3 Begrepp och definitioner inom drift, underhåll och investering
3.1 Begrepp
En sammanställning av begreppen redovisas i tabell 2. I tabellen redovisas dels huvudbegrepp och dels de underindelningar som används hos respektive medlem. Färgfälten i tabellen visar att de aktiviteter som står i den vänstra kolumnen används av respektive medlem oavsett om de har någon särskild underindelning för begreppet eller inte.
Begrepp
FORTV SFV Jernhusen Specialfast. Vasallen Banverket LFV NV RAÄ Riksdagsförv. SjöV Vägverket SvK
ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM
Adm av egna Central adm Central adm Fastighetsadm Central adm Central adm Adm av hyror Adm av hyror Adm av hyror
eller inhyrda lokaler Förvaltn. adm Förvaltn. adm Fastighetsadm Förvaltn. adm Förvaltn. adm
Fastighetsskatt Fastighetsskatt Fastighetsskatt Fastighetsskatt Fastighetsskatt Fastighetsskatt Fastighetsskatt
Försäkring Försäkring Försäkring Försäkring Försäkring Försäkring
Övrigt Drift adm Felanmälan Konsulter
DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT DRIFT
Mediaförsörjn. Mediaförsörjn. Mediaförsörjn. Media Mediaförsörjn. Mediaförsörjn. Mediaförsörjn. Mediaförsörjn.
VA, avlopp, väg;
Belysning Media Mediaförsörjn. Värme, vatten, el Avbrottsplan.
Tillsyn Tillsyn Tillsyn & skötsel Tillsyn Besiktning Tillsyn Tillsyn Tillsyn och vård Stationsberedsk.
Skötsel Skötsel Skötsel Skötsel Skötsel Skötsel Skötsel Skötsel Driftövervakning Renhållning Skötsel Kopplingar
Städning Städ Städ Renhålln. & städ Städning gem utr Städ Rengöring Reläomst
Avfallshantering Sophantering Avfallshantering Avbrottsbegäran
Akut uh Akut uh < 10 tkr Viss reparation Reparation uh Reparationer
UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL UNDERHÅLL Felavhjälp. uh Felavhjälp. uh Felavhjälp. uh Felavhjälp. uh Felavhjälp. uh Felavhjälp. uh Utvändigt uh Avhjälpande uh Avhjälpande uh
Akut uh Akut uh Akut uh Akut uh Akut uh Invändigt uh Akut uh Akut uh
Övr felavhj. uh Övr felavhj. uh Övr felavhj. uh Övr felavhj. uh Plan. avhj uh
Förebygg. uh Fb.uh/tillstkontr Förebygg. uh Förebygg. uh
Planerat uh Planerat uh Planerat uh Planerat uh Planerat uh Planerat uh Planerat uh Planerat uh Planerat uh
Övrigt Hyrgästanpass.
INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING INVESTERING
Nyinvestering Nyinvestering Nyinvestering
Reinvestering Ombyggnad Reinvestering Reinvestering
Övrigt Hyrgästanpass. Strategisk inv.
Övrigt Värdehöjande uh Kommersiell inv.
Fastighetsförvaltning som kärnverksamhet Fastighetsförvaltning / lokaler som stöd för annan kärnverksamhet
Tabell 2. Jämförelse av begrepp inom administration, drift, underhåll och investering
6 Huvudbegrepp
Samtliga medlemmar använder huvudbegreppen administration, drift, underhåll och investering. Däremot skiljer sig medlemmarna åt vad gäller underindelning av huvudbegreppen och vad som ingår i begreppen.
Administration
Begreppet administration används relativt lika bland medlemmarna, både bland dem som har fastighetsförvaltning som kärnverksamhet och de som inte har det. De vanligast
förekommande underbegreppen är central administration, förvaltningsadministration, fastighetsadministration, försäkring samt fastighetsskatt.
