Verksamhetsberättelse 2016
Trafik- och fastighetsnämnden
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
1.1 Nämndens uppdrag ... 3
1.2 Trafik- och fastighetskontorets mission ... 3
2 Året som gått ... 4
3 Ekonomi ... 7
3.1 Sammanfattning ... 7
3.2 Driftredovisning ... 7
3.3 Investeringsredovisning ... 9
4 Nämndens åtaganden och mått ... 11
4.1 Näringsliv och arbetsmarknad ... 11
4.2 Miljö och samhällsutveckling ... 11
4.3 Kommunikation ... 13
5 Uppdrag ... 14
5.1 Status nämndens uppdrag från KF, KS och KSAU ... 14
6 Kommungemensam planering ... 16
6.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 16
6.2 Jämställdhet- och mångfaldsplan ... 16
6.3 Kompetensförsörjningsplan ... 16
6.4 Sveriges mest attraktiva kommun (SMAK)... 16
7 Nulägesanalys ... 17
7.1 Verksamhetens kvalitet, effektivitet och resultat ... 17
7.2 Personalmått ... 18
8 Riskhantering - internkontroll ... 19
8.1 Uppföljning ... 19
8.2 Sammanfattande analys ... 20
1 Inledning
1.1 Nämndens uppdrag Beskrivning
Trafik- och fastighetsnämnden ansvarar för skötseln av kommunens gator, vägar och övriga allmänna platser. Nämnden svarar även för kommunens parkeringsövervakning och är tillika trafiknämnd. Nämnden förvaltar kommunens mark, inklusive
naturreservat, och fastigheter samt svarar för skötsel och ny-, till- och ombyggnad av kommunens lokaler och anläggningar inkluderande tecknande av hyresavtal.
1.2 Trafik- och fastighetskontorets mission Beskrivning
Professionalitet, öppenhet och ett trevligt bemötande ska vara bestående intryck av ett möte med oss på trafik- och fastighetskontoret. Trafik- och fastighetskontoret ska därmed också bidra till att det talas väl och uppskattande om Sollentuna kommun.
2 Året som gått
Särskilt viktiga händelser under året
• Trafik- och fastighetsnämnden hade 2016 fastställt nio åtaganden. Sju är bedömda som uppfyllda och två som delvis uppfyllda.
• Friidrottshallen invigdes, flera byggprojekt har påbörjats och planeringsarbetet pågår för ytterligare projekt.
• I och med driftsättningen av det nya fastighetssystemet får fastighetsavdelningen och kommunens hyresgäster större möjligheter att följa sina felanmälningar vilket ger en större transparens för alla inblandade parter. Driftupphandlingen innebär också en positiv utveckling för uppföljning.
• En parkeringsplan och ett utvecklingsunderlag för park och natur har antagits och tillämpas.
• Stora investeringar har gjorts för gång- och cykeltrafiken, utifrån kommunens cykelplan.
• Samarbete inom kommunkoncernen för att öka tryggheten och säkerheten i kommunens bostadsområden.
• Tillgängligheten till både naturområden och lekparker har förbättrats på flera platser.
• Sollentuna klättrar rankningen som bästa cykelkommun.
• Ökad nöjdhet med kommunens drift och underhåll av gator och vägar.
• Sollentuna uppskattas som frilufts- och naturvårdskommun.
Fastighetsavdelningen
2016 var ett år med betydande verksamhetsutveckling för fastighetsavdelningen. Under tidigare år har det definierats och tagits fram ett processorienterat arbetssätt där det blev mycket tydligt att behovet av ett systemstöd för verksamheten måste anskaffas, i form av ett fastighetssystem. Projektet som nu är genomfört är ett införandeprojekt med en betydande del av verksamhetsutveckling. För att konfigurera och anpassa systemet på ett adekvat sätt fanns behov av att analysera verksamheten på en mer detaljerad nivå.
Verksamhetens begrepp och definitioner samt fastighetsbeståndets strukturer med dess informationssamband behövde ses över och fastställas. Likaså behövde tidigare
framtagna processer och rutiner detaljeras och fastställas. Inom införandeprojektet genomfördes också integrationsutredningar för att ta reda på möjligheten till kopplingar till närliggande system såsom ekonomisystem och besiktningssystem.
Samtidigt som detta införandeprojekt pågick genomfördes också en mycket stor upphandling för fastighetsdriften. I driftupphandlingen kravställdes tillämpningen av den nyaste avtalsformen för fastighetsförvaltning (Aff-15) vilket även var kravställt i upphandlingen av fastighetssystemet. Aff-dokumentationen är ett hjälpmedel för att upprätta avtal inom fastighetsförvaltning. Aff gör det lätt att beskriva både själva leveransen som övergripande regler. Här är Sollentuna kommun först i landet med införandet av den nya avtalsformen Aff-15. Detta tog längre tid än beräknat. I gengäld fick man inte bara den nya strukturen, utan också driftavtalets acceptanskriterier direkt i ronderingsärendena vilket underlättar både ronderingsarbetet och uppföljningen av tillsyn och skötselarbetet för både driftpersonal och fastighetsförvaltningen. Det innebär också en bättre ekonomisk uppföljning. Nu finns realtidsuppföljning och kommunen äger historiken i alla ärenden. Det innebär också att våra hyresgäster nu alltid har tillgång till sina ärenden och kan göra felanmälningar och följa statusen via en
kundanpassad webbportal. Implementeringen av fastighetssystemet innebär också att kommunen nu aviserar kommunens alla hyresavtal som bokförs direkt i huvudboken, vilket är ytterligare en kvalitetssäkring i vår ekonomiska uppföljning.
