Admin. Administration av Adato, Lisa, Maja, Sara Version

Admin

Administration av Adato, Lisa, Maja, Sara Version 3.88

2014-08-29

Innehållsförteckning

Om Admin programmet ... 5

Databas som är integrerad med PA-systemet ... 5 

Förinställda rubriker och övriga data ... 6 

Behörighet (avsnitt: Fliken Behörighet) ... 6 

Ansvarig (avsnitt: Fliken Ansvarig) ... 7 

E-postbevakning (avsnitt: Fliken System, Mail resp Maildefinition) ... 7 

Rubriker (avsnitt: Fliken System, rubriker) ... 8 

Kontaktpersoner (avsnitt: Fliken Kontaktperson) ... 8 

Variabler (avsnitt: Fliken System, variabler) ... 8 

Utbildningsdatabas/testföretaget (avsnitt: Fliken System, system) ... 8 

Löpande administration av Admin ... 8 

Uppdatera ansvariga (avsnitt: Fliken Ansvarig)... 9 

Ny version av ett eller flera system ... 9 

Vad behöver jag göra vid en uppdatering ... 9 

Överföring av grundinformation från PA-systemet ... 9 

Behörighet till Admin ... 10 

Lägg till information i rätt ordning ... 10 

Fliken Ansvarig ... 10

Översikt ... 10 

Chefsflagga ... 11 

Lägg till en användare (ansvarig) ... 11 

Koppla arbetsplatser ... 13 

Koppla notifieringar ... 14 

Koppla notifieringar till en behörighetsgrupp ... 14 

Programåtkomst ... 15 

Hantera flera ansvariga samtidigt ... 15 

Skriv ut en lista över ansvariga ... 16 

Skicka E-post och meddelanden till ansvariga ... 16 

Skicka ”popup” meddelande till ansvariga ... 17 

Import av ansvariga ... 17 

Ställ in anonym behörighet i Lisa ... 18 

Fliken Behörighet ... 18

Behörighetsgrupper ... 19 

Lägg till en behörighetsgrupp ... 19 

Inställning av behörighetsgrupper – Adato, Lisa, Sara eller Maja ... 19 

Fliken Organisation ... 20

Skriv ut ... 20 

Fliken Person ... 21

Översikt ... 21 

Sök upp en person ... 21 

Lägg till en person (ej vid överföring från PA-system) ... 21 

Chefsflagga och huvudanställningar ... 21 

Skriv ut ... 21 

Fliken Kontaktperson ... 22

Sök upp en kontaktperson ... 22 

Lägg till en kontaktperson ... 22 

Redigera/ta bort en kontaktperson ... 22 

Aktiva och obligatoriska fält ... 22 

Ta bort eller ersätt kontaktperson ... 22 

Fliken System ... 23

System ... 23 

Mail (E-postbevakning) ... 24 

Maildefinition ... 25 

Inställningar av E-postmeddelande ... 25 

Rubriker ... 26 

Lägg till/ändra rubrik ... 26 

Rubriker i Adato ... 28 

Rubriker i Lisa ... 29 

Rubriker i Sara ... 30 

Rubriker i Maja ... 30 

Övrigt - generella ... 31 

Mallar (Adato, Sara) ... 31 

Arbetsuppgifter (Adato) ... 31 

Meddelanden (Adato) ... 32 

Delegering - Uppgifter (Sara) ... 32 

Formulär (Maja, Sara) ... 33 

Inställningar ... 34 

Kopiera ett formulär ... 35 

Lägg till ett nytt formulär ... 37 

Program ... 37 

Formulärtyp ... 37 

Namn ... 37 

Beskrivning ... 37 

Aktivt ... 37 

Publicera ... 37 

Kopplade organisationer ... 37 

Kopplade yrkeskoder ... 38 

Lägg till grupp ... 38 

Formuläregenskaper ... 39 

Fler alternativ ... 39 

Svarstyp ... 39 

Fråga ... 39 

Lägg till värdeskala ... 40 

Förhandsgranska ... 40 

Meddelanden ... 42 

Ersätt rubriker ... 42 

Variabler ... 43 

Logg ... 43 

Mailhistorik ... 44 

Aktiviteter i processkedjan ... 45 

Fliken Övrigt ... 48

Arbetstid (Lisa) ... 48 

Medellön (endast då detta inte överförs från PA-system) ... 48 

Registrera medellön per arbetsplats ... 48 

Sjukregler ... 48 

Uppdatera sjukreglerna ... 49 

Lägg till sjukregler för ett nytt år ... 49 

Varningsord (Lisa) ... 49 

Bilaga – Rekommenderade inställningar ... 50

Behörighetsgrupper Adato ... 50 

Behörighetsgrupper Lisa ... 53 

Behörighetsgrupper Maja ... 55 

Behörighetsgrupper Sara ... 56 

Behörighetsgrupper Hälsoläget ... 57 

Mail (E-postbevakning) - Adato ... 59 

Mail (E-postbevakning) - Lisa ... 60 

Variabler för Adato ... 61 

Variabler för Lisa ... 62 

Variabler för Maja ... 63 

Variabler för WebAdmin ... 63 

Generella variabler ... 63 

Om Admin programmet

Admin-programmet används för styrning och administration av följande produkter:

 Adato

 Lisa

 Maja

 Sara

Klicka på Webadmin-symbolen längst uppe i vänstra hörnet för att skifta mellan systemen, där finns också Miljödatas MD Forum att nå!

Databas som är integrerad med PA-systemet

I Admin finns redan från början ett antal datatabeller och inställningar som är nödvändiga för att kunna använda Adato, Lisa, Maja, Sara (i fortsättningen anges Adato, om inte specifika beskrivningar anges för Lisa, Sara och Maja):

 Organisationsstruktur (från PA-systemet)

 Personal med anställningar (från PA-systemet)

 Ansvariga (från vissa PA-system, kontakta er leverantör för information)

 Behörighetsgrupper

 Datatabeller med rubriker (sökbegrepp)

 Inställningar och ev. lokala anpassningar (variabler)

Basinformation (organisation, personal, anställningar, ansvariga) och händelser (sjukfrånvaro) som automatiskt förs över från PA-systemet till databasen i Adato administreras i Admin. Dataöverföring sker till Adato genom schemaläggning varje dag/vecka/period.

Om en första dataöverföring är genomförd finns följande information och visas i Admin och Adato (Lisa, Maja):

 Organisation, personal med anställningar (flikarna Organisation resp. Person)

 Sjukfrånvaro och rehabbevakningar (visas i Adato)

Förinställda rubriker och övriga data

För alla begrepp som används i Adato finns det förinställda tabeller:

 Behörighet och Ansvariga – I databasen finns en ansvarig registrerad, som du som systemadministratör kan logga in i Adato och Admin med:

Användarnamn: admin Lösenord: admin

 Mail – värden för automatisk E-postbevakning (fliken System, Mail och Maildefinition)

 Rubriker, t ex sjukdomstyp, sjukdomsorsak som används i Adato och

händelsebegrepp, t ex händelse, orsak, sysselsättning – används i Lisa. Rubriker hanteras i fliken System, rubriker.

 Kontaktpersoner – Alla ansvariga/användare av Adato kopieras även och läggs upp i en tabell med kontaktpersoner (fliken Kontaktperson). Därutöver kan externa

kontaktpersoner läggas till som kan användas i funktionen Åtgärd, som är en bevakningsrutin med möjlighet till E-postbevakning.

 Mallar – arbetsuppgifter för guiden Arbetsförmågebedömningar

 Variabler – Inställningar för hur Adato kan användas, för egna inställningar av funktioner mm. Variabler finns på fliken System.

 Inbyggd utbildningsdatabas – på fliken System, System finns en funktion för att aktivera och använda en utbildningsdatabas. Utbildningsdatabasen används med fördel vid utbildning av olika användare av Adato, och består av en fiktiv organisation med fiktiv personal, sjukfrånvaro och bevakningar.

Behörighet (avsnitt: Fliken Behörighet)

Admin installeras med en Administratörsinloggning som är kopplad till behörighetsgruppen Admin. Ansvariga som knyts till Behörighetsgruppen Admin har alltid obegränsad tillgång till alla funktioner i Adato och Admin. Därför bör det bara vara ett begränsat antal

administratörer som tillhör behörighetsgruppen Admin.

Behörighetsgrupper skapas för olika roller/användare som ska använda Adato. Det går lätt att skapa en ny behörighetsgrupp – välj knappen ”Lägg till” på fliken Behörighet. Se exempel i avsnittet Behörighet.

