan mellan vårdgivare. Inte minst för att säkra vårdkedjan.
Flera projekt runt om i landet är på gång bl a Comit som är ett samarbete mellan Västra Götalandsregionen, inklusive Alingsås sjukhus och Lerums kommun.
Det projekt som kommit längst i Sverige är förmodligen SMILE och OVK (obruten vårdkedja) i Karlskrona som egentligen lämnat projektstadiet och är i drift. Resultaten och erfarenheterna är hittills mycket positiva.
Samverkan med vårdtagare
Inom tjänstesektorn talar man alltmer om att skapa tjänsterna tillsammans med kunderna. Vilket bl a innebär att kunden involveras i att ta fram behovskrav, lösningar och indirekt också i marknadsföring av tjänsten.
Vi kommer sannolikt att få se en utveckling från brukarmedverkan till brukarstyrning. Inom ett område borde det finnas utomordentliga möjligheter att involvera utomståen-de i själva vårdverksamheten, nämligen anhörigvårutomståen-den. Det kan förutsättas att en ökad utomståen-del av vården till de äldre kommer att ges av anhöriga. Redan idag görs det i stor omfattning och om inte annat av ekonomiska skäl kommer den andelen av vård sannolikt att växa de närmaste åren. Att i ett sådant läge omlokalisera en del av äldrevårdens resurser till gräns-snittet mellan anhörigvårdare och kommunal äldreomsorg skulle kunna vara ett sätt att
11
utnyttja de kommunala resurserna på ett effektivt sätt. Att helt enkelt låta fler av med-arbetarna arbeta mer ”konsultativt”, vilket i det här fallet betyder att skapa förutsättningar och stödja andra aktörer i stället för att vara de som själva genomför all verksamhet.
Ett sådant exempel på ett konsultativt förhållningssätt finns att hämta i Borås. Där har man i ett gemensamt europeiskt projekt prövat att ge stöd till de anhöriga till stor del med hjälp av IT.
Även här är erfarenheterna mycket goda. Än så länge har verksamheten bedrivits i en mycket liten skala och det finns säkert en del problem att lösa som uppstår när det sätts i drift i en större skala. Likaså är det svårt i dagsläget att beräkna kostnaderna vid full implementering. Stöd från kommunen till anhörigvårdare kommer att utvecklas av såväl ekonomiska skäl som pga brist på arbetskraft inom vårdyrken.
Internationella utblickar
Vid projektstarten funderade vi på hur långt har man kommit internationellt med IT-användningen inom äldreomsorgen. Ligger de längre fram – och så fall inom vilka områden. I de efterforskningar som vi gjort finns inget som tyder på att man i vart fall i övriga Europa kommit särskilt mycket längre. Bilden är snarare tämligen likartad. Ett antal projekt pågår med ungefär samma inriktning som de svenska projekten.
Japan har ett antal pågående projekt i första hand inom telemedicin och något som skulle kunna kallas bio-feedback. De har bl a tagit fram en toalettstol med inbyggd glykos-sensor för att kunna mäta urinsocker!
I år räknar en stor elektronikkoncern med att öppna hundratalet butiker som säljer självundersökningsmaterial. I en bergsby är 320 hushåll kopplade till kabel-tv med sina självundersökningsmaterial för vidare länkning till olika vårdgivare.
Israel har kanske kommit längst i ett vardagligt användande av IT inom vården. Ett företag inom telemedicin har 55 000 abonnenter och ger 24-timmarsservice till sina kunder. Kunderna sänder över medicinska data via en vanlig telefonlinje till en dygnet runt bemannad ”monitor center”. Kunderna får omedelbar vägledning och konsultation basera-de på symptomen och basera-de överförda datavärbasera-dena.
Centret är bemannad med sjukvårdskunnig personal som direkt på dataskärmen ser patientjournalen och via ett speciellt kommunikationsprotokoll för en dialog med kunden och sedan vidtar de nödvändiga åtgärderna.
De har också tagit fram ett speciellt ”armbandsur” med en larmknapp och med möjlig-heter att tala direkt med larmcentralen.
12
Nulägeskartläggningen
En av utgångspunkterna för projektet var att bidra till en ökad användning av IT inom vård och omsorg. För att kunna göra detta behövde vi veta hur det faktiska läget av IT-använd-ning i de 13 kommunerna såg ut.
Hur långt har de kommit, inom vilka områden används IT, och vilka framtidsplaner finns det var några av frågeområdena.
Hur var inställningen hos personal, ledning och politiker till en ökad IT-användning i det dagliga arbetet? Vilka frågor tycker de är angelägna att driva framöver?
De indikationer vi fått i det tidiga projektläget var att det finns stora variationer i inställ-ning och hur långt man kommit med sin IT-utveckling bland de 13 kommunerna. Även inom Göteborgs stad med sina 21 stadsdelar tycktes skillnaderna vara tämligen stora. För att ta reda på hur det egentligen stod till valde vi att gå ut med en enkät till samtliga verk-samhetsansvariga inom äldreomsorgen i Göteborgsregionen.
Enkäten delades upp i två huvudblock
Det första blocket avhandlade den nuvarande användningen av IT inom deras verk-samhetsområde.
Det andra blocket var inriktat på att få fram vilka utvecklingsbehov av IT som fanns. Enkäten tog upp ett drygt 30-tal områden och sträckte sig från områden som vi utgick ifrån att flertalet hade datoriserat, till områden som för flertalet skulle ligga utanför deras IT-vardag.
Efter sedvanliga påminnelser fick vi en närmast hundraprocentig svarsfrekvens. Vi ställde enkäten till verksamhetscheferna men praktiskt taget samtliga delegerade uppgiften att besvara enkäten. Endast i något enstaka fall var den verksamhetsansvarige som besvarat enkäten själv.
Säger det något om IT:s roll inom äldreomsorgen? Eller är det bara fullt naturligt att uppgiften delegeras?