Det nya driftavtalet och fastighetssystemet är i drift sedan den 1 oktober 2016. Ökade kostnader för media (el, värme och vatten) under 2016 har hämtats hem genom nytt driftavtal och en direktupphandling av skötsel för utemiljöer. Ytterligare en stor upphandling för drift- och skötsel av utemiljöer har pågått under 2016 och beräknas vara klar till första kvartalet 2017.
Projekt
Den nya Friidrottshallen är en toppmodern arena, byggd med den senaste tekniken som är utvecklad tillsammans med världselit och forskare. Den är ett resultat av ett regionalt samarbete och kommer att drivas enligt en ny modell för regionalt samarbete.
Friidrottshallen kommer att fungera som en bra träningshall för alla åldrar och nivåer och kommer att ha plats för kafé, styrketräning och friskvård. Den ger också möjlighet att kunna anordna friidrottstävlingar på Sollentunavallen även under vinterhalvåret. Den nya friidrottshallen är en byggnad på över 6500 kvm.
Den nya Skälbyskolans byggnation påbörjades i november 2016 och beräknas vara klar för inflyttning till höstterminen 2018. Den gamla Skälbyskolan låg på samma plats och revs våren 2016. Under tiden som byggnationen pågår är Skälbyskolans elever
evakuerade till paviljonger. Skolan byggs för 240 elever i år F-3 samt 60 förskolebarn.
Byggstarten av den nya träningshallen för fotboll vid Norrvikens IP skedde i månadsskiftet september/oktober. Det stora behovet av en elvamannafotbollsplan i Sollentuna kommer att uppfyllas när hallen är färdigställd. Fotbollshallen beräknas stå klar hösten 2017.
Under 2016 har kontoret utrett möjligheten att bygga en tillfällig ersättningsskola i Fågelsångsparken för att klara evakueringsbehovet för ett antal skolor de närmaste åren.
Beslut kring detta togs i Trafik- och fastighetsnämnden. Den 19 maj tog Miljö- och byggnadsnämnden beslut om ett positivt förhandsbesked för att pröva platsen för en tillfällig ersättningsskola i Fågelsångsparken. Trafik- och fastighetsnämnden har alltså prövat platsens lämplighet för en ersättningsskola, och bestämt att en ersättningsskola är möjlig i Fågelsångsparken. Nämnden har villkorat förhandsbeskedet med att endast parkens västra del får tas i anspråk, och att skolbyggnaderna ska anpassas till
omgivningen och miljön. Parken ska återställas/utvecklas i samband med att giltigheten för det tidbegränsade bygglovet går ut. Beslutet har överklagats till Länsstyrelsen av ett antal privatpersoner. Överklagandet innebär att Länsstyrelsen nu ska pröva om
kommunens beslut att bevilja förhandsbesked är förenligt med de villkor som återfinns i Plan- och Bygglagen, PBL. Ett tillfälligt bygglov kommer att sökas för en
ersättningsskola för 550 elever, åk F-6, och med mottagningskök. Kommunen har haft två informationsmöten, den 11 april och 15 juni. På båda mötena fanns politiker och tjänstemän på plats för att informera och svara på frågor.
Trafik- och naturavdelningen
Under 2016 har en parkeringsplan samt ett underlag för utveckling av skötsel av park och natur tagits fram. Ett belysningsprogram är under framtagande och väntas vara klart under 2017. Förbättringar har genomförts och 1 200 nya belysningspunkter lyser nu på såväl gamla som nya stolpar och i flera tunnlar.
I planering och utförande prioriteras generellt oskyddade trafikanter. Just nu satsas särskilt på gång- och cykeltrafik, dels inom ramen för cykelplanen men också genom våra fleråriga projekt Trygg i trafiken och Säkra skolvägar. Trygghet och säkerhet prioriteras högt, men också insatser som bidrar till ett mer hållbart och klimatneutralt resande. Sollentuna satsar också på upprustning av lekparker och god skötsel av kommunens parker och naturområden.
I Naturskyddsföreningens senaste ranking 2014 av bästa naturvårdskommun placerar sig Sollentuna så högt som plats 12 bland 208 deltagande kommuner. I den senaste årliga enkäten gällande friluftskommuner fick Sollentuna 24,5 poäng, samma som året innan, men halkade ner från plats 35 till plats 45.
