Används de administrativa resurserna som finns inom förskola/skola på ett effektivt sätt? Är organiseringen av dessa resurser ändamålsenlig?

Här får vi som i en del andra frågeställningar naturligtvis olika signaler, beroende på vilken person och funktion som svarar. De ekonomer som stöttar enheterna får god kritik, men det finns också en uttrycklig önskan om en större proaktivitet och ett större

verksamhetskunnande (verksamhetsekonom/-controller). Vi hör också att varje rektor/förskolechef har och måste ta kommandot i de ekonomiska frågorna. Även

verksamhetschef och huvuduppdragschef behöver kompetenta rådgivare i de ekonomiska och budgetmässiga resursfrågorna, framför allt när det gäller vad man ser i utfallen på längre sikt och hur man kan påverka detta (olika slags simuleringar).

Flera skolledare uppger att de får ett gott centralt stöd kring bl.a. uppföljning av det

ekonomiska läget, att de har fasta träffar med ekonom varje månad eller tätare, men att flera har en önskan att få än bättre stöd under själva budgetarbetet, även simulering och

scenariohantering. Ett större mått av individuellt stöd.

De rektorsområden som har intendenter lyfter fram dessa som ytterst värdefulla och kompetenta. Intendenternas sammanlagda kunskapskapital är av värde att både lyfta upp och delge inom verksamheten förskola/skola.

Som vi ser det, utifrån det vi hör och läser, kan effektiviteten höjas på de administrativa resurserna som finns och även bli mer individuellt riktade, utifrån aktuellt behov (ekonomi, controlling, HR). Detta på begäran och uppdrag av respektive skolledare, men också på direkt uppmaning och styrning av verksamhetschefen.

För att förbättra verksamheten och dess administrativa resurser (ekonom, controller, HR-personal) ser vi att organiseringen av de centrala resurserna behöver komma närmare verksamheten (enheterna), skapa en bättre förståelse för verksamheterna förskola/skola.

Detta ställer samtidigt också högre krav på den lokala enheten. Här behöver en helhetssyn skapas vilket bäst sker i samverkan mellan verksamhetschef, skolledare och de centrala administrativa stöden/funktionerna.

Förslag till åtgärder

- kring de administrativa resurserna, främst ekonomer och controllers:

37

25

 Skapa och/eller uppdatera de administrativa resursernas uppdragsbeskrivningar, exv.

ekonom, controller. Detta görs i samverkan mellan framför allt verksamhetschef och den administrativa stödresursen. Skolledaren finns med i dialogen.

Ägare: verksamhetschef

 Låt utvärdera de administrativa stöden varje år, för ständiga förbättringar och

förädling. Kärnverksamheten utvärderar stödverksamheten. Sätt upp konkreta mål och mått för de administrativa resurserna, följ upp och mät, förbättra. Allt på ett så enkelt och okonstlat sätt som möjligt. Skolledarna deltar givetvis i skapandet av

utvärderingsunderlagen.

Ägare: verksamhetschef

 Kontinuerligt granska och ”enkelt” dokumentera respektive rektorsområde, för att med ett ”utifrånperspektiv” (exv. kollega, ”kritisk vän”) studera hur resurserna används, hur de kan användas på bättre sätt, mer effektivt etc. Detta kan exv. ske genom att andra kolleger, ”kritiska vänner”, pensionerade skolledare och verksamhetsstöd möter upp ett rektorsområde, utifrån ett antal frågeställningar. Denna idé har kommit fram från några av de skolledare vi mött. Granskningsplanen skapas av verksamhetsstöd och skolledare i samverkan.

Här är det också läge för att kontinuerligt och systematiskt reflektera över det man gör i vardagen, inte borde göra etc. Eslövs kommun kan här vara exempel att lyssna med och lära av.

Ägare: verksamhetschef

 Låt verksamheten använda sig av ”seniora mentorer med verksamhets- och

koncernperspektiv”, exv. rektorer som gått i pension, som har erfarna tankar gällande verksamhetsövergripande perspektiv.

Ägare: verksamhetschef

 Varje enhet (rektor/förskolechef) behöver ges möjlighet till en större grad av

individuellt stöd kring ekonomiska frågor och budgetarbete. Detta har skett i viss mån under 2018, men kan fortsatt förädlas. Ett sådant stöd bör på något vis ”kontrakteras”, dvs. att rektor ges ett extra stöd under X period för att uppnå Y effekter. Allt

dokumenteras om än kort.

