AVDELNINGSREGISTER

P Att använda avdelningsregister

I Mamut Lön Professional kan du välja att använda dig av ett avdelningsregister.

Ett avdelningsregister ger dig möjlighet att ange gemensamma värden för en grupp av anställda.

Önskar du använda dig av avdelningsregister ska du börja med att markera kryss-rutan avdelning under personalregister i företagsinställningarna. Först då får du tillgång till dialogrutan för att lägga upp olika avdelningar och dess information.

Tänk på att löneprogrammets beteckning avdelning i ditt fall kan vara en annan tillhörighet, t.ex. facktillhörighet, funktionstillhörighet, regional tillhörighet eller

För timavlönade kan du ange timlönen direkt i personregistret. Vid en lönejuste-ring får man då ändra för var och en, vilket blir ett tidsödande arbete och en fel-källa om det är många personer. Med ett avdelningsregister kan timlönens storlek istället läggas på avdelningen och sedan kopplas var och en av de anställda till den avdelning de tillhör. Lönejusteringen görs sedan bara på ett ställe, på avdel-ningsnivån.

Som översta nivå har du möjlighet att ange en generell timlön i företagsinställ-ningarna. Du har följande nivåindelning när Mamut Lön väljer att ta värden eller beräkna värden vid löneregistreringen:

Œ Lönearten, först undersöks lönearten - saknas värde där så undersöks…

Œ Personen, och sedan …

Œ Avdelningen, och slutligen …

Œ Företaget, saknas värden även på översta nivån får man ange det manuellt.

För att komma till rutinen för avdelningsregister när du står i startbilden skall du välja menyrubriken Register och sedan Avdelning. Genväg finns också från dia-logrutan Företagsinställningar. När man kommer in i avdelningsregistret visas dialogrutan för avdelningsregister som består av fyra flikar:

Œ Adress, här registreras adressuppgifter för avdelningen.

Œ Löneuppgifter, här registreras timlön, övergripande ersättningar, etc.

Œ Kontering, här anges hur avdelningen ska konteras

Œ Grundvärden, här registreras grundläggande värden för Fora, SCB och Svenskt Näringsliv.

Avdelning

Ange avdelningens identitetsnummer som i Mamut Lön kan bestå av upp till 15 valfria tecken. Numret används för att visa inlagda avdelningar i bl.a. person-registret.

Adress

Namn

Här anger du avdelningens namn eller beteckning.

Adressuppgifter

Om avdelningen har en annan postadress eller arbetsställe än vad som är angivet i företagsinställningarna markerar du detta.

Mamut Lön hämtar adress- och telefonuppgifter från företaginställningarna och lägger dem som standardvärden. Vill du ändra någon uppgift markerar du att du vill använda uppgiften på avdelningsnivå och anger det nya värdet. I annat fall är det uppgifterna från företagsinställningarna som används för avdelningen.

Adressuppgiften omfattar fem olika fält, två adressrader, postnummer, ort samt land. Du har gott om utrymme för t.ex. c/o adresser. Vidare finns plats för sär-skild e-post adress, hemsida, telefon och faxnummer.

Löneuppgifter

För fälten Timlön och alla P-uppgifter finns en generell programstruktur i Mamut Lön som är uppbyggd i flera olika nivåer. Här i avdelningsregistret kan du ange de ersättningar som är gemensamma för alla eller många inom den aktuella avdel-ningen.

Timlön

För att kunna ange en gemensam timlön för avdelningen skall du först markera i kryssrutan att du vill använda uppgiften. Därefter kan du ange värdet, timlönen, i det fält som aktiveras. Genom denna hantering erhåller de personer som ansluts till avdelningen en avvikande timlön från den som du eventuellt har angivit i företagsinställningarna. Formelkoden är TimLön oberoende av från vilken nivå den hämtas.

P01 till P20

Med avdelningsregistret har du en nivå mellan person och företaget där du kan

Vad fälten P01 till P20 betyder, dess rubriker, bestämmer du i företagsinställ-ningarna. Där kan du också ange ett värde som gäller för företaget som helhet.