Banverket och Svenska Kraftnät är de enda medlemmar som inte tillämpar några
underbegrepp till administration. Banverket samlar sina aktiviteter i huvudbegreppet medan Svenska Kraftnät sorterar all administration till åtgärder under begreppet och i den mån det är möjligt läggs administration ut på entreprenörer.
Drift
De vanligaste underindelningarna är mediaförsörjning, tillsyn och skötsel. Tio av
medlemmarna tillämpar i nuläget något eller samtliga av dessa underbegrepp. I begreppet skötsel ingår som regel städning och renhållning. Sex medlemmar har valt att särredovisa städning som ett eget underbegrepp. Övriga lägger städning eller renhållning i begreppet skötsel.
Begreppet akut underhåll sorteras ibland under drift och ibland under underhåll, vilket försvårar jämförelser mellan medlemmarna. Fortifikationsverket, Vasallen, Naturvårdsverket och Vägverket lägger reparationer (akut underhåll) i drift, där Fortifikationsverket och Vasallen enbart gör det om åtgärden understiger ett visst belopp. Övriga medlemmar sorterar akut underhåll som underhåll.
De medlemmar som har fastighetsförvaltning som kärnverksamhet har en mer enhetlig underindelning av drift än de medlemmar som ej har fastighetsförvaltning som
kärnverksamhet. Exempelvis används inte begreppen media eller tillsyn av Naturvårdsverket, Sjöfartsverket och Vägverket. Inte heller skötsel används bland två av dessa medlemmar.
Fortifikationsverket sorterar begreppsmässigt driftadministration under administration, men i den ekonomiska internredovisningen ingår den i drift och underhåll. Dessutom sorterar flertalet medlemmar försäkringar och fastighetsskatt under administration, trots att det inte är administrativa aktiviteter.
Svenska Kraftnät redovisar i begreppet drift enbart åtgärder som är relaterade till drift av kraftledningar, varför deras underbegrepp inte kan jämföras med övriga medlemmar.
Underhåll
De flesta medlemmarna indelar underhåll i planerat underhåll, som används av nio
medlemmar, (fel)avhjälpande underhåll som används av sju medlemmar och akut underhåll som används av sex medlemmar. Naturvårdsverket, Riksantikvarieämbetet samt Statens Fastighetsverk har inte angett någon underindelning.
Hos Jernhusen ingår hyresgästanpassningar i underhållsbegreppet. Planerat underhåll och hyresgästanpassningar måste dessutom understiga en kostnad av 100 000 kr för att betraktas som underhåll, annars räknas det som investering.
Några större skillnader i tillämpning av begrepp mellan medlemmar som har fastighetsförvaltning som kärnverksamhet och övriga har inte konstaterats.
Investering
De flesta medlemmarna använder inga underbegrepp till investering.
Jernhusen använder begreppen nyinvestering, ombyggnad, hyresgästanpassning och värdehöjande underhåll, de senare för åtgärder som överstiger 100 000 kr. Luftfartsverket använder begreppen nyinvestering, strategisk investering, kommersiell investering och reinvestering.
8 3.2 Definitioner
I detta avsnitt redovisas de definitioner som medlemmarna använder för huvud och
underbegreppen inom områdena administration, drift, underhåll och investering. Definitioner redovisas enbart i de fall där definitionen finns beskriven i text hos medlemsorganisationen.
Vissa medlemmar kan i ord förklara vad som menas med ett begrepp, men om definitionen inte finns dokumenterad inkluderas den inte i rapporten.
3.2.1 Administration Huvudbegrepp
Enbart en medlem, Banverket, har definierat huvudbegreppet administration. Definitionen överensstämmer med Affs (Avtal för fastighetsförvaltning) definition och lyder ”arbete som omfattar behandling av information inom ramen för en verksamhet”. Övriga medlemmar har ingen dokumenterad definition av begreppet administration.
Underbegrepp
Fortifikationsverket och Jernhusen har beskrivit vad som ingår i respektive underbegrepp.
Beskrivningarna redovisas i tabell 3, där det konstateras att båda beskrivit central administration på samma sätt, medan förvaltningsadministration skiljer sig åt.
