5. Material & Metod
5.3. Arbetsgång
Nedan beskriver jag hur materialet till den här studien har samlats in och katalogiserats. Jag beskriver också det empiriska materialets sammansättning och hur material för analys har valts ut. Till sist beskriver jag själva analysprocessen.
5.3.1. Insamling av material
Jag började arbetet med att samla in de kommunikativa styrdokument som ligger till grund för den kommande undersökningen den 5 december 2013. Då gick jag in på Ekonomistyrningsverkets (ESV) webbplats och hämtade ned en förteckning över samtliga myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen. Förteckningen
uppdateras löpande under året (Ekonomistyrningsverket 2013) och därmed går det att se förteckningen som en ögonblicksbild av den svenska statsförvaltningen. När data hämtas från ESV följer automatiskt uppgifter om myndigheternas
departementstillhörighet och antalet årsarbetskrafter med, uppgifter som jag senare kom att använda för att göra urval ur materialet.
5.3.2. Framtagning av utskickslista
I december 2013 var antalet myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen 231 stycken. Flera av myndigheterna var dock inte relevanta för den kommande
undersökningen och kunde exkluderas.
Först plockades alla avvecklingsmyndigheter bort. En avvecklingsmyndighet är en juridisk konstruktion som skapas när en myndighet ska upphöra med sin verksamhet. En sådan myndighet har alltså inget egentligt uppdrag utan finns för att ta hand om den kvarvarande administration som den försvunna myndigheten lämnar efter sig.
Nästa steg var att plocka bort alla myndigheter som ännu inte hade startat sin verksamhet, det vill säga myndigheter som skulle uppstå någon gång under 2014. På samma sätt valde jag att ta bort alla myndigheter som skulle avvecklas under 2013. Detta innebar till exempel att Högskolan på Gotland försvann från förteckningen
eftersom den upphörde som egen myndighet i juni 2013. På samma sätt fick Stockholms Konstnärliga Högskola utgå eftersom myndigheten inte startade sin verksamhet förrän i januari 2014.
Regeringskansliet och riksdagsförvaltningen plockades bort ur förteckningen eftersom dessa två myndigheter kan ses som överordnade de andra statliga
myndigheterna. Den kommande undersökningen inriktar sig på myndigheter under riksdag och regering, därmed passar regeringskansliet och riksdagsförvaltningen inte riktigt in i urvalet.
Kungliga hov- och slottsstaten togs bort då rättsfall indikerade att detta inte är en myndighet i egentlig mening och inte omfattas av offentlighetsprincipen (RÅ 1999 ref . 48), därmed kunde jag inte begära in hovets kommunikationspolicy på samma sätt som
jag kunde göra med de andra ”riktiga” myndigheterna.
Försvarsunderrättelsedomstolen samt Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden hade inga e-postadresser registrerade hos ESV och trots ihärdigt letande på Internet kunde inga adresser uppbringas, därmed utgick dessa två myndigheter ur förteckningen.
Högskolan i Skövde togs bort eftersom jag arbetar på lärosätet och visste att myndigheten vid tillfället för insamlingen inte hade någon samlad
kommunikationspolicy.
Till slut bestämde jag mig också för att exkludera mycket små myndigheter som hade mindre än tio årsarbetskrafter registrerade hos ESV. Jag gjorde övervägandet att mycket små myndigheter inte har behov av att styra sin kommunikation genom styrdokument på samma sätt som större myndigheter, därmed var de mindre intressanta för den kommande studien. När dessa överväganden var gjorda hade listan med myndigheter reducerats från 231 myndigheter till 190.
5.3.3. Begäran och påminnelse
Den 11 februari 2014 skickade jag ett e-postmeddelande till de 190 myndigheterna på min lista (se appendix sid. 79 & 77). Jag formulerade det som en begäran om att få ta del av allmän handling och bad att få myndighetens gällande kommunikationspolicy sänd till mig.
