Stockholm Globe Arena Fastigheter AB

(1)

Gransknings-

promemoria 2015 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB

Granskningspromemoria från Stadsrevisionen

Nr 12, 2016 Dnr 3.1.2-14/2016

2016-02-05

(2)

Granskningspromemoria 2015

Stockholm Globe Arena Fastigheter AB Dnr 3.1.2-14/2016

Hemsida:

www.stockholm.se/revision

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret.

I ”årsrapporter” för nämnder och ”granskningspromemorior” för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter.

Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret.

(3)

Innehåll

Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1

Redogörelse för granskningsresultatet 1

Fördjupad granskning 1

Avtalshantering 1

Styrning av extern entreprenör (Tele2 Arena) 4

Grundläggande granskning 5

Bolagets arbete med internkontroll 5

Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 6

Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 8

(4)

(5)

Granskningspromemoria 2015 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB 1 (9)

Redogörelse för granskningens planering och genomförande

Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 13 april 2015. Vid planeringsmöte den 9 juni 2015 avseende bolaget informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings- PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbok- slutet per 2015-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstäm- ningsmöte den 30 september 2015, där bolagets ledning deltog.

Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 5 februari 2015.

Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl. a följande:

 Avtalshantering

 Styrning extern entreprenör

Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget.

Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Stefan Rydberg.

Redogörelse för

granskningsresultatet

Fördjupad granskning

Avtalshantering

Enligt stadens upphandlingspolicy är det viktigt att staden uppfattas som en bra och attraktiv kund för leverantörer. Varje upphandlande myndighet ska bedriva ett aktivt arbete för att uppnå en effektiv inköpsverksamhet samt ta vara på de ekonomiska fördelar som ett sådant arbete innebär. I aktiv avtalsförvaltning ingår att följa upp hur staden respektive leverantören fullgör sina respektive delar av

(6)

avtalet samt hur affärsrelationen kan utvecklas. I avtalsförvaltning ingår också att följa upp och vidta åtgärder för att upprätthålla loja- litet mot det tecknade avtalet.

Granskningens syfte är att bedöma om bolagets interna kontroll avseende uppföljning av ingångna avtal är tillräcklig.

Iakttagelser

Bolagets styrelse har antagit en upphandlingspolicy som innehåller krav på att Stadens upphandlingspolicy och riktlinjer för direktupp- handling skall följas. Bolaget har utsett en upphandlingsansvarig, som även är Fastighetschef på Byggenheten. Upphandlingsansva- rige har utbildning inom upphandling och går just nu en kurs för att bli certifierad upphandlare. Därutöver håller ytterligare en person på att utbildas och kommer att fungera som en stödfunktion till ansva- rig.

När det gäller ansvar för uppföljning och kontroll av avtal är det beställaren av varan eller tjänsten som ska göra uppföljning och kontroll innan beställningen görs. Bolaget håller just nu på att miljöcertifieras och i och med detta ökar kravet på avtalsgranskning ytterligare.

Av avtalen ska framgå under vilka former parterna ska följa upp avtalat åtagande under avtalsperioden. Genom utbildningar så har kunskapen inom bolaget ökat och arbetet med detta har påbörjats under 2015. Vidare kommer kontroller av inköp och upphandling att ingå i IK-planen för 2016. När det gäller byggprojekt gör bolaget detta i form av ett startmöte, slutmöte samt löpande projektmöten Vid uppföljnings- och avstämningsmöten förs inga protokoll, bolaget kommer enligt uppgift att införa denna rutin.

När det gäller kontroll av leverantörens seriositet görs kontroller två gånger per år hos Skatteverket (enligt internkontrollplanen). Dessa kontroller dokumenteras via utskrift av resultatet av. Vid behov görs det löpande kontroller på vissa leverantörer som kan bedömas som riskfyllda.

När det gäller information efter varje genomförd upphandling in- formeras på månadsmötet all personal om nytecknade avtal, upphandlingar samt om pågående upphandlingar.

