I detta kapitel får läsaren inblick i de likheter och skillnader mellan teorin och empirin som har undersökts. För att skapa en bild om hur fenomenet kan tolkas samt användas som ett beslutsstödsystem vid strategiska beslut i praktiken jämförande med vad teorin visar i kapitel 3.
5.1 Analys av de semistrukturerade intervjuerna
Baserat på det empiriska resultat som är framtagen utifrån de semistrukturerade intervjuerna har skillnader och likheter tagits fram. Den analys som genomförs är sammanställd baserat på en tematisk analys och grundas på intervjuer som tidigare utförts. Detta har analyserats tillsammans med den befintliga teori som är kopplat till studiens ämne i kapitel 3. Syftet med studien samt forskningsfrågan kommer utgöra utgångspunkten för denna analys. Bland de tre informanter som intervjuades var det en som ansåg att BI inte används vid strategiska beslut utan att det endast används till taktiska och operativa beslut (4.5). I delkapitel 4.5 i empirin framgår det även att samma informant är den enda av de informanter som anser att BI verktyg inte används vid strategiska beslutfattande. Däremot finns det ett samband mellan de andra två informanterna där båda är överens om att BI används som ett beslutsstödsystem vid strategiska beslutfattande.
5.2 Fördjupad analys av informanternas uppfattningar på Business Intelligence
Rouhani et al. (2012) argumenterar att Business Intelligence är ett paraplybegrepp som kan definieras på många olika sätt beroende på vilken organisation det handlar om och beroende på vem som framför diskussionen. Detta är något som informanterna också upplever där de har olika uppfattningar och definitioner gällande Business Intelligence fenomenet. En möjlig anledning till att företagen har olika uppfattningar gällande fenomenet kan bero på att det är tre olika företag sett till hur de arbetar samt har olika arbetsroller. Två av företagen är konsultbolag medan det tredje säljer BI lösningar. Uppmärksamt nog ger informant 1 och 3 den mest ingående definitionen medan informant 2 gav en enklare förklaring om fenomenet.
Vid analysering av informanternas uppfattningar framgår det att samtliga är överens om att Business Intelligence handlar om mer än bara underlag för beslutsfattande. Samtliga informanter hävdar att begreppet börjar bli mer och mer svävande och börjar handla mer om andra teknologier och områden som Business Intelligence kan används till. Informanterna menar på att Business Analytics börjar ta över samlingsbegreppet Business Intelligence då företagen arbetar idag mer mot områden som handlar om att göra datadrivna beslut, vilket kräver andra teknologier.
Detta är en likhet som Bayark (2015) nämner och menar på att Business Analytics har stora potentialer till att förändra företag gällande beslut som berör strategiska, taktiska och operativa nivåer. Då Business Analytics med hjälp prediktiva analyser kan stödja företag med att prediktera det framtida resultatet baserat på historisk och nuvarande data. Informanterna menar på att BI fenomenet och tekniken börjar utvecklas mer mot Business Analytics då företag numera kan fatta den typen av beslut med Business Analytics istället för Business Intelligence.
Samtliga Informanternas uppfattning gällande Business Intelligence har en liknande definition som Negash och Gray (2008); Lönnqvist och Pirttimäki (2006) där Business Intelligence definieras som ett datadrivet beslutsstödsystem som sammanställer datainsamling, datalagring och kunskapshantering med analys för att ge input till beslutfattandet.
Business Intelligence har blivit ett väldigt hett ämne under de senaste åren och anses vara en kraftfull teknik som bland annat används för strategisk utnyttjande. Men trots att BI är en så pass omfattande teknik börjar begreppet drar mer mot andra riktningar som Data Science och Business Analytics. Tekniken är lämpad för att användas till många olika ändamål att definitionen oftast blir olika vem du än frågar.
5.3 Typer av beslut som kan fattas med hjälp av BI
Många företag idag ser Business Intelligence som ett taktiskt och operativt verktyg och tillämpar det för att generera fram rapporter som möjliggör förutsättningar till att fatta snabbare beslut.
Genom att företagen endast lägger vikt på att arbeta med taktiska och operativa beslut går de miste om de fördelar som BI kan bidra med till de strategiska besluten. Enligt Eckerson (2007) finns en mängd olika typer av beslut som kan fattas med hjälp av Business Intelligence dagligen, där besluten har olika betydelser till företagen. Med hjälp av BI kan företagen fatta beslut som ligger i strategisk, taktisk såväl som operativ nivåer.