Det bör förutom Administratör åtminstone finnas följande behörighetsgrupper:

- Personal/rehabkonsulter - chef/arbetsledare

Vid nyinstallation finns förutom Admin dessa två behörighetsgrupper inlagda i Admin.

Behörighetsprofil för dessa grupper finns beskrivna på bilagan ”Behörighetsgrupper”.

Läs mer i avsnitt ”Behörighet” om hur du använder funktionerna.

Ansvarig (avsnitt: Fliken Ansvarig)

Vid installation av Adato (och därmed Admin) finns en ansvarig upplagd som används för att du som systemadministratör ska kunna logga in i Adato och Admin:

Användarnamn: Admin (Versal behöver inte anges) Lösenord: Admin

Lösenordet bör ändras efter inloggning.

Det är nu lämpligt att lägga upp följande ansvariga:

- Ev. övriga ansvariga som ska tillhöra gruppen admin - Ansvarig i gruppen Personal

- Påbörja inläggningen av chefer i gruppen Chefer

Det fortsatta arbetet med att lägga upp chefer sker enligt följande:

- Uppläggning av chefer inför utbildning och driftstart

- Löpande underhåll (nya chefer, organisationsändringar etc.)

Obs! Lägg inte in E-postinformation för ansvarig. Detta görs lämpligen först i samband med utbildning, för att undvika mail innan den ansvarige kan använda Adato. Läs mer om detta i avsnittet Ansvariga.

E-postbevakning (avsnitt: Fliken System, Mail resp Maildefinition)

- Rehabbevakning (långtidsfrånvaro och upprepad korttidsfrånvaro) - Inaktivitet i ett rehabärende

- Avstämningstillfällen i rehabkedjan

- Händelser i Lisa (arbetsskada, tillbud, avvikelse) - Etc.

Inställningarna är förinställda och hanteras på fliken System, Mail och gäller för hela organisationen. E-postbevakningar kan kopplas till olika behörighetsgrupper, vilket innebär att det går att ställa in E-postbevakningar som ska finnas för t ex chefs-gruppen.

Utformning av E-postmeddelanden visas på fliken System, Maildefinition. Dessa går att redigeras.

Rubriker (avsnitt: Fliken System, rubriker)

Rubriker används för att definiera händelser och används som sök- och statistikbegrepp i Adato och Lisa. Det finns ett antal definierade rubriker för Adato, och för Lisa är de dessutom grupperade i grupper med grupprubrik + händelserubriker för varje grupp.

Rubrikerna kan visas alfabetiskt eller i en vald numrerad ordning. Rubriker som blivit inaktuella kan definieras som inaktiva, vilket innebär att de inte visas i listor

Gå igenom de olika rubrikerna och anpassa dem att gälla för er organisation.

Kontaktpersoner (avsnitt: Fliken Kontaktperson)

Kontaktpersoner används för att knyta kontaktpersoner till ett rehabärende i Adato. Alla ansvariga i Adato/Admin sparas automatiskt också som en kontaktperson (kategori = ”-”).

Det går att lägga till kontaktpersoner i samband med att en rehab händelse dokumenteras med t ex guiden Anteckning.

Förutom ansvariga kan externa kontaktpersoner registreras, t ex kontakter inom

Försäkringskassan, Företagshälsovården, Läkare och Arbetsförmedlingen. Registrering av nya kontaktpersoner kan göras direkt från en guide, eller (bättre) central av

rehabsamordnare/personalkonsulter.

Variabler (avsnitt: Fliken System, variabler)

På sidan variabler går det att göra lokala inställningar för hur Adato ska användas.

Variablerna visas i alfabetisk ordning, och är fördefinierade vid installation. Varje variabel definieras med en rubrik + en checkruta (ja/nej), ett numeriskt värde, datum eller textfält.

När du för med musmarkören över en variabelrubrik visas en förklaring som beskriver vad variabeln används till.

Utbildningsdatabas/testföretaget (avsnitt: Fliken System, system)

Det finns en inbyggd utbildningsdatabas i Adato. Vid installation är testföretaget inaktivt, och du måste som administratör aktivera det (skapa testföretaget).

När detta är gjort skapas:

- en organisation för testföretaget med tre ingående förskolor – Akvarellen, Backaskolan och Ögonstenen. På dessa förskolor finns det personal, sjukskrivningar och rehabbevakningar – allt är fiktiva data.

Testföretaget kan med fördel användas vid utbildning av Adato. Du måste först koppla ansvariga – förutom till deras ordinarie organisationsansvar även ansvar till testföretaget.

Löpande administration av Admin

Det som kontinuerligt behöver underhållas i Admin är:

 Uppdatering av ansvariga (och ev. behörighetsgrupper) om inte import av detta sker

 Kontrollera och ev. uppdatera i Admin vid uppgradering till ny version av Adato, Lisa Sara eller Maja

Uppdatera ansvariga (avsnitt: Fliken Ansvarig)

Ansvarig-tabellen behöver kontinuerligt uppdateras (såvida inte import av chefer sker) beroende på att:

 Chefer slutar

 Chefer byter organisation

 Nya chefer tillträder Chefer som slutar görs inaktiva.

För chefer som byter anställning inom organisationen behöver omkoppling göras av arbetsplatser.

Nya chefer läggs till som vid nyinstallation.

För en del överförs även import av ansvariga och då slipper man denna hantering.

Ny version av ett eller flera system

Uppgradering till nya versioner föregås alltid av information från Miljödata:

 Worddokument som beskriver versionsförändringar

 Ev. också en Powerpoint med bildillustrationer

Beroende på omfattning av uppgraderingen måste ni ta ställning till om information och ev.

utbildning behöver planeras i er organisation. Uppgraderingar kan innebära att databasen också uppdateras, och detta i sin tur kan medföra att nya begrepp/funktioner tillkommer som behöver hanteras i Admin. Detta kan gälla:

- En ny variabel (rubrik eller val) som ska ställas in - En ny guide som tillkommit

Kontrollera i dokumentet ”Versionsförändringar” om ev. förändringar behöver göras i Admin.

Vad behöver jag göra vid en uppdatering

Som systemadministratör behöver du kontinuerligt vara aktiv i Miljödatas användarforum http://www.miljodata.se/mdforum

Informera dig om eventuella uppgraderingar eller programförändringar:

 Klicka på menypunkten ”Programversioner” och välja Adato/Lisa/Maja/Sara

 Hämta dokumentet ”Versionsförändringar” från menypunkten ”Dokument/Manualer”

Produktuppdatering sker 2 gånger per år (april resp. oktober). Läsa igenom och ev beställa uppdatering.

Överföring av grundinformation från PA-systemet

För de allra flesta användare av Adato, Lisa, Sara och/eller Maja sker en kontinuerlig dataöverföring mellan PA-systemet och Admin:

 Organisation, personal och anställningar

 Ansvariga

 Sjukperioder (endast Adato)

Överföringarna sker olika beroende på förutsättningarna för PA-systemet, och skickas:

1. Överföring av alla uppgifter med rensning av sjukfrånvaro x dagar bakåt i tiden 2. Överföring av sjukperioder varje dag/vecka

3. En kombination av alternativ 1 och 2

Behörighet till Admin

I administrationsprogrammet hanteras behörighet till olika funktioner i Adato (Hälsoläget, Lisa, Maja, Sara). Därför bör endast du som är systemadministratör ha behörighet till Administrera. Vid nyinstallation av laddas programmet med en särskild Admin-inloggning, som som administratör sedan bör ändra lösenordet till.

Lägg till information i rätt ordning

Olika grunduppgifter har inbördes relation till varandra:

 Ansvarig kopplas till en behörighetsgrupp

 En ansvarig kopplas också till en arbetsplats i organisationen (trädet)

 Informationen registreras dels i en gemensam grupp (generell information), och specifika grupper för varje program (Hälsoläget, Adato, Lisa, Maja)

Planera därför och registrera uppgifterna i rätt ordning:

 Börja med din organisation, informationen finns under fliken Organisation. Detta förs oftast över automatiskt.

 Registrera behörigheter till systemet. Informationen visas på fliken Behörighet.

Registrera först de olika behörighetsgrupper som ska finnas, och definiera behörigheten för varje funktion/skärmbild.

 Registrera sedan användare (ansvariga), på fliken Ansvarig. Koppla dessa till resp.

behörighetsgrupp och organisationstillhörighet. Registrera även notifieringar till den ansvarige. Du kan också koppla en behörighetsgrupp till vissa typer av notifieringar.

