Kommunens handläggning av bostadsanpassningsbidrag

(1)

Revisionsrapport

Kommunens handläggning av bostads- anpassningsbidrag

Smedjebackens kommun

Maj 2010

Hans Åkerman

(2)

Innehållsförteckning

Sammanfattning och revisionell bedömning ... 3

1 Inledning ... 4

1.1 Granskningens avgränsning... 4

1.2 Metod... 4

2 Bakgrund ... 5

2.1 Historik ... 5

2.2 Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag med mera - handläggningsrutiner ... 5

2.3 Revisionell kommentar... 7

3 Granskningens resultat ... 8

3.1 Hur mycket kostar bostadsanpassningsbidraget i kommunen i jämförelse med liknande kommuner? ... 8

3.1.1 Iakttagelser... 8

3.1.2 Revisionell kommentarer ... 10

3.2 Hur handläggs bostadsanpassningsbidraget i Smedjebackens kommun? ... 11

3.2.2 Revisionell kommentar ... 12

3.3 Finns tydliga riktlinjer samt en ansvars- och befogenhetsfördelning för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag?... 13

3.3.2 Revisionell kommentar ... 14

3.4 Sker regelbundna uppföljningar och utvärderingar av de beslut som fattas och hur redovisas verksamheten till Miljö- och byggnadsnämnd och kommunfullmäktige? ... 14

3.4.2 Revisionell kommentarer ... 15

(3)

Sammanfattning och revisionell bedömning

Smedjebackens kommuns revisorer har uppdragit åt Komrev inom PricewaterhouseCoo- pers att granska om kommunen tillämpar ändamålsenliga rutiner för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag vilka tillförsäkrar att verksamheten bedrivs rättssäkert och med god ekonomisk hushållning. Revisorerna vill speciellt ha belyst kommunens kostnadsläge i förhållande till jämförbara kommuner, om det finns tydliga riktlinjer för verksamhets samt hur uppföljning och utvärdering av verksamheten utförs.

Kostnaderna för bostadsanpassningsbidraget i Smedjebacken är högre än i jämförbara kommuner. Kostnader per beslut är förhållandevis låg. Beslutsvolymen är dock större än i jämförbara kommuner.

Handläggaren arbetar i huvudsak i enlighet med gällande lagstiftning. Dock sker hand- läggningen inte strikt i enlighet med gällande lagstiftning och förvaltningslagens bestäm- melser. Miljö- och byggnadsnämnden har inte fastställt riktlinjer och handläggningsrutiner för hanteringen av bostadsanpassningsbidrag i kommunen. Miljö- och byggnadsnämnden bör genom att upprätta riktlinjer tillförsäkra sig om att verksamheten även fortsättningsvis behåller en god kvalitet och kostnadseffektivitet.

Granskningen visar att Smedjebackens kommun handlägger bostadsanpassningsbidrag ändamålsenligt, rättssäkert och kostnadseffektivt. Miljö- och byggnadsnämnden har dock inte fastställt mål, ambition och riktlinjer för verksamheten. Nämnden behöver utveckla riktlinjer för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag. Riktlinjerna bör innefatta nämndens ambitioner för verksamheten samt:

 Rutiner för när kommunens handläggare anlitar entreprenör

 Rutiner för hur skriftlig fullmakt från sökande ska upprättas då handläggaren övertar upphandling och genomförande av anpassningsåtgärder

 Rutiner för regelbunden uppföljning och utvärdering av verksamhetens kvalitet och effektivitet behöver upprättas av ansvarig nämnd

 Rutiner dokumentation bör införas i verksamheten

Riktlinjerna behöver också fastställa rutiner för hur handläggningen av bostadsanpassningsbidrag ska följas upp och utvärderas.

