Samhällsbyggnadskontoret Adress , │ Besök Tel 0480-45 00 00 vx │ Fax │
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare Datum Ärendebeteckning
Susanne Karlsson 2020-11-05 SBN 2020/0664
Samhällsbyggnadsnämnden
Månadsuppföljning och prognos oktober 2020
Förslag till beslut
Samhällsbyggnadsnämnden godkänner den ekonomiska redovisningen till och med oktober 2020 och överlämnar den till kommunstyrelsen.
Bakgrund
Enligt anvisningar för ekonomi- och verksamhetsuppföljning ska
samhällsbyggnadsnämnden lämna en ekonomisk redovisning med rapportering av det bedömda helårsutfallet i jämförelse med budget till och med oktober till kommunstyrelsen.
Susanne Karlsson
Ekonom
Bilagor
Månadsuppföljning och prognos oktober 2020
Månadsuppföljning och prognos
Samhällsbyggnadsnämnden
Okt 2020
Antagen av SBN 2020-11-26
1
Innehåll
VÄSENTLIGA HÄNDELSER OCH ÄNDRADE FÖRUTSÄTTNINGAR 2
Ändrade förutsättningar 2
Väsentliga händelser 2
KVALITET I VERKSAMHETEN 4
Servicegarantier 4
Verksamhetsmått 4
Detaljplaner 5
DRIFTSREDOVISNING 6
Prognos 6
Prognos helår per verksamhet 6
2
Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar
Ändrade förutsättningar
Coronapandemin fortsätter att påverka förutsättningarna för samhällsbyggnadsnämndens verksamhet, liksom för hela kommunkoncernen. Sedan april månad har majoriteten av samhällsbyggnadskontorets medarbetare arbetat hemifrån, vilket möjliggjorts utav flera viktiga digitaliseringsinitiativ, såsom införandet av signeringslösa beslut och verktyg för att hålla digitala möten. En löpande diskussion pågår på alla nivåer kring hur förvaltningen kan arbeta med att bibehålla och fortsatt utveckla den goda gemenskapen samt
tillsammanstänket i en tid när samtliga sitter alltmer själva än vad som är brukligt. Flera enheter och verksamheter har anordnat aktivitetsdagar utomhus för att ge arbetsgrupperna en möjlighet att mötas fysiskt under anpassade omständigheter.
Det är nämndens tillsynsverksamhet som har påverkats mest utav Coronapandemin, där exempelvis livsmedelstillsynen har fått ske parallellt med tillkommande Coronatillsyn.
Ärendeflödet har minskat något vad gäller nybyggnadskartor och mätningsuppdrag, men utöver det är bedömningen att det är en liten påverkan på möjligheten att utföra
arbetsuppgifterna på samhällsbyggnadskontoret och att verksamheten fungerar.
Förvaltningen har utsett flera medarbetare som finns tillgängliga för kommunens centrala ledningsstöd och arbetar även fortlöpande med ekonomisk prognos som visar hur
Coronapandemin förväntas påverka nämndens ekonomi. Ekonomin påverkas negativt bland annat av lägre intäkter vad gäller parkeringsavgifter.
Väsentliga händelser
I 2020 års verksamhetsplan med budget beslutades fyra inriktningar för
samhällsbyggnadskontoret. Dessa är attraktiv arbetsplats, digitalisering, kommunens nya översiktsplan samt arbetet med mobilitet.
Under senare hälften av 2019 togs en handlingsplan fram för arbetet med en attraktiv arbetsplats. Denna sjösattes i början av 2020 och ett flertal hälsofrämjande och
gemenskapshöjande aktiviteter anordnades, såsom t.ex. gruppträning, hälsoutmaning och bytesdagar. På grund av spridningen av Corona fick flertalet av aktiviteterna tillfälligt ställas in. I början av hösten togs beslutet att återuppta vissa aktiviteter, såsom gruppträning och yoga, anpassade i linje med folkhälsomyndighetens rekommendationer. Arbetet med en attraktiv arbetsplats har varit väldigt uppskattat bland förvaltningens medarbetare.
Under sommaren och hösten har digitaliseringsarbetet ytterligare intensifierats. Flera insatser har gjorts för att underlätta distansarbete och för att effektivisera verksamheten.