Som jag beskrivit ser jag kommunikationspolicyn som det mest överordnade dokumentet och jag valde medvetet att använda just detta ord och inte definiera eller förklara begreppet. Bakom detta låg en förhoppning om att ordet i viss mån skulle definiera sig självt. Myndigheterna skulle antingen skicka mig ett dokument med namnet kommunikationspolicy eller ett annat dokument som de ansåg likvärdigt med, eller en ersättning för, en kommunikationspolicy. Min begäran verkar på intet sätt ha skapat förvirring ute på myndigheterna. Av 190 myndigheter var det inte en enda som responderade med att man på något sätt inte förstod vad jag frågade efter.
När myndigheterna började svara på min begäran förde jag in deras svar i en Excel-fil och de översända dokumenten sparades i PDF-format. Några myndigheter sände över sina handlingar i pappersform, dessa konverterades till PDF genom att först skannas till en bildfil och därefter gå igenom en OCR-avläsning1
för att dokumentet skulle gå att
1 OCR står för Optical Character Recognition och innebär att de tecken som finns i en bildfil konverteras och blir tecken i ett vanligt ordbehandlingsdokument. All estetisk formatering av texten går förlorad i processen. Under kodningen i NVIVO extraheras text ur dokumenten in i analytiska kategorier /noder. För att denna extrahering ska vara riktigt effektiv måste texten i de dokument som analyseras vara markeringsbar på ordnivå, viket de blir i vanlig PDF-fil men inte i ett skannat dokument. OCR-verktyget som användes ingår i google-drive.
analysera fullt ut i programmet NVIVO. Detsamma gällde de myndigheter som
skickade ”falska” PDF-filer, det vill säga filer skapade genom att ett dokument skannats och därmed innehåller text som inte är markeringsbar i ett ordbehandlingsprogram.
Den 14 mars 2014 gjorde jag en avstämning. Det visade sig att ett 20-tal myndigheter inte hade svarat på min ursprungliga begäran och att ytterligare några aldrig hade fått mitt första e-postmeddelande på grund av tekniska fel. Dessa myndigheter fick nu en påminnelse eller en förnyad begäran vilket resulterade i ytterligare några svar.
5.3.4. Katalogisering av materialet
Den 29 april 2014 avbröts insamlingen. Uppgifterna om myndigheternas svar på min förfrågan importerades till statistikprogrammet SPSS tillsammans med uppgifter om varje myndighets departementstillhörighet.
Av de 190 myndigheter som fått min förfrågan hade 131 sänt över ett eller flera dokument utan vidare kommentarer och 13 stycken hade sagt att de inte hade någon kommunikationspolicy men skickade andra dokument. 38 myndigheter hade svarat att de inte hade någon kommunikationspolicy medan 5 myndigheter hade sänt dokument eller länkar som inte gick att öppna eller använda. 3 myndigheter hade överhuvudtaget inte svarat.
3: Svar på begäran om att få ta del av kommunikationspolicy
Antal Procent
Policy översänd 131 69
Har ej policy 38 20
Har ej policy, sänder annat dokument 13 7
Översänd länk eller dokument fungerar ej 5 3
Ej svar 3 2
Total 190 100
5.3.5. De insamlade dokumenten
Nu vidtog en övergripande inspektion av vad det var för dokument som myndigheterna skickat till mig. Dokumenten öppnades ett efter ett och scrollades snabbt igenom så att en översiktlig bedömning av dokumenttypen kunde göras. Den ytliga inspektionen visade att insamlingen hade resulterat i 143 dokument. Av dessa kunde 125
kategoriseras som kommunikationspolicys eller kommunikationsstrategier, det vill säga dokument som på ett övergripande plan beskriver förhållningssätt, organisation och
prioriteringar bakom myndighetens kommunikationsarbete. Tolv av dokumenten berörde enbart myndighetens förhållningssätt i traditionella eller sociala medier. Tre dokument visade sig vara varumärkesplattformar, en typ av kommunikativt
styrdokument som beskriver hur myndigheten ska positionera sig på en tänkt marknad. Ett av dokumenten var en plan som rörde hela myndighetens verksamhet och tre av dokumenten verkade röra sig om presentationer som någon chef givit inför sina medarbetare, ett dokument med osäker formell status.
