Partnerskapsupphandling – en ny affärsmodell inom svensk hälso- och sjukvård
1. Inledning
Hälso- och sjukvården står idag inför stora utmaningar. Vår befolkning idag mår allt bättre och lever allt längre bland annat tack vare bättre behandlingsmetoder. Samtidigt ställs allt högre krav på kostnadseffektivitet, kvalité och kontinuitet inom den svenska vården. Därför är det nödvändigt att finna nya vägar till en effektiv sjukvård som kan möta de nya ökade vårdbehoven.
En ökad komplexitet kräver även nya sätt att betrakta och bedriva sjukvård på. Detta är en utmaning men ger också möjlighet att skapa en effektivare verksamhet. Samtidigt ställer det nya krav på att organisationen ska vara anpassad och mottaglig för att genomföra dessa förändringar.
Den medicinsktekniska utveckling medför ökade krav på landstingen, både som beställare och utförare av vård. Processerna tenderar således att bli större och mer komplexa vilket leder till att den offentliga sektorn måste ställa högre krav på sina leverantörer för att kunna erbjuda en effektiv, säker, och kostnadseffektiv vård.
Relationen mellan landstingen och dess leverantörer har samtidigt förändrats. Landstingen har å sin sida genomgått en förändring från en relativt passiv upphandlare av olika varor och tjänster, till en aktiv och framtidsorienterad aktör. Leverantörerna har insett att deras roll är mer än bara en producent av varor, de måste lyssna till sjukvårdens behov av utveckling och innovationskraft.
Tillsammans kan landstingen och leverantörerna bidra till en sjukvård som blir än mer
kostnadseffektiv och samtidigt uppnå ett bättre sjukvårdsresultat. För att uppnå detta krävs en ökad samverkan mellan den offentliga sektorn och det privata näringslivet. Landstinget Gävleborg och Roche Diagnostics avtal om partnerskap inom laboratoriemedicin är ett sådant aktuellt exempel.
2. Kort bakgrund
Hösten 2012 genomförde Laboratoriemedicin Gävleborg (LMG) en partnerskapsupphandling,
”Partnerskap – flexibel diagnostikverksamhet”, den första i sitt slag inom svensk hälso- och sjukvård.
Upphandlingen omfattade ett flertal områden inom laboratoriemedicin; klinisk kemi, mikrobiologi, patologi och cytologi. Detta ger unika fördelar i strävan att effektivisera arbetet på laboratoriemedicin och även vid kompetensutveckling av personal.
Roche Diagnostics utsågs till landstingets samarbetspartner i oktober 2012 och i januari tilldelades Landstinget Gävleborg utmärkelsen Handslaget för årets bästa offentliga upphandling 2012.
Bakgrunden till att laboratoriemedicin tog initiativ till att genomföra upphandlingen var att det fanns en tanke om att skapa en attraktivare arbetsplats. Målet var att genom en mer flexibel och effektiv användning av resurser förbättra för patienterna, i form av bättre och snabbare provsvar till vården.
Samtidigt skulle ett partnerskapsavtal med en leverantör kunna erbjuda bättre möjligheter till
utbildning samt forskning och utveckling. Ytterligare positiv aspekt såsom reducerad kostnad genom s.k. stordriftsfördelar skulle uppnås genom partnerskapet.
3. Vad menas egentligen med partnerskap?
Partnerskapsupphandling eller s.k. MSC- (Managed Service Contracts) eller MLS- (Managed Laboratory Contracts) är ett arbetssätt eller ett förhållningssätt och ett sätt att försöka få samtliga parter att se och ta ansvar för helheten, inte bara den egna verksamheten. Idén med partnerskapet är att nå en ökad kvalité och flexibilitet samtidigt som man minskar verksamhetens kostnader.
Laboratoriemedicin Gävleborg och Roche bygger nu upp en gemensam kompetents för en ny affärsmodell ”Partnerskap – flexibel diagnostikverksamhet” som kan inspirera andra landsting.