(4)

1 Inledning

Sveriges kommuner har sedan 1984 beslutanderätten för beviljande av bostadsanpassningsbidrag. Bidraget har tidigare varit finansierat med statsbidrag. Bidraget från staten har successivt avvecklats och från och med 1993 helt tagits bort. Regler för hur bidraget ska beviljas framgår av lagen om bostadsanpassningsbidrag (1992:1574) med mera samt Boverkets föreskrifter. Kommunernas kostnader för bostadsanpassningsbidraget har under de senaste åren endast ökat marginellt. Däremot är de regionala och lokala skillnaderna stora. Under 2008 varierade kostnaderna i Sveriges kommuner mellan 18 och 353 kro- nor/invånare). Kommunens handläggning av bostadsanpassningsbidragsärenden följer förvaltningslagens regler. Mindre än 1 % av besluten överklagas. Av dessa leder var femte överklagande till rättelse i förvaltningsdomstol.

Revisionsfråga

Har Smedjebackens kommun ändamålsenliga rutiner för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag vilka tillförsäkrar att verksamheten bedrivs rättssäkert och med god ekonomisk hushållning?

Kontrollmål/granskningsmål

Granskningen ska besvara följande frågeställningar:

 Hur mycket kostar bostadsanpassningsbidraget i kommunen i jämförelse med liknande kommuner?

 Finns tydliga riktlinjer samt en ansvars- och befogenhetsfördelning för handläggning- en av bostadsanpassningsbidrag?

 Sker regelbundna uppföljningar och utvärdering av de beslut som fattas?

 Rapporteras hur verksamheten utvecklas till ansvarig nämnd och fullmäktige?

1.1 Granskningens avgränsning

Granskningen avgränsas till miljö- och byggnadsnämndens ledning, styrning och uppfölj- ning av handläggningen av bostadsanpassningsbidrag.

1.2 Metod

Intervjuer med ansvarig handläggare av bostadsanpassningsbidrag, chef för miljö- och byggkontoret samt ordförande miljö- och byggnadsnämnden. Granskning av relevanta dokument.

(5)

2 Bakgrund

2.1 Historik

Sverige införde 1959, ett statligt bidrag, det så kallade invalidbostadsbidraget, till special- inredda lägenheter för rörelsehindrade personer. Handikapputredningen föreslog i sitt be- tänkande (SOU 1972:30) att tillämpningsområdet för bidraget skulle utvidgas och ändrade namn på bidraget till bostadsanpassningsbidrag¹. De nya reglerna innebar en utökning av de personer som hade möjlighet att ansöka om bidraget, till i princip samtliga med långva- riga eller bestående funktionsnedsättningar vilka hade behov av särskilda anpassningsåt- gärder i bostaden. Ansökan gjordes hos kommunen och länsbostadsnämnden fattade beslut i ärendet.

1984 övertog kommunerna beslutanderätten i vissa ärenden som rörde bidrag till bostadsanpassning. Från och med 1988² övertog kommunerna också en del av kostnaderna för bostadsanpassningsbidraget. Den första januari 1993 övertog kommunerna hela kostnads- ansvaret för bostadsanpassning och återställning. De tidigare förordningarna ersattes då också med den nuvarande lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m.

2.2 Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag med mera - handläggningsrutiner

 Förhandsbesked ska inte lämnas

 Beslut ska i normalfallet fattas efter att samtliga handlingar inkommit

 Anpassningsåtgärden ska i normalfallet igångsättas efter att beslut fattats

 Entreprenadavtalet ska ingås mellan entreprenör och bidragstagare

 Om kommunens handläggare bistår sökanden ska en skriftlig fullmakt ha givits av sökande (undantag kan göras i brådskande fall, då ska den muntliga fullmakten dokumenteras)

 Ett ärende om bostadsanpassningsbidrag får inte avgöras om uppgifter från någon annan än sökanden har tillförts ärendet, innan att sökanden fått tillfälle att yttra sig över uppgifterna

 I normalfallet ska underrättelse om beslut ske skriftligt (på den sökandes begäran ska alltid en skriftlig underrättelse ges, kommunikationsplikten gäller inte om kommunen tänker bifalla ansökan helt och hållet)

När en kommun får uppgifter i ett ärende om bostadsanpassningsbidrag på ett annat sätt än genom en handling ska dessa antecknas, om uppgifterna kan ha betydelse för utgången i ärendet.

