Analys av alternativa lösningar

Självklart finns flera olika sorters lösningar då man vill fakturera elektroniskt. De alternativ vi valt anser vi vara bra eftersom det inte behövs några större omställningar i fakturasändarnas – och fakturamottagarnas system. Samtidigt går det snabbt och smidigt att börja använda PostNet och Elmas tjänster då de sköter det tekniska om så önskas. Detta medför att företag som använder sig av deras tjänster inte behöver ha personal och någon speciell utrustning för att kunna genomföra elektronisk fakturering. De kan istället ägna sig åt företagets huvudsakliga sysselsättning.

6 SLUTSATSER

I detta avslutande kapitel kommer vi att presentera och diskutera de slutsatser som har framkommit i vår undersökning.

6.1 Diskussion

Vi har i denna utredning först och främst kommit fram till att elektroniska fakturor är ett bättre alternativ vid fakturering än de traditionella manuella faktureringsrutinerna. Detta pga. att stora tids - och kostnadsbesparingar kan göras. Detta bekräftar Lars Weigl, partner i företaget Ernst & Young, då han säger att företag kan minska sina transaktionskostnader med 60-80 procent samtidigt som produktiviteten ökar 10-20 procent i de sektorer som använder den nya, ”elektroniska” tekniken. Även de personer vi intervjuat på företag som använder och utvecklar elektroniska faktureringssystem håller med om detta faktum. Men det är inte bara tid och pengar som är det viktiga, elektronisk fakturering är även en mycket god service för företagets kunder.

Idag sker 90 procent av all fakturahantering i de svenska företagen genom att hantera fakturorna manuellt dvs. i pappersformat. Detta är till stor del pga. de höga investeringskostnaderna ett elektroniskt faktureringssystem medför. En förutsättning enligt oss för att få fullt genomslag är dock att IT-mognaden i allmänhet och förmågan på den elektroniska marknaden i synnerhet får fullt genomslag i hela näringslivet och över hela landet. En stor del av företagen tror dock att elektronisk fakturering är framtiden, och har planer på att inom snar framtid införa det.

Det pratas mycket om säkerhet och att den är eftersatt inom elektronisk kommunikation över lag. När det gäller elektronisk fakturering anser vi att säkerheten inte är något större problem. För att förfalska en elektronisk faktura krävs kunskapen att kunna fånga upp informationen på Internet. Detta är en kunskap som inte många har. Att få tag på en pappersfaktura är däremot mycket enklare. Givetvis hade det ultimata varit om hela faktureringssystemet skulle vara helt säkert. Det är något som borde eftersträvas. Men, eftersom nuvarande pappersbaserade faktureringssystem är långt ifrån säkra och de elektroniska faktureringssystemen anses säkrare utan någon kryptering m.m. borde inte säkerhetsaspekterna vara några problem för ett införande av elektroniska fakturor.

Idag är det traditionella EDI metoder, exempelvis EDIFACT, som är de mest använda metoderna för elektronisk överföring av affärsdokument mellan företag och organisationer. Vi har i den här utredning försökt jämföra hur det relativt nya märkspråket XML skiljer sig från traditionella EDI lösningar och hur dagens utvecklare och användare av olika sorters faktureringssystem anser om XML respektive traditionella EDI lösningar.

Vi tror att när standarder utvecklas för XML kommer faktureringssystem med XML-baserade applikationer att vara ett mycket bra alternativ för företag att använda vid elektronisk fakturering. Denna slutsats drar vi då XML har stora kostnadsfördelar samt är

lättare och går snabbare att implementera, framför allt vid uppstarten av en verksamhet. Vi drar också slutsatsen att XML är ett flexiblare verktyg samt att det har större möjligheter att presentera informationen på ett bättre sätt. Vidare anser vi också att pga. att XML är relativt okomplicerat är det lättare att lära sig och kan på så sätt få större spridning och acceptans inom olika organisationer.

De standarder vi pratar om är dock under utveckling. Vi tror dock inte på en universell standard, utan ett flertal anpassade standarder beroende på bransch, företagens storlek samt hur respektive företags branschs ser ut för tillfället. Detta eftersom varje bransch antagligen kommer att fortsätta att använda sina speciella märkord då de överför olika typer av information. En orsak till att påskyndning av de omtalade standarderna är under utveckling, är på grund av att det finns starka drivkrafter som till exempel Microsoft som trycker på.