Medarbetare har under kort tid lärt sig hur man nyttjar möjligheten till digitala möten och digital underskrift. Förvaltningen har även introducerat eMeetings som kommer underlätta nämndsprocessen väsentligt.
Digitaliseringen har inte enbart möjliggjort hemarbete, utan även stärkt känslan av tillit inom
organisationen. Förvaltningen har kunnat fortsätta sitt arbete med bibehållen kapacitet, även
då majoriteten av medarbetarna ej arbetet från kontoret. Arbetet i det externfinansierade
projektet StreamSam löper som planerat, där fokus hittills varit på att utreda mjuk- och
hårdvarukrav, upphandling och kommunikation. Inom ramen för projektet har testflygning
3
av drönare gjorts vid Kalmar Slott, tillsammans med ledande leverantörer och forskningsinstitutet RISE.
Förslag till kommunens nya översiktsplan var planlagt att gå ut på samråd i juli - september 2020. På grund av tidsbrist och en önskan om att ytterligare förankra förslaget hos nämnden har en ny tidplan lagts fram. Enligt nya tidplanen kommer förslaget till översiktsplan att gå på samråd i december-februari och antas juni 2022. Under tertial två pågick ett intensivt arbete med att färdigställa samrådhandlingarna samt påbörja den politiska förankringen.
Inom förvaltningens tre mobilitetsprojekt; Cities Multimodal (CMM), På egna ben och Hållbara resval, fick många aktiviteter ställas in eller senareläggas under tertial 2 på grund av Coronapandemin. En stor milstolpe för CMM-projektet och kommunens satsning på hållbara resor var cykelgaragets öppnande vid centralstationen i maj. Garaget underlättar för kollektivresenärer att tryggt förvara sin cykel över natten och kunna genomföra sista delen av sin pendling per cykel. Under tertial 2 förbereddes även lanseringen av appen
BetterPoints i Kalmar. BetterPoints är ett verktyg för arbetsgivare i arbetet med att
uppmuntra anställda till hållbar arbetspendling, som lanserades den första september.
4
Kvalitet i verksamheten
Servicegarantier
Under perioden januari-okt 2020 har servicegarantin för bygglovsärenden uppfyllts
till 100 %. Samtliga 42 ärenden som omfattas av garantin är beslutade inom den tid som utlovats.
För enskilda avlopp samt värmepumpar är servicegarantin under de tio första månaderna 98 %, alla ärenden förutom ett per område har alltså beslutats inom den tid som utlovats. Under januari till och med oktober har nio beslut gällande planbesked fattats av planutskottet, samtliga inom den tid som utlovats.
Verksamhetsmått
5 Frisknärvaro: Andelen tillsvidareanställda medarbetare som sedan årsskiftet inte haft någon sjukfrånvaro alls.
Verksamhetsmått för Miljöverksamheten:
Då verksamhetsområde Miljö 2020 har genomgått en mindre organisationsförändring
där Miljöskyddsenheten och Hälsoskyddsenheten slogs ihop till Miljö- och hälsoskyddsenheten har också en förändring av dess verksamhetsmått skett. Därför finns i inga siffror för 2019 och 2018 att jämföra med.
Detaljplaner
De prioriterade detaljplaner som redovisas i tabellen ovan (35 st. för 2020) avser antalet detaljplaner (både prioriterade och intressentplaner) i den prioriteringslista som planutskottet fattade beslut om 2020-10-20.
Under perioden januari till och med oktober 2020 har sex detaljplaner vunnit laga kraft.
Rinkaby 6:46 m.fl. - Södra Staden Etapp 2, Rinkabyholm
Del av Kläckeberga 10:1 - Bad- och friskvårdsanläggning i Snurrom
Detaljplan för del av Stensö 2:3 – T-bryggan, Stensö
Detaljplan för Vångerslät S:1, 7:87 m.fl. – Mogatan, Läckeby
Del av Tegelviken 2:4, väster om Stensbergsvägen, Tegelviken
Detaljplan för Liljan 7, Kalmarsundsparken
Överklagade/ ej avgjorda detaljplaner:
-
6
Driftsredovisning
Prognos
Den totala förbrukningen för samhällsbyggnadskontoret ligger efter oktober månad över budget, totalt minus 1 600 tkr. Intäktsdebiteringen ligger högre än budgeterat efter oktober månad, drygt plus 3 200 tkr. Enligt prognosen på helår kommer intäkterna att generera ett överskott mot budget på plus 3 100 tkr, varav prognosen på grund av covid-19 genererar ett underskott för intäkter på minus 3 000 tkr.
