Nya upphandlingar

(1)

Nya upphandlingar

Landstingsservice

maj 2017 Ärende: 2017/00570 Dokument: 2017/00570-1

(2)

Innehållsförteckning

1 Nya upphandlingar över 20 basbelopp ... 5

1.1 Arbetsstolar ... 5

1.1.1 Förutsättningar ... 5

1.1.2 Projektbeskrivning ... 5

1.1.3 Bakgrund och syfte till investering ... 5

1.1.4 Upphandlingsvärde/år ... 5

1.1.5 Driftkostnad ... 5

1.1.6 Konsekvensbeskrivning - Affärsenheten ... 5

1.1.7 Konsekvensbeskrivning – Verksamhet ... 5

1.1.8 Miljö- och hållbarhetsförbättring ... 5

1.2 Ramavtal entreprenörer ... 6

1.3 Ramavtal cytostatika (har varit uppe tidigare men med felaktigt belopp) ... 7

1.4 Ramavtal Manuella rullstolar ... 8

1.5 Ramavtal, Livsmedel färskt bröd och konditorivaror ... 9

1.6 Ramavtal, Livsmedel mejerivaror ... 10

1.7 Ramavtal Osteosyntesmaterial ... 11

(3)

1.8 Ramavtal Ögonsjukvård ... 12

1.8.6 Konsekvensbeskrivning – Affärsenheten ... 12

1.9 Ramavtal Ortodontiskt material ... 13

1.10 Ramavtal, Sterilemballage ... 14

1.11 Ramavtal användarnära IT-utrustning som tjänst ... 15

1.12 Kompetenssystem ... 16

1.13 Upphandling av lokaler till folktandvården i Olofström. ... 19

1.13.3 Bakgrund och syfte till upphandlingen ... 19

1.13.6 Konsekvensbeskrivning – Affärsenheten/Fastighet ... 19

1.14 Tandvårdsstöd... 21

(4)

1.14.4 Upphandlingsvärde ... 21

1.15 Tryckeritjänster ... 23

1.15.4 Upphandlingsvärde ... 23

(5)

1 Nya upphandlingar över 20 basbelopp

Nedan beskrivs de nya upphandlingar överstigande 20 basbelopp för vilka beslut önskas erhållas.

1.1 Arbetsstolar 1.1.1 Förutsättningar

Nuvarande avtal löper ut 2017-06-14. 1.1.2 Projektbeskrivning

Upphandlingen sker i samverkan med Region Skåne som är handläggande region. Omfattar arbetsstolar till barn/ungdom/vuxna och tunga användare samt golvsitsar för barn.

1.1.3 Bakgrund och syfte till investering

Nytt avtal behövs då nuvarande löper ut 2017-06-14. 1.1.4 Upphandlingsvärde/år

Upphandlingen av arbetsstolar beräknas ha ett värde av 1 400 000 kr per år. 1.1.5 Driftkostnad

1.1.6 Konsekvensbeskrivning - Affärsenheten

Påverkar Affärsenhetens verksamhet i liten grad då Region Skåne är handläggare. 1.1.7 Konsekvensbeskrivning – Verksamhet

Inköp utan avtal kan få en negativ ekonomisk konsekvens. Skillnad mellan upphandlade priser och listpriser är 10-40 %.

1.1.8 Miljö- och hållbarhetsförbättring

(6)

1.2 Ramavtal entreprenörer 1.2.1 Förutsättningar

Ramavtalet är uppdelat på följande delentreprenader:

 Bygg  El och tele  Rör och kyla  Luftbehandling  Mark  Måleri

 Tak och tätskikt

 Säkerhet (inbrottslarm, passagekontroll och kameraövervakning)

Varje delentreprenad är uppdelad i område öst respektive väst med undantag för säkerhet som omfattar hela länet.

