Bakgrund

Kommunens revisorer ska varje år uttala sig i frågan om ansvarsfrihet för nämnder och styrelse samt enskilda ledamöter i dessa. För att möjliggöra bedömningar och skapa en tydlig grund för dessa anger kommunallagen att all verksamhet ska granskas årligen.

En viktig del i den årliga granskningen är att bedöma om nämndens eller styrelsens an-svarsutövande är tillfredsställande. Med ansvarsutövning avses nämndens eller styrelsens aktiva åtgärder för att styra, leda, följa upp och kontrollera verksamheten. Ett effektivt ansvarsutövande förutsätter att det finns system och rutiner som stödjer nämn-den i dess arbete.

Enligt kommunallagen ska nämnderna var och en inom sitt verksamhetsområde se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten och att kontrollen inom nämnden är tillräcklig.

Mot bakgrund av ovanstående har PwC fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna att granska ansvarsutövningen inom kommunens nämnder. Resultatet av granskningen har diskuterats vid ett sammanträffande mellan förtroendevalda revisorer samt nämnd- och förvaltningsledning.

1.2. Genomförande

Den årliga granskningen av ansvarsutövande har genomförts enligt följande arbetsmodell:

 Analys/verifiering av grunddokumentation

 Avstämning/diskussion med nämnd och förvaltningsledning

 Upprättande av PM

 Avstämning och diskussion med kommunstyrelse/kommunledning

 Uppföljning av resultat/underlag kring fördjupande revisionsprojekt I årets granskning har särskilt fokus lagts på analys och diskussion kring:

 Årsredovisning

 Lägesrapporter

 Framtidsperspektiv

Tekniska nämndens ansvarsutövande 2017

Mars 2018 2 av 6

Botkyrka kommun PwC

2. Resultat

2.1. Sammanfattad bedömning

2.2. Nämndens årsredovisning

2.2.1. Ekonomiskt resultat

Nämnden redovisar ett budgetöverskott på 29 mnkr, varav 6,8 mkr utgörs av VA-verksamheten. Detta innebär att den av kommunfullmäktige fastställda ekonomiska ra-men har klarats.

Under året har nämnden fortsatt arbetat med införandet av komponentavskrivning, vilket krävs för att kommunen ska hantera avskrivning av materiella anläggningstillgångar i enlighet med god redovisningssed. Införandet har delats upp i tre etapper och enligt upp-gifter i årsredovisningen fortgår införandet enligt plan. Fullständig implementering av

Den sammanfattande bedömningen är att det finns ett system för styrning och ledning samt uppföljning och kontroll som omfattar samtliga nämnders verksamhetsområden, i form av kommunens dokumenterade styrmodell. Åtgärder har i viss mån vidtagit mot bakgrund av den kritik som har lämnats från revisionen under föregående år. Utveckl-ing av intern kontroll behövs fortsatt och pågår.

Nämnden redovisar ett budgetöverskott på 29 mnkr, varav 6,8 mkr utgörs av VA-verksamheten.Prognoserna har varierat under året. Den procentuella budgetavvikel-sen är 3,85 procent. Prognosfelet i T2 är 2,08 procent.

Åtaganden, mål och indikatorer samt genomförda åtgärder för att nå dessa kommente-ras till viss del på ett tillfredsställande sätt i nämndens årsredovisning. Vi menar dock att samtliga mål bör ha indikatorer samt målvärde för att undvika godtyckliga bedöm-ningar.

Under året har revisorerna genomfört en särskild granskning avseende nämndens han-tering Allégården och försäljningen av Samariten 1 vilket behandlats i en separat revis-ionsrapport. Fördjupade revisionsinsatser har även gjorts avseende hantering av stra-tegiska investeringsprojekt där granskningen påvisade en bristande internkontroll.

