3. Kommunens hantering av covid-19
3.3 Barn- och utbildningsnämnden
3.3.1 Förvaltnings- och ledningsmässiga åtgärder i det inledande skedet
Följande redogörelse bygger på protokollgranskning av nämndsammanträden under 2020 samt förvaltningens egen dokumentation. Intervju med chefen för barn- och
utbildningsförvaltningen kompletterar beskrivningen. Vidare avgränsas beskrivningen till särskilt betydande åtgärder som vidtogs under våren 2020. Exakta tidsangivelser återges ej då det inte funnits med i granskade underlag.
Åtgärd Beskrivning
Aktivering av krisgrupp
inom förvaltningen Inom barn- och utbildningsförvaltningen aktiverades vecka 8 en krisgrupp för att hantera pandemin. Arbetet övergick sedan till att hanteras inom förvaltningens ordinarie ledningsgrupp. Ledningsgruppen har vanligtvis möten två gånger i veckan men vid behov hålls fler möten.
10 Anpassning av ordinarie
utbildningsverksamhet
Det har genomförts anpassningar av den ordinarie verksamheten för att fortsätta erbjuda god utbildning. Viss undervisning genomförs på distans i form av fjärrundervisning exempelvis i ämnen som sker mellan skolor. Möjligheterna för digitala presentationer och möten har förstärkts.
Förvaltningsspecifik
pandemiplan Förvaltningen arbetade fram en egen pandemiplan som kompletterade den kommunövergripande pandemiplanen. Pandemiplanen har reviderats flera gånger under 2020 för att stämma överens med gällande rekommendationer och förutsättningar. Planen antogs av chef för barn- och
utbildningsförvaltningen och är giltig tills vidare. I pandemiplanen identifieras kritiska funktioner som krävs för att upprätthålla verksamheten.
Pandemiplanen omfattar en plan på hur förvaltningen ska hantera hög frånvaro av personal. I planen redogörs för vilka verksamheter som är prioriterade och vilka verksamheter som tillfälligt kan läggas ned. I de prioriterade
verksamheterna framkommer bemanningsbehov som finns samt ansvarig.
Åtgärder för att hantera
personalbrist För att hantera bristen på pedagoger samarbetade enheterna på distans genom att låna ut personal från skolor med mindre brist till skolor med högre brist.
Förvaltningen har haft en bemanningsenhet som arbetat mot
utbildningsverksamheten sedan tre år tillbaka och enheten har kunnat samordna personalresurserna under pandemin.Skolcheferna har samlat in
verksamheternas närvarostatisk. Bemanningsenheten har utifrån sin vikarietillsättning kunnat hjälpa till att analysera personalbehovet inom
förvaltningen. Enheten har placerat vikarier på ett begränsat antal verksamheter för att begränsa rotation mellan skolor.
Samordning av enheterna
Vid intervju uppger chef för barn- och utbildningsförvaltningen att förvaltningen tidigt åtog sig ansvaret att samordna direktiven som rektorerna skulle förmedla till sina verksamheter. Det var förvaltningen som fattade besluten gällande utbildningsverksamheten samt vilka åtgärder som skulle implementeras. De beslut som har fattats inom utbildningsverksamheten har formulerats i enlighet med folkhälsomyndighetens rekommendationer och de inriktningsbeslut som har fattats av regionen. Innan förvaltningen fattar beslut om nya riktlinjer och direktiv analyseras situationen.
Bevakning av hög
frånvaro bland eleverna Vid granskning av barn- och utbildningsnämndens protokoll framgår att förvaltningen identifierade behov av att bevaka elevfrånvaro för att i ett tidigt skede sätta in insatser som säkerställer alla barns rätt till utbildning. Vid hög frånvaro ska det göras en individuell bedömning kring vilka insatser som kan säkerställa att elevens måluppfyllelse inte påverkas. På grund av höga nivåer av oro har viss hemundervisning godkänts samt utökad fjärrundervisning.
Ledningsgruppen inom förvaltningen arbetar med dessa frågor och rapporterar kontinuerligt till presidiet.
Avvakta med aktuella
initiativ Initialt beslutade förvaltningen att avvakta med flera initiativ som var aktuella inom verksamheten, exempelvis arbetet med likabehandling och planer, NPF-säkringen med workshops och kartläggning samt arbetet med att synliggöra de yngsta medborgarna i Tyresö. Arbetet skulle upptas till hösten.
