Nedan följer en detaljerad genomgång av vilka avvikelser som noterats inom de olika revisionsområdena vid samtliga typer av revisioner, samt en kommentar till resultatet.
Mål för den offentliga kontrollen
Detta revisionsområde var en diskussionspunkt så inga avvikelser noterades, dock framkom följande vid diskussionerna:
22 myndigheter hade mål för kontrollverksamheten som var kopplade till målen i NKP.
Elva myndigheter hade mål för kontrollverksamheten, men de saknade koppling till målen i NKP. I vissa fall var målen mycket generella och gällde hela myndighetens verksamhet, t.ex. kompetensutvecklingsmål.
Två myndigheter saknade helt dokumenterade mål för sin verksamhet, varav en dessutom inte kände till målen i NKP.
Kommentarer
Det är positivt att målen för livsmedelskontrollen diskuterades vid en stor andel, 83 procent, av revisionerna. Fler och fler myndigheter har mål för sin kontrollverksamhet. Det är bra, även om målen ibland är för generella. Uppföljningen av målen kan bli bättre, se nedan under Uppföljning.
Det pågår ett arbete med att ta fram nya gemensamma mål för kontrollen i hela
livsmedelskedjan. Dessa mål kommer att brytas ned till mål för de olika områdena livsmedel, foder, djurskydd osv.
Ledning och ansvarsfördelning, samt samordning
Detta revisionsområde var en diskussionspunkt så inga avvikelser noterades, dock framkom följande vid diskussionerna:
17 av de reviderade kommunerna samarbetade på något sätt med en eller flera andra
kommuner eller ingick i ett större nätverk med fem till sju kommuner. Dessa samarbeten var utöver de formella samarbeten som anges ovan. Exempel på samarbeten var:
- utlåning av kontrollpersonal mellan kommuner för att utföra enstaka kontroller (t.ex. vid intressekonflikter eller vid behov av särskild kompetens inom ett sakområde eller en anläggningstyp).
- saminspektioner där att kontrollpersonal från en kommun deltog vid en annan kommuns kontroll för erfarenhetsutbyte.
Livsmedelsverkets rapportserie nr 18/2016 Bilaga 20, Sid 18
Kommentarer
Alla samarbeten är positiva och uppmuntras då de leder till att befintliga resurser används effektivt och att den kompetens som finns tas till vara. Det är bra att kommunsamarbeten kan lösa de intressekonflikter och jävsituationer som kan uppstå i livsmedelskontrollen.
Opartiskhet och intressekonflikt, inklusive jäv
Tre kommuner saknade rutiner för att identifiera och hantera en eventuell intressekonflikt, jäv eller opartiskhet.
En kommun saknade rutiner för att identifiera bisysslor.
En kommun bedrev inte opartisk kontroll. Politiker hade påverkat handläggningen av ärenden som rörde enskilda företag eller kommunägda kontrollobjekt.
Vid en kommun rådde intressekonflikt och vid en annan kommun fanns det jävsituationer som inte hade hanterats.
Kommentarer
Revisionsområdet granskades vid nästan alla revisioner, vilket är bra eftersom det är viktigt att allmänheten och företag kan känna förtroende för kontrollmyndigheterna.
Resultatet är bättre än tidigare år. Fortfarande saknas dock rutiner på området och det är mycket allvarligt att politiker vid en kommun påverkat handläggningen i enskilda ärenden.
Befogenheter
Två kommuners delegationsordning var otydlig gällande vem som fick fatta beslut.
Livsmedelsverket säkerställde inte att åtgärder kunde vidtas mot livsmedelföretagarna omedelbart och vid behov, vid samtliga av sina regionala kontrollavdelningar.
Livsmedelsverket saknade dokumenterade förfaranden för delegering av uppgifter i livsmedelskontrollen inom ekologisk produktion till kontrollorgan.
Kommentarer
Revisionsområdet granskades vid en stor andel av revisionerna och andelen avvikelser var, liksom föregående år, få. Det är positivt att de flesta myndigheter hade en långtgående delegationsordning som möjliggjorde att beslut kunde fattas omedelbart och vid behov.
Kontrollpersonal
Två länsstyrelser och nio kommuner hade ingen aktuell behovsinventering och det var därför okänt om personalstyrkan var tillräckligt stor.
En länsstyrelse och sju kommuner hade inte tillräckligt med personal i förhållande till kontrolluppdraget.