Sollentuna deltar för tredje gången i Cykelfrämjandets Kommunvelometern och fortsätter att kraftigt öka sin totalpoäng. 2016 tar kommunen ett stort kliv och får hela 45 i totalpoäng. Detta innebär att Sollentuna tar andraplatsen bland mellanstora
kommuner efter Halmstad. På totalen hamnar Sollentuna kommun på plats 7 av 48. Fyra broar/ gång- och cykeltunnlar har renoverats. 10 km gång- och cykelvägar med regional standard har färdigställts, och ett 80-tal cykelparkeringsplatser har färdigställts.
Vinterväghållningen utmanades och fick hantera stora mängder snö redan i november.
Bilbränder, otillåtna bosättningar och olovliga dumpningar av avfall har medfört ökade insatser samt ökade kostnader inom bortforsling av fordon och renhållning.
Infartsparkeringar har rustats upp och sedan januari 2017 är de avgiftsbelagda och SMS- betalning av parkeringsavgifter ökar snabbt och stadigt. Sammantaget visar den senaste Medborgarundersökningen från SCB på en positiv trend för nöjdheten med utfört arbete inom gator och vägar samt gång- och cykelvägar. Samtliga betygindex ligger dessutom över snittet för kommunerna i Sverige.
Avdelningens verksamhet representeras även i NKI Servicemätning gällande markupplåtelser. Utfallet år 2016 har på totalen förbättras, men nöjdheten bland företagare är detsamma som förra året (57, godkänt är 62). Antalet
trafikanordningsplaner och schakttillstånd har ökat stadigt (2014 - 300, 2015 - 500 och 2016 - 700). Underlag för upphandling av ett verksamhetsstöd har tagits fram.
3 Ekonomi
3.1 Sammanfattning
Nämndens totala nettokostnad uppgår till 51,8 miljoner kronor vilket jämfört med tilldelad nettoram på 93,8 miljoner kronor ger ett överskott med 42 miljoner kronor.
Överskottet om 40 miljoner är knutet till införandet av
komponentavskrivningsmodellen. Resterande överskott om 2 miljoner kronor avser ökade intäkter i form av felparkeringsavgifter och markupplåtelseavgifter.
3.2 Driftredovisning
3.2.1 Kommentar till driftredovisningen TFN
Utfall_2015 Utfall 2016 Budget 2016 Utfall i % av
budget Budgetavvikelse
TRAFIK- OCH FASTIGHETSNÄMND
Intäkter -302 277 -313 549 -299 936 105 13 613
Kostnader 395 199 364 877 393 831 93 28 954
Netto (tkr) 92 922 51 328 93 895 55 42 567
Resultat (tkr) per verksamhetsområde
Nämnd
Intäkter 0 0 0 0 0
Kostnader 1 035 1 107 1 050 105 -57
Netto (tkr) 1 035 1 107 1 050 105 -57
Trafik- och fastighets stab
Intäkter -1 616 -1 0 0 1
Kostnader 6 011 8 851 8 655 102 -197
Netto (tkr) 4 395 8 851 8 655 102 -196
Gata
Intäkter -9 554 -10 155 -9 635 105 520
Kostnader 87 428 89 938 89 825 100 -113
Netto (tkr) 77 874 79 783 80 190 99 407
Utfall_2015 Utfall 2016 Budget 2016 Utfall i % av
budget Budgetavvikelse Park
Intäkter -638 -840 0 0 840
Kostnader 16 792 15 348 16 795 91 1 447
Netto (tkr) 16 153 14 508 16 795 86 2 287
Trafik
Intäkter -8 434 -10 081 -8 800 115 1 281
Kostnader 12 208 13 033 13 175 99 142
Netto (tkr) 3 774 2 952 4 375 67 1 423
Naturvård
Intäkter -348 -399 -450 89 -51
Kostnader 6 009 7 763 7 751 100 -12
Netto ( tkr) 5 661 7 364 7 301 101 -63
Fastighet
Intäkter -281 203 -292 060 -281 051 104 11 009
Kostnader 253 989 228 594 256 580 89 27 986
Netto ( tkr) -27 214 -63 465 -24 471 259 38 994
Prel. kostnader-
interna 0 0 0 0 0
Diff/felkonteringar 11 243 228 0 0 -228
Trafik och fastighetsnämnden och trafik och fastighetstaben, dvs den administrativa enheten har en mindre avvikelse i form av högre ersättningskostnader och högre driftkostnader.
Trafik och naturavdelningen avslutar året med överskott om 4 miljoner kronor.
Gatuverksamheten har högre intäkter i form av gatuersättningskostnader om 0,5 miljoner kronor. Lägre bulleråtgärdskostnader om 0,3 miljoner kronor och lägre kapitalkostnader om 4 miljoner kronor med anledning av att några
infrastrukturinvesterings projekt är försenade kompenserar högre driftkostnader. I form av vinterväghållning 3 miljoner kronor, beläggningsunderhållskostnader 0,5 miljoner kronor och dagvattenhanteringen 0,4 miljoner och besiktning av broar 0,5 miljoner.