Samhällsbyggnadskontoret har under året haft några vakanta tjänster vilket innebär en lägre förbrukning än budgeterat avseende personalkostnaderna, plus 1 300 tkr, och prognosen för helår ger ett överskott på plus 1 500 tkr efter att ett par vakanta tjänster tillsätts först i slutet av året.
Förbrukningen för övriga verksamhetskostnader ligger högre än budgeterat till och med oktober, vilket innebär en avvikelse på minus 6 300 tkr. Helårsprognosen totalt för övriga kostnader är ett underskott mot budget på minus 5 600 tkr. Underskottet inkluderar ett överskott på grund av Covid-19 på plus 1 600 tkr.
Till och med oktober månad finns det mer eller mindre avvikelser inom alla samhällsbyggnads- nämndens verksamheter och helårsprognosen totalt för nämnden visar ett underskott på minus 1 000 tkr mot budget. Hela det totala underskottet beror på den påverkan som Covid-19 har på nämndens verksamheter. Nedanstående tabell visar årets budget per verksamhetsområde och dess prognos för helår, samt skillnaden mellan budget och prognos.
Prognos helår per verksamhet
riktvärde: 83,3%
Driftsredovisning (tkr) Budget 2020 Utfall okt Avv. mot riktv.
Prognos helår
Intäkter -69 598 -61 254 3 256 3 110
Kapitaltjänstkostnader 1 698 1 286 129 100
Personalkostnader 72 609 59 203 1 305 1 450
Bostadsanpassningsbidrag 0 0 0
Övriga verksamhetskostnader 36 337 36 612 -6 331 -5 640
Summa 41 045 35 847 -1 642 -980
Driftsredovisning
tkr Budget Prognos Skillnad
Verksamhet
Samhällsbyggnadsnämnden 1 549 1 449 100
Förvaltningschef 5 624 5 924 -300
Staben 7 752 7 602 150
Vht Stadsingenjör 14 826 15 026 -200
Vht Stadsarkitekt 3 550 4 190 -640
Vht Miljö 7 745 7 835 -90
Summa 41 045 42 025 -980
2020
7 Prognosen för samhällsbyggnadsnämndens budget är ett utfall på plus 100 tkr avseende övriga kostnader.
Prognosen på helår för förvaltningschefens verksamhet visar på ett minus på 300 tkr mot budget, avseende kostnader för införandet av EDP Vision.
Stabsverksamheten kommer under året att ha något högre personalkostnader än budgeterat, totalt cirka 0,5 tjänst vilket innebär ett minus på 250 tkr. Denna överrekrytering kommer att finansieras genom ökade intäkter på plus 250 tkr. De externfinansierade projekten kommer att innebära högre övriga kostnader, minus 3 700 tkr mot budget, vilket också innebär högre intäkter på plus 3 700 tkr.
Därutöver kommer staben att på helår få ett överskott på plus 150 tkr avseende kapitaltjänstkostnader.
Stadsingenjörsverksamhetens prognos för helår är ett minus på 200 tkr mot budget, vilket framförallt beror på minskade intäkter på grund av Covid-19.
Verksamhetsområde stadsarkitekts prognos visar totalt en avvikelse mot budget på drygt minus 600 tkr. Underskottet beror på Covid-19´s påverkan på mobilitetsenhetens budget och då framförallt inom parkerings- och evenemangsverksamheterna. Därutöver finns det budget-
avvikelser inom planeringsenheten också vad gäller både intäkter och personal- och övrig kostnad, men de tar ut varandra och total blir prognosen plus/minus noll mot budget för planering.
Helårsprognosen för verksamhetsområde miljö visar ett utfall på minus 100 tkr mot budget, vilket har att göra med påverkan av Covid-19 som innebär lägre intäkter för miljö- och hälsoskydd. Miljö har under våren fått ett antal externfinansierade projekt beviljade vilket kommer att innebära högre intäkter än budgeterat men också ökade personal- och övriga kostnader, vilka kommer att ta ut varandra.