Det är inte utan att tankarna far till en parallell i det privata näringslivet. De som där arbetat med IT-frågor har i flera år förfäktat tanken på att IT-frågor är så strategiska för organisationen och dess verksamhet att ansvaret för dessa frågor borde ligga på lednings-nivå. Det är också först de sista åren som IT på allvar tagit steget in i styrelserummen och inte bara ses som en fråga för tekniker. Numera är det tämligen vanligt att den IT-ansvarige sitter i ledningsgruppen.
Det är klart att det inte ska dras några förhastade slutsatser av att en verksamhetschef själv inte besvarar en enkät om IT. Det kan finnas många andra förklaringar till detta. Ändå är det svårt att värja sig för tanken att det inte är en tillfällighet.
Det övervägande flertalet som besvarat enkäten tycker visserligen att ledning och politiker har en positiv inställning till IT men det är inte detsamma som att de ser det som en verksamhetsstrategisk fråga för ledningen. En beskrev det som att ledningen har varit generösa med datorer men tror inte att ledningen och politiker funderat så mycket på IT och verksamhetsutveckling.
Det kanske inte heller så underligt då IT för flertalet inte berört mer än några basala funktioner inom administrationen och kanske uppemot 90% av personalen hittills i mycket liten utsträckning kommer i kontakt med IT i sitt vardagsarbete.
13
Intressant att notera är att de som besvarade enkäten hade högst olika befattningar och benämningar. Planeringschef, IT-ansvarig, projektledare, resultatenhetschef, system-ansvarig, äldreomsorgschef, verksamhetssekreterare och ett tiotal andra benämningar.
Säger det något om situationen när det gäller IT i vården? Även här finns det en hypotes om att i en verksamhet som är i sin linda är det inte ovanligt att uppgiften hanteras till en början av personer med särskilt intresse och fallenhet för uppgifterna och ofta vid sidan av andra ordinarie uppgifter. Så småningom utvecklas och stabiliseras verksamheten och då utvecklas en profession med något mer enhetliga förutsättningar. Kanske är det så läget är inom äldreomsorgen? I vilket fall tyckte vi oss få belägg för den tankegången när vi ett senare uppföljningsseminarium tog upp frågan.
Resonemangen kring ledningens syn på IT, och de som involverades vid besvarandet av enkäten är inte avsedda för att göra en bedömning om något är rätt eller fel. Vad vi däremot vill är att få en så klar bild av vad vi har att vänta oss när det gäller att fortsätta vårt arbete.
Ska vi kunna planera för delaktighet och medverkan från äldreomsorgens sida så gäller det att ha en realistisk nulägesplattform och inte förirra sig in i ett önsketänkande om hur det borde vara.
Vi ville också veta om det fanns en grupp aktörer som vi kunde luta oss emot, som kände eller kunde få en viss samhörighet och var intresserade av att driva frågan om ökad IT-användning i vården. Mer om detta i ett senare skede av rapporten.
Nulägesenkäten
I det följande avsnittet redovisas svaren kring den nuvarande användningen inom de olika områdena samt vilket utvecklingsbehov de ser för dessa områden.
Enkäten började med frågor om lönehantering, tidrapportering och avgiftshantering och andra närliggande administrativa funktioner.
Lönehantering
Inte särskilt överraskande visade det sig att praktiskt taget samtliga har lönehanteringen på data. Endast två av de svarande har uppgett att de saknar datoriserade lönerutiner. Utav dem som svarat vill 1/3 utveckla rutinerna och av dem som kommenterat just denna punkt nämner några att de tycker att det går åt alldeles för mycket tid för lönehanteringen. ”Det är för mycket jobb att få ut rätt löner”. För några pågick det också ett arbete med att de-centralisera lönearbetet.
Tidrapportering för personal
71% har denna möjlighet idag. 39% tycker att det finns ett stort behov av att vidareutveckla området. Några nämner att de vill få ett enkelt sätt att följa upp tidsanvändningen.
Vårdtagartid
Drygt hälften har datoriserat tidrapportering för vårdtagartid. Närmare hälften av de svarande tycker att det är ett stort behov av att vidareutveckla området. Någon tycker att det saknas intern kompetens för att kunna utveckla dessa områden.
Arbetsscheman
Drygt 80% av de svarande uppger att de har IT-stöd för detta. Nästan hälften (45%) tycker att det finns ett stort utvecklingsbehov inom detta område.
14
Avgiftshantering för vårdtagaren
Samtliga utom en har detta datoriserat. 16% Av dessa tycker att utvecklingsbehovet är tämligen stort.
Lägenhetsregister
Knappt 10% har dessa på data. Övriga saknar det men majoriteten tycker ändå att ut-vecklingsbehovet av detta område inte är så stort. 14% tycker att det är ett stort utveck-lingsbehov.
Nyckelhantering
25% har, och 75% har inte dessa uppgifter datoriserade.
1/5 tycker att det är ett stort utvecklingsbehov. Något fler tycker att behovet är rätt litet.
Beställningsfunktioner
Ingen har datorisering för beställningsfunktioner men mer än hälften av de svarande tycker att det finns ett behov av att utveckla detta, särskilt gäller detta matdistribution. 1/6 tycker inte att så är angeläget.
Vårdtagarregister
Praktiskt taget samtliga har dessa datoriserade. Fördelningen är tämligen lika mellan dem som tycker att det är ett utvecklingsbehov och de som inte gör det. Det rör sig om ca 1/5 av de svarande i varje ända på svarsskalan.
Personalrekrytering
Så många som 75% uppger att de redan idag använder IT för att rekrytera personal. 1/5 tycker att det finns ett stort utvecklingsbehov inom detta fält.
Vårdtagardokumentation
Närmare 90% har detta datoriserat. Drygt ¼ har markerat detta område som ett stort utvecklingsbehov.
Elektronisk anslagstavla
Mer än 2/3 har denna möjlighet idag. Få tycker att det är ett angeläget område att utveckla.
Stöd vid upphandlingar
Även här har ca 2/3 denna funktion. Knappt 1/5 ser ett stort utvecklingsbehov kring denna
Budgetuppföljningar
Mer än 80% använder sig av IT för detta och ca 20% tycker att det är ett angeläget utveck-lingsområde.
