Att gallra eller bevara?
Utifrån arkivlagstiftningen ska alla all-männa handlingar bevaras såvida det inte finns ett fattat beslut om att de kan gallras. Dessa beslut finns i nämn-dernas respektive arkivredovisningar samt i Arkivhandboken för Malmö stad. Att gallra betyder att man förstör handlingen på ett eller annat sätt, så att den förlorar betydelsefull information, tänkta användningsområden eller möj-ligheten att förstå innehållet i den. Vi gallrar handlingar för att vi ska under-lätta förvaring, sökning och hantering av information under lång tid. Genom att vi håller våra arkiv rensade, gallrade och välvårdade underlättas överblick och möjlighet att se strukturer och sammanhang. Det blir helt enkelt mindre information att vada igenom.
Att rensa innebär att förstöra hand-lingar som inte är allmänna handhand-lingar.
Därmed behövs inget gallringsbeslut, även om resultatet, förstöring av in-formationen, är samma. När man ren-sar ett ärende tar man bort utkast, ko-pior, ovidkommande anteckningar och liknande information som inte tillför ärendet något och därför kan kastas.
Detta gör handläggaren i samband med avslut av ärendet.
Handlingar som ska bevaras lagras i ett arkiv, digitalt eller fysiskt. I nämnder-nas arkivredovisningar står i vilka sy-stem som handlingar kan arkiveras di-gitalt. Den praktiska hanteringen skil-jer sig åt beroende på om handlingen är fysisk eller digital. I Malmö stad finns ett stort antal fysiska arkiv i verk-samheten som tas om hand av en arki-varie eller arkivredogörare, som för-tecknar, gallrar och vårdar arkivet. För varje förvaltning ska det finnas en arki-vansvarig som är övergripande ansva-rig för förvaltningens olika arkiv och arkivhantering.
Att rensa och avsluta ärenden Som handläggare för ett ärende är det du som ansvarar för att meddela regi-strator att ärendet ska avslutas, i Pla-tina eller annat verksamhetssystem som innehåller allmänna handlingar.
När ditt ärende har varit uppe för poli-tiskt beslut är det i regel registratorn eller nämndsekreteraren som avslutar ärendet, om ärendet är rensat av hand-läggaren. I samband med att handläg-garen rensar ärendet bör hen också
Malmö stads Ärendehandbok
57
göra en översyn för att försäkra sig om att alla handlingar som ska bevaras finns med i ärendet. Exempelvis un-dertecknade avtal och bilagor som har framställts eller lagrats i Sharepoint.
Rensa ärendet i Platina och pappersakten
Ditt ärende ska rensas från arbetsdo-kument, kopior eller andra dokument som inte är registrerade eller inte ska registreras. Om en mellanprodukt ett arbetsmaterial såsom en anteckning el-ler ett utkast ligger kvar i akten när den arkiveras blir den en allmän handling och måste därmed behandlas som en registrerad handling. Om det ligger do-kument under mappen ”Arbetsdoku-ment” i Platina som egentligen ska dia-rieföras skickar du dessa för registre-ring till din postlista/funktionsbrev-låda i Platina innan du ber om att få ärendet avslutat.
Att hantera pappersoriginal
Om du som handläggare tar emot eller skapar ett pappersoriginal (en pappers-handling som kommer till dig i posten eller ett dokument som du själv upp-rättat som måste skrivas under av nå-gon, till exempel ett avtal eller kon-trakt) är du ansvarig för att säkerställa att det hamnar i det fysiska arkivet. Du ska inte löpande skriva ut handlingar som skapas i digital form såsom e-post, Word-dokument eller liknande – eftersom de lagras i den digitala akten.
Vissa handlingar ska enligt lag eller hävd finnas i papper på grund av att de ska skrivas under om inte förvalt-ningen bedömer att det är nödvändigt.
Detta regleras närmare i arkivredovis-ningen för respektive nämnd. Proto-koll från politiska instanser och i regel
delegationsbeslut och skriftliga avtal ska vara underskrivna.
