Vår uppgift har varit att komma fram till en bra lösning till IoF. Vi har då valt att upprätta ett balanserat styrkort. Det balanserade styrkortet är ett verktyg som gör det möjligt att finna balans mellan olika perspektiv. IoF har inget balanserat styrkort för närvarande. De har
kunskap inom organisationen för att kunna upprätta ett balanserat styrkort. Begränsade resurser och brist på personal är anledningen till att de inte infört ett styrkort.
Idag har IoF som vi nämnt tidigare problem med resursfördelningen som i sin tur drabbar klienterna. Antalet klienter och placeringar ökar ständigt vilket medför att det blir ännu svårare för IoF att få resurserna att räcka till. Ett balanserat styrkort anser vi skulle hjälpa organisationen att få en balans i ekonomin genom att få en överblick över hela verksamheten.
Vi har valt följande perspektiv till IoF: verksamhetsperspektivet, ekonomisktperspektiv och framtidsperspektiv. Dessa perspektiv har vi valt för att de passar IoF och den situation de befinner sig i idag. För att få ekonomin i balans krävs att IoF tittar på verksamheten som helhet och förstår hur allt hänger ihop. IoF vill på sikt få ner sina kostnader, detta anser vi att de gör om de satsar mycket pengar idag på förebyggande arbete. Ett korrekt upprättat styrkort ska kunna beskriva organisationens strategi genom en kedja av orsak verkan samband. Orsak verkan samband ska visa samband mellan målen i de olika perspektiven och samband mellan utfallsmått och drivande mått. I vårt styrkort är målet för verksamhetsperspektivet att få färre ärenden. Detta hänger ihop med det ekonomiska perspektivet där målet är bättre uppföljning av budgeten. Genom att få färre ärenden minskas kostnaderna som i sin tur leder till att IoF lättare kan följa upp sin budget. Framtidsperspektivets mål är regelbunden kompetensutveckling, vilket är viktigt för att personalen skall ha kunskap om de förändringar som sker i samhället. Det krävs att personalen på IoF har den kunskap som krävs för att ta tag i problemen tidigt för att på så sätt förhindra att antalet ärenden stiger, vilket i sin tur hänger ihop med verksamhetsperspektivets strategiska mål som är att få färre ärenden. Måttet i styrkortet ska se till att det som mäts verkligen mäts och att IoF arbetar i rätt riktning för att uppnå de strategiska målen. De mått vi har valt är: minska kostnaderna för varje klient, kontrollerbart uppföljningsarbete, antal utbildningstimmar och personaltillfredsställelse.
Minskade kostnaderna för varje klient kan mätas genom att gå in i ekonomisystemen och avläsa kostnaderna och jämföra med tidigare år. Uppföljningsarbetet kan kontrolleras genom informationssystem där man avstämmer tidpunkter då man följer upp budgeten. Regelbunden kompetensutveckling mäts genom antal utbildningstimmar både per medarbetare och totalt för hela IoF. Genom att mäta detta kan IoF få bättre kontroll över verksamheten och genom detta uppfylla sina mål.
Ett problem som vi förstår är om det inte finns tillräckligt med resurser blir det svårt för IoF att genomföra snabba förändringar. Det är därför viktigt att de ser över sin verksamhet så att pengarna läggs på det sätt där de gör mest nytta. IoF bör satsa på två olika uppföljningar, dels den interna uppföljningen för att se hur resurserna fördelas. Den externa uppföljningen är minst lika viktig och där ska de kolla upp att deras klienter förvaltat den hjälp de fått. IoF: s mål är att minska antalet ärende, ett steg i denna riktning är att se till att det inte blir några återkommande fall, därför är den externa uppföljningen viktig.
Idag får IoF en viss summa pengar varje år av kommunen som de själva får förvalta. IoF hade behövt en betydligt större summa än vad de får för att kunna hjälpa alla på det sätt som de arbetar på idag. Det är viktigt för IoF att tydliggöra sin situation för kommunen så att de inser allvaret i dagens situation. Varje år ökar antalet ärende hos IoF, man måste jobba på ett visst sätt för att förhindra denna utveckling och för att få en stabil ekonomi i framtiden. IoF har under verksamhetsåret 2004 gjort besparingar både när det gäller öppen externvård, personalnedskärningar och hotellboende för hemlösa. Sammanlagt har dessa besparingar inneburit en summa på 3,2 Mkr. IoF borde göra upp en kalkyl över hur de kan minska sina ärenden så att kostnaderna på det sättet kan minskas. Det är ingen mening med att minska kostnaderna med hjälp av nedskärningar som bidrar till fler ärende, då skjuter man bara problemet på framtiden.
Framgångsfaktorer beskriver vad som är viktigt att göra bra under kommande året. IoF har på senare tid startat samarbete mellan skola, förskola och polis. Detta är något mycket positivt som vi anser de bör fortsätta med och utveckla. Ett samarbete innebär att de kan förebygga problem som annars hade uppstått. De kan på detta sätt minska antalet ärende i framtiden.
