Enligt Kroll (2015) kan användning av information från prestationsmätningar studeras utifrån ett beteendeperspektiv, För att skildra varför informationen används kommer olika beteendeteorier och begrepp att presenteras i detta avsnitt.
3.3.1 Autopilot eller konstflygare?
Huruvida ett ekonomisystem används och fungerar i praktiken är enligt Johansson (1989) en fråga om människosyn. För att tydliggöra vad som menas med människosyn använder författaren två extrema synsätt; att människor behöver styras för att bidra till utveckling och bevaring av verksamheten och att människor är tillräckligt kompetenta att själva avgöra hur de skall bidra. Dessa synsätt benämns som "autopilot" respektive "konstflygare" (se figur 3- 4). Företagsledningen, det vill säga konstruktören av ekonomisystemet använder systemet för
att ge riktlinjer och instruktioner till användaren. En människa som anses vara "autopilot" nöjer sig ofta med att ingå i ett sammanhang. Det framhålls dock att "autopiloter" kan känna sig likgiltiga, då ekonomisystemen förutsätter att användare kan agera självständigt när individen inte upplever sig vara tillräckligt kompetent att klara av det och inte vet vad ekonomisystemet tjänar för syfte. Detta är inte gynnsamt för varken användaren eller verksamheten, men det finns likväl ingen enkel lösning på denna problematik. Johansson (1989) poängterar att dessa problem måste övervinnas.
Figur 3-4: Förutsättningar för användning av ekonomisystem (Johansson 1989)
"Konstflygare" å andra sidan vill arbeta ostört och vill själv bestämma hur de skall agera. Således kommer dessa individer inte vara benägna att använda ett system som begränsar dess frihet. Konstruktören av ekonomisystemet tillhandahåller system som "konstflygaren" sedan kan använda på sitt sätt. Verksamheter är i behov av såväl "autopiloter" som "konstflygare". "Konstflygare" som går sin egen väg och på så vis bidrar till utveckling verksamheten och "autopiloter" som ser till att verksamheten fungerar och bevaras. Det finns dock endast ett fåtal människor som trivs och kan tänka sig vara i en av dessa roller i all evighet. Detta kan leda till komplicerade situationer, men kan också ge en insikt i hur komplex bilden av en människa är. Människan(behöver styras Människan(är kompetent Människosyn(bakom(systemet Problem(för användaren Problem(för företagsledning/ konstruktör Problemfri användning(av system Användaren(handlar(som "Konstflygare" Problemfri användning(av system "Autopilot"
3.3.2 Teorin om planerat beteende
Ytterligare en teori som kan användas för att studera chefer i offentliga verksamheters handlingar är teorin om planerat beteende. Teorin om planerat beteende härstammar från artiklar av Icek Ajzen, från 1985 och 1991. Denna teori har använts på ett framgångsrikt sätt för att förklara olika typer av beteenden (Kroll 2012). Enligt Ajzen (1985) styrs människans beteende av tre olika faktorer: attityd, subjektiv norm samt upplevd kontroll (se figur 3-5). Ajzen (1991) menar att en attityd till ett visst beteende beror på vilken tro en individ har till beteendets konsekvenser. Attityden kan vara antingen gynnsam eller ogynnsam gentemot beteendet. Den andra faktorn, subjektiv norm, hänvisar till upplevda sociala påtryckningar som påverkar utförandet av ett visst beteende. Den tredje och sista faktorn som styr en människas beteende är upplevd kontroll. Denna faktor refererar till den enkelhet eller svårighet att utföra ett visst beteende. Här antas att individen dels tar tidigare erfarenheter i beaktning och dels reflekterar över förväntade hinder. I nästa steg kombineras dessa tre faktorer (se figur 3-5), och det leder till en beteendeintention. Ajzen (1985, 1991) menar att det finns en generell regel som säger att en individ som har en gynnsam attityd till ett visst beteende, en subjektiv norm samt en hög grad av upplevd kontroll kommer således att ha en stark intention att utföra beteendet.