 Lägg till rubriker och definiera övriga inställningar för Adato resp. Lisa under flikarna System och Övrigt.

Fliken Ansvarig

Översikt

Med funktionen Ansvarig administrerar du alla användare i din organisation (Aktiva-krysset är förkryssat uppe i högra hörnet för att visa aktiva ansvariga):

Varje användare (Ansvarig) kopplas till den del i organisationen som han/hon är

personalansvarig för och får behörighet till i Adato. Dubbelklicka på en person/rad för att ändra info (t ex om personen blivit inaktiv). Markera för att visa mer info nedanför. Om man importerar ansvariga behöver man inte lägga till dess utan endast hantera viss information på denna flik!

Chefsflagga

Chefsflagga innebär att du kan markera om den ansvarige chefen som läggs upp får

behörighet för all personal på den enhet som chefen kopplas till – eller enbart behörighet för personal som är chefer.

För att ställa in chefsflaggan på en ansvarig, markera ”Alla” eller ”Chefer” för önskade

organisationsenheter i funktionen koppla arbetsplatser i ”Ändra ansvarig”. Om du väljer ”Visa endast chefer för valda enheter”, så markeras Chefer för den ansvariges samtliga

organisatoriska behörigheter. Begränsningen att endast visa chefer gäller på alla översikter och detaljbilder i Adato och Lisa. Dock inte på statistik och kostnadsberäkning.

Markering av personal som är chefer kan göras manuellt per anställning i ”Ändra person”

eller via överföringen från PA-systemet. Överföringen hanteras av vissa PA-leverantörer.

Kontrollera med er leverantör om ni kan få med detta i överföringen av anställningar.

Lägg till en användare (ansvarig)

Klicka på knappen ”Lägg till”. Registrera personuppgifter om den ansvarige:

Du kan hämta personuppgifter från personaltabellen genom att klicka på knappen ”Sök person”. Markera den rad/person som ska läggas till som ansvarig. Information hämtas från personaltabellen i databasen och visas på registreringsbilden ovan. Registrera nu Signatur (=användarnamn) och välj ett lösenord. Ange ”Ska byta lösen” så att den ansvarig kan ändra lösenordet vid första inloggningen i Adato. Du måste ange behörighetsgrupp, läs mer om detta i nästa avsnitt.

Kryssa även i rutan ”Visa ej egen info” som medför att den ansvarige inte kan läsa information om sig själv.

Obs! Det är viktigt att du registrerar E-postadress för att kunna få notifieringsmeddelande via E-post. Men vänta gärna med att registrera E-postadressen tills chefen har fått utbildning i Adato, så att inte E-postbevakningar kommer direkt. I Adato bevakas sjukfrånvaro ett år bakåt i tiden, vilket kan medföra att ”gamla” rehabärenden kommer som E-postmeddelanden.

Dessa brukar chefen lämpligen skapa rehabärenden för vid utbildningstillfället för Adato.

Kryssa i vilka system den ansvarige ska få logga in i (kryssa t ex ur Admin för cheferna). Den ansvarige måste vara aktiv, konsult kryssar du i om personen endast ska få behörighet till vissa enstaka fall i Adato, alltså en rehabcoach el dyl., inte en ansvarig som ska få ytterligare behörighet utöver hans/hennes vanliga behörighetsområde. Det hanterar du när du skapa ett rehabärende från rehabbevakningen.

Spara uppgifterna genom att välja Spara i menyn.

Koppla arbetsplatser

Nästa steg är att koppla den ansvarige till en arbetsplats i organisationen. Välj ”Koppla arbetsplatser”.

Obs! fr o m version 3.6 syns det i organisationsträdet vilka arbetsplatser som en ansvarig användare ansvarar för. Om förändringar behöver göras, så syns det hela tiden grafiskt på bilden. Det finns också en möjlighet att på ett enkelt sätt avmarkera en gruppnotifiering (E- postmeddelanden per grupp)

Välj organisationsdel(ar) som den ansvarige tillhör. Du kan koppla en övergren eller en eller flera undergrenar, organisationsträdet speglar det som finns i PA-systemet. Tänk på att du kan klicka så en grön rektangel visas för en gren, det betyder att den ansvarige får tillgång till personer på den grenens undergrenar men inte själva övergrenen vars rektangel visas. Du kan även klicka ytterligare en gång så att en grön triangel istället visas. Det betyder att den ansvarige får se alla anställda som finns på denna övergren men inte de anställda på dess undergrenar. Detta är ett viktigt moment kring vem som får se vad i Adato och/eller Lisa!

Du kan också markera om den ansvarige ska visa all personal eller enbart chefer – se tidigare beskrivning om ”chefsflagga”.

Obs! Notera att den ansvarige får se hela organisationen om du inte kopplar en arbetsplatstillhörighet på honom/henne så var noga med detta moment!

Koppla notifieringar

Välj ”Koppla notifieringar”. Systemet föreslår ’Alla ansvarsområde’, dvs personens redan ifyllda organisationsbehörighet. Man kan också manuellt välja ’Vald organisation’ där samtliga behörigheter visas om flera, eller ’Välj organisation fritt’ där hela

organisationsstrukturen visas. Då kan man klicka för om personen ska få bevakningar för t ex endast en eller flera organisationsenheter av de man har behörighet att se.

Klicka i vilka notifieringar (E-postbevakningar) som ska knytas till den ansvarige. För del finns plus-tecken som i bilden nedan, det är förvalt att man får mail på de händelsetyper man är behörig att läsa men man kan också välja alla händelsetyper eller välja ’Valda…’ och kryssa för den/de man vill att personen ska få mail om, om man t ex inte vill att personen ska få mailbevakning på en viss händelsetyp trots att man ändå är behörighet att se och läsa om densamme.

Välj Ok när du är klar. Nu är alla nödvändiga uppgifter registrerade för den ansvarige och du ska se all information på Ansvarig-bilden.

Koppla notifieringar till en behörighetsgrupp

Du kan också lägga in notifieringar per grupp. När du står i Ansvarigfliken (inte på någon särskild person) klickar du på ”Gruppnotifiering” och får då upp en dialogruta.

Välj en grupp t ex Chef och markera sedan vilka notifieringar/E-postbevakningar denna grupp ska få. Klicka på Uppdatera.

Programåtkomst

Du kan ange programåtkomst per behörighetsgrupp för att begränsa, så att t ex gruppen chef endast får tillgång till Adato eller Lisa. Klicka på knappen Program i Ansvarig-fliken, kryssa för vilka grupper som gruppen ska kunna arbeta med, och välj därefter

behörighetsgrupp(er) i listrutan nedanför. Välj sedan Uppdatera.

Hantera flera ansvariga samtidigt

Markera flera ansvariga m h a ctrl + musmarkör för att ändra ett visst värde för dessa (markera första chefen, tryck Shift och markera den sista för att på så vis markera alla).

Klicka på knappen ”Ändra många”, se kommande bild. Så här kan man ange för alla eller några chefer att man vill aktivera/inaktivera Testföretaget, så slipper hantera varje chef för sig. Man kan även sätta igång mail för pilotgruppen vid start av Adato med denna funktion.

Spara sedan. Observera att personnummer krävs om man väljer att kryssa i ’Visa ej egen info’.

Skriv ut en lista över ansvariga

Välj ”Skriv ut” för att skriva ut en lista över Ansvariga (klicka på pilen bredvid för att välja utskriftsformat), för den organisationsdel som du valt att visa. Du kan också göra ett urval på namn o/e behörighetsgrupp. Utskriften visas uppdelade per behörighetsgrupp. Vilken

arbetsplats de tillhör samt telefonnummer och e-postadress visas också i listan.

Skicka E-post och meddelanden till ansvariga

Det går att skicka E-postutskick och systeminformation (pop-fönster på startbilden vid inloggning) till ansvariga. Gör först ett urval över de ansvariga du vill meddela dig till.

Välj pilen till höger på knappen ”Meddelande”, och välj E-post så visas följande bild:

Knappen ”Meddelande” finns även i rehaböversikten och fungerar på samma sätt.

Alla ansvariga, eller de som du gjort ett urval på visas på en lista till vänster i dialogrutan. Om en eller flera ansvariga är markerade med rött, visas information om detta i kolumnen

”Information”. Du kan inte åtgärda/ändra ansvarig-information från bilden, utan måste i så fall gör det från fliken Ansvarig, Knappen ”Ändra”. Dock kan dy kryssa ur ansvariga i listan. Välj ev mall eller skriv ditt meddelande direkt i dialogrutan.

