Ansökan och redovisning av stöd ur Allmänna arvsfonden Allmänna arvsfonden

Reglering

Enligt 10 § (2004:484) förordningen om Allmänna arvsfonden ska en ansökan om stöd ur fonden innehålla en beskrivning av det projekt för vilket stöd söks, ekonomisk kalkyl, tid och plats för genom-förandet och plan för dokumentation av projektet. Till ansökan ska i förekommande fall bifogas sökandens stadgar och senaste verk-samhetsberättelse samt uppgifter om styrelsens sammansättning. Av 11 § lagen (1994:243) om Allmänna arvsfonden följer att den som beviljas stöd ska föreläggas att inom viss tid efter mottagandet av medlen skriftligen redovisa hur medlen har använts och på begäran lämna det underlag som behövs för granskningen av redovisningen.

Enligt 12 § samma lag ska stöd ur fonden betalas tillbaka bl.a. om stödet inte har förbrukats inom angiven tid eller för avsett ändamål, om mottagaren inte inom föreskriven tid har lämnat redovisning eller underlag eller om mottagaren genom att lämna oriktiga upp-gifter eller på annat sätt har förorsakat att stöd ur fonden har lämnats felaktigt eller med för högt belopp och mottagaren borde ha insett detta (denna bestämmelse behandlas närmre i kapitel 10).

Ansökan om stöd

Enligt den blankett för stöd som ska användas vid ansökan om pro-jektstöd ska sökanden lämna en utförlig projektbeskrivning utifrån de kriterier som tillämpas vid beslut om stöd (se avsnitt 4.2.3 och 4.3.1).

Sökanden ska vidare bifoga en budget där projektets olika beräknade kostnader och intäkter anges. I budgeten ska sökanden redogöra för om det förekommer finansiering antingen från sökandens egen orga-nisation eller från annan finansiär än Allmänna arvsfonden. Om sökanden inte ännu har fått besked om extern finansiering ska det anges när sådant besked kan lämnas och hur projektet kan påverkas om en ansökan om extern finansiering inte beviljas. I ansökan om projektstöd intygar sökanden, genom att behörig företrädare under-tecknar ansökan, att lämnade uppgifter är riktiga samt försäkrar att projektstödet kommer att användas enligt de uppgifter som lämnats.

I den ansökningsblankett som ska användas vid ansökan om lokalstöd ska sökanden lämna ett antal uppgifter. Eftersom Arvs-fondsmedel enligt praxis endast finansierar maximalt 70 procent av kostnaden för t.ex. en om- eller nybyggnation krävs det i normal-fallet att sökanden också finansierar byggnationen med andra medel.

I ansökan ska det därför bl.a. anges vilka samarbetspartners som finns och kontaktuppgifter till dessa. En kostnadskalkyl ska också bifogas vilken ska innehålla en specificerad budgetuppställning. Det ska tyd-ligt framgå av denna kalkyl vilka bidrag eller lån som är sökta respektive beviljade. Ansökan ska undertecknas av organisationens firmateck-nare. Vidare ska bl.a. ritningar, bygglov samt lagfart eller nyttjande-rättsavtal bifogas ansökan. Någon försäkran om att lämnade uppgifter är riktiga och att stödet kommer att användas enligt uppgifterna i ansökan görs dock inte genom undertecknandet av ansökan, vilket är en skillnad i förhållande till vad som är fallet för projektstöd.

Kontroller inför beslut om stöd

Av Arvsfondsdelegationens verksamhetsberättelse för 2017 (s. 33) framgår att innan Arvsfondsdelegationen fattar beslut om projekt- eller lokalstöd genomförs flera kontroller av den stödsökande orga-nisationen. Referenser tas på organisationen, det planerade projektet och verksamheten genom kontakt med t.ex. kommun, andra etable-rade samhällsaktörer och samarbetspartners. Kanslifunktionen kon-trollerar om sökanden tidigare har ansökt om medel ur fonden, och om det ledde till ett bifall eller avslag. Är organisationen inte känd sedan tidigare görs – utöver en referenskontroll – en kontroll av vad som anges om och av organisationen på internet, t.ex. en översiktlig granskning av organisationens webbplats. Organisationens stadgar, årsredovisning och protokoll gås också igenom. Budgeten granskas i syfte att få en samstämmig bedömning av projektens kostnader och mer kostnadseffektiva projekt. Vidare genomförs en skattekontroll för att kontrollera skatteregistrering och om organisationen har obe-talda skulder eller betalningsanmärkningar.

