Bidragsgivning inom ramen för kommunstyrelsens medel till förfogande 2014-2015

Bidrag från kom-munstyrelsen

Belopp i kr Kommentar

Antidiskrimineringsbyrån

ABF Botkyrka - Alby Fejm 30 år (2014)

200 000 Beslut i KS 2014-03-03 § 80

Trygghetsarbete (2014) 240 000 I juni 2014 tilldela-des klf 2 miljoner kronor för att

Föreningen Expo - Våga ifrågasätt (2014)

I underlaget för genomförd översyn har det blivit tydligt att det råder vissa oklarheter i konteringen av avsedda utgifter. Flera av de kostnader som kon-terats som bidrag till föreningar avser inte regelrätta bidrag, utan ersättning för eller köp av utförd tjänst för mindre uppdrag. Detta rör exempelvis del-vis områdesgruppernas utvecklingsmedel, ersättning till föreningar för

ge-BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 10[15]

Kommunledningsförvaltningen

2015-08-11 Dnr KS/2015:532

nomförda aktiviteter i samband med valet 2014 samt ersättning till före-ningar för genomförda aktiviteter i samband med Earth Hour.

Om föreningsbidrag i socialnämndens och kultur- och fritidsnämn-dens reglementen

Kommunfullmäktige har genom sina reglementen till kultur- och fritids-nämnden samt till socialfritids-nämnden fastlagt att det är dessa två nämnder som handlägger ansökningar om föreningsbidrag.

I reglemente för kultur- och fritidsnämnden (2012-12-13) anges under § 1 p 6 att ”Det åligger nämnden att handlägga ansökningar om bidrag till organi-sationer och institutioner och skapa förutsättningar för en attraktiv, inne-hållsrik och geografiskt spridd verksamhet inom kultur- och fritidsområdet (socialnämnden ansvarar för föreningsbidrag till föreningar som driver soci-al verksamhet)”.

I reglemente för socialnämnden (2013-01-24) anges under § 1 att ”Social-nämnden ska handlägga ansökningar om föreningsbidrag till föreningar som driver social verksamhet”.

Om samverkan med social ekonomi inom kommunstyrelsen – inget i reglementet men ändå ett uppdrag

Kommunstyrelsen saknar i sitt reglemente reglering kring föreningsbidrag.

Hanteringen finns uttryckligen endast inskriven i socialnämndens och kul-tur- och fritidsnämndens reglemente. Enligt kommunledningsförvaltningens jurister går det att tolka bristen på reglering som att kommunfullmäktige inte avsett att kommunstyrelsen ska handlägga eller fatta beslut som avser före-ningsbidrag.

Samtidigt har kommunstyrelsen enligt sitt reglemente ett övergripande an-svar för att ”leda och samordna arbetet med hållbar utveckling”. I reglemen-tet framgår att styrelsen även har ansvar för att leda och samordna områdes-arbetet, arbetet inom sektorn trygghet-säkerhet samt arbetet med demokrati-utveckling, interkulturell demokrati-utveckling, jämställdhet och icke-diskriminering.

Att samverka med och ge stöd till den sociala ekonomin för att driva ut-vecklingsarbete inom dessa ansvarsområden är ett givet inslag i det dagliga arbetet och ett politiskt uppdrag i och med beslut om den så kallade Över-enskommelsen. Sådana bidrag faller heller inte inom ramen för gängse före-ningsbidrag som delas ut av kultur- och fritidsnämnden och socialnämnden.

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 11[15]

Kommunledningsförvaltningen

2015-08-11 Dnr KS/2015:532

Bidragsregler för socialnämnden och kultur- och fritidsnämnden Enligt ”Bidragsregler för ideella föreningar” (KS/2012:231) framgår att för-eningar med social verksamhet och stödgrupper får bidrag från socialnämn-den och att kultur- och fritidförvaltningen ger föreningsbidrag till

• Idrottsföreningar med barn- och ungdomsverksamhet

• Mötesplatsföreningar

• Konstnärliga föreningar

Enligt ”Riktlinjer för bidrag till föreningar inom socialtjänstens område”

kan socialnämnden bevilja bidrag till ideella föreningar som bedriver frivil-ligt socialt arbete i enlighet med inriktningen i socialtjänstlagen.

Enligt samma riktlinjer ger Kultur- och fritidsnämnden även bidrag till före-ningar som ger stöd till äldre, fysiskt sjuka eller funktionshindrade.

Kommunledningsförvaltningens jurister tolkar detta som att i de fall det finns bidrag som inte faller in under beskrivningarna av föreningsbidrag hos socialnämnden och kultur- och fritidsnämnden, så kan rätten att besluta om dessa ligga kvar inom kommunfullmäktiges kompetensområde. Om kom-munstyrelsen ska besluta om föreningsbidrag krävs i så fall att detta uttryck-ligen skrivs in i styrelsens reglemente. Om kommunfullmäktige önskar ändra sina reglementen i denna fråga är det lämpligt att det blir tydligt vil-ken nämnd som hanterar ett visst föreningsbidrag. Samma föreningsbidrag bör inte kunna prövas i olika nämnder.