Tabell 3. Definition av underbegrepp till administration
Definition av underbegrepp till administration
Org Begrepp Beskrivning
Banverket - -
Kostnader för styrelse, verksledning och centrala staber vid Central
administration huvudkontoret inklusive övergripande IT-kostnader
Kostnader för förvaltning av fastighetsbeståndet, d.v.s. alla kostnader för FORTV
Förvaltnings
administration administration på FO- och VO-nivå vilka inte utgörs av projektadm Kostnader för styrelse, verksledning och centrala staber vid Central
administration huvudkontoret inklusive övergripande IT-kostnader
Kostnader för förvaltning av fastighetsbeståndet, d.v.s. alla kostnader för Jernhusen
Förvaltnings
administration administration på AO- och MO-nivå vilka inte utgörs av projektledning
LFV - -
3.2.2 Drift Huvudbegrepp
Sex medlemmar har en dokumenterad definition av begreppet drift, som redovisas i tabell 4.
Övriga medlemmar har en uppfattning om vad de avser med begreppet, men har ingen skriftlig definition varför dessa definitioner utelämnas.
Banverket, Fortifikationsverket och Specialfastigheter definierar begreppet drift enligt Affs terminologi. Sjöfartsverket, Statens Fastighetsverk samt Svenska Kraftnät har upprättat egna definitioner. Svenska Kraftnäts definition avser drift av kraftledningar och stationer.
Sjöfartsverkets definition avser främst drift av farledshållningen, men används även för fastigheter.
Tabell 4. Definition av huvudbegreppet drift
Definition av huvudbegreppet drift
Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att Banverket
upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt. (enligt Aff 04) Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att FORTV
upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt. (enligt Aff 04) Jernhusen -
LFV -
NV -
RAÄ -
Riksdagsförv. -
SjöV Schemalagd planerad aktivitet för en verksamhet för att uppnå största effektivitet.
Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att Specialfast.
upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt. (enligt Aff 04)
Åtgärder vid tillsyn och skötsel och inre skötsel av byggnader inklusive mark med ett förväntat SFV
intervall mindre än ett år för att upprätthålla avsedd funktion hos installationer och förv.objekt.
Kombination av alla tekniska och adm åtgärder i avsikt att åstadkomma en krävd prestation SvK från en enhet med hänsyn till nödvändig anpassning till ändringar i externa förhållanden.
Vasallen - Vägverket -
10 Underbegrepp
Tre medlemmar, Banverket, Fortifikationsverket samt Specialfastigheter, har definierat sina underbegrepp till drift. De definierade underbegreppen är mediaförsörjning, tillsyn samt skötsel. Samtliga definierar begreppen enligt Aff 04.
- Mediaförsörjning
Driftåtgärder som omfattar tillförsel av el-energi, vatten, bränsle, gas, tryckluft, fjärrvärme och fjärrkyla samt tv, radio, tele- och datorsignaler
- Tillsyn
Driftåtgärder som omfattar observation av funktion hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning och rapportering av eventuella avvikelser
- Skötsel
Driftåtgärder som omfattar en eller flera av åtgärderna justering eller vård av
förvaltningsobjekt, inredning, utrustning, byte eller tillförsel av förbrukningsmaterial Övriga medlemmar har ingen skriftlig definition av sina underbegrepp till drift.
3.2.3 Underhåll Huvudbegrepp
Åtta medlemmar har definierat huvudbegreppet underhåll, enligt tabell 5. Banverket, Fortifikationsverket samt Specialfastigheter definierar begreppet enligt Affs definitioner.
Resterande fem medlemmar har upprättat egna definitioner. Gemensamt för samtliga
definitioner är att underhåll syftar till att återställa eller bibehålla en funktion hos ett objekt.
Tabell 5. Definition av underhåll
Definition av huvudbegreppet underhåll
Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning Banverket
eller utrustning. (enligt Aff 04)
Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning FORTV
eller utrustning. (enligt Aff 04)
Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning Jernhusen
eller utrustning samt hyresgästanpassningar och planerat underhåll under 100 tkr.