Redovisning

Genom undertecknandet av en projektstödsansökan bekräftar sökan-den att dokumentet Generella villkor för projektstöd ur Allmänna arvs-fonden har lästs och godtagits. Villkoren innehåller bestämmelser tillämpliga för projekt- och lokalstöd och blir bindande vid utbetal-ning av beviljat stöd. Till skillnad från ansökan om projektstöd god-känner inte en lokalstödsökande genom undertecknandet av stöd-ansökan de generella villkoren. Efter att stöd har beviljats krävs det att sökanden begär att det utbetalas. En underskrift av rekvisitions-blanketten för utbetalning av lokalstöd innebär dock att stödmotta-garen godkänner de villkor som framgår av beslutet och de generella villkoren.

I villkoren anges bl.a. följande (p. 12, 13 och 21–30). Utbetalda projektmedel ska hållas avskilda och inte sammanblandas med stöd-mottagarens andra tillgångar. Projektets kostnader ska kunna hän-föras till den ansökan som ligger till grund för beslutet om beviljan-det av stöd samt att stöd endast får användas på beviljan-det sätt som framgår av det beslutet. Projektstöd får aldrig användas för kostnader som betalas av annan finansiär. Stödmottagaren ska skriftligen redovisa hur utbetalade medel har använts i årsrapporter samt i en slutrapport.

Redovisningen i dessa rapporter ska göras mot den budget som har godkänts för projektet och eventuella avvikelser ska anges och kom-menteras. Ett revisorsintyg ska fogas till redovisningen, undertecknat av en kvalificerad revisor¹. Stödmottagaren ska redovisa det ekono-miska utfallet och av bokföringen ska projektets totala kostnader och intäkter direkt kunna utläsas. Det är de faktiska kostnaderna som ska anges. Schabloner eller tidredovisning för personalkostnader ska således inte användas. Om ett projekt drivs i strid med de angivna villkoren kan Arvsfondsdelegationen besluta att avbryta finansier-ingen av projektet. Projektstöd ska återbetalas bl.a. om stödet inte har använts för avsett ändamål. Utbetalt projektstöd kan återkrävas efter beslut av Kammarkollegiet.

Sedan 2016 fattar Arvsfondsdelegationen fleråriga beslut för pro-jektstöd. Ett projekt får således en budgetram för hela projektperio-den. Efter varje genomfört projektår ska stödmottagaren skicka in

en årsrapport samt en plan för nästkommande år i projektet. Års-rapporten måste godkännas innan projektet kan rekvirera medel för nästkommande projektår. Vid större förändringar i projektet krävs ett tilläggsbeslut från Arvsfondsdelegationen.

Enligt Arvsfondsdelegationens generella villkor inleds ett lokal-stödsprojekt vid delegationens stödbeslut och pågår under 24 måna-der. Stödmottagaren ska enligt de generella villkoren för projektstöd skriftligen i en årsrapport samt i en slutrapport redovisa hur medlen har använts. När byggnationen är slutförd och verksamheten som ska bedrivas i den aktuella lokalen har startat ska en slutredovisning upprättas. Redovisningen ska innehålla en skriftlig redogörelse för verksamheten och en ekonomisk redovisning. Som angetts ovan ska slutredovisningen vara granskad, godkänd samt underskriven av en kvalificerad revisor.

En stödmottagare är enligt p. 36 i de generella villkoren för pro-jektstöd skyldig att anmäla vissa ändrade förhållanden till Arvsfonds-delegationen. Detta kan enligt uppgift från Arvsfondsdelegationen t.ex. avse en förändring av budgeten; om projektet senare beviljats stöd även från annan finansiär eller om sökanden beviljats mindre stöd från annan finansiär än vad som tidigare beräknats. Arvsfondsdele-gationen gör då en omprövning av det beviljade stödet; om stödet ska minskas eller ökas i motsvarande mån.

Det är vanligt förekommande att större organisationer har bevil-jats stöd för flera olika projekt som löper samtidigt. Arvsfondsdele-gationen kontrollerar då enligt uppgift från deleArvsfondsdele-gationen om det finns finansiell täckning för indirekta kostnader, s.k. overhead-kostnader, t.ex. administrativa löner eller lokalhyra som till sin karaktär är ge-mensamma för flera projekt.