Viktigt är att IoF följer upp sin verksamhet och därmed får kontroll över vart pengarna tar vägen. När man har full kontroll över vart pengarna tar vägen är det lättare att tydliggöra de olika ärendenas situation och behov och på så sätt få kontroll över kostnaderna. Ökad kontroll över kostnaderna leder till att det blir lättare att förhindra att kostnaderna överskrider budgeten. Att arbeta efter tydliga riktlinjer är viktigt då man fokuserar på det väsentliga för att kunna uppnå den vision IoF har. Ett sätt att minska antalet ärende är att öka samarbete med förskola, skola och polis. En strukturerad kompetensutveckling leder till en personal som är bra på sin sak och kan ge den hjälp som varje enskild klient behöver. De enskilda delarna i styrkortet hänger ihop med varandra, och man måste därför titta på hela styrkortet och inte
glömma någon del. Därför är viktigt för IoF att inrikta sig på perspektiven i styrkortet för att kunna uppnå sina mål.
Fördelar med det balanserade styrkortet är att man inte enbart fokuserar sig på det finansiella utan skapar balans mellan olika perspektiv. IoF har idag enbart sin budget som styrverktyg.
Nackdelen med budget som styrverktyg är att den fort blir inaktuell och man har då ingen nytta av den. Ett styrkort har fördelen att man jobbar med ”tidsperspektiv” igår, idag och imorgon. IoF jobbar idag enbart med ”idag”, de har ingen framtidsförhållning. Detta kan ett styrkort förhindra och bidrar då till en mer effektiv verksamhet vilket i sin tur skapar bättre balans i ekonomin.
Det balanserade styrkortet är ett bra verktyg för IoF att ha som komplement till budgeten. Det är viktigt för IoF att bryta ned sin vision till ett antal delmål. Genom att utgå från de tre perspektiv vi valt till IoF kan de se över sin verksamhet och fokusera på att nå sitt mål med små medel. Perspektiven ger IoF ett antal strategier och mått att använda sig av. IoF behöver bättre resursfördelning för att kunna hjälpa alla som behöver hjälp. Kostnaderna är idag för höga och räcker inte till, personal har dragits in och institutionskostnaderna för vård av unga är för höga. Genom att använda sig av ett balanserat styrkort kan de lösa sina problem och därmed få en bättre och effektivare resursfördelning.
6. Slutdiskussion
I detta kapitel presenterar vi våra tankar och reflektioner. Vi tar även upp vår slutsats och vårt svar på vår problemformulering.
6.1 Slutsats
Syftet med vår uppsats är att se om ett balanserat styrkort kan fungera som ett kompletterande styrverktyg till budgeten och på detta sätt bidra till en mer effektiv verksamhet.
Analysen visar att ett balanserat styrkort kan fungera som ett komplement till budgeten.
Genom att bryta ner visionen till delmål och koncentrera sig på ett antal perspektiv kan IoF lättare se över sin verksamhet.
Under arbetets gång har det visat sig att utvecklingen av ett styrkort är en process som ska utföras med god planering. Vårt styrkort är ett förslag till hur IoF kan förbättra sin organisation. Att realisera vårt fiktiva styrkort är möjligt, men det gäller då att för både personal och ledning att engagera sig. När ett införande av ett styrkort genomförs får det ordinarie arbetet inte störas för mycket. Idag är det omöjligt för IoF att införa ett styrkort.
Genom sparkrav har IoF tvingats dra in 10 tjänster vilket ledde till mer arbete för den personal som är kvar. Socialbyråchefen Inger Leite hävdar att det är stressigt bland personalen och att ägna tid till ett styrkort finns inte. IoF: s controller Pehr Elwing hävdar att ett styrkort skulle vara ett bra verktyg för IoF men att det i dagsläget inte finns tillräckligt med resurser att kunna implementera ett styrkort.
Vår fråga var om det balanserade styrkortet i rollen som ett komplement till budgeten kan effektivisera resursfördelningen i verksamheten? Då en budget blir inaktuell snabbt är ett balanserat styrkort ett bra komplement. Budgeten ser enbart på det ekonomiska då ett balanserat styrkort ser fler delar i perspektiven. Genom att utifrån ett balanserat styrkort se till andra perspektiv får IoF en helhetsbild över sin organisation och på det sätt möjlighet att förbättra sin resursfördelning. Genom styrkortet kan de se hur de har fördelat sina resurser gentemot deras mål. Styrkortet bidrar således till att IoF kan styra verksamheten på rätt sätt för att nå sina mål. Vi anser att IoF har många positiva delar i sin styrning. De
har en omvärldsanalys där de arbetar med förebyggande arbete och kompetensutveckling för personalen. I vårt styrkort vill vi att IoF skall lägga större vikt vid detta för att nå sitt mål. I dagsläget har IoF svårt att uppnå sitt mål, ett balanserat styrkort är en lösning på deras problem.