Vidare beskriver Eckerson (2007) att företag bör riktar sig in på den strategiska nivån då dessa beslut bidrar till att beslutfattare som använder BI till strategiska beslut kan påverkas av organisationens framtida mål och riktning. Detta är något som samtliga informanter är överens om och menar på att beslut i den strategiska nivån som tas med hjälp av BI är beslut som omfattar att ta fram historisk data och beslut som berör företagets framtid och tillväxt.
Samtliga informanter och Eckerson (2007) hävdar att Business Intelligence används till alla nivåer men att det primära fokuset ligger på att fatta taktiska och operativa beslut. Skriletz (2002) argumenterar mot både Eckerson (2007) och informanterna och menar på att det är lika viktigt att betona de strategiska besluten som de operativa och taktiska. Informant 1 har ytterligare en synvinkel gällande BI, och menar på att BI används mestadels till områden som berör ekonomi och att Business Analytics används mer för strategiska beslut med hjälp av att göra prediktiva analyser i företaget för att förutsäga framtiden och tillväxten.
Med hjälp av BI kan företagen lyckas fatta beslut inom samtliga nivåer som är grundade på relevant och historisk data istället för att fatta beslut som baseras på erfarenhet och magkänsla. Detta tillvägagångssätt gynnar även verksamhetens mognadsutveckling och sannolikheten till att det blir ett positivt utfall är mycket högre då beslut grundas på fakta.
Enligt Sandu (2008) kan taktiska beslut som fattas inom ett företag handla om att försöka underlätta för de strategiskt uppsatta målen. Informanterna delar en annorlunda uppfattning gällande BI och taktiska beslut och menar på att taktiska beslut ska ha inflytande från både de operativa och strategiska målen i verksamheten. Vidare beskriver informanterna att det är väldigt svårt att definiera vad ett taktiskt beslut är. Informanten menar att taktiska beslut ligger mellan de operativa och strategiska besluten och där besluten tas månad för månad eller med tre månaders mellanrum.
Eckerson (2007) beskriver på ett liknande sätt som informanterna och menar att taktiska beslut fattas månadsvis eller veckovis. Det kan röra sig om beslut som handlar om att hantera och övervaka den dagliga verksamheten gällande uppgifter som rör riskhantering och detaljhandel.
Enligt informant 2 kan beslut i den operativa nivån handla om att bli mer operativt nära för att kunna mer proaktivt arbeta och fatta rätt beslut kring lönsamma affärer. Detta är något som
anställda ska ta snabba och effektiva beslut inom verksamheten och som påverkar mindre organisationens mål och strategi. Vidare beskriver informant 1 att ett operativt beslut är ett beslut som berör verksamheten inom områden såsom uppföljning av försäljning. Samtliga informanter menar att taktiska och operativa beslut fattas mycket mer än vad strategiska beslut tas inom verksamheter. Detta då ett strategiskt beslut handlar om att analysera förra året i samband med årets utfall. Eftersom strategiska beslut inte fattas lika frekvent inom företag sett till hur operativa och taktiska beslut tas har företag inte blivit tillräckligt datadrivna. Då strategiska beslut är ett beslut som handlar om vad vi ska hantera inom nästa kvartal, halvår eller år.
5.4 Beslut som tas vid strategisk nivå
För att lyckas uppnå sina visioner inom ett företag behöver chefer tänka både kortsiktigt men även långsiktigt. Enligt Parnell et al. (2013) är de strategiska besluten tänkta att vara utformade för framtiden och för att kunna följa företagets visioner. Med hjälp av strategiska beslut kan ett företag komma ett steg närmare till vart de vill befinna sig i framtiden. Samtliga informanter delar Parnell et al. (2013) uppfattning och är överens om att beslut som tas på strategisk nivå är lämpad för att följa upp företagets visioner och långsiktiga planer. Men det är inte alltid lätt att fatta strategiska beslut. Vidare beskriver informanterna att strategiska beslut handlar om att göra uppföljningar från tidigare år i samband med att ta fram en ny strategi eller affärsplan.
Edmund och Morris, (2000) beskriver att överbelastning av informations är ett av flera hinder som kan uppstå vid strategiska beslut. Denna effekten inträffar när ett företag får in för mycket information om ett beslut som i slutändan vilseleder beslutsfattarna istället för att underlätta för de.
Informanterna i denna studien tar inte upp några aspekter gällande detta området då de i sina beskrivningar av beslut vid strategisk nivå endast fokuserar på att lyfta fram fördelarna som kommer gynna företaget. Däremot menar Informanterna att Covid 19 pandemin som drabbade världen 2020 skapade stora utmaningar för att kunna fatta strategiska beslut. Dessa strategiska beslut menar informanterna berörde företagen med att korttidspermittera de anställda samt stänga ner vissa kontor.