Livsmedelsverkets rapportserie nr 18/2016 Bilaga 20, Sid 19
Kommentarer
Revisionsområdet granskades vid nästan alla revisioner och en tredjedel av myndigheterna hade en avvikelse. Resultatet är liknande tidigare års.
Livsmedelskontrollen i Sverige finansieras av de livsmedelsföretagare som kontrolleras (det gäller dock inte länsstyrelsernas som är anslagsfinansierad). Avgifterna ska täcka kostnaden för personal och därför det är därför anmärkningsvärt att sju kommuner hade personalbrist.
I myndighetsrapporteringen till uppgav 40 procent av myndigheterna att mer personal behövdes 2015 (42 procent 2014 och 52 procent 2013).
Kompetens och utbildning
Fyra länsstyrelser och 17 kommuner hade inte kartlagt kompetensbehovet och var därmed inte medvetna om vilken kompetens som eventuellt saknades.
Tio kommuner saknade utbildningsplan och ytterligare två kommuner saknade plan för att upprätthålla kompetensen.
Fem kommuner hade inte tillräcklig kompetens för att granska HACCP på bryggerier. En annan kommun saknade kompetens inom flera områden.
Livsmedelsverket behöver öka kontrollpersonalens kompetens inom äggpackeriområdet.
Kommentarer
Revisionsområdet granskades vid nästan alla revisioner och det är mycket allvarligt att nästan hälften av myndigheterna hade en avvikelse. Resultatet är liknande det för 2014 både då det gäller antal avvikelse och typen av avvikelse.
Majoriteten av avvikelserna berör myndigheternas medvetenhet om vilken kompetens som krävs och hur den ska upprätthållas.
En verklig kompetensbrist hos personalen, det vill säga en oförmåga att göra korrekta bedömningar i en kontrollsituation, kan endast identifieras om revisorerna deltar vid en skuggkontroll (se avsnittet Metod). Antalet revisioner med skuggkontroll har ökat, se ovan. Det är dock fortfarande bara ett fåtal avvikelse som berör direkta kompetensbrister hos den aktuella kontrollpersonalen. Ytterligare erfarenheter, för revisionsledare och sakkunnig, av bedömningar vid skuggkontrollerna behövs. Området är under utveckling. Dock visar resultaten från 2015 tydligt att kunskaperna om att granska HACCP är bristfälliga. Kunskap om aktuella faror på bryggerier saknas.
Utrustning
Fem kommuner saknade tillgång till lämpliga utrymmen eller annan rutin för förvaring av större mängder beslagtagna livsmedel.
Livsmedelsverkets rapportserie nr 18/2016 Bilaga 20, Sid 20 Åtta kommuner saknade rutiner för kalibrering av termometrar. Ytterligare en kommun följde inte sin rutin.
Tre kommuner saknade rutiner för tvätt av skyddskläder.
En kommun saknade utrymme för förvaring av prover. Ytterligare en kommun saknade provtagningsutrustning.
Kommentar
Resultatet liknar förra årets resultat. Det är fortfarande kommuner som inte har rutiner för att kontrollera att termometrar visar korrekta värden. Termometrar används ofta i kontrollen för att göra bedömningar och då är det viktigt att termometern är kontrollerade så att mätningarna är tillförlitliga.
Antalet kommuner som saknade lämpliga utrymmen, eller annan rutin för hantering av beslagtagna livsmedel var färre under 2015 jämfört med 2014. Det är dock fortfarande anmärkningsvärt då beslag eller omhändertagande av livsmedel ibland är en nödvändig åtgärd om det finns risk för att ett osäkert livsmedel släppts ut på marknaden. 3
Provtagning är ibland nödvändig (se revisionsområdet Provtagning och analys) och då krävs det provtagningsutrustning och möjlighet till kylförvaring av uttagna prover. Det är positivt att de flesta kontrollmyndigheterna har tillgång till detta.
Finansiering
Elva kommuner kunde inte visa att kontrollavgifterna motsvarade kostnaderna för kontrollen, det vill säga att det var full kostnadstäckning för kontrollen. För en länsstyrelse var det oklart om avgiften för extra offentlig kontroll täckte samtliga kostnader för denna kontroll.
Sju kommuner hade inte full finansiering för den planerade kontrollen. Timtaxan var för låg.
Fyra kommuner och Livsmedelsverket tog inte ut några avgifter för extra offentlig kontroll.
