Bedömningen bygger på att antal upphandlingar uppgår till ca 140 stycken per år. Inköpsspecialisten har i uppdrag att projektleda hela inköpsprocesser (ofta under en flerårsperiod) samtidigt som flera inköpsspecialister kan antas vara relativt oerfarna. Vi har därför utgått från Inköp Gävleborgs uppgifter avseende 18 upphandlingar per upphandlare och år.
Kommunala bolag och förbund nyttjar idag i varierande omfattning Inköp Gävleborg. Utifrån att kommunerna behöver fokusera på att utveckla sitt inköpsarbete samt nuvarande utmaningar gällande kommunernas bemanning av inköpsspecialister kommer möjligheten inledningsvis att särskilt stödja bolag och förbund vara begränsad för enskilda
inköpsprocesser. Möjligheten att delta i planerade inköpsprocesser finns dock då det medför begränsad extraresurs. Det finns också tillgång till specialiserade nationella inköpsorganisationer, som även nyttjas idag.
Vidare kan även t.ex. regelverk och rutiner nyttjas av bolag och förbund.
Behov av inköpsspecialister
byggentreprenader, direktupphandling, förnyad konkurrensutsättning samt tjänstekategorierna utbildning och hälso- och sjukvård samt kultur/fritid.
Upphandling av byggentreprenader och undantagna tjänstekategorier hanteras idag i princip helt inom respektive kommuns berörda
verksamhet. Vissa administrativa uppgifter, t ex annonsering, kommer att behöva skötas inom respektive kommun.
Direktupphandling och förnyad konkurrensutsättning bör ske inom ramen för respektive kommuns inköpsarbete. Några kommuner köper idag delar av detta av Inköp Gävleborg. Det förutsätter en initial utbildningsinsats i dessa kommuner. Inköpsspecialister bör inte användas för att leda och genomföra denna typ av inköp.
Vidare behöver kommunerna säkerställa andra arbetsuppgifter som idag genomförs via Inköp Gävleborg. Vissa bedöms kunna hanteras inom befintliga strukturer, t.ex. hantering av handlingar, och innebär en viss ökning av arbetsbelastning.
Interna frågor och stöd gällande inköp hanteras inom respektive kommunens inköpsorganisation. Detta gäller även intern och extern utbildning. Externa frågor och stöd hanteras via respektive
inköpsprocess.
Cirka 30 överprövningar hanteras årliga av Inköp Gävleborg. Även dessa föreslås hanteras via berörd inköpsprocess. I vissa fall kan det vara aktuellt att anlita externt specialiststöd.
stöd som förenklar samarbete och möjliggör samnyttande av resurser.
Utifrån de sonderingar som kommunföreträdare genomfört finns
möjligheter att ”överta” det IT-stöd som Inköp Gävleborg idag använder, och också har dessa funktioner. Det inrymmer i det korta perspektivet flera fördelar, främst genom att det är startklart och användarvana finns.
En dialog med leverantören har påbörjats gällande upplägg och villkor(?). Kostnader för främst licenser tillkommer för kommunerna.
Tjänsten är molnbaserad, men kräver viss administration av t.ex.
behörigheter.
I ett längre tidsperspektiv finns anledning att se över IT-stödet utifrån ett bredare perspektiv. Av särskild vikt är koppling till e-handel. För
närvarande har tre kommuner (Hudiksvall, Ockelbo, Söderhamn) ett pågående e-handelsarbete. Det hanterar dock en mindre del av inköpen, och det finns därför en stor utvecklingspotential som bland annat kan bidra till att öka avtalstroheten, sänka hanteringskostnader och förenkla uppföljning och analys.
För de kommuner som har ett aktivt e-handelsarbete behöver ett antal administrativa uppgifter hanteras jämfört med idag. Vi föreslår att en av dessa kommuner tar på sig att hantera detta men att det finansieras genom en särskild överenskommelse mellan dessa kommuner. Vi bedömer att det finns möjlighet att placera uppgifterna inom befintlig organisation, men att det innebär en ökad arbetsbelastning. Därför kan resurser behövas utökas motsvarande 0,5-1 årsarbetare.
© 2019 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a 10
DRAFT
Respektive kommun behöver säkerställa att erforderliga resurser avsätts för kommunens inköpsarbete. Att det sker inom den egna kommunen är något som även ger fördelar gällande tydligare inköpsstyrning och verksamheternas delaktighet. Nuläget i
kommunerna varierar och även faktorer som kommunorganisationens storlek påverkar resursbehovet.
Huvuddelen av rollerna är möjliga att kombinera - även med helt andra ansvarsområden. Därför är det i första hand en prioriteringsfråga om att utse och ge lämpliga rollinnehavare förutsättningar att avsätta tid för inköpsarbete, och i andra hand om att tillföra ytterligare resurser.
Samtidigt kan noteras att detta är något som redan under nuvarande ansvarsfördelning med Inköp Gävleborg förutsätts finnas på plats.
Gällande administrativa uppgifter innebär det en viss ökad
arbetsbelastning på berörda verksamheter. Vi bedömer dock att den är marginell och inte resurssätts.
Särskilda kostnader gällande överprövningar förslås fördelas i det enskilda fallet av deltagande aktörer.
Direkta kostnader uppstår gällande IT-stöd, främst i form av licenser.
Dessa föreslås fördelas direkt på respektive kommun.
KATJA - Finns någon uppskattning av vad det kan kosta – i ett intervall kanske?
Inköpsspecialister föreslås finansieras gemensamt utifrån
befolkningsandel. Kostnad för lön, kompetensutveckling, resor och arbetsplats har beräknats till 750 tkr per inköpsspecialist.
Totalkostnaden för ett bedömt behov av åtta inköpsspecialister blir då 6 Mkr.
Upplägget förutsätter att inköpsspecialisterna utgör en gemensam resurs oavsett vilken kommun som är arbetsgivare. Bollnäs, Hudiksvall, Ljusdal och Söderhamn har visat intresse att verka som arbetsgivare för inköpsspecialisterna. En lämplig fördelning är två per kommun.
Utöver kostnader för inköpsspecialister tillkommer behov enligt beskrivning ovan. Utifrån de flertal påverkansfaktorer som finns i respektive kommun bedömer vi inte att det är meningsfullt att försöka kvantifiera dessa.
Vår samlade bedömning är att kostnaderna kommer att vara på likartad nivå som idag för respektive kommun samtidigt som kommunens inköpsarbete utvecklas och bl.a. möjliggör kostnadsminskningar.
Finansiering
Hudiksvall 2 404 1 648 756
Ljusdal 1 218 838 380
Nordanstig* 609 419 190
Ockelbo* 379 260 119
Ovanåker* 757 514 243
Söderhamn 1 679 1 132 547
Summa 8 792 6 000 2 792
* Köper även tilläggsuppdrag av Inköp Gävleborg för stöd med direktupphandlingar.
Bollnäs 140 tkr, Nordanstig 52 tkr, Ockelbo 31 tkr och Ovanåker 62 tkr.