Social- och hälsovårdsn. § 26 27.02.2020
Stadsstyrelsen § 71 09.03.2020
Stadsstyrelsen § 85 16.03.2020
Stadsfullmäktige § 25 27.05.2020
BORGÅS ANSLUTNING SOM DELÄGARE I OY APOTTI AB OCH IBRUKTAGANDE AV APOTTI I BORGÅ
SOHÄN 27.02.2020 § 26
Beredning och ytterligare information: Salla Paavilainen, för valt ning- schef, tfn 040 676 1453 och Ann-Sofie Silvennoinen, social- och häl- so vårds di rek tör, tfn 040 676 1374 ellerfornamn.efternamn@borga.fi Klient- och patientdatasystemen i Borgå
Borgås klient- och patientdatasystem består för närvarande av Tieto Abp:s klient- och patientdatasystem. Tieto Ab:s Effica-system togs i bruk i Borgå 2004 och 2006. Hälso- och sjukvårdens system upp da- te ra des till Lifecare-versionen i början av 2020. Hemvården an vän- der registreringssystemet Hilkka som används med mobila ap pa ra- ter. Dessutom används mindre systemhelheter och egenskaper som är integrerade i klient- och patientdatasystemet. Kostnaderna för de nuvarande informationssystemen inklusive investeringar upp gick år 2019 till sammanlagt cirka en miljon euro och år 2018 till sam man- lagt cirka 815 000 euro.
TietoEVRY Abp har utvecklat och utvecklar sina system i enlighet med de lagstadgade kraven. Båda datasystemen är kopplade till det nationella arkivet Kanta.
Utredning om anslutning till Apotti Arbetsgruppen för Apotti i Borgå
Stadsdirektören utnämnde genom sitt beslut av 17.9.2019 32 § en Apot ti-ar bets grupp i Borgå, som hade till uppgift att bekanta sig med Apot ti-sys te met, utreda om Apotti i framtiden är det bästa klient- och pa tient da tasys te met för Borgå och överväga eventuella andra al ter- na tiv system för framtiden. Arbetsgruppen var multiprofessionell och bes tod av experter inom medicin, socialt arbete, vårdarbete,
IKT-sys tem, informationsförvaltning och ekonomi samt en fö ret rä da- re för personalen. Arbetsgruppen sammanträdde regelbundet under hös ten och vintern och bekantade sig med systemen med hjälp av fö ret rä da re för Apotti Oy och TietoEVRY Abp och diskuterade för de- lar na och riskerna med en eventuell anslutning till Apotti eller ut vec- klan det av det nuvarande systemet i Borgå. Som ett tredje alternativ grans ka des också konkurrensutsättning av det nya klient- och pa-
tient da tasys te met, men det alternativet ansågs redan i ett tidigt ske- de vara det sämsta av dessa tre.
Fördelarna med Apotti
Apotti är ett modernt klient- och patientdatasystem som utvecklats för aktuella klienter. Apotti togs i bruk i Vanda 2019 och har pla ne- rats för HUS och Helsingfors stad under 2020. Andra kommuner som anslutit sig till Apotti är Kyrkslätt, Grankulla, Kervo och Tusby.
Apotti är ett omfattande reformprojekt som förnyar social- och häl so- vår dens verksamhet och informationssystem. Syftet med projektet är att ta i bruk ett regionalt enhetligt klient- och patientdatasystem som bättre än tidigare möjliggör utveckling av verksamheten och in for ma- tions gån gen och en bättre kvalitet. Apotti är ett system som ba se rar sig på ett omfattande utvecklingsarbete där experter från oli ka branscher har utnyttjats. Tietos klient- och patientdatasystemen har i tiotals år utvecklats uttryckligen för den finländska social- och häl- so vår dens behov. Tietos system har utvecklingspotential, men grun- den ligger delvis i gamla system och ett ganska långsamt ut vec kling- sar be te.
Apotti möjliggör en omfattande integration av informationen inom den specialiserade sjukvården och primärvården, vilket kan ses som dess tydligaste fördel jämfört med andra system på marknaden. I Apot ti på arbetstagarens skrivbord syns uppgifterna om pri mär vår- den och den specialiserade sjukvården i samma vy.
