3. Forskningsfråga 1 - Varför uppstår det efterfrågevariationer på mejeriprodukter och
3.3 Analys: Varför uppstår det efterfrågevariationer på mejeriprodukter och hur kan dess påverkan mot utgående
transporter minimeras?
________________________________________________________________
Kapitel 3.3 inleds med att analysera hur leveransvikten varierat för både mjölk och yoghurt. Analysen följer sedan den insamlade teorin och empiri för att undersöka vad som påverkar efterfrågevariationer för att sedan avsluta med hur effekten av dessa kan minimeras.
________________________________________________________________
3.3.1 Leveransvikt Mjölk
I den här studien valdes artiklarna mjölk och yoghurt ut för en närmare analys. Det med anledning av att den genomförda enkätundersökningen visade att mjölk är den artikel som detaljhandlare upplever minst efterfrågevariation på. En majoritet av de detaljhandlare som deltog i enkätundersökningen svarade att yoghurt är den artikel som de upplever störst efterfrågevariation på. Mjölk och yoghurt är livsmedel vilket innebär att produktlivslängden är kort och måste därför konsumeras snabbt efter anskaffning. Produkterna säljs till ett lågt pris och
31
dess korta livslängd bidrar till att konsumenterna inte köper mer än vad de hinner konsumera. Resultatet är att produkter som mjölk och yoghurt säljs i små kvantiteter vilket tillsammans med kort produktlivslängd och lågt pris utgör några av de vanligaste attributen som FMCG karaktäriseras av (Leahy, 2015;
Majumdar, 2007; Grubor & Milicevic, 2015). Rabbi et al. (2013) menar att dessa attribut ligger till grund för efterfrågevariation inom livsmedelsbranschen.
I figur 14 nedan visas bruttovikten av de levererade volymerna av mjölk som Mejeriproducenten AB genomfört under ett års tid till butiker i södra Sverige.
Diagrammet visar att det finns stora variationer under årets gång med lägsta leveransvikt på cirka 33 ton (vecka 28) och högsta leveransvikt på 56 ton (vecka 51). Diagrammet visar även stora variationer från vecka till vecka där medelvärdet av variansen är 2,8 ton och det mest avvikande sker vecka 17 (bortsett från julförsäljning vecka 51) med först en minskning på 9 ton för att sedan öka veckan därpå med 11 ton.
Figur 14. Leveransvikt av mjölk för samtliga butiker i södra Sverige. (Egen illustration)
Figur 15 visar leveranserna under samma period fast i procentform. Som diagrammet illustrerar är det stora variationer mellan de olika veckorna. Den procentuella variationen påvisar hur stora påfrestningar distributionen för Mejeriproducenten AB står inför varje vecka. Variationen vecka 17, som tidigare nämnts, är en av de största där veckan innan minskar volymen med 20,20 % för att sedan öka med 30,25 %.
32
Figur 15. Procentuella förändringen av leveransvikt. (Egen illustration)
Bryter man ut ovanstående data och tittar på individuella butiker ser variationerna liknande ut men inga direkta mönster kan hittas vid en första anblick bortsett runt veckan 17 samt slutet av året. Leveransen till en del av butikerna har sammanställts i figur 16 där detta blir tydligt med en leveransvikt som varierar stort hos varje butik men också mellan olika butiker där leveransvikten ökar och minskar under samma vecka, utan något tydligt mönster.
Figur 16. Leveransvikt till butiker under ett år. (Egen illustration)
3.3.2 Leveransvikt Yoghurt
Liknande data från Qlikview har samlats in på försäljning av yoghurt för Mejeriproducenten AB. Den totala levererade vikten av yoghurt i södra sverige
33
har sammanställts i figur 17. Mängden är här mindre jämfört med mjölken (figur 14) men variationen är betydligt högre vilket även illustreras i figur 17 nedan.
Figur 17. Totala levererade vikten av yoghurt i södra Sverige. (Egen illustration)
De procentuella förändringarna i levererad vikt ut till butiker i södra Sverige visar hur stora variationerna faktiskt är från vecka till vecka och vilka påfrestningar detta sätter på distributionen för Mejeriproducenten AB. Figur 18 är framtagen från samma data och påvisar dessa stora svängningar i procentform. Grafen visar stora förändringar och leveransvikten varierar från några enstaka procent upp till så mycket som ± 50%. Noterbart är att efterfrågevariationer på yoghurt är betydligt kraftigare än vad de är på mjölk.
