8.1
Gällande regler om underskrift och
tillhandahållande av beslut i hyres- och
arrendenämnder och domstolar
Underskrift av beslut
I hyres- och arrendenämnderna gäller att beslut ska sättas upp sär- skilt, tas in i ett protokoll, skrivas på en handling i akten eller föras in i ärenderegistret. Ett särskilt uppsatt beslut eller ett beslut som skrivs på en handling i akten ska undertecknas av ordföranden, se 13 § första och andra styckena förordningen (2005:1095) om ären- den i arrendenämnd och hyresnämnd.
I allmän domstol gäller att domar ska sättas upp särskilt och skri- vas under av de lagfarna domare som har deltagit i avgörandet. Även slutliga beslut ska under vissa förutsättningar sättas upp särskilt. Ett särskilt uppsatt beslut ska skrivas under av de lagfarna domare som har deltagit i avgörandet. Om en dom eller ett beslut skrivs under elektroniskt, ska det göras med en sådan elektronisk underskrift som avses i artikel 3 i EU:s förordning om elektronisk identifiering (17 kap. 10 och 12 §§ och 30 kap. 8 och 10 §§ RB samt 24 § förord- ningen om mål och ärenden i allmän domstol). Ett sådant beslut i ett mål eller ärende som inte sätts upp särskilt eller tas in i ett protokoll får skrivas på en handling i akten eller föras in i mål- och ärendere- gistret (25 § samma förordning). Även domar och beslut i allmän förvaltningsdomstol får skrivas under elektroniskt, se 12 § förord- ningen (2013:390) om mål i allmän förvaltningsdomstol.
Tillhandahållande av beslut
Ska en inlaga, en kallelse, ett föreläggande eller en annan handling i ett hyres- eller arrendeärende tillställas part, sker det genom delgiv- ning. Beslut som ska tillställas en part sänds dock till parten i vanligt brev under hans eller hennes för nämnden kända adress. Om beslutet meddelats i samband med ett sammanträde, ska det sändas inom sju dagar därefter och i annat fall samma dag som beslutet meddelas, se 30 § lagen (1973:188) om arrendenämnder och hyresnämnder.
En dom eller ett beslut i ett mål eller ärende hos en allmän dom- stol ska skickas till parterna samma dag som avgörandet har medde- lats. Om avgörandet har avkunnats, ska det i stället skickas senast en vecka efter dagen för avkunnandet, se 2 § tillhandahållandeförord- ningen. För domstolar och statliga förvaltningsmyndigheter gäller i allmänhet att en handling som ska tillhandahållas bör skickas med post, om inte något annat har begärts. Om det är lämpligt får en handling skickas med telefax eller elektronisk post eller på annat sätt tillhandahållas i elektronisk form (9 och 10 §§ samma förordning).
8.2
Elektronisk underskrift av beslut
Förslag: Om ett särskilt uppsatt beslut i hyres- och arrende- nämnderna skrivs under elektroniskt, ska det göras med en sådan elektronisk underskrift som avses i artikel 3 i EU:s förordning om elektronisk identifiering. Ett beslut som skrivs på en handling i akten ska inte behöva undertecknas.
Skälen för förslaget: Underskriftskravet för beslut i hyres- och arrendenämnderna får anses utgöra ett hinder mot att beslut skrivs under elektroniskt (jfr avsnitt 4.2). Sedan den 1 juli 2018 får domar och beslut i allmän domstol och allmän förvaltningsdomstol skrivas under elektroniskt (prop. 2017/18:126). Anpassningen av formkra- ven innebär att domstolsavgöranden inte längre måste skrivas under med penna på papper. Det möjliggör en helt digital hantering av domstolsavgöranden, vilket i sin tur kan leda till en effektivare hand- läggning och en förbättrad service till parter och ombud.
Hyres- och arrendenämnderna har i stora delar samma funktion och organisation som de allmänna domstolarna. Nämnderna använ- der också samma verksamhetsstöd som de allmänna domstolarna. Domstolsverket har till uppgift att ge administrativt stöd och service till såväl de allmänna domstolarna som hyres- och arrendenämn- derna. Den tekniska lösning som Domstolsverket tar fram för elektronisk underskrift av domstolsavgöranden torde kunna använ- das även av nämnderna. Digitala beslut i nämnderna skulle på samma sätt som i domstol kunna leda till en effektivare handläggning och förbättrad service. Underskriftskravet för beslut i hyres- och arren- denämnderna bör mot denna bakgrund anpassas till digitala rutiner med regleringen i rättegångsbalken som förebild. Det bör således anges att om ett särskilt uppsatt beslut skrivs under elektroniskt, ska det göras med en sådan elektronisk underskrift som avses i artikel 3 i EU:s förordning om elektronisk identifiering.
För hyres- och arrendenämnderna gäller ett underskriftskrav för såväl särskilt uppsatta beslut som beslut som skrivs på en handling i akten. Att särskilt uppsatta beslut ska skrivas under överensstämmer med kraven i domstolsprocessen och bör gälla även i fortsättningen. När det gäller beslut som skrivs på en handling i akten framstår det som tillräckligt att det framgår var och när beslutet har fattats och vem som ansvarar för det (13 § andra stycket förordningen om ären- den i arrendenämnd och hyresnämnd). Att ta bort underskriftskra- vet skulle också kunna underlätta en digital hantering. Ett beslut som skrivs på en handling i akten bör mot denna bakgrund inte behöva undertecknas.
8.3
Beslut ska få skickas digitalt
Förslag: Beslut i hyres- och arrendenämnderna ska, om det är lämpligt, få tillhandahållas i elektronisk form. Bestämmelserna om tiden för tillhandahållande av beslut ska flyttas från lag till förordning.
Skälen för förslaget: Beslut i hyres- och arrendenämnderna ska alltså skickas till parter i vanligt brev (30 § andra stycket lagen om arrendenämnder och hyresnämnder). Till skillnad från i domstol
finns det inget utrymme att expediera beslut elektroniskt, t.ex. ge- nom e-post. En möjlighet att tillhandahålla beslut i elektronisk form skulle i många fall innebära påtagliga fördelar för parterna, t.ex. ge- nom att de snabbare kan få del av besluten. Digital expediering skulle också möjliggöra en effektivare hantering i nämnderna. Beslut skulle t.ex. kunna skickas direkt från ärendehanteringssystemet i stället för att skrivas ut på papper och skickas med post. Sammantaget görs be- dömningen att beslut i hyres- och arrendenämnderna under vissa förutsättningar bör få tillhandahållas i elektronisk form. På samma sätt som gäller för domstolar och andra statliga myndigheter bör hu- vudregeln vara att beslut bör skickas med post, om inte något annat har begärts. Beslut bör, om det är lämpligt, få skickas med e-post eller på annat sätt tillhandahållas i elektronisk form (9 och 10 §§ tillhandahållandeförordningen).
Den aktuella bestämmelsen i lagen om arrendenämnder och hy- resnämnder reglerar också tiden för tillhandahållande av nämndernas beslut. För domstolarnas del regleras detta inte i processlagarna utan i tillhandahållandeförordningen. I syfte att åstadkomma en mer en- hetlig och överskådlig reglering bör bestämmelserna om tiden för tillhandahållande av nämndernas beslut flyttas från lagen om arren- denämnder och hyresnämnder till tillhandahållandeförordningen.