Park går med överskott om 2,2 miljoner kronor. Verksamheten har under året tagit över markupplåtelsehanteringen vilket resulterar i intäkter om 0,8 miljoner kronor.
Resterande överskott avser tillfälligt lägre personalkostnader om 0,6 miljoner kronor och lägre underhållskostnader om 0,8 miljoner kronor så som underhåll av parkträd och planteringar. Underhållskostnaderna kan kopplas till personalbristen under 2016.
Trafikverksamheten som består av parkeringsövervakningen och trafikplaneringen går med överskott om 1,4 miljoner kronor. Trafikplaneringen har under året haft högre personalkostnader i form av egen och inhyrd personal om totalt 1,3 miljoner kronor.
Underkottet kompenseras till en viss del av lägre driftprojektkostnader om 0,5 miljoner kronor i form av bl.a. uteblivna informationskampanjer i samband med att två skolor tackade nej till projektet Säkra skolvägar. Parkeringsövervakningen har under året fortsatt med effektivisering av myndighetsutövning och utökning av
parkeringsövervakning vilket ökar framkomligheten och tryggheten samtidigt som verksamheten ökar intäkterna med 1,2 miljoner kronor. Parkeringsövervakningen har även haft något lägre driftkostnader om 0,9 miljoner kronor i form av egen personal i samband med skrotbilshantering.
Naturvården har mindre avvikelse i form av minskade intäkter och något minskade kostnader.
Fastighetsavdelningen går med överkott om 38,9 miljoner kronor. 40 miljoner kronor avser övergången till komponentmodellen medan underskottet om 1,1 miljoner kronor avser vindkraftsverket (0,7 miljoner kronor) och andra ökade driftkostnader.
Ökade driftkostnaderna kan kopplas till lågtbudgeterade och ökade mediakostnader om 12 miljoner kronor, lokalkostnader om 3 miljoner kronor samt serviceavtalskostnader om 2 miljoner kronor.Ökningen kompenseras till största delen av högre intäkter om 11 miljoner kronor vilket beror på dåvarande osäkra intäkter som avdelningen inte
budgeterade för samt av lägre kapitalkostnader om 2 miljoner kronor och lägre underhållskostnader om 3,2 miljoner kronor. Avdelningen har även lägre personalkostnader men högre konsultkostnader i samband med införandet av
fastighetssystemet. En del hyresavtal med Kultur och fritid är under utredning vilket avdelningen saknar intäkter för men har kostnader som belastar året.
3.2.2 Kommentar till budgetföljsamhet
Nyckeltal Utfall 2015 Utfall 2016
Budgetföljsamhet -3,8 % 2,7 %
Budgetavvikelsen om 2,´7 % beror till största delen på ökade parkeringsintäkter vilket nämnden prognostiserade i samband med november rapporteringen, på ökade
fastighetsintäkter och driftkostnader samt på avsaknad av personal så planerad verksamhet inte har kunnat utföras helt enligt plan inom park och fastighet.
3.3 Investeringsredovisning
Investeringar (mkr)
Nettoutgifter 2015
Inkomster 2016
Utgifter 2016
Nettoutgifter 2016
Årsbudget 2016
Avvikelse mot budget 2016
362 700 16 978 382 486 365 508 587 800 222 292
Investeringsutgifterna är lägre än budget med 222,3 miljoner kronor varav 8,5 miljoner kronor avser infrastrukturinvesteringar och 10 miljoner kronor avser
fastighetsägarinitierade investeringar ink. planerat underhåll.
Överskottet om 203,8 miljoner kronor beror på att en stor del fastighetsprojekt pågår
men är försenade med anledning av bland annat detaljplanärenden, bygglov samt förändrade förutsättningar. De försenade projekten är Ebbas förskola, Töjnaskolan, Eriksbergsskola, Skälbyskola, Väsjäområdetsskola, evakueringsskola i
Fågelsångsparken och uppförande av LSS gruppboende.
Slutförande av friidrottshallen har gått enligt plan, besiktningen och invigningen av hallen är gjord dock återstår ekonomisk slutgenomgång med entreprenören som kommer att äga rum under 2017. Produktionen av träningshallen för fotboll och
konstgräsplanen har gått snabbare vilket betyder att hallen kommer att vara klar tidigare än beräknat. Produktionen av ridstallet går enligt plan. Kontoret saknar dock
beställningar på en del projekt från socialkontoret och vård- och omsorgskontoret, varför dessa ännu inte är påbörjade.
Under 2016 övergick kontoret till införandet av komponentavskrivningsmodellen vilket innebär att planerat underhåll om 40 miljoner kronor utgiftsförs som investering inom ramen för fastighetsägarinitierade investeringar. Med anledning av att alla tjänster inte var tillsatta under året hann inte kontoret utföra alla investeringsåtgärder enligt plan vilket kommer att ske under 2017. En del är dock slutförda så som två stora lekytor på Runan och Rälsensförskola, ventilationsåtgärder på Parkstugansförskola, minskad miljöpåverkan i form av utbyte av eluppvärma element till fjärrvärme på Lovesförskola samt utbyte av radiatorerna och ventilationsåtgärder på Mikaelskolan, Brageskolan och Hertig Karlskolan.