Figur 3-5: Teorin om planerat beteende (Ajzen 1991)
Enligt Kroll (2012) har teorin om planerat beteende inte bara använts vid undersökning av olika beteenden inom socialpsykologi, utan den har även tillämpats inom ekonomiområdet.
Kroll (2012) har nyttjat denna teori för att kunna studera varför chefer i offentliga verksamheter använder information från prestationsmätningar. Författaren har modifierat Ajzens (1991) modell om planerat beteende för att kunna beskriva chefers användning av information från prestationsmätningar.
Figur 3-6: Planerat beteende-modell som beskriver användningen av information från prestationsmätningar, modifierad (Kroll 2012).
Chefers attityd till informationen samt sociala normer påverkar hur de avser att använda informationen (se figur 3-6). När det handlar om attityd menar Kroll (2012) att en positiv inställning till informationen ökar möjligheten till användning av den. Under kategorin sociala normer kan exempelvis påverkan från externa intressenter placeras. Författaren påstår att påtryckningar från externa intressenter kan uppmuntra chefer i offentliga verksamheter att använda information istället för att nonchalera den, vilket kan påverka hur de avser att använda informationen. Hur chefer avser att använda informationen kan skilja sig från hur de sedan använder den. En avgörande faktor som kan begränsa användandet är informationens brukbarhet. Författaren menar att det finns tydligt stöd för att både informationens tillgänglighet samt kvalitet har en direkt påverkan på användandet. Författaren menar dock att chefer i offentliga verksamheter har en möjlighet att påverka kvaliteten på den informationen som framställs i verksamheten. Cheferna kan korrigera mål och mätetal som inte använts i någon större utsträckning och de kan även påverka personalens engagemang i prestationsmätningsprocessen. Enligt Kroll (2012) förväntas att chefer som har bestämda
avsikter med sin användning av information från prestationsmätningar, på grund av en positiv inställning till informationen samt sociala påtryckningar, visar stort engagemang för att förbättra informationens kvalitet. En bättre kvalitet och brukbarhet på informationen underlättar chefernas användning av den.
3.3.3 Förtroende
Förtroende är ett begrepp som har fått allt större uppmärksamhet under senare tid (Zaheer, McEvily & Perrone (1998). Begreppet anses ha stor betydelse för att verksamheter skall kunna förbättra sina prestationer (Mayer & Gavin 2005). Även Mayer, Davis och Shoorman (1995) menar att förtroende är en viktig beståndsdel för att verksamheter skall kunna uppnå sina mål, då det reducerar risken i arbetsrelationer. Förtroendebegreppet kan enligt Zhang, Van de Walle och Zhuo (2016) även användas för att förklara användning av information från prestationsmätningar. Chefer i offentliga verksamheters användning av sådan information kan påverkas av vilket förtroende de har till informationens källa. Begreppet förtroende ger en teoretisk synvinkel för att kunna förklara användarnas attityder gentemot den källa där informationen produceras. Förtroende anses vara av essentiell betydelse för att exempelvis förbättra informationsutbyten, tydliggöra intentionen att använda information samt förbättra den faktiska användningen av informationen. Vidare menar Baldvinsdottir och Johansson (2005) att med förtroende kommer människor att anstränga sig mer för att förbättra en prestation, eftersom förtroendet medför ökad självkänsla och säkerhet.
Tidigare studier har använt två fokusområden vid undersökning av förtroende vid informationsanvändning. Det första området är användarens förtroende för informationen och det andra området är användarens förtroende för informationskällan. Även om det finns en stark koppling mellan dessa fokusområden, anses användarens förtroende för informationskällan vara det mest kritiska delen eftersom det är informationskällan som producerar och tillhandahåller informationen. Potentiella användare utvärderar informationen de erhåller från källan, och väljer sedan att förlita sig på den information som är mest tillförlitlig. Information som är otillförlitlig kommer enligt Zhang, Van de Walle och Zhuo (2016) att avvisas av användaren.