Avsikten med detta kapitel är att väva samman den teoretiska referensramen med empirin. Genom denna jämförelse kommer vi kunna se vilka likheter och skillnader som finns i verkligheten jämfört med teorin.
5.1 Förändring av controllerns roll relaterat till omgivning och affärssystem Numera är controllers mer framtidsorienterad då controllers bland annat arbetar med analys om framtiden. Det förekommer fortfarande arbetsuppgifter som är baserade på historiska siffror men framtidsorienterade siffror har blivit allt viktigare då verksamheten behöver vara proaktiv i den konkurrerande omgivningen (Grabski et al., 2009; Lindvall, 2009; Scapens & Jazayeri, 2003). Johannesson (Martin & Servera), Roy (Dormer) och Salomonsson (Getinge Group) nämner att deras arbetsuppgifter innebär att arbeta med framtidsorienterad
information för att bland annat se till att verksamheten är så produktiv som möjligt.
Johannesson anser att controllers ska kunna stödja företagsledningen att styra verksamheten och då behöver controllern främst arbeta med framtidsorienterad information. Genom att framställa prognoser kan Roy vara proaktiv och uppmärksamma det som kan ske i framtiden. En annan utveckling som har skett är att verksamheten kräver att controllern ska ha generella kunskaper om hela verksamheten och att controllern ska ha en övergripande roll inom
affärsrådgivning (Källström, 1990; Quinn & Rochford, 2013). Dock anser Grabski et al. (2009) att rollen som affärsrådgivare endast är möjlig om affärssystemet används på ett optimalt sätt. Controllern har ett ansvar att framställa underlag till företagsledningen genom att bland annat presentera analyser och rapporter, därmed ger controllern råd till
företagsledningen om hur strategiska beslut kan tas (Anthony & Govindarajan, 2007; Bergstrand, 2003; Nilsson et al., 2010; Quinn & Rochford, 2013). Roy anser att controllers bör ha generell kunskap om hela verksamheten eftersom en bred kunskap leder till ett bättre arbete som controller. Salomonsson och Johannesson menar att dem som controllers arbetar nära företagsledningen och indirekt kan påverka beslutsfattandet, genom att framställa och överlämna beslutsunderlag i form av finansiella rapporter kan dem agera som affärsrådgivare. Eftersom både Henriksson (SCA) och Roy ingår i företagsledningen har dem möjligheten att påverka alla verksamhetens beslut genom att presentera den finansiella informationen. Controllern har på senare tid fått ett ökat intresse och blivit mer involverad i affärssystem- samt informationstekniksystemutveckling. Anledningen till att controllern är mer involverad i systemfrågor kan bero på att vissa arbetsuppgifter kräver kompetenser inom verksamhetens olika system (Lindvall, 2009; Lodh & Gaffikin, 2003; Quinn & Rochford, 2013). Rodney (2009) menar att controllern är affärssystemets centrala aktör. En av Johannessons
arbetsuppgifter är systemadministration och det innebär uppföljning av system och andra systeminvesteringar. Även i Henrikssons arbetsuppgifter ingår ett ansvarsområde inom informationsteknik då hon ansvarar över SCA:s informationsteknik.
5.2 Faktorer som gör att controllers använder affärssystem
Affärssystem underlättar controllers tillgång av data och det medför att controllers kan utföra analysarbete på ett effektivt sätt (Hedman et al., 2009; Olve & Samuelson, 2008). Eftersom affärssystem reducerar controllers rutinarbete ger det controllers mer tid till analys och därmed stödjer affärssystem analysarbete (Grabski et al., 2009; Granlund & Malmi, 2002). Davenport (1998) menar att ett affärssystem underlättar analysarbete då all data är samlad i ett system, till exempel kan controllern både hämta produktions- och försäljningsdata i
affärssystemet för att sedan utföra analyser.
En av controllerns rutinmässiga arbetsuppgifter är transaktionshantering och enligt Lindvall (2009) kan controllern genom användning av affärssystem lättare identifiera verksamhetens transaktioner. Affärssystem lagrar samtliga transaktioner och gör det möjligt för controllern att spåra transaktioner (Chen et al., 2012; Hedman et al., 2009). Genom utveckling av affärssystem har transaktionshanteringen effektiviserats och det innebär att controllers arbetsuppgifter inom transaktionshantering har reducerats (Nilsson et al., 2010). Johannesson beskriver att han använder affärssystemet som ett transaktionssystem då han får tillgång till samtlig information och data ifrån systemet. Roy och Salomonsson menar att verksamhetens transaktioner finns samlade i affärssystemet vilket innebär att affärssystemet är ett bra stöd vid transaktionshantering. Roy och Salomonsson stödjer även Nilsson et al. (2010) påstående om att transaktionshanteringen har reducerats i samband med användning av affärssystem. Eftersom verksamhetens data och information lagras i affärssystemet blir
informationsåtkomsten lättillgänglig vid rätt tidpunkt för controllern (Anthony &
Govindarajan, 2007; Baltzan & Phillips, 2009; Granlund & Malmi, 2002; Hedman et al., 2009). Affärssystem kombinerar data och information från verksamhetens samtliga
avdelningar och integrerar informationen så att den samlas i en gemensam databas (Chen et al., 2012; Davenport, 1998; Lundberg, 2004). Henriksson, Johannesson, Roy och
Salomonsson menar att affärssystem lagrar all data och information samt används som en databas för att hämta information vid behov.