Två kommuner hade ingen finansiering för en uppkommen kontrolltidsskuld.
Två kommuner hade tagit ut avgifter utan att leverera kontroll. I den ena kommunen misstänktes avgiften ha finansierat annan verksamhet.
En kommun hade inte tagit ut avgift för alla verksamheter som ingick i kontrolluppdraget.
En kommun hade justerat kontrollavgiften men inte motiverat detta tillräckligt i beslutet. I en kommun hade avgiftsbeslut fattats på fel nivå i organisationen.
Kommentarer
Finansiering är ett av de områden med högst andel avvikelser, nästan hälften av kommunerna hade en avvikelse. Området granskades vid nästan alla revisioner och den höga andelen
Livsmedelsverkets rapportserie nr 18/2016 Bilaga 20, Sid 21 avvikelser är mycket allvarligt eftersom finansieringen är en förutsättning för kontrollen. Resultatet är dock en liten förbättring jämfört med tidigare år.
Avvikelserna indikerar att det är vanligt att kommunerna inte har full kännedom om hur de finansierar kontrollverksamheten. Kontrollen finansieras då antingen med andra medel än kontrollavgifter (t.ex. skattemedel), vilket inte är tillåtet, eller motsatt, att
livsmedelsföretagarnas kontrollavgifter finansierar annan kommunal verksamhet än livsmedelskontroll.
Myndigheterna har en skyldighet att utföra kontroll, och de kontrolltimmar som debiteras via den årliga kontrollavgiften ska levereras till respektive företag. Det går att samla kontrolltid för anläggningar med få årliga kontrolltimmar (t.ex. en till två timmar) och utföra dessa vartannat eller vart tredje år. Myndigheten måste då säkerställa finansieringen, exempelvis genom att föra över avgiftsintäkterna till kommande år. Finansieringen ska även säkerställa att myndigheter som av någon anledning byggt upp en kontrolltidsskuld ett år, kan utföra denna kontroll kommande år.
Registrering och godkännande av livsmedelsanläggningar, anläggnings-förteckning Tre länsstyrelser kände till att det fanns livsmedelsföretagare som bedrev primärproduktion utan att vara registrerade. Länsstyrelserna hade inte vidtagit tillräckliga åtgärder för att se till att dessa registrerades.
Två kommuner saknade dricksvattenanläggningar i registret.
Kommentarer
Området granskades ofta och andelen avvikelser var liksom tidigare år låg bland
kommunerna. Det är positivt att majoriteten av kommunerna hade fullständiga register över de livsmedelsföretagare som ingick i kontrollansvaret, men de kan förbättras då det gäller dricksvattenanläggningar.
Länsstyrelserna har fortfarande brister i sina register över primärproducenter. I och med att det gemensamma datasystemet Primör driftsattes 2014 har många länsstyrelser jobbat aktivt med att registrera anläggningar. Det återstår dock mycket arbete innan alla ca 60 000
anläggningar är registrerade, se tidigare avsnitt.
Ofullständiga register får följdverkningar vad gäller länsstyrelsernas möjligheter att uppskatta exempelvis personal- och kompetensbehov. Av samma skäl blir det svårt att vid revisionerna bedöma om myndigheten har tillräckliga resurser.
Riskbaserad kontroll – prioritering inom kontrollen
Sju kommuner, en länsstyrelse och en kontrollavdelning vid Livsmedelsverket utförde inte kontroll enligt sin kontrollplan. En kontrollskuld hade uppstått.
Tre kommuner saknade kontrollplan. I ytterligare en kommun var inte kontrollplanen riskbaserad.
Livsmedelsverkets rapportserie nr 18/2016 Bilaga 20, Sid 22 Fyra kommuner, en länsstyrelse och en kontrollavdelning vid Livsmedelsverket hade en kontrolltidsskuld som det inte tagits hänsyn till i planeringen.
Sju kommuner hade inte tagit hänsyn till kontrollområden och kontrollmetoder i planeringen.
Två länsstyrelser tog bara hänsyn till tvärvillkorskontroll4 i urvalet i sin kontroll. En kommun utförde inte riskbaserad kontroll på dricksvattenanläggningar.
Kommentarer
Området granskades vid nästan alla revisioner och andelen avvikelser var hög. Resultatet är en förbättring jämfört med tidigare år, men det är tydligt att myndigheternas planeringar ofta inte är tillräcklig riskbaserade, och att kontrollplanerna inte alltid följs.