Apotti styr registreringen av uppgifter. Systemet baserar sig på struk- tu re rad, eller formbunden, dokumentering, vilket betyder att upp gif- ter na sparas i en enhetlig form. De uppgifter som do ku men te ras på ett strukturerat sätt kan utnyttjas och identifieras maskinellt och kan således användas för tillförlitlig statistikföring och utveckling av tjänsten. Strukturell dokumentering används också i Li fe ca re-sys te- met och även i andra klient- och patientdatasystem, men i Apotti är den strukturerade dokumenteringen längst utvecklad.
Möjligheterna att förbättra patientsäkerheten kan ses som en central för del med Apotti jämfört med det nuvarande systemet. Ge men sam- ma läkemedelslistor och vyer för läkemedelsbehandlingar inom bå de den specialiserade sjukvården och primärvården, tydliga över fö rings- rap por ter och inbyggda funktioner som styr arbetstagaren är konk re- ta exempel på egenskaper som ökar patientsäkerheten. I Apot ti ingår bl.a. en automatisk process för iordningsställande av lä ke me- del och identifiering av patienten. Systemet larmar, om klienten har blivit utan ett läkemedel som borde ha administerats. Avvikelser i läkemedelsbehandlingen är orsaken till de vanligaste pa tient sä ker- hetss ka dor na inom hälso- och sjukvården. Apotekssystemet för bätt-
rar processerna vid läkemedelsbehandling, vilket gör det möjligt att för bätt ra patientsäkerheten. Avvikelser i läkemedelsbehandlingen kan också medföra stora kostnader.
En väsentlig del av apoteket är klientportalen Maisa, via vilken klien- ten kan uträtta ärenden inom kommunens digitala social- och häl so- vårdst jäns ter. Via Maisa kan klienten t.ex. kommunicera med en yr- kesut bil dad person över en säker förbindelse och boka tid för besök.
Mai sa kan användas som en mobilapplikation eller med datorns web blä sa re. Klienten kan välja finska, svenska eller engelska som språk i Maisa. Också i Lifecare-systemet kan en kundportal byggas in, men dess egenskaper är inte lika omfattande som i Maisa i Apot- ti.
Delägarskap i Apotti Oy
Hansel Oy (tidigare KL-Kuntahankinnat Oy) har konkurrensutsatt upphan dlin gen av Apotti-systemet genom ett ramavtal för alla kom- muner i HNS-området. Således kan också Borgå ansluta sig till sys- te met i enlighet med upphandlingsvillkoren. Borgå har redan 2012 med de lat samkommunen för Helsingfors och Nylands sjuk vårds dist- rikt sin preliminära vilja att ansluta sig som användare av klient- och pa tien ti da tasys te met Apotti. Det slutliga beslutet om anslutning till Apot ti ska fattas under början av 2020, eftersom kommunerna på ba sis av uppgifter från bolaget har möjlighet att ansluta sig till ra mav- ta let för klient- och patientdatasystemet endast fram till 20.4.2020 Om Borgå beslutar att inleda förhandlingar om anslutning till Apotti som delägare, ska Apottis bolagsstämma fatta beslut om god kän- nan de av Borgå som delägare. Anslutningsprocessen beskrivs när- ma re i bilaga 2. Borgå andel av aktierna i Apotti är cirka 2,8 % av bo la gets aktier.
I Apottis delägaravtal fastställs villkoren för utträde ur bolagets de lä- gars kap. En delägare kan för sin del säga upp sitt delägaravtal så att det upphör tidigast 20.4.2026. Villkoren i Apotti-delägaravtalet kan ändras endast genom enhälligt beslut av samtliga delägare i bo- la get.
Kostnader
Borgås årliga kostnader för Apotti är cirka 4 miljoner euro per år un- der åren 2022–2028. De beräknade kostnaderna år 2020 är cirka en mil jon euro och år 2021 cirka 2 miljoner euro. Kostnaderna består av anslutningsavgift, teckningspriset för aktien, placerat fritt eget ka- pi tal, låneborgen och underhållskostnader. Dessutom skulle ib ruk- tag nings pro jek tet enligt uppskattning kräva anställning av fyra hel tid- sans täll da, vilket innebär kostnader på ca 200 000 euro per år. Des-
su tom ska det för varje enhet utses ansvariga användare vars ar- bets tid ska inriktas på ibruktagande av Apotti och an vän da rut bild- ning. Utbildningen av arbetstagarna förutsätter att vikarier anställs för utbildningstiden. Dessa kostnader beräknas uppgå till minst ca 300 000 euro. Dessutom bör staden anvisa resurser för en Help- desk-tjänst som är verksam dygnet runt antingen som en del av den eg na verksamheten eller köpa tjänsten av en utomstående aktör åt- mins to ne under det år som följer på ibruktagandet.