Här i avdelningsregistret skall du ange vilka värden som gäller för den aktuella avdelningen.

Kontering

Fördelningsnyckel

Här anger du om avdelningens lönekostnader ska fördelas enligt en fördelnings-nyckel som du kan lägga upp under menyrubriken Register, menyval Fördel-ningsnycklar.

Lönekonto

Här anger du det konto som avdelningens bruttolön skall konteras på. Du mar-kerar först om du vill använda kontonummer på avdelningsnivån och därefter själva kontonumret.

Om du har markerat att kontonummer skall väljas på lönearten eller personen väljer Mamut Lön kontonummer från dessa register och bortser från eventuellt angivet kontonummer här.

Resultatenheter

Mamut Lön kan också bokföra löner på resultatenheter som projekt, avdelning, kostnadsställe, etc.

Definition av resultatenheter gör du under fliken Kontering i företagsinställning-arna. På samma sätt som för kontonummer bestämmer du på vilken nivå som du eventuellt vill tilldela resultatenheten ett standardvärde.

Om du använder flera olika resultatenheter kan du välja att ge konteringen ett standardvärde från lönearten för en resultatenhet och ett från personen för en annan eller från avdelningen för en tredje. Om du för avdelningen vill ange ett standardvärde skall du markera att fältet för resultatenheten skall användas och därefter ange standardvärdet.

Grundvärden

I denna flik anges avvikande uppgifter för företagets inställningar avseende AFA, SCB och Svenskt Näringsliv. Beroende på dina val i företagsinställningar visas olika uppgifter under denna flik.

Fora-försäkring

Arbetsställenummer

Om avdelningen har ett annat arbetsställenummer avseende arbetsmarknadsför-säkringarna via Fora, de som numera kallas AFA försäkringar ska du markera kryssrutan och ange numret här.

Svenskt Näringsliv

Förbundsnummer

Ange avdelningens förbundsnummer om det skiljer sig från företaget som helhet.

Avtalskod

Ange avdelningens avtalskod för statistiken till Svenskt Näringsliv.

Arbetsplatsnummer

Om företaget har flera olika arbetsplatsnummer kan du per person eller avdelning lägga upp arbetsplatsnummer och erhålla statistik per arbetsplats. I företagsin-ställningarna anger du det vanligaste arbetsplatsnumret för företaget. Svenskt Näringsliv kräver en egen lista för varje arbetsplats.

Statistiska Centralbyrån (SCB)

Arbetsställenummer (CFAR nr)

Arbetsställenumret som lämnas från SCB är åtta tecken och benämns ofta som CFAR nummer. Om företaget har flera olika arbetsställenummer kan du dels per person lägga upp arbetsställenummer och erhålla statistik per arbetsställe. Alter-nativt kan du skapa olika avdelningar, som du kopplar till personen, där du kan ange avdelningens arbetsställenummer. I företagsinställningarna anger du det vanligaste arbetsställenumret för företaget. SCB kräver en egen lista för varje arbetsställe.

Arbetsställenummer (KU)

Om företaget har flera olika arbetsställenummer kan du dels per person lägga upp arbetsställenummer. Alternativt kan du skapa olika avdelningar, som du kopplar till personen, där du kan ange avdelningens arbetsställenummer.

32 Journallistor

P Journallistor

Utskrift av journaler förutsätter att du använder funktionen Kalendarie. Du kom-mer till utskriften av journallistor via menyrubriken Utskrifter och alternativet Journaler. Alla journallistor omfattar alltid 12 månader.

Dialogruta för utskrift av journallistor

Utskrift av journaler hämtar sin information huvudsakligen från kalendariet och ger dig möjlighet att skriva ut nio olika typer av journallistor. De du kan välja på är:

 Sjukdom

 Frånvaro

 Semester

 Mertid

 Övertid

 Nödfallsövertid

 Jourtid

 Beredskap Restid

Vid utskrift av en sjukjournal kommer kalendariehändelser som Karens, Sjuklön, Sjukersättning och Sjukpenning med vid utskriften.