Ägare: verksamhetschef

 Flera skolledare efterlyser bättre stöd och hjälp att kunna simulera olika beräkningar och scenarion i och kring sin budget och ekonomiarbete. Här kommer de administrativa stöden (framför allt verksamhetsekonomerna) in, men också kommunens ekonomer, andra skolledare och systemleverantören (exv. Hypergene). Låt en mindre arbetsgrupp arbeta fram hur man bättre kan skapa en effektfull simulering och scenarionhantering som stöd i kommande budgetarbete.

Ägare: verksamhetschef

38

26

 De rektorsområden som har intendenter lyfter fram dessa som ytterst värdefulla och kompetenta. Intendenternas sammanlagda kunskapskapital är av stort värde att lyfta upp och delge hela verksamheten förskola/skola. Detta kan givetvis ske på olika sätt.

Ägare: verksamhetschef i samverkan med berörda rektorer

Kring skolledarnas och verksamhetschefens stöd av administrativa (ekonomi/controlling) resurser vill vi komplettera med nedanstående förslag till åtgärder:

 Varje nyrekryterad rektor/förskolechef bör erbjudas en ”ekonomisk och

verksamhetsmentor” vid sin sida, gärna kopplad till en individuell utvecklingsplan.

Mentorn kan vara en kollega med god erfarenhet av ekonomi- och verksamhetsstyrning, en pensionerad skolledare etc. Det finns flera rektorer/förskolechefer med hög

kompetens kring ekonomi- och budgetarbete. Mentorskapets innehåll kan kombineras med ett sedvanligt mentorskap när man påbörjar ny tjänst. Om mentorn är en kollega erbjuds någon form av arvode/gratifikation för uppdraget/mentorskapet.

Ägare: verksamhetschef

 Varje rektor/förskolechef ska möta sin ekonom/controller/HR-person och

verksamhetschef kontinuerligt, minst varje månad och tätare om ekonomin inte är i balans. Allt utifrån behov och läge. Mötena rymmer uppföljning och effekter av insatser och insatta åtgärder samt titt framåt nästa steg i prognoserna: Vad ska göras för att komma i balans?! Exemplifieras som att ”reducera med två lärare 500 tkr fr.o.m…”.

Värt att här notera är att man sällan gör en förändring under pågående termin, en tröghet som behöver beaktas i alla led i organisationen. Eventuella nedskärningar ger som bäst en halvårseffekt.

Ägare: verksamhetschef

 Verksamhetschefen ska ha verksamhetsutveckling, budget och ekonomi stående på agendan i sina möten med rektorer/förskolechefer. Ambitionen är att det vid dessa möten sker ett kollegialt lärande, där man lär av både misstag och av de bästa – ”best in class”.

Ägare: verksamhetschef

 För chefer som av olika skäl inte lyckas hålla sin budget i balans föreslår vi ett strukturerat och planerat utökat ledningsutvecklings-/stödprogram. Det kan exv.

rymma allt från utbildning, ekonomisk coaching till mer täta återkopplingar med ekonom och verksamhetschef. Dokumentation A och O, för att se framsteg.

Ägare: verksamhetschef

 Analysarbetet är en synnerligen viktig del där vi kan höra och se att någon form av gemensam kompetensutveckling, systematisk struktur och process skulle gynna verksamhetens kunnande och resultat. Vad är att analysera, egentligen? Hur kan man arbeta och göra? Vad vinner man ur analysen? Hur går man vidare? etc.

Ägare: verksamhetschef i samverkan med huvuduppdragschef

39

27

 Någon form av belöningssystem bör finnas i organisationen för chefer som arbetar systematiskt och effektivt med sin budget och ekonomi, detta oberoende av enhet, socioekonomiska utmaningar etc. En stark lojalitet gentemot lagd budget bör premieras på något vis, om än i all enkelhet.

Ägare: verksamhetschef i samverkan med huvuduppdragschef

 Att lära av andra, best-in-class, kring framgångsrikt ekonomiarbete. Internt finns bl.a.

flera rektorer och förskolechefer, Hälsa (äldrevård) som vänt underskott till överskott och/eller som mer eller mindre konsekvent alltid håller lagd budget. Men också utanför kommunen finns andra att dra lärdom av, skolchefer och rektor/förskolechefer, SKL m.fl.

Ägare: verksamhetschef

5. Hur fördelas skolpengen och övriga resurser till de olika rektorsområdena i