Kostnaderna specificeras nedan:
Anslutningsavgift: Anslutningsavgiften består av kostnader som de ti di ga re delägarna har betalat före den nya delägarens ans lut nings- dag. Den nya delägarens andel av denna summa beräknas på basis av dess aktieinnehav. Denna andel ska betalas på ans lut nings da- gen.
Teckningspris för aktier: Teckningspriset är den andel av ak tieka pi- ta let som motsvarar ägarandelen, i enlighet med den riktade emis- sio nen. Teckningspriset består av svop-avgifter som tidigare bes lu- tats och som andra delägare redan betalat. I kalkylen har ett belopp som motsvarar ägarandelen allokerats till den nya delägaren och be- lop pet ska betalas på anslutningsdagen.
SVOP-poster: Enligt aktieägaravtalet ansvarar aktieägarna för ka pi- tal finan sierin gen av bolaget i proportion till sina innehav. Dessutom har delägarna förbundit sig att garantera en andel av bolagets lån som motsvarar deras ägarandel. De SVOP-poster som beslutats 2016–2019 ingår i det teckningspris som betalas i samband med ans lut nin gen.
Lånegaranti: Borgås andel av Apotti Oy:s lånestock är cirka 8 mil- joner euro. Apottis lånestock uppgår i dag till totalt 280 miljoner eu- ro. Av Apottis finansiering kommer 1/9 från SVOP-poster och 8/9 från delägarnas borgensförbindelser.
Inköpspris: Beräknad på grundval av genomsnittspriset per an vän da- re. Det kalkylerade priset på 8399 euro per användare inbegriper det uppskattade utvecklingsarbetet för projektet fram till 2021. Detta är den andel av Apottis kostnader som faktureras som avs kriv nings- fak tu re ring.
Aktieägarens Apotti-årsavgifter: Årskostnaderna består av avs kriv- nings fak tu re ring och administrations- och underhållskostnader.
I huvudsak har Apotti-bolagets verksamhet finansierats med lång fris- ti ga lån. För att anskaffningen av klient - och pa tient da tasys te met ska kunna finansieras är det nödvändigt att varje delägare be vil jar
bolaget en proprieborgen som motsvarar delägarens ägarandel, ef- ter som bolaget ur utomstående finansiärers synvinkel inte har till gån- gar som godtas som säkerhetsvärde.
TietoEVRY Oyj har lämnat en uppskattning av kostnaderna för Li fe- ca re-sys te men under åren 2020-2030. De årliga kostnaderna för Li- fe ca re-sys te met varierar under denna period mellan ca 900 000 eu ro och 1 400 000 euro. I kostnaderna ingår driftskostnader för sys te- men och investeringar i nya egenskaper.
Om Apotti tas i bruk i Borgå, kan staden samtidigt avstå från de över lap pan de system som har köpts separat. Sådana är åtminstone den elektroniska tidsbokningen, verksamhetsstyrningssystemen för mun- och tandvården och hälsostationen och integreringen av prog- ram som hänför sig till den specialiserade sjukvården. Kostnaderna för dessa system som tas ur drift är cirka 300 000 euro per år.
För Borgå stad skulle kostnadsskillnaden mellan Apotti och Lifecare ef ter ibruktagandet av Apotti således att vara minst 2,5 miljoner euro per år. Prisskillnaden mellan systemen är stor, men priserna och sys te men är inte direkt jämförbara. Apotti är ett modernt klient- och pa tient da tasys tem som har visat sin potential och förmåga att ändra verk sam hets sät ten så att klienten får bättre och tryggare social- och häl so vårdst jäns ter. Apotti Oy har meddelat sin egen syn på åter be- tal nings ti den för systemet, som enligt bolaget är cirka sju år.