Biståndsbeslut
Samtliga utom en anger att de har detta datoriserat. Knappt 1/5 ser det som ett angeläget utvecklingsområde.
Gruppkonferenser
10% har denna funktion över datornätet. Ingen använder sig av videokonferenser. 1/6 tycker att det finns ett stort behov av att vidareutveckla dessa funktioner.
15
Informationsdatabaser
Här uppger 90% att de har informationsdatabaser och 1/6 tycker det är ett område att vidareutveckla.
Attityd- och serviceundersökningar
2/3 saknar denna möjlighet idag och närmare hälften tycker att det finns ett stort behov att vidareutveckla detta fält.
Fortbildning
¾ använder sig idag inte av IT för fortbildning. Närmare 45% tycker att det är ett angeläget område att vidareutveckla.
Vägbeskrivningar
Idag har knappt 10% av de svarande denna möjlighet. Drygt ¼ vill utveckla denna möjlighet.
Adressförteckning
Drygt 25% har detta IT-stöd när det gäller kontaktpersoner, 45% för leverantörer och 23% för institutionsregister.
För det senare området finns det också störst utvecklingsintresse. 1/3 ser ett utvecklings-behov inom detta område.
Information om medicin- och arbetstekniska hjälpmedel
Drygt hälften använder sig av IT för information. 1/3 tycker att det finns ett stort behov av att vidareutveckla området.
Evenemangsförteckningar
Ungefär 16% använder sig idag av IT för att lämna eller hämta information om olika evenemang.
Ca ¼ ser gärna att området vidareutvecklas.
Omvårdnadsdokumentation
Drygt 2/3 uppger att de idag har detta område datoriserat och 1/3 av de svarande vill utveckla området.
Telemedicin
Endast en av de svarande använder sig idag av telemedicin men 1/3 ser det som ett angeläget utvecklingsområde.
Vi var också nyfikna på hur vanligt att man använde sig av elektroniska meddelande-funktioner.
Vilka kategorier använder sig av e-post?
För vårdpersonalen är det 38% som använder e-post och 62% som inte gör det. All administrativ personal liksom samtliga arbetsledare med ett undantag har tillgång till e-post. Begreppet ”använder” är ju töjbart. Det behöver ju inte betyda att det är särskilt frekvent eller dagligdags. Svaren ger ändå en viss vägledning.
Används IT idag för att informera allmänheten (t ex om taxor)
16
IT de närmaste 3 åren
En fråga som inledde en avdelning i enkäten som var mer öppen till sin karaktär var: Finns planer på en utökad användning av IT inom äldreomsorgen?
Praktiskt taget samtliga svarade att ”Ja, de hade de” och följdfrågan var inom vilka områden de närmaste 3 åren.
De närmaste tre åren kommer många att vidareutveckla främst sina administrativa rutiner på områden som:
Schemaläggning
Personal- och lönehantering Arbetsplanering
Budgetuppföljning Upphandling
Registrering av vårdtagartid Personal – och lönehantering
Ett andra område har kommunikation som förtecken. Områden som berörs de närmaste åren är exempelvis: Kommunikation för vårdpersonal
E-post ut till vårdlag
Informationsöverföring mellan olika vårdgivare Hemsida med optimal info om taxor m m. IT stöd för hemtjänsten, inköp m m. Elektronisk handel
Ett tredje område berör dokumentation: Vårddokumentation
Utveckling av Rehabdokumentation Utförarnas vårdtagardokumentation Dokumentation i beställarledet Program för utredning och beslut
Ett fjärde område berör bl a arbetstekniska hjälpmedel och möjlighet för vårdtagarna i särskilt boende att ha tillgång till och använda dator.
Administration
Kommunikation
Dokumentation
Arbetstekniska
hjälpmedel
17
Uppföljningsintervjuer
Flertalet av de som besvarat enkäten har intervjuats per telefon för en uppföljning och komplettering av svaren. Särskild uppmärksamhet riktades på de områden som det fanns markeringar om att det finns ett stort utvecklingsbehov kring.
Intervjuerna har dels bidragit till att nyansera svaren samtidigt som det öppnade för en dialog om kringliggande frågor och en större förståelse för det klimat som finns kring IT-verksamheten i den egna organisationen
Många av svaren visade att mycket av de kommande utvecklingsinsatserna ligger på att antingen få ordning på sina administrativa rutiner när det gäller debitering och registrering av tid eller schemaläggning för att möjliggöra flexibla arbetstider.
Vanliga synpunkter är att avgiftshantering för vårdtagaren och omvårdnadsdokumenta-tion inte är så raomvårdnadsdokumenta-tionellt hanterat idag.
Avvikelserapportering behöver förbättras och man söker ett enklare sätt att följa upp tidsanvändningen.
Önskvärt vore också att på ett enkelt sätt att komma åt lagtexter och nya forskningsrön. Tillgänglighet till informationsdatabaser som hanterar uppgifter om vissa sjukdomstill-stånd och tekniska hjälpmedel är ett annat område som lyftes fram på utvecklingsagendan.
Systematisk erfarenhetsåterföring av IT-system och stöd liksom kunskaper om effekter på verksamheten är ett annat område som flera ansåg var eftersatt.
Även om det inte berörde hur systemen ska vidareutvecklas rent innehållsmässigt var det många som dryftade frågan om hur fler ska få tillgång till det IT-stöd som redan finns tillgängligt men som hittills inte omfattat alla berörda.
Någon uttryckte det som att ”användandet av IT i verksamheten är bristfälligt. Inte så mycket i administrationen utan mer ute på fältet”.
En annan beskrev det som att ”det finns mycket som inte utnyttjas. Mycket beroende på tidsbrist – det tar tid och kraft att lägga om kurs”.
Vilka program används idag?
En av de verksamhetsansvariga i projektgruppen tyckte det vore intressant att få reda vilka program som används inom äldreomsorgen. Sagt och gjort. Frågan togs med under upp-följningssamtalen. Resultatet visade att det finns överraskande många program i omlopp.
