BESLUT 1 (2)
2018-03-22 Dnr RA 231-2018/235
Utrikesförvaltningens antagningsnämnd Utrikesdepartementet 103 39 Stockholm
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av arkivvården av de allmänna handlingarna hos Utrikesförvaltningens antagningsnämnd
Med hänvisning till vad som framkom vid brevledes inspektion beslutar Riksarkivet ge Utrikesförvaltningens antagningsnämnd följande förlägganden:
• Säkerställa att utskrifter av handlingar på papper som ska bevaras i nämndens arkiv skrivs ut enkelsidigt, enligt RA-FS 2006:1 ändrad 2010:2, 5 kap 2a §
• Besluta om tidpunkt för övergång till verksamhetsbaserad arkivredovisning enligt övergångsbestämmelser i RA-FS 2008:4, punkt 2
• Färdigställa arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat, enligt övergångsbestämmelserna i RA-FS 2008:4, punkt 2
• Uppdatera arkivbeskrivning enligt RA-FS 2008:4, 6 kap 5-6 §§
• Fastställa klassificeringsstruktur enligt RA-FS 2008:4, 6 kap 7-11 §§
• Upprätta processbeskrivningar enligt RA-FS 2008:4, 6 kap 15 §
• Justera redovisning av förvaringsenheter så att den del av arkivbildningen som redovisas verksamhetsbaserat har en separat arkiv-förteckning, enligt
övergångsbestämmelser i RA-FS 2008:4, punkt 2
• Upprätta strategi för bevarande för de elektroniska handlingarna hos nämnden enligt RA-FS 2009:1, 3 kap 1-2 §§
• Upprätta plan för informationssäkerhet enligt RA-FS 2009:1, 6 kap
Vi bifogar den inspektionsrapport som upprättades vid inspektionen, där skälen för föreläggandena redovisas.
Återrapportering
Utrikesförvaltningens antagningsnämnd ska redovisa vilka åtgärder som gjorts eller planeras med anledning av ovan givna förelägganden. Redovis- ningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 7 september 2018. Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
2 (2)
2018-03-22 Dnr RA 231-2018/235
De som deltagit i Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av enhetschef Petra Dornbusch efter föredragning av arkivarie Sofia Särdquist. Detta beslut kan i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446) inte överklagas.
Petra Dornbusch Enhetschef
Sofia Särdquist Arkivarie Föredragande