Det verksamhetsövergripande dokumentet och dokumenten med okänd formell status såg jag som svåra att använda i den kommande undersökningen och därför sorterades dessa dokument bort. En osäkerhet uppstod också runt varumärkesplattformarna, skulle dessa få vara med i undersökningen? En dubbelkontroll gav vid handen att ingen myndighet som sänt en varumärkesplattform också sänt en kommunikationspolicy eller strategi. Mot bakgrund av detta gjorde jag bedömningen att varumärkesplattformarna, i dessa myndigheters fall, ersatte en policy eller strategi. I två fall –
Riksantikvarieämbetet och Mälardalens Högskola – hade myndigheterna uttryckligen svarat att varumärkesplattformen var det dokument som ”ligger närmast” (Mälardalens Högskola 2014) en kommunikationspolicy samt var det dokument ”där
kommunikationspolicyn ingår” (Riksantikvarieämbetet 2014). Därmed fick också
varumärkesplattformarna ingå i undersökningen.
När detta var gjort hade jag en databas bestående av totalt 140 dokument där 89 procent utgjordes av dokument i kategorin
kommunikationspolicy/kommunikationsstrategi.
4: Dokument i databas med empiriskt material
Antal Procent
Kommunikationspolicy/kommunikationsstrategi 125 89
Dokumentet rör enbart mediefrågor 12 9
Varumärkesplattform 3 2
Total 140 100
Svenska myndigheter har en departementstillhörighet som beror på det ämnesområde som myndigheten verkar inom. Exempelvis hör Jordbruksverket till
Landsbygdsdepartementet medan Tillväxtverket hör till Näringsdepartementet. Ett sätt att värdera det insamlade materialet är att se hur det fördelar sig mellan departementen. Länsstyrelserna sorterar under socialdepartementet men särredovisas i tabellen.
5: Det empiriska materialets fördelning per departement Antal Procent Arbetsmarknadsdepartementet 5 4 Finansdepartementet 9 6 Försvarsdepartementet 7 5 Justitiedepartementet 12 9 Kulturdepartementet 15 11 Landsbygdsdepartementet 6 4 Miljödepartementet 5 4 Näringsdepartementet 16 11
Riksdagen och dess verk m.m. 1 1
Socialdepartementet 16 11 - Länsstyrelserna 17 12 Utbildningsdepartementet 25 18 Utrikesdepartementet 6 4 Total 140 100 5.3.6. Urval
In en kvalitativ studie går det generellt inte att analysera samma mängd empiriskt material som i en kvantitativ studie. 140 dokument är definitivt en för stor
dokumentmängd om ambitionen verkligen är att gå i närkamp med texten i dokumenten, ett urval måste göras.
Det finns en mängd olika sätt att göra urval på. En möjlighet skulle vara att bara använda de dokument som anses mest representativa, det Marshall och Rossman (2011:128) kallar ”typical case sampling”. Problemet med den metoden är att jag i det här skedet av analysprocessen inte vet vad som var ett typiskt fall.
En annan metod skulle vara att välja ut några myndigheter som på något sätt kunde anses vara normbildande för de andra, en metod som Marshall och Rossman kallar ”critical case sampling” (Ibid.). Till exempel skulle jag här kunna använda antalet årsarbetskrafter, välja de myndigheter som har flest antal anställda och föra ett resonemang om att eftersom de är stora och har många anställda får deras arbetssätt genomslag. Det är dock tveksamt om jag med trovärdighet skulle kunna argumentera för att en myndighets storlek på något sätt gör den normbildande på det strategiska kommunikationsområdet.