En viktig fördel med att använda affärssystem är att användarna får tag på information i realtid. Stora mängder information lagras i verksamheter och för att controllers ska komma åt informationen snabbt bör affärssystem ge tillgång till realtidsdata så att controllers kan ge beslutsfattarna relevant underlag (Baltzan & Phillips, 2009; Davenport, 1998). Roy menar att affärssystem gör det möjligt för ekonomiavdelningen att enbart diskutera relevant data vid uppföljningsmöten, detta då affärssystemet ger data i realtid och det resulterar i att dem kan agera snabbare i olika situationer. Datan i affärssystemet uppdateras kontinuerligt och det innebär att Johannesson kan få tillgång till data i realtid.
Controllern har som ansvar att framställa rapporter till företagsledningen och vid användning av affärssystem kan automatiska rapporter tas fram, det resulterar i att controllern kan
framställa och överlämna en högre andel rapporter till företagsledningen (Chen et al.,2012; Grabski et al, 2009). Enligt Salomonsson kan ett affärssystem underlätta vid framställning av standardiserade rapporter.
Ett affärssystem kan ge tillgång till detaljer om data och information som finns lagrad i affärssystemet. Genom användning av affärssystem kan controllern ta del av data på en mer detaljerad nivå, bland annat för att kunna spåra avvikelser (Chen et al., 2012; Lindvall, 2009). Johannesson, Roy och Salomonsson använder affärssystem för att identifiera alla
verksamhetens avdelningars detaljer om data för att få en förståelse om datans ursprung, Johannesson anser att affärssystemet är verksamhetens mest detaljrika system.
Påstående: Teori som stödjer påstående: Empiri som stödjer
påstående:
Affärssystem stödjer analysarbete
Davenport, 2008; Grabski et al., 2009; Granlund & Malmi, 2002; Hedman et al., 2009; Olve & Samuelson, 2008; Rom & Rohde, 2006
-
Affärssystem stödjer transaktionshantering
Chen et al., 2012; Hedman et al., 2009; Lindvall, 2009; Nilsson et al., 2010
Johannesson, Roy, Salomonsson Affärssystem samlar data
och gör den lättillgänglig
Anthony & Govindarajan, 2007; Chen et al., 2012; Baltzan & Phillips, 2009; Davenport, 1998; Granlund & Malmi, 2002; Hedman et al., 2009; Lundberg, 2004 Henriksson, Johannesson, Roy, Salomonsson Affärssystem generar realtidsinformation
Baltzan & Phillips, 2009; Davenport, 1998
Johannesson, Roy Affärssystem underlättar
framtagande av rapporter
Anthony & Govindarajan, 2007; Bergstrand, 2003; Chen et al., 2012; Garbski et al., 2009; Nilsson et al., 2010
Salomonsson
Affärssystem ger tillgång till den lagrade
informationens detaljer
Chen et al., 2012; Lindvall, 2009 Johannesson, Roy, Salomonsson
5.3 Faktorer som gör att controllers inte använder affärssystem
Henriksson, Johannesson och Roy menar att ett affärssystem inte bör betraktas som ett
analyssystem då affärssystemet inte är effektivt vid framställning av analyser. Affärssystem är inte ett tillräckligt stöd och erbjuder inte de funktioner som behövs vid utförande av
analysarbete.
Verksamheter behöver komplettera affärssystemen med ytterligare fristående system, oftast beror det på att verksamheten är unik och kräver olika systemanpassningar. Då affärssystem inte kan erbjuda den unika anpassningen så att verksamhetens alla arbetsuppgifter kan utföras behöver verksamheten komplettera med fristående system (Hederstierna Montén, 2003; Lindvall, 2009; Lundberg, 2004; Granlund & Malmi, 2002). Henriksson, Johannesson, Roy och Salomonsson utför många arbetsuppgifter i verksamhetens fristående system, bland annat utförs rapporting, koncernredovisning, lönehantering, fakturering samt uppföljning i
fristående system.
Excel är ett vanligt förekommande verktyg som controllers utför många arbetsuppgifter i. Anledningar till varför controllers använder Excel kan vara att det är användarvänligt och
flexibelt för controllers att skapa egna modeller för analys och kommunikation (Lindvall, 2009). Vid utförande av arbetsuppgifter använder Henriksson, Johannesson, Roy och Salomonsson sig av Excel, Henriksson utför bland annat budget och prognoser i Excel. Enligt Rom och Rohde (2006) är inte affärssystem tillräckligt stödjande vid arbetsuppgifter som omfattar rapportering. Vare sig Henriksson, Johannesson eller Roy använder
affärssystemet vid framställning av rapporter, utan använder annat stöd för att utföra rapporteringsarbete.
Henriksson anser inte att affärssystemet innehåller alla detaljer om verksamhetens lagrade data. Detta eftersom hon hämtar detaljer om data i produktionssystemet eftersom dessa detaljer stannar kvar i produktionssystemet.
Påstående: Teorier som stödjer påstående: Empiri som stödjer
påstående:
Affärssystem stödjer inte analysarbete
- Henriksson,
Johannesson, Roy Affärssystem behöver
kompletteras med
ytterligare fristående system
Hederstierna Montén, 2003; Lindvall, 2009; Lundberg, 2004; Granlund & Malmi, 2002
Henriksson, Johansson, Roy, Salomonsson Affärssystem behöver
kompletteras med Excel
Lindvall, 2009 Henriksson, Johannesson, Roy, Salomonsson Affärssystem underlättar inte framtagande av rapporter
Rom & Rohde, 2006 Henriksson, Johannesson, Roy Affärssystem ger inte
tillgång till den lagrade informationens detaljer