LFV -
NV Åtgärd för att bibehålla en byggnads ursprungliga funktion.
RAÄ -
Riksdagsförv. -
Åtgärd för att vidmakthålla en anläggnings normala driftfunktion och/eller kapitalvärde SjöV
samt normala prestanda samt för att förebygga okontrollerade driftstörningar.
Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning Specialfast.
eller utrustning. (enligt Aff 04)
Åtgärder som utförs för att behålla eller återställa fastigheterna i dess ursprungliga skick SFV
och där varaktigheten är längre än ett år.
Kombinationen av tekniska och administrativa åtgärder, inklusive övervakning, avsedda att SvK
bibehålla eller återställa en enhet till ett sådant tillstånd att den kan utföra en krävd funktion.
Vasallen - Vägverket -
Underbegrepp
Fem medlemmar definierar sina underbegrepp till underhåll. Banverket, Fortifikationsverket och Specialfastigheter definierar sina begrepp enligt Affs terminologi. Fortifikationsverket använder ytterligare två underbegrepp, tillståndskontroll samt förebyggande underhåll, vars definitioner är upprättade inom organisationen.
Jernhusen definierar felavhjälpande underhåll, enligt Affs definitioner. Även planerat
underhåll följer Affs rekommendationer, men avgränsas till att gälla kostnader under 100 000 kr.
Sjöfartsverket har egna definitioner för begreppen förebyggande och avhjälpande underhåll.
Övriga åtta medlemmar har i nuläget inga tydliga definitioner av, i de fall det förekommer, underbegrepp till underhåll.
12
Tabell 6. Definition av underbegrepp till underhåll
Definition av underbegrepp till underhåll
Org Begrepp Definition
Felavhjälpande Underhåll som syftar till att återställa en funktion som Underhåll oförutsett nått en oacceptabel nivå. (Aff 04)
Akut uh Felavhjälpande underhåll som behöver utföras snarast. (Aff 04) Övrigt felav- Felavhjälpande underhåll som inte är akut underhåll. (Aff 04) Hjälpande uh
Banverket
Planerat uh Underhåll som är planerat till tid, art och omfattning. (Aff 04) Felavhjälpande Underhåll som syftar till att återställa en funktion som Underhåll oförutsett nått en oacceptabel nivå. (Aff 04)
Akut uh Felavhjälpande underhåll som behöver utföras snarast. (Aff 04) Övrigt felav- Felavhjälpande underhåll som inte är akut underhåll (Aff 04) Hjälpande uh
Planerat uh Underhåll som är planerat till tid, art och omfattning. (Aff 04) Tillståndskontroll Grundlig periodisk statuskontroll av funktion eller
delfunktion hos specifikt objekt.
FORTV
Förebyggande uh Utgörs av underhåll baserat på tillståndskontroll.
Felavhjälpande Underhåll som syftar till att återställa en funktion som Underhåll oförutsett nått en oacceptabel nivå.
Hyresgästanpassning Hyresgästanpassningar under 100 tkr.
Jernhusen
Planerat uh Underhåll som är planerat till tid, art och omfattning, under 100 tkr.
LFV - -
NV - -
RAÄ - -
Riksdagsförv. - -
Felavhjälpande Underhåll som syftar till att återställa en funktion som Underhåll oförutsett nått en oacceptabel nivå. (Aff 04)
Akut uh Felavhjälpande underhåll som behöver utföras snarast. (Aff 04) Övrigt felav- Felavhjälpande underhåll som inte är akut underhåll. (Aff 04) Hjälpande uh
Specialfast.
Planerat uh Underhåll som är planerat till tid, art och omfattning. (Aff 04)
Förebyggande Planerad åtgärd som utförs i syfte dels att vidmakthålla en anläggnings Underhåll normala driftfunktion och/eller kapitalvärde samt normala prestanda.