Företag som använder sig utav EDI för stora mängder av meddelanden till en och samma mottagare eller avsändare kommer troligen att fortsätta att använda sig utav traditionell EDI då det är snabbare än EDI baserat på XML. Ett XML-meddelande har med sig mycket information som kanske inte alltid är nödvändig, EDIFACT har endast det nödvändigaste och går därför snabbare, därför lämpar det sig bättre i realtidssystem än vad XML gör.

Slutsatserna vi dragit är att traditionella EDI lösningar som EDIFACT även fortsättningsvis kommer att dominera bland de större aktörerna på respektive marknad. Detta anser vi pga. att inga riktiga standarder till skillnad från traditionell EDI, har utvecklats för XML. Med tiden kommer dock troligen XML-funktionaliteten att kunna integreras i de elektroniska faktureringssystemen och man kan då utnyttja XML: s flexibilitet och enkelhet.

Vi tror att XML är ett tvingande alternativ till traditionell EDI då XML är mindre komplext och har större flexibilitet. Både XML och EDI kommer att verka tillsammans i många organisationer inom en förutsägbar framtid, särkskilt i de organisationer som redan har investerat i traditionell EDI. Gartner Group spår att i slutet av 2003 så är alla EDI-transaktioner i USA baserade på XML.[22]

Våra slutsatser är att elektronisk fakturering med traditionell EDI är ett mycket bättre alternativ än den traditionella fakturahanteringen. Med hjälp av XML kan fördelarna med elektronisk faktureringen bli ännu fler, XML är både enklare och billigare att implementera då det är mindre komplext. Detta medför att fler kan använda sig utav det, även de mindre företagen kan komma att använda sig utav det då det är ett bra alternativ. Även om ett företag inte har mycket elektroniska meddelanden som skall skickas eller tas emot blir det ett bra sätt att utbyta affärsinformation på då det inte är särskilt kostsamt att införa.

Men som sagt, för att elektronisk fakturering med XML skall slå igenom ordentligt krävs det att många fler börjar använda sig utav det. Om detta blir verklighet kommer de företagen att kunna spara in mycket tid och pengar samtidigt som det är en utmärkt service.

Det manuella arbetet med fakturorna kommer till stor del att automatiseras vilket leder till minskade kostnader. Resurser kan istället fördelas om inom företaget. Personal som har haft hand om fakturahanteringen kan t.ex. istället ägna sig åt en serviceförbättring gentemot företagets kunder och leverantörer genom t.ex. support m.m.

6.2 Avslutning

Uppfyllelse av syfte

Vi skriver i vårt syfte till arbetet att vi vill få en förklaring på hur XML fungerar samt vad manuell och elektronisk fakturering innebär. Vi anser att genom de intervjuer och litteraturstudier som gjorts och analyserats kunnat besvara våra frågeställningar, och genom det uppfyllt syftet med uppsatsen på ett bra sätt.

Generaliserbarhet

Vi anser att vårt arbete kan generaliseras till att gälla de flesta företag inom de flesta branscher som har B2B kommunikation. Detta då fakturering är något som sker i princip överallt.

Kritik mot vårt eget arbete

Vi anser att vi fått fram det vi önskat av vårt arbete, men självklart skulle det kunna förbättras. Vi skulle ha kunnat diskutera säkerhetsaspekterna vid elektronisk fakturering i högre utsträckning men för den tid vi hade till förfogande ansåg vi att det inte skulle hinnas med.

Vi anser även nu i efterhand att vissa frågeställningar vi velat få svar på från de intervjuade företagen saknas, och ett fåtal frågor vi ställt inte varit relevanta. Detta framkom när uppsatsen var färdig. Anledningen till att vi inte ställde kompletterande frågor till respondenterna berodde på tidsbrist.

Vidare är XML som vi tidigare nämnt ett relativt nytt ämne, och därför har vi haft svårt att kunna hitta information om XML i faktureringssystem. Detta är dock något vi inte kunnat göra något åt då vi inte visste om detta från början.