Bolaget har också skapat en avtalsöversikt som ligger på gemensam yta som alla på bolaget har tillgång till. Där framgår avtalstid,

(7)

vara/tjänst, samt ansvarig för avtalet. Denna avtalsöversikt uppdate- ras och kontrolleras ett par gånger om året. Även för stadens cen- trala avtal finns information här.

När det gäller hur bolaget följer upp att tecknade avtal görs kontroller två gånger per år mot leverantörsregistret. Generellt finns ett nära samarbete med leverantörer samt en hög avtalslojalitet.

Enligt upphandlingspolicyn ska nämnder och bolag arbeta för att utveckla affärsrelationerna med sina leverantörer. Bolaget gör detta bl.a. genom att en dialog förs löpande med de flesta leverantörerna där dialogen upplevs som god. Uppföljningar görs vid behov.

Bolaget använder i de flesta fall ramavtal med rangordning. Det har inte funnits något behov hittills av särskilda kontroller av rangord- ningen då vinnaren av upphandlingen generellt är den som har handlats av. Om behov har uppstått, vilket endast är vid enstaka tillfällen, har upphandlingsansvarig involverats som stöd för att säkerställa att gången blir korrekt.

När det gäller kontroll av att fakturerat överensstämmer med fak- tiskt utfört och att pris är enligt avtal gäller rutinen att sakgranska- ren/sakattestanten av fakturan ansvarar för att kontrollera att den stämmer överens med utfört arbete och att priset är korrekt (regleras i attestordningen).

Utifrån sammanställning från leverantörsreskontran med belopp per leverantör för perioden 1/1-30/9 – 2015 valdes tio leverantörer ut:

Leverantör Avtal

1 TL Bygg AB, bokfört 6 097 tkr Ja

2 Energyst Rental Solutions AB, bokfört 3 711 tkr Nej

3 Rivab AB, bokfört 3 661 tkr Ja

4 Örnsbergs El o Data AB, bokfört 2 073 tkr Nej 5 Maintpartner AB, bokfört 1 484 tkr. Ja 6 Corrigo management AB, bokfört 1 102 tkr Nej

7 Hifab, bokfört 1 065 tkr Ja

8 Brubakken AB, bokfört 877 tkr Ja

9 Wirens Scentextilier, bokfört 687 tkr Nej 10 Mats Strömberg Ingenjörsbyrå SB, bokfört 554 tkr Nej Gällande avtal saknades i fem fall. Orsaker till detta har presenterats och beror till viss del på iordningsställande av Tele2 Arena och för- handling med PEAB samt iordningsställande av konstverket fram- för Tele2 Arena som krävde en snabb lösning.

(8)

Stickprov har genomförts av ett antal fakturor mot de avtal som fanns och för övriga mot skriftlig beställning. I dessa fall har faktu- rorna kunnat stämmas av mot avtalen. I ett av fallen (Hifab) stämde inte timpriset, orsak var att bolaget behövde en projektledare med specialistkompetens som inte var med i förfrågningsunderlaget.

Detta ska kompletteras i tilläggsavtal till huvudavtalet.

Revisionskontorets sammanfattande bedömning

Enligt revisionskontorets bedömning är den interna kontrollen inte helt tillräcklig vad gäller bolagets uppföljning och kontroll av avtal.

Förbättringsområden är att avtal alltid tecknas vid direktupphand- ling samt att rutin införs så att protokoll förs vid uppföljnings- och avstämningsmöten.

Styrning av extern entreprenör (Tele2 Arena)

I december 2009 tog fullmäktige beslut om att uppföra en multi- funktionsarena (Tele2 Arena). Den totala projektkostnaden beräk- nades vid genomförandebeslutet till 2 480 mnkr samt 360 mnkr i förvärvad mark. Arenans intäkter bedömdes komma från planerade markförsäljningar (1 260 mnkr) genom att mark frigjordes för andra ändamål. Hyresintäkterna beräknas utifrån en principöverenskom- melse om hyresavtal, i första hand med driftsoperatören AB Stockholm Globe Arena/AEG (Anschutz Entertainment Group).