departementstillhörighet och slumpen för att hjälpa mig med urvalet. Det starkaste argumentet för det här förfarandet är att det garanterar att det finns en ämnesberedd på de myndigheter som deltar i urvalet. Urvalet blir på det här sättet en statsförvaltning i miniatyr. De kan möjligen också vara så – även om jag inte har sett några studier i ämnet – att det råder olika kommunikationskulturer under olika departement och inom olika ämnesområden. Till exempel skulle det kunna råda en viss kommunikationskultur bland de myndigheter som är kopplade till försvaret och sorterar under
försvarsdepartementet. Om det skulle finnas den typen av kulturskillnader går det i viss mån att gardera sig mot genom att se till att inget departement får en för hög eller låg representation bland de analyserade dokumenten.
Men hur skulle jag välja myndigheter under respektive departement? Ungefär samma resonemang för och emot olika metoder går att föra här som jag gjort ovan. Jag vet inte vad som är en typisk myndighet under finansdepartementet, typical case sampling är därmed utesluten. Möjligen skulle det vara möjligt att gå på myndighetens storlek och antalet årsarbetskrafter. Fortfarande har jag dock inga belägg för att storlek på något sätt är normerande för kommunikationsinflytande. Efter att återigen ha funderat valde jag att ta hjälp av slumpen.
Jag hade tillgång till en SPSS-fil där varje myndighet med empiriskt material i min databas var en analysenhet, ett fall. Med hjälp av variabeln som visade myndigheternas departementstillhörighet delade jag upp filen i 13 mindre dataset, ett dataset per
departement plus ett dataset för länsstyrelserna. Att jag valde att behandla
länsstyrelserna separat berodde på dessa myndigheters stora ämnesbredd. Länsstyrelsen utgör ett mellanled mellan regeringen och de övriga specialmyndigheterna
(Länsstyrelsen i Västra Götalands län 2014). På grund av att länsstyrelserna har sin administrativa departementstillhörighet under socialdepartement fick departementets övriga ämnesmyndigheter mindre chans att komma med i urvalet. Jag löste detta problem genom att låta länsstyrelserna bilda en egen urvalsgrupp, ett eget virtuellt departement.
Med detta gjort kunde jag öppna ett dataset i taget och låta SPSS slumpa ut en myndighet som skulle ingå i den första analysomgången. Det var dock bara i den första urvalsomgången som jag kunde få alla departement representerade. Riksdagen med dess verk hade bara en representant bland dokumenten. Detta dokument – som råkade vara Riksrevisionens kommunikationspolicy - plockade jag ut för hand. När det första
urvalet var gjort hade jag 13 dokument (se appendix sid. 75) som skulle komma att utgöra den grund ur vilken jag skapade mina undersökningsfrågor.
5.3.7. Kodningsomgång 1 – Generering av undersökningsfrågor.
Ovan har jag argumenterat för valet av en kvalitativ texttolkande metod för att analysera materialet. Det finns dock en mängd olika sätt att genomföra kvalitativa textanalyser på och det går att placera metoderna längs en skala där det längst till vänster finns
kvasistatiska metoder där kategorier är skapade på förhand och texten därefter kodas in i dessa kategorier. I andra änden på skalan finns metoder som nästan helt bygger på forskarens intuitiva tolkningsförmåga och som jobbar helt utan förutbestämda kategorier (Marshall & Rossman 2011:229). Jag har jobbat induktivt (Marshall & Rossman 2011:235), det vill säga jag har börjat i datamaterialet och först skapat undersökningsfrågor. Därefter har jag analyserat om materialet under respektive undersökningsfråga, skapat teman och kategorier relaterade till mina forskningsfrågor för att kunna generalisera det jag ser.
Första steget blev därmed att generera undersökningsfrågor. Här valde jag att göra en totalanalys av all information i de 13 dokumenten i dataset 1. All information i
dokumenten – även trivial och tillsynes redundant information – gjordes om till frågor. I arbetsmiljöverkets policy stod ”Arbetsmiljöverkets kommunikation ska bidra till att
verkets mål uppnås”. Den genererade frågan blev då: Vad ska myndighetens kommunikation skulle bidra till?