Nämndens uppföljning av internkontrollplanen visar att utvecklingsmöjligheter finns inom områdena: representation, statsbidrag, rehabilitering, arbetsmiljö, ramavtal, direktupphandling samt VA-taxan. Sammantaget kan vi konstatera är arbetet med in-tern kontroll är ett fortsatt utvecklingsområde för nämnden.

Arbetet med komponentredovisning fortsätter och är ännu inte helt i mål för nämnden.

Även 2018 är ett år med fortsatt förbättringsarbete för nämnden och revisorerna kommer fortsätta att följa utvecklingen.

Tekniska nämndens ansvarsutövande 2017

Mars 2018 3 av 6

Botkyrka kommun PwC

komponentavskrivning uppges vara hanterat till 2019. Under 2017 har komponentav-skrivning tillämpats på årets investeringar, och resultateffekten av detta har beräknats och bifogats nämndens årsredovisning som en bilaga.

Av årsredovisningen framkommer att nämnden äskar ombudgeteringar med totalt 2 837 tkr. Investeringsmedlen gäller för årliga projekt som medgivits i mål och budget 2017.

Äskandet avser projekt som inte är färdigställda eller där arbeten är beställda men faktu-rering från leverantör inte har skett.

Sammantaget bedömer vi att orsakerna till budgetavvikelserna kommenteras på ett till-fredsställande sätt i nämndens årsredovisning. VA-verksamheten har en egen resultat- och balansräkning.

2.2.2. Prognossäkerhet

(Mnkr) Budgeterad

omsättning Prognos

T 1 Prognos

Den procentuella budgetavvikelsen är 3,85 procent. Prognosfelet i T2 är 2,08 procent.

 Vid T1 prognostiserades en negativ budgetavvikelse om 1,3 mkr. Förvaltningens bedömning var att internbudgeten behövde revideras så att budgetposterna stäm-mer med de effekter som införandet av komponentredovisningen medför. I sam-band med detta görs även rättelse av hyresintäkter för helåret samt vissa övriga budgetposter korrigeras utifrån de behov som verksamhetsförvaltningar framfört om utredningar och ett i övrigt stort behov av rivning av tomtställda förskolor med mera. Den reviderade internbudgeten behandlas i ett separat ärende vid nämn-dens sammanträde den 15 maj 2017. Det finansiella resultatet för perioden gente-mot beslutad internbudget pekar dock på en helårsprognos i balans för förvalt-ningen som helhet.

 Vid T2 prognostiserades en positiv budgetavvikelse om 13,3 mkr. Resultatet för perioden gentemot beslutad internbudget pekar på en helårsprognos som är posi-tiv för förvaltningen som helhet. I prognosen finns effekten med av den nya redo-visningsprincipen som innebär att planerat underhåll ska klassificeras som en re-investering.

Granskningen av tekniska nämndens sammanträdesprotokoll visar att protokollförd upp-följning av ekonomin har skett sex gånger under året. Utöver delårsrapporterna tar nämnden del av fyra ekonomiska uppföljningar där den ekonomiska prognosen för helå-ret presenteras. Av reglementet för budgetansvar och attest framgår att det åligger nämn-den att kontinuerligt hålla sig underrättad om såväl kostnader och intäkter som verksam-hetens utveckling. Vi bedömer att ovanstående rapporteringsfrekvens är tillräcklig.

2.2.3. Verksamhetsmässigt resultat

Protokollförd uppföljning av verksamhetsresultaten inom nämndens ansvarsområde har skett fem gånger under året utöver den redovisning som skett i samband med delårsrap-port 1 och delårsrapdelårsrap-port 2. Vid uppföljningarna ansågs måluppfyllelsen vara god.

Tekniska nämndens ansvarsutövande 2017

Mars 2018 4 av 6

Botkyrka kommun PwC

Nämnden redovisar i sin årsredovisning bidraget till mål och budget 2017 kommunöver-gripande målområden via åtaganden, nämndmål och indikatorer. Detta utifrån den så kallade trafikljusmodellen. Vår granskning visar dock att redovisningen av vissa mål sak-nar indikatorer för 2017 och även utfall för år 2017.