Det innebär att biljettintäkter och andra intäkter, såsom försäljning och sponsring, kommer staden till godo i form av hyra från operatö- ren. Upplägget innebär att hyran baseras på en procentsats av operatörens bruttoomsättning från verksamheten.

Dessa hyresintäkter bedömdes vid beslutstillfället uppgå till 95 mnkr för att därefter öka med inflationen, ca 2 mnkr år.

Syftet med granskningen är att bedöma vilken styrning och kontroll bolaget har över arenaoperatören.

Iakttagelser

Redovisningsansvarig, controller och VD har under 2015 haft månadsvisa möten med AEG för att gå igenom det ekonomiska läget i arenorna. Möten hålls även i samband med när AEG arbetar fram budgeten för arenorna. VD på SGAF samt VD hos arena- operatören har även löpande möten.

Två konsultrapporter för att analysera arenaoperatörens ekonomi har genomförts. Den första rapporten hade fokus på redovisningen

(9)

av intäkter, den andra rapporten hade fokus på granskning av kostnader. Granskningen har genomförts genom stickprovskontroller.

Båda rapporterna visar att det inte finns några indikationer på att det inte sker en korrekt redovisning av kostnader och intäkter. Rappor- terna avser redovisning fram t.o.m. 2014. Enligt plan ska nu bolaget själva genomföra kontroll av arenaoperatörens intäkter och kostnader fr.o.m. 2015 års redovisning.

Enligt AEGs redovisning för 2014 blev resultatet betydligt lägre än kalkylen i genomförandebeslutet. En bidragande orsak till detta var att arenan vid invigningstillfället under sommaren 2013 inte var helt klar då det återstod ett stort antal besiktningsanmärkningar. Detta medförde avsevärt högre kostnader för genomförda evenemang 2013-2014. För 2015 blir resultatet bättre än 2014.

Revisionskontorets bedömning är att bolaget har en tillräcklig styrning och kontroll över arenaoperatören. Det är dock viktigt att bolaget fortsätter sin granskning av arenaoperatörens redovisning. Bola- get rekommenderas att på lämplig nivå dokumentera de möten som genomförs med arenaoperatören.

Grundläggande granskning

Bolagets arbete med internkontroll

Bolaget har fastställt en internkontrollplan för verksamhetsåret 2015. Bolaget redovisar i samma ärende hur risk- och väsentlig- hetsbedömningarna har gått till som grund för internkontrollplanen.

De områden som bolaget har fokuserat på är följande:

- Ekonomi och intäkter - Representation, hyresdebitering och hyresgäststabilitet samt anläggningar.

- HR - kontroll av bisysslor och arbetsmiljörondering. Risk för mutor och bestickning samt löner.

- Leveranser, investeringar och inköp - verifiering av inköp, kontroll av leverantörer.

- IT-system – verifiering av administrativa system som hante- ras av Volvo-IT, ändringshantering av IT-system, riskanalys IT.

- Säkerhetsfrågor – Incident- och tillbudsrapportering, krav på entreprenörer och underentreprenörer, kunskap om säkerhetsarbetet

(10)

Kontrollerna genomförs 1-3 ggr/år. Resultatet dokumenteras i en uppföljningsrapport som kompletteras med en sammanställning av observationer/brister och förslag på åtgärder som rapporteras till VD under året. En utfallrapport lämnas till styrelsen i mars.

Bolagets arbete med att kontrollera och utveckla den interna kontrollen i sina processer sker på ett systematiskt sätt. Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och kommer att avrapporterats till styrelsen i mars.

Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl. a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2015 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolagets måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fast- ställda avkastningskrav uppgår till -199 mnkr.

Resultat efter finansnetto Bolagets

budget

Prognos T1

Prognos T2

Bokslut

-199 -185 -183 -152

Tertialrapport 1 och 2

Prognoserna i tertialrapporterna visar på ett resultat som är bättre än budget främst beroende på ökade hyresintäkter på arenorna samt minskade räntekostnader beroende på ränteläget.