Nuvarande avtal löper ut vid olika tillfällen under perioden april – september 2017. 1.2.2 Projektbeskrivning

Landstinget Blekinge genomför upphandlingen. Ingen samverkan. 1.2.3 Bakgrund och syfte till investering

Nuvarande avtal löper ut vid olika tillfällen under perioden april – september 2017. 1.2.4 Upphandlingsvärde/år

Ramavtalet bedöms ha ett värde på 30 000 000 kr fördelat mellan de olika delentreprenaderna. 1.2.5 Driftkostnad

-

1.2.6 Konsekvensbeskrivning - Affärsenheten -

1.2.7 Konsekvensbeskrivning – Verksamhet

Avsaknad av avtal fördyrar och försenar planerade investeringar. 1.2.8 Miljö- och hållbarhetsförbättring

(7)

1.3 Ramavtal cytostatika (har varit uppe tidigare men med felaktigt belopp) 1.3.1 Förutsättningar

Nuvarande avtal löper ut 2017-09-30 1.3.2 Projektbeskrivning

Nytt avtal behövs då nuvarande löper ut 2017-09-30. Omfattar ATC kod L01 till slutenvården. 1.3.4 Upphandlingsvärde/år

Ramavtalet bedöms ha ett värde på ca 43 000 000 kr/år. 1.3.5 Driftkostnad

-

(8)

1.4 Ramavtal Manuella rullstolar 1.4.1 Förutsättningar

Region Halland genomför upphandlingen i samverkan med Region Skåne och Landstinget Blekinge.

Befintligt avtal omfattar rullstolar för barn, ungdom och vuxna samt tunga brukare. Nytt avtal behövs då nuvarande löper ut 2017-10-31

1.4.4 Upphandlingsvärde/år

Ramavtalet bedöms ha ett värde på 4 000 000 kr/år. 1.4.5 Driftkostnad

-

1.4.6 Konsekvensbeskrivning - Affärsenheten

Påverkar Affärsenhetens verksamhet i liten grad då Region Skåne är handläggare. 1.4.7 Konsekvensbeskrivning – Verksamhet

(9)

1.5 Ramavtal, Livsmedel färskt bröd och konditorivaror 1.5.1 Förutsättningar

Nuvarande avtal för livsmedel, färskt bröd och konditorivaror löper ut 2017-09-30 1.5.2 Projektbeskrivning

Landstinget Blekinge genomför upphandlingen, ingen samverkan. 1.5.3 Bakgrund och syfte till investering

Produktområdet är sedan tidigare upphandlat och nytt avtal behövs då nuvarande löper ut 2017-09-30.

-

(10)

1.6 Ramavtal, Livsmedel mejerivaror 1.6.1 Förutsättningar

Landstinget Blekinge genomför upphandlingen, ingen samverkan. 1.6.3 Bakgrund och syfte till investering

Produktområdet är sedan tidigare upphandlat och nytt avtal behövs då nuvarande löper ut 2017-12-14

-

(11)

1.7 Ramavtal Osteosyntesmaterial 1.7.1 Förutsättningar

Inom produktområdet saknas upphandlade avtal sedan flera år tillbaka då ortopedkliniken tidigare prioriterat upphandling av bland annat knä- och höftproteser, men idag ser ett behov av att få avtal även inom detta område med produkter som blivit konkurrensutsatta och kravställda. 1.7.2 Projektbeskrivning

Ortopedkliniken vill säkerhetsställa god kvalité på de produkter som används. I upphandlingen innefattas skruv, muttrar, plattor och instrument som används vid benbrott inom.

-

Verksamheten ser det positiva med att få avtal på frekventa produkter vilket beräknas resultera i minskade kostnader på ortopedkliniken, då skillnad mellan upphandlade priser och listpriser är 10-40 %.

(12)

1.8 Ramavtal Ögonsjukvård 1.8.1 Förutsättningar

Nytt avtal behövs då nuvarande löper ut 2017-11-30. Upphandlingen omfattar privat

ögonmottagning ca 30-40 timmar/vecka vilket motsvarar samma omfattning som i nuvarande avtal.

-

1.8.6 Konsekvensbeskrivning – Affärsenheten -

Det bedöms inte vara relevant att ställa miljökrav i upphandlingen. Krav på följsamhet mot den nationella uppförandekoden kommer att finnas med. Likaså krav på kollektivavtal eller

(13)

1.9 Ramavtal Ortodontiskt material 1.9.1 Förutsättningar

Finns inga avtal idag. Folktandvården i Blekinge vill ha avtal där aktuella produkter kommer att blir konkurrensutsatta och kravställda.

