Jag har under arbetet genomfört ett flertal undersökningar med medlemmar ur fokusgrupperna för att få återkoppling till den nya processen. Åsikterna om
5.3 Åsikter och återkoppling 47
processen har i omgångar förts in i den tills den nått stadiet som du läst om i denna rapport. Mot slutet av arbetet genomförde jag en slutgiltig större utvärdering med medlemmar ur de olika fokusgrupperna och här beskrivs frågorna samt personernas åsikter och funderingar. Alla svar kan läsas i bilaga B medan det här avsnittet innehåller sammanfattningar av deras svar.
Utvärderingen skickades till fem personer som här benämns med person A, B, C, D och E.
5.3.1
Fråga 1. Hur länge har du arbetat på Medius
Personernas tid på Medius varierar kraftigt, från under ett år till över fem år.
5.3.2
Fråga 2. Hur skulle du, i någorlunda sammanfattad
form, beskriva dina arbetsuppgifter?
Personerna valdes ut för att ha skilda arbetsuppgifter och kommer från olika fokus- grupper så svaren skilde sig åt naturligt.
5.3.3
Fråga 3. Vad tycker du om den nuvarande processen?
Fråga 3 är egentligen redan besvarad, för svar och diskussion se avsnitt 3.6, men jag lade in den för att få de som svarade på enkäten i rätt tankebanor för de efterföljande jämförande frågorna och möjligtvis få in några nya åsikter då den här utvärderingen gick ut till ett antal personer som inte var med i den förra.
Jag fick ganska skilda svar, personerna A och D tyckte den fungerar bra och att integrationen mellan Visual Studio och TFS:en fungerar bra och underlättar arbetet medan person B tyckte raka motsatsen, att den nuvarande processen är instabil, otydlig och inte täcker helheten, övriga personer ansåg att den nuvarande processen har ett antal brister; svårt att hitta information, att man inte vet vilka dokument som tas fram och vilka de tas fram för och så vidare.
5.3.4
Fråga 4. Vad är ditt första intryck av den nya
processen?
Återigen är Person A och Person B på helt olika spår. A tycker att den nya processen verkar komplicerad medan B anser att den kan bli bra. Resterande svar är övervägande positiva med förutsättning att personalen förstår hur allt hänger ihop.
5.3.5
Fråga 5. Tror du att det blir lättare, och i så fall vad
och varför, att hålla dokument uppdaterade med den
nya processen?
Alla tillfrågade utom en tror att det kommer att bli lättare eller tydligare att arbeta med den nya processen. Person E påpekar också vikten av att processen håller för framtida krav och inte bara dagens krav.
5.3.6
Fråga 6. Tror du att det blir svårare, och i så fall vad
och varför, att hålla dokument uppdaterade med den
nya processen?
Ett antal möjliga problem nämndes: det blir svårt att få dokument att se ut som man vill när form och innehåll är en del av en process dessutom kommer personer kanske att skylla på processen: "Jag fick inget meddelande om att det skulle uppdateras". Processen ställer stora krav på korrekt uppställning, om ett dokument glöms bort när en PBI skapas kommer inga uppdateringspåminnelser att skickas för det dokumentet.
5.3.7
Fråga 7. Tror du att det blir lättare, och i så fall vad
och varför, att skapa översiktsdokument med den nya
processen?
Här fick jag mer varierande svar, en enkätdeltagare föreslog en matris över dokument och var dessa ska läggas, en annan enkätdeltagare påpekade att de idag skrivs för hand vilket för långa dokument uppenbarligen tar lång tid, och en tredje menade att dokumentförfattare inte behöver leta reda på de relevanta dokumenten för hand utan kan följa länkar direkt från PBI:erna.
5.3.8
Fråga 8. Tror du att det blir svårare, och i så fall vad
och varför, att skapa översiktsdokument med den nya
processen?
Dokumentens utforming kommer troligen att begränsas av att de kommer att genereras från delar. En person uttryckte oro över att det inte kommer att gå att få dokumenten att se ut som man vill på grund av detta. Ett annat möjligt problem som påpekades av en annan är att det kan vara svårt att hitta rätt delar, detta tror jag dock är ett missförstånd då delarna ska lokaliseras automatiskt utifrån de PBI:er man väljer. Andra ansåg att det inte skulle bli svårare eller att det är viktigt med tydlig information för slutanvändarna eller poängterade att det är viktigt att alla skriver på någorlunda samma tekniska djup.