Nämndens egen utvärdering i årsredovisningen visar att bidraget till måluppfyllelsen är god inom samtliga områden förutom mål 9:1 att nämnden ska visa och kommunicera of-fentlig konst, mål 12:1 att nämnden ska verka för att det råder en god och hälsosam ar-betskultur där varje kollega vill utveckla verksamheten så att det blir bästa möjliga nytta för Botkyrkaborna, samt mål 12:2 att nämnden ska verka för att kommunikation mellan kollegor i nämndens förvaltning ska stärks liksom med de som förvaltningen som organi-sation är till för. Det vill säga att förvaltningens organiorgani-sation ska öka kommunikationen inom kommunens organisation då det är förvaltningens service som ska stödja andra kommunala verksamheter i sina uppdrag gentemot Botkyrkaborna.

Därutöver framkommer att vissa åtaganden behöver utvecklas samt att nämnden inte lyckats öka samarbetet med medborgarkontoren eller med att ta fram en strategi med mätbara delmål för att fasa ut fossila bränslen från förvaltningens fordonspark.

Vidare framkommer av årsredovisningen att verksamhetsresultatet utifrån nämndens tre väsentliga utvecklingsområde pekar på att förvaltningens resultat fortsätter i god positiv riktning och likaså verksamheternas beröringspunkter inom berörda medborgarproces-ser. Det framkommer att viktiga planeringsdokument för kommunen har blivit klara un-der året. Bland annat framhålls uppdraget med en sammanhållen lokalförsörjningsplan för 2018-2021, vattenförsörjningsplan samt att översyn av VA-avgifter från och med 2019 helt överensstämmer med kommunens mål- och uppföljningsprocess. Vidare har digitala körjournaler inom transportområdet införts. Effekterna framåt är, förutom att systemet ökar förmågan till styrning och planering av bränsle, att den digitala plattformen kan bi-dra till att förenkla Botkyrkabornas vardag. Inom VA-området fortsatte utbyggnaden av infrastrukturen för automatisk datainsamling av samtliga nya vattenmätare. 2019 beräk-nas infrastrukturen för detta vara helt klar.

Vi kan konstatera att åtaganden, mål och indikatorer samt genomförda åtgärder för att nå dessa kommenteras till viss del på ett tillfredsställande sätt i nämndens årsredovisning. Vi menar dock att samtliga mål bör ha indikatorer samt målvärde för att undvika godtyckliga bedömningar.

2.3. Lägesrapporter

2.3.1. Mål- och kvalitetsarbete

Som tidigare nämnts finns i nämndens årsredovisning en uppföljning och resultatredo-visning av de kommungemensamma målen i mål och budget 2017 och nämndens åtagan-den utifrån dessa. En aggregerad sammanställning av måluppfyllelsen kring dessa mål finns i kommunens samlade årsredovisning.

Nämnden har fortsatt utveckla tjänstemannaorganisation under 2017. Utvecklingen tar sin grund i förvaltningens värderingar och potentiella utmaningar för verksamheten.

Strävan är att formen för värdegrundsarbetet ska vara jordnära, att samtalen leder till insikt och att det stärker arbetsorganisationen. Medledarskap är ett centralt begrepp,

lik-Tekniska nämndens ansvarsutövande 2017

Mars 2018 5 av 6

Botkyrka kommun PwC

som i andra nämnder inom kommunen. Vidare framkommer av årsredovisningen att för-valtningen under 2017 har genomfört flera kompetenshöjande insatser för chefer, arbets-ledare och nyckelpersoner.

I övrigt hänvisas till kommentarerna i avsnitt 2.2.3. verksamhetsmässigt resultat.