1.9.2 Projektbeskrivning

Verksamheten vill säkerhetsställa god kvalité och bra priser på de produkter som används, i upphandlingen ingår produkter som används inom ortodonti hos Folktandvården i Blekinge. 1.9.4 Upphandlingsvärde/år

-

(14)

1.10 Ramavtal, Sterilemballage 1.10.1 Förutsättningar

Nuvarande avtal löper ut 2017-09-30. 1.10.2 Projektbeskrivning

Landstinget Blekinge genomför upphandlingen i samverkan med Region Kronoberg. 1.10.3 Bakgrund och syfte till investering

Nytt avtal behövs då nuvarande löper ut 2017-09-30, upphandlingen omfattar förbrukningsmaterial till sterilcentralerna på Blekingesjukhuset.

-

(15)

1.11 Ramavtal användarnära IT-utrustning som tjänst 1.11.1 Förutsättningar

Att upphandla IT-utrustning med tillbehör samt tjänster för bland köp/leverans/utlämning av datorer med kringutrustning till användaren.

Efter ett ökat krav på support av verksamheten med begränsade resurser på IT-enheten väljer Landstinget att köpa en del tjänster som är kopplat till enklare arbetsuppgifter i samband med köp/leverans utlämning av datorer med kringutrustning till användaren.

-

Minska manuella och enklare personalkrävande arbetsmoment, skapa en modern IT-arbetsplats som ökar användarnas produktivitet.

(16)

1.12 Kompetenssystem 1.12.1 Förutsättningar

Organisationer ställs inför förändringar, pensionsavgångar, ny teknik och en rörlig arbetsmarknad. Det är utmaningar som Landstinget Blekinge behöver stå rustad inför. För att möta framtidens behov behöver hälso-och sjukvården utveckla fungerande

patientprocesser, och teamsamverkan kring patienten. Detta ställer krav på utveckling av nya arbetssätt och roller. För att förändra arbetssätt och roller i enlighet med framtidens hälso- och sjukvård krävs förmågan att göra gap-analyser av nuvarande kompetens och framtida

utvecklingsbehov. Därför är det viktigt att se att kompetenssystemet är kopplat till och en viktig del i genomförandet av framtidens hälso- och sjukvård.

Genom kompetensanalys och framtagande av kompetensplaner ökar förutsättningarna för medarbetarnas delaktighet i processen, vilket är viktigt för den långsiktiga utvecklingen av verksamheten.

Projektet ska upphandla och implementera ett kompetensstödjande it-verktyg som ska stödja verksamheten i att leda, utveckla och upprätthålla organisationens samlade kompetens, så att kortsiktiga och långsiktiga mål tillfredsställs.

Stöd till planering av långsiktig kompetensförsörjning

För att arbeta på ett mer systematiskt och långsiktigt sätt med kompetensförsörjning har

Landstinget Blekinge behov av att införa ett kompetenssystem. Ett sådant system har flera syften, bland annat att:

 Stötta kompetensplanering genom att möjliggöra analyser av vilka kompetenser som finns idag, vilka som behövs imorgon och det kompetensgap som finns

 Grafiskt presentera översikter av kompetensnivå på olika organisatoriska nivåer

 Koppla individuella utvecklingsplaner till mer övergripande kompetensbehov

 Minska manuellt arbete och administrativ tid genom att systemet till exempel håller reda på när det är dags för medarbetare att gå repetitionsutbildningar

 Förenkla hantering och säkra överföring av information till exempel

kompetensförsörjningsplaner och individuella utvecklingsplaner när en ny chef tillträder eller en medarbetare byter arbetsplats

 Ha en uppdaterad sammanställning över all kompetens en medarbetare har

 Med hjälp av utbildningsmodul med kurskatalog kan chef eller medarbetare boka utbildningar och kurser. Då kursen är genomförd läggs intyget automatiskt in i medarbetarens samlade kompetensarkiv. Detta underlättar planering och bokning av obligatoriska utbildningar som till exempel HLR, brand och strålskydd.

Det finns ett antal olika intressenter och olika behov att ta hänsyn till vid införande av ett kompetenssystem. Därför genomförde Landstinget Blekinge under 2016 en omfattande

behovsanalys som även innefattade en omvärldsbevakning. Behovsanalysen kommer att fungera som ett underlag när landstinget 2017 upphandlar ett kompetenssystem.

(17)

Beror på om systemet upphandlas som tjänst eller inte.