Skicka ”popup” meddelande till ansvariga

Det går på samma sätt att skicka ett meddelande till startbilden i Adato. Klicka på pilen till höger på knappen ”Meddelande” och välj Information från listan. En dialogruta visas:

Alla ansvariga enligt urval visas på en lista till vänster. Det går att göra urval för:

 Alla/markerade ansvariga i en behörighetsgrupp

 Alla/markerade ansvarig på en eller flera organisationsenheter

Välj ev mall eller skriv pop ut informationen direkt i dialogrutan. Ange ämne och giltighetstid, dvs datumintervall då meddelandet ska visas. Obs! Ange långt intervall för att inte missa ev chefer som loggar in mer sällan, varje ansvarig kan alltid vid inloggning välja om

meddelandet inte ska visas mer efter läsning. ’Öppna automatiskt’ anger att meddelandet visas som dialogruta, annars visas det litet i högra nedre hörnet. Klicka på knappen ”Skicka”.

OBS! Olika E-postmeddelanden kan skickas till grupper av ansvariga. Meddelandemallar registreras och hanteras från fliken System, Mallar men kan också skapas direkt som i bilderna. På fliken System, Meddelande visas översikt över alla skapade och skickade meddelanden.

Import av ansvariga

För vissa importeras ansvariga, se knappen ”Importinställningar” på fliken Ansvarig. Detta gör att man slipper uppdatera ansvarigregistret då chefer slutar, börjar och byter anställning.

Markera vid start av Adato vad som ska gälla för kommande importer:

 Ange gruppbehörighet, ta t ex chefer för sig och HR-specialister för sig.

 Om e-post ska föras över eller anges manuellt.

 Vilket system de ska få tillhörighet till (admin avrekommenderas).

Rätt ansvarsområde i organisationen tilldelas och gör man en gruppnotifiering läggs denna på rätt behörighetsnivå i org trädet också.

Man kan nu dubbelklicka för att ange e-post och övriga inställningar på resp chef. Använd med fördel rutinen att hantera flera ansvariga samtidigt för att underlätta arbetet!

Ställ in anonym behörighet i Lisa

För att kunna använda anonym inloggning (dvs de som ska kunna registrera t ex tillbud i Lisa utan att vara inloggad eller ansvarig chef), gör så här:

1. Gå till fliken Behörighet och välj gruppen Webanonym. Ge tillgång till den guiden eller de guider de ska få anmäla utan inloggning, skriva-krysset räcker. Ge också tillgång till Ny händelse och ev om de ska få se någon allmän statistik. Glöm ej kryssa i Admin person om de ska få skapa nya personer (behövs dock ej vid automatisk överföring).

Spara gruppen.

2. Gå till fliken Ansvarig, sök upp Webanonym (om den inte finns så skapa en, döp den till t ex Webanonym Webanonym, loggin och lösenord spelar ingen roll men måste anges). Koppla Webanonym till hela organisationen, ange grupp Webanonym samt kryssa för ”anonym inloggning” längre ner på sidan och inget annat. Spara användaren.

3. Klicka på ’Redigera sidan’ på fliken Ny händelse – startbilder i Lisa. Markera även i kryssrutan ”anonyma användare” och spara.

Om ni har flera startbilder, gör samma sak fast markera först startbilden för anonyma (eller lägg till ny startbild för anonyma som t ex heter ”Ej inloggade”), ange sedan i kryssrutan att denna ska användas endast för ”anonyma användare”.

Läs mer om detta i Lisa systemdokumentation!

Fliken Behörighet

Behörighetsgrupper

Du kan skapa och administrera behörighetsgrupper med olika rättigheter i systemet.

Behörigheten, som anger för varje funktion (bilder) de ansvariga får läsa, skriva och/eller bort data ifrån anges också för varje grupp. Du som systemansvarig kan sätta gruppen

Administrator som gruppbehörighet på dig själv så du inte stänger dig själv ute från att se någon funktion i systemet/en/.

Lägg till en behörighetsgrupp

Skriv namnet/rubriken för behörighetsgruppen t ex Chef eller Ledare.

Välj antingen en grupp du vill utgå ifrån dvs. kopiera för att förenkla skapandet av en grupp.

När du valt och klickat på Skapa kan du ändra funktionerna Läsa, Skriva resp. Ta bort m h a kryssrutorna tills den nya gruppen är klar. Klicka då på Spara.

Du kan också välja att klicka i standardrättigheter dvs. om den nya gruppen ska få läsa samtliga sidor i systemet/en/ men inget annat, klicka då i rutan för Läsa under Standard. När du valt Skapa kan du ändra de funktioner som avviker från standard, genom att använda kryssrutorna. Välj ”Skapa” sedan när du är klar.

Inställning av behörighetsgrupper – Adato, Lisa, Sara eller Maja

Du kan för varje bild/funktion i respektive system välja om behörighetsgruppen ska få läsa, skriva eller ta bort information. För mer detaljerade beskrivningar, för musmarkör över varje rad/funktion så visas text bredvid. Du kan också få mer detaljerad information i bilaga

”Rekommenderade inställningar”.

Klicka på knappen ”Skriv ut” för utskrift, klicka på pilen bredvid om du vill inkludera beskrivningarna.

Fliken Organisation

Här kan du se organisationsstrukturen som speglar den i ert PA-system (detta förs i de flesta fall över automatiskt via PA-systemet, så ändra inget här).

Obs! Den inbyggda utbildningsdatabasen visas i organisationsträdet med rubrik

”Testföretaget” som består av tre förskolor ”Akvarellen”, ”Ögonstenen” och ”Backaskolan”.

På varje enhet finns fiktiv personal med inlagd sjukfrånvaro och rehabbevakning (Adato).

Du skapar testföretaget från fliken ”System, System” och knappen ”Skapa testföretaget”.

Om du vill lägga till o/e ändra en befintlig organisationsenhet, markera var i trädet detta ska ske och klicka på knappen ”Lägg till”. Fyll i uppgifterna till höger på bilden och välj sedan

”Spara”. Den nya enheten kommer att läggas till som en ny gren under den markerade organisationsplatsen. Du kan också ta bort en gren genom att markera och välja ”Ta bort”.

Skriv ut

Du kan skriva ut en lista för hela eller dela av organisationen. Om en organisationsenhet är markerad, kommer den och underliggande nivåer att skrivas ut. För att skriva ut en lista på hela organisationsträdet – markera Start högst upp i trädet och välj därefter ”Skriv ut”.

Fliken Person

Översikt

Du kan administrera de personer som registreras i Adato/Lisa (eller överförs från PA-

systemet) i samband med sjukfrånvaro o/e när det skapas nya rehabärenden. Vanligtvis förs information över från PA-systemet så ändra inte här.

Sök upp en person

Markera en gren i organisationsträdet. Skriv ev. i något eller några av sökfälten, klicka på knappen ”Sök”. Dubbelklicka på den person/rad i listan Sökresultat som du vill detaljstudera.

Lägg till en person (ej vid överföring från PA-system)

 Registrera uppgifter om personen.

 Klicka på knappen Spara.

 Klicka på Lägg till arbetsplats. Fyll i uppgifterna och välj sedan Spara arbetsplats.

 Personen är nu kopplad till den valda arbetsplatsen.

Chefsflagga och huvudanställningar

Det man kan ställa in på personer (trots överföring) är kryssrutorna Chef och Huvudanställning:

 Chef – markera t ex om det är en förvaltningschef. När man sedan kopplar organisationsbehörighet till en ansvarig kan man välja att kryssa för ’Visa endast chefer’ och då visas endast de chefer med chefskryss på den ansvariges

rehaböversikt. Läs mer på avsnittet om Ansvarig-chefsflagga.

 Huvudanställning – om personen har två aktiva anställningar, markera

huvudanställning till vilken bevakningar ska gå. Detta går före prioritet på Admin- System-Rubriker, Anställningsform. Läs med på avsnittet om Rubriker.

Skriv ut

För att skriva ut en lista på alla personer på resp. organisationsenhet – markera Alla högst upp i vänstra kolumnen och välj därefter knappen ”Skriv ut”.

Fliken Kontaktperson

Du kan du lägga till nya kontaktpersoner inne i Adato, men administration av

Kontaktpersoner sker i Admin. Kontrollera här med jämna mellanrum att de ansvariga inte dubbelregistrerar alltför många kontaktpersoner.