2.3.2. Intern kontroll

Enligt kommunallagen (2017:725) är det nämnden som har det formella ansvaret för den interna kontrollen och de förtroendevalda revisorerna ska årligen bedöma om nämnden har ett fungerande system för intern kontroll.

I december 2016 antog tekniska nämnden en plan för internkontroll för 2017, vilket över-ensstämmer med gällande reglemente för intern kontroll. Av protokollet framgår att kommunledningsförvaltningen föreslår att nämnderna själva ska följa upp några av kommunstyrelsens egna kontrollmoment samt att rapportering av internkontrollen ska ske i nämndernas årsbokslut. Vidare framgår att en förändring för 2017 är att tekniska förvaltningen ska arbeta med internkontrollen i projekt för att skapa ökad delaktighet och lärande hos de berörda funktionerna inom förvaltningen. Detta lyftes även under reviso-rernas träff med nämnden.

Tekniska nämnden har i sin internkontrollplan för 2017 beaktat 6 av de 14 föreslagna kon-trollmomenten i den kommunövergripande planen för internkontroll som fastställs av kommunstyrelsen. De kontrollmoment som avses har nummer 3, 4, 5, 6, 7 och 8 i kom-munstyrelsens kontrollplan. Därutöver har nämnden beslutat om ytterligare tre kontroll-moment vilka avser delegationsordning, rätt redovisning enligt kodplanen och VA taxan.

Internkontrollplanen har genomförts och tekniska nämnden behandlade en delrapport om nämndens beslutade kontrollmoment vid sammanträdet den 16 oktober 2017. Upp-följningen av internkontrollplanen för 2017 redovisades i samband med årsredovisningen vid nämndens sammanträde den 12 mars 2018. Uppföljningen visade att tekniska nämn-den har ett gott resultat inom sju områnämn-den: attestförteckningar, attest förtroendekänsliga, korthantering, inköp och hyra av personbil, rekrytering, löneadministrativa processen och delegationsordningen. Det finns två kontrollmoment där resultaten är ”mindre bra” (röd).

Det ena området finns inom HR där det noteras att förvaltningen behöver se till att nya chefer prioriterar samtliga fyra moment i chefsintroduktionen. Kommunstyrelsen ska ytterligare förankra rutinen för detta. Det andra området avser inköp- och upphandling där det noteras att ramavtalen inte hanterats på ett riktigt sätt. Vid revisionens träff med nämnden uppgavs att ramavtalen använts men att rangordningen inom dessa inte följts.

Uppföljningen av internkontrollplanen visar även att utvecklingsmöjligheter även finns inom områdena: representation, statsbidrag, rehabilitering, arbetsmiljö, ramavtal, direkt-upphandling samt VA-taxan.

Sammantaget kan vi konstatera är arbetet med intern kontroll är ett utvecklingsområde.

2.3.3. Övriga frågor

Betydelsefulla händelser som lyfts fram i årsredovisningen 2017 är bland annat att för-valtningen i arbetet med att skapa ett jämlikt Botkyrka har arbetat med att inventera till-gängligheten i vallokalerna för valet 2018 och utifrån detta förbättrat tilltill-gängligheten i ett antal lokaler.

Tekniska nämndens ansvarsutövande 2017

Mars 2018 6 av 6

Botkyrka kommun PwC

Förvaltningen har även medverkat i branschstudier tillsammans med IVL Svenska Miljö-institutet och Kungliga tekniska högskolan för att införa ett neutralt öppet miljöberäk-ningsverktyg. Avsikten är att verktyget ska underlätta vid certifiering av byggnader och att verktyget ska användas som krav vid upphandlingen av byggnader.

Vidare framkommer att Botkyrka kommun i maj 2017 utsågs till vinnare av miljöbilspriset som delas ut av Miljöfonden syd och Bisnode.