En del kompletterar andra befintliga program som finns men bilden är ändå att det finns en hel del system som i stort sett ska klara av rutiner som flera andra liknande program.
I bästa fall har de olika kommunerna och även stadsdelar gjort egna bedömningar baserade på kravspecifikationer och en marknadsinventering och kommit till olika slut-satser om vad som fungerar bäst för den egna verksamheten.
I sämsta fall beror de skiftande valen på att man haft en begränsad möjlighet att bedöma vad som finns på marknaden och de egna utvecklingsbehoven samt vad programmen förmår att leverera i praktiken.
Konkurrens mellan olika programleverantörer är säkert till gagn för äldreomsorgen men då behövs också en systematisk utvärdering och möjlighet att jämföra resultat.
En systematisk erfarenhetsåterföring mellan kommuner och stadsdelar skulle skärpa kraven på leverantörer och öka den egna kunskapen vad som är möjligt att åstadkomma och vad som behöver göras för att komma dit.
18
Vilka IT-projekt inom äldreomsorgen känner man till
En av många funderingar vi hade i projektstarten var hur väl man inom äldreomsorgen följer vad som pågår när det gäller IT-utveckling inom vård och omsorg. Känner man till pågående försöksverksamheter?I uppföljningssamtalen ställdes frågan om de kände till fem namngivna projekt, varav två fanns i Göteborgsregionen eller om det kände till något annat projekt. De tre andra projek-ten i Sundsvall och Karlskrona hade fått en viss uppmärksamhet på riksplanet.
Frågan hade två funktioner, det ena var att få svar på omvärldsbevakning och den andra var om de uppräknade projekten kunde vara intressanta att redovisa i det kommande framtidsseminariet eller om de var allmängods.
Det senare fick vi reda på tämligen omgående eftersom de uppräknade projekten för flertalet var helt okända. Några få kände till något projekt i någon grannkommun. I de fall någon kände till något av de uppräknade projekten så var det i första hand ”vård utan tråd” i Sundsvall och TÖS på Styrsö.
Vad känns mest lockande att utveckla inom den egna
kommunen?
För att i någon mån balansera mot de frågor som vi i projektgruppen fastställt fick de svarande själva fritt beskriva vad de såg som mest angeläget att utveckla inom den egna kommunen.
Några grupperingar i svaren kunde skönjas.
En sådan gruppering var kring nyckelordet kommunikation.
För några finns tankarna kring den interna kommunikationen i den egna organisationen:
I vår kommun handlar det om att i lagom takt bygga ut kommunikationen. Fler ska kunna ta del av den tillgängliga informationen. Idag finns det information som inte når ut till alla. SOFIA-OMFALE LSS (handikappomsorg) KRITA (färdtjänst) ORD Rättsdata Office SELMA SOL Devis X (ekonomisystem) Pussel (schemaprogram) PROFF DOC Pro Capita (efterföljare till
SOL)
Lotus Notes PAKT
SOTIS
PLD – personal och
löneda-ta
RB – remiss och
betalning-sansvar
Q – ett kvalitetsprogram
med balanced scorecard som förebild
BOA – boendeadministrativt
system för särskilt boende
BoStröm
(betalnings-strömmmar)
Medidoc SVIT
Lease – ledningsstöd Time Care –
arbetstidsut-veckling
Perka Plan – lönesystem Time-Key – flextidsystem Sesam – hjälpmedel Idéfix REHAB 2 Å-Data ekonomisystem PLM Benice Horizont – budget Analys (ett program för att
göra personal- och brukarundersökningar)
Vips – omvårdnadsjournal
19
Andra önskemål är att fler ska ha tillgång till bärbara datorer och att mer av kommuni-kationen ska kunna ske trådlöst.
Den andra dimensionen rör hur man ska åstadkomma ett effektivare samarbete med andra organisationer:
”Vi vill utveckla informationsutbytet mellan primärvården, sjukvården och kommunen”. Andra talar mer generellt om att de vill öka kommunikationen mellan olika vårdgivare. En annan grupp har sitt ursprung till mer personalrelaterade utvecklingsfrågor.
Man inser vikten att ha med sig personalen i IT-utvecklingen och vill öka kunskapen om hur detta ska åstadkommas. Andra infallsvinklar är att man tycker att arbetstidsutveckling-en är viktig för att kunna erbjuda arbetstidsutveckling-en attraktiv arbetsmiljö och vill därför att personalarbetstidsutveckling-en ska kunna påverka sina arbetstider. Närbesläktat till detta tar en IT-ansvarig upp ämnet att få ett gott IT-stöd för att bättre utnyttja schemaläggningsmöjligheterna. En annan markerar vikten av att de schemaläggningsmöjligheter som finns ska få ett genomslag i verksamheten så att exempelvis vårdbiträden ska kunna göra egna arbetsscheman.
Hantering av vikariepooler på data är ett annat utvecklingsönskemål.
Vårdtagardokumentation och särskilt när det gäller sjuksköterskor är ett angeläget område.
Överhuvudtaget att få en samlad bild av patientens situation är ett område som behöver mer utvecklings-insatser.
För andra handlar det om att slipa på befintliga system och få de olika systemen att passa ihop på ett bättre sätt.
Andra tankar är att ta fram övergripande system för bl a mallar och beslutstexter.
Några berör också utbildningsaspekterna och vill lära vårdbiträden att jobba med data. Fördjupa kunskaperna om existerande administrations- och kommunikationsprogram finns också på agendan.
Vilka faktorer kommer att vara avgörande för den
framtida IT-utvecklingen?
När kommunerna själva gjort en bedömning så är det inte helt överraskande att flera talar om ekonomin som en avgörande faktor. Resurserna i form av kronor och ören kommer att fälla avgörandet i hög grad huruvida det blir en fortsatt utveckling.
Men det finns andra faktorer också.
En del tror att de yttre kraven på uppföljning av verksamheter, informationsomfattning och allmänna krav på effektivitet kommer oundvikligen leda till att IT-användandet kommer att öka.