Frånvarojournalen omfattar följande kalendariehändelser:

Arbetsskada

 Havandeskapspenning

 Föräldrapenning

 Tillfällig föräldrapenning

 Smittbärare

 Utbildning

 Svenskundervisning för invandrare

 Närståendevård

 Militärtjänst

 Tjänstledig

 Frånvaro övrig 1-5 Periodicitet

För varje journaltyp kan du välja med vilken periodicitet utskriften ska göras.

Redovisat antalet timmar eller dagar summeras per:

 Kalendermånad

 4-veckorsperiod

 Vecka Per datum

Journalutskriften omfattar alltid 12 månader från här angivet datum och tillbaka i tiden. Du anger fram till vilket datum programmet ska hämta informationen från kalendariet. Som förslag lämnas sista dagen i innevarande kalenderår.

Anger du ett datum som inte är sista dagen i en period enligt ovan vald periodici-tet kan det bli så att första och sista perioden inte blir en hel period. På utskriften redovisas detta med en asterisk efter periodrubriken.

Enhet

För utskriften kan du välja att redovisa antal timmar eller dagar av den valda jour-naltypen.

Urval

Vidare kan du selektera på anställningsnummer, avdelning och kategorier. För att du skall kunna ange ett urvalsintervall ska du först markera kryssrutan. Ange

Arbetsgivarintyg

Arbetsgivaren är skyldig att på begäran utfärda arbetsgivarintyg. Det krävs då det gäller att pröva en arbetstagares rätt till ersättning från arbetslöshetskassan. Ut-skrift av arbetsgivarintyg är en guide som stödjer dig i arbetet med att ta fram ett korrekt arbetsgivarintyg. Utskriften är en del av tilläggsmodulen Kalendarie från vilken också alla uppgifter om arbetsdagar och arbetstid hämtas.

Du kommer till guiden för utskrift av arbetsgivarintyg genom att välja menyalter-nativet Arbetsgivarintyg under rubriken Utskrifter.

P

Val av källa

Först ska du ange ifall informationen ska hämtas från kalendariet eller lönebeskeden.

Givetvis får du ett bättre underlag om du använder kalendariet som källa un-der +förutsättning att alla händelser är noterade där. Väljer du lönebeskeden som källa analyserar programmet informationen och ”gör så gott det går” med att be-räkna den anställdes arbetstillfällen under de senaste 12 månaderna.

Val av period och anställd

Redovisning fr.o.m / t.o.m

Normalt ska redovisning ske för en tidsperiod som omfattar de senaste tolv mån-aderna. När du kommer in i den första guidebilden föreslår programmet perioden ett år tillbaka från dagens datum. Om du vill skapa ett arbetsgivarintyg för ett annat tidsintervall anger du detta. Utifrån det angivna tidsintervallet hämtar pro-grammet sedan information från kalendariet avseende antal arbetsdagar och ar-betstid per dag.

Har den anställde haft avbrott i arbetet på grund av sjukdom, utbildning, föräldra-ledighet, totalförsvarsplikt eller liknande, ska redovisad period utsträckas i tiden, så att minst tolv månaders arbete redovisas.

Anställningsnr

Ange personens anställningsnummer, som förslag får du fram den personen som du står på i löneregistreringen när du startade guiden. Du skiftar mellan anställ-ningsnumren genom att använda tangenterna

Z

eller

Y

när du står i fältet. Med funktionstangenten

#

eller knappen med en kikare får du fram en dialogruta där samtliga anställda finns uppräknade med uppgift om anställningsnummer, namn och personnummer. Sök upp den anställde och klicka på [OK].

När du klickar på [Nästa] hämtar och kontrollerar Crona Lön uppgifter från kal-endariet för den angivna redovisningsperioden. Finns det dagar som inte finns upplagda eller som ej har förts över till lön påpekas detta.