Ej ta emot praktikanter Förvaltningen beslutade initialt att skolorna inte skulle ta emot lärarstudenter på praktik men beslutet omprövades eftersom det påverkade studenternas
möjlighet att fullgöra sin examen.
3.3.2 Kommunikation
Information förmedlas som alltid via den viktigaste kanalen V-klass. Här når förvaltningen både vårdnadshavare, elever, personal och ledning, även kommunens hemsida samt intranätet utnyttjas för kommunikation. Det har inte skapats några nya kanaler för att förmedla information under pandemin. Barn- och utbildningsförvaltningen har en kommunikatör som arbetar med att stötta skolchefer och rektorer med
informationsförmedling. Förvaltningen samordnar kommunikationen och säkerställer att alla elever, föräldrar och personal inom kommunen får samma information. Det är förvaltningen som kvalitetssäkrar budskap och stöttar rektorer angående vilken
information som bör förmedlas och all kommunikation om rekommendationer har även
sänts ut till fristående aktörer.
11
Beroende på informationens innehåll och syfte har såväl rektorer som förvaltningen stått som avsändare. Intervjuad chef för barn- och utbildningsförvaltningen uppger vid intervju att informationsutskick från förvaltningen tenderar att upplevas som generell information, medan utskick direkt från rektor i större utsträckning påverkar vårdnadshavare.
Information som gick ut till vårdnadshavare rörde exempelvis regler kring när barn och elever ska stanna hemma, varför skolan/förskolan fortsätter att hålla öppet samt vilka åtgärder en skola/ förskola vidtagit m.m. Förvaltningen använder sig därutöver av Skolverkets blanketter och broschyrer för att förmedla information om pandemin och förhållningsregler.
Barn- och utbildningschefen uppger att det går ut nyhetsbrev till medarbetarna i syfte att informera om aktuella åtgärder samt stötta och visa omtanke.
3.3.3 Barn- och utbildningsnämndens uppföljning och styrning
Vi har inom ramen för denna kartläggning granskat protokoll från barn- och
utbildningsnämndens sammanträden under 2020 samt januari 2021. I tabellen nedan framgår kortfattat den information som nämnden fått tillhanda samt de beslut som fattats med anledning av covid-19.
Protokollgranskning barn- och utbildningsnämnden 2020
Typ av ärende Beskrivning
Inställt nämndsammanträde Vid intervju uppges att det första beslutet rörande covid-19 som fattades av nämnden var att ställa in nämndsammanträdet i mars månad för att förvaltningen skulle kunna prioritera kärnverksamheten. Det var möjligt att ställa in sammanträdet då få ärenden skulle upp till beslut.
Protokoll 2020-04-28 Ekonomisk uppföljning per
den 31 mars 2020 Pandemins förekomst dokumenteras första gången i den ekonomiska uppföljningen för mars månad. I den ekonomiska uppföljningen tas pandemin upp som en ekonomisk risk som kan leda till oförutsedda kostnader inom verksamheten. Risken bedöms hög men ingen djupare analys av potentiella konsekvenser redovisas.
Protokoll 2020-05-25 Delårsrapport 1 2020 Barn-
och utbildningsnämnden I delårsrapport 1 framgår att verksamheten varit påverkad av pandemin under våren. Frånvaron inom verksamheten är stor då såväl elever/barn som pedagoger är drabbade. Flera aktiviteter inom verksamheten är pausade för att förvaltningen ska fokusera på att hantera pandemin. Det har förekommit leveransstörningar med anledning av pandemin och det finns en fortsatt risk för förseningar av leveranser. Pandemin anses fortfarande vara en
ekonomisk risk.
Protokoll 2020-06-17 Månadsrapport maj 2020
Barn- och
utbildningsnämnden
Samma situation redovisas i månadsrapporten som i delårsrapport 1 samt den ekonomiska uppföljningen från mars.
Resultatsammanställning och verksamhetsanalys för VO 2 läsåret 2019/2020
I nämndens resultatsammanställning och verksamhetsanalys för läsåret 2019/2020 framkommer att elevernas skolresultat var bättre på
höstterminen innan pandemin utbröt, vilket syns i flera skolor. Pandemin tros vara en bakomliggande orsak till de försämrade resultaten.
Den ordinarie utbildningsverksamheten har påverkats och stora anpassningar har genomförts i form av fjärrundervisning och digitala presentationer.