Inköp av licens för kompetenssystem finns för 1 000 000 kr. Driftkostnad tillkommer med 400 000 kr/år.

Alternativet är att köpa hela kompetenssystemet som tjänst för 600 000 kr/år. 1.12.5 Driftkostnad

Se ovan 1.12.4.

För att kunna nå verksamhetens mål behöver varje verksamhet i organisationen ha kunskap och kontroll över behovet av kompetens. Det är verksamhetens mål som ska styra kompetensbehovet hos medarbetarna. Kompetensutvecklingsplanen utgår från verksamhetens kompetensbehov. Idag sker mycket av arbetet med kompetensförsörjning manuellt. Det finns ingen fastställd enhetlig rutin och det ser olika ut inom olika verksamheter i Landstinget Blekinge.

Utan ett kompetenssystem är det svårt att nå bemanningsmål och optimal kompetensförsörjning i framtiden.

Nedan beskrivs några av de behov och brister som framkommit i behovsanalysen

 Det finns behov av att ha all information på ett samlat ställe, som ska vara sökbar och strukturerad. Kopplad till verksamhetens mål och till individuell utvecklingsplan.

 Behov av att kunna kartlägga kompetensen på kompetensnivå och inte bara yrkesnivå

 Det saknas en helhetsbild för nulägesstatus och karläggning på kompetensnivå, samt tydlig koppling till omvärldsbevakning

 Behov av att kunna se status på basenhetsnivåer, affärsområdesnivåer samt avdelningsnivåer och få en objektiv bedömning av kompetensen

 Behov av att kunna få fram visuella och bra beslutsunderlag och behörighet till statistik

 Behov av att stärka landstinget Blekinges varumärke. Kunskap om nuläge och framtida kompetensbehov visar att organisationen har kontroll.

 Har idag inte kunskap om hur mycket tid som läggs på kompetensförsörjning på de olika enheterna, eller hur mycket utbildningsbehovet är. Saknar även statistik på hur mycket kostnaden är inom organisationen.

 Behov av att arbeta enhetligt och strukturerat med kompetensförsörjningen. Det är mycket tidsödande att få fram statistik och det saknas data.

 Behov av att veta vilken kompetens som behövs i rekryteringsprocessen av ny medarbetare och se till att vi får det vi behöver genom att strategiskt kunna se hur framtidens behov ser ut.

(18)

 Saknar statistik om vilka utbildningar en medarbetare har gått och när. Det görs manuellt idag och är en tidsödande process.

Målet är att med hjälp av ett digitalt stöd få en tydlig och överskådlig bild över organisationens nuvarande och framtida kompetensutvecklingsbehov

(19)

1.13 Upphandling av lokaler till folktandvården i Olofström. 1.13.1 Förutsättningar

Upphandlingen innebär en ökad driftkostnad för folktandvården i form av en ökad hyreskostnad i inhyrda lokaler. Förutsättning att beslut även tas i nämnden för primärvård och folktandvård. Ärende nr 2017/00488 från Nämnden för primärvård och folktandvård.

Upphandling av externa lokaler till folktandvårdens verksamhet i Olofström.

 Yta ca 950 m2

 14 behandlingsrum med tillhörande personalutrymmen entré, väntrum, toaletter mm

 Hyrestid 20 år

 Uppskattad investeringskostnad 25-30 miljoner kronor 1.13.3 Bakgrund och syfte till upphandlingen

Folktandvården bedriver idag sin verksamhet i Olofström i inhyrda lokaler. Fastighetsägare är Olofströmshus. Det är flera hyresgäster i byggnaden och nu har kommunens egen verksamhet behov av att utöka sina lokaler. Affärsområde fastighet önskar därför genomföra en upphandling av externa lokaler till folktandvårdens verksamhet i Olofström.

Avskrivning annuitet 20 år kapitalkostnad (hyra) exkl. drift ca 2 000 000 kr/år räknat på en bedömd investering av vinnande leverantör på ca 30 000 000 kr.

1.13.5 Driftkostnad

 Avskrivning annuitet 20 år kapitalkostnad (hyra) exkl. drift ca 2 000 000 kr/år räknat på en bedömd investering av vinnande leverantör på ca 30 000 000 kr.

