POSTADRESS
621 85 VISBY
BESÖKSADRESS
Visborgsallén 4
TELEFON
010-223 90 00
E-POST
gotland@lansstyrelsen.se
WEBBPLATS
www.lansstyrelsen.se/gotland
Inköp av följeforskare till lärande utvärdering av LUJ -Länsstyrelserna utvecklar jämställdhet
Upphandlande enhet: Länsstyrelsen i Gotlands län
Typ av upphandling: Offentlig upphandling med förenklat förfarande
Anbud ska vara inlämnat till Länsstyrelsen i Gotlands län senast 2013-09-04
Innehåll
1. Inledning... 4
1.1 Beställarens organisation ... 4
1.2. Bakgrund och syfte ... 4
2. Kravspecifikation ... 6
2.1 Krav på leverantören... 6
2.3 Krav på konsulten ... 6
2.4 Kontraktstid ... 6
2.5 Rapporteringskrav... 7
2.6 Underleverantör ... 7
3. Kommersiella villkor ... 7
3.1 Pris ... 7
3.2 Fakturering ... 7
3.3 Betalningsvillkor... 7
3.4 Mervärdeskatt och valuta ... 8
3.5 Avgifter ... 8
3.6 Äganderätt och nyttjanderätt... 8
3.7 Hävning av avtal ... 8
3.8 Prisavdrag ... 8
3.9 Tvist ... 8
3.10 Force majeure ... 9
3.11 Ändringar m.m. ... 9
3.12 Återbetalningsskyldighet ... 9
4. Administrativa bestämmelser ... 9
4.1 Upphandlingsförfarande ... 9
4.2 Anbudsmottagare ... 9
4.3 Kontaktperson ... 9
4.4 Anbudets giltighetstid ... 10
4.5 Anbudsutformning ... 10
4.6 Anbudsmärkning... 10
4.7 Anbudslämnande ... 10
4.8 Anbudstid ... 10
4.9 Handlingar som ska bifogas i anbudet ... 10
4.10 Anbudsprövning ... 10
4.11 Anbudsvärdering... 11
4.12 Avtal ... 12
4.13 Förfrågningsunderlagets ska- och bör-krav ... 12
4.14 Upphandlingssekretess ... 12
4.15 Ändringar och tillägg ... 12
Bilagor ... 12
1. Inledning
Upphandlande enhet: Länsstyrelsen i Gotlands län
Typ av upphandling: offentlig upphandling med förenklat förfarande Referensnummer: dnr. 800-2225-2013
1.1 Beställarens organisation
Länsstyrelsen är en statlig myndighet direkt under regeringen. Länsstyrelsen arbe- tar utifrån den grundläggande uppgiften att vara statens företrädare i regionerna och samordnare i de frågor som staten lagt på länsstyrelserna. Länsstyrelsen i Got- lands län har idag cirka 110 anställda och är lokaliserad i Visby. Länsstyrelserna har sedan 1994 ett uppdrag att verka för, samordna, främja och följa jämställdhet i länen.
1.2. Bakgrund och syfte
Hösten 2012 fick länsstyrelsen i Gotlands län i uppdrag att genomföra en förstudie med förslag på hur en utvecklingssatsning för att stärka arbetet med jämställdhets- integrering kan utformas. Förstudien innehöll fyra olika delar: en lägesbeskrivning av hur arbetet bedrivs på länsstyrelserna idag, en målgruppsanalys av vilka som bör omfattas av en utvecklingssatsning, en kartläggning av de utvecklingsbehov som finns samt en plan för hur en utvecklingssatsning kan utformas. Sammanfatt- ningsvis visade förstudien på att det finns stora variationer i synen på och genom- förandet av uppdraget. Läs mer om framkomna behov och förslag till insatser i förstudien ”Jämställdhet i alla län” (dnr. 800-3267-2012), som finns tillgänglig på www.lansstyrelsen.se/gotland
Den 25 april 2013 beslutade regeringen att ge Länsstyrelsen i Gotlands län i upp- drag att genomföra en utvecklingssatsning (Regeringsbeslut 2013-04-25,
U2013/2724/JÄM). Uppdraget ska genomföras under 2013 och 2014. En läges- rapport ska lämnas till Regeringskansliet senast 31 januari 2014 och en slutrapport senast den 1 mars 2015. Uppdraget innehåller tre delar:
- samordning för ökad samverkan och samordningsvinster genom t.ex. erfa- renhetsutbyte och identifiering och spridning av lärande exempel
- stöd till länsstyrelsernas arbete med jämställdhetsintegrering och framta- gande av länsstrategier för jämställdhetsintegrering
- kompetensutveckling för de målgrupper som identifierades i förstudien.