Det är anmärkningsvärt att en kommun inte utför kontroll vid dricksvattenanläggningar. Även tidigare års revisionsresultat, samt resultat från myndighetsrapporteringen (se tidigare
avsnitt), har visat att kontrollen på dricksvattenområdet behöver förbättras.
Det är fortfarande många kommuner som inte tar hänsyn till kontrollområden och
kontrollmetoder i sin planering. Metoden provtagning användes exempelvis nästan enbart i samband med en anmälan om misstänkt matförgiftning, och mycket sällan i samband med planerad kontroll.
Rutiner för utförande av kontroll (inklusive enhetlighet)
Sju kommuner och fyra länsstyrelser saknade dokumenterade rutiner för samtliga eller några av de områden som föreskrivs i lagstiftningen.
Vid en kommun följde kontrollpersonalen inte de rutiner som fanns.
Vid en kommun var rutinerna okända för kontrollpersonalen.
Kommentarer
Resultatet på detta område fortsätter att bli bättre. Det finns dock många kontrollmyndigheter, framförallt länsstyrelser som saknar rutiner på de föreskrivna områdena. Det är svårt att uppnå enhetlighet och kvalitet i kontrollen utan gemensamma arbetssätt. Myndigheterna kan i många fall använda Livsmedelsverkets vägledningar och kontrollhandböcker som finns på olika områden och anpassa dessa till den egna verksamheten.
Även myndigheter med en ensam kontrollpersonal har nytta av dokumenterade rutiner för att minska sårbarheten och underlätta kompetensöverföring vid personalbyten.
4
Tvärvillkoren är ett begränsat antal regler inom olika lagstiftningsområden, bl.a. inom foder- och livsmedelssäkerhet, som primärproducenter ska följa för att få full utbetalning av jordbruksstöd.
Livsmedelsverkets rapportserie nr 18/2016 Bilaga 20, Sid 23
Provtagning och analys
Tolv kommuner och tre länsstyrelser saknade en ändamålsenlig provtagningsrutin. Ytterligare två kommuner saknade provtagningsrutin för dricksvatten.
Två kommuners provtagningsrutiner saknade instruktion för att säkerställa livsmedelsföretagarens rätt till referensprov i samband med provtagning.
Två kommuner hade inte säkerställt tillgången till lämplig laboratoriekapacitet.
Två kommuner hade inte fastställt undersökningsprogram för dricksvattenanläggningar.
Kommentarer
Resultatet är något bättre jämfört med 2014. Det är dock allvarligt att så många myndigheter saknade en ändamålsenlig provtagningsrutin, då provtagning ibland är en helt nödvändig kontrollmetod.
Provtagning kan användas i olika syften, bland annat för att utreda orsaken till
matförgiftningsutbrott, men även för att verifiera livsmedelsföretagarens efterlevnad av de mikrobiologiska kriterierna5, eller för att kontrollera hållbarhet och märkningsuppgifter (t.ex. receptkontroll, djurslag eller närvaro av allergener). Kontrollmetoden provtagning användes trots detta mycket sällan i den planerade kontrollen.
Rapportering av kontrollresultat (kontrollrapport) En kommun gav inte alltid kontrollrapporten till företaget.
Tre kommuners kontrollrapporter var otydliga då det gäller vad som var en avvikelse mot krav i lagstiftningen.
En länsstyrelse och tre kommuner angav ingen laghänvisning i kontrollrapporten.
14 kommuner ställde krav på åtgärder i kontrollrapporterna, och inte i form av beslut med möjlighet till överklagan.
Åtta kommuner, en länsstyrelse och Livsmedelsverkets regionala kontrollavdelningar upprättade kontrollrapporter som inte innehöll alla föreskrivna uppgifter (dvs. syfte, kontrollmetod och resultat).
Kommentarer
Resultatet är en försämring jämfört med 2014. Försämringen kan bero på att det skett en markant ökning av revisioner där en skuggkontroll ingått. Kontrollrapporter har då granskats i större omfattning och brister upptäcks.
Det är alltid viktigt att kommunikationen är tydlig och begriplig så att företagaren åtgärdar eventuella brister. Först då blir det en kontroll som ger effekt.