1Kungörelsen (1973:327) om bostadsanpassningsbidrag

2Förordningen (1987:1050) om statskommunalt bostadsanpassningsbidrag

(6)

”Det är från rättssäkerhetssynpunkt viktigt att alla för ärendets bedömning behövliga uppgifter redovisas i akten. Även uppgifter som inte direkt tillför ärendet sakuppgifter, utan enbart rör ärendets yttre gång, måste i stor utsträckning dokumenteras. Sådana upp- gifter kan gälla att kontakt förekommit med parter, andra personer eller myndigheter eller att handläggaren besökt den plats ärendet rör.

Även om dokumentationen av det senast nämnda slaget inte har betydelse för själva ut- gången av ärendet är den ändå av stort värde. Den är en av förutsättningarna för insyn i och kontroll av verksamheten både från den egna förvaltningsledningen och från utomstå- ende tillsynsmyndigheter. Även parters och allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet underlättas av detta slags dokumentation. Vidare kan ett handläggarbyte i hög grad för- svåras av brister i beskrivningen av vad som förekommit i ett ärende.”³

Kommunen får inte ta betalt för sådan hjälp som den är skyldig att lämna enligt förvalt- ningslagen, till exempel:

 för att informera om hur ansökan går till

 hjälpa sökanden med att fylla i ansökningsblanketten och göra enklare ritningar och förslag till lösningar

 besiktning av utförda arbeten

Möjligheten till att villkora beslut för att möjliggöra återanvändning av hjälpmedel berörs i förarbetena⁴ till lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag med mera men saknar stöd i gällande lagstiftning. Enligt tillsynsmyndighetens (Boverkets) uppfattning saknas stöd i lagen att villkora ett beslut, men också att, i ett nytt ärende, bevilja en åtgärd i form av en begagnad produkt⁵. Även Jordabalkens regler om fasta installationer har vissa rätts- liga återverkningar i sammanhanget.

Trots bristerna i lagstöd återanvänder en övervägande majoritet av Sveriges kommuner installationer (enlig Boverkets kommunenkäter återanvänder 95 % av kommunerna installerade hjälpmedel i sin verksamhet). Kommunerna har ofta utarbetat rutiner för hanteringen och överenskommer vanligtvis om återlämnandet på frivillig väg. De installationer som exempelvis är föremål för återanvändning är hissar/lyftanordningar, ramper och rullstols- garage. I rapporten ”Återanvändande av hissar och större installationer finansierade med bostadsanpassningsbidrag”⁶ föreslår utredaren följande förändringar i lagen för att under- lätta återanvändning av installerade hjälpmedel:

Återlämnandet ska, enligt Boverkets förslag, bygga på frivillighet. Sökanden äger produk- ten och får avgöra om han eller hon vill lämna tillbaka denna till kommunen. Denna lös- ning stämmer också överens med hur kommunerna hanterar dessa frågor idag.

3JO, 2004-06-14, dnr 1739-2004och 1740-2004.

4Prop 1992/93:58 (sidan 27)

5Rapport, Boverket 1994:11 Bostadsanpassningsbidrag – en uppföljning av kommunernas verksamhet.

6Boverket februari 2009

(7)

Boverket konstaterar att lagen, mot denna bakgrund, behöver kompletteras med regler som behandlar kommunens kompetens att bevilja bidrag till ”större installationer” med begag- nade produkter samt avtala med sökanden om ett återlämnande på frivillig väg. I anslut- ning till ovanstående förslag till förändring av lagreglerna föreslår Boverket också att kostnader för återställning och lagerhållning ytterligare regleras i lagen.

