Projekt i denna bemärkelse syftar till en avgränsande verksamhet som utförs mot bestämda mål under en bestämd tid, med en planerad resursinsats enligt en antagen plan och med en temporärt sammansatt organisation. Att arbeta i projektform med innovation, demonstration, kommunikation och utveckling är en huvudstrategi för att åstadkomma en mer hållbar samhällsutveckling, såväl internationellt som lokalt. Miljöförvaltningen har spelat en central roll för miljö- och hållbarhetsarbetet inom Malmö stad, både genom att själva driva projekten, genom samarbete med andra aktörer inom staden eller genom att bidra med kunskap och kompetens när andra förvaltningar söker projektmedel.
Projekten genomförs i regel genom någon form av externfinansiering, ofta av EU eller nationella medel, och i samarbete med andra förvaltningar eller aktörer i Malmö stad. Även samarbeten mellan olika svenska eller europeiska städer förekommer.
Initiativet till ett projekt utgörs ofta av ett behov eller att någon inom Malmö stad har en innovationsidé där miljöförvaltningen har möjlighet att gå in och ge stöd i utvecklingen av idén, eftersom förvaltningen har en utpräglad
organisation för detta. Miljöförvaltningens roll kan alltså utgöras av att endast bistå med assistans i det inledande stadiet, genom att exempelvis söka
finansiering, eller att projektleda. I regel är målsättningen att kunna
implementera projektets resultat i den ordinarie linjeverksamheten hos andra förvaltningar såsom fastighets- och gatukontoret eller serviceförvaltningen.
Därmed kan miljöförvaltningen även arbeta för att uppfylla exempelvis de mål som är definierade i Malmö stads miljöprogram.
63 │ Miljönämnden │ Arkivredovisning
Återrapportering av samtliga planerade, pågående och avslutade projekt görs årligen i sammanställda rapport till miljönämnden.
Eftersom varje projekt kan vara väldigt omfattande och kräver en gedigen hantering av information har miljöförvaltningen valt att dela upp
projektprocessen i fem delar – ansökan, start, genomförande, avslut och uppföljning. En närmare beskrivning av dessa återfinns nedan.
4.1.1 Bedriva projekt – Ansökan
Projektidéer kan initieras och utvecklas på olika sätt och komma från olika aktörer. Ofta inleds ett projekt för miljöförvaltningens del genom att ansöka om externa medel. Syftet med projektet ska ligga i linje med nämndsmålen, närmare bestämt de mål som återfinns i Malmö stads miljöprogram.
Ansökningsprocessens omfattning kan variera beroende på finansiär, utlysning/utlysningsperiod och projektmedel. Exempelvis är
projektansökningar där EU är finansiär mer omfattande. Projektmedel som utlyses inom EU:s Horizonprogram beslutas av EU-kommissionen och har därmed mer konkurrens, medan medel som finns att ansöka om inom
nationella eller regionala program (såsom Interreg) kan ha mindre konkurrens.
Det förekommer att vissa finansiärer kräver att andra partners ska medverka i projektet, vilket kan resultera i att tid läggs på att finna dessa.
Ansökningsprocessen är ofta avgränsad i tid. När väl ansökan är färdig skickas denna in och miljöförvaltningen får sedan ett beslut om antingen beviljande eller avslag. Vid avslag kan det hända att ansökan görs om, eller skickas in på nytt vid en senare utlysningsperiod. Vid beviljande startar process 4.1.2 (Bedriva projekt – Start).
Nr 4.1.1 Handlingar rörande projekt – Ansökan Handlingstyper Förvaring Gallring/
bevarande
Sekretess-reglering Kommentarer Beslut om deltagande i
ansökan (av chef)
Vision Bevaras Nej
Beslut om deltagande i
ansökan (av miljönämnden) Vision Bevaras Nej Underlag från partners Vision Får gallras,
10 år Nej T ex budgetförslag, bidrag till ansökningstext.
Justerade
mötesanteckningar Vision Bevaras Nej
Sekretessavtal Vision/
Papper Rum 300
Bevaras Nej T ex non-disclosure agreement.
Ansökan (inkl. bilagor) Vision Bevaras Nej Även kompletteringar och ändringar av ansökan.
Mottagningsbekräftelse Vision Får gallras,
10 år Nej
Kommunikation med finansiär eller partners
Vision Bevaras Nej T ex överenskommelser,
förhandsbesked.
Beslut om avslag Vision Bevaras Nej
Beslut om tilldelning (alt.
beviljat) Vision Bevaras Nej
64 │ Miljönämnden │ Arkivredovisning
Intyg Vision/
Papper Rum 300
Bevaras Nej T ex
medfinansierings-intyg, letter of intent.
4.1.2 Bedriva projekt – Start
Denna process är nästan uteslutande av administrativ karaktär – när en projektansökan väl har blivit beviljad ska ett flertal dokument upprättas och undertecknas enligt rutin och delegationsordning innan projektets
genomförande kan påbörjas. Inom denna process sätts ramarna för
projektledningen och vissa beslut behöver även fattas i nämnd. Bland annat ska en projektbeskrivning upprättas, avtal ska tecknas, beslut om igångsättning ska skrivas under och samtliga intyg måste vara i ordning. Det finns även en koppling till ekonomisystemet, där varje projekt har ett unikt projektnummer.