Vi arkiverar för att informationen ska vara säker och tillgänglig för både för-valtningarna och medborgarna ska kunna ta del av och återanvända in-formationen i framtiden. Det är ofta som vi behöver ta del av äldre inform-ation när nya beslut ska fattas, eller granskas, och det är också en viktig de-mokratifunktion att kunna se stadens beslut under lång tid.
Kvalitetskontroll i Platina
I samband med arkivvården i det fy-siska arkivet är det lämpligt att utföra kvalitetskontroll i Platina, det digitala arkivet. Sök fram listor över alla ärenden och se över:
• Vilka ärenden ligger öppna som borde avslutas?
• Vad har vi registrerat som ”Öv-rigt”? Bör vi skapa nya hand-lings- eller ärendetyper? Nya ärendefraser?
• Genomför stickprover på hante-ringen av personuppgifter och kontrollera sekretessärenden En årlig gemensam kvalitetskontroll görs i Malmö stad, där fler delar kan ingå.
58
Begreppslista – bilaga
Begrepp Förklaring
Akt Sammanhållna handlingar som rör ett specifikt
ärende/process
Allmän handling En handling som förvaras och som kommit in till eller upprättats av kommunen
Arbetsmaterial, mellanprodukt Kallas "mellanprodukt" och är då en handling som inte är färdigställd, som inte beslutats, expedierats eller arkive-rats.
Beredning, bereda A ) Grupp som har till uppgift att behandla och föreslå beslut, men inte fattar beslut. Kan bestå av förtroende-valda och/eller tjänstepersoner.
B) Att planera, fördela, utreda och behandla ett ärende, att handlägga, inför att föreslå eller fatta ett beslut.
Beslutsplanering Plan för vilka i instanser och datum ett ärende ska be-handlas.
Beslutsunderlag Den samling av handlingar som skickas till en nämnd eller utskott som ett underlag för beslut i ett ärende. Vanligen en tjänsteskrivelse, ibland tillsammans med andra hand-lingar såsom en rapport, en remiss, utlåtanden från andra myndigheter eller statistiska sammanställningar.
Betänkande En rapport ifrån en utredning, ofta i samband med en statlig remiss.
Delegationsbeslut, att ha delegation Ett beslut som fattas av ett utskott eller en tjänsteperson å myndighetens/nämndens vägnar. För att kunna fatta dele-gationsbeslut måste nämnden ha antagit en delegations-ordning som reglerar vilka beslut som får fattas av en an-nan part i nämndens namn.
Diarieföring Registrering av allmänna handlingar i ett diarium.
Diarienummer En unik beteckning för ett specifikt ärende i ett diarium.
Är i Malmö stad uppbyggt av en förkortning av nämnden + aktuellt år + ett handlingsnummer.
Diarium En förteckning eller register över allmänna handlingar som inkommit eller upprättats i kommunen.
Digitalt original En handling som skapats i digital form som ursprungsfor-mat, till exempel en Wordfil. Att jämföra med en scannad handling, som varit ett fysiskt pappersoriginal som kon-verterats till digitalt format. Också att jämföra med
Malmö stads Ärendehandbok
59
”Elektroniskt original” som är en handling som har för-setts med en elektronisk utställarangivelse så att varje nytt exemplars äkthet kan kontrolleras med ett tekniskt förfa-rande, till exempel med en signatur med hjälp av eID eller BankID.
Digitalt sammanträde Ett sammanträde där möteshandlingarna skickats ut och läses i digitalt format, till exempel med hjälp av en pek-platta eller dator.
Arkivhandbok En politiskt beslutad plan som syftar till att tydliggöra hur myndigheten gallrar och arkiverar/bevarar handlingar samt underlätta sökbarhet.
Egenhändig underskrift En namnteckning eller signatur som är egenhändigt skri-ven på ett fysiskt dokument. Sskri-vensk lag ställer krav på egenhändig underskrift av vissa typer av dokument, såsom nämndsprotokoll, avtal, adoptionspapper och en handfull till.
Elektronisk signatur En digital motsvarighet till underskrift, där det kan säker-ställas att signaturen härrör från den som står som utstäl-lare och att den är äkta.