Avhjälpande Oplanerade åtgärder för att vid driftstopp eller haverier SjöV
Underhåll återställa en anläggning till normal drift.
SFV - -
SvK - -
Vasallen - -
Vägverket - -
3.2.4 Investering Huvudbegrepp
Sex medlemmar definierar huvudbegreppet investering. Samtliga har upprättat egna definitioner inom organisationen. Gemensamt för fem av medlemmarna är att de definierar investering som någon form av värdehöjande åtgärd. Undantaget är Fortifikationsverket som definierar begreppet som en resurs man har nytta av under flera år framöver.
Tabell 7. Definition av investering
Definition av investering
Vad gäller investering i byggnader avses standardhöjande åtgärder eller att nya Banverket
funktioner tillförs. Åtgärderna är oftast värdehöjande.
FORTV Anskaffning av resurser som man har nytta av under flera år framöver Jernhusen Värdehöjande utgifter
LFV Anskaffning av varaktiga produktionsresurser som ökar värdet av verkets tillgångar
NV -
RAÄ -
Riksdagsförv. -
SjöV -
Specialfast. Åtgärder som är värdehöjande för fastigheten
SFV Åtgärder som medför en stadigvarande värdehöjning av fastigheter.
SvK -
Vasallen - Vägverket -
Underbegrepp
Kartläggningen visade att tre medlemmar använder underbegrepp till begreppet investering.
Av dessa har två, Jernhusen samt Svenska Kraftnät, beskrivit sina underbegrepp som redovisas i tabell 8.
Tabell 8. Definition av underbegrepp till investering
Beskrivning av underbegrepp till investering
Org Begrepp Definition
Nybyggnation Uppförande av ny byggnad, inklusive exploaterings- och projekteringsutgifter Ombyggnation Värdehöjande ombyggnation av befintlig fastighet, som inte avser
planerat underhåll eller hyresgästanpassning
Värdehöjande uh Värdehöjande underhåll som inte är felavhjälpande, över 100 tkr Jernhusen
Hyresgästanpassning Värdehöjande anpassning av en lokal för en hyresgäst, över 100 tkr.
Reinvestering När investeringen har uppnått teknisk livslängd sker en ersättningsinvestering. I redovisningen tas då den ursprungliga SvK
investeringen bort och ersätts av det nya investeringsvärdet.
14
4 Behov av justeringar
För att få fram kvalitetssäkrade underlag för analyser och jämförelser räcker det inte med enhetliga begrepp och definitioner. Det är också viktigt med en enhetlig och konsekvent tillämpning av begreppen, inte minst i den ekonomiska redovisningen.
Det har inte ingått i uppdraget att studera hur ekonomiska redovisningen ser ut med mätområden i redovisningsplanen och tillämpningar i den praktiska redovisningen. Vår erfarenhet är dock att det är ganska vanligt att en och samma åtgärd redovisas på olika sätt.
Ibland som avhjälpande underhåll, ibland som planerat underhåll och ibland som reinvestering.
Här följer en sammanfattning av justeringar som behöver göras för att kostnadsjämförelser av huvudbegreppen ska vara möjliga.
Administration
Fastighetsskatt och försäkringar bör lyftas ut och redovisas separat. Eftersom kostnaderna bestäms utifrån helt andra utgångspunkter än vilka administrativa aktiviteter som utförs.
Drift
Vår bedömning är att jämförelser på huvudbegreppet drift är en alltför grov nivå för att dra intressanta slutsatser. Vid jämförelser bör man åtminstone skilja mellan mediaförsörjning och tillsyn och skötsel enligt Affs schema över drift- och underhållstermer (Aff-definitioner 04).
Vid jämförelser av kostnader för mediaförsörjning måste man dessutom klara ut om de redovisade kostnaderna inkluderar drift och underhåll av egen produktionsanläggning eller enbart köp av energi och vatten.
Akut underhåll som definieras som drift bör flyttas till underhåll, i enlighet med Affs terminologi. På samma sätt bör reparationer som Vasallen, Naturvårdsverket och Vägverket definierar som drift flyttas till underhåll.