Livsmedelsverkets rapportserie nr 18/2016 Bilaga 20, Sid 24 I de fall myndigheten kräver en åtgärd av företagaren för att rätta till en avvikelse, så ska detta vara formulerat som ett beslut, som innehåller en motivering, lagstöd, och möjlighet för företagaren att överklaga (se revisionsområdet Sanktioner vid bristande efterlevnad). Det är allvarligt ur ett rättssäkerhetsperspektiv att 14 kommuner hade formulerat sina
kontrollrapporter så att de kunde uppfattas som beslut, med krav på åtgärder utan möjlighet till överklagan.
Öppenhet i kontrollen
Inga avvikelser noterades på detta område.
Kommentar
Generellt uppfyller myndigheterna kraven på öppenhet genom att allmänna handlingar hålls samlade i ett diarium och finns därmed tillgängliga för allmänheten.
Sanktioner vid bristande efterlevnad
Två kommuners och en länsstyrelses beslut var otydliga då det gäller laghänvisning, motivering och kommunicering.
Fyra kommuner hade inte vidtagit tillräckliga åtgärder för att se till att företagarna vidtog åtgärder mot avvikelser, trots att det fanns ett behov.
Livsmedelsverket saknade en antagen förteckning över åtgärder i händelse av oegentligheter och överträdelser på det ekologiska området.
Kommentarer
Flera myndigheter ställde krav i kontrollrapporten utan möjlighet till överklagan (se
revisionsområde Rapportering av kontrollresultat). Detta i kombination med att många
myndigheter aldrig, eller mycket sällan, fattade några formella beslut är allvarligt ur ett rättsäkerhetsperspektiv.
Det är fortfarande stor variation på sättet att använda sanktioner mellan myndigheter.
Det fanns myndigheter som nästan aldrig fattade beslut och det fanns de som fattade beslut vid varje avvikelse, se även tidigare avsnitt.
Uppföljning
Fem kommuner och två länsstyrelser saknade en uppföljning av den egna kontrollens effekt.
Nio kommuner följde inte upp om företagen fått den kontroll de betalat för.
Sju kommuner och en länsstyrelse följde inte upp att myndighetens kontrollplan följdes.
Tre kommuner, en länsstyrelse och Livsmedelsverket vidtog inte åtgärder mot identifierade brister i verksamheten.
Livsmedelsverkets rapportserie nr 18/2016 Bilaga 20, Sid 25 Åtta kommuner följde inte upp om livsmedelsföretagarna hade vidtagit åtgärder mot de avvikelser som noterats vid kontroller.
Tre kommuner följde inte upp myndighetens mål för livsmedelskontrollen.
Tre kommuner följde inte upp att kontrollerna utfördes enligt myndighetens egna rutiner.
Kommentarer
Området granskades ofta och nästan hälften av myndigheterna hade en avvikelse. Uppföljning är ett område som legat i avvikelsetoppen under många år.
En fungerande uppföljning och ett fungerande verifieringssystem är av stor vikt. Vid revisionerna framkom att de myndigheter som hade fungerande system oftare hade en väl fungerande verksamhet i övrigt. Den höga andelen avvikelser på området är allvarlig eftersom brister i kontrollverksamheten inte upptäcks och åtgärdas när uppföljning saknas.
Livsmedelsverket har tagit fram stödjande dokument för myndigheternas arbete med uppföljning och verifieringssystem som publicerades under 2015, vilket bör ge effekt.
Revision
Fyra länsstyrelser och 13 kommuner hade inte vidtagit tillräckliga åtgärder mot samtliga avvikelser som noterats vid föregående revision.
Kommentarer
Granskningsfrekvensen på detta område har ökat och även andelen avvikelser. Den positiva utvecklingen som syntes under 2014, då avvikelse på detta område sjönk, har nu ändrat riktning. Orsakerna till detta kan vara många. Urvalet av kontrollmyndigheter att granska görs inte slumpmässiga utan att hänsyn tas ofta till tidigare revisionsresultat.
Kontrollmyndigheter som haft många och stora brister följs upp efter en kortare tid och det kan då visa sig att alla avvikelser inte är åtgärdade. Då blir det en avvikelse på detta
revisionsområde.
Beredskap
16 kommuner saknade beredskapsplaner på livsmedels- och/eller dricksvattenområdet.
Vid en kommun var det behov av att uppdatera beredskapsplanen samt att göra den känd inom myndigheten.
Kommentarer
Resultatet är en viss förbättring jämfört med tidigare år. Området är dock tillsammans med Öppenhet de områden som granskas mest sällan.