BESLUT 1 (2)
2018-09-14 Dnr RA 231-2018/6346
Länsstyrelsen Östergötland
581 86 Linköping
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av arkivvården vid Länsstyrelsen Östergötland
Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Länsstyrelsen Östergötland den 30 augusti 2018. Med hänvisning till de brister som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga myndigheten följande:
Upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska
handlingar, RA-FS 2009:1, 3 kap. 1 – 2 §§.
Upprätta en plan för informationssäkerhet i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 6 kap.
Genomföra en inventering av förvarade CD-skivor för att fastställa deras innehåll i enlighet med Riksarkivets föreskrift RA-FS 2009:1, 5 kap.
Uppdatera beslutade tillämpningar av Riksarkivets generella
gallringsföreskrifter i RA-FS samt pröva tillämpningar av föreskrifterna där beslut saknas. Vidare upprätta rutiner för att verkställa beslutad gallring oberoende av medium.
Redovisa arkivet i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1991:1, ändrade genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2012:1, 6 kap. 3 – 12 §§
t.o.m. den 31 december 2012. Se särskilt inspektionsrapportens punkt 6.
Arkivredovisning beträffande redovisning av serier i systematisk ordning.
Uppdatera arkivbeskrivningen i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4, 6 kap. 5 §.
Upprätta och besluta en klassificeringsstruktur i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap. 7 – 14 §§.
Beskriva klassificeringsstrukturens processer grafiskt eller i text i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap. 15 §.
2 (2)
2018-09-14 Dnr RA 231-2018/6346
Upprätta en arkivförteckning från den 1 januari 2013 i enlighet med RA- FS 2008:4, 6 kap.
Kontrollera arkivlokalers överensstämmelse med de krav som ställs i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 2013:4.
Vi bifogar den inspektionsrapport som upprättades vid inspektionen, där skälen för föreläggandena redovisas.
Myndighetens återrapportering
Länsstyrelsen Östergötland ska redovisa vilka åtgärder som gjorts eller planeras med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 1 april 2019.
Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
De som deltagit i Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av enhetschef Petra Dornbusch efter föredragning av 1:e arkivarie Agneta Mann.
Detta beslut kan inte överklagas i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446).
Petra Dornbusch Enhetschef
Agneta Mann 1:e arkivarie
3 (2)
2018-09-14 Dnr RA 231-2018/6346