Underhåll
Även begreppet underhåll är en alltför grov nivå för att dra intressanta slutsatser. Vår
bedömning är att man bör skilja mellan (fel)avhjälpande och planerat underhåll, för att kunna analysera kostnaderna för respektive begrepp. Höga kostnader för avhjälpande åtgärder har ofta sin grund i eftersatt planerat underhåll.
Justeringar bör även göras för Jernhusens hyresgästanpassningar så att de aktiviteter som tas med i jämförelsen stämmer överens mellan organisationerna.
Investeringar
Av kartläggningen framgår att Luftfartsverket och Svenska Kraftnät använder begreppet reinvestering. Det framgår inte av underlagen hur övriga organisationer hanterar motsvarande aktiviteter. Sannolikt förekommer de både som planerat underhåll och som investeringar.
Gränsdragningen mellan planerat underhåll och investeringar är ett generellt problem i branschen, där tillämpningen i den ekonomiska redovisningen många gånger får styra vilka aktiviteter som definieras som underhåll respektive investeringar. Se avsnitt 5.
Schema över drift- och underhållstermer Drifttermer, huvudgrupper
mediaförsörjning tillsyn skötsel drift
Underhålltermer, huvudgrupper underhåll
felavhjälpande underhåll
(reparation/utbyte)
Planerat underhåll
akut underhåll övrigt felavhjälpande
underhåll Källa: Aff-definitioner 04
Schema över drift- och underhållstermer Drifttermer, huvudgrupper
mediaförsörjning tillsyn skötsel drift
mediaförsörjning tillsyn skötsel drift
Underhålltermer, huvudgrupper underhåll
felavhjälpande underhåll
(reparation/utbyte)
Planerat underhåll
akut underhåll övrigt felavhjälpande underhåll
underhåll
felavhjälpande underhåll
(reparation/utbyte)
Planerat underhåll
akut underhåll övrigt felavhjälpande
underhåll Källa: Aff-definitioner 04
16
5 Rekommendationer
Slutsatsen av kartläggningen är att det finns stora likheter i tillämpningen av begrepp och definitioner mellan medlemmarna och därmed också förutsättningar för jämförelser på en grov nivå, förutsatt att vissa anpassningar görs av definitioner och gränsdragningar och att jämförelserna avser byggnader av samma slag.
Eftersom det pågår flera branschutvecklingsprojekt som syftar till att bland annat utveckla underhållsbegreppet föreslås att medlemmarna tills vidare enas om att använda Affs begrepp och definitioner. Med Aff som utgångspunkt bör varje organisation se över sin ekonomiska redovisning så att underlagen för kostnadsjämförelser mellan organisationerna är enhetliga.
Vidare rekommenderar vi att Samverkansforum tar ett aktivt ansvar för att det kommer fram moderna och effektiva rekommendationer när det gäller tillämpningen av aktivitetsbegrepp för fastighetsförvaltningen.
Inom U.F.O.S. (Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor) planeras en
revidering av skriften ”Rätt begrepp” som publicerades 1997. Bakgrund till revideringen är att det skett en omfattande utveckling inom flera områden med bäring på begrepp och
definitioner sedan boken skrevs. En utveckling som kommer ur ett ökat behov av kvalitetssäkrad fastighetsinformation för att mäta och följa upp fastighetsföretagets
prestationer, utveckla och förbättra arbetsrutiner samt för att underlätta informationsutbyte och samverkan mellan olika organisationer. Denna utveckling gäller i hög grad
Samverkansforums medlemmar.
Här följer några exempel på utvecklingsområden som beskrivs i en förstudie inför nya Rätt begrepp. Förstudien är gjord av SWECO FM Konsulterna och bifogas denna rapport 1. Begreppet underhåll
Här följer några exempel på utvecklingsområden som beskrivs i en förstudie inför nya Rätt begrepp. Förstudien är gjord av SWECO FM Konsulterna och bifogas denna rapport 1. Begreppet underhåll