2.3 Revisionell kommentar

Som framgår ovan ska behovet av bostadsanpassningsbidraget bedömas efter ansökan från den enskilde i enlighet med förvaltningslagens bestämmelser. I ansökan ska funktionsned- sättningen styrkas samt kostnaden för anpassningen verifieras genom offert. Våra gransk- ningar av kommuner runt om i landet har visat att organisation och handläggning av bidraget varierar relativt stort mellan olika kommuner. Inte sällan saknas politiskt beslutade riktlinjer och handläggningen avviker i vissa delar från lagstiftarens intentioner. Bristen på styrning har sannolikt effekter både på ändamålsenlighet, rättsäkerhet och kostnadseffektivitet inom kommunens handläggning av dessa ärenden.

(8)

3 Granskningens resultat

3.1 Hur mycket kostar bostadsanpassningsbidraget i kommunen i jämförelse med liknande kommuner?

Kostnaderna i rikets kommuner varierar mellan 18 kr/invånare och 353 kr/invånare. I genomsnitt fattas 7 bostadsanpassningsbidragsbeslut per 1000 invånare.

3.1.1 Iakttagelser

Smedjebackens kostnader för bostadsanpassningsbidrag är högre än i de jämförbara kommuner⁷ vi valt att jämföra kostnaderna mot, under den tidsperiod som granskats. Kostna- derna är dock i nivå med den genomsnittliga kostnaden i kommunerna i Dalarnas län⁸.

Kostnad bostadsanpassningsbidrag per invånare i Smedjebackens kommun

70 80 90 100 110 120 130 140

2004 2005 2006 2007 2008

år

kronor Genomsnitt jmf

Smedjebacken Genomsnitt Dalarna

Som framgår under punkt 3.1 är skillnaderna i kostnaderna för bidraget relativt stora mellan olika kommuner. Några tydliga orsakssamband är svåra att identifiera. Kostnaderna i de kommuner (vilka har liknande strukturella förutsättningar) vi jämfört Smedjebacken med varierar under verksamhetsåret 2008 mellan 47 kronor/invånare och 164 kro- nor/invånare (Smedjebackens kommuns kostnader för bostadsanpassningsbidraget under år 2008 var 129 kronor/invånare). Bland kommunerna i Dalarnas län finner vi liknande

7Vi har valt att jämföra kommunen med ett genomsnitt av kostnaderna i kommuner med liknande strukturella förutsättningar som Smedjebacken. De kommuner som ingår i jämförelsegruppen är: Ovanåker, Gnesta, Tibro, Grästorp, Askersund, Torsås, Kungsör, Trosa, Dorotea och Eksjö.

(9)

variation i kostnaderna för bidraget. I Mora kostar bidraget 52 kronor per kommuninvåna- re medan det i Älvdalen kostar 206 kronor⁹.

Antal beslut per 1000 invånare, Smedjebackens kommun

5 5,5 6 6,5 7 7,5 8 8,5 9 9,5

2004 2005 2006 2007 2008

år

antalbeslut

Genomsnitt jmf Smedjebacken Genomsnitt Dalarna

I rapporten redovisad statistik bygger på den datainsamling som Boverket¹⁰ årligen genomför. De kostnader som redovisas är ett genomsnitt av kommunens kostnader under redovisningsåret och de närmast föregående två åren. Redovisningsmetoden bidrar till att minska effekterna av tillfälliga variationer i kostnaderna och därigenom underlättar för iakttagaren att upptäcka tendenser i kostnadsutvecklingen.

Ovanstående graf visar att Smedjebackens kommun handlägger fler bostadsanpassnings- ärenden än jämförelsekommunerna med liknande strukturella förutsättningar. Nivån ligger dock under den genomsnittliga beslutsvolymen hos kommunerna i Dalarnas län.