Utvecklingssatsningen kallas LUJ (Länsstyrelserna utvecklar jämställdhet) och de övergripande målen för LUJ är följande:
Utvecklingssatsningen ska syfta till att skapa så goda förutsättningar som möjligt för länsstyrelserna att verka för de jämställdhetspolitiska målen och stödja aktörer i arbetet med jämställdhetsintegrering.
Länsstyrelserna ska gemensamt flytta fram positionerna för sitt arbete och vara en aktör att räkna med inom jämställdhetspolitiken.
Länsstyrelserna ska ha en gemensam bild av uppdragets innebörd, dess genomförande och uppföljning.
Fler än idag inom och utanför länsstyrelserna ska uppleva länsstyrelsernas uppdrag som tydligt.
Alla länsstyrelser ska uppfylla den gemensamma ambitionsnivån för ge- nomförandet av jämställdhetsuppdraget.
Länsstyrelserna ska ha enats om en gemensam plan för fortsatt utveckl- ingsarbete.
Länsstyrelserna ska ha tagit fram minst ett konkret exempel i varje län där länsstyrelserna gör skillnad för de jämställdhetspolitiska målen.
Genomförandet av uppdraget organiseras enligt nedan:
Enligt regeringens beslut ska länsstyrelsen säkerställa att en extern löpande upp- följning i form av lärande utvärdering görs av utvecklingssatsningen. För det sö- ker vi nu en följeforskare. Följeforskarens uppgift är att följa genomförandet av LUJ och bidra till att det genomförs på ett ändamålsenligt sätt. Den löpande upp- följningen ska bidra till ett kontinuerligt lärande. Konsulten utgår från utveckl- ingssatsningens syften, målsättningar och aktivitetsplan och stödjer, genom upp- följningen, arbetet med att nå projektets mål. Följeforskarens iakttagelser ska kon- tinuerligt föras tillbaka till projektledningen. Följeforskningen ska ge underlag för bättre styrning och strategisk omorientering. Konsulten ska medverka på mö-
STYRGRUPP - Landshövding, Länsstyrelsen Gotland - Länsråd, Länsstyrelsen Gotland
- Chef enheten för samhälle och kulturmiljö, Länsstyrelsen Gotland - Rektorsråd, Uppsala universitet Campus Gotland
SAMORDNING - samordnare
- kommunikatör/administratör REFERENSGRUPP Representanter från:
- Länsstyrelsernas länsrådsgrupp
- Länsstyrelsernas Chefsforum för social hållbarhet
- Länsstyrelsernas nätverk för särskilt sakkunniga i jämställdhet - Länsstyrelsernas controllernätverk
- Nationella sekretariatet för genusforskning (Jämställ.nu)
- Program för Hållbar Jämställdhet, Sveriges kommuner och landsting - Tillväxtverket (Jämställd regional tillväxt)
ten med den referensgrupp som finns till utvecklingssatsningen. Resultatet av ut- värderingen ska redovisas i en rapport. Följeforskaren ska:
löpande dokumentera hur projektet fortskrider
delta vid viktiga aktiviteter och möten i projektet (i samråd med projektle- daren)
samarbeta med projektledaren, ge synpunkter och vara ett stöd och boll- plank
löpande redovisa och rapportera resultat till projektägaren
kommunicera iakttagelser, erfarenheter och kunskaper skriftligt och peda- gogiskt så att även andra intressenter får ta del av kunskapen om projektet.
2. Kravspecifikation
2.1 Krav på leverantören
En leverantör får uteslutas från deltagande i upphandling under de förutsättningar som anges i 10 kap 2 § lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU).
2.2 Krav på F-skattsedel
Leverantören ska vid anbudstillfället och under hela avtalsperioden inneha F- skattsedel eller motsvarande i det land där dennes verksamhet är etablerad.