 Hyra idag (2017) 1 190 400 kr inkl. värme och vatten exkl. el, vilket innebär en beräknad ökad hyreskostnad på 809 600 kr

1.13.6 Konsekvensbeskrivning – Affärsenheten/Fastighet

Ur ett fastighetsperspektiv har nuvarande fastighetsägare meddelat att den övriga verksamhet som finns i huset behöver expandera och önskar tillträde till lokalen. Det innebär att om vårt hyreskontrakt sägs upp och inte förlängs står vi utan lokaler till folktandvården i Olofström. Tandvårdslokaler är unika och behöver anpassas till landstingets behov. Det innebär att dessa anpassningar måste upphandlas enligt LOU.

Folktandvården kommer efter att hyreskontraktets uppsägningstid gått ut, och om

fastighetsägaren inte erbjuder ett nytt hyresavtal inte att ha några lokaler i Olofström att bedriva verksamhet i. För att kunna uppfylla tandvårdsuppdraget att behandla barn och ungdomar 3-21 år, som är folktandvårdens prioriterade uppdrag, är en tandvårdsmottagning absolut nödvändig. Olofströms kommun har för närvarande ca 2 500 barn och ungdomar samt ett områdes- och sistahandsansvar för ytterligare ca 300 barn och ungdomar. Möjligheter att hänvisa till

grannkommuner är väldigt begränsat på grund av rådande kösituation och är därför ingen möjlig lösning.

(20)

Vid upphandlingen kommer krav att ställas på de inhyrda lokalerna i linje med landstingets miljö- och hållbarhetsplan.

Folktandvården i Blekinge är miljöcertifierad. Det innebär att man arbetar med:

 att minimera sin el- och värmeförbrukning samt sin vattenförbrukning

 hållbara materialval

 ett hållbart omhändertagande av det avfall som deras verksamhet lämnar efter sig Krav kommer att ställas på de inhyrda lokalerna i linje med folktandvårdens miljöarbete.

(21)

1.14 Tandvårdsstöd 1.14.1 Förutsättningar

Ärende nr 2017/00488 från Nämnden för primärvård och folktandvård. 1.14.2 Projektbeskrivning

Syftet är att införa ett nytt administrativt tandvårdsstöd som effektiviserar processflödet med förbättrad kvalitet och en säkrare ärendehantering som önskat resultat.

Landstinget Blekinge har idag inget helt funktionellt administrativt system för att möta kraven på en effektiv och kvalitetssäkrad administration av landstingsfinansierad tandvård. Nuvarande it-stöd, T99, är inte ändamålsenligt och uppfyller inte de krav som finns på funktionalitet, säkerhet och effektiv användning. T99 är byggd på gammal teknik. Underhåll och utveckling sker numera via ett privat ”enmansföretag” så lösningen är inte framtidssäker.

Ekonomisk data (Uppgifter) för utförd tandvårdsbehandling från folktandvårdens kliniker till ekonomisystemet lämnas med filöverföring. I övrigt sker all kommunikation med externa (intressenter) vårdgivare (med filöverföring eller) via pappersformulär där uppgifterna matas in i it-stödet manuellt.

Landstingen/Regionerna har från 90-talet fram till 2003 alla infört valfrihet att välja vårdgivare, offentlig eller privat, inom allmän barn-och ungdomstandvård. Dessa system kräver också ett it-stöd för listningsfunktioner, uppföljning och ersättning till vårdgivaren.

Idag har Landstinget Blekinge ett eget byggt system. Ansvarig person går inom kort i pension. Möjlighet till support och service försvåras därmed. Önskvärt är ett nytt it-system som kan administrera både landstings tandvårdsstöd och valfrihetssystem för barn och ungdomar. Ett arbete är uppstartat tillsammans med Landstinget Västmanland och en gemensam upphandling av ett nytt administrativt tandvårdsstöd kommer genomföras sommaren 2017. Målsättningen är att förbättra de arbetsflöden som idag finns kring administration med ett nytt it-stöd som bättre möter kraven.

1.14.4 Upphandlingsvärde

Beräknad investeringskostnad uppskattas utifrån uppgifter från annat landsting som nyligen gjort samma upphandling. Produktifiering samt integrationskostnad, 2 000 000 kr.

Beräknad driftkostnad utifrån uppgifter från ett annat landsting som nyligen gjort samma upphandling, 500 000 kr/år.