9Skillnaderna hämtade från Boverkets redovisning av kommunernas kostnader för 2008

10Boverkets publikationer, Bostadsanpassningsbidragen 2004, Bostadsanpassningsbidragen 2005 osv, den senaste ”Bostadsanpass- ningsbidragen 2008” har ISBN: 978-91-86342-30-2. Publikationerna finns att beställa från Boverkets publikationsservice, Box 534, 371 23 Karlskrona eller på Boverkets hemsida www.boverket.se.

(10)

Kostnad per beslut, bostadsanpassningsbidrag, Smedjebackens kommun

12000 13000 14000 15000 16000 17000 18000 19000 20000

2004 2005 2006 2007 2008

år

kronor Snitt jmf

Smedjebacken Snitt Dalarna

Med utgångspunkt i Boverkets statistiska material är den genomsnittliga kostnaden för fattade beslut dock lägre än i jämförelsekommunerna. Tendensen i kommuner med liknande strukturella förutsättningar är att kostnaderna ökar. Smedjebackens genomsnittliga kostnader för bostadsanpassningsbesluten tenderar att sjunka.

3.1.2 Revisionell kommentarer

Boverkets statistik visar att kostnaderna för bostadsanpassningsbidraget i Smedjebacken, genom tid varit högre än kostnaderna i de grupper av kommuner vi valt att jämföra kommunen med¹¹. En annan iakttagelse är att kommunen fattar fler, men relativt sett billigare beslut än kommuner med liknande strukturella förutsättningar. Tendensen är tydlig även då jämförelsen görs med länets kommuner. En förklaring till kommunens kostnadsnivå har med stor sannolikhet sin förklaring i hur handläggningen av inkomna ansökningar or- ganiseras. En viktig faktor som säkerligen bidrar till kostnadseffektivitet är handläggarens byggnadstekniska kompetens. För att utreda vilka ytterligare delar i verksamheten som bidrar till ökad (eller minskad) kostnadseffektivitet behöver en mer fördjupad analys genomföras. Boverket har i sin statistik även tagit med yttre faktorer som antal personer äldre än 80 år samt andel enfamiljshus. I denna jämförelse verkar dessa faktorer inte ha betydelse för jämförda kommuners kostnader. Däremot framför handläggaren en teori om att den förhållandevis kuperade mark där många av fastigheterna i Smedjebacken är be- lägna skulle kunna vara en fördyrande faktor. Någon möjlighet att värdera denna teori mot nationella fakta finns dock inte.

11I jämförelse med Dalarnas kommuner är Smedjebackens kostnader relativt nära genomsnittskostnaderna för länet

(11)

3.2 Hur handläggs bostadsanpassningsbidraget i Smedjebackens kommun?

Bostadsanpassningsärenden handläggs av en byggnadsinspektör inom miljö- och byggkontoret. Handläggaren hanterar även andra byggnadsärenden såsom bygglov med mera.

Nuvarande tjänsteman har erfarenhet av handläggning av bostadsanpassningsbidrag från perioden innan kommunen övertog ansvaret från staten. Kommunen informerar om bostadsanpassningsbidraget på sin hemsida. På hemsidan finns länkar till lagen och Bover- kets handbok. Sidan innehåller också ansökningsblankett och instruktioner om de handlingar som sökanden behöver bifoga sin ansökan.

Ansökan görs av sökanden, ofta med hjälp av anhörig, arbetsterapeut eller biståndshand- läggare inom socialtjänsten. Det är vanligt att anhöriga eller arbetsterapeut ringer handläg- garen och förhör sig om möjligheterna att få bidrag till bostadsanpassning. Intyg från arbetsterapeut infodras regelmässigt och tillställs ofta handläggaren redan innan ansökan inkommit. Ibland fyller handläggaren eller assistent på miljö- och byggkontoret i ansökan till sökande för underskrift. Ansökan diarieförs i miljö och byggnadsnämndens verksam- hetssystem/diarium (EDP Byggreda).