Det innebär att efterfrågevariationer på Mejeriproducenten AB är i linje med vad respondenterna i enkätundersökningen svarade.
34
Figur 18. Procentuella förändringen av leveransvikt. (Egen illustration)
Författarna har valt att titta på 10 olika butikers leveransvikt under samma år vilket har sammanställts i figur 19 samt figur 20. De två figurerna har tagits fram för att få en tydligare bild över variationerna då figur 19 har butiker med något högre leveransvikt och 20 har lägre leveransvikt. Båda grafer visar stora variationer även på butiksnivå med vikter som ökar markant för flera detaljhandlare under olika veckor.
Figur 19. Leveransvikt till butiker under ett år (1/2). (Egen illustration)
Figur 20 har som tidigare nämnts lägre leverans vikter men har oftare större variationer vid en jämförelse mellan detaljhandlarna och de två graferna.
Figur 20. Leveransvikt till butiker under ett år (2/2). (Egen illustration)
3.3.3 Orsaker till efterfrågevariation i detaljhandeln
Mattssons (2015) förklaringar till varför variation uppstår kommer ligga grunden till denna del av analysen. Periodiseringsproblemet som innebär att försäljning ökar i slutet av en viss period skulle innebära att försäljningen, enligt teorin, ökar
35
i slutet av varje månad när lön har kommit in för de flesta i Sverige. Med de korta hållbarheten och leveranstiden bör det inte ske en fördröjning mellan leveransvolym och efterfrågan från slutkund. Utifrån den empiriska insamlade data går det därför att markera ut veckorna när löningen har kommit in vilket har sammanställts för mjölk i figur 21 och för yoghurt i figur 22. Vid närmare titt på tidpunkterna de veckor lönen har kommit in tycks leveransvikten inte vara överrepresenterade i varken toppar eller dalar av den levererade volymen under året.
Figur 21. Leverans mjölk med löningsvecka. (Egen illustration)
Figur 22. Leverans yoghurt med löningsvecka. (Egen illustration)
Vid de insamlade enkätsvaren där 88 % svarade att de upplevde stora variationer i mejeriprodukter gavs två alternativ till frågan om varför variationen uppstår enligt detaljhandlaren själv, som går att koppla till periodiseringsproblemet; helg
36
och löning. Däremot var dessa två alternativ några av de lägst besvarade alternativen med endast 6 % på löning och 9 % helg.
Den empiriska insamlade datan från både Qlickview samt från detaljhandlarna själva tyder på att periodiseringsproblemet inte har en påverkan på efterfrågevariationer när det kommer till mejeriprodukterna hos Mejeriproducenten AB. Här menar författarna att en möjlig förklaring till detta är att mejeriprodukterna som studerats är FMCG. Detta innebär, som tidigare nämnts, att det är produkter som sälj ofta, i lägre kvantiteter och till ett lågt pris och är därför inte beroende av när konsumenterna får sin inkomst, vilket dyrare produkter oftare är.
Mejeriproducenten AB har i dagsläget svårt att skilja på vad som är efterfrågevariationer som orsakas utanför eller i organisationen. Exempelvis är det svårt att urskilja ökningar i efterfrågan som orsakas av en kampanj som drivs av säljarna. Detta är alltså svårt att analysera som en av anledningarna till de efterfrågevariationer som belysts tidigare i arbetet. När det kommer till avsaknad av kampanjinformation, vilket Mattsson (2015) också tar upp som en orsak till efterfrågevariationer, är situationen annorlunda för Mejeriproducenten AB. I enkätundersökningen som detaljhandlarna svarade på angav de flesta (31 %) att orsaken till efterfrågevariationer är kampanjer. Mejeriproducenten AB menar att kunder ibland har framförhållning när det kommer till kampanjer och dess volymökningar men att kund ofta ökar volymerna utan framförhållning vid kampanjer. På grund av att de tillåter kunder att ändra beställningsvolym fram tills att ordern plockas, för att de vill sälja så mycket som möjligt, kommer de tillåta dessa ökningar så länge de har kapacitet att producera, vilket påverkas av hur väl de har prognostiserat efterfrågan. Detta innebär för distributionen att volymen ändras snabbt och påfrestningar ställs på transportkapaciteten vid dessa oväntade ökningar.