Social - och hälsovårdsreformen och en eventuell särlösning
Enligt nuvarande uppgifter överförs även Apotti Ab:s aktier och år li ga bruksavgifter till den nya anordnaren när ansvaret för att ordna so- cial- och hälsovård eventuellt överförs till ett självstyrande om rå de.
Inom Östra Nylands eventuella självstyrande område kan ett ge men- samt klient- och patientdatasystem mellan kommunerna och den specialiserade sjukvården medföra fördelar för den ge men sam ma utvecklingen av området och smidigheten i klienternas vård ked jor.
Om en särlösning uteblir och Nyland utgör ett enda landskap, får man nytta för alla de regioner och kommuner som använder Apot- ti-sys te met. Det finns dock tills vidare inte någon lags tift nings mäs sig faktagrund om de närmare operativa konsekvenserna av en even- tuell social- och hälsovårdsreform. Fördelarna med in teg ra tio nen med den specialiserade sjukvården tillfaller alla de kommuner som deltar. Beslut om eventuell anslutning till Apotti fattas enligt sam ma tidtabell som i Borgå av Esbo och de övriga kommunerna i Väst ra Nyland, Mellersta Nylands samkommun för social - och häl so vård och Östra Nylands övriga kommuner. Borgå har fört en in ten siv dialog med andra kommuner under beredningen och strävat ef ter att
överväga fördelarna och riskerna med Apotti också i ett bre da re sammanhang.
Andra kommuner i Östra Nyland har möjlighet att ansluta sig till Apot ti enligt samma tidtabell och på samma villkor som Borgå. Om al la kommuner beslutar sig för att ansluta sig till Apotti, får de alla till- gång till ett gemensamt klient- och patientdatasystem. För när va ran- de har kommunerna olika klient- och patientdatasystem. Upphan- dlings ju ri di ken tillåter inte anslutning av andra kommuner exem pel vis till Borgås Lifecare-avtal. Apotti är alltså en lösning som möj lig gör ett gemensamt klient- och patientdatasystem.
Risker med anslutning till Apotti
Riskerna med att ansluta sig till Apotti är främst ekonomiska. Man kän ner ännu inte exakt till vilka ekonomiska konsekvenser social- och hälsovårdsreformen har för staden eller för ett nytt självstyrande om rå de. Finansieringsmodellen bereds dock sannolikt i stor utst räck- ning i enlighet med regeringen Sipiläs finansieringsmodell, var vid förändringen i social- och hälsovårdsväsendets kostnader direkt på- ver kar ekonomin i den resterande kommunen. Den fö rän drings be- grän sa re som ingår i statsandelsberäkningen fungerar så att om t.ex.
de årliga nettoutgifterna för social- och hälsovårdsväsendet i Borg å stad ökar med 2,5 miljoner euro till följd av Apotti, försvagas den resterande stadens finansiering med 1,5 miljoner euro per år.
Både Lifecare och Apotti är system av tillräckligt hög kvalitet när det gäl ler informationssäkerhet, dataskydd och kontinuitet. På grund av Apot tis betydande resurser har Apotti sannolikt bättre förutsättningar att utveckla också systemets kontinuitet. Ingen av de två systemen an ses innebära risker med avseende på kontinuitet eller pa tient sä- ker het.
Apotti Oy är ett bolag och datasystem som ägs av kommuner och sjuk vårds dist rikt. Enligt bestämmelserna i upphandlingslagen kan Apot ti som anknuten enhet till kommunerna inte sälja sina tjänster till utomstående. Detta innebär att Apotti-systemet inte heller i fort sätt- nin gen kan delta i framtida konkurrensutsättningar av klient- och pa- tient da tasys tem i Finland. De kommuner som nu ansluter sig till apo te ket som delägare är alltså de slutliga användarna av Apot- ti-sys te met.
Leverantören av Apotti är det amerikanska företaget Epic Systems Cor po ra tion. Avtalet mellan Apotti och Epic gäller för viss tid till ut- gån gen av 2025 och fortsätter därefter att gälla tills vidare.
Tidtabell för eventuellt införande av Apotti
Om Borgå beslutar sig för att bli delägare i Apotti och ta i bruk Apot- ti-sys te met, inleds samtidigt bolagets interna förhandlingar om tidta- bel len för ibruktagandet i Borgå, innehållet i ibruktagningsprojektet och de resurser som det kräver. Apotti Oy har meddelat att det nya sys te met kan vara i bruk i Borgå under 2022.
