Skatteverkets meddelanden
ISSN 1652-1447
1
SKV M 2014:5
Skatteverkets information om tillstånd för företag att i förtid förstöra räkenskapsinformation
I detta meddelande lämnas information om de regler som innebär att ett företag kan få tillstånd att i förtid förstöra räkenskapsinformation.
Informationen kompletterar Skatteverkets allmänna råd om tillstånd för företag att i förtid förstöra räkenskapsinformation, SKV A 2014:5.
Bokföringslagen
Regler om arkivering av räkenskapsinformation m.m. finns i 7 kap.
bokföringslagen (1999:1078), BFL.
Former för bevarande
Räkenskapsinformation ska enligt 7 kap. 1 § BFL bevaras i 1. vanlig läsbar form (dokument),
2. mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel, eller 3. annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt
uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (maskinläsbart medium) och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 1 eller 2.
Tid för förvaring
Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska enligt 7 kap. 2 § BFL vara varaktiga och lättåtkomliga. De ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Överföring och förstöring av räkenskapsinformation
Ett företag får enligt 7 kap. 6 § BFL förstöra sådant material för bevarande av räkenskapsinformation som avses i 1 §, om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt överförs till något annat sådant material. Det är dock inte tillåtet att omedelbart förstöra det ursprungliga materialet. Det får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
2
SKV M 2014:5
Tillstånd från Skatteverket
Om det finns särskilda skäl, får Skatteverket enligt 7 kap. 7 § BFL för visst fall tillåta att dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation förstörs före den tid som anges i 2 §. Tillstånd ges av Finansinspektionen när det gäller företag som står under inspektionens tillsyn.
Skatteverkets allmänna råd – SKV A 2014:5
Skatteverket har i allmänna råd SKV A 2014:5 om tillstånd för företag att i förtid förstöra räkenskapsinformation uttalat följande:
Tillstånd till förstöring bör normalt medges vid sådana inträffade skador på räkenskapsinformation som företaget inte kunnat råda över, t.ex. vattenskada, brandskada eller liknande. Något krav på att uppgifterna ska bevaras på annat sätt bör normalt inte ställas.
Tillstånd till förtida förstöring bör normalt inte medges i fråga om sådan räkenskapsinformation som är av särskild betydelse för bedömning av företagets ekonomiska förhållanden såsom årsbokslut, årsredovisningar, viktigare avtal samt styrelse- och bolagsstämmo- protokoll och liknande handlingar.
Ansökan till Skatteverket
Ansökan om tillstånd enligt 7 kap. 7 § BFL ska sändas till Skatteverket, Skattekontor 3, Box 2825, 403 20 Göteborg. Ansökan ska undertecknas av behörig firmatecknare.
En ansökan bör innehålla följande uppgifter:
1. Allmänna uppgifter om företaget.
2. Specificerade uppgifter om vilken räkenskapsinformation som avses.
3. Uppgifter om den inträffade händelsen som medfört att räkenskapsinformation delvis förstörts. Händelsen bör styrkas genom intyg eller liknande handling.