Då behov av snabba anpassningsåtgärder uppkommer¹², igångsätts åtgärden innan ansö- kan inkommit. Handläggaren har vid dessa tillfällen endast ett muntligt besked, från exempelvis en biståndshandläggare, om att sökanden önskar bidrag för anpassningsåtgärden.

I enstaka fall fattas också muntliga beslut om enklare åtgärder. Den avvikande handlägg- ningen innebär att äldreomsorgen minimerar kostnaden för färdigbehandlade patienter på sjukhus. Dock sker detta på bekostnad av rättsäkerhet och delaktighet från den enskilde.

Handläggaren för bostadsanpassningsbidrag genomför, vid mer omfattande anpassnings- åtgärder, gemensamma hembesök tillsammans med arbetsterapeut för att få ett så brett underlag för beslutet som möjligt. Då handläggaren har en bred byggnadsteknisk kompetens har hon goda förutsättningar att bedöma det rimliga i det anpassningsåtgärder som ansö- kan gäller. I de flesta ansökningarna tar handläggaren på sig att anlita entreprenör för upp- draget. Förvaltningen tillämpar inte fullmakt vid dessa tillfällen. Sökandens samtycke till att kommunen övertar ”upphandlingen” inhämtas inte. Beslutet fattas som regel då hand- läggaren får besked om vad åtgärden kostar. I beslutet anges vilka åtgärder som innefattas i beslutet och bidragsbeloppet. Bidraget utbetalas oftast direkt till entreprenören efter att anpassningsåtgärden genomförts. Rutinen skiljer sig från Boverkets handbok där beslutet ska grundas på av sökande presenterat underlag, oftast intyg från arbetsterapeut och offert från anlitad entreprenör. Handläggaren är medveten om den avvikande hanteringen men

12Akuta behov av insatser uppstår exempelvis då äldre är färdigbehandlade inom sjukvården och ska skrivas ut till hemmet. I enstaka fall upplever handläggaren att hon utsätts för stark press från socialtjänsten då äldre skrivs ut från sjukhus. Ofta förväntar sig ansvariga inom socialtjänsten att anpassningsåtgärden ska genomföras omgående vilket gör det svårt för handläggaren att hantera ärendet korrekt enligt gällande lagstiftning.

(12)

ser svårigheter i att begränsa den service som förvaltningen ger sökande (och i förekom- mande fall socialförvaltningens äldreomsorg).

Vid beslut om anpassningsåtgärder vilka innefattar ramper, olika sorters hissar med mera använder kommunen ibland begagnad utrustning. Bostadsanpassningsbidraget går då till montering av hjälpmedlet och kommunen återtar ibland¹³, på anhörigas begäran installationen då behov av anpassningsåtgärd inte längre föreligger. Då sökande äger installationen behöver han/hon följaktligen inte återlämna hjälpmedlet. Ofta upplever dock anhöriga det som positivt att kommunen tar hand om utrustningen då den inte längre behövs.

Handläggaren på miljö- och byggkontoret utför inspektioner av utförda större anpassning- ar. Vid mindre anpassningsåtgärder såsom borttagning av trösklar genomförs ingen systematisk uppföljning.

Ärendena dokumenteras i miljö- och byggnadsnämndens verksamhetssysten vilket har formen av ett diarium. Möjlighet till löpande daganteckningar finns vilket handläggaren använder sig av i enstaka ärenden. Huvudsakligen använder sig handläggaren av egna minnesanteckningar i pågående ärenden. Då bostadsanpassningsbidragsärendena inte sär- skiljs från övriga ärenden är det förenat med viss ansträngning att ta fram en sammanställ- ning av dessa ärenden. Handläggaren har också sammanställt en lista över ärenden i en excelfil ur vilken diarienummer och data om hustyp framgår. Ur sammanställningen fram- går även kostnader och i viss mån vilken typ av åtgärd som vidtagits.