2.4. Framtidsperspektiv

Under denna punkt har diskussioner förts kring framtiden och fortsatta utmaningar, såsom bland annat:

 Lokalförsörjning, inklusive översyn av inhyrda lokaler samt fastställande av in-ternhyresmodell

 Komponentavskrivning, fullständig implementering inklusive historiska investe-ringar beräknas vara gjort till 2019

 Säkerställa att kommunen inte blir föremål för den så kallade åtkomstprincipen i samband med byggnationsprojekt

 Digitalisering

 GDPR, NIS-direktivet inom VA.

www.pwc.se

Anders Hägg Mars 2018

Intern styrning och kontroll

Granskning av försäljning av Samariten 1

och upphandling av Allégården

Intern styrning och kontroll

Mars 2018 1 av 12

Botkyrka kommun - revisionsrapport PwC

Innehållsförteckning

Sammanfattning ... 2

1. Inledning ... 4

1.1. Bakgrund ... 4

1.2. Syfte och revisionsfråga ... 4

1.3. Revisionskriterier ... 5

1.4. Avgränsning ... 5

1.5. Metod ... 5

2. Resultat av granskningen ... 6

2.1. Samariten 1 ... 6

2.1.1. Det finns ett genomarbetat underlag till grund för beslut om försäljningen av fastigheten Samariten 1. ... 6

2.1.2. Handläggningsprocessen före och efter försäljningen kännetecknas av tydlig ansvarsfördelning och en fungerande uppföljning och kontroll. ... 7

2.1.3. Försäljningen skedde med beaktande av konkurrens ... 8

2.1.4. Redovisning av försäljningen har skett enligt god revisionssed ... 9

2.2. Allégården... 9

2.2.1. Det finns tillfredsställande underlag till grund för beslut om investeringen ... 9

2.2.2. Upphandling har skett i enlighet med LOU och kommunens regler ... 11

2.2.3. Uppföljning och återrapportering har skett så att nämndens kontroll av projektet säkerställs ... 11

Intern styrning och kontroll

Mars 2018 2 av 12

Botkyrka kommun - revisionsrapport PwC

Sammanfattning

PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Botkyrka kommun genomfört en granskning av den interna styrningen och kontrollen inom Tekniska nämnden kopplat dels till Allégårdens om- och tillbyggnad, dels till hanteringen och redovisningen av försäljningen av fastigheten Samariten 1.

Vår sammanfattande bedömning är att den interna styrningen och kontrollen inom de granskade områdena visat på flera brister och därmed inte varit helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig bl a på följande iakttagelser.

Samariten 1

 Det saknas en tydlig beskrivning av de ekonomiska och redovisningsmässiga

konsekvenserna av försäljningen av Samariten 1. Avsaknaden av denna analys har bl a lett till att kommunen i samband med delårsrapporten per 2018-08-31 redovisade en felaktig realisationsvinst kopplat till försäljningen.

 Ärendet verkar ha haft sitt fokus på att säkerställa kommunens behov av vård- och omsorgsplatser vilket kan tillgodoses genom att disponera delar av fastigheten/kvarteret.

Någon utvecklad analys av hur övriga delar av fastigheten på bästa sätt ska användas framöver, och hur det i så fall kan komma att påverka hur försäljningen läggs upp och genomförs, saknas enligt vårt förmenande.

 Utifrån det underlag vi tagit del av i form av ärendebeskrivning, förfrågningsunderlag och anbudsutvärdering är vår bedömning att försäljningen skett med beaktande av

konkurrens.

 Vår bedömning är att det funnits en tydlig ansvarsfördelning och organisering kopplat till den övergripande processen att sälja Samariten 1 och säkerställa kommunens behov av vård- och omsorgsplatser. Däremot är vår bedömning att ansvarsfördelningen mellan kommunledningskontoret och tekniska kontoret framförallt kring hur försäljningen skulle hanteras i kommunens redovisning har varit otydlig. Uppföljningen och kontrollen inom tekniska kontoret kopplat till försäljningen och hyresavtalshanteringen har inte fungerat tillfredsställande.