Dessutom skapas rutiner för rapportering samt projektets organisation.
Samtliga steg i processen sammanfattas i en checklista, och när alla punkter är avklarade kan projektet gå vidare till nästa fas (se process 4.1.3 Bedriva projekt – Genomförande).
Nr 4.1.2 Handlingar rörande projekt – Start Handlingstyper Förvaring Gallring/
bevarande
Sekretess-reglering Kommentarer Avtal med finansiär, lead
partner och övriga projektpartners
Vision/
Papper Rum 300
Bevaras Nej T ex grant/consortium/
partner agreement.
Beslut av KF/KS/MN Vision Bevaras Nej
Intyg för ingångsättning Vision Bevaras Nej Checklista för uppstart Vision Får gallras,
10 år
Nej Projektbeskrivning Vision Får gallras,
10 år Nej Internt underlag för
ekonomiredovisning.
Fullmakt Vision/
Papper Rum 300
Bevaras Nej
Organisationsschema Vision Får gallras, 10 år
Nej Administrativ rutin Vision Får gallras,
10 år Nej
Projektplan (inkl.
kommunikationsplan) Vision Bevaras Nej Intern tidplan.
Avtal om tystnadsplikt Vision/
Papper Rum 300
Bevaras Nej
4.1.3 Bedriva projekt – Genomförande
Inom denna process ryms själva genomförandet av projektet i enlighet med framtagen projektplan, budget samt administrativa rutiner. Här sker löpande rapportering till finansiärer enligt beslut, i regel i form av tidsredovisning och lägesrapporter (t ex framdriften av projektet, hur stor del av budgeten som har använts etc.). Arbetet drivs av en projektgrupp som rapporterar till projektets styrgrupp, vilken även fattar beslut av större vikt för projektet.
65 │ Miljönämnden │ Arkivredovisning
Projektets genomförande kan även delas upp i olika mindre delprojekt eller arbetspaket, även kallade work packages. Ett projekt kan ha varierande genomförandetid.
Nr 4.1.3 Handlingar rörande projekt – Genomförande Handlingstyper Förvaring Gallring/
bevarande
Sekretess-reglering Kommentarer Lägesrapport/teknisk rapport
(inkl. bilagor)
Vision Får gallras, 10 år
Kan förekomma, OSL 21 kap. 16
§ och 23 kap.
Sekretessen omfattar vanligtvis bilagorna.
Revisionsrapport Vision Får gallras,
10 år Nej
Godkännande från finansiär
om ändringar i projekt Vision Bevaras Nej Beslut från finansiär Vision Bevaras Nej
Avrop bidrag Vision Får gallras,
10 år
Nej Minnesanteckningar från
styr- och beställargrupper Vision Bevaras Nej
Inbjudan Vision Får gallras,
10 år Nej
Program Vision Får gallras,
10 år/
bevaras
Nej Bevaras i urval.
Presentationer Vision Får gallras,
10 år/
bevaras
Nej Bevaras i urval.
Deltagarlistor Vision Får gallras,
10 år Nej Endast de som MF själva
upprättar.
Fotodokumentation Vision Får gallras, 10 år/
bevaras
Nej T ex användning av
loggor. Bevaras i urval.
Kommunikationsunderlag Vision Får gallras, 10 år/
bevaras
Nej T ex hemsidor/
webbplatser, blogginlägg.
Bevaras i urval.
Nyhetsbrev, trycksaker och övriga publikationer
Vision/ upprättar. Bevaras i urval.
Handlingar rörande
upphandling Vision Se
kommentar Se kommentar Se process 2.4.
4.1.4 Bedriva projekt – Avslut
Även denna process är främst administrativ, då det finns krav på
slutredovisning innan det att ett projekt kan anses vara avslutat. I projektets avslutande fas upprättas en slutrapport med slutredovisning av projektets ekonomi. Ofta krävs en eller flera kompletteringar innan projektet avslutas officiellt genom att slutrapporten godkänns av finansiär. Finns det delar i slutrapporten som inte godkänns av finansiären kan projektmedel behöva återbetalas till finansiären.
Nr 4.1.4 Handlingar rörande projekt – Avslut Handlingstyper Förvaring Gallring/
bevarande
Sekretess-reglering Kommentarer
Slutrapport Vision Bevaras Nej
66 │ Miljönämnden │ Arkivredovisning Intern slutredovisning Vision Bevaras Nej
Revisionsrapport Vision Bevaras Nej
Slutbesiktning Vision Bevaras Nej
Beslut från finansiär Vision Bevaras Nej
Återbetalningskrav Vision Bevaras Nej
4.1.5 Bedriva projekt – Utvärdering
Projekt kan behöva utvärderas i efterhand. Detta kan göras av en extern part och utmynnar i en rapport.
Nr 4.1.5 Handlingar rörande projekt – Utvärdering Handlingstyper Förvaring Gallring/
bevarande
Sekretess-reglering Kommentarer Rapport med utvärdering Vision Bevaras Nej