Sök upp en kontaktperson

Sök en person eller allihop för att se över ev. dubbletter. Du kan också söka på kategori t ex alla läkare. Dubbelklicka på den person/rad i listan Sökresultat som du vill detaljstudera.

Lägg till en kontaktperson

Klicka på knappen ”Lägg till”. Registrera uppgifter om kontaktpersonen. Ange vilken kategori detta är såsom ovan. Välj Spara.

Redigera/ta bort en kontaktperson

Dubbelklicka och redigera uppgifter om kontaktpersonen. Klicka sedan på Spara. Vill du ta bort personen, klicka på knappen ”Ta bort” och bekräfta med Ok. Används personen och Adato/Lisa säger att du inte kan ta bort honom/henne, se då vidare under ”avsnittet” Ersätt rubrik.

Aktiva och obligatoriska fält

Klicka på knappen ”Obligatoriska fält” för att ange vilka fält som ska vara aktiva och/eller obligatoriska när man skapar nya kontaktpersoner. Spara.

Ta bort eller ersätt kontaktperson

Det finns ett enkelt sätt att administrera felaktiga kontaktpersoner:

 Välj fliken System, ersätt rubriker. Läs mer om detta i avsnittet: Fliken System, Ersätt rubriker.

Fliken System

System

Med funktionen System kan du:

 Hantera inställningar kring lösenordspolicy.

 Lägg upp en logotyp så att den kommer med på vissa av rapporterna (om man inte använder egen logotyp så används Försäkringskassans samt att deras adress då kommer med på utskriften).

 Kryssa i om löneuppgifter ska visas i Lisa (om ej ikryssat så visas det med stjärnor, det påverkar dock inte kostnadsberäkningen!).

 Du kan skapa Testföretaget inför utbildning och test. Då skapas en

organisationsenhet med fiktiv personal, inga bevakningsmail kommer dock att

skickas. Observera att du även måste tilldela behörighet under fliken Ansvarig för dem som ska få se Testföretaget och dess bevakningar/rehabärenden.

Beräkning av sjukfrånvaron räknar om ifall ni ändrat t ex kostnadsinställningarna.

Knappen ”Uppdatera sjukfrånvaro” används om ni haft Testföretaget installerat en längre tid och ni vill förnya de sjukfrånvaroperioder som personerna under Testföretaget har. Alla personer som inte har ett rehabärende (pågående eller avslutat) kommer att få sin

sjukfrånvaro uppdaterad. När ni inte längre vill använda Testföretaget klickar ni på knappen

”Ta bort Testföretaget”. All data på personer anställda på Testföretaget kommer då att raderas.

Mail (E-postbevakning)

Under Mail kan du ställa in hur och när bevakning i form av E-postmeddelande ska ske (välj

”Spara” när du fyllt i fälten):

Överst anger du namnet på servern, smtp-porten (oftast 25) samt vilken avsändare det ska vara i e-post-bevakningarna. Kontrollera med din IT-avdelning och klicka även på knappen

”Testa” för att se att det fungerar. Om ni vill kunna kontrollerade studsar så bör det vara en riktig, äkta adress, kontrollera med er IT-avdelning.

Vilka bevakningar som ska användas och till vem de ska skickas anger du sedan under Ansvarig-fliken!

För detaljerade inställningar, se bilaga ”Rekommenderade inställningar”.

Maildefinition

Inställningar av E-postmeddelande

Utformning av E-postmeddelanden redigeras från under underfliken Maildefinition, välj först program längst upp så är det lättare att hitta aktuella mailtyper. Markera meddelandetyp t ex Rehabbevakning som på bilden ovan. Ändra det du vill ska stå i E-postmeddelandet (ändra dock inte det som står inom klamrar, det hämtas ur systemets databas, om du inte vill ta bort det ur E-postmeddelandet helt). Vill du hämta ytterligare data, ställ dig då med markören där data ska hämtas från databasen, markera datafältet i den högra kolumnen och klicka på Infoga.

Lägg gärna till en länk till systemet i varje E-postmeddelande. Spara i menyn för att spara detta meddelande som sedan skickas ut från Adato/Lisa till de ansvariga som ska få just detta bevakningsmeddelande. Vilka bevakningar som ska användas och till vem de ska skickas anger du sedan under Ansvarig-fliken!

Observera att har du kryssat i ”Epost – Visa endast initialer i fältet [Namn]” under System – Variabler så visas endast initialerna även om du använder databasfältet Namn ovan.

Observera också att mailtypen Upprepad korttidssjukfrånvaro inte är rehabbevakning för korttidssjukfrånvaro där personen hamnar på rehabbevakningen (och chefen får mail) utan ett påminnelsemail som kan gå tidigare än detta inträffar, som en liten förvarning om att flera sjuktillfällen inträffat för personen.

Gällande Lisa så kan man markera och skriva generell text för t ex samtliga

konverteringsmail eller markera för resp händelsetyp om man vill ha olika texter, se bild:

Rubriker

Rubriker används som:

 Rubriker och sökord vid registrering

 Begrepp för uppföljning och statistik

Det finns ett antal förinställda rubriker som du som ansvarig kan redigera (ändra rubriker, lägga till, ta bort). Det finns också ett antal generella rubriker som dels skapas av systemet (ålder, kön etc.), och dels skapas vid integration med PA-systemet (yrkes- och löneartskod).

Markera en rubrik i listan till vänster så visas alternativen till höger. Dubbelklicka för att ändra namn, ordning eller inaktivera. Klicka på ”Lägg till” för att skapa nytt alternativ under rubriken.

Lägg till/ändra rubrik

Vissa generella rubriker i Lisa (och även Maja) kan grupperas:

 Markera en rubrik och välj i listan som ovan. Klickar du på t ex Skador enligt bilden ovan så visas de alternativ som finns under den rubriktypen.

 Klicka på ”Lägg till” för att lägga till ett nytt alternativ och ange var i ordningshierarkin den ska finnas. Fyll i uppgifterna och avsluta med att klicka på knappen ”Spara”. Du kan också markera och använda knappen ”Flytta” om du vill flytta ett rubrikalternativ samt ”Ta bort” för att ta bort. Vill inte systemet låta dig ta bort ett alternativ så kanske det används i systemet, i så fall får du inaktivera eller hantera detta på fliken Ersätt rubriker.

Pilen bredvid ”Flytta” hjälper dig att ersätta rubriker i Lisa. Klicka på Ersätt rubriker när du markerat en rubrik:

. Följande dialogruta visas:

Markera vilken eller vilka rubriker som ska ersättas i vänstra kolumnen och det som dessa ska ersättas till i den högra. Klicka på kappen ”Ersätt rubriker”. I Adato görs detta f n på underfliken Ersätt rubriker.

Rubriker i Adato

AFB – Andel: Används i guiden Arbetsförmågebedömning, andel av arbetsmomentet.

AFB – Arbetsförmåga: Används i guiden Arbetsförmågebedömning, man anger arbetsförmågan.

Anledning: Anledning till krav på intyg, t ex om förstadagsintyg krävs.

Arbetsuppgift: Arbetsuppgifter i arbetsförmågebedömningen.

Avslut orsak: Används som rubrik i guiden avsluta rehabärende, och också som statistikbegrepp i rehabuppföljningen.

Bedömning – Område: Används som frågeområden vid guiden arbetsförmågebedömning.

För varje frågeområde kan ett antal frågeställningar beskrivas.

Intygstyp - Används i ett rehabärende i rehabjournalen, markering om personen t ex har fått fortsatt eller förlängd sjukpenning.

Kontaktkategori: Anges på kontaktpersoner i samband med ett rehabärende, t ex läkare, fhv osv.

Löneartskod: Inställning av löneartskoder (sker ofta per automatik från PA-systemet). Dock kan du kryssa i om frånvaro av denna typ ska beräknas som sjukfrånvaro, räknas med i kostnadsberäkningarna samt räknas med som rehabkedjedagar. OBS! Dessa inställningar påverkar rehabbevakningen samt beräkning av kostnad och rehabkedjedagar (samt mail om dessa)!

Personanteckningstyp: Används i systemet Sickan, ej tillämpbart.

Prognos: Prognos används i samtliga guider för att ange en trolig prognos för utfallet av rehabärendet.

Sjukdomstyp: Sjukdomstyp måste anges när du registrerar ett nytt rehabärende. De som följer per default är det som Socialstyrelsen använder. I fältet Beskrivning kan anges en förklaring som visas som mouse-over/tooltip när cheferna sedan ska registrera/dokumentera.