Sammanfattning
Social- och hälsovårdssektorn har kommit fram till att det ur funk- tionell synvinkel lönar sig att ansluta sig till Apotti Oy och ta i bruk Apot ti-sys te met efter en övergångsperiod.
Lifecare har hittills varit ett adekvat klient- och patientdatasystem för Borg å, men Apotti ser mera ut som ett system för framtiden. Ans lut- nin gen till Apotti möjliggör ur social - och hälsovårdsväsendets syn- vin kel en allt modernare plattform för Borgå och renapoborna, uti från vilken tjänsterna utvecklas i en allt bättre och mer verkningsfull rikt- ning.
Införandet av Apotti är dock förenat med betydande ekonomiska ris- ker. De årliga kostnaderna för Apotti skulle vara minst 2,5 miljoner eu ro högre än kostnaderna för Lifecare. Efter en eventuell social- och hälsovårdsreform försvagas finansieringsmöjligheterna för Borg å stads övriga tjänster med 1,5 miljoner euro per år på grund av än- drin gar i statsandelarna. Borgå ska också bevilja Apotti Oy en bor- gen på 8 miljoner euro som motsvarar ägarandelen i bolaget.
Stadens möjligheter att finansiera anslutningen till Apotti-systemet, risk han te rin gen och konsekvenserna för stadens övriga ser vi ce verk- sam het bedöms noggrannare i koncernledningen innan ärendet framsk ri der till stadsstyrelsen och eventuellt fullmäktige.
Bilagor:
Förhandsbedömning av konsekvenserna
Presentationsmaterial om Apotti och anslutningsprocessen Kostnadskalkyl, Apotti
Kostnadskalkyl, Lifecare
Social- och hälsovårdsdirektören:
Social - och hälsovårdsnämnden konstaterar att det med tanke på so cial - och hälsovårdssektorns verksamhet är ändamålsenligt att ta i bruk Apotti-systemet i Borgå efter en övergångsperiod.
Koncernledningen och stadsstyrelsen bedömer ärendets eko no mis- ka och funktionella helhet samt riskerna före det slutliga bes luts fat- tan det.
Paragrafen justeras genast.
Beslut:
Social - och hälsovårdsnämnden föreslår att det med tanke på so cial - och hälsovårdssektorns verksamhet är ändamålsenligt att ta i bruk Apotti-systemet i Borgå efter en övergångsperiod.
Koncernledningen och stadsstyrelsen bör värdera ärendets eko no- mis ka och funktionella helhet samt riskerna före det slutliga bes luts- fat tan det.
Paragrafen justerades genast.
STST 09.03.2020 § 71
Bilagor:
Förhandsbedömning av konsekvenserna
Presentationsmaterial om Apotti och anslutningsprocessen Kostnadskalkyl, Apotti
Kostnadskalkyl, Lifecare Stadsdirektören:
Stadsstyrelsen för en diskussion om ärendet.
Beslut:
Stadsstyrelsen förde en diskussion om ärendet.
Jari Oksanen deltog inte i behandlingen av ärendet på grund av jäv.
__________
STST 16.03.2020 § 85
Beredning och tilläggsuppgifter:
stadsdirektör Jukka-Pekka Ujula, jukka-pekka.ujula@porvoo.fi Koncernledningen har bedömt aspekter som gäller ekonomi och verksamhet vid anslutning till systemet Apotti och därtill hörande risker och dragit följande slutsatser.
I den ovan anförda bedömningen som social- och
hälsovårdsnämnden har gjort framförs det att ibruktagande av Apotti skulle i nuläget ha tydliga verksamhetsmässiga fördelar särskilt med hänsyn till samarbetet mellan primärvården och specialsjukvården.
Ur koncernledningens synvinkel är det med hänsyn till bedömningen av stadens helhetsintresse väsentligt att avgöra om fördelarna med Apotti är tillräckliga i förhållande till de märkbara ekonomiska
satsningar som systemet förutsätter. I koncernledningens
bedömning har man med stöd av beredningen som gjorts för social- och hälsovårdsnämnden ansett att klient- och patientsäkerheten säkerställs oberoende av vilket patientdatasystem som väljs.