Arbeten med 1 mil gång- och cykelvägar slutfördes med en viss försening av
Märstastråket och Sollentunavägen norra vilket bl.a. skapar överskott om 8,5 miljoner kronor. Under året har trafiksäkerhetsåtgärder i form av avsmalningar samt upprustning av tunnlar med nya armaturer pågått på bland annat vid Anhaltsvägen, Svedjevägen, Tusbystråket, Andelsvägen, Klementz väg och Vibyvägen. Utbyte av 1300 gamla belysningsstolpar har även gjorts på Vänortsstråket, Fjärdingsmansvägen, Staffans vägen, Turebergs vägen, Andels vägen och Bröt vägen. Arbetet med broupprustningen är påbörjad och går enligt plan. Upprustningen av infartsparkeringarna i form av anläggning och inköp av 9 st parkeringsautomater är gjord enligt plan under året.
Anläggning av nya lekplatser är gjord på Tolvmannsvägen och i Erland
Cullbergsparken samt upprustning på Vidfaresvägen i Rotebro,Alténparken och Slottsvägen i Edsberg, Lomvägen och Tegelhagen Helenelund.
4 Nämndens åtaganden och mått
Fokusområden:
4.1 Näringsliv och arbetsmarknad Kommunövergripande mål:
4.1.1 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet
Nämndens åtaganden
Bidra i det kommungemensamma arbetet med att revidera näringslivsstrategin Beskrivning
Sollentuna kommun ska revidera sin näringslivsstrategi för att se hur kommunen ytterligare kan förenkla och underlätta för näringslivet att driva, starta och expandera företag. Arbetet kommer under 2016 att drivas i ett kommungemensamt projekt som leds av kommunledningskontoret.
Förväntat resultat
Nämndens tjänstemannaorganisation har aktivt bidragit med sakkunskap i det kommungemensamma arbetet med att revidera näringslivsstrategin.
Kommentar
Arbete kring revidering av befintlig näringslivsstrategi har skett enligt upplägg från
kommunledningskontoret. I övrigt deltar kontoret regelbundet i projekt, möten och dialoger som syftar till att främja utvecklingen av näringslivet. Särskilt fokus har under våren 2016 legat på att förbättra NKI för markupplåtelser. Kontoret har också deltagit i framtagningen av en digital tillståndsguide (e-tjänst) som letts av näringslivsenheten inom kommunledningskontoret.
Fokusområden:
4.2 Miljö och samhällsutveckling Kommunövergripande mål:
4.2.1 Arbeta för en god bebyggd miljö
Nämndens åtaganden
Förbättra utemiljöerna i våra verksamhetsfastigheter Beskrivning
Under en 3-årsperiod inventera och genomföra åtgärder i verksamhetsfastigheternas utemiljöer utifrån trygghets- och pedagogiskt barnperspektiv.
Förväntat resultat
Genomföra åtgärder och anpassningar som ryms inom budget- och investeringsram.
Kommentar
Sammanfattning om vilka åtgärder som ska prioriteras är klar och beslutades i TFN den 16 juni. Arbete har löpt enligt plan under året.
Utveckla kommunens parker och naturområden Beskrivning
Ta fram en plan för utveckling och höjd ambitionsnivå gällande skötsel av Sollentunas parker och naturområden, med syfte att dels förbättra skötsel och dels att utveckla miljöerna till stöd för utevistelse och rekreation.
Förväntat resultat
Antagen plan under första kvartalet 2016. I den skall det finnas en åtgärdsplan, prioritetsordning och tidsplan för genomförande.
Kommentar
Skötselunderlaget "Underlag för utveckling av skötseln av Sollentunas parker och naturområden" är fastställd av TFN i april 2016. Arbete har löpt enligt plan under året.
Nämndens åtaganden
Förbättra belysning på allmän plats för ökad trygghet Beskrivning
Genomföra ett systematiskt förbättringsarbete gällande belysning på allmänna platser och siktskymmande växtlighet med syfte att öka tryggheten i utemiljöerna.
Förväntat resultat
Förbättrad belysning utifrån utökad investeringsram och åtgärder kopplat till detta. Färdigt belysningsprogram i slutet av 2016.
Kommentar
Kontoret deltar i det kommungemensamma trygghetsarbetet och genomför under året
belysningsåtgärder för att förbättra tryggheten. Siktröjning och förbättring av belysningen sker löpande och önskemål från allmänheten hanteras i samband med att de inkommer. Det kommungemensamma belysningsprogrammet som kontoret ansvarar för att ta fram beräknas bli klart 2017. Arbetet med det löper enligt plan.
Handlingsplaner för Barnens natur Beskrivning
Genomföra aktiviteterna i handlingsplanen för Barnens natur under 2015-2018 enligt beslut i TFN.
Förväntat resultat
Genomföra åtgärder enligt planen utifrån den investeringsram vi har.