Andra tror att personalförsörjningsproblemen kommer att påskynda IT-utvecklingen. Genom ökad IT-användning kan yrket bli attraktivare för unga människor och det kan också bli lättare att skapa flexibla scheman och arbetstider.
En del pekar också på att användning och utveckling av IT ingalunda är problemfritt. Systemen hakar lätt upp sig och det innebär att det kommer att krävas än mer tid framö-ver för att handskas med IT. Mer tid innebär mer resurser som antingen får tas från andra områden inklusive vården eller också leder det till ökade totalkostnader.
”kraven på uppföljning av
verksamheter, informationsomfattning
och allmänna krav på effektivitet kommer
oundvikligen leda till att IT-användandet
20
Det går åt mycket tid till driftsstörningar idag och för att få en trovärdighet och vilja till fortsatt utbyggnad måste man kunna påvisa att vinsterna vid användning av IT trots allt uppväger tid som går åt till datastrul i olika former. Liknande tongångar kommer från andra som påtalar att systemen behöver vara stabila och driftssäkra.
Andra faktorer som kommer att påverka utvecklingen är huruvida man lyckas åstad-komma användarvänliga system.
Användarovana menar några kanske delvis är ett övergångsproblem. De som är yngre har betydligt mindre problem med dataanvändning än den äldre personalen.
Det påtalas också från en del håll att det ibland finns en viss diskrepans mellan vad kommunens centrala IT-verksamhet vill och vad fältverksamheten vill.
Det är inte alltid som arbetet med IT är förankrat ute i själva verksamheten.
Kunskapen om IT måste öka med utbildning såväl inom administrationen som fältverk-samheten för att verkfältverk-samheten ska få en gedigen plattform att bygga vidare på.
När det gäller att förmå politiker att ta beslut om nya insatser med IT så tror man överlag att dessa behöver se statistik som visar att det är ekonomiskt lönsamt med investeringarna i ökad IT-användning.
Överhuvudtaget att kunna visa på nyttan för brukare och lyfta fram positiva exempel tror man kan bana väg för en ökad användning av IT inom vården.
Inställningen till IT hos personal, ledning och politiker
Förhållningssättet till IT är naturligtvis en avgörande faktor för den fortsatta utvecklingen. Några av oss hade väl vissa dubier om ökad IT-användning i vården skulle vara ett välkom-met inslag. Det fanns tankar om att en del av personalen skulle känna sig främmande för IT och tycka att det närmast skulle vara att avhumanisera vården. Nu visade det sig att farhå-gorna var överdrivna.En av de största tillgångarna för en fortsatt positiv utveckling av IT inom äldreomsorgen i Göteborgsregionen är den inställning som finns till IT användning.
Nästintill samtliga målar upp ett mycket positivt scenario. Inställning-en till IT är mycket välvillig. Framförallt hos ledning och politiker mInställning-en också personalen ser med tillförsikt på en ökad IT användning inom vården.
En beskriver det som att idag är det en positiv inställning till IT. Det var svårare för några år sedan. Samtidigt finns det hos vissa en orealistisk inställning. De tror att det bara är att ställa in maskinerna och så ska det fungera direkt.
En annan beskriver det som att från början var det en mer positiv inställning till IT. Nu är de mer kritiska på grund av de många driftsstörningarna.
Kanske är det så att inställningen går igenom olika faser. Först finns det en viss skepsis som sedan övergår till ett förväntansfullt stadium. Den tredje fasen är ett konstaterande att det inte är fullt så enkelt som man trott. Det är systemkrångel och att lära sig nya program och system tar resurser från den befintliga verksamheten.
Den fjärde fasen är ett mer realistiskt förhållningssätt till IT. Man ser det som ett hjälp-medel men inser att det behövs en hel del eget arbete och utbildning för att det ska fungera.
Det kan få en att fundera på om den positiva attityd till IT som finns inom äldreomsor-gen beror på att de befinner sig i fas två eller om de kommit till den mer mogna positionen i fas fyra?
”Det fanns tankar om att en del
av personalen skulle känna sig
främmande för IT och tycka att
det närmast skulle vara att
avhumanisera vården”
21
Uppföljningsseminarium
Enkätsvar kan ofta ge vägledningar om tendenser men informationen blir ändå tämligen grovhuggen. Uppföljningssamtalen gav ytterligare en ökad nyansering men för att ta ett steg till bjöd vi in de som deltagit i nulägeskartläggningen till ett seminarium hösten 1999. Ändamålet var dels att få ytterligare nyanser i nulägesbilden men också att skapa förutsätt-ningar att synkronisera problembilden av IT inom äldreomsorgen i Göteborgsregionen. Än viktigare var kanske att gemensamt dra lärdomar från nulägeskartläggningen och se om de närvarande kunde bilda stommen till ett fortsatt samarbete för den fortsatta regionala utvecklingen av IT inom vård och omsorg.
Diskussionen var intensiv i de grupper som bearbetade olika frågeställningar. En hel del kontakter knöts under dagen för fortsatt informell dialog. Det var däremot svårare att hitta fram till ett mer organiserat samarbete. Till saken hör att tiden var kort. Flertalet kände inte de övriga deltagare sedan tidigare och de som var där var inte nödvändigtvis de personer som besvarat enkäten.
Viljan till samarbete framskymtade tydligt men att ta på sig rollen att vara motor i ett samarbete var uppenbarligen än så länge ett för stort steg.
Framtidsseminarium
Ett av de angelägnaste projektmålen är kunna inspirera till ökad användning av IT inom äldreomsorgen. Ambitionen är att kunna visa vad som finns inom äldreomsorgen eller i andra branscher och som kan direkt eller i modifierad form föras över till äldreomsorgen.
För att inte bara kunna visa vad som finns idag utan även att ge olika aktörer inom IT eller vårdsektorn friare tyglar och låta dem beskriva utvecklingstrender, förhoppningar och visioner valde vi att låta dessa komma till tals i ett framtidsseminarium.
