Granskning har gjorts av bokslutsprocessen. Bedömningen är att förvaltningens bokslutsprocess följer landstingets riktlinjer på ett tillfredsställande sätt. Det finns en tillfredsställande fördelning av roller och ansvar inom förvaltningen i samband med ekonomisk rapportering. Gällande tidplaner har hållits på ett till fredsställande sätt.
4.4 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer
I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende räkenskaper. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats.
4.5 Bedömning
Kulturnämnden har följt gällande anvisningar för årsbokslut 2013. Den övergripande bedöm-ningen är att bokslutsdokumentationen håller en tillfredsställande kvalitet. Förvaltningsberättel-sen med tillhörande bilagor är, i allt väFörvaltningsberättel-sentligt, upprättade i enlighet med gällande instruktioner och redovisningsprinciper.
Räkenskaperna bedöms vara rättvisande.
Sammanställning och uppföljning av samtliga lämnade rekommendationer för kulturnämnden tidigare år samt år 2013
Granskningsår Rekommendation Åtgärdat Kommentar
Ja Delvis Nej 2010
(årsrapport) Bidragshanteringen Nämnden bör regelbundet genomföra extern uppföljning av hur de bidragsmottagande verksamheterna motsvarar de förväntningar som låg till grund för nämndens beviljande av stöd.
X Någon extern uppföljning av att mottagare av ekonomiskt stöd lever upp till ställda premisser för utbetalat stöd har inte gjorts.
Interna uppföljningar sker av utbetalade stöd och externa uppföljningar har gjorts av länskulturfunktionerna och kultur i vården. Uppföljning av
rekommendationen kommer att ske i samband med delårsgranskning 2014.
2012
(årsrapport) Bilaga till förvaltnings-berättelsen
Kulturnämnden bör utforma rutiner så att även belopp m.m.
avseende upphandlingar av konst noteras i bilagan G till förvaltningsberättelsen 2013.
X Konstinköp har inte redovisats tidigare eftersom de inte belastar nämndens budget. Upphandlingar av konstnärliga gestaltningar som genomförts i samarbete med bl.a.
Locum AB har redovisats 2013.
Uppföljning av rekommendationen kommer att ske i samband med delårsgranskning 2014.
2012
(årsrapport) Interimsposter i redovisningen
Kulturnämnden bör inför årsbokslut 2013 göra en förnyad bedömning och
dokumentera ställningstagandet avseende värderingen av sådana interimsskulder som är kopplade till finansiering av projekt.
X Kulturnämnden har i årsbokslut
2013 genomfört bedömning och upplöst ett antal interimsposter och resultatfört dessa. Hanteringen bedöms vara korrekt utifrån genomförd granskning.
2013
(delårsrapport) Tydliggörande av innehållet i internkontrollplan
Ledningen bör tydliggöra dels kontrollmoment rörande back-up kopior av väsentliga IT-system och dels hur ofta dessa ska utföras.
Ledningen bör vidare komplettera planen för intern kontroll med moment avseende identifiering och uppföljning av personalens eventuella bisysslor.
X Nämnden kommer att ta ställning till rekommendationen under 2014.
Uppföljning kommer att genomföras i samband med delårsgranskning 2014.
1
BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2013 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat
Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra.
Bedömningsmål:
1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav.
2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag.
3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.
Bedömningskriterier:
Tillfredsställande
Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Brister kan förekomma.
Inte helt tillfredsställande
Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns allvarliga brister.
Otillfredsställande
Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns mycket allvarliga brister som måste åtgärdas snarast.
Intern styrning och kontroll
Nämnden/styrelsen har ett ändamålsenligt och aktuellt system för styrning, ledning, uppföljning och kontroll som är tydligt och funktionellt. Det finns ett strukturerat arbetssätt med definierade processer och rutiner för att styra ekonomi och verksamhet. Verksamheten bedrivs på ett
ändamålsenligt och säkert sätt i syfte att uppfylla fullmäktiges mål och efterleva lagar, föreskrifter m.m.
Bedömningsmål:
1. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara.
2. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov.
3. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi, verksamhet och kvalitet.
4. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter.
5. Nämnden/styrelsen har ett ändamålsenligt och aktuellt system för intern styrning och kontroll.
6. Nämnden/styrelsen genomför årligen, i enlighet med Ägarpolicyn, en systematisk utvärdering av hur väl den interna styrningen och kontrollen fungerar.
Bedömningskriterier Tillräcklig
Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Brister kan förekomma.
Inte helt tillräcklig
Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns allvarliga brister.
2 Otillräcklig
Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns mycket allvarliga brister som måste åtgärdas snarast.
Räkenskaper
Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs.
Bedömningsmål:
1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar.
2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning.
Bedömningskriterier:
Rättvisande
Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Brister/förbättringsmöjligheter kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning.
Inte rättvisande
Räkenskaperna innehåller väsentliga brister i förhållande till bedömningsmålen.
Bedömning sker i två perspektiv, dels avseende struktur/formalia dvs. hur styrningen och kontrollen är tänkt att fungera, dels avseende implementering/tillämpning dvs att formerna för intern styrning och kontroll är kända i verksamheten.
I boxarna ovan visar den övre delen bedömning av struktur/formalia och den nedre delen bedömning av implementering/tillämpning
A. Nämnden är medveten om sitt ansvar för ISK. Styrelsen och ledningen har en gemensam syn på betydelsen av en god ISK.
B. Nämnden har fastställt mål för verksamheten som är i linje med fullmäktiges mål. Fullmäktiges uppdrag och direktiv beaktas i planeringen.
C. Organisationsstrukturen inkl.
roller och ansvar är tydligt utformad, väl definierad samt känd i verksamheten.
D. Policys, riktlinjer och rutiner (landstingsövergripande och lokalt anpassade) täcker alla väsentliga områden och är kända i verksamheten
E. Det finns processer/rutiner som säkerställer att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål.
F. Nämnden och ledningen har en tydlig gemensam syn på verksamhetens väsentliga risker och hur dessa ska hanteras