 Det har även funnits brister i upphandlingsunderlaget avseende vilka uthyrningsbara ytor som ingår i de olika avtalen. Dessa brister innebär enligt vår bedömning en risk för att kommunens hyreskostnader kan komma att bli högre än vad som kalkylerats.

Allégården

 Den översiktliga granskning vi genomfört avseende underlag och beslut kring upphandling av Allégården indikerar ett flertal brister i framförallt underlagen till grund för

upphandlingen. Vi har inom ramen för granskningen inte specifikt granskat beslutsunderlagen för själva investeringsbeslutet i form av behovsanalys,

programhandlingar etc. Det faktum att tvist uppstått med entreprenören kring väsentliga förutsättningar för byggnationen såsom markförhållanden och ytuppgifter indikerar enligt vår bedömning allvarliga brister i upphandlingsunderlaget. Nämnden har även i efterhand fört ett resonemang som kan tolkas som att man ställt sig tveksam till entreprenörens kapacitet att samtidigt klara tidplanerna för såväl Tumba vård- och omsorgsboende som

Intern styrning och kontroll

Mars 2018 3 av 12

Botkyrka kommun - revisionsrapport PwC

Allégården. Detta konstaterande reser frågan om nämnden i upphandlingen på ett tillfredsställande sätt säkerställt att upphandlad entreprenör haft den kapacitet som efterfrågats.

 Utifrån granskningen är bedömningen att upphandling i samtliga tre fall har skett med utgångspunkt i LOU och kommunens regler. Under projekttiden har kommunen förutom samverkansentreprenaden anlitat två andra entreprenörer för rivningsarbeten. I det ena fallet genom avrop på ramavtal och i det andra genom en särskild upphandling.

 Vi bedömer utifrån genomgång av Tekniska nämndens protokoll för den aktuella perioden att nämnden säkerställt uppföljning och återrapportering på ett tillfredsställande sätt.

Intern styrning och kontroll

Mars 2018 4 av 12

Botkyrka kommun - revisionsrapport PwC

1. Inledning

1.1. Bakgrund

Av kommunallagens 9 kap 9 § framgår bland annat att revisorerna skall pröva om den interna kontrollen som görs inom kommunstyrelsen och nämnderna är tillräcklig.

Nämndernas ansvar i detta arbete framgår av kommunallagen 6 kap 7 § i vilken det stadgas att nämnderna skall se till att den interna kontrollen är tillräcklig.

Kommunstyrelsen har inom ramen för sin uppsiktsplikt det övergripande ansvaret för kommunens interna kontroll.

Revisionen har under en följd av år noterat brister i styrning och kontroll inom Tekniska nämnden. I revisorernas redogörelse för 2016 framgår följande:

”Åtgärder har i viss mån vidtagits under året mot bakgrund av den kritik som lämnades från revisionen föregående år. Utveckling av intern kontroll behövs fortsatt och pågår. Ett flertal rekryteringar har skett och fortsätter för att stärka upp viktiga funktioner. Vi kan notera att omfattande arbeten kvarstår för att kommunen ska följa god redovisningssed avseende komponentavskrivning av materiella anläggningstillgångar. Andra delar som bör nämnas är att prognossäkerheten behöver utvecklas och fastighetsregistret har brister som behöver åtgärdas.”

Under den löpande revisionen 2017 har ett antal iakttagelser skett som indikerar fortsatta brister i intern styrning och kontroll. Iakttagelserna hänger dels samman med den

avbrutna upphandlingen av Allégårdens om- och tillbyggnad, dels med hanteringen och redovisningen av försäljningen av fastigheten Samariten 1.

Mot denna bakgrund har revisorerna att göra en fördjupad granskning av den interna styrningen och kontrollen inom Tekniska nämnden kopplat till ovanstående områden.

In document NÄSLANDET, SÖDRA GRÖDINGE BEHOV AV VA-UTBYGGNAD (Page 183-195)