Nu kan det låta som en tämligen okomplicerad affär. Det är bara att kontakta ett antal intressanta föreläsare och sätta ihop ett program. Riktigt så enkelt var det nu inte.
I själva verket visade det sig vara ett omfattande detektivarbete. Vi beskrev tidigare att det visade sig att man i kommunerna hade svårt med överblicken om vad som pågår när det gäller utveckling inom IT-området. Det visade sig gång på gång att det gäller även inom forskar- och företagsvärlden. Olika enklaver känner till vad som pågår inom en viss sektor eller ett visst område men det finns ingen enskild organisation eller verksamhet som greppar över området IT inom vård och omsorg.
Till saken hör också att IT som berör själva kärnverksamhet i sig är en relativt ny verk-samhet. Det finns helt enkelt väldigt lite som är prövat, utvärderat och implementerat i vardagsarbetet. Även att få en överblick över pågående försöksverksamhet visade sig vara förenat med en hel del efterforskningsarbete. Kontaktade personer kunde om de själva inte direkt kunde bidra till framtidsseminariet ändå ofta ge en viss vägledning. ”Hör med X eller institutionen Y, jag tror att de håller på med något som kan vara lite intressant.” Dessa kunde i sin tur ge tips om nya namn att kontakta.
Den här processbeskrivningen görs, inte för att beskriva vedermödorna i sig, utan för att visa att det ingalunda är lätt för den enskilde äldreomsorgschefen eller IT-ansvarige att greppa vad som pågår inom sektorn IT i vård och omsorg. Kanske inte ens i närområdet. Så visade det sig också vara för oss i projektgruppen. Trots att vi hade flera
verksamhetsansva-22
riga med stort intresse för IT-frågor i projektgruppen var det först i samband med uppfölj-ningsintervjuerna som vi fick reda på att det pågick ett kommunikationsprojekt mellan olika vårdgivare i regionen.
Vi ville också att seminariet skulle spegla hela processen med att införa ny teknik. Självfallet ville vi visa vad som finns i ny teknik men seminariet skulle också vinkla frågorna från ett personal och vårdtagarperspektiv. Organisationsaspekterna kring IT-frågorna var också angelägna att få med med.
Uppslag till seminariet fick vi också från de medverkande kommunerna. Vid uppföljnings-samtalen fanns som en av frågorna ”vilka områden skulle du vilja lyftes fram på ett fram-tidsseminarium?
Några tydliga signaler var önskemål om ta upp kommunikation. Hur löser man kommu-nikationen trådlöst på fältet och skapa en sammanhängande informationskedja mellan olika aktörer? Telemedicin var ett annat område.
Sedan fanns behov av att ta upp mer processinriktade frågor som ”hur övervinna mot-ståndet hos personal? Hur ska man få med dem på tåget”? En annan fråga som några tyckte är betydligt svårare att lösa än tekniska problem är hur man ska kunna samordna de olika organisationskulturerna i gemensamma projekt.
Seminariet ägde rum i januari år 2000. Inbjudan riktade sig i första hand till förtroende-valda och chefer inom vård och omsorg samt IT-ansvariga.
De skulle under två dagar få möta företrädare för stat och kommuner, forskning och näringsliv, praktiker och teoretiker och ta del av deras tankar kring IT inom vården nu och i framtiden.
Parallellt med seminariet pågick en utställning som även var öppen för all personal inom äldreomsorgen. Målet med utställningen var att kunna visa en stor bredd på möjliga insatser och att utställarna inte i någon större utsträckning skulle överlappa varandra i sitt utbud.
Utvärdering som gjordes under båda dagarna bekräftade att deltagarna uppskattade bredden och de skiftande infallsvinklarna på ämnet. Överhuvudtaget visade utvärderingen en överväldigande positiv respons. Glädjande var att även utställarna varav några anslutit sig, visa av tidigare erfarenheter, med stor skepsis var mycket nöjda med de kontakter och den dialog som de hade fått under dagarna.
23
Ett tänkbart framtidsscenario
Baserat på den information och kunskap vi fått under projekttiden – hur skulle ett IT-scenario kunna se ut i Göteborgsregionen?
Det pågår en internationell trend med en snabb förflyttning av vården från sjukhusen till öppen vård. Det talas om hemmen som framtidens sjukhus. Det är förstås svårt att veta i vilken utsträckning som hemmen blir platsen för mer omfattande vårdinsatser och i vilken takt en sådan utveckling blir en realitet. Nog indikerar det ändå att det är sannolikt att vårdarbetet även inom äldreomsorgen kommer att förändras på sikt.
Den närmaste tiden kommer nog IT-frågorna i rätt liten utsträckning för flertalet kommu-ner och stadsdelar att beröra själva kärnverksamheten utan det handlar mer om det administrativa området. Man söker utveckling i första hand kring basområden som exempelvis tidrapportering, avgiftshantering och arbetsscheman.
En intressant metod presenterades på Framtidsseminariet. Genom att använda s k smart cards kan systemet uppdateras med aktuella data som dagens vårdinsatser, klockslag m m. Vårdpersonalen tömmer sedan vid återkomsten till kontoret sin handdator på information om dagens händelser. Informationen går då in i det centrala planerings- och redovisnings-systemet.
Även om flertalet redan har de administrativa områdena datoriserade vill man vidare-utveckla systemen. Några tycker att systemen är tungarbetade och att de inte är särskilt användarvänliga. En del tycker att systemen och programmen
utformats mer ur ett tekniker- än ett användarperspektiv. Det efterfrågas också bättre system för att följa upp och utvärdera verksamheter.
Den bild som kommit fram i dialogen med IT-företrädare inom äldreomsorgen är det finns starka ambitioner att föra ut de befintliga informationssystemen till fältverksamheten, dvs att fler medarbetare ska få tillgång till systemen.
Både när det gäller att förbättra kvalitén i systemen och när det gäller frågan om hur fler ska få tillgång till systemen så finns det mycket att vinna på att bilda ett nätverk av verksamhets- och IT ansvariga som med jämna mellanrum diskuterar erfarenheter och gemensamt kan initiera förändringar.
