INTERN STYRNING OCH KONTROLL. - Resultat av en webbenkät genomförd på uppdrag av bkommunens revisorer

(1)

(2)

www.pwc.se

Revisionsrapport

Hans Axelsson Göran Persson- Lingman Juni 2016

INTERN STYRNING OCH KONTROLL

SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN LIDKÖPINGS KOMMUN

-

Resultat av en webbenkät genomförd på uppdrag av bkommunens revisorer

Kund

(3)

Övergripande granskning intern styrning och kontroll Samhällsbyggnadsnämnden Lidköping

Juni 2016 1 av 5

Lidköpings kommun PwC

Innehåll

1. Inledning ... 2

1.1. Bakgrund ... 2

1.2. Syfte ... 3

1.3. Kontrollmål ... 3

1.4. Avgränsning och metod ... 3

1.5. Resultat ... 4

1.6. Bedömning ... 5

Bilaga 1 och 2 – Enkätresultat och lämnade kommentarer

(4)

1. Inledning

1.1. Bakgrund

Vi har på uppdrag av Lidköpings kommuns revisorer genomfört en övergripande gransk- ning avseende olika områden som är viktiga för en god intern styrning och kontroll inom kommunstyrelsen och nämnderna

Målsättning med interna kontrollen

Den interna styrningen och kontrollen (interna kontrollen) ska stödja



att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt vilket omfattar att uppnå olika intres- senters krav och målsättningar, t ex de krav och mål som ställs av fullmäktige



att lagar och regler följs (statsmaktens krav) samt



att det finns en tillfredsställande redovisning och rapportering

Ovan nämnda målsättningar omfattar även att säkra/hindra att verksamhetens förtroen- dekapital påverkas negativt samt att verksamheten och/eller kunder drabbas på ett nega- tivt sätt. Annat att nämna är att den interna kontrollen syftar till att skydda politiker och personal från oberättigade misstankar och att det inte sker oegentligheter.

Konsekvenser

Brister i den interna kontrollen kan innebära att verksamheten drabbas negativt på olika sätt, t ex att olika intressenters krav och mål inom olika verksamheter inte nås, att verk- samhetens kunder drabbas oönskat, att statsmaktens lagar inte följs, att kommunen drab- bas av allvarliga ekonomiska skador och/eller att förtroendet för kommunen minskar.

Viktiga förutsättningar

Viktig för en god intern kontroll är att det finns en tillfredsställande ”styr- och kontroll- miljö”. Detta omfattar bl.a. gemensamma etiska värderingar, tillräckligt kompetens (kompetensförsörjning), riskmedvetenhet, tydlighet i roller och ansvar.

Annat som är viktigt är att det finns en medvetenhet kring olika risker och de analyseras utifrån de olika målen med den interna kontrollen.

En förutsättning är givetvis att finns effektiva och säkra arbetssätt som innehåller aktivite- ter och en rollfördelning som stödjer att göra rätt och att reducera olika risker. Ett exem- pel är att ansvariga på olika nivåer behöver rätt information i rätt tid och att viktiga frågor kommuniceras mellan olika ansvariga.

För att veta att verksamheten når de ställda olika krav och mål krävs en systematisk upp- följning (detta innefattar t ex utvärderingar och systematiskt hantering av avvikelser).

Fungerar det så bra som vi tror? Vad avviker från de önskvärda arbetssätten? Vilka

förbättringar ska prioriteras, vad kan vara orsaker och hur kan vi förbättra?).

Den interna kontrollen ska omfatta alla verksamheter och processer.

(5)

Juni 2016 3 av 5

1.2. Syfte

Granskningen syftar till att:

Ge revisorerna ett underlag för en översiktlig bedömning avseende den interna styrning och kontrollen inom styrelsen och samtliga nämnder. Granskningen ska också ge un- derlag för prioritering av fördjupade granskningar. Granskningsunderlaget ska också ge styrelsen ett underlag i sitt förbättringsarbete.

1.3. Kontrollmål

Kontrollområden.

Finns tydlighet i mål och en tillfredställande intern styr- och kontrollmiljö?

Analyseras risker på ett tillfredställande sätt inom nämndens verksamhet?

Finns tillfredställande processer och rutiner (inkluderar här kontrollaktiviteter för att reducera risker)?

Information och kommunikation Sker uppföljning och övervakning?

För varje kontrollområde finns en eller flera frågor vilka återfinns i bilagorna till denna rapport.

1.4. Avgränsning och metod

Granskningen stödjer sig till stor del på det som är viktigt för en god intern styrning och kontroll enligt ramverket COSO (övergripande ramverk för det som bedöms vara viktigt för en god intern styrning och kontroll).

