Åtgärder

Under intervjuerna har det framkommit en hel del åtgärdsförslag och synpunkter på hur man bör gå till väga för att undvika de största misstagen. Jag kommer nedan att presentera de förslag som inkommit.

I samband med intervjuerna framkom att det generellt är viktigt att planeringen fungerar och att den baseras på de rätta förutsättningarna. Det vill säga att man beaktar det arbete som faktiskt måste utföras och har en realistisk tidsplan.

6 Materialpresentation – fallstudie

Det är en fördel om personer med erfarenheter från tidigare R/3-implementationer kan utnyttjas i projektarbetet. Är det exempelvis konsulter som bara skall användas under en begränsad tid menade respondenten att det är viktigt att de tillsätts tidigt i projektet för att hjälpa till att hitta ramarna i projektet. Det vill säga att de med sin erfarenhet till exempel kan poängtera vilka moment som kan vara extra tidskrävande. De riktlinjer som Volvo Lastvagnar Komponenter AB hade som utgångspunkt var att det för ett produktionsbolag generellt beräknas ta ett år att implementera ett nytt system. Men i det påståendet sägs det ingenting om hur omfattande projektet är eller hur många personer som beräknas ingå för att klara av arbetet inom utsatt tid.

Förutom att en bra planering är en förutsättning för arbetet måste även en uppföljning ske av detta. Det har framkommit att det under projektet har saknats riktiga avstämningsmöten där man kan stämma av och se att man ligger rätt i fas med planeringen.

För att undvika ständiga förskjutningar av tidsplaner bör den låsas. Det innebär att det efter den utsatta tidpunkten ej får ske några ändringar. På så sätt behöver det efter- följande arbetet som krävs ej göras om flertalet gånger, utan kan vänta till utsatt tidpunkt och därefter påbörja arbetet. Behöver ändringar trots allt göras finns alter- nativen att antingen utföra dessa när tid finns eller när det planerade arbetet är klart. I samband med intervjuerna har det även nämnts är att det bör läggas mer tid och resurser på att skapa transaktionsplanen, testa materialet samt till konver- teringsarbetet. Dessa aktiviteter är de som tyckts ha tagit längre tid i anspråk än vad som var planerat.

En av respondenterna påpekade att konverteringsarbetet samt arbetet med att skapa rapporter bör kunna planeras i god tid innan det skall utföras. Genom att exempelvis förbereda, strukturera, planera och testa menar respondenten att arbetet med genom- förandet kan ske på ett smidigare sätt.

En viktig punkt är att förbereda organisationen. Dels måste personerna i verksamheten få information om hur arbetssituationen kommer att påverkas, viktigt är också att informera och ge utbildning i hur de nya arbetsuppgifterna skall utföras. Med hjälp av information och utbildning menar respondenten att övergången till det nya systemet troligtvis kommer att gå smidigare, eftersom alla personer är införstådda i vilka förändringar övergången innebär och förhoppningsvis har en positiv syn på systemet/förändringen. Ett förslag som nämns är att det borde räcka med att ge de olika linjecheferna löpande information och att de i sin tur får ansvara för att förmedla informationen till de berörda ute i verksamheten.

I samband med förberedelserna är det även viktigt att ”rätt” personer tillsätts i projektet. Vid intervjuerna framkom dock att det ej behöver vara avdelningsansvariga som tillsätts i projektet, utan att det lika gärna kan vara andra personer i organi- sationen. Det viktiga är att personerna är motiverade, att de kan tillföra projektet någonting samt att de ges de rätta förutsättningarna och är medvetna om vilka befogenheter de har i sin roll.

En av de synpunkter som framkom var att de personer som antas vara med i projektet bör vara med till 100%. Har personerna ett ordinarie arbete i linjeorganisationen bör de frikopplas från detta arbete, eftersom det annars lätt kan uppstå konflikter på grund av dubbla lojaliteter.

En vanlig synpunkt som framkommit är utbildning och att det är viktigt att den planeras. Dels bör en introduktionskurs ges för att få grundläggande kunskaper.

Dessutom nämns att det vore bra om flera kurser kunde ges under tidens gång, projektdeltagarna kan då bygga på med nya kunskaper allt eftersom de får ökad förståelse för systemet. Genom goda kunskaper slipper onödiga ändringar göras och rätt sak kan göras på en gång. Dessutom påpekades att utbildning är en förutsättning för att kunna förstå vilka möjligheter och begränsningar systemet har.

En åsikt som framkommit är att det bästa vore om någon eller några från verk- samheten kunde utbildas i systemet, istället för att ta in konsulter som hjälper till. Fördelen är att personerna från verksamheten har kunskap om hur denna fungerar och lättare kan anpassa R/3 kunskaperna till de förutsättningar som råder.

En synpunkt som några av projektdeltagarna har lämnat är att de anser att arbetet skulle gå smidigare om varje bolag drev sitt eget projekt. På så sätt skulle det vara lättare att planera, eftersom man inte skulle behöva ta hänsyn till andra bolag. Dess- utom skulle man lättare kunna vara uppdaterad med vad som sker i övriga processer samt lättare kunna få förståelse för projektarbetet i sin helhet. Fördelen med bolags- specifika projekt skulle vara att man skulle kunna fokusera på de moment som är av stor vikt för företaget, i Volvo Lastvagnar Komponenter AB:s fall exempelvis internredovisning. En nackdel skulle möjligen vara ökade kostnader eftersom dessa inte kan delas med flera bolag, men det tror respondenterna upphävs av ett effektivare och rationellare arbete.

I samband med diskussioner om arbetet skall drivas gemensamt eller enskilt för varje bolag dök ett alternativt förslag upp. Förslaget innebar att processerna kundreskontra och leverantörsreskontra kan köras gemensamt, eftersom dessa ser väldigt lika ut oavsett vilket bolag det gäller. Vad avser bokslut, anläggningsredovisning och intern- redovisning menade respondenterna att dessa processer bör köras separat i de olika bolagen. Detta eftersom alla bolag har olika förutsättningar, Volvo Lastvagnar Komponenter AB är ett produktionsbolag och har därför exempelvis stor andel intern- redovisning.

Samarbetar flera bolag anser en respondent att det trots allt är viktigt att se till det egna bolaget parallellt och att det annars kan vara lätt att bara fokuserar på ”sin” del i arbetet. Respondenten menar att det är viktigt att samtidigt förstå den helhet som systemet skall fungera i.