5.3.9
Fråga 9. Tror du att folk kommer att koppla rätt
dokumentdelar till PBI:er när de skapas? Om inte,
hur kan man underlätta det?
Person E uttryckte några risker som kommer att finnas när företaget befinner sig i en övergångsperiod, det är inga problem för nya PBI:er men uppgiften att leta upp delar av existerande dokument att koppla till PBI:er kan vara svår. Person A föreslog ett smart system för att föreslå dokumentdelar efter den valda PBI:n för att spara tid.
5.3 Åsikter och återkoppling 49
5.3.10
Fråga 10. Tror du att den nya processen kan påverka
standarden för Medius dokumentation?
Alla personer var överens om att den nya processen kan påverka. Jag borde ha specifierat det till “påverka positivt” men jag frågade enkätdeltagarna och de tolkade frågan så, så svaren kan användas. Person C lade fram ett förslag om att man även skulle kunna generera användarmanualer, en funktionalitet som är med i processen men som uppenbarligen behöver tydligare beskrivning.
5.3.11
Fråga 11. Tror du att processen kommer att bli till-
räckligt enkel för att du ska följa den som det är
tänkt?
Alla personer svarade positivt, vissa mer tveksamt och vissa helt positivt. Fråge- tecken rörde sällananvändare, som idag har svårt att hitta information, och oro över om detta skulle åtgärdas, och införandet av processen.
5.3.12
Fråga 12. Tror du att några delar av den nya
processen kan ge problem i ert arbete, ser du några
risker?
Ett antal risker nämns, med för komplicerad process tappar folk bort sig och lägger dokument lite överallt vilket gör att processen får rakt motsatt effekt. En annan risk är att detta då det är en rent intern process kommer att prioriteras ned och aldrig faktiskt införas.
5.3.13
Fråga 13. Finns det delar du tror skulle kunna
förenklas eller förbättras, och i så fall hur?
En person ville att ett RSS-flöde över uppdateringar ska ingå, en annan såg å andra sidan hellre att man lägger all funktionalitet i TFS:en och hoppar över separata webbtjänster och databaser helt. Dessa önskemålen emotsäger varandra, båda går inte att uppfylla, då jag inte hittat ett sätt att modifiera TFS:en mer än schablonen för arbetsuppgifter.
Ett arkiv över gamla dokument så att användare inte behöver undra vilket dokument som är den nyaste versionen önskades också. Detta hanteras
automatiskt då alla dokumentdelar är versionshanterade i TFS:en, men detta faktum gick troligen inte fram då personen ifråga inte är särskilt tekniskt kunnig och beskrivningen är ganska teknisk.
5.3.14
Fråga 14. Saknas någon funktionalitet eller del i den
nya processen?
En beskrivning av hur processen skall införas nämndes, och gränssnitt mot andra system, som support, kundkort och eftermarknad, eller generering av användar- manualer, lades också fram som önskemål.
5.3.15
Fråga 15. Är någon del av den nya processen dåligt
eller otydligt beskriven?
Två figurer, 4.7 och 4.8, ansågs otydliga. Det uppstod även frågetecken om mot vilka artefakter dokumentdelarna ska kopplas, om de ska kopplas mot PBI:erna, men kräver uppenbarligen tydligare beskrivning, samt hur dokumenten som PBI:n kopplas till väljs.
Person E ville ha information om vilka roller som utför de olika stegen men poängterade samtidigt att det egentligen inte hör till rapporten utan är något de behöver lösa på egen hand.
5.3.16
Fråga 16. Utvecklare: Tror du att det är några
delar av den nya processen som kan ge stora problem
under implementering?
Det var två, enkätdeltagare A och B, som kunde svara på denna fråga men bara en som gjorde det. Frågan personen ställde var om det finns möjlighet för användare att leta upp relevanta dokument till en viss PBI. Detta har jag inte tagit ställning till i min process men det borde gå att ordna genom en tabell i en databas som uppdateras när man lägger till eller tar bort en koppling till en dokumentdel.