Till skillnad från ett traditionellt kund – leverantör förhållande, ger partnerskap möjligheter att samverka genom att man i större utsträckning verkar för att lösa uppgifter gemensamt vilket bidrar till ökad kompetensförsörjning, en bättre ekonomi och förutsägbarhet samt ökad effektivitet på
laboratoriet. Vid behov sker detta tillsammans med en s.k. tredjepartsleverantör. Genom en gemensam styrgrupp kvalitetssäkras dessutom de testmetoder som tas i bruk.
4. Syfte och mål med upphandlingen
Syftet med partnerskapsupphandlingen är att frigöra resurser och samtidigt öka flexibiliteten i den egna verksamheten för att kunna möta framtidens vård och behov av modern teknologi. Ambitionen, från Laboratoriemedicin Gävleborg (LMG), är att den nya modellen ska påverka framtida
upphandlingar inom svensk sjukvård. Partnerskapet innebär dessutom att LMG är garanterad en årlig besparing på två procent.
5. Grundstenarna i ett lyckat partnerskap
För Laboratoriemedicin Gävleborg (LMG) har det varit viktigt för projektgruppen att enas kring målbilden och att förankra den i organisationen. LMG definierade samtidigt lokal närvaro som en viktig framgångsfaktor. Nedan summeras de främsta fördelarna med den nya modellen.
Kompetensutveckling
Då den gemensamma styrgruppen har en helhetssyn ger det bättre möjligheter till
kompetensutveckling och forskning och utveckling. Samarbetet med partnern leder till effektivare användning av resurser, vilket frigör tid till kompetensutveckling. Partnerskapet innebär även en fokuserad satsning på kompetensutveckling inom LMG. Detta stärker LMGs attraktionskraft som arbetsgivare och är en fördel vid nyrekrytering.
Kvalitet
LMG har det medicinska ansvaret vilket innebär att det är verksamheten som ställer kraven på kvalité i tester och utrustning. Den gemensamma styrgruppen kvalitetssäkrar de testmetoder som tas i bruk.
upphandlade tekniska utrustningen under avtalsperioden. Detta leder till bättre vård för patienten genom att laboratoriemedicin får tillgång till nya metoder och utrustning inom de områden som partnerskapet omfattar, vilket möjliggör leverans av bättre beslutsunderlag för de som utför vården.
Flexibilitet
Partnerskapet ger en flexibilitet som kan vara svårt att uppnå med de traditionella samarbetsformerna.
För parterna finns möjligheten att justera i avtalet, som i det här fallet är fyra plus fyra år, och förbättra villkoren vid behov och i samråd med partnern.
Resurseffektivitet
Roche Diagnostics äger de finansiella riskerna medan LMG i största möjliga mån väljer utrustning från Roche som vid behov även kan anlita tredjepartsleverantörer. Tillsammans ansvarar parterna för att utveckla verksamheterna. LMG äger lokaler, personalresurser och är medicinskt ansvarig för att leverera provsvar till verksamheterna. LMG är således fortfarande slutgiltiga beslutsfattare när det kommer till utvecklingen av verksamheten. Partnern har förbundit sig till en prismodell ”pris per utrapporterat provsvar” vilket garanterar en hög servicenivå.
LMG slipper köpa in komponenter (instrument, reagens etc.) från olika leverantörer. Istället sköter Roche inköp, drift, underhåll, lagerhållning och service vilket ger stordriftsfördelar. Personalen får mer tid över till kärnverksamheten samtidigt som bättre kvalitetssäkring uppnås genom en
huvudleverantör.
6. Processen – från idé till slutet avtal
Ett grundligt förarbete, analys och planering lönade sig. Detta var en av den främsta orsaken till att Laboratoriemedicin Gävleborg (LMG) klarade målet att på tio dagar gå igenom de inkomna anbuden och meddelade beslutet om vilken leverantör som vunnit upphandlingen. Totalt tre anbud, ett omfattande material, om sammanlagt närmare en och en halv meter pärm utvärderades. Bland annat skulle 263 uppställda krav gås igenom på denna tid.
Det grundliga förarbetet var en av orsakerna till att ingen leverantör överklagade beslutet. I detta arbete ingick en bred förankring i den egna organisationen och noggrann analys samt en öppen och transparent dialog med leverantörerna om för- och nackdelar med upphandlingen.