Det är också intressant att näst flest (28%) av respondenterna svarade alternativ annat som orsak till efterfrågevariation där trender och var vanligt förekommande orsaker. Exempelvis kan hälsa vara en trend i samhället som påverkar konsumtionen mot hälsosammare alternativ. En sådan trend varar dock över längre perioder och sällan från dag till dag. Det kan bidra till en efterfrågevariation på längre sikt men inte på kortare vilket det fokuseras på i den
37
här studien. I kapitel 1.3.1 diskuterades Datta & Christopher (2011) ståndpunkt och menar att denna ovisshet är skillnaden mellan efterfrågan och ett företags kapacitet att tillfredsställa den. Det ställer krav på pricksäkra prognoser samt Mattssons (2015) sista orsak till efterfrågevariationer vilket är den informationsdelning i försörjningskedjan som diskuteras i nästkommande avsnitt.
Figur 23. Orsaker till efterfrågevariationer hos Mejeriproducenten AB. (Egen illustration)
3.3.4 Minimera effekten av efterfrågevariation genom samarbete
I avsnitt 1.3.1 diskuterades det att ovisshet i försörjningskedjor kan minskas genom ett närmare samarbete mellan de olika aktörerna i en försörjningskedja Ireland &
Crum (2005). I enkätundersökningen som genomfördes svarade 78% av respondenterna att de ställer sig positiva till ett närmare samarbete med sina leverantörer i syftet att att minimera efterfrågevariation och öka kvaliteten på leveranserna. Då Mejeriproducenten AB förlitar sig delvis på historisk data som kompletteras med ett så kallat uplift samt manuell analysering vid prognostisering av efterfrågan. Det vill säga att prognoser genereras från Mejeriproducenten AB perspektiv och tolkning av den data som prognoserna grundar sig i. Det innebär att det finns potential för utveckling i att föra ett närmare samarbete med kunderna i syfte att addera ytterligare ett perspektiv för att framställa ännu mer avancerade prognoser och därmed säkerställa att transportkapaciteten räcker till. För att implementera ett närmare samarbete kan Mejeriproducenten AB utgå från den förbättringsmodell som (Ireland & Crum, 2005) introducerar. Ett första steg är att ta kontakt med kunderna och bjuda in till ett forum som öppnar upp för utbildning och diskussion om hur och varför ett närmare samarbete kan gynna båda parter. De positiva effekter som Mejeriproducenten AB skulle kunna få ut av ett närmare samarbete är bättre kommunikation. En bättre kommunikation kan
38
leda till positiva effekter som till exempel bättre förutsättningar för transportplanering, mindre ovisshet i försäljningsvolym samt högre servicegrad.
För kunden innebär det ökad kvalitet i leveranserna när Mejeriproducenten AB får bättre förutsättningar för att leverera efter kundens förväntningar. När parterna är överens och redo för att gå vidare med samarbetet är det viktigt att fastställa vilken information och kunskap som ska delas med varandra. För ett framgångsrikt samarbete krävs det en ömsesidig förståelse för varandras verksamheter och dess innehållande processer. Vilka faktorer är kritiska för Mejeriproducenten AB och kunden? Vilka utmaningar upplever de båda parterna? Det är också viktigt att Mejeriproducenten AB och kunderna är överens om de bestämmelser som ska gälla i samarbetet. Dessa bestämmelser bör dokumenteras och delas mellan parterna. Dokumentationen ska innehålla information om målsättning, roller och ansvarsområden mellan de båda parterna.
Mejeriproducenten AB behöver tillsammans med kunderna komma överens om när och hur ordrar ska placeras och hur nära inpå leverans har kunden möjlighet att ändra sin order för att distributionen ska hinna planeras i tid.