Kommunstyrelsen och samtliga nämnder har granskats. Granskningen är översiktligt och sker utifrån 30-35 frågor/påståenden som förtroendevalda och chefer samt ytterligare ett antal tjänstemän har fått besvara via en webbenkät med ett antal påståenden med svarsal- ternativen inte alls, delvis, i huvudsak eller helt håller med. Vet ej/ingen uppfattning kunde också väljas (markeras med grå färg i diagrammen i bilaga 1). När svarsalternativet inte alls eller delvis användes så uppmanades respondenten att lämna kommentarer. Vi ville med detta få bidrag som kunde öka förståelsen för varför man svarat som man gjort.

I anslutning till att enkäten mailades ut så deltog aktuell revisorsgrupp på nämndsmöte och informerade om revisionens granskning och om enkäten som skulle komma i nära anslutning till att nämnden fick informationen.

Avstämningar av resultatet har skett löpande till revisorerna och därutöver har vi till-

sammans med aktuell revisorsgrupp muntligen och med hjälp av framtagen applikation

redovisat resultatet för samhällsbyggnadsnämnden.

(6)

2. Resultat

Resultatet av webbenkäten för samhällsbyggnadsnämnden och dess förvaltning framgår i detalj av bilagorna 1 och 2. Sammanfattningsvis indikerar svaren från 16 förtroendevalda i nämnden och 7 chefer och några övriga tjänstemän att det finns ett visst behov av mer analys, diskussion och åtgärder som är viktiga för en god intern styrning och kontroll i samhällsbyggnadsnämnden. Som den övergripande bilden nedan visar varierar behovet av analys och åtgärder mellan olika indikatorer.

För vart och ett av ovan redovisade indikatorer finns en eller flera frågeställningar och svarsresultat. Dessa redovisas i sin helhet tillsammans med lämnade kommentarer från respondenterna i bilagorna 1 och 2. I bilaga 1 redovisas också det 7-8 starkaste resp. svag- aste resultaten från förtroendevalda resp. tjänstemän. Vi ser det som naturligt att man i det fortsatta arbetet har särskilt fokus på de områden som får de svagaste omdömena från ledamöter resp. chefer

Vi vill poängtera vikten av att resultatet för samtliga frågeställningar belyses då det kan finnas enskilda frågeställningar/resultat inom en indikator som avviker från ev. övriga frågeställningar inom indikatorn och som därför behöver diskuteras och analyseras även om indikatorn som helhet visar ett starkt resultat.

bra, bibehåll och fortsätt med ständiga förbättringar visst behov av mer analys/åtgärd

stort behov av mer analys/åtgärd mycket stort behov av analys/åtgärd

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Risk och kvalitetsarbete Kontrollaktiviteter Kommunikation och information

Uppföljning och utvärdering

Kommunicerade krav,mål Analyser och hantering av risker

Kontrollaktiviteter ekonomi

Kommunikation Utvärderingar och avvikelser Kunskap om lagar och

regler

IT-relaterade risker Förebygga o upptäcka Extern och intern information

Uppföljning av rutiner

Värdegrunder och etiska värderingar

Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra

Kompetensförsörjning Risker i omvärlden Uppföljning av

kvalitetsarbetet Tydlighet i roller och

ansvar

Risker för oegentligheter

Rapportering och uppföljning

Områden som omfattats

Samhällsbyggnadsnämnd

(7)

Juni 2016 5 av 5

3. Bedömning

Samhällsbyggnadsnämndens ledamöter och förvaltningens självskattning av sin interna styrning och kontroll visar totalt sett på ett visst behov av ytterligare analys och åtgärder enligt vår bedömning. I analysen är det viktigt att fokusera extra på de indikatorer och frågeställningar som visar på ett stort eller mycket stort behov av ytterligare analys och åtgärder.

Ligger ansvaret för åtgärden hos annat organ är det viktigt att samhällsbyggnadsnämnden fångar upp och vidarebefordrar signaler om hur verksamheten och dess kunder påverkas av ev. brister.

Genomgång och analys av självskattningen anser vi ska ske omgående hos både politiken

som förvaltningen men givetvis också gemensamt och resultera i en av nämnden beslutad

handlingsplan för att förbättra den interna styrningen och kontrollen för samhällsbygg-

nadsnämnden.