Elektroniskt godkännande En digital ”stämpel” som visar vem som gjort en godkän-nande och vilket datum. Används exempelvis i Platinas tjänsteskrivelse. Har inte samma spårbarhet/säkerhet som en elektronisk signatur.
Ersättare En person som ersätter en ordinarie nämndsledamot vid förhinder.
Expediering Att skicka ut information om ett beslut till de parter som berörs av beslutet, vanligen i form av protokollsutdrag från ett sammanträde tillsammans med eventuellt besluts-underlag.
Föredragningslista, dagordning En agenda för nämndssammanträden, visar vilka ärenden som ska behandlas under mötet.
Förtroendevald En politiker, kan vara ordinarie ledamot i en nämnd eller ersättare för en ordinarie ledamot.
Förvaltningsbesvär Överklagande enligt förvaltningslagen 42-43 §. Enligt denna lag får ett beslut överklagas av den som beslutet an-går. Det krävs också att beslutet har gått hen emot och att det är ett beslut som är möjligt att överklaga. Överklagan-det ska lämnas in senast tre veckor efter att den som över-klagar har tagit del av beslutet. Den instans som prövar överklagandet kan ändra beslutet eller avslå överklagan-det.
60
Gallring Att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter, eller att behandla dem på ett sådant sätt att information går förlo-rad. Gallring innebär även att förstöra uppgifter så att möjligheten att söka och sammanställa information går förlorad, liksom möjligheten att fastställa om handlingen är autentisk. Gallring får bara göras om det finns stöd i la-gen eller i en gallringsbestämmelse som kommunfullmäk-tige har fattat beslut om. Kommunfullmäkkommunfullmäk-tige fattar inte gallringsbeslut – utan det är kommunstyrelsen som har delegerat gallringsbeslut som rör enskilda förvaltningar till stadsarkivarien. Övergripande gallringsbeslut – exempel-vis Arkivhandboken för styrande och stödjande verksam-heter – tas av kommunstyrelsen likaså gallringsbeslut vid våra kommunala bolag.
Handlingsnummer En unik beteckning för en specifik allmän handling i ett ärende i ett diarium. Är i Malmö stad uppbyggt av en för-kortning av nämnden + aktuellt år + ärendets löpnummer + handlingens löpnummer i ärendet. Se Diarienummer.
Handläggning Att utreda en fråga (ett ärende) och själv fatta beslut eller producera underlag samt ett förslag till beslut till ett ut-skott eller en nämnd.
Hemlig allmän handling En allmän handling som omfattas av sekretess.
Inkommen allmän handling En allmän handling som kommit in till Malmö stad eller behörig befattningshavare (anställd).
Instans, remissinstans, politisk
in-stans Ett beslutsorgan eller beredning, eller en organisation eller myndighet som ska besvara en remiss.
Justering Att signera och därmed godkänna innehållet i ett proto-koll.
Jäv När en ledamot eller anhörig till en ledamot genom ett beslut kan ges förmåner av ekonomisk eller annan sort anses personen jävig och bör inte delta i beslutsfattandet.
Ledamoten själv kan avstå att delta i beslut i ett ärende på grund av jäv, av eget initiativ eller efter samråd med ord-föranden. Nämnden kan på initiativ av en ledamot ta be-slut om att jäv föreligger i ett ärende för en eller flera per-soner. Om jäv föreligger antecknas det i sammanträdes-protokollet.
Kallelse Efter registrering och beredning av ärenden följer arbetet med att upprätta kallelse till nämnd respektive kungörelse till fullmäktige. I kommunallagen finns det regler för vem som ska upprätta kallelse, när den ska upprättas, vad den ska innehålla och vem den ska skickas till. Reglerna är olika för fullmäktige och nämnder. Kallelsen brukar
om-Malmö stads Ärendehandbok
61
fatta tid och plats för sammanträdet samt föredragnings-listor, dvs. rubriker på de ärenden som ska tas upp på sammanträdet.
Klassificeringsstruktur En systematiskt hierarkiskt ordnad plan för klassificering av ärenden och handlingar, som ligger till grund för regi-strering och arkivering efter process.