När detta samarbete är etablerat med en aktiv informationsdelning kan CPFR vara ett hjälpmedel för att ytterligare förbättra förutsättningar för att minska ovissheten och ge bättre grund för transportplaneringen. Avici (2019) nämnde att största svårigheten med CPFR är att tilliten och villigheten att dela information mellan företag är låg. Trots detta uppgav 78 % av detaljhandlarna i denna studie att de var villiga att ha ett närmare samarbete med sina leverantörer. Detta innebär att Mejeriproducenten AB har de externa förutsättningarna som krävs för att lyckas med CPFR och bör därför inleda ett närmare samarbete med sina kunder för att tillsammans med dem planera, ta fram prognoser och samarbeta vid påfyllnaden av varor. Innan detta samarbete inleds är det viktigt att Mejeriproducenten AB har rätt företagskultur, processer och teknik som Ireland & Crum (2005) lyfte fram i deras checklista och som de menar är framgångsfaktorer för en lyckad implementering av CPFR. Det Mejeriproducenten AB behöver se över är om deras företagskultur gynnar och uppmuntrar till strategisk utveckling och samarbete mellan avdelningar inom företaget i dagsläget. Processer som bör finnas på plats ska innefatta detta samarbete mellan avdelningar när det kommer till framtagandet av prognoser och planering, både när det kommer till efterfrågan
39
och försörjning. Tekniken Mejeriproducenten AB bör undersöka är om deras system tillåter ett samarbete mellan avdelningar och organisationer.
Mejeriproducenten ABs informationssystem måste kunna uppdateras i realtid och integreras med kundens informationssystem för att ständigt få information om försäljning, leveranser och efterfrågan. Detta system bör ligga som grunden till all planering och styra varuflödet och distributionen av mejeriprodukter.
Ett djupare samarbete i försörjningskedjan följt av CPFR och ett integrerat informationssystem hade i dagsläget tagit bort många av de problem som Mejeriproducenten AB upplever när det kommer till distributionen och transporterna av mejeriprodukterna. Ovissheten hade minskat, prognoserna hade blivit mer pricksäkra och den förbättrade planeringen av transportkapacitet hade lett till bättre utnyttjande av kapaciteten och mindre onödiga transportkostnader.
En övergripande bild av ramverket har sammanställts i form av en pyramid nedan som tyder på att förbättringarna måste bygga på ett samarbete för att sedan utveckla CPFR och till sist ett integrerat informationssystem.
Figur 24. Ramverk för minskad efterfrågevariationer. (Egen illustration)
3.4 Slutsats
________________________________________________________________
Detta avsnitt summerar kapitel 3 och besvarar forskningsfråga 1 “Varför uppstår det efterfrågevariationer på mejeriprodukter och hur kan dess påverkan mot utgående transporter minimeras?”
________________________________________________________________
40
Mejeriprodukter såsom mjölk och yoghurt kan klassas som FMCG vilka kännetecknas av att säljas i små kvantiteter, lågt pris och kort produktlivslängd.
Dessa attribut bidrar till ett ojämnt konsumtionsmönster vilket i förlängningen kan leda till efterfrågevariation som påverkar de utgående transporterna negativt.
Efterfrågevariation kan också orsakas av periodiseringsproblemet, avsaknad av information vid kampanjer samt bristande informationsdelning. Den här studien visade inga tecken på att periodiseringsproblemet är en orsak till efterfrågevariation på Mejeriproducenten AB. Gällande avsaknad av information vid kampanjer upplever Mejeriproducenten AB att kunderna inte är konsekventa i sin framförhållning. Det händer till exempel att kunder vill ändra sin order tätt inpå leverans med anledning av att dess behov har förändrats på grund av en rådande kampanj. Det tyder på att informationsdelning mellan fallföretaget och dess kunder är bristfällig. Något som även kan utvecklas vid framställning av prognoser. När Mejeriproducenten AB har etablerat ett samarbete med sina kunder kan verktyg såsom CPFR implementeras. CPFR kan användas för att addera ett kundperspektiv till den planering och de prognoser som Mejeriproducenten AB framställer. Vidare är det nödvändigt att implementera integrerade och gränsöverskridande informationssystem mellan fallföretaget och dess kunder, vilket sammanställts i figur 25. Detta för att förankra det samarbete som etablerats i en gemensam plattform och för att underlätta kommunikationen mellan parterna. En framgångsrik implementering av förbättringsförslagen skulle innebära en minskad ovisshet kring efterfrågan och bättre prognoser vilket leder till bättre förutsättningar för transportplanering.
Figur 25. Orsak och förbättringsåtgärder vid efterfrågevariationer. (Egen illustration)
41