(8)

Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen

BILAGA 1

Samhällsbyggnadsnämnd

NÄMND Samhällsbyggnadsnämnd

Mål och övergripande styr -

och kontrollmiljö Risk och kvalitetsarbete Kontrollaktiviteter Kommunikation och information

Uppföljning och utvärdering Kommunicerade krav,mål Analyser och hantering av

risker

Kontrollaktiviteter ekonomi Kommunikation Utvärderingar och avvikelser Kunskap om lagar och

regler

IT-relaterade risker Förebygga o upptäcka Extern och intern information

Uppföljning av rutiner Värdegrunder och etiska

värderingar

Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra

Kompetensförsörjning Risker i omvärlden Uppföljning av

kvalitetsarbetet Tydlighet i roller och ansvar Risker för oegentligheter

Rapportering och uppföljning

Samhällsbyggnadsnämnd

Områden som omfattats

(9)

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Samhällsbyggnadsnämnd

Kommunicerade krav och mål

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år

De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så

att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) Förutom budget finns det tydliga krav/mål fastställda för min verksamhet.

Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt

Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått)

Inom min nämnd tar vi tar beslut om åtgärder när olika krav /mål inte nås.

Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda Utöver statens och kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt och bra sätt.

TjänstemänFörtroendevald

Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 2

(10)

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Kunskap om lagar och regler

Värdegrunder och etiska värderingar

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom:

Jag har tillräcklig information och kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder","intressekonflikter", odyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och inom den

verksamhet jag arbetar inom:

Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet kommuniceras/diskuteras inom nämnden

(11)

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Kompetensförsörjning

Samhällsbyggnadsnämnd

Tydlighet i roller och ansvar Tydlighet i roller och ansvar

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.:

Inom nämndens verksamhet säkrar vi att det kontinuerligt finns tillräckliga resurser med god kompetens

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter där jag anser att jag ska

vara delaktig:

Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun

Ansvar och befogenheter inom nämndens verksamheter är tydliga Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas

av tjänstemännen

(12)

Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö

Rapportering och uppföljning

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra.

Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra sätt till

oss i nämnden

De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta och riktiga Den rapportering vi får behandlar måluppfyllelse, resultat och effekter på ett

tillfredställande sätt ?

Vi får en får en bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav och mål (ekonomi,verksamhet)

Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar) Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning och

uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet.

(13)

Risk och kvalitetsarbete

Analyser och hantering av risker

Aanalys av IT -relaterade risker

Analyser av IT-relaterade risker

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

De identifierade risker vi inte själva kan åtgärda kommuniceras till ledningen för acceptans eller åtgärd

Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska reduceras/hanteras Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende

nämndens/styrelsens interna kontrollplan

Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden Nämnden genomför årligen en risk och väsentlighetsanalys för att identifiera olika

risker och hur de ska hanteras

Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden

Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som sitter i nämnden tror jag också når oss.

Risk- och väsentlighetsanalysen utmynnar i en av oss förtroendevalda beslutad internkontrollplan där resultatet av det som fastställts i planen rapporteras till…

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i

(14)

Risk och kvalitetsarbete

Kvalitetsarbete och förbättringsarbete

Risker i omvärlden

Risker för oegentligheter

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika

intressenters krav

Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål/etc på ett bra sätt

TjänstemänTjänstemän

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Risker för oegentligheter beaktas i den riskanalysen/riskvärdering vi gör

(15)

Kontrollaktiviteter

Kontrollaktiviteter ekonomi

Förebygga o upptäcka

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter

att utbetalningar gjorts.

Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos

Tjänstemän

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och

oönskade händelser

(16)

Kommunikation och information

Kommunikation

Extern och intern information

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har har en öppen och konstruktiv dialog med min chef kring den ekonomiska såväl som den verksamhetsmässiga utvecklingen under året.

Det är ett tillfredsställande kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den verksamhetsmässiga utvecklingen så att jag kan styra min verksamhet i…

Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i

tillräcklig omfattning

Tjänstemän

(17)

Uppföljning och utvärdering

Utvärderingar och avvikelser

Jämförelser med andra

Uppföljning av kvalitetsarbetet

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt:

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till

motsvarande verksamheter i andra kommuner

Jag har kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till motsvarande verksamheter i

andra kommuner

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete

(18)

Åtta av de starkaste visas

Frågor med starkare resultat

Förtroendevald

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra sätt till oss i nämnden

Det är ett tillfredsställande kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör

Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete Vi får en får en bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra

fastställda krav och mål (ekonomi,verksamhet)

Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar)

De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta och riktiga Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning

och uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet.