Kommentar
Åtgärder har genomförs enligt plan på Järvafältet, Edsängen, Tegelhagsskolan och Rotebro med hänsyn till ekonomiska ramar.
Långsiktigt hållbarhetsarbete Beskrivning
Vi ska planera och genomföra ett samlat arbete inom TFNs skilda verksamheter till stöd för det långsiktiga hållbarhetsarbetet i kommunen.
Förväntat resultat
Genomföra åtgärder utifrån 2015 års inventering.
Förnybar energi vid nybyggnation i form av solceller, solpaneler etc. Säkerställa hållbar energi, miljö och materialval i byggprojekt.
Kommentar
Riktlinjer för energi, miljö och material (funktionsprogram) är framtagna och beslutade i nämnd. Med utgångspunkt från riktlinjerna utreds möjligheter till förnybar energi vid varje enskilt projekt.
Energieffektiviseringsprojekt med t.ex. styr- och övervakning pågår i befintliga fastigheter enligt plan.
Kommunövergripande mål:
4.2.2 Minska utsläppen av växthusgaser
Nämndens åtaganden
Genomföra cykelplanen enligt beslutade handlingsplaner Beskrivning
Genomförande av cykelplanen enligt framtagna och beslutade handlingsplaner och tidplaner. Syfte att bli Sveriges cykelvänligaste kommun 2025.
Förväntat resultat
Genomföra åtgärder enligt planen utifrån den investeringsram vi har.
Kommentar
Arbetet fortskrider enligt gällande plan och ekonomiska ramar. Det gäller såväl utbyggnad och
förbättring av cykelvägnät och cykelparkeringar, som andra typer av insatser för att utveckla cyklandet i Sollentuna.
Ta fram en parkeringsplan Beskrivning
Framtagande av en parkeringsplan under 2016 med syfte att underlätta nyttjande av kollektivtrafik och
Nämndens åtaganden Förväntat resultat
Antagen parkeringsplan under andra kvartalet 2016. I den skall det finnas en åtgärdsplan, prioritetsordning och tidsplan för genomförande.
Kommentar
Parkeringsplanen är framtagen och antagen i kommunfullmäktige i juni 2016. Arbetet med att genomföra parkeringsplanen är initierad och har löpt enligt plan under året.
Fokusområden:
4.3 Kommunikation Kommunövergripande mål:
4.3.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling
Nämndens åtaganden
Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen
Beskrivning
För att kunna möta de förväntningar och behov som invånarna och övriga intressenter har på
kommunen behövs ökad kännedom om olika målgruppers behov, attityder och värderingar. Kommunen behöver även fördjupa kunskapen om hur invånare och andra intressenter önskar hämta information från oss. Vi vet att många av kommunens målgrupper använder sociala medier och vi behöver därmed göra en särskild satsning på att utveckla användningen av sociala medier. Behovet av att förbättra kunskaperna om hur kommunikationen kan anpassas till just sociala medier är därför stort. Arbetet leds första året av kommunledningskontoret och nämndens tjänstemannaorganisation ska bidra i arbetet utifrån de projektplaner som tas fram av kommunledningskonteret och som stäms av med
förvaltningarna.
Nämnden kommer därefter att implementera målgruppsanalysen i det ordinarie kommunikationsarbetet och utveckla användingen av sociala medier ytterligare. Detta kommer att ske under 2017.
Förväntat resultat
2016: Nämndens tjänstemannaorganisation deltar i framtagandet av en målgruppsanalys.
2017: Målgruppsanalysen har integrerats i nämndens kommunikationsarbete och användningen av sociala medier har ökat. Former för utvärdering av detta tas fram under 2016.
Kommentar
Arbete med att ta fram målgruppsanalys och öka användningen av sociala medier drivs från kommunledningen. Målgruppsanalyserna är presenterade och utbildning inom sociala medier är genomförda. Fortsatt arbete kommer att ske med begränsad insats från trafik- och fastighetskontoret som under hösten har konsultstöd i kommunikationsfrågor på deltid. Ny kommunikationsorganisation planeras vara på plats och verksamhet fr.o.m. januari 2017.
5 Uppdrag
5.1 Status nämndens uppdrag från KF, KS och KSAU
Uppdrag
Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare
Status Senaste kommentar
Utredning av ombyggnation av befintligt kommunalhus (Turebergshuset)
2016-09- 05
Arbetet sker i samarbete med kommunledningskontoret som ansvarar för uppdraget. Trafik- och fastighetskontoret avvaktar vidare uppdrag.
(Trafik- och fastighetsnämnden) Utvärdering av hyressystem för
skolor och förskolor
Senast 2016-12
Arbete sker i samarbete med kommunledningen som ansvarar för uppdraget. Utvärderingen av
hyressystemet har genomförts av från trafik- och fastighetskontoret.
Kommunledningen har upphandlat en konsult för vidare arbete som bland annat tittar på hur finansieringen av nyproduktion ska hanteras t.ex. med avskrivningar m.m. och hur särskilda kostnader t.ex. evakuering ska hanteras ekonomiskt. Trafik- och fastighetskontoret bistår med underlag för detta arbete. Uppdraget i sin helhet beräknas vara klart före årsskiftet.