Skolorna har haft stort elev- och pedagogbortfall under året.
Protokoll 2020-09-29 Delårsrapport 2 2020 för
barn- och
utbildningsnämnden
Samma information som i tidigare ekonomiska rapporter upprepas och redogörs för nämnden.
Protokoll 2020-10-21
12 Månadsrapport september
2020 för barn- och utbildningsnämnden
Vid sammanträdet i oktober presenteras månadsrapporten för september och där framkommer att andelen elever med problematisk skolfrånvaro uppgår till 5,29 procent1. Den problematiska skolfrånvaron bedöms vara en effekt av pandemin.
Samma information som i tidigare ekonomiska rapporter upprepas och redogörs för nämnden.
Revidering av
granskningsplan 2020
På grund av risk för smittspridning av covid-19 har barn- och
utbildningsförvaltningen sedan den 15 mars 2020 gjort uppehåll gällande de fysiska besöken vid samtlig tillsyn och granskning.
Protokoll 2020-11-25 Månadsrapport oktober
2020 för barn- och utbildningsnämnden
Samma information som i tidigare ekonomiska rapporter upprepas och redogörs för nämnden.
Information från barn- och utbildningsförvaltningen 2020
I november redogör förvaltningen för nämnden hur arbetet med
anpassningar efter nämndens riktlinjer fortgår ute i verksamheterna. Det framgår av bilagt dokument att förvaltningen genomfört ett stickprov ute i verksamheten genom telefonintervju med rektor samt ett platsbesök på en av kommunens förskolor. Resultatet redogörs för nämnden.
Protokoll 2020-12-09 Nämnd- och
förvaltningsplan 2021 I nämndens SWOT analys som presenteras i barn- och utbildningsnämndens nämnd- och förvaltningsplan för 2021 identifieras oförutsedda händelser som bränder och pandemier som ett hot. För att åtgärda eventuellt hot ska det finnas framtagna krishanteringsplaner och pandemiplan. Utöver det berörs inga framtida utmaningar för barn- och utbildningsnämnden som en effekt av pandemin.
Tillfällig ändring av grund
för rätt placering Vid sammanträdet i december fattades beslut om ”tillfällig ändring av grund för rätt placering” med motivationen att landet befinner sig i en extraordinär situation med hög sjukfrånvaro bland personal. Det innebär en hög
arbetsbelastning för de pedagoger som är på plats och för att de ska orka med och kunna upprätthålla hög kvalitet begränsas timmarna som förskolebarnen kan vara på förskolan.
Nämnden beslutar att barn som går i allmän förskola för barn tre till fem år, barn till föräldralediga och arbetslösa erbjuds 15 timmar per vecka under perioden 15 december 2020 t.o.m. 31 mars 2021.
Delegationsbeslut Ordförandebeslut om fjärrundervisning för högstadieelever vid Kumla skola med stöd av 2 och 7 §§ förordningen (2020:115) om utbildning i vissa skolformer i skolväsendet vid spridning av viss smitta. Skolan stänger mellan 2–11 december. Beslutet togs efter samråd med biträdande
smittskyddsläkare.
Protokoll 2021-01-26 Månadsrapport december
2020 för barn- och utbildningsnämnden
Samma information som i tidigare ekonomiska rapporter upprepas och redogörs för nämnden.
Delegationsbeslut Ordförandebeslut om distansundervisning för elever i årskurs 2 vid Stimmets skola med stöd av 7 § förordningen (2020:115) om utbildning i vissa skolformer i skolväsendet vid spridning av viss smitta.
Delegationsbeslut Ordförandebeslut om distansundervisning för elever i årskurs 2 vid
Strandskolan med stöd av 7 § förordningen (2020:115) om utbildning i vissa skolformer i skolväsendet vid spridning av viss smitta.
Delegationsbeslut Ordförandebeslut om delvis fjärrundervisning för högstadieelever vid Kumla skola, strandskolan, Tyresö skola, Nyboda skola och Dalskolan med stöd av 2, 7, 11b och 11c §§ förordningen (2020:115) om utbildning i vissa skolformer i skolväsendet vid spridning av viss smitta.
Delegationsbeslut Ordförandebeslut om fjärrundervisning för högstadieelever vid
Strandskolan, Tyresö skola, Nyboda skola och Dalskolan med stöd av 2 och 7
§§ förordningen (2020:115) om utbildning i vissa skolformer i skolväsendet vid spridning av viss smitta.