(19)

Frågor med starkare resultat

Åtta av de starkaste visas

Tjänstemän

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har har en öppen och konstruktiv dialog med min chef kring den ekonomiska såväl som den verksamhetsmässiga utvecklingen under…

Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt

Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende nämndens/styrelsens interna kontrollplan Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och

verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till…

Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min…

Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt

kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget,…

Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett

systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra…

(20)

Frågor med svagare resultat

Åtta frågor där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del

Förtroendevald

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden

Jag har tillräcklig information och kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente

Risk- och väsentlighetsanalysen utmynnar i en av oss förtroendevalda beslutad internkontrollplan där resultatet av det som fastställts i

planen rapporteras till oss i nämnden på ett bra sätt

Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas av tjänstemännen

Jag har kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till

motsvarande verksamheter i andra kommuner

Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden

Nämnden genomför årligen en risk och väsentlighetsanalys för att identifiera olika risker och hur de ska hanteras

(21)

Frågor med svagare resultat

Åtta frågor där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del

Tjänstemän

-100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.:

I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och

oönskade händelser

Inom min verksamhet sker det en regelbunden uppföljning/utvärdering så att rutiner fungerar på ett bra sätt

Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål/etc på ett

bra sätt

Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning

De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och

värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i

(22)

Svar som inkommit från denna nämnd/styrelse i jämförelse med alla svar

1 1,5 2 2,5 3 3,5 4

Analyser och hantering av risker

IT-relaterade risker

Kommunicerade krav,mål Kommunikation

Kunskap om lagar och regler

Kvalitetsarbetet

Tydlighet i roller och ansvar

Utvärderingar och avvikelser Uppföljning av rutiner

Uppföljning av kvalitetsarbetet Jämförelser med andra

Värdegrunder och etiska värderingar Extern och intern information

Kontrollaktiviteter ekonomi Förebygga o upptäcka

Risker i omvärlden Rapportering och uppföljning

Risker för oegentligheter

Kompetensförsörjning

Samhällsbyggnadsnämnd

Alla i kommunen Samhällsbyggnadsnämnd

(23)

(24)

Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen

Bilaga 2

Observera att vi uppmanade till kommentarer då respondenten svarare inte alls eller till viss del (inte instämde)

2016-06-14

____________Samhällsbyggnadsnämnd

Samhällsbyggnadsnämnd

Kommentarer

Tjänstem./Förtroendev.

NIVÅ1 NIVÅ2 ^T/F FRÅGA SVAR

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kommuniceradekrav,mål Tjänstemän Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade.

(Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå)

Det är många dokument som tex en nyanställd ska sätta sig in i. Introduktionen av ny personal kan vara bristfällig och kan då innebära att enskilda handläggare i sin bedömning inte utgår från gällande planer.

En del planer kan vara antagna av KF men inte kommunicerade till respektive nämnd eller förvaltning. Kan innebära ekonomiska konsekvenser för en nämnd som de inte är medvetna om. Kan i sin tur leda till att nämnden inte fattar beslut som ligger i linje med en plan. I arbetet med framtagningen av ett dokument kanske inte de som berörs får möjlighet att delta.

Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument

Hittar jag inte så frågar jag

Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad

Styrningen vad gäller indikatorer är mycket detaljstyrning

Förtroendevald Utöver statens och

kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt och bra sätt.

Turbulent med personal och ledning.

Medför långa ledtider.

(25)

Samhällsbyggnadsnämnd

Kommentarer

Övergripandestyrochkontrollmiljö Kunskapomlagarochregler Tjänstemän

Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom:

Är man osäker så frågar man

Förtroendevald

Jag har tillräcklig information och kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente

Jag har inte gått utbildning i samband med att jag blev förtroendevald, därför känner jag att jag inte riktigt har koll

Vilka lagar och regler som gäller.

Utbildningar. Vilket nämnden redan erbjuder.

Tydlighetirollerochansvar Tjänstemän Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun

Ansvarsfördelning mellan förvaltning och ksv och tillväxtbolag oklar

Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 2

(26)

Samhällsbyggnadsnämnd

Kommentarer

Övergripandestyrochkontrollmiljö Tydlighetirollerochansvar Tjänstemän Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun

Inom förvaltningen fungera detta bra.

Arbetet med processledning kommer att göra att vi blir än bättre på överlämningar mellan enheter och förvaltningar.Däremot om frågorna ska hanteras högre upp i besluthierarkin kan det falla mellan stolarna eller att ingen tar ansvar för fortsatta beslutsprocessen.

Tror inte att kommunchefen förstår sin roll

Förtroendevald Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas av tjänstemännen

Det kan vara lite luddigt ibland

Värdegrunderochetiskavärderingar Tjänstemän Värdegrunder (etiska värderingar,

"uppförandekoder","intressekonflikter", odyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och inom den verksamhet jag arbetar inom:

Detta kommuniceras inte alls. Finns brister i uppförandekoder.Brister i bemötande mellan politiker och

tjänstemän förekommer ofta och tillåts av ordförande. Intressekonflikter mellan företagare och politiker bortser politikerna ifrån. Intressekonflikter mellan politiker och anställda kan också förekomma och tillåts.

