Allmänna handlingar och diarieföring

Handledning och information

Högskoleverket har frågat om MAH har någon handledning om allmänna handlingar och diarieföring och, om så är fallet, bett högskolan att bifoga den.

Verket har också frågat hur man når ut med information i dessa frågor till de anställda och vilka utbildningsinsatser som görs på området.

MAH har svarat följande. Högskolan har en Diarieförings­ och arkivhand­

bok som innehåller övergripande information. Dessutom finns dokument-planer för den gemensamma förvaltningen, biblioteket och IT-avdelningen och samtliga områden/fakulteter. Dokumenten finns inlagda på högskolans webbplats.

Högskolans arkivarie och jurist håller förvaltningsutbildningar, fyra halv-dagar, med högskolans administratörer och chefer, där dessa frågor behandlas.

Information ges också vid olika personalmöten.

Under besöket på registraturen informerades om följande. Högskolans jurist och arkivarie hade under hösten och våren 2003 massiva utbildningsinsatser som riktade sig till all personal på högskolan. MAH har också utbildning om allmänna handlingar och diarieföring för nyanställda.

Vid besöket på området hälsa och samhälle upplystes om följande. Alla enhetschefer har fått internutbildning om offentlighet och sekretess under några halvdagar. All personal, cirka 150 personer, har informerats i aulan. Även nyanställd personal får utbildning i dessa frågor.

Under besöket på området lärarutbildningen informerades om bl.a. följande.

För ett par år sedan gav högskolans jurist personalutbildning i offentlighet och sekretess under två till tre dagar. Utbildningen var i princip obligatorisk. Även nyanställda får utbildning. Återkommande utbildningar anordnas också för alla som vill gå. Registratorerna träffas dessutom en gång i månaden och får på så sätt reda på nyheter.

Utlämnande av allmänna handlingar

Högskoleverket har frågat om det finns beslut där utlämnande av en allmän handling har vägrats och om MAH i sådant fall lämnade någon överklagan-dehänvisning. Högskoleverket har även frågat om det finns något delegations-beslut för de fall MAH vägrar att lämna ut en allmän handling och har bett högskolan att beskriva rutinerna för handläggningen av ett sådant ärende.

MAH har svarat följande. Det finns exempel på beslut där utlämnande av en allmän handling har vägrats och en överklagandehänvisning lämnades då. Om en person nekas att få ut en allmän handling upplyses personen om

40

att han eller hon har rätt att få ett skriftligt avslagsbeslut av rektorn vilket är överklagbart. Högskolans jurist är föredragande tjänsteman och rektorn fat-tar beslut. Rektorn har inte fattat något delegationsbeslut beträffande denna typ av ärenden.

Av dokumentet Diarieförings­ och arkivhandbok framgår under rubriken Offentlighet och sekretess att om någon anställd inte vill lämna ut en handling ska vederbörande ta kontakt med högskolans jurist, arkivarie eller registrator, som övertar handläggningen av dessa ärenden.

Under besöket på området hälsa och samhälle upplystes om följande. Det är inte ofta någon begär att få ut handlingar och man har inte varit med om att man nekat någon att få ut några handlingar. Däremot har det förekommit att man varit tveksam till att lämna ut uppgifter per telefon. I tveksamma fall skulle man vända sig till dekanen eller kanslichefen. Om man skulle vägra lämna ut allmänna handlingar skulle kontakt tas med högskolans jurist.

Vid besöket på området lärarutbildningen angavs att man aldrig vägrat att lämna ut någon handling som begärts utlämnad. Någon gång har man dock behövt konsultera högskolans jurist.

Registrering

Högskoleverket har bett MAH beskriva hur högskolan ordnar sin registrering av handlingar och frågat om det finns särskilda register för någon viss del av verksamheten eller för vissa typer av handlingar. Högskoleverket har även frå-gat var i organisationen, och hur, handlingar i ärenden om antagning, tillgo-doräknande, examensbevis, anstånd och studieuppehåll registreras.

MAH svarat att högskolan har ett elektroniskt diarieföringssystem och att systemet är spritt till alla områden/fakulteter inom högskolan. På övriga frågor har högskolan hänvisat till dokumentplanerna.

Vid besöket på registraturen upplystes om bl.a. följande. Varje område har en registrator. MAH har diariesystemet W3D3. Alla studentärenden vid den gemensamma förvaltningen diarieförs på studentcentrum.

Högskoleverket har tagit del av dokumentplanerna för området hälsa och området lärarutbildningen. Av planerna framgår bl.a. att ansökningar om till-godoräknande, anstånd och studieuppehåll ska diarieföras.