Varje genererad fråga bildade en nod i datorprogrammet NVIVO och när ett
dokument var kodat gjorde jag en översyn över noderna/frågorna innan jag gick vidare till nästa dokument. Ibland kunde två frågor slås ihop till en. I det här läget var jag dock mycket försiktig med att ta bort frågor. När det första datasetet om 13 policydokument var genomgångna hade jag en lista på ett 80 tal frågor som dokumenten i olika hög grad kunde svara på (se appendix sid. Fel: Det gick inte att hitta referenskällan ). Nästa steg blev att plocka ut vilka av dessa frågor som kunde användas i min undersökning.
För att plocka ut de frågor som skulle användas i undersökningen gjorde jag på följande sätt: Första skapade jag tre nya noder i NVIVO och döpte dessa till auktoritet, legitimitet och strategiskt syfte. Var och en av dessa noder hade därmed en direkt koppling till en av mina forskningsfrågor. Därefter började jag sortera in de frågor som genererats av min första genomgång av dataset 1 under den huvudnod där jag ansåg att de hörde hemma. Till exempel sorterades frågan; ”Vad ska kommunikationen bidra till”,
in under noden strategiskt syfte. Vissa frågor hade ingen naturlig hemvist under en forskningsfråga och lämnades därmed därhän.
När detta var klart gick jag in under respektive huvudnod och gjorde en förnyad värdering i förhållande till Thornton (et al. 2012:56-57) interinstitutionella system. Jag strök frågor, slog ihop frågor och formulerade om frågor. Vilka frågor som till slut kom att användas för att undersöka respektive begrepp förklaras nedan.
5.3.8. Undersökningsfrågor - Auktoritet
I Thornton (et al. 2012:56-57) interinstitutionella system baserar den institutionella ordning som kallas staten sin auktoritet på en byråkratisk struktur, marknaden använder aktieägaraktivitet, professionen den professionella sammanslutningen och företaget toppcheferna. En gemensam nämnare är att dessa auktoriteter har möjlighet att ställa krav på organisationen och påverka de ramar inom vilket arbetet utförs. Med
utgångspunkt från detta formulerade jag undersökningsfrågor som hade att göra med strukturen för kommunikationsarbetet, frågor som berörde ansvarsförhållanden, rättigheter och skyldigheter, styrsystem och beslutsnivåer och vad policydokumenten egentligen såg som ett område värdigt reglering.
Begreppet auktoritet inom myndighetens strategiska kommunikation kom därmed att undersökas genom följande frågeställningar:
• Vilka kommunikationsrättigheter har den enskilde medarbetaren?
• Vilka kommunikationsskyldigheter åläggs den enskilde medarbetaren?
• Hur förväntas den enskilde medarbetaren vara i sitt kommunikationsarbete?
• Vilka andra interna dokument kopplar kommunikationspolicyn till?
• Vad ser myndigheten som en kommunikationskanal värd att uppmärksamma i
policyn?
• Hur värderas de olika kommunikationskanalerna i förhållande till varandra?
• När ska kommunikationsfunktionen kopplas in?
• Vilka konkreta uppgifter har kommunikationsfunktionen?
• På vems uppdrag arbetar kommunikationsfunktionen?
• Vad är pressfunktionens roll?
• I vilket förhållande står kommunikationsfunktionen till övriga organisationen?
• Vilka konkreta kommunikationsuppgifter läggs på myndighetens chefer?
• Vilken organisatorisk funktion på myndigheten har fattat beslut om policydokumentet?
• Vilka gränser sätts för kommunikationsarbetet?
• Vem bestämmer över kommunikationsarbetets övergripande utformning?
• Vem företräder myndigheten i media?