Förtroendevald Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet

kommuniceras/diskuteras inom nämnden

Har inte kunskap och information om detta

Rapporteringochuppföljning Förtroendevald Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt

Vet inte alltid vilka beslut som fattats på delegation.

Vi får en får en bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav och mål (ekonomi,verksamhet)

Prognoser borde bli bättre och justeras månadsvis och inte bara ligga samma som budget.

(27)

Samhällsbyggnadsnämnd

Kommentarer

Övergripandestyrochkontrollmiljö Rapporteringochuppföljning Förtroendevald Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning och uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet.

Den ekonomiska styrningen och rapporteringen kan bli bättre.

Effektiviseringsmål är inte alltid effektivisering utan något helt annat.

Kompetensförsörjning Tjänstemän I vår verksamhet klarar vi den dagliga

"kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.:

Vi har haft ett stor rekryteringsproblem.

Det har vi löst nu. Inte unikt för Lidköping men det var mycket svårt. Tycke ändå att vi löste det så bra det gick. Nu är den krisen över.Vi behöver bli bättre på att bemanna enheter med unga oerfarna medarbetare med äldre erfarna. Köns- och kulturell blandning måste eftersträvas och prioriteras. Bli bättre på att locka äldre att jobba kvar en period till för att unga ska kunna introduceras bra.

Vi jobbar med arbetsgivarvarumärket och det är bra. Bli än bättre på att locka unga att jobba i offentlig sektor

Förtroendevald Inom nämndens verksamhet säkrar vi att det kontinuerligt finns tillräckliga resurser med god kompetens

En del av nämnden är inte kunniga inom alla saker vilket är natuligt.

Verkar vara väldigt kort om folk o hög personalomsättning

Vissa tjänstemän har stora arbetsområden och skulle behöva avlastning.

(28)

Samhällsbyggnadsnämnd

Kommentarer

Riskerochförbättringsarbete Analyserochhanteringavrisker Tjänstemän Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska

reduceras/hanteras

Interkontroller, skyddsronder, risk och sårbarhetsanalyser. Vi kan bli bättre här.

Förtroendevald Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden

jag mörker att jag svarat instämmer ej/vet ej på flera frågor rörande kontroll och analys. Detta kan såklart bero på att jag varit sjukskriven en period och eventuellt missat.

Känner mig inte så delaktig i det arbetet

Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som sitter i nämnden tror jag också når oss.

Det har ju dyker upp en del överraskningar ibland då främst ekonomisk karaktär

IT-relateraderisker Tjänstemän Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i

Står inför uppdatering av

ärendehanteringssystem - vilket kommer att ge en efterlängtad och nödvändig förbättring

(29)

Samhällsbyggnadsnämnd

Kommentarer

Riskerochförbättringsarbete Kvalitetsarbetet Tjänstemän

Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters

förbättringsförslag/synpunkter/klagomål /etc på ett bra sätt

Vi samlar in synpunkterna men arbetar inte med dem systematsikt.

Vi försöker att genomföra

medborgardialoger tidigt för att fånga in synpunkter. Detta funkar.

Vi arbetar mycket med medborgarförslag.

Utreder och kommunicerar med förslagsställaren.

Riskeriomvärlden Tjänstemän

Omvärldsbevakningen är det första som bortprioriteras när man har mycket att göra. Om vi ser något så kan det ta för lång tid att reagera.

Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi Tjänstemän Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för

kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter att utbetalningar gjorts.

Har man frågor så frågar man

Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos

Har här mycket god hjälp av min närmaste chef

Informationochkommunikation Externochintern information Tjänstemän De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa

system är lättförståeliga, korrekta och aktuella

ibland är systemen viktigare än resultatet.

När det krånglar exp ekonomi systemet nu i höst så får det inte ta så lång tid att få ordning på det efter en uppdatering

Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt

Jag har mycket bra stöd från min ekonom då de administrativa systemen inte alltid är lättförståeliga för en icke ekonom

(30)

Samhällsbyggnadsnämnd

Kommentarer

Informationochkommunikation Externochintern information Tjänstemän Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning

Vi arbetar ständigt med at bli bättre på kommunikation via alla kanaler. Vi kan bli bättre.

Uppföljning Utvärderingarochavvikelser Förtroendevald

Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt:

Många väldigt passiva ledamöter.