Sjukdomsorsak: Används som bakgrundsorsak när du skapar ett rehabärende.

Status: Status används som rubriker för att definiera de olika stegen i rehabtrappan. Antalet statusvärden är sex och motsvarar varje trappsteg, men det går att ändra rubriker och till och med lägga till nya rubriker – så länge ID-värdet anges i skalan 1-6! Vill du t ex att första steget som ovan heter Åter till arbetsplatsen (värde 3 = trappsteg 3) ska ha underrubriker ska Åter till arbetsplatsen ha värdet 3 och Ordningsnr=0 då 0 betyder att rubriken då endast är namnet på trappsteget. Sedan väljer du Ny rubrik och skriver t ex Arbetsträning annan avd i fältet Sjukstatus, ge värde=3 och Ordningsnr=1 vilket betyder att det blir underrubrik 1 till trappsteg 3. Göra samma procedur till nästa underrubrik som kan vara Arbetsträning samma avd. Ge då värde=3 och Ordningsnr=2 för att ange att det är underrubrik 2.

Åtgärd: Åtgärderna är alla de åtgärder du kan välja när du skapar en åtgärd i någon av guiderna. Det går även att lägga till nya Åtgärder direkt i guiden (om detta inte låses av administratören under fliken System och underfliken System vilket rekommenderas). Krysset

’Markera som utförd’ i åtgärdsrubrikerna anger att om du sedan skapar denna typ av åtgärd så markeras den direkt och automatiskt som utförd.

Du kan ange om medarbetaren ska vara default vald för resp åtgärd när man sedan skapar denna typ av åtgärd, så man slipper söka fram personen i listan. De åtgärder som även ska visas i åtgärdslistan i förebyggande personanteckningar markeras med kryss.

Åtgärd – Resultat: Du kan också ange resultat av de åtgärder som utförs för att kunna se vilka som hjälp och gett resultat och vilka som inte gjort det. Det är en del i uppföljningen.

Ärendetyp: Används i guiden Anteckning om ärendetyp ska anges i lista, för vanligt återkommande sådana t ex Uppföljning Rehabutredning etc.

Rubriker i Lisa

Faktor: Används när man vill ange om någon faktor inverkat på skadan vid skaderegistrering.

Följd: Anger följd av skadan t ex sjukfrånvarolängd.

Händelse: Anger de händelser man kan välja i listan när man registrerar en händelse som inträffat. Skapas som olika listor för resp händelse.

Klassificering: Anger hur allvarlig en händelse är. Allvarliga olyckor ska, så snabbt som möjligt, anmälas till Arbetsmiljöverket enligt Arbetsmiljöförordningen, 2 §. Arbetsgivare är skyldig att utan dröjsmål anmäla olyckor på arbetsplatsen som medfört dödsfall eller allvarlig personskada eller samtidigt drabbat flera arbetstagare till Arbetsmiljöverket (AV).

Skapas som olika listor för resp. händelse. Kryssrutan §2 anger att länken till Arbetsmiljöverket ska visas vid denna klassificeringsgrad.

Fälten Hjälptext och Hjälptext i guide erbjuder dig att skriva förklarande text som visas om man anger klassificeringsbegreppet för respektive händelsetyp. Den första visas i

Handlingsplanen och den andra vid registrering i en guide.

Kroppsdel: Anger vilka kroppsdelar som berörts eller skadats i samband med skadan eller vad besvären sitter. Man kan i Lisa ange flera alternativ.

Område: Anger inom vilket område en avvikelse har skett i organisationen.

Orsak: Vilken orsak som ligger bakom när man registrerar en händelse. Skapas som olika listor för resp. händelse.

Plats: De platser som en händelse har inträffat på vid registrering. Skapas som olika listor för resp händelse.

Skadeart: Vilka skador eller besvär som skadan har medfört. Man kan i Lisa ange flera alternativ.

Skadetyp: Registrering och uppföljning av skador, arbetssjukdomar och olyckor är en förutsättning för att effektivt kunna förebygga att liknande skador inträffar igen. Dessa skadetyper motsvarar de som finns på skadeblanketten.

Sysselsättning: Anger vad den skadade gjorde när skadan inträffade.

Teknisk utrustning: Anger teknisk utrustning som varit inblandad eller påverkat vad gäller en avvikelseregistrering.

Verksamhet: Anges för elevhändelser (skador och tillbud).

Åtgärd: Vilka åtgärder man kan välja när man skapar en åtgärd i handlingsplanen för en händelse. Skapas som olika listor för resp händelse.

Rubriker i Sara

Ärendestatus: Status att ange för ärenden i Sara.

Ärendetyper: Ärendetyper i Sara.

Rubriker i Maja

Kompetens: Kompetenser i Kompetensöversikten. Kan hanteras gruppvis.

Kompetens – Klassificering: Klassificering av kompetenser, t ex Mycket Goda Kunskaper etc.

Kontaktkategori: Anges på kontaktpersoner i samband med registrering, t ex läkare, fhv osv.

Kurs: Anger kurser i Kursöversikten.

Utbildning: Namn på utbildningar.

Utbildning - Inriktning: SUN koder på utbildningar, ligger under Utbildning. Man kan skapa egna också.

Utbildning - Nivå: SUN koder på utbildningar, ligger under Utbildning. Man kan skapa egna också.

Utbildning - Ämne: Utbildningsämnen.

Utbildningsföretag: Företag på de som utfört utbildningarna.

Utveckling - Område: Områden och ämnen (frågor) i guiden Utvecklingssamtal.

Åtgärd: Åtgärder i Majas guider.

Åtgärd – Resultat: Du kan ange resultat av de åtgärder som utförs för att kunna se vilka som hjälp och gett resultat och vilka som inte gjort det. Det är en del i uppföljningen.

Övrigt - generella

Anställningsform: Ange prioritet (prio 1=högsta prioritet) för de med flera aktiva

anställningar. Detta för att bevakningar ska skickas rätt. Man kan även gå till fliken Person och ange huvudanställning.

Mallar (Adato, Sara)

Mallar består av standarduppgifter som kan användas för att:

 Definiera arbetsuppgifter i samband med arbetsförmågebedömning (Adato)

 Inställningar för samtalsområden i Majas utvecklingssamtalsguide

 Mallar för delegering i Sara

Arbetsuppgifter (Adato)

Välj ”Arbetsuppgifter” från listan Välj malltyp. Klicka därefter på knappen ”Lägg till”:

Välj bland de arbetsuppgifter som finns skapade i fältet ”Arbetsuppgifter” – markera en rad och klicka på > knappen.

Om du avser skapa mallar som automatiskt visas för personal vid

arbetsförmågebedömningar, kan du välja de AID-koder som arbetsuppgifterna ska visas för.

Meddelanden (Adato)

Välj ”Meddelanden” från listan Välj malltyp. Klicka därefter på knappen ”Lägg till” för att skapa en ny mall. Namnge mallen, skriv även och själva malltexten. Glöm inte ange om denna mall ska gälla för E-post- eller Informationsmeddelanden, generell = gäller för båda.

Man måste inte ha mall, man kan även skriva meddelanden direkt. Mallar är heller inte fast utan att går att ändra text för men kan vara bra om man vill slippa skriva om texten för varje gång.

Delegering - Uppgifter (Sara)

Välj ”Delegering - Uppgifter” från listan Välj malltyp. Klicka därefter på knappen ”Lägg till” för att skapa ny mall eller dubbelklicka på de som finns upplagda. Det går också att kopiera.

Ange namn, kryssa i Aktiv-krysset samt beskriv mallen.

Skriv sedan själva uppgiften i fältet under Lägg till uppgift och klicka på knappen ”Spara uppgift”. Lägg ev till fler. Lägg sedan till resurser och spara på liknande sätt. Spara sedan hela uppgiftsmallen via knappen Spara.

Formulär (Maja, Sara)

Med funktionen Formulär går det att på ett mer generellt och flexibelt sätt än tidigare – att skapa formulär för medarbetar- och lönesamtal i Maja, och checklistor mm i Sara. I förlängningen kommer detta att kunna användas i alla Miljödatas produkter, alltså också i Adato och Lisa.

Obs! alla befintliga mallar uppdateras automatisk till formulär vid uppdatering av Admin.

Med den nya funktionen formulär går det att koppla formulär – både till organisation och yrke.

Det innebär att man t. ex. kan koppla specifika formulär till olika organisationsenheter/

förvaltningar.

