4.1. Sammanfattande bedömning
Vår sammanfattande bedömning är att kultur- och fritidsnämnden på ett ändamålsenligt sätt använder sig av investeringsprocessen utifrån sina förutsättningar. Vi bedömer även att det finns en koppling mellan beställning och ökade kostnader.
Utifrån genomförd stickprovskontroll avseende upphandlingar bedömer vi att nämnden måste stärka sin kontroll och uppföljning av upphandlingar och inköp. Främst avser detta att inköpen konkurrensutsätts i enlighet med lagstiftningens intentioner. Nämnden bör även på ett tydligare sätt säkerställa att samtliga avtal är undertecknade, daterade och tidsbestämda.
Slutligen bedömer vi att nämnden måste stärka sin kontroll av att utbetalningar av förenings-bidrag genomförs i enlighet med fastställda regler. Det är allvarligt att nämnden utbetalat bi-drag till föreningar utan att säkerställa att de levt upp till kommunens krav för utbetalning av föreningsbidrag.
4.2. Revisionsfrågor
Granskningsområde Revisionsfrågor Svar
Investeringar
Finns det en ändamålsenlig in-vesteringsprocess?
Delvis. Utifrån kultur- och fritidsnämndens verksamheter är kommunens nya lokalin-vesteringsprocess inte helt ändamålsenlig.
Finns det en koppling mellan be-ställning och framtida ökade kostnader?
Ja. Förvaltningen begär alltid kostnads-täckning för löpande kostnader. Det bety-der att det alltid måste finnas kostnads-täckning för planerade investeringar.
Upphandling
Säkerställer nämnden att styr-ning och kontroll av upphand-lingar är tillräcklig?
Nej. Nämnden bör stärka sin styrning och kontroll av upphandlingar.
Upprättas tillräcklig dokumentat-ion i samband med inköp?
Nej. Utifrån genomförd stickprovskontroll bedömer vi att nämnden måste stärka sin kontroll och tillse tillräcklig dokumentation i samband med inköp.
Genomförs inköp i enlighet med beslutad delegationsordning?
I samband med genomförd stickprovskon-troll har vi inte erhållit samtliga efterfrå-gade avtal. Ett flertal avtal som vi erhållit är inte undertecknade. Med anledning av detta kan vi inte dra några fördjupade slut-satser eller bedömningar i frågan.
Genomförs löpande kontroller under avtalsperioden?
Delvis. Nämnden har beslutat om att ge-nomföra kontroller inom ramen för intern kontroll 2016 och 2017. Därutöver genom-för upphandlingsenheten stickprovskon-troller av ramavtalsefterlevnaden i kom-munen. Det är områden och ramavtal med hög inköpsfrekvens granskas.
Enligt uppgift genomför dock inte kultur- och fritidsnämnden någon övrig löpande kontroll under avtalsperioden.
Genomförs en ändamålsenlig återrapportering?
Ja. Vår bedömning är att det genomförs en tillräcklig återrapportering till kultur- och fritidsnämnden.
Avtalshantering
Förvaras avtal ändamålsenligt utifrån lagstiftningens krav?
Ja. Vi bedömer att avtalen förvaras i enlig-het med lagstiftningens krav.
Är arkiverade avtal underteck-nade, daterade och tidsbe-stämda?
Nej. I samband med stickprovskontrollen framgick att 18 av 20 avtal var underteck-nade. 17 stycken daterade och tidsbe-stämda.
Säkerställer nämnden en ända-målsenlig återsökning av avtal?
Delvis. Nya avtal arkiveras digitalt och kan därmed återsökas utan några svårigheter.
Däremot uppges att äldre avtal fortfarande kan vara svåra att återsöka.
Föreningsbidrag
Finns dokumenterade mål för bi-dragsverksamheten?
Nej. Nämnden har inte några beslutade mål för bidragsverksamheten. Däremot har nämnden tagit fram en gemensam värdegrund som gäller samtliga bidrags-former
Finns ändamålsenliga rutiner och riktlinjer för bidragsgivning för samtliga bidragsformer?
Delvis. Vi bedömer att befintliga regler är tydliga. Dock framgår att det ibland kan vara svårt att avgöra vilka föreningar som ska få bidrag och vilka som inte är berätti-gade till bidrag.
Är ansvarsfördelning tydlig gäl-lande verksamhetens bidrags-givning?
Ja. Roll- och ansvarsfördelningen är be-slutad och tydliggörs i nämndens delegat-ionsordning.
Säkerställer nämnden en ända-målsenlig kontroll och uppfölj-ning av föreuppfölj-ningsbidragen, med avseende på användandet enligt upprättade bidragsvillkor?
Nej. Varje bidragsansökan kontrolleras lö-pande allt medan den lämnas in till förvalt-ningen. En kontroll sker av att rätt un-derlag lämnats in och att föreningen når upp till bidragsvillkoren. Stickprovet visar att det inte genomförs någon uppföljning av att bidragen används på det sätt som uppges i ansökan.
Fördelning av tider
Säkerställer nämnden en regel-mässig användning av kommu-nens idrottsanläggningar?
Delvis. I enlighet med framtagna principer fördelas tider genom att prioritera barn- och ungdomsverksamhet, tävling- och trä-ningsverksamhet på elitnivå och motions-verksamhet.
Lokalerna ska vara tillgängliga för kvinnor och män på lika villkor. Enligt uppgift är det upp till varje förening att fördela tider mellan sina lag eller grupper. Det genom-förs inte någon kontroll av hur denna för-delning faller ut mellan pojkar/män och flickor/kvinnor. Vid granskningstillfället görs det därmed inget aktivt val om hallti-den ska tillfalla pojkar/män eller
flickor/kvinnor.
Följer nämnden upp fördel-ningen av tid och användfördel-ningen av idrottsanläggningar?
Nej. Vid granskningstillfället genomförs ingen uppföljning av tider och användning av idrottsanläggningar.
27 4.3. Rekommendationer
Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kultur- och fritidsnämnden att:
Kontrollera att förvaltningsspecifika upphandlingar genomförs lagenligt och särskilt att konkurrensutsättning genomförs.
Garantera en ändamålsenlig återsökning av avtal.
Följa och kontrollera regelefterlevnad vid utbetalning av föreningsbidrag.
Säkerställa att fördelningen av halltider i kommunen genomförs på ett ändamålsenligt sätt utifrån rådande rutiner och principer.
Lunds kommun den 17 november 2017
Malin Lundberg Anna Hammarsten Johanna Edlund
EY EY EY