Högskoleverkets bedömning Handledning och information

Justitiekanslern har uttalat att det bör kunna krävas att det för internt bruk finns något slags handledning om allmänna handlingar och diarieföring.I en sådan handledning bör syftet med handlingsoffentlighet och diarieföring förklaras. Av handledningen bör också framgå vad som avses med en allmän handling, vilka handlingar som ska registreras och av vem samt vilka uppgifter som ska registreras. Där bör också framgå vilka slags handlingar man lämp-ligen kan låta bli att registrera och hur man då i stället gör. Handledningen kan också ge exempel på handlingar somuppenbart är av ringa betydelse för

41 högskolans verksamhet och som därför är undantagna från registrering (JK:s beslut den 17 mars 1999, dnr 396-98-22).

Högskoleverket, som har tagit del av dokumentet Diarieförings­ och arkiv­

handbok, konstaterar att den innehåller sådan information som JK anser bör finnas i en handledning om allmänna handlingar och diarieföring. Enligt uppgift ligger den på högskolans webbplats, vilket verket anser är lämpligt.

Alla anställda kan därigenom ta del av informationen på ett lättåtkomligt sätt. Verket konstaterar vidare att högskolan arbetar aktivt för att informera de anställda om diarieföring och allmänna handlingar. Verket ser positivt på detta.

Utlämnande av allmänna handlingar

Av 2 kap. 14 § tryckfrihetsförordningen framgår att en begäran om att ta del av en allmän handling ska göras hos den myndighet som förvarar hand-lingen. Svarar en viss befattningshavare vid myndigheten enligt arbetsord-ningen eller särskilt beslut för vården av handlingen, ankommer det enligt 15 kap. 6 § andra stycket sekretesslagen (1980:100) på denna befattningshavare att i första hand pröva frågan om handlingens utlämnande till den enskilde.

Om framställningen inte kan tillmötesgås fullt ut ska den som begär att få ut handlingen underrättas om detta. Den sökande ska också underrättas om att han eller hon kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att ett beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande ska kunna överklagas. Mot myndighetens avslagsbeslut får den sökande enligt 15 kap. 7 § sekretesslagen föra talan, i flertalet fall hos en kammarrätt. Att ett beslut som går att över-klaga ska förses med en anvisning om hur det kan överöver-klagas följer av 21 § förvaltningslagen.

Myndigheters beslut att vägra lämna ut en handling kan således överklagas.

En förutsättning är dock att det finns ett av myndigheten fattat avslagsbeslut.

Om ett beslut skrivits under av någon som inte har bemyndigande att på myn-dighetens vägnar fatta ett sådant beslut ska överklagandeinstansen inte ta upp överklagandet till prövning (se RÅ 1991 not 320).

Av 31 § verksförordningen (numera 21 § myndighetsförordningen) följer att ett delegationsbeslut ska vara skriftligt. De anställda på en myndighet måste också, för att kunna hänskjuta frågan till myndigheten, ha kunskap om vem som är behörig att fatta beslut för myndighetens räkning.

Högskoleverket konstaterar att det av högskolans diarieförings- och arkiv-handbok framgår hur de anställda ska förfara vid en eventuell vägran att lämna ut en handling. Därmed har MAH skapat förutsättningar att en begä-ran om utlämnande av allmän handling sker på ett korrekt sätt. Vid samtal med personalen framkom även att de var medvetna om att de skulle kontakta högskolans jurist i fall de avsåg att vägra lämna ut en begärd handling.

Vid besöket på området hälsa och samhälle framfördes att man varit tvek-sam till att lämna ut uppgifter per telefon. Verket vill därför i detta tvek- samman-hang lämna följande kommentar. Myndigheter är enligt TF inte skyldiga att

42

muntligen, t.ex. per telefon, lämna ut uppgifter ur handlingar. Däremot finns en sådan skyldighet enligt 15 kap. 4 § sekretesslagen för uppgifter som finns i allmänna handlingar.

Registrering

I 15 kap. 1 och 2 §§ sekretesslagen (1980:100) regleras myndigheternas skyldig-het att registrera allmänna handlingar och vad registret ska innehålla. I 1 § anges bl.a. följande:

När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet ska handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handling-arna hålls så ordnade att det utan svårigheter kan fastställas om handlingen har kommit in eller upprättats.

Enligt 2 § ska, beträffande en handling som registreras enligt 1 §, det av regist-ret framgå bl.a. datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienum-mer eller annan beteckning som åsatts handlingen och vem handlingen har kommit från.