Nedan beskrivs helt kort de olika stegen i LMGs process från idé till påskrivet avtal:
2009, senhösten: verksamheten lägger fram sin idé om en ny upphandlingsmodell och diskutera den med divisionschef, inköps- och avtalsansvariga.
2010, juni: för att ta den initiala diskussionen ytterligare ett steg och se vad som var möjligt utifrån leverantörssituationen i Sverige skickas en förfrågan (RFI) om information inför en eventuell upphandling ut med 13 frågor för tänkbara leverantörer att besvara. Förfrågan besvarades av nio leverantörer.
2011,februari: LMG tar hjälp av landstingets utvecklingsavdelning, och en projektgrupp, bestående av medarbetare från LMG och från inköpsavdelningen, tillsätts för att definiera syfte, mål och omfattning.
Gruppen samlar fakta från svenska och utländska upphandlingar, för diskussioner och analyserar.
2011, maj: projektgruppen åker på studiebesök till fyra sjukhuslaboratorier i London som ingått partnerskap med fyra olika leverantörer
2011, juni: riskanalys med en åtgärdsplan tas fram. Olika risker diskuteras och graderades utifrån allvarlighetsgrad och sannolikhet. Diskussioner förs med upphandlingsexperter samt jurister internt och kritiska frågor ställs. Projektgruppen säkerställer att upphandlingen följer de direktiv som finns för offentlig upphandling i Sverige och inom EU.
2011, hösten: detaljerad kartläggning av verksamheten påbörjas och kravspecifikation tas fram.
Arbetsgrupper från verksamheterna bildas för att definiera de krav som ska ställas. Frågor och svar ställs till projektgruppen. Denna process leder även till en sund och kritisk löpande granskning av projektet.
2011, 12 december: paneldiskussion med medarbetare från LMG och leverantörer samt representanter från leverantörernas partners i UK. För och nackdelar med upplägget diskuteras gemensamt.
2012, 7 februari: beslut fattas om att genomför upphandlingen.
2012, mars: Konkurrensverket intresserar sig i mars för upphandlingen och ställer bland annat frågor hur val av underleverantörer kan påverkas. De besöker LMG och får svar på sina
frågeställningar, projektet fortskrider enligt plan.
2012, 25 maj; anbudsförfrågan med 748 krav offentliggörs och frågor från leverantörerna om upphandlingen inkommer till LMG.
2012, 4-5 juni: leverantörer bjuds in till LMG för att se på lokaler, befintlig utrustning och träffa personalen. På begäran av leverantörer förlängs annonseringstiden. Inkomna frågor, total 182 besvaras löpande under annonseringstiden. Frågorna berör allt ifrån transportfrågor till specifika frågor om avtal, utrustning och lokaler.
2012, 1 oktober: sista anbudsdag, anbudsöppning och signering och granskning av skall-kraven under fem dagar.
2012, 8 oktober: Anbudens utvärderas under fem dagar enligt framtaget schema.
2012, 16 oktober: LMG ger besked om att Roche Diagnostics vunnit partnerskapsupphandlingen. 10 dagar följer och ingen överklagan inkommer.
2012, 31 oktober: Ny riskanalys genomförs av LMG och Roche tillsammans.
2012, 18 december: undertecknande av avtal, en styrgrupp och fem arbetsgrupper bildas för de olika specialiteterna i verksamheten.
2013, 30 januari: LMG partnerskapsupphandling tilldelas utmärkelsen ”Handslaget” för årets offentliga upphandling 2012.
2013, 1 mars, avtalet träder i kraft. Roche är huvudansvarig leverantör för att tillgodose hela bredden av LMGs produkter.
För mer information kontakta
Joachim Lindgren, verksamhetschef Laboratoriemedicin, Landstinget Gävleborg, 070-341 36 07, joachim.lindgren@lg.se
Maria Eriksson, kommunikatör Division Diagnostik, 072-234 69 48, maria.n.eriksson@lg.se
Helen Krut, kommunikationschef, Roche Diagnostics Scandinavia AB, 08-404 88 25, 076-107 52 11, helen.krut@roche.com
Mer om Roche Diagnostics och partnerskapet se även här Roches pressrum på MyNewsdesk.