Laglighetsprövning Prövning i domstol av huruvida en myndighets beslut är formellt sett riktigt fattat. Domstolen kan upphäva beslu-tet eller avslå överklagandet.
Offentlig allmän handling En allmän handling som inte omfattas av sekretess.
Original Ett dokument som på något sätt har klassats som huvud-handling, även om det finns ett antal kopior. Kan till ex-empel ske genom en underskrift eller signatur av något slag. Ur arkivsynpunkt innebär ett original handlingen i det format som den först uppstod, om inte ett beslut fat-tats om att gallra originalformatet efter en konvertering till ett annat format.
Personuppgift All slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en individ som är i livet.
Postlista En förteckning över alla registrerade inkomna och utgå-ende handlingar inom en viss myndighet eller del av en myndighet under en viss tidsperiod. Brukar sammanställas och tillgängliggöras för media för att möjliggöra insyn i kommunens korrespondens.
Postregistrering,
korrespondensregi-strering, postlistning Att registrera allmänna handlingar fristående från ett dia-rium, till skillnad från diarieföring som innebär att hand-lingen är del av ett ärende i ett diarium och ska bevaras längre tid än 2 år.
Remiss Att skicka ett ärende till någon annan för att inhämta syn-punkter. Remisser skickas vanligtvis mellan nämnder, eller från en statlig myndighet till kommunen. En så kallad för-valtningsremiss innebär att förvaltningsorganisationen in-hämtar synpunkter från en annan myndighet eller verk-samhetsgren.
Rensning Att gå igenom en akt, ett ärende, och ta bort sådan in-formation som inte är en allmän handling. Exempelvis kopior, noteringar som inte tillför ärendet sakuppgift eller mellanprodukter som ett utkast eller en ofärdig version av en skrivelse.
Sekretess Att hålla en uppgift hemlig med stöd i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), där man gör undantag från tryckfrihetsförordningens rätt att ta del av allmänna hand-lingar. Viss sekretess är momentan, dvs. den gäller vid det tillfälle en allmän handling blir efterfrågad och det finns
62
även sekretess som gäller över tid, till exempel ett anbuds-ärende under en upphandlingsprocess.
Signatur En manuell eller digital underskrift i form av ett helt namn eller endast initialer. Att jämföra med ”underskrift”
som alltid är ett helt namn.
Tjänsteanteckning En notering om en muntlig eller "icke-fysisk" uppgift i ett ärende, som har eller kan ha betydelse för beslutsfattandet i ärendet.
Tjänsteskrivelse, tjänsteutlåtande, En förvaltnings sakkunniga uttalande eller omdöme till nämnden.
Upprättad allmän handling En allmän handling som har expedierats, justerats eller färdigställts i kommunen.
Verkställighetsbeslut Ett beslut som fattas av en befattningshavare i kommu-nen, som ligger inom ramen för det ansvar/mandat som kommer med tjänsten.
Yttrande, remissvar Ett sakkunnigt utlåtande från en förvaltning eller en nämnd, som svar på en remiss
Ärende En process eller ett flöde som ger upphov till allmänna handlingar, som leder fram till ett beslut eller ställningsta-gande och som inte får gallras utan stöd i lag eller gall-ringsbestämmelse.
Malmö stad
Stadskontoret 1 (2)
SIGNERAD 2018-11-27
Datum Tjänsteskrivelse
2018-11-22 Vår referens Elin Lundén Sekreterare
elin.lunden@malmo.se
Malmö stads ärendehandbok version 3.0
STK-2018-621 Sammanfattning
Ärendehandbok för Malmö stad togs fram inom ramen för projekt Medverka våren 2013 som ett övergripande styrdokument för ärendeprocessen i kommunen. Ärendehandboken är ett le-vande dokument och löpande revidering har gjorts av handboken sedan dess utifrån synpunkter från verksamheten och i dialog med juridiska enheten på stadskontoret och stadsarkivet. Ären-dehandboken reviderades senast i januari 2015. Under våren 2018 påbörjades arbetet med att uppdatera ärendehandboken på nytt. En arbetsgrupp sammankallades och olika yrkesroller och förvaltningar är representerade. Ett förslag till uppdaterad ärendehandbok skickades ut på re-miss till stadens samtliga nämnder. Synpunkterna i rere-missvaren har tagits i beaktande och ytterli-gare förbättringar av ärendehandboken har gjorts.