Dessa bestämmelser om diarieföring har kommit till för att garantera att den som vill ta del av allmänna handlingar också har denna möjlighet i praktiken, bl.a. genom att handlingarna går att identifiera. Ett annat syfte som diariefö-ringen möjliggör är kontrollfunktionen. Den omständigheten, att myndighe-terna är medvetna om att deras handlingar när som helst kan bli föremål för granskning, utgör en betydelsefull garanti för att mål och ärenden handläggs korrekt (Alf Bohlin, Offentlighetsprincipen, sjunde upplagan, 2007, s. 23).

Vid granskningen av ärenden om tillgodoräknande, anstånd och studie-uppehåll har framkommit att inkomna ansökningshandlingar i flertalet fall saknar uppgift om ankomstdatum (ankomststämpel). Enligt högsko-lans dokumentplaner ska dessa ansökningar diarieföras. Att ärendena inte ankomststämplas försvårar för högskolan att uppfylla kravet som ställs i 15 kap.

2 § första stycket 1 sekretesslagen på att det av registret ska framgå det datum då handlingen kom in eller upprättades. Beräkningen av handläggningstiden underlättas också om handlingarna ankomststämplas. Det är således lämpligt att sätta en ankomststämpel på alla inkommande allmänna handlingar (jfr JO:s beslut 2004-03-09, dnr 4675-2003).

15. Posthantering

Högskoleverket har bett MAH att beskriva rutinerna för hantering av post, e-post och telefax och frågat om det finns rutiner för hantering av post som adresserats till de anställda personligen vid deras ledigheter eller annan från-varo.

43 MAH har i sitt svar hänvisat till att rutinerna finns dokumenterade i Dia­

rieförings­ och arkivhandboken.

Avseende rutiner för hantering av post som adresserats till de anställda per-sonligen vid deras ledigheter eller annan frånvaro har MAH svarat följande.

Högskolan har rekommenderat att personalen vid deras ledigheter lämnar full-makter till registratorn eller någon arbetskamrat, annars måste den enskilde tjänstemannen själv öppna sin post.

Högskoleverket konstaterar att det i högskolans diarieförings- och arkiv-handbok under rubriken Hantering av papperspost, e­mail och fax anges bl.a.

följande. Post får inte bli liggande oöppnad. I de fall man är borta från arbe-tet måste man se till att posten öppnas. Fullmakt till registratorn eller till en arbetskamrat är ett sätt att lösa denna fråga. Fax och e-post ska behandlas på samma sätt som pappershandlingar, dvs. posten får inte bli liggande. I de fall man är borta från arbetet måste man se till att e-posten öppnas. Fullmakt till registratorn eller till en arbetskamrat är ett sätt att lösa frågan på. Obser-vera: automatsvar för e-posten är inte tillräckligt. E-posten måste öppnas och läsas.

Vid registraturen informeras om följande. Vid den centrala förvaltningen har personalen lämnat fullmakter bl.a. till rektorn och förvaltningschefen.

Fullmakten gäller dock inte e-posten. Man försöker använda sig av funk-tionsadresser.

Vid området hälsa och samhälle uppgavs följande. Registraturen är beman-nad hela sommaren. Inför sommarsemestern informerades all personal om att de kunde lämna en fullmakt till registratorn. Cirka hälften av de anställda skrev i somras på en fullmakt. Fullmakten omfattade dock inte e-posten, utan endast pappersförsändelser. För e-posten finns funktionsadresser. Personalen får bevaka sin egen e-post och använda sig av automatsvar som upplyser om att personen i fråga är ledig.

Under besöket på området lärarutbildningen informerades om bl.a. följande.

Personadresserade pappersförsändelser läggs i personalens låsbara fack. Man är medveten om att rektorn rekommenderar att man lämnar fullmakt till registratorn eller någon arbetskamrat. Registratorn går också ut och påminner personalen om detta via e-posten inför semestrarna. Det är upp till var och en att formulera en fullmakt, då det inte finns någon mall. Fullmakten brukar gälla även e-posten. För det fall man lämnat en fullmakt ställs e-posten om till registratorns funktionsadress. På så sätt slipper man lämna ut lösenordet till någon annan. Det är dock få som har lämnat någon fullmakt. Lärarut-bildningen har cirka 380 anställda. Av dessa är 65 administrativ och teknisk personal. Under 2007 var det fem personer som lämnade en skriftlig fullmakt till registratorn. Det händer dock att de anställda lämnar muntliga fullmakter till någon kollega. Vad gäller administrativ personal finns alltid någon som täcker upp för dem. Enhetschefen och biträdande enhetschefen har bl.a. läm-nat muntliga fullmakter till varandra.