Bokslut

Resultatet uppgår till -152 mnkr, vilket främst beror på ökade in- täkter från Arenaoperatören samt minskade kostnader för avskrivningar och räntor.

Investeringar (mnkr) Bolagets

budget

Prognos T1

Prognos T2

Bokslut

20 20 20 21,4

(11)

Utfallet för investeringarna är något högre än budget. Bland investeringarna finns bland annat ombyggnationen av Tolv Stockholm som utvecklats och förtätats för att skapa en mer attraktiv nöjes

destination med mer mat och nöjen. Ca 1 mnkr avser påbörjade projekt inför Eurovision Song Contest.

Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål

Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och upp- följning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fast- ställt fyra inriktningsmål och 25 verksamhetsmål. Kopplat till verk- samhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indi- katorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statu- sen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb

Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har ana- lyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt.

Iakttagelser

Bolaget omfattas av 10 indikatorer från fullmäktige, 6 indikatorer från Stadshus AB och 10 egna indikatorer. För samtliga indikatorer har bolaget angett årsmål.

Bolaget följer upp mål och aktiviteter i samband med tertialrappor- teringen och i bokslutet. Måluppfyllelsen redovisas för styrelsen.

I tertialrapport 1 och 2 redovisar bolaget en prognos på att samtliga mål uppnås.

I bolagets bokslut redovisar bolaget att samtliga av fullmäktiges och Stadshus AB:s indikatorer uppnås.

Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. En relativt stor avvikelse

(12)

redovisas mellan prognoserna i tertialrapporterna och resultatet i bokslutet. Detta beror främst på ökade intäkter från bland annat arenaoperatören och Tolv Stockholms verksamhet samt minskade kostnader för avskrivningar. Årets resultatkrav har uppnåtts.

Revisionskontorets bedömning är att bolaget i huvudsak har uppnått årsmålen för kommunfullmäktiges och Stadshus AB:s indikatorer.

Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag

Uppfyllelsen av ägardirektiven ingår i ILS-rapporteringen. Bolaget har formulerat indikatorer kopplade till ägardirektiven.

Enligt fullmäktiges och koncernstyrelsens budget har bolaget åtta ägardirektiv:

 Verksamheten ska tillhandahålla och utveckla lokaler och anläggningar för bra evenemangsutbud bestående av bl.a.

konserter, sport, kultur- och familjeaktiviteter.

 Aktivt arbeta tillsammans med exploateringsnämnden med att utveckla bolagets befintliga markinnehav så att en avytt- ring kan genomföras när marknadsläget möjliggör detta

 Utreda förutsättningarna att avyttra garaget under Tele2 Arena till Stockholms stads Parkerings AB

 Delta i arbetet med Globenområdets utveckling tillsammans med andra intressenter för att öka områdets attraktionskraft

 Ha en ledande roll i utvecklingen av Stockholm

Entertainment District inom ramen för det övergripande arbetet med Söderstaden

 Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader

 Arbeta aktivt med energieffektivisering och förnyelsebar energi.

 Genomföra en kartläggning av evenemang på arenorna uti- från ett jämställdhetsperspektiv

Bolaget arbetar aktivt med utvecklingen av markinnehavet, den Södra och Norra byggrätten och under året har Söderstadion rivits.

Gällande försäljningen av Arenagaraget, som ska säljas till Stockholm Parkering AB, pågår utredningsarbetet.

Ett för året nytt ägardirektiv var en kartläggning av evenemang på arenorna ur ett jämställdhetsperspektiv. Evenemangsverksamheten drivs av hyresgästen AB Stockholm Globe Arenas och statistiken för kartläggningen hämtas därför från dem. Den visade bland annat att andelen kvinnor och barnfamiljer har ökat för de båda fotbolls-

(13)

lagen, Hammarby och Djurgården Fotboll, sedan flytten till Tele2 Arena.

Bolaget har påbörjat arbetet med ett implementerat energi- och miljöledningssystem. Den jämförbara energiförbrukning 2015 har minskat mot 2011 med 15,9 %.

Revisionskontorets bedömning är att bolaget arbetar aktivt med att genomföra ägarens direktiv.