(Trafik- och fastighetsnämnden) Trafik- och fastighetsnämnden får i
uppdrag att se över alla kommunens trafiksignaler samt ta fram en plan över vilka signaler som behöver anpassas efter det aktuella trafikflödet.Trafik- och
fastighetsnämnden får i uppdrag att ta fram en plan över hur man ska arbeta med att periodvis se över alla kommunens trafiksignaler och anpassa dessa till aktuellt trafikflöde.
2016-12- 05
Inventering av skick på befintliga anläggningar är genomförd. Arbetet med att kartlägga trafikflöden och ta fram en handlingsplan för vidare översyn är avslutad.
(Trafik- och fastighetsnämnden)
Följduppdrag inventering MEX 2: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK ta fram en uthyrningsmodell för resterande fastigheter, såväl för bostäder som för
verksamhetsfastigheter. I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas
verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.
Ej angivet.
KLK och TFK bör besluta om
tidsplan gemensam
t
Uppdraget kommer att påbörjas tillsammans med KLK under 2017.
(Trafik- och fastighetsnämnden)
Uppdrag
Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare
Status Senaste kommentar
Följduppdrag inventering MEX 3: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK göra en översyn av
hyresnivåerna.I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.
Ej angivet.
KLK och TFK bör besluta om
tidsplan gemensam
t.
Uppdraget kommer att påbörjas tillsammans med KLK under 2017.
(Trafik- och fastighetsnämnden)
6 Kommungemensam planering
6.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin
Arbetet har gått enligt plan och några av aktiviteterna kommer vi fortsätta att arbeta med. Förvaltningen deltar i de kommungemensamma aktivitetera i samarbete med de andra förvaltningarna. Arbetet med belysning och siktskymmande växtlighet har under året fortsatt.
I samband med nybyggnation tas hänsyn till trygghet och säkerhet bland annat genom larm- och nyckelsystem och förberedelser för övervakningskameror.
6.2 Jämställdhet- och mångfaldsplan Arbetet har löpt enligt plan under året.
6.3 Kompetensförsörjningsplan
Arbetet har gått planenligt. Det är en utmaning att hitta projektledare som har kompetens och erfarenhet av att ha rollen som projektchef. Konkurrensen om kompetens och erfarenhet är stor i hela Mälardalen.
6.4 Sveriges mest attraktiva kommun (SMAK)
Arbetet har gått enligt plan och trenden visar att trafik- och fastighetskontoret är på väg åt rätt håll.
I arbetet mot att bli Sveriges mest attraktiva kommun har trafik- och fastighetskontoret genomlyst verksamheten med utgångspunkt i de åtta punkterna. Sammantaget gör kontoret bedömningen att arbetet bedrivs i enlighet med målen för de åtta punkterna.
En särskild utmaning är att ge invånare, företag och organisationer bästa möjliga service, i kombination med en rättsäker myndighetsutövning. Alla medarbetare på trafik- och fastighetskontoret kommer därför att delta i kommunens
kompetensutveckling om Service och bemötande som genomförs under 2017.
7 Nulägesanalys
7.1 Verksamhetens kvalitet, effektivitet och resultat
Under året har ett fokus varit att arbeta implementering av fastighetssystemet, vilket ger transparens och en möjlighet för hyresgästerna att följa sina ärenden. Hyresgästerna har upplevt införandet av det nya fastighetssystemet som positivt. Hyresavisering i egen regi via fastighetssystemet samt nytt sätt att arbeta med ekonomisk uppföljning har inneburit en stor förbättring i kvalité och säkerhet.
Två medborgardialoger och en webbenkät har genomförts, som underlag för trygghets- och säkerhetsåtgärder. Återkopplingen på medborgardialogerna var positivt.
Under året har arbetet med att kartlägga de interna processerna fortsatt.
Personalomsättningen gick ner under året, och de flesta tjänster är tillsatta. Ny
förvaltningschef började i maj 2016. Konsultstöd har använts i många uppdrag, för att få expertstöd och för att klara kontorets ökade antal ärenden och uppdrag. Det är fortsatt svårt att rekrytera till vissa tjänster, särskilt projektchefer för fastigheter där
förvaltningen genomfört rekryteringsaktiviteter vid flera tillfällen.
Arbetsbelastningen har varit hög på avdelningarna. Den förklaras av personalomsättning och obesatta tjänster, Sollentunas snabba tillväxt som medför ökat
förvaltningsövergripande samarbete i planeringsärenden samt ökad volym att drifta och förvalta, och verksamhetsutveckling som pågått samtidigt som den löpande
verksamheten.