44

Högskoleverkets bedömning

Myndigheter måste vid förfrågan från någon enskild kunna pröva om den post som är adresserad till de anställda personligen utgör en allmän handling.

Myndigheter måste därför ha tillgång till de anställdas post vid deras från-varo. Justitieombudsmannen (JO) har i ett beslut den 22 januari 2002, dnr 2668-2000, uttalat att om befattningshavare har egna e-postadresser hos en myndighet, måste myndigheten ha rutiner som tillförsäkrar att såväl innehål-let i befattningshavarens e-postbrevlåda som e-postloggen är tillgängliga för myndigheten även under befattningshavarens frånvaro. Myndigheters rätt att ta del av vanliga postförsändelser som adresserats direkt till en befattningsha-vare grundas normalt på fullmakt från befattningshabefattningsha-varen. Ett sådant system är lämpligt även för e-posten.

Vidare har JO i ett beslut den 16 november 2001, dnr 2022-2000, yttrat sig om den konflikt som kan uppstå om personalen inte har lämnat något medgi-vande till att någon annan öppnar hans eller hennes post som är personadres-serad. Beslutet gällde en arbetsgivare som öppnade all post, även brev som var adresserade personligen till de anställda, fastän fullmakt saknades i det aktu-ella fallet. JO anförde att en försändelse som är adresserad till en myndighet inte får bli liggande oöppnad om en tjänsteman av någon anledning inte är närvarande. Dock får man inte bortse från möjligheten att försändelsen inte rör tjänsten, utan mottagarens rent privata angelägenheter. Brytande av för-sändelsen kan därför komma i konflikt med intresset att slå vakt om privatli-vets helgd, jämför också bestämmelser i 4 kap. 9 § brottsbalken om intrång i förvar. För att en myndighet ska kunna komma till rätta med de problem som kan uppstå beträffande personadresserad post är det lämpligt att de anställda ger fullmakt till någon annan vid myndigheten att öppna post med personlig adress. Myndigheten kan dock inte kräva att samtliga anställda ska ge full-makt till registratorn eller någon annan.

Högskoleverket vill framhålla att bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet (offentlighetsprincipen) är tillämpliga på både pappersförsändelser och post som sänds på elektronisk väg. Bestämmelser om allmänna handling-ars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF).

I 2 kap. 1 § TF anges följande:

Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning ska varje svensk medborgare ha rätt att ta del av allmänna handlingar.

Enligt 2 kap. 3 § TF förstås med handling en ”framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel”. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 eller 7 § TF är att anse som inkommen till eller upp-rättad hos myndigheten.

En förutsättning för att offentlighetsprincipen ska kunna fungera i prakti-ken är att det går att ta reda på vilka allmänna handlingar som finns hos en

4

myndighet. Grundläggande bestämmelser om myndigheternas skyldighet att registrera (diarieföra) allmänna handlingar finns därför i sekretesslagen.

Det anförda innebär att e-brev ska hanteras så att allmänheten kan få vet-skap om deras existens och kunna ta del av försändelsen vid förfrågan. Det räcker inte heller med att varje handläggare själv bevakar sin e-post. Myndig-heten måste ha tillgång till de e-postmeddelanden som skickas till de anställda vid deras frånvaro för att vid förfrågan från någon enskild kunna pröva om aktuell handling utgör en allmän handling. En sådan prövning ska ske genast respektive skyndsamt (se 2 kap. 12 och 13 §§ TF).

I högskolans diarieförings- och arkivhandbok finns anvisningar för hante-ring av bl.a. vanliga postförsändelser och e-post. Vid de anställdas frånvaro rekommenderas att en fullmakt lämnas för posten till registratorn eller någon annan medarbetare så att dessa vid behov kan pröva om försändelsen utgör en allmän handling eller inte.

Högskoleverket ser med tillfredsställelse att högskolan har utarbetat interna riktlinjer för hantering av de anställdas post vid deras frånvaro. Verket kan dock konstatera att det är få av de anställda som använder sig av fullmaktssys-temet och att det i vissa fall endast gäller vanliga pappersförsändelser. Möjligen skulle det underlätta om det fanns en mall på hur en fullmakt skulle kunna formuleras. Högskolan bör följa upp att rutinerna fungerar i praktiken.

4