5.5 Till vilken utsträckning används Business Intelligence för att fatta strategiska beslut
Samtliga informanter är överens om att Business Intelligence används i någorlunda utsträckning inom alla beslutsnivåer. Men när det kommer till strategiska beslut menar informanterna att BI tillför värdefull information som att se över historisk data och förutsäga framtiden. Exempel på beslut som informanterna hävdar att BI används inom en strategisk nivå är att undersöka företagets tillväxt och lönsamhet. Detta är något som Olszak och Ziemba (2007) nämner på ett liknande perspektiv och menar att företag kan ta del av BI när det kommer till att ta fram rapporter på historisk data för att kunna analysera lönsamheten inom olika områden. Något som Boyton et al.
(2015) tillägger är att organisationer behöver utvecklas mer än bara områden som berör teknisk implementering för att ha möjligheten till att lyckas med BI. Vidare beskriver Boyton et al. (2015) att om inte företag har en tydlig plan med BI och inte en tydlig bild om hur de ska underlätta de strategiska besluten som tas, misslyckas företag att få ut värde av BI. Detta är något som informant 1 hävdar på ett liknande sätt och menar på att många företag har svårt att lyckas fatta denna typen av beslut som berörs med hjälp av historisk data vilket leder till att kunna prediktera framtiden för företaget. Informanten menar på att de strategiska beslut som många företag fattar idag handlar om att analysera saker som redan har hänt inom verksamheten. Det kan handla om hur mycket ett företag har sålt under en viss period. Scholz et al. (2010) konstaterar det som informanten beskriver och menar på att BI är ett koncept som frambringar en mängd olika typer av information för att utveckla strategiska beslut, därav har strategiska beslut en lika viktig roll som de taktiska och operativa besluten, när det kommer till företagen att använda BI inom en strategisk nivå för företaget. Vidare menar informanterna att Business Intelligence används till en viss del inom strategiska beslut, men att det fortfarande finns företag som har det svårare att fatta dessa typer av beslut då många företag inte riktigt är på den mognadsnivån att ha möjlighet till att fatta datadrivna beslut som kan utgöra ett bidragande stöd vid strategiskt beslutsfattande.
Enligt Weider & Ossimitz (2015) är beslutfattande både en utmanande och avgörande faktor.
Även om flera chefer har kännedom om vilka konsekvenser det kan tillföra företaget har många en lång väg kvar till att lyckas bli mer datadrivna och grunda beslut på data än att fatta beslut baserat på magkänsla och erfarenhet. Informanterna bekräftar detta och menar att vissa företag lägger mer fokus på att göra operativa och taktiska beslut vilket gör att de glömmer vikten som BI kan medföra till företaget när de väl ska fatta strategiska beslut.
Samtliga informanter beskriver att BI används i olika utsträckningar inom organisationer vid strategiska beslut. Däremot hävdar majoriteten av informanterna att BI används mestadels till taktiska och operativa beslut. En anledning till att företagen använder BI till denna typen av beslut är för att företag inte kommit såpass långt i mognadsutvecklingen när det kommer till att fatta strategiska beslut. Då cheferna i företagen oftast är ekonomiskt inriktade och gör beslut som gynnar ekonomin i företaget missar de att genomföra viktiga beslut inom organisationen med anledning av att de inte är tillräckligt verksamhetsinriktade.
6.Slutsats
Syftet med studien var att förstå orsakerna till varför företag använder eller inte använder BI. Men även för att använda kunskapen till att utveckla BI på ett sätt som uppfyller företagens förväntningar. Målet med studien var att undersöka i vilken utsträckning används BI som ett strategiskt beslutsstödsystem inom IT organisationer? Baserat på den insamlade datan som studien fått in genom intervjuer har en slutsats tagits fram som är kopplat till forskningsfrågan.
Resultatet från intervjun tyder på att BI används i olika utsträckningar inom organisationer vid strategiska beslut. Studien visar att företag borde bli mycket bättre på att använda Business Intelligence som ett beslutsfattande verktyg när det kommer till att fatta strategiska beslut.
Resultatet från studien visar att företag är på god väg att nå detta mål men att det fortfarande måste göras mycket, till exempel chefer på företag behöver få bättre förståelse för vad BI kan erbjuda exempelvis att få möjlighet till att kunna studera olika framtidsscenarier i en organisation samt få insyn om hur BI kan medverka inom en organisations beslutfattande. Det finns chefer idag som är mycket ekonomiskt inställda som inte förstår värdet på BI och fördelarna med det. De använder bara BI som ett stöd för att göra finansiella rapporter och detta är något som förhindrar utvecklingen av BI och även mognaden. Detta är en av anledningarna till att företag fortfarande har mycket att göra när det gäller BI i kombination med strategiska beslut.