Arbetet med cykelplanen har resulterat i att kommunen har klättrat från plats 27 till 7 i rankingen för bästa cykelkommun. Medborgarna är mer nöjda med det arbete vi utför vilket vi har fått kvitto på genom att kommunen har klättrat från plats 79 2015 till plats 39 2016 i Håll Sverige Rent indexet. Den positiva trenden med nöjdheten med utfört arbete inom gator och vägar samt gång och cykelvägar i medborgarundersökningen från SCB pekar på det. Kommunen ligger över snittet för de 136 kommunerna som deltar i undersökningen.
Under 2016 har kontoret samverkat med kommunledningskontoret och barn-och utbildningskontoret i olika frågeställningar som inte kontoret själva har haft rådighet i att besluta. I styrgruppen har beslut tagits för att kunna gå vidare i projekten. Samverkan och styrgruppen kommer att fortsätta arbetet under 2017.
Nämndarbetet har fortsatt utvecklas i riktning mot bra framförhållning, att
förtroendevalda tillhandahålls stringenta och beskrivande handlingar, tydliga protokoll och omfattande information i aktuella frågor.
Sammanfattningsvis så är förvaltningens utvecklingskurva uppåtgående, med kompetenta medarbetare, fler fungerande arbetsprocesser, relevant systemstöd, förbättrad kommunikation med allmänheten, gemensamt mål- och resultatfokus, samt bra samarbete med andra förvaltningar och kommunala bolag. Utmaningarna består framförallt i att rekrytera fler kompetenta medarbetare som ska bidra till att kommunens alla ambitiösa byggprojekt förverkligas i rätt tid och till rätt pris, samt att förbättra processen för byggprojekten avseende information och dialog med medborgare samt den inom den kommunala organisationen.
7.2 Personalmått
Nyckeltal Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Referensvärd e 2016
Sjukfrånvaro i % 1,52 % 3,2 % 2,95 % 5 %
Kommentar
Riktmärket i Sollentuna kommun är att förvaltningarna bör ha mindre än fem procents sjukfrånvaro.
Trafik- och fastighetskontoret ligger under detta värde och prognosen framgent är att kontoret kommer att ha fortsatt låg sjukfrånvaro. Även om personalomsättningen under årets första hälft har varit hög så bedöms arbetsvillkoren överlag vara positiva och på kontoret deltar flera i hälsofrämjande aktiviteter.
Andel deltidsanställda. 0 % 0 % 0 %
Kommentar
Förvaltningen har 43 anställda, varav fyra på visstidsanställning. Alla är heltidsanställda, varför andel deltidsanställningar är noll procent.
Personalomsättning 35,7 %
8 Riskhantering - internkontroll
Varje år fastställer nämnden en plan för internkontroll i enlighet med reglerna för ekonomi- och verksamhetsstyrning. Nedan följer en uppföljning av nämndens plan för internkontroll 2016. Avsnittet avslutas med en sammanfattande analys.
8.1 Uppföljning 8.1.1 Administration
Att trafik- och fastighetsnämnden dokumenthanteringsplan saknar riktlinjer för delar av nämndens verksamheter och att hantering av dokument inte sköts enligt plan
Kontroller
Dokumenthanteringsplan Ingen avvikelse
Hur?
Genomlysning av dokumenthanteringsplanen och rutiner för registrering/arkivering.
När?
Ett tillfälle under året Kommentar
Dokumentationen och arkivering sker enligt plan utan avvikelse.
8.1.2 Myndighetutövning trafikanordningsplaner
Att beslut av trafikanordningsplan (TA-plan) tas på felaktiga grunder
Kontroller
Trafikanordningsplan (TA-plan) Ingen avvikelse Hur?
Platsbesök När?
Inför varje beslut Kommentar
Handläggarna kontrollerar att TA-planer är korrekta genom löpande platsbesök.
8.1.3 Beställning och inköp
Att skriftlig beställning saknas till leverantörsfaktura
Kontroller
Skriftliga beställningar Mindre avvikelse Hur?
Stickprovkontroll När?
Löpande under året Kommentar
Kontrollen påvisade mindre avvikelse vilket resulterar i att kontrollen utökades med mall för kontroll inför 2017.
Att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal
Kontroller
Ramavtal Ingen avvikelse
Hur?
Stickprovskontroll När?
Löpande under året Kommentar
Inga avvikelser men kontrollen tas med i intern kontrollen 2017 med utökad kontroll i form av en mall.
8.1.4 Ekonomisk redovisning
Att deltagarförteckning, syfte och program finns vid redovisning av representation/kurs/konferensfakturor
Kontroller
Representation-, kurs- och konferensfakturor Ingen avvikelse Hur?
Stickprovskontroll När?
2 gånger under året Kommentar
Kontrollerna påvisar att den ändrade rutinen fungerar utan anmärkning
8.2 Sammanfattande analys
Av de fem utförda kontrollerna påvisade en mindre avvikelse i samband med att kontrollen utfördes. Åtgärder vidtogs omedelbart i form av att skriftliga beställningar sparas. I samband med att nämnden tog beslut om internkontrollplan 2017 i
Verksamhetsplanen 2017 utökades även kontrollen av skriftliga beställningar och kontrollen av avtalsföljsamhet med en uppföljningsmall.