1.14.6 Konsekvensbeskrivning – Affärsenheten

Den gemensamma upphandlingen kommer drivas av Landstinget Västmanland. 1.4.7 Konsekvensbeskrivning – Verksamhet

I ett ändamålsenligt system samlas uppgifter från befolkningsregister, kommuner och från berörda vårdgivare i tandvården. Systemen stödjer verksamhet och uppföljningen av

verksamheten. De används också för att samla data kring vårdbedömningar och för att hantera utbetalningar till vårdgivare. De innehåller personuppgifter om de personer som har eller har fått det särskilda tandvårdsstödet.

(22)

Antaganden och nyttoeffekter med ett nytt funktionellt administrativt system kan sammanfattas enligt följande:

 Förbättrad arbetsprocess för berörda målgrupper genom ett it-stöd som möjliggör registre-ring direkt i systemet. Idag sker registreregistre-ring via pappersformulär och posthanteregistre-ring.

 Minskad ledtid med ett webbaserat it-stöd möjliggör inrapportering direkt i systemet istället för på papper och postgång

 Det finns stora krav på ett korrekt underlag för att utifrån ett komplext lagreglerat

regelverk kunna göra en korrekt handläggning. Kvaliteten kommer att öka genom minskat personberoende, bättre användarstöd, validering, automatiserade processer, förenklad och ökad tillgänglighet, ökad säkerhet för hantering av uppgifterna samt möjlighet till

behörighetskontroll.

 Svårt att samverka mellan olika intressenter idag då kommunikationen sker medstadels via papper eller telefonsamtal. Kommunikationen kommer att förbättras genom att de

uppgifter som hanteras i arbetsflödet är tillgängliga när det behövs och ökar därmed möjlighet till samverkan.

 Förbättrade tekniska förutsättningar

 Kvalitetssäkrad data för obligatorisk statistikrapportering till SKL möjliggörs

Allt detta sammantaget ger bättre möjlighet att säkerställa att befolkningen får den tandvård som man har lagstadgad rätt till.

Konsekvenser om ett nytt funktionellt administrativt system som motsvarar behovet inte

anskaffas, är att tandvårdens bedömningsenhet inte kommer att kunna fullfölja sitt uppdrag utan att behöva tillsätta mer resurser.

Dessutom får Landstinget Blekinge ett bibehållet it-stöd som inte motsvarar identifierade krav på informationssäkerhet, systemunderhåll och driftsäkerhet.

Minskad miljöpåverkan genom förbättrat arbetsflöde.

(23)

1.15 Tryckeritjänster 1.15.1 Förutsättningar

Landstingets interna tryckeriverksamhet drivs med förlust och landstingsservice har i uppgift att hitta andra sätt att leverera tryckertjänster till en lägre kostnad.

Syftet är att hitta sänka kostnaderna för de trycktjänster som landstinget har behov av. 1.15.3 Bakgrund och syfte till investering

Idag bedrivs den interna tryckeriverksamheten inom landstingsservice med förlust. 2016 var förlusten 934 000 kr och prognosen för 2017 är på en förlust på 900 000 kr. Volymerna på trycktjänster har minskat sedan 2013 och fortsätter att minska. Volymminskningarna beror på övergången till digital ärendehantering, upphandling nya skrivartjänster, överlag högre grad av digital kommunikation. Det är den största anledningen till förlusten. 2016 höjdes priserna på trycktjänster och det innebar att man hamnade på nivåer över marknadspriser. Då volymerna fortsätter minska är prishöjningar inte rätt medel till att få verksamheten att bära sig ekonomiskt. Den grundläggande problematiken är att den grundutrustning och bemanning tryckeriet behöver inte bärs av den efterfrågan som finns. Utöver det står verksamheten inför ett behov av

nyinvestering, vilket om förslag till beslut får bifall, kan undvikas. Liksom att en av medarbetarna inom något år går i pension och då inte behöver ersättas.

1.15.4 Upphandlingsvärde 800 000 kr.

Upphandlingen medför ingen driftkostnad. 1.15.6 Konsekvensbeskrivning – Affärsenheten Inga.

1.15.7 Konsekvensbeskrivning – Verksamhet Landstingets eget tryckeri avvecklas.

1.15.8 Miljö- och hållbarhetsförbättring Inga miljö-och hållbarhetskonsekvenser.