Reaktionerna, när frågan har ventilerats med kommunala represententer, tyder på att det finns ett starkt intresse av att sådana nätverk verkligen kommer till stånd.
Och man vill medverka! Då är frågan om vem eller vilka som kan vara bärare av en sådan process?
Om allt går som vi hoppas kan i vart fall GR ta ett nästa steg och bidra till att skapa ett embryo för ett sådant samarbete. Frågan om vidmakthållandet av nätverken kvarstår tillsvidare.
Det finns flera områden inom vilka ett regionalt samarbete skulle kunna göra sitt till för att få en kostnadseffektiv utveckling.
Två sådana områden framträdde tydligt vid nulägeskartläggningen. Det ena är ningsfunktioner. Särskilt när det gäller matdistribution och övriga varor men även beställ-ning av medicin stod högt upp på listan över områden där det finns ett utvecklingsbehov.
”det finns mycket att vinna
på att bilda ett nätverk av
verksamhets- och
IT-ansvariga”
24
Idag har ingen av kommunerna datoriserat beställningsfunktionerna men mer än hälften av de svarande tycker att det finns ett stort utvecklingsbehov av området.
Även om det kan finnas vissa skillnader i behov så borde det finnas utomordentliga förutsättningar att utveckla kravspecifikationer som underlättar realiserandet av denna funktion. Det är ju inte bara det att de egna arbetet underlättas. Som det tidigare nämnts så är ju det ju också ett intresse för leverantörer av IT-tjänster att förstå vad kommunerna har för utvecklingsbehov.
Det borde rimligen vara betydligt intressantare för en IT-aktör på marknaden att utveckla produkter och tjänster när de vet att det finns en bred uppslutning och de dessutom får ett tydligt underlag om vad som behövs och vilka krav kommunerna ställer.
Ett annat område där det borde vara än mer möjligt att åstadkomma samstämmighet kring är utbildning.
Majoriteten av äldreomsorgen använder sig inte av IT för fortbildning men närmare hälften tycker att det är ett angeläget område att utveckla. Idag finns det flera aktörer som kan producera utbildningar på CD-ROM och över Internet.
Eftersom det i flera sammanhang talats om vikten att det sker en ökad utbildning av personal och arbetsledare inom äldreomsorgen borde det ju vara utomordentligt lämpligt att bygga upp en gemensam utbildningsbank både när det gäller vårdfrågor och utbildning kring IT frågor. Utbildning över Internet eller CD-ROM är inte de enda alternativen för utbildning men kanske de som lämpar sig särskilt väl att samverka kring och där det borde finnas starka ekonomiska incitament.
Det finns tre områden till som är högintressanta för den forsatta utvecklingen av IT inom vården i Göteborgsregionen. Områdena är kommunikation mellan vårdgivare, telemedicin och anhörigstöd.
Kommunikation mellan vårdgivare
Vårdkedjorna ställer komplicerade krav på aktörerna, varav informationsöverföringen mellan olika vårdgivare är en.
Studier som gjorts visar att informationsöverföringen är den vanligaste bristen. Informationen till anhöriga och patienter och anhöriga är det som brister mest och glappet i läkemedelordinationerna är det som är allvarligast. En MAS-studie visar att så mycket som en tredjedel av de studerade fallen innehåll felaktig information Den studie som hälsovårdshögskolan gjort visar på okunskap om vårdgrannarnas kompetens och villkor, avklippta nätverk, dåliga informationssystem. Sverige saknar, till skillnad från många andra länder, standardsystem på vårdområdet och teknikutvecklingen är inte anpassad till vård och omsorgssektorn.
Nu pågår det verksamhet runtom i landet som syftar till att förbättra informationsöver-föringen mellan vårdgivare. En sådant projekt är COMIT som finns i Göteborgsregionen. Två projekt med liknande inriktning men som har kommit längre när det gäller den tekniska plattformen är OVK (Obruten VårdKedja) och Rapport Direkt i Karlskrona. Där har man kommit så långt att man lämnat försöksstadiet och verksamhet är numera i ordinarie drift.
Rapport Direkt knyter ihop vårdtagare, larmcentral och hemtjänstgrupp. Systemet omfattar rutiner för larm, bekräftelse, infohämtning och svar. Den utvärdering som gjorts
25
av pilotprojektet visade bl a att det för vårdtagarna inneburit snabbare hjälp och högre sekretess. För hemtjänsten har det inneburit ökad effektivitet med mindre tid åt adminis-tration, låg kostnad, hög tillgänglighet och möjlighet till integration med andra informa-tionssystem. Systemet ger också möjlighet till centralt uppdaterad information.
OVK är ett samarbetsprojekt mellan två kommuner och landstinget i Blekinge och syftar till att förbättra vårdplaneringen. Processen byggs i hög grad runt vårdtagaren. Målet är rätt information till rätt person i rätt tid och skapa maximal samnytta och eliminera tidstjuvar. Man arbetar med en gemensam databas, Internet och diskussionsforum via IT.
Mycket av det som gjorts i Blekinge borde vara direkt överförbart till GRs medlemskom-muner. I vart fall rent tekniskt. En del av framgången i Blekinge får nog tillskrivas den ”infrastruktur” av samverkan som finns mellan olika huvudmän och i hög grad även med näringslivet. Finns motsvarande förutsättningar i Göteborgsregionen så bör varken teknik eller kostnader hindra en fortsatt förbättrad informationsöverföring mellan olika vård-givare.
Telemedicin
Ett relativt nytt område i hemtjänsten men är under stark frammarsch inom sjukvården. Inom primärvården har den nya tekniken medfört att en patient kan träffa sin både sin husläkare och en uppkopplad specialist och få besked direkt.
Man slipper remittera patienten till sjukhuset och utnyttjar specialistens tid och kunska-per mer effektivt. På vissa områden räknar man med att kunna minska remitteringarna med upp till 60%. Telemedicin används också vi avancerade operationer. Att telemedicin också hör hemma i äldrevården har TÖS projektet i SDF Styrsö visat. Det är ett samver-kansprojekt mellan primärvården och hemsjukvården. De har arbetat med mobiltelefon, bärbar PC, bildtelefon och digital kamera. De tar bilder med som skickas över digitalt till läkaren som gör en bedömning av läget. Personalen pratar också med patienter via bild-telefon.