Inställningar

Klicka på knappen Inställningar för att ställa in grundinställningar för ett nytt formulär som ska skapas:

Formulärtyp

För Maja väljs alltid ”Medarbetarsamtal”, och för Sara ”Checklista” som formulärtyp.

Aktiv

Formulär med Aktiv-checkbox ifylld kommer att visas i rullistan under guide-knappen för

”Medarbetarsamtal” resp. ”Checklistor”

Svarstyp

Välj vilken svarstyp som skall vara standard för formulär av typen medarbetarsamtal:

 Fritext

 Värdering

Värdeskala

Används på frågor som har svarstypen värdering, välj vilken värdeskala som skall vara standard för formulärtypen. Registrerade värdeskalor visas i rullisten:

Obs! Standard – Konverterad bärdeskala anger värdeskala som har konverterats från tidigare version av Maja.

Klicka på länken till höger om du vill skapa en ny värdeskala, se beskrivning längre fram i avsnittet ”Lägg till värdeskala”. Det går i nuvarande version att skapa men inte redigera en skapad värdeskala, så var noggrann med text/värden innan du sparar!

Kopiera ett formulär

Om du vill använda ett skapat som mall till ett nytt formulär – välj funktionen ”Kopiera” från Formuläröversikten

Markera sedan det formulär som ska kopieras, och klicka på knappen ”Kopiera”. En dialogruta visas:

Där formuläret visas med, indelade i grupper med ingående frågor. Under namn läggs texten

”- Kopia” till formulärnamnet, redigera och skriv in det nya formulärets namn

Om du t ex vill skapa en enklare variant av formuläret genom att ta bort gruppen ”Ledarskap”

– klicka på den röda symbolen, och ta bort gruppen med ingående frågor:

Fortsätt sedan med att redigera formuläret genom att:

 Lägga till en ny grupp med frågor

 Etc.

För att slutligen spara det nya formuläret.

Lägg till ett nytt formulär

Med formulär menas i detta sammanhang ett frågeformulär som ska besvaras vid ett medarbetar- eller lönsamtal i Maja, en checklista för arbetsmiljöbedömning i Sara.

Program

Koppling till program (Adato, Sara.

Formulärtyp

Definierar formulärets innehåll dvs medarbetarsamtal eller lönesamtal i Maja, checkllistor i Sara etc. Detta kopplas till motsvarande guider i Maja/Sara, vilket innebär att formulär med formulärtypen = medarbetarsamtal (Maja) eller checklistor (Sara) kommer att visas som en rullista när man klickar på guiden (med möjlighet att göra behörighetsurval i organisation o/e yrkeskod).

Namn

Rubrik på formuläret

Beskrivning

Detaljerad beskrivning av innehållet i formuläret, denna text visas när man för musmarkören på namnet i rullistan under guiden medarbetarsamtal i Maja

Aktivt

Markering om forumläret är aktivt, dvs valbart i listan

Publicera

Markera ett formulär som är definierat och klart genom att klicka i checkrutan ”publicera”. Så fort det registreras i formuläret går det därmed inte att ändra formulärets innehåll

Kopplade organisationer

Koppla formulär till specifik organisationsenhet(er):

Genom att göra ett urval på organisationsenhet(er) begränsas forumlärets behörighet till medarbetare för vald enhet.

Kopplade yrkeskoder

Koppla formulär till specifik yrkeskod(er):

På motsvarande sätt går det även att koppla frmulär till specifika yrkeskoder

Lägg till grupp

Ett formulär kan grupperas i olika grupper, där varje grupp består av ett antal frågor

Klicka på + knappen och skriv en rubrik på gruppen och en förklarande beskrivning. Om grupprubriken redan finns definierad i ett annat registrera formulär, visas rubriken med beskrivning:

Om du accepterar (klickar på) ”ärvs” rubriken och dess formuläregenskaper till det nya formuläret:

I annat fall skriva det specifika gruppinnehållet och en beskrivning

Formuläregenskaper

Om du klickar på pil symbolen visas formulärets egenskaper:

Fler alternativ

Med funktionen/knappen ”fler alternativ” kan du ange hur de frågor som skapas i gruppen ska hanteras:

Svarstyp

Med svarstyp kan du definiera hur frågan ska besvaras. Om det är ett medarbetarsamtal som ska besvaras med en text, välj fritext.

Värdering innebär att svaret ska anges med en värdering, enligt en värdeskala som redan finns definierad eller genom att lägga till en ny värdeskala

Om det nya formuläret bygger på ett tidigare registrerat formulär kan du ”ärva” egenskaperna från det tidigare skapade formuläret, vilket innebär att forumläret ärver samma värdeskala.

Det går också att välja en värdeskala från listan eller skapa en ny för gruppen.

De egenskaper som du definierar i gruppen, ärvs automatiskt till de frågor som kommer att skapas i gruppen.

Fråga

Fråga definieras på samma sätt som grupp:

Lägg till värdeskala

Definiera en ny värdeskala som ska användas för ett formulär eller en grupp i formuläret genom att klicka på + knappen:

Definiera värdeskalen på det sätt som visas på bilden nedan:

Förhandsgranska

Nedan visas ett exempel på en ny grupp ”Ansvarstagande”, med ingående frågor som värderas enligt den skapade värdeskalan:

Meddelanden

Här visas en meddelandeöversikt för de meddelanden du skickat som E-post eller Pop up:

Markera så visas mer info nedanför, t ex vilka som har eller inte har läst.

Du kan dubbelklicka på meddelandet för att t ex ändra datumintervallet på en pop up information.

Ersätt rubriker

Vissa rubriker utökas gärna med snarlika rubriker, speciellt Kontaktperson. För att åtgärda detta dvs. ta bort synonymer och dubbletter, finns funktionen Ersätt rubrik. Du kan nämligen inte ta bort en rubrik som används någonstans i systemet!

Välj t ex Kontaktpersoner under Välj rubrik. Markera den rubrik (=kontaktperson) du vill byta ut och klicka på >> så att den hamnar överst i högra kolumnen. Den rubrik som den ska ersättas med markerar du med >> nedtill på bilden på raden Befintlig rubrik (detta förutsätter alltså att den rubrik du vill ska ersätta de övriga redan finns skapat här, annars kan du skriva ny ersättande rubrik på raden Ny rubrik). Klicka sedan på knappen Ersätt rubrik, så ersätts rubriken i alla anteckningar i Adato.

När du markerar en rad för en kontaktperson, visas all information om kontaktpersonen till höger. Det blir därför lätt att bestämma vilken av raderna som ska behållas (d.v.s. välja under alternativrutan ”Befintlig rubrik”) när du tar bort dubbletter med den här funktionen.

Variabler

Systemvariabler för Adato/Lisa/Maja/Sara bör ställas in i samverkan med IT avdelningen och/eller Miljödata.

Variablerna är grupperade efter funktion och du kan även använda sökfältet för att hitta alla variabler som rör en viss inställning såsom statistik etc. För mer detaljerad information, se bilaga ”Rekommenderade inställningar”.

Logg

Allt som sker i Adato/Lisa loggas och i loggarkivet kan du se och följa de olika aktiviteterna som har gjorts och vid vilken tidpunkt.

 Gör ev. urval längst upp på sidan, t ex antal loggfiler du önskar se i logglistan (skriver du 20 får du se de senaste 20 skapade loggfilerna). Du kan också söka på ett visst datum, en specifik person eller ansvarig etc.

 Klicka på Sök. Nu visas loggfilerna i listan. Du ser datum och tid, vilken händelse som föranledde loggningen samt ansvarig. För du musen över loggfilerna (varje rad

representerar en loggad fil) visas en informationsruta med ytterligare information om just den loggade händelsen i systemet:

Mailhistorik

Alla E-postmeddelanden som skickas från Adato, Lisa och Maja sparas och kan redovisas.

Urval kan göras för:

 Datumintervall

 E-postmottagare

 Program (Adato, Lisa, Maja)

 Meddelandetyp (Rehabbevakning, händelser i Lisa etc)

Klicka på anteckningssymbolen längst ut på raden så visas hur e-postmeddelandet såg ut när det skickades.

Aktiviteter i processkedjan

Processkedjan och dess aktiviteter kan ställas in här. De ligger inaktiva med förberedda. Så fort en aktivitet har börjat användas så låses den. Då får man (om man vill ändra) inaktivera och kopiera till en ny aktivitet. Aktiviteter används i rehabjournalen som processpilar och under Att göra, både i rehabjournalen och på startsidan. De visas både i Adato Classic och Adato Chef. Välj att aktivera de som finns förberedda i admin eller skapa nya. Vid start visas inte pilarna alltid direkt utan infaller alltefersom efter startdatum för dem, de visas heller inte retroaktivt utan för nya ärenden.