Kontrollbesök och annan uppföljning

Arvsfondsdelegationen kan under ett projekts gång (både i fråga om projekt- respektive lokalstödsverksamhet) göra kontrollbesök hos stödmottagaren (p. 34 i de generella villkoren). Besöken görs av kansliets controllerfunktion. Sedan årsskiftet 2017/2018 består funk-tionen av tre medarbetare. Målet är att tio procent av de projekt- eller lokalstöd som beviljats stöd under föregående år ska besökas av kansli-funktionens controllers. Urvalet sker både genom stickprov men

också genom bedömning om det finns risk för oegentligheter i ett visst projekt. Arvsfondsdelegationen kan också enligt villkoren begära in kopior av räkenskaper och annat underlag som avser användningen av projektmedel. Detta görs i normalfallet i samband med kontrollbesök.

Stödmottagaren underrättas om besöket i förväg och uppmanas ha all bokföring för projektet tillgänglig för genomgång.

Under 2016 genomfördes enligt Arvsfondsdelegationens verk-samhetsberättelse (s. 8) för det året 45 kontrollbesök av controller-funktionen, vilket motsvarar drygt tio procent av de projekt som erhöll stöd ur Allmänna arvsfonden 2015. Under 2017 genomfördes enligt verksamhetsberättelsen för det året 35 kontrollbesök, vilket motsvarar åtta procent av fattade bifallsbeslut under 2016. Av verk-samhetsberättelsen för 2017 (s. 35) framgår att tolv av dessa projekt var slumpvis utvalda. Fyra av dessa avsåg lokalstöd och åtta projekt-stöd. I fyra fall gjordes iakttagelser som krävde åtgärd från stödmot-tagarens sida, som t.ex. återföring av medel för kostnader som fel-aktigt belastat projektet. I kategorin risk och väsentlighet granskade controllerfunktionen 23 projekt under året, varav sex stycken avsåg lokalstöd och 18 projektstöd. I sju av fallen gjordes iakttagelser som krävde åtgärd från stödmottagarens sida, som t.ex. rättelse eller åter-betalning av kostnader som inte är godkända enligt de generella vill-koren för projektstöd ur fonden. Tre av kontrollbesöken under 2017 ledde till att projektet avbröts (beslut om två av dessa fattades av Arvsfondsdelegationen i februari 2018).

De 24 projekt där åtgärder inte krävdes hade, med mindre av-vikelser, utförts enligt plan och i enlighet med beviljad budget. Inga försök till bedrägerier upptäckes i granskningen. I nästan alla be-sökta projekt gjordes proaktiva och stödjande insatser av controller-funktionen, t.ex. korrigerades felaktigheter som upptäckts innan redovisningen granskats av revisor och rådgivning i bokföring eller stöd inför redovisning lämnades också.

Utöver controllerfunktionens besök, genomför handläggarna vid Arvsfondsdelegationen projektbesök, till viss del i kontrollsyfte. På detta sätt besöktes 137 projekt eller vart fjärde projekt under 2016 enligt verksamhetsberättelsen för det året (s. 8). Motsvarande siffra för projektbesök 2017 uppgick till 117 projekt, eller nästan var fjärde projekt, enligt verksamhetsberättelsen för 2017 (s. 5).

Vidare ska projektledare efter att stöd har beviljats genomgå en

stöd gås igenom. Vid dessa utbildningstillfällen träffar handläggarna projektledare för cirka fem projekt. Handläggarna har också under projektets gång löpande kontakt med projektledaren och andra re-presentanter för den stödmottagande organisationen.

Om den stödmottagande organisationen inte har använt beviljat stöd i enlighet med ansökan eller de generella villkoren för stöd ur Allmänna arvsfonden, kan organisationen bli återbetalningsskyldig.

Enligt uppgift från Arvsfondsdelegationen är det inte ovanligt att delegationen konstaterar att vissa kostnader i ett projekt inte kan godkännas, varpå delegationen begär att stödmedel motsvarande dessa kostnader ska återbetalas. Om inte detta görs lämnas ärendet över till Kammarkollegiet för eventuellt återkrav. Ett ärende över-lämnades 2017 till Kammarkollegiet för eventuellt återkrav av ut-betalade projektmedel ur fonden, vilket enligt uppgift från Arvs-fondsdelegation avsåg underlåtenhet att inkomma med redovisning av utbetalade projektmedel. I de fall där Kammarkollegiet misstänker brott görs polisanmälan, vilket dock inte skedde under vare sig 2016 eller 2017.

9.3 Rutiner i fråga om EU-medel respektive