Resultatet av projektet visar att patienterna får mer och bättre omvårdnad och att det lett till en rad besparingar. Vid nulägeskartläggningen av IT inom äldreomsorgen ansåg närmare en tredjedel att utveckling av telemedicin är ett angeläget område. Tösprojektets medverkan i seminariet ”IT i framtidens vård och omsorg” spädde nog på det intresset. Särskilt som det visade sig att personalen i hög grad anammat de nya arbetsmetoderna.
Ett närbesläktat område är distansdiagnosticering. Personer kan undersökas eller övervakas på distans och behöver inte vara bundna till sjukhuset. Genom att bl a mäta blodtryck, temperatur, puls och andningsrytm,
syre-mättnad i blodet m m och överföra dessa värden med modern informationsteknik till specialister kan patienten befinna sig i hemmet och ändå få vårdstöd.
Vad är tekniskt möjligt att övervaka i hemmet?
26
Alla parametrar som övervakas på sjukhuset kan i teorin övervakas i hemmet.
De finns företrädare inom sjukvården som tror att nästa stora grupp för distansvård kan vara demenspatienter. Egentligen kanske det först och främst handlar om stadiet innan de blir institutionaliserade. Det kan vara hjälp med att avläsa om någon spisplatta står på eller om strykjärnet inte är avstängt. Det kan också vara informationssystem som visar var patienten är någonstans. Distansvård för demenspatienter tillämpas redan i Holland. Undersökningar har visat att man i genomsnitt kan skjuta på institutionaliseringen med ett år om patienterna får denna hjälp.
Det finns naturligtvis en hel del ekonomiska drivkrafter rent generellt med att förlägga en del av vården i hemmen. De finns även andra aspekter som att det visat sig att läknings-processen blir bättre i hemmen (den psykologiska effekten) samt att det kanske idag är en bättre bakteriell situation i hemmen än på sjukhuset (ex. sjukhussjukan).
Övervakning av olika funktioner i hemmet verkar vara mycket nära ett genombrott. Redan idag finns det ”tänkande” kylskåp i produktion och det finns några aktörer som är i full gång med system för hur elektriska apparater ska kommunicera med varandra, exem-pelvis via el-nätet.
Hemtjänstpersonal skulle i princip kunna hjälpa vårdtagarna med att på distans kunna stänga av en ”bortglömd” spisplatta
Anhörigstöd via IT
Vårdhögskolan i Borås har tillsammans med projektpartners inom EU arbetat i några år med stödja anhörigvårdare med hjälp av Internet och bildtelefoni.
Syftet är att ge anhörigvårdare kunskaper, färdigheter, information, råd och psykologiskt stöd.
ACTION som projektet kallas gör det möjligt för anhörigvårdare att genom sin TV eller dator få tillgång till aktuell information och kunna samtala med vårdpersonal via bildtele-foni. Detta kan ske genom att TV:n kompletteras med en kamera och en dator som ansluts till telenätet. Systemet regleras med en vanlig fjärrkontroll.
Anhörigvårdarna får råd och stöd för att kunna bemästra sin situation.
De ges information, utbildning och beslutstöd om vård i det dagliga livet, åtgärder vid akuta vårdinsatser och samhällsstöd.
Projektet tror att de genom dessa insatser kan möjliggöra för äldre att bo kvar längre i det egna hemmet och att anhörigvårdares situation underlättas.
Resultaten hittills är mycket goda. Nu har verksamheten till dags dato prövats i mycket liten skala men bör ju rimligtvis vara ett av de mest intressanta bidragen för att klara äldreomsorgen i framtiden. Samtidigt blir det ju en omställning för en del av personalen inom äldreomsorgen. Deras roll blir mer konsultativ och det kommer säkert att kännas okomfortabelt och ovant för vissa. Även om utbildning kan reducera problemen till viss del.
27
Livet bortom projektpengarna
I flertalet projekt så kommer det till en kritisk punkt när de särskilda resurserna i form av projektpengarna tar slut. Vilka förutsättningar finns det att driva frågorna vidare? Utveck-lingen av IT inom äldreomsorgen kommer förvisso inte att stanna av bara för att det inte finns speciella projektpengar. Utav skäl som tidigare nämnts i rapporten finns det en rad omständigheter som driver på utvecklingen. Det som kan kännas en aning bekymmersamt är att resurserna för utveckling av IT inom äldreomsorgen är högst begränsade. Sker då den fortsatta utvecklingen i Göteborgsregionen även fortsättningsvis i isolerade öar, utan någon större samordning och utan systematisk erfarenhetsåterföring finns det anledning att befara att man hamnar långt bak informationsteknologitåget med mindre möjligheter att styra och påverka inriktning och utveckling. Under projekttiden har det vid flera tillfällen framförts önskemål om att GR skulle axla rollen som en sammanbindande länk och bidra till att strukturera det fortsatta samverkansarbetet.
Spridning av projektresultat
En strategi för projektet har varit att i första hand rikta in sig på att få chefsgruppen och IT-ansvariga för att få ett genomslag i verksamheten. Följaktligen har därför också spridning-en av resultat riktat in sig på dspridning-enna grupp. Samtliga chefer och arbetsledare inom äldre-omsorgen har fått del av den särskilda rapporten om seminariet ”IT i framtidens vård och omsorg”. Den har också mångfaldigats för spridning bland personalen.
Denna rapport kommer också spridas till målgruppen men även distribueras vårdhög-skolor och till näringslivet. I de kontakter med näringslivet har det visat mycket stort intresse för projektresultaten. Tolkningen har från vår sida varit att även de söker efter tydliga mönster kring behov och att få ett bättre grepp om i vilken fas IT i vård och omsorg befinner sig inom den kommunala äldreomsorgen.