Med genomförd analys och resultat visar denna uppsatsen en övergripande helhetsbild om hur företag ute på marknaden använder sig av BI som ett beslutsstödsystem vid strategiska beslut och hur olika individer uppfattar fenomenet Business Intelligence. Dessutom har studien identifierat vilka typer av beslut som går att fatta inom en organisation med stöd av Business Intelligence. Den forskningsfråga som studien har besvarat är till vilken utsträckning används BI som ett strategiskt beslutsstödsystem inom olika IT organisationer?
Med hjälp av den teoriundersökning samt genomförd analys kan vi dra slutsatsen att forskningsfrågan har besvarats och tyder på att företag borde bli bättre vid nyttjande av Business Intelligence, när det kommer till att använda det som ett beslutsstödsystem vid strategiska beslut.
Studien är intressant till den valda målgruppen då företag börjar arbeta mer datadrivet dagligen inom beslut som berör operativa, taktiska och strategiska beslut. Uppsatsen tillför ett värde för målgruppen och kan ha stora potentialer för IT sektorn och forskare inom Business Intelligence.
Men även till företag som har anknytning till att användandet av BI som ett beslutsstödsystem för att underlätta deras strategiska beslutsfattande. Det mest häpnadsväckande inom denna uppsats var att vi som författare trodde att BI endast bestod av ett enda verktyg. Efter att ha genomfört denna studien vet vi nu att det består av flera olika applikationer som framställer information på olika sätt.
Något som förvånade oss var att BI används mycket till framtagning av finansiella rapporter, vilket vi inte hade någon uppfattning om innan denna studie. Vi trodde att BI var ett verktyg som med hjälp av diverse program bearbetar data till användbar information som sedan en beslutfattare kan dra nytta av vid beslutsfattandet. Det mest överraskande var att BI består av så många olika delar och andra verktyg där alla utgör samlingsbegreppet BI. Data Warehouse, Business Analytics, Data Science, Data Mining och OLAP är några av de verktyg som går under begreppet Business Intelligence och som utgör självaste Business Intelligence vilket vi inte hade någon kännedom sedan tidigare.
6.1 Bidragande till informatikområdet
Denna studie har skapat en större inblick till fenomenet Business Intelligence och dess berörda områden. Studien har skapat en förståelse kring hur olika företag arbetar med BI som ett beslutsstödsystem vid framtagandet av strategiska beslut. Denna studien bidrar till informatikområdet då undersökningen visar att verktyg som Business Intelligence bör användas mer inom företag vid beslutfattandet. BI är en teknik som ligger i framkant och behöver beaktas och utnyttjas mer av företag. Många av dagens företag inser inte innebörden med vad BI kan tillföra till företagets framtid och tillväxt. Därför har vi med hjälp av denna studien tagit fram ett resultat som visar på hur BI används inom företag vid strategiskt beslutsfattande. Resultatet från denna uppsats kan också vara en bidragande faktor till informatikområdet eftersom BI är en relativt ny teknik och behöver upplysas mer inom informatikområdet.
Mycket inom informatik handlar om att skapa och underlätta människors vardag med hjälp av IT-system. Denna studien försöker få människor inom företag att öka interaktionen med BI-system för att underlätta det dagliga arbetet vid framtagandet av strategiska beslut. Resultatet av studien har som mål att försöka få fler företag att använda sig av BI som ett beslutsstödsystem vid beslutfattande och den tekniken som finns tillgänglig idag, istället för att göra beslut på erfarenhet och magkänsla.
6.2 Vidare forskning
Denna studien skulle självfallet fått andra intresseväckande perspektiv om metoden skulle vart en kvantitativ datainsamlingsmetod. Genom att utföra en liknande studie som denna men däremot utföra den med hjälp av en kvantitativ metod i form av en enkätundersökning hade det bidragit till andra intressanta perspektiv om fenomenet då fenomenet kan tolkas olika beroende på vilket företag eller personer som svarar på frågan. Ett annat forskningsområde som kan vara intressant att forska vidare inom området Business Intelligence är att undersöka vilka effekter som BI medför till företagen vid beslutfattandet. Det hade varit intressant att undersöka på ett liknande sätt som denna studien men att rikta in studiens utgångspunkt mer mot att undersöka i vilken utsträckning som BI används som ett beslutsstödsystem vid taktiska och operativa beslut. Givetvis kan vidare forskning inom Business Analytics och prediktiva analyser vara ett intressant område att undersöka för att identifiera likheter och skillnader mellan användning av Business Intelligence vid strategiska beslut.