3.2.2 Revisionell kommentar

Handläggningen sker inte, i alla delar, i enlighet med gällande lagstiftning och förvalt- ningslagens bestämmelser. Områden som behöver utvecklas inom handläggningen av bostadsanpassningsbidrag är:

 Rutiner för då kommunens handläggare anlitar externa entreprenörer

 Rutiner för hur skriftlig fullmakt inhämtas från sökande då handläggaren övertar

”upphandlingen” av anpassningsåtgärder

 Ansvarig nämnd behöver utveckla rutiner för uppföljning och utvärdering av verksamhetens kvalitet och effektivitet

 För att göra det möjligt att följa och utvärdera handläggningen behöver rutiner för dokumentation i bostadsanpassningsbidragsärenden införas

13Under förutsättning att installationen kan återanvändas

(13)

3.3 Finns tydliga riktlinjer samt en ansvars- och befogenhetsfördel- ning för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag?

Handläggaren arbetar i enlighet med lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag med mera, Boverkets handbok och BAB-guiden¹⁴. Handläggaren har också hjälp av sam- råd med övriga handläggare av bostadsanpassningsbidrag i länet samt av Föreningen kommunalt bostadsstöds hemsida¹⁵. Utöver en av miljö- och byggnadsnämnden utfärdad delegation, senast reviderad 2009-12-15 har nämnden inte utfärdat ytterligare riktlinjer för verksamheten¹⁶. Delegationen ger handläggaren mandat att fatta beslut upp till fyra basbelopp. Avslag på ansökan är inte delegerad till tjänsteman utan dessa beslut fattas av nämn- den. Miljö- och byggnadsnämndens ordförande beskriver att nämnden genom delegationen uppfattar att de har möjlighet att utöva viss kontroll över kostnadsutvecklingen inom handläggningen. Nämnden har inte övervägt att upprätta riktlinjer för verksamheten. Ord- föranden uppfattar det dock som en brist att nämnden inte upprättat riktlinjer för verksamheten vilka reglerar handläggningen. Dels skapar riktlinjer ett stöd för handläggningen och dels ökar nämndens förutsättningar att styra och samordna verksamheter vilka ligger inom dess ansvarsområde. Smedjebackens kommun har en vision om att kommunen ska vara säker och trygg att bo i. Denna ambition är känd och präglar till viss del handläggarens inställning till sin uppgift. Vid intervjutillfället diskuterade förvaltningen förutsättningar för att erbjuda så kallad spisvakt till äldre, en anpassning som inte ryms inom lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag men som innebär ökad trygghet för många äld- re.

De rutiner som tillämpas för verksamheten har utvecklats av de tjänstemän som handlagt anpassningsärenden under de år lagen varit gällande. Handläggaren beskriver att omgiv- ningens förväntningar på snabb service ibland är mycket stora och svåra för henne som enskild tjänsteman att ändra på. Mot denna bakgrund upplever hon det förhållandet att nämnden fattar alla avslagsbeslut som en fördel då hon inte själv behöver stå för dessa beslut. Chefen för miljö- och byggkontoret beskriver att handläggaren utför arbetsuppgifter- na självständigt och informerar honom och nämnden om ärenden av principiell karaktär. I komplicerade ärenden diskuterar handläggaren möjliga lösningar med chefen för miljö- och byggkontoret.

14Utgiven av Leif Jahlenius LJ-utbildning, information om utbildningsföretaget finns på hemsidan under mail-adressen ”lj- utbildning@bredband.net”

15På hemsida diskuteras samt ges förslag på olika anpassningsåtgärder. Föreningens hemsida finns på ”www.fkbo.nu”

16Förvaltningen för miljö och bygg har tydliga, generella rutiner för hur ärenden ska hanteras inom förvaltningen, ”Dokumenterade rutiner Smedjenbackens kommun Miljö och bygg”, odaterat internt dokument.