5.3.9. Undersökningsfrågor – Strategiskt syfte
I Thorntons (et al. 2012:56-57) interinstitutionella system har den institutionella ordning som kallas staten som strategiskt syfte att bidra till samhällsnytta, marknaden vill öka vinsten, professionen vill förbättra sitt personliga rykte medan företaget vill öka i storlek. En gemensam nämnare är att det handlar om att en aktivitet ska kopplas till ett långsiktigt övergripande mål. Med utgångspunkt från detta använde jag
undersökningsfrågor som fokuserade på syftet med myndighetens
kommunikationsverksamhet, både den interna och den externa. Jag använde också frågor om kommunikationens innehåll och målgrupper.
Begreppet strategiskt syfte kom därmed att undersökas genom följande frågeställningar:
• Vad ska myndighetens externa kommunikation bidra till?
• Vad ska myndighetens interna kommunikation bidra till?
• Vilka är ledorden för myndighetens kommunikation?
• Vad ska innehållet i myndighetens kommunikation vara?
• Vad är syftet med arbetet gentemot massmedia?
• Vilka är målgrupperna för myndighetens kommunikation?
• Vilka målgrupper är prioriterade?
• Varför är dessa målgrupper prioriterade?
• Hur mäter myndigheten effekten av sin kommunikation?
5.3.10. Undersökningsfrågor - Legitimitet
I Thorntons (et al. 2012:56-57) interinstitutionella system baserar den institutionella ordning som kallas staten sin legitimitet på demokratiskt deltagande, marknaden sin legitimitet på aktiepris, professionen sin legitimitet på personlig expertis och företaget sin legitimitet på marknadspositionen. Demokratiskt deltagande, aktiepris och position på marknaden är externa parametrar som existerar utanför organisationen. Professionell
expertis kan vara en en intern parameter men också en extern, om vi tänker oss att det rör till exempel en läkares yrkeskunskap i förhållande till andra läkare utanför den egna organisationen. I samtliga fall handlar det dock om något att ta stöd mot för att
rättfärdiga olika aktiviteter. Med utgångspunkt från detta formulerade jag
undersökningsfrågor som handlade om hur organisationen sökte stöd i överordnade regler och förhållanden för att motivera sina kommunikationsaktiviteter.
Begreppet Legitimitet kom därmed att undersökas genom följande frågeställningar: • Vilka överordnade principer eller lagar hänvisar kommunikationspolicyn till
• Vad förväntas kommunikationspolicyn vara eller göra?
• Hur definierar myndigheten sig själv och sitt arbete?
• Vad känner organisationen att den måste göra för att klara framtiden?
• Vem/Vad ser myndigheten som sin uppdragsgivare?
• Vilka externa parter vill myndigheten ska bära dess kommunikation?
5.3.11. Urval av dataset 2 & 3
Jag hade nu mina undersökningsfrågor och därmed var det dags att ta fram mer
empiriskt material. Med hjälp av den tidigare beskrivna proceduren slumpade jag fram ytterligare 12 myndigheter – en under varje departement plus en för länsstyrelserna. Detta blev dataset nummer 2 (se appendix sid 75). Att det blev 12 och inte 13
myndigheter i det här datasetet beror som jag tidigare beskrivit på att riksdagens och dess verk bara hade en myndighet representerad i min databas med empiriskt material. Jag passade också på att slumpa ut ytterligare ett dataset om 12 myndigheter som fick namnet dataset 3 (se appendix sid. 75).
Konkret innebar detta att de empiriska materialet för den kommande undersökningen kom att bestå av 37 slumpmässigt valda kommunikationspolicys, det vill säga lite drygt 26 procent av de 140 dokument som fanns i min databas med empiriskt material.
5.3.12. Ny och omkodning
Med de tre dataseten färdiga och undersökningsfrågorna klara började kodningsarbetet om. Den här gången startade jag med det första dokumentet i dataset två och arbetade mig framåt. Nu kodades bara de delar av dokumenten som direkt eller indirekt kunde