Som framgår av redogörelsen ovan behandlade barn- och utbildningsnämnden covid-19 första gången vid sitt sammanträde den 28 april 2020. Nämnden beslutade den 9
1 Om en elev har över 30% frånvaro under en tvåmånadersperiod beräknas frånvaron som problematisk. I Tyresö kommuns alla skolor var andelen elever som hade problematisk frånvaro 5,29% i september.
13
december 2020 om tillfällig ändring av grund för rätt placering, i övrigt har några
”Coronabeslut” inte fattats. Nämnden har däremot delgivits fem ordförandebeslut som berört covid-19. Alla delegationsbeslut berör distansundervisning och fattades i slutet av 2020 samt i början av 2021.
Vid intervju med chef för barn- och utbildningsförvaltningen uppges att förvaltningen återkommande under en specifik punkt ”Coronaläget” på nämnd- och
ordförandeberedningar under 2020 berättat om hur det såg ut och vilka utmaningar som verksamheten stod inför. Nämndledamöter fick dessutom möjlighet att ställa frågor vid dessa tillfällen. Vid intervju uppges vidare att förvaltningen därutöver haft regelbunden kontakt med presidiet. I början av pandemin fick presidiet ett veckobrev med
statusuppdateringar och planerade åtgärder. Veckobrevet ersattes senare av det
kommunövergripande veckobrevet/lägesbilden. Kommunikationen med nämnden uppges vid intervju ha fungerat väl och chefen för barn- och utbildningsförvaltningen upplever att nämnden har tillit till förvaltningen. Chefen för barn- och utbildningsförvaltningen uppger vid intervju att nämnden inte utövat någon omfattande styrning av förvaltningens åtgärder utan låtit förvaltningen styra arbetet utifrån Folkhälsomyndighetens rekommendationer.
Nämnden har efterfrågat uppföljning avseende efterlevnad av riktlinjerna och chefen för barn- och utbildningsförvaltningen fick i muntligt uppdrag av nämnden att undersöka det genom stickprov, exempelvis trängsel i matsalar. Det har genomförts en enkätundersökning under våren och hösten 2020 som har skickats ut till personal inom förvaltningen. Syftet var att undersöka hur pandemin påverkat pedagogerna samt ta del av deras upplevelser.
3.3.4 Samverkan
Chefen för barn- och utbildningsförvaltningen deltar i Forum för Storstockholmsregionen.
Forumet används i vanliga fall för att diskutera utvecklingsfrågor men har även under pandemin fungerat som en plattform för diskussion rörande pandemiåtgärder. Flera kommuner deltar i diskussionerna och sammanträdena är digitala. De som deltar vid
diskussionerna har liknande roller som chefen för barn- och utbildningsförvaltningen varför finns möjlighet att diskutera och stötta varandra i aktuella frågeställningar. Diskussionerna berör olika förordningar och hur kommunerna bör förhålla sig till dessa. Genom diskussion eftersträvas samsyn och ett gemensamt agerande och ställningstagande.
Barn- och utbildningsförvaltningen har dessutom haft viss kommunikation med närliggande kommuner för att utbyta tankegångar och diskutera hur eventuella åtgärder i en
närliggande kommun skulle påverka Tyresö kommun.
3.3.5 Framgent
I nämndens SWOT-analys som presenteras i barn- och utbildningsnämndens nämnd- och förvaltningsplan för 2021 identifieras oförutsedda händelser som bränder och pandemier som ett hot. För att åtgärda eventuellt hot ska det finnas framtagna krishanteringsplaner och en pandemiplan. Utöver det berörs inga framtida utmaningar för barn- och
utbildningsnämnden som en effekt av pandemin.
Vid intervju med chefen för barn- och utbildningsförvaltningen framkommer en viss oro att
den ökade arbetsbelastningen inom verksamheten ska leda till ökad långtidssjukfrånvaro
eftersom pandemin har inneburit ökad stress för personalen. Chefen för barn- och
utbildningsförvaltningen uppger att förvaltningen kommer fokusera på personalfrågor
under 2021 för att säkerställa att personalen ges chans att återhämta sig efter den långa
perioden av osäkra arbetsförhållanden. Förvaltningen uppges vilja prioritera åtgärder som
underlättar för personalen.
14