Dessutom är det viktigt att beakta behoven att nationellt utveckla ett enhetligt patientdatasystem. Apotti kan inte heller i sin nuvarande form fungera som ett nationellt patientdatasystem.
Man måste konstatera att man också med det nuvarande
patientdatasystemet kan producera och utveckla tjänster som bra vård behöver. Detta kräver ändå att det nuvarande systemet utvecklas och att extra resurser riktas till utvecklingsarbetet.
Dessutom är det väsentligt att identifiera svagheterna och riskerna i Apotti som särskilt anknyter till dess slutna karaktär som inte
möjliggör ett fullskaligt utnyttjande av innovationer som finns på marknaden eller som kommer dit.
Lösningen innehåller i sin nuvarande form märkbara ekonomiska risker och man har inte i tillräcklig grad kunnat visa dess potential i fråga om produktivitet och nytta jämfört med systemet som man nu använder och dess utvecklingsmöjligheter. När den eventuella vårdreformen, och särskilt frågor som gäller dess finansiering och avtalsarrangemang är öppna, är stadens risker i anslutning till Apotti väsentligt större jämfört med nuvarande system.
Koncernledningen har utifrån materialet som står till förfogande bedömt att den ekonomiska och verksamhetsmässiga helheten samt riskbedömningen inte förordar anslutning till Apotti enligt den
föreslagna tidsplanen senast 20.4.2020. Denna tidsfrist bygger enbart på Oy Apotti Ab:s upphandlingsrättsliga avgöranden och inte på Borgå stads verksamhetsbehov. I stadens budget för det
innevarande året och i ekonomiplaner för kommande år har man inte heller reserverat anslag för kostnader och borgensansvar som Apotti förutsätter.
Staden är ändå redo att börja förhandlingar om anslutning till
Apotti-systemet i ett senare skede, om Oy Apotti Ab ger möjlighet till det.
Om det i beredningsmaterialet eller angivna anslutningsvillkor blir väsentliga förändringar senast 20.4, bereds ett nytt beslutsförslag till stadsstyrelsen. Stadsfullmäktige sammanträder vid behov till ett extra möte för att besluta om ärendet.
Bilagor:
Förhandsbedömning av konsekvenser
Presentationsmaterial om Apotti-systemet och anslutningsprocessen Kostnadsberäkning, Apotti
Kostnadsberäkning, Lifecare Stadsdirektören:
Stadsstyrelsen beslutar att Borgå stad inte ansluter sig till Oy Apotti Ab:s klient- och patientdatasystem enligt den föreslagna tidsplanen senast 20.4.2020.
Staden är ändå redo att börja förhandlingar om anslutning till
Apotti-systemet i ett senare skede, om Oy Apotti Ab ger möjlighet till det.
Om det i beredningsmaterialet eller angivna anslutningsvillkor blir väsentliga förändringar enligt den föreslagna tidsplanen, bereds ett nytt beslutsförslag till stadsstyrelsen och stadsfullmäktige kallas vid behov till ett extra möte för att besluta om ärendet.
Ärendet ges till stadsfullmäktige för kännedom.
Paragrafen justeras genast.
Beslut:
Stadsstyrelsen beslutade enhälligt att Borgå stad inte ansluter sig till Oy Apotti Ab:s klient- och patientdatasystem enligt den föreslagna tidsplanen senast 20.4.2020.
Staden är ändå redo att börja förhandlingar om anslutning till
Apotti-systemet i ett senare skede, om Oy Apotti Ab ger möjlighet till det.
Om det i beredningsmaterialet eller angivna anslutningsvillkor blir väsentliga förändringar enligt den föreslagna tidsplanen, bereds ett nytt beslutsförslag till stadsstyrelsen och stadsfullmäktige kallas vid behov till ett extra möte för att besluta om ärendet.
Ärendet ges till stadsfullmäktige för kännedom.
Paragrafen justerades genast.
_________
SF 27.05.2020 § 25 Bilagor:
Förhandsbedömning av konsekvenser
Presentationsmaterial om Apotti-systemet och anslutningsprocessen Kostnadsberäkning, Apotti
Kostnadsberäkning, Lifecare Beslut:
Stadsfullmäktige beslutade enhälligt anteckna ärendet för kännedom.
______