(14)

Under intervjuerna framkommer att handläggaren har en regelbunden dialog med miljö- och byggnadsnämnden rörande bostadsanpassningsbidraget. I denna dialog har utkristalli- serats vissa ”informella” policys. Bland annat att nämnden är något mer generös med bidrag till vissa anpassningsåtgärder (exempelvis ändringar av badrum) för att förebygga behov av framtida åtgärder i dessa fastigheter. Nämnden fattar också, i vissa enstaka ären- den, beslut om att bevilja anpassningsåtgärder utan att ange kostnaden för åtgärden¹⁷. I dessa beslut ger nämnden uppdrag till handläggaren att genomföra den beslutade åtgärden.

Förfarandet är snarast att betrakta som en utökad delegation till handläggaren i dessa ären- den.

3.3.2 Revisionell kommentar

Tydliga politiskt beslutade riktlinjer och handläggningsrutiner för hanteringen av bostadsanpassningsbidrag saknas i Smedjebackens kommun. Handläggaren arbetar i huvudsak i enlighet med gällande lagstiftning. Dock finns områden där miljö- och byggnadsnämnden genom att utforma riktlinjer behöver tillförsäkra sig om att verksamheten även i framtiden bibehåller en god kvalitet och kostnadseffektivitet (i detta sammanhang kan vi konstatera att handläggaren erbjuder allmänhet och socialtjänst en service som sträcker sig längre än vad lagstiftaren kräver).

Områden som bör innefattas i nämndens riktlinjer är lokala ambitioner för verksamheten, kund/brukarfokus samt reglering inom tidigare berörda områden som rutiner vid anlitande av extern entreprenör. Förutom att upprättande av riktlinjer ger miljö- och byggnads- nämnden möjligheter att systematiskt följa upp verksamhetens kvalitet, tillförsäkrar också riktlinjerna att verksamheten bedrivs i enlighet med nämndens intention.

3.4 Sker regelbundna uppföljningar och utvärderingar av de beslut som fattas och hur redovisas verksamheten till Miljö- och bygg- nadsnämnd och kommunfullmäktige?

Mindre än 1 % av de bostadsanpassningsbeslut som fattas av Sveriges kommuner över- klagas (ca 20 % av förvaltningsdomstolarnas domar leder till ändringar i beslutet). Bo- verket tar emot 10-15 klagomål/år vilket i praktiken är den tillsyn som verket utövar. Bo- verket planerar dock att mer aktivt utöva tillsyn av kommunernas handläggning av bidraget.

De delegationsbeslut som fattas av handläggaren redovisas vid nämndens sammanträden.

Besluten diskuteras också regelbundet i miljö- och byggnadsnämnden. Samtliga överkla- gade ärenden samt förvaltningsrättens domar redovisas för och beslutas av nämnden.

17Anledningen till dessa carte blache-beslut är att entreprenören inte uppgivit ett pris för åtgärden då beslutet fattas men

att kostnaden med stor sannolikhet kommer att överstiga fyra basbelopp.

(15)

Verksamhetens kostnader följs upp i samband med uppföljning av nämndens budget. Nå- gon mer systematisk uppföljning av kvalitet och servicenivå inom verksamheten genom- förs inte. Redovisningen till kommunfullmäktige sker i samband med nämnden verksam- hetsplanering och årsbokslut. Det förekommer också att ordföranden på fullmäktiges be- gäran redogör för bostadsanpassningsbidraget vid andra tillfällen. Ordföranden uppfattar att kommunfullmäktige har ett intresse för att följa hur bidraget utvecklas under året.

3.4.2 Revisionell kommentarer

Miljö- och byggnadsnämnden genomför i praktiken ingen uppföljning av verksamhetens effektivitet och kvalitet. Nämnden bör i samband med att riktlinjer upprättas, också utveckla ett system för kvalitetsuppföljning och avvikelsehantering inom handläggningen av bostadsanpassningsbidrag.