2.3 Krav på konsulten
Med konsulten avses den eller de personer hos anbudsgivaren som ska arbeta med uppdraget. Konsulten ska genom att ange referenser eller på annat sätt visa att nedanstående krav är uppfyllda.
• Konsulten ska ha dokumenterade kunskaper i jämställdhet och jämställd- hetsintegrering i offentlig förvaltning.
• Konsult ska ha dokumenterad erfarenhet av liknade uppdrag om utvärde- ring
• Konsult ska ha dokumenterad erfarenhet av liknade uppdrag om följe- forskning med fokus på lärande.
• Konsulten ska lämna referenser från tidigare utförda uppdrag.
• Konsulten ska ha koppling till ett universitet, en högskola eller ett FoU- centrum.
• Konsulten bör ha kunskap om förändringsarbete och implementering
• Konsulten bör ha en relevant akademisk utbildning.
2.4 Kontraktstid
Kontraktet sträcker sig från mitten av september till 2015-03-01 med option på förlängning på max 6 månader.
2.5 Rapporteringskrav
Hur arbetet fortlöper ska avrapporteras till styrgruppen för LUJ eller utvecklings- satsningens samordnare i skriftlig rapport var tredje månad. Länsstyrelsen ska då underrättas om eventuella problem i arbetet och hur arbetet fortskrider. Om läns- styrelsen vid en tredje rapportering uppmärksammar att kvalitén inte är i linje med vad som avtalats har länsstyrelsen ensidigt rätt att häva ingånget avtal. För hela uppdraget ska en slutrapport inlämnas senast 2015-02-31.
Kontaktperson för rapportering är Elin Turesson, telefon 010-22 39 301, e-post:
elin.turesson@lansstyrelsen.se
2.6 Underleverantör
Om Uppdragstagaren önskar anlita underleverantör eller konsult för genomfö- rande av hela eller viss del av uppdraget får detta ske först efter skriftligt godkän- nande från Länsstyrelsen i Gotlands län. Uppdragstagaren åtar sig att se till att villkoren i denna överenskommelse gäller även mot andra utförare vid anlitande av underleverantör/konsult. Uppdragstagaren ansvarar för likväl underleveran- törs/konsults arbete som för eget arbete.
3. Kommersiella villkor
3.1 Pris
Lämnat pris ska omfatta samtliga kostnader som uppkommer på grund av uppdra- get, som t.ex. resor, eventuella övernattningar samt övrigt material som behövs för uppdraget. Priserna ska anges exklusive moms.
Fast pris ska gälla under avtalsperioden.
Uppdragstagaren ska inneha F-skattsedel och själv betala sociala avgifter.
3.2 Fakturering
Fakturering sker en gång per kvartal efter att skriftlig rapport enligt 2.4 inlämnats och granskats. Specificerad faktura för utfört arbete sänds till:
Länsstyrelsen i Gotlands län FE 55
833 83 Strömsund.
Ange ref: IELITUR
3.3 Betalningsvillkor
Betalning sker senast 30 dagar efter att rapporter inlämnats och granskats samt faktura mottagits av Länsstyrelsen i Gotlands län. Vid försenad betalning äger leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635).
3.4 Mervärdeskatt och valuta
Priser ska anges i SEK exklusive mervärdeskatt. Lagstadgad mervärdeskatt till- kommer på angivna priser.
3.5 Avgifter
Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller andra administrativa avgifter eller mot- svarande får inte debiteras.
3.6 Äganderätt och nyttjanderätt
Länsstyrelsen i Gotlands län ska ha äganderätt till materialet som leverantören upprättar. Länsstyrelsen ska även avseende dessa dokument ha sådan förfogande- rätt som avses i 1 kap 2 § lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk och som bl.a. innebär en rätt för länsstyrelsen att utan extra er- sättning förfoga över verken genom att t ex framställa exemplar av dem eller på olika sätt göra dem tillgängliga för allmänheten.
3.7 Hävning av avtal
Länsstyrelsen i Gotlands län äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan
om leverantören inte uppfyller sina åtaganden enligt avtalet
i det fall leverantören, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare un- der avtalsperioden blir föremål för förhållanden som anges i 10 kap 2 § LOU.
om företrädare för eller anställd hos leverantören under avtalstiden, och i sin roll som företrädare för eller anställd hos leverantören under avtalspe- rioden inte följer gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande är 16 kap 8 § brottsbalken (hets mot folkgrupp) och 9
§ (olaga diskriminering) samt diskrimineringslagen (2008:567). Länssty- relsen kan häva avtalet om leverantören döms enligt någon av dessa lag- stiftningar.