Påpekande om att all tid inte överförts till lön

Personuppgifter och anställningstid

Anställd fr.o.m. / Anställd t.o.m.

Har du fyllt i anställnings- och avgångsdatum i personregistret för den anställde får du fram dessa uppgifter som förslag, som givetvis kan ändras här i guiden. De uppgifter du anger här skrivs ut som anställningstid på arbetsgivarintyget.

Fortfarande anställd

Markera denna kryssruta om personen fortfarande är anställd, permitterad eller tjänstledig.

Anställd i bemanningsföretag

Markera om personen var anställd i ett bemanningsföretag.

Befattning

Skriv in en kortfattad uppgift om den anställdes huvudsakliga arbetsuppgifter under senare tid. Befattning eller kanke titel kan användas.

Tjänstledigt

Eventuell tjänstledighet som inte är försumbar ska anges, dels förekomst och i så fall tidomfånget och sysselsättningsgraden.

Arbetstid

Ange ifall den anställde har arbetat heltid, deltid eller haft varierad arbetstid. I guidebilden som anger arbetstid har du tre alternativ heltid, deltid och varierad arbetstid. Beroende på vilket alternativ du markerar tänds de fält för vilka du ska lämna information.

Heltid tim/vecka

Om kryss har satts i rutan för heltidsarbete ska även det antal timmar som mot-svarar heltid i arbetstagarens befattning anges.

Deltid tim/vecka

Om den anställde haft en deltidstjänst ska du markera denna kryssruta och ange hur många timmar per vecka deltidstjänsten omfattat. Du ska också ange med vilken procent av heltid som deltidstjänsten har omfattat i fältet % av heltids-tjänst.

Varierande arbetstid

Har personen endast haft en varierande arbetstid ska du ange hur den anställde har arbetat.

Erbjudande om fortsatt arbete

Ange ifall ett erbjudande har lämnats och i så fall inom vilka villkor.

Arbetad tid

Här presenteras den arbetade tiden för den anställde som programmet hämtade från kalendariet efter den första guidebilden. Arbetstid, frånvarotid, övertid och eventuellt mertid särredovisas per månad i antal arbetade dagar och timmar.

Summan av antal arbetade timmar redovisas och påverkas när du ändrar någon arbetstid för en månad. Utifrån angiven redovisningsperiod i den första guidebil-den visar programmet arbetstiguidebil-den för de månader som ligger inom redovisnings-perioden.

Har den anställde haft avbrott i arbetet på grund av sjukdom, utbildning, föräldra-ledighet, totalförsvarsplikt eller liknande, ska uppgiften utsträckas i tiden, så att minst tolv månaders arbete redovisas (om det finns). Har du valt en för kort redo-visningsperiod kan du gå tillbaka till den första guidebilden och ändra redovis-ningsperiod.

Information som hämtas automatiskt från kalendariet

Tid då den anställde fått uppsägningslön, semesterlön, helglön, väntetidsersätt-ning och permitteringslön ska räknas som arbetad tid och ingå i uppgifterna. Se-mesterersättning i samband med arbetets upphörande ska däremot inte räknas in i arbetad tid. Uppgifter om antal semesterdagar för vilka semesterersättning har utbetalats vid semesterpermittering, lämnas under guidebilden Inkomst nedan.

Om du vill ändra en månads arbetstid ska du markera månaden, den redovisas med sex siffror som ååååmm. Andra kolumnen avser antal arbetade dagar och den tredje kolumnen antal timmar för månaden. Redigera antal arbetade dagar och timmar för varje månad. Därefter kan du gå vidare till nästa guidebild.

Arbetad tid – Uppehållslön

Om redovisad arbetad tid gäller för anställd med uppehållslön (i terminsbunden verksamhet), ska också kompletterande uppgifter om antal tjänstgöringsveckor per år, summa uppehållslön och undervisningsskyldighet fyllas i.