Förslag till beslut
Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslås besluta
1. Kommunstyrelsens arbetsutskott antar Malmö stads ärendehandbok version 3.0 för tillämp-ning inom stadens verksamheter att gälla från och med 3 december 2018.
2. Kommunstyrelsens arbetsutskott ger stadskontoret i uppdrag att framöver besluta om för-ändringar av Malmö stads ärendehandbok.
Beslutsunderlag
• G-Tjänsteskrivelse KSAU 181203 Malmö stads ärendehandbok version 3.0
• Förslag till ärendehandbok 2018 version III
Beslutsplanering
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-12-03
Beslutet skickas till
Samtliga nämnder i Malmö stad
Ärendet
Malmö stads ärendehandbok, som togs fram inom ramen för projekt Medverka våren 2013, är avsedd att fungera som ett styrdokument och vara en hjälp i medarbetarens dagliga arbete, när man bereder ett ärende, kommunicerar med en medborgare eller skapar och söker information.
Ärendehandboken ger Malmö stads medarbetare ett gemensamt förhållningssätt i arbete inom
dokument- och ärendehantering och ärendeprocessens olika delar samt tydliggör arbetsuppgifter och roller inom organisationen. Under våren 2018 påbörjades arbetet med att uppdatera ärende-handboken utifrån ny lagstiftning och förändrade arbetssätt. Eftersom ärendeärende-handboken ska vara ett verktyg för alla stadens medarbetare var det viktigt att arbetet kunde ske i dialog med förvaltningarna. För att öka delaktigheten sammankallades en arbetsgrupp där olika yrkesroller och förvaltningar var representerade.
Under arbetets gång lyftes och diskuterades olika frågor och förslag till förändringar och förbätt-ringar. Arbetsgruppen var enig i att det framöver behöver göras en större översyn av ärende-handboken vad gäller till exempel disposition och detaljnivå. Eftersom detta låg utanför målsätt-ningen för det aktuella uppdraget, har dessa synpunkter tagits om hand och kan ligga till grund för kommande revideringar av ärendehandboken.
Övriga förslag från arbetsgruppen sammanställdes av handläggande tjänsteperson på stadskon-toret och ett förslag till reviderad ärendehandbok för Malmö stad skickades ut på remiss till sta-dens samtliga nämnder. Remissvaren har överlag varit positiva till ärendehandboken och de har också bidragit med förslag till förbättringar. Synpunkterna har tagits i beaktande och ytterligare förbättringar av ärendehandboken har gjorts. En del av de förslag som rör mer övergripande förändringar av ärendehandboken, har dokumenterats och kommer att tas tillvara i det fortsatta arbetet med Malmö stads ärendehandbok.
Efter genomgång av remissvaren har bland annat stycket om remisshantering reviderats, förtydli-ganden har gjorts i avsnittet om dataskyddsförordningen. I övrigt har mindre ändringar och för-tydliganden gjorts. Revideringarna av ärendehandboken har gjorts i överenstämmelse med Ar-kivhandboken, Riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet i Malmö stad samt handbok för stadskontorets ärendeprocess.
Malmö stad går mot ett mer digitalt arbetssätt, vilket innebär att nya och förbättrade tekniska funktioner kommer ge oss möjlighet att utveckla vårt gemensamma arbetssätt i staden. Ärende-handboken för Malmö stad är ett stöd i förvaltningarnas interna administrativa och är en viktig del i att kvalitetssäkra ärendeprocessen i detta förändringsarbete. Det är viktigt att ärendehand-boken är ett levande verktyg, som uppdateras i takt med att förändringar sker. Därför föreslår stadskontoret att fortsatta uppdateringar och revideringar ska godkännas av stadskontoret.
Ansvariga
Per-Erik Ebbeståhl Avdelningschef Eva Marie Tancred Utvecklingssekreterare Andreas Norbrant Stadsdirektör