3.8 Prisavdrag
Leveransförsening eller annan försening av avtalad tjänst orsakad av leverantören berättigar länsstyrelsen rätt till prisavdrag. Vite utgår för varje påbörjad vecka förseningen varar med två procent av avtalade beloppet (exkl. mervärdesskatt) dock lägst 300 SEK. Länsstyrelsen äger rätt att avräkna prisavdraget från hela det avtalade beloppet.
3.9 Tvist
Tvist som rör tolkningen av avtalet ska avgöras av svensk domstol med tillämp- ning av svensk rätt.
3.10 Force majeure
Part befrias från sina åtaganden enligt avtalet om fullgörandet härav förhindras på grund av omständighet utanför partens kontroll och som parten skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder parten skäligen inte kunnat undvika eller övervinna.
3.11 Ändringar m.m.
Ändringar i eller tillägg till vad som senare kan komma att avtalas ska för att vara giltiga, vara skriftliga och undertecknade av behörig företrädare för vardera part.
Precisering ska därvid göras av ändrade uppgifter.
3.12 Återbetalningsskyldighet
Länsstyrelsen har rätt att kontrollera de uppgifter som lämnats i rapportering mot bokföring och samtliga övriga handlingar som utgör underlag för rapportering.
Länsstyrelsen kan kräva tillbaka utbetalda medel om:
• Beslut fattats på grund av oriktiga, ofullständiga eller vilseledande uppgif- ter av uppdragstagaren.
• Villkoren för erhållande av avtalad ersättning åsidosatts.
4. Administrativa bestämmelser
4.1 Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs med tillämpning av regler för förenklat förfarande en- ligt 15 kap LOU.
4.2 Anbudsmottagare Anbudet skickas till:
Länsstyrelsen i Gotlands län
Enheten för samhälle och kulturmiljö Att: Elin Turesson
621 85 Visby
4.3 Kontaktperson
Vid frågor gällande upphandlingen är Elin Turesson och Kicki Scheller kontakt- personer på Länsstyrelsen i Gotlands län.
Elin Turesson, telefon: 010-22 39 301, e-post: elin.turesson@lansstyrelsen.se (ledig 2013-07-15 till 2013-08-14)
Kicki Scheller, telefon: 010- 22 39 288, e-post: kicki.scheller@lansstyrelsen.se (ledig till och med 2013-06-30)
4.4 Anbudets giltighetstid
Anbudet är bindande för anbudsgivaren till och med att anbudsprövningen är klar och avtal tecknats med en part.
4.5 Anbudsutformning
Anbudet bör så långt som möjligt vara uppställt och redovisat i enlighet med för- frågningsunderlaget. Anbudsgivarens namn/firma, person/organisationsnummer och adress ska anges. I anbudet anges även leverantörens faxnummer och/eller e- postadress. Anbud ska i sin helhet, inklusive bilagor, vara författat på svenska språket.
4.6 Anbudsmärkning
Anbudet märks: Inköp av följeforskning LUJ, dnr. 800-2225-2013
4.7 Anbudslämnande
Anbud lämnas skriftligt i dubbla förslutna kuvert. Det inre kuvertet märks ”Anbud - följeforskning LUJ, dnr. 800-2225-2013. Anbud per fax eller via elektronisk post accepteras ej.
4.8 Anbudstid
Anbud ska vara inkommet till Länsstyrelsen i Gotlands län senast 2013-09-04. För sent inkommet anbud kan inte prövas enligt LOU.
4.9 Handlingar som ska bifogas i anbudet
Anbud ska innehålla följande handlingar och uppgifter:
4.9.1 Ifylld huvudblankett (bilaga 1), undertecknad av firmatecknare eller be- hörig företrädare för firmatecknare .
4.9.2 Ifylld blankett ”Begäran om upplysningar vid offentliga handlingar”, SKV 4820.
4.9.3 Uppgifter om vem eller vilka som ska utföra uppdraget.
4.9.4 Redovisning i form av en meritförteckning av de personer som ska utföra uppdraget avseende de krav och önskemål som finns under rubriken 2.3.