När du markerar kryssrutan Uppehållslön betalas ut tänds fälten Antal tjänstgör-ingsveckor per år, Summa uppehållslön och Undervisningsskyldighet som du ska fylla i. För undervisningsskyldigheten ska du ange heltidsmått per vecka. Uppgif-ten ska avse inkomsUppgif-ten då arbetet upphörde. I underlaget för beräkning av arbets-löshetsersättning ska det ingå sådana rörliga tillägg eller ersättningar, som

visas som fast lön, naturaförmåner och ersättning för mera regelbundet förekom-mande övertidsarbete. Ange genomsnittligt belopp i tillämplig ruta.

Avser inkomståret

Här föreslår programmet innevarande år, som du får ändra om inte detta stämmer.

Förutom detta hämtar också programmet eventuell fast månadslön eller timlön från personregistret om detta finns angivet.

Lön kr/tim, kr/dag, kr/vecka, kr/månad

Markera det kryssalternativ som passar bäst att redovisa personens inkomst. När du markerar lön per timma, dag, vecka eller månad tänds respektive fält upp där du anger personens löneuppgift. Du kan endast välja ett av alternativen.

Uppgifter om lönen

Inkomstuppgifter

Uppgifter om lönen, övrigt

Fyll i om uppgifterna är tillämpliga på den anställde.

Arbetsgivare och underskrift

Arbetsgivarens namn

Arbetsplatsens adress / telefon

Innan du kan skapa utskrift av arbetsgivarintyget måste du stämma av de uppgif-ter som kommer fram för arbetsplatsens adress och telefonnummer.

Datum

Som datum för underskrift på blanketten föreslås automatiskt dagens datum som du ändrar vid behov.

Namnförtydligande

Som namnförtydligande ska du ange namnet för den person som är arbetsgivarens representant.

Val av utskrift

Här kan du välja att skriva ut arbetsgivarintyget direkt eller via funktionen för-handsgranska. Det senare alternativet innebär att du först får fram utskriften på bildskärmen där du kan göra en kontroll innan utskrift görs på papper. Om det visar sig att någon uppgift är felaktig eller saknas kan du stänga förhandsgranska och gå tillbaka i guiden för att justera eller komplettera och därefter göra en ny utskrift. Utskriften görs efter att du klickat på knappen [Nästa].

Utskriften består av två sidor. Dels själva arbetsgivarintyget och dels en sida med anvisningar i hur arbetsgivarintyget ska fyllas i. Om du har en skrivare som stöd-jer dubbelsidig utskrift kan du med fördel ställa in skrivaren för detta.

Avsluta guiden

Kontrollera arbetsgivarintyget innan du klickar på [Slutför], när du slutför guiden tas de manuellt angivna uppgifterna bort. Vill du ändra någon uppgift får du gå tillbaka till rätt del av guiden genom att klicka på [Föregående] tills du kommer till rätt guidebild.

Om arbetsgivarintyget är korrekt klickar du på [Slutför] för att avsluta guiden.

Efter att du har avslutat guiden och vill skriva ut en kopia av arbetsgivarintyget kan du med fördel gå till funktionen Återutskrifter som du hittar under menyalter-nativet Utskrifter. Där hittar du tidigare utskrifter som du markerar och klickar [OK] så kommer du till funktionen Förhandsgranska.

P Hälsobokslut

Hälsobokslut är en rapport du kan använda som bilaga till årsbokslutet om perso-nalens sjukfrånvaro. Redovisningen ska omfatta den totala sjukfrånvaron fördelat på kvinnor och män. Uppdelat i åldersgrupperna upp till 30, 30 - 49 år och 50 år och äldre. Andelen av sjukfrånvaron som avser frånvaro som varat i 60 dagar eller mer ska också anges. Arbetsgivare med tio anställda eller färre undantas från redovisningsskyldigheten. OBS: Vid utskriften hämtar rapporten information direkt från kalendariet.

Period

Ange den period som du vill skriva ut en hälsodeklaration för. De datum du anger som period är faktiska kalenderdagar som omfattas av årsbokslutet.

In document Mamut Lön. Handbok del 3 (Page 96-116)