Förkortning: ange förkortning som ska stå på processpilen.

Beskrivning: vad som visas när man för musmarkören över pilen i rehabjournalen samt det som visas i Att Göra. Beskriv tydligt för cheferna här!

Antal dagar: när aktiviteten visas i Att göra.

Utför senast: pilen är gul tills x dagar gått, då blir den röd.

Beräkningsstart: beräkningarna börjar fr o m detta datum, bör vara i närtid (automatiskt datum sätts när man kryssar för aktiv på aktiviteten).

Aktivitetsstart: aktiviteter skapas fr o m detta datum, innan detta datumet visas inte som aktiviteter. Viktigt att detta datum är nära i tid vid uppdatering och start av aktiviteter då man inte vill arbeta med detta retroaktivt (automatiskt datum sätts när man kryssar för aktiv på aktiviteten)..

Guide: välj om man måste välja en guide för att koppla aktiviteten, t ex omplaceringsguiden vid 180 rehabkedjedagar el som ovan rehabutredning vid 15 dagars sjukfrånvaro. Då visas guiden när man för musmarkören över pilen i rehabjournalen sedan och klickar man kommer man direkt till den guiden för att anteckna.

Snabbanteckning: kryssa för om detta ska användas för just denna typ av anteckning.

Endast en anteckningsruta som sparas som en anteckningsrad i rehabjournalen fast med datumet och rubriken Snabbanteckning (om inte förifylld rubrik sätts).

Exempel för korttidssjukfrånvaro:

Exempel på aktivitet om tidig insats:

Använder man här snabbanteckning, istället för att t ex koppla mot en guide, går det även bra att skriva förinställd rubrik och ev standardtext. Dessa processpilar/aktiviteter visas även i Personanteckningar.

Notifiering: det går att ställa in mail för aktiviteter, men dessa blir extra utöver vanliga mailbevakningar. Det går dock att använda t ex korttidsmail men att man vill ha ytterligare mail via aktiviteten. Tanken är att bygga ut detta framöver.

Har man aktiverat processkedjan och aktiviteterna så visas de i rehabjournalen och på startsidan så fort de uppnår antar dagar/tillfällen enl inställningarna - gröna pilar är utförda aktiviteter och röda nästa steg i ärendet, som nedan att en rehabutredning ska göras:

För man musmarkör över så visas text vad att göra och klickar man på pil eller i Att göra kopplas man till guide som är angiven enl ovan. Man kan också välja att avföra en aktivitet.

Fliken Övrigt

Arbetstid (Lisa)

För att få ut snabbstatistik per 1000 anställda samt per miljoner arbetade timmar kan man lägga in arbetad tid manuellt per arbetsplats här.

Klicka på Lägg till. Välj organisationsenhet, ange år och årsarbetstid. Även per månad kan du ange arbetad tid. Klicka på ”Spara” när du är klar.

Medellön (endast då detta inte överförs från PA-system)

Detta ställs endast in om det inte förs över per automatik från PA-systemet! Vi överföring spelar det ingen roll att medellön registrerats – då utgår ändå Adato/Lisa från aktuella överförda löner.

Registrera medellön per arbetsplats

Klicka på ”Lägg till”. Registrera genom att välja organisationsenhet samt skriv in övriga uppgifter, klicka på Spara. Markera och klicka på ”Ta bort” om du vill ta bort en medellön du skapat. Bekräfta med Ok. Markera och klicka på ”Ändra” om du vill göra detta, klicka sedan på Spara.

Sjukregler

Sjukregler definieras generellt eller definierat per år.

I funktionen Sjukregler lägger du in eller ändrar de sjukregler som gäller enligt lag. Procent (av personens lön) och antal dagar som personalkringkostnader (pkk) ska beräknas i

samband med ett rehabärende kan också skrivas in. Dessa räknas då med i kostnadsberäkningen. Hör med personalkontoret om ungefärliga siffror för detta.

Uppdatera sjukreglerna

Dubbelklicka på en rad (ett år) och redigera befintliga sjukregler i fälten. Klicka på knappen

”Spara”. Sjukreglerna är nu uppdaterade och påverkar kostnadsberäkningen.

Lägg till sjukregler för ett nytt år

Välj knappen ”Lägg till” för att registrera regler för ett nytt år. Klicka på ”Spara”.

Varningsord (Lisa)

Här kan du registrera de varningsord som genererar varningsmail i Lisa. Klicka på ”Lägg till”

och skriv varningsordet. Klicka på ”Ok”. Glöm sedan inte att lägga till mailbevakningstypen Varningsord för den person som ska få mail om detta!

Bilaga – Rekommenderade inställningar

Behörighetsgrupper Adato Chef/arbetsledare

Behörighet Anmärkning Läsa Skriva Ta

bort Adato Anteckning Sekretess Anger om man får använda

sekretessvalet i anteckningsguiden.

Anteckningar endast tillgängliga för skaparen.

X Ej Ej

Adato

Arbetsförmågebedömning

Ej tillämpbart. X X X

Adato Arkiverade personanteckningar

Anger om man är behörig att se anteckningar som arkiverats. Endast administrator-rollen ser det arkiverade.

X Ej Ej

Adato Arkiverade rehabärenden

Anger om man är behörig att se arkiverade rehabärenden. Endast administrator-rollen ser det arkiverade.

X Ej Ej

Adato Begreppslista Anger att man får se och redigera begreppslistan.

X X X

Adato Dokument Att man får bifoga dokument i ett rehabärende.

X X X

Adato Ersätt sökord Funktion i Admin, endast för administratörer.

Ej X X

Adato Extra Behörighet Raden i en rehabjournal, att kunna ge behörighet till ytterligare ansvarig.

X X X

Adato Flik X… Anger om man får behörighet att se just den fliken/underfliken.

X Ej Ej

Adato Fördjupad Statistik Läsa ger tillgång till denna statistik, skriva anger att man får spara egna urval.

X X Ej

Adato Fördjupad Statistik - Inställningar

Skriva anger att man får skapa urval till behörighetsgrupper.

X X X

Adato Guide X… Behörighet att se och använda guiden i rehabjournal.

X X X

Adato Guidehistorik Anger behörighet att läsa

ändringshistorik i anteckningar mm.

X Ej Ej

Adato Guideinställningar Hantering av guideinställningar, endast för administratören.

X X X

Adato Intyg Anger att man får använda knappen Intyg i en rehabjournal och lägga upp intyg för ett rehabärende.

X X X

Adato Intygsmallar Att man får redigera mallen som utskrift av förstadags-intyg baseras på.

X X X

Adato Intygsöversikt Underfliken Intygsöversikt under Sjukfrånvarofliken.

X Ej Ej

Adato Kostnad Fliken Kostnad och beräkning. X Ej Ej

Adato Länkar Bör endast vara Läsa för chefer.

Fliken Länkar samt hantering av dem.

X X X

Adato Mina inställningar Formuläret Mina inställningar. X X Ej Adato Nyckeltalsstatistik Underfliken nyckeltal. X Ej Ej Adato Personöversikt Formuläret Personöversikt samt se

alla personer här.

X Ej Ej

Adato Personanteckning Sekretess

Anger om man får använda

sekretessvalet i personanteckningar.

X Ej Ej

Adato Rapport X… Läsa anger om man får skapa rapporten.

X Ej Ej

Adato Rehabbevakning Fliken Rehabbevakning. X Ej Ej

Adato Rehabbevakning historik Underflik till fliken Rehabbevakning. X Ej X Adato Rehabfall Anger om man får läsa, skapa/ändra

och ta bort rehabfall. Denna gäller även för åtgärder.

X X X

Adato Rehabjournal Enkel Används då man ej har rättigheter i behörighetsvalet ovan, om en grupp inte skall kunna läsa detaljinfo i rehabfall, ”Adato Rehabfall” ska då kryssas ur.

X Ej Ej

Adato Rehabstatistik Underflik till Statistikfliken X X X Adato Sekretesskyddade

anteckningar

Läsa anger att chef får se sådana anteckningar som skapats på sin behörighet, även av andra chefer.

X Ej Ej

Adato Sjukfranvaro Formuläret Sjukfrånvaro samt att man får se sjukfrånvaroperioder i

X X X