4.9.5 Uppgift om referenser från minst två uppdragsgivare, referenser som omfattar de personer som ska utföra uppdraget.
4.9.6 Beskrivning av koppling till högskola, universitet och/eller FoU-centrum.
4.9.7 Beskrivning av uppdragets genomförande i en genomförandeplan inklu- sive pris.
4.10 Anbudsprövning
Anbud kommer att prövas enligt följande:
Prövning av anbuden sker i två på varandra följande steg:
1. Innan anbudsutvärderingen prövar länsstyrelsen om anbudet måste gallras ut och förkastas på grund av:
att anbudet inte har kommit in i rätt tid
att anbudsgivaren inte uppfyller de krav som ställs under punkt 2.1.
att samtliga ska-krav under 2.3 inte är uppfyllda.
att anbuden innehåller reservationer eller ofullständigheter som gör att an- budet kan förkastas
Om anbudsgivaren och anbudet godkänns i detta steg, återstår det andra steget, anbudsvärdering, där länsstyrelsen kommer anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktig enligt värdekriterier som satts enligt punkt 4.11
Så snart tilldelningsbeslut har fattats vid anbudsprövningen underrättas samtliga anbudsgivare skriftligen.
4.11 Anbudsvärdering
Länsstyrelsen kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till samtliga omständigheter, här angivna i prioriterad ordning:
A Kompetens och erfarenhet 40 %
B Genomförandeplan 30 %
C Pris 30 %
Inom del A och B kommer vi att beakta följande delar:
A. Kompetens och erfarenhet
Relevant akademisk utbildning, t.ex. statsvetenskap, sociologi, juridik, ge- nusvetenskap
Minst 2-årig högskoleutbildning inom annat ämne än ovan nämnda
Kunskaper om jämställdhet och jämställdhetsintegrering i offentlig för- valtning
Kunskap om förändringsarbete och implementering
Tidigare utvärderingsuppdrag med fokus på lärande
Tidigare uppdrag om följeforskning
Referenser från liknande uppdrag
Tidigare uppdrag om jämställdhetsintegrering
Koppling till akademisk institution (universitet, högskola eller FoU- centrum)
B. Genomförandeplan
Tydlig struktur i planen
Planering inom tidsramarna
Kreativt upplägg med fokus lärande
4.12 Avtal
När ett anbud har antagits kommer länsstyrelsen att underrätta dem som lämnat anbud om detta snarast möjligt. Avtal sluts genom att båda parterna undertecknar ett upphandlingskontrakt. Avtalet träder i kraft först sedan det undertecknats av behöriga avtalstecknare för såväl anbudslämnare som länsstyrelsen. Överens- kommelse om tidpunkt för kontraktstillfället görs muntligen.
4.13 Förfrågningsunderlagets ska- och bör-krav
Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som ska- och bör-krav. Ska-krav är samtliga ”ska” i förfrågningsunderlaget och bör-krav är motsvarande samtliga
”bör”.
• Ska-krav måste vara uppfyllda för att anbudet ska kunna värderas.
• Bör-krav måste inte uppfyllas men uttrycker vad länsstyrelsen anser vara önskvärt.
4.14 Upphandlingssekretess
För anbud med tillhörande handlingar gäller absolut sekretess enligt 19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) till dess att anbudsförfarandet avslutas genom att anta visst anbud (tilldelningsbeslut), eller ärendet på annat sätt avslutas.
Garanti för att uppgifter hålls hemliga kan efter avslutad upphandling inte ges. I anbudet bör därför noga specificeras vilka uppgifter som leverantören anser bör vara sekretessbelagda och på vilka grunder. Vid en begäran av utlämnande av handlingar gör myndigheten en sekretessprövning i varje enskilt fall.
4.15 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg i anbudet får endast förekomma vid felskrivning eller vid annat uppenbart fel i anbudet. I sådana fall avgör upphandlaren om anbudsgivare ska ges tillfälle till rättelse eller komplettering. Rättelser och kompletteringar be- gärs i sådana fall skriftligt från anbudsgivaren.
Upphandlaren får även begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.
Bilagor
1. Huvudblankett