Avsättningar till kommunstyrelsens förfogande

Ett antal bidrag har under de senaste åren beviljats föreningar inom ramen för kommunstyrelsens medel till förfogande. Det enda som i kommunens styrdokument går att utläsa om hur medlen ska användas finns angett i

”Reglemente för intern kontroll samt budgetansvar och attest”

(KS/2013:734). Häri står att ”kommunstyrelsen/kommunfullmäktige under året kan bevilja nämnd tilläggsanslag i de fall en riktad avsättning gjorts till kommunstyrelsens/kommunfullmäktiges förfogande i avvaktan på ytterli-gare underlag/beslut. I övrigt medges tilläggsanslag endast i undantagsfall och då om det finns särskilda skäl”.

Skrivningar om avsättningar till kommunstyrelsens förfogande finns även att läsa i ettårsplanen för 2015, där det exempelvis framgår att det för 2015 avsätts 20 miljoner kronor till kommunstyrelsens förfogande för oförutsedda kostnader, dock utan att vara destinerade till något specifikt ändamål. ’

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 12[15]

Kommunledningsförvaltningen

2015-08-11 Dnr KS/2015:532

Kommunstyrelsens befogenhet att använda sina medel till förfogande för att stötta enskilda föreningar framgår därmed inte av befintliga styrdokument.

Att möjligheten till föreningsstöd finns inom ramen för dessa medel är inget som är allmänt känt eller publikt kommunicerat, varför det går att ifrågasätta bidragsgivningen ur ett transparens-, demokrati-, likställighets- och rättvise-perspektiv. Dessutom saknas rutiner för hur sådana ansökningar ska beredas och hanteras innan beslut.

Nämndernas delegationsordningar

I revisionsgranskingen från 2014 konstaterar PwC att det endast är kultur- och fritidsförvaltningen som valt att delegera sin bidragsgivning inom vissa begränsande beloppsgränser, vilket gör att de principiella frågorna om bi-dragsgivningen fortfarande hanteras via nämndbeslut.

Socialnämndens delegationsordning daterad 2013-12-10 saknar helt skriv-ningar om bidragsgivning, eftersom nämnden fattar alla beslut om detta.

I kommunstyrelsens reglemente går att läsa följande om delegation:

”Vidaredelegation från styrelsen till tjänsteman ska framgå av en delegat-ionsförteckning. Styrelsen ansvarar för att förteckningen hålls aktuell”. Ak-tuell delegationsförteckning för KS är daterad 2014-12-01. I denna framgår att kommunstyrelsen har i beslut att uppdra till kommundirektören att fatta vissa beslut inom kommunstyrelsens verksamhetsområde. Kommundirektö-ren har rätt att vidaredelegera beslut enligt kommunstyrelsens delegations-förteckning. Beslut som fattas av delegat ska återrapporteras till kommundi-rektören i samband med att beslutet anmäls till kommunstyrelsen.

I delegationsförteckningen framgår endast att kommunikationschefen har befogenhet att teckna sponsringsavtal upp till ett värde av tvåhundratusen (200 000) kr per avtal. För fördelning och utdelning av områdesgruppernas utvecklingsmedel samt övriga föreningsbidrag finns inget angett vad gäller delegation.

Kommunledningsförvaltningens slutsatser och rekommendationer Kommunledningsförvaltningen har gjort en översyn av kommunstyrelsens bidragsgivning och med utgångspunkt från det arbetet lämnar vi ett antal re-kommendationer som vi sammanfattar här.

Som framgår i PwC:s revisionsgranskning från hösten 2014 präglas bi-dragsgivningen av viss otydlighet. I genomförd översyn kan kommunled-ningsförvaltningen konstatera att otydligheten både gäller kommunstyrel-sens faktiska befogenhet att dela ut föreningsbidrag samt styrelkommunstyrel-sens delegat-ionsordning.

BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 13[15]

Kommunledningsförvaltningen

2015-08-11 Dnr KS/2015:532

Förtydliga kommunstyrelsens reglemente

Trots att det i KS reglemente saknas skrivningar om KS befogenhet att dela ut föreningsbidrag så möjliggörs detta indirekt genom andra skrivningar i dokument antagna av kommunfullmäktige rörande mål och budget. För att förtydliga att kommunstyrelsen faktiskt innehar sådan befogenhet bör det framgå i styrelsens reglemente att den har stöd för detta. Det bör även framgå vilka nämnder som ger bidrag till vad, då det exempelvis fortfarande betalas ut kulturliknande föreningsbidrag från kommunstyrelsen.

Det saknas rutiner för uppföljning av bidragsgivningen inom kommunsty-relsen. Uppföljning av hur och på vilket sätt föreningsbidragen bidragit till kommunnytta bör säkerställas vid fortsatt bidragsgivning. Återrapportering av hur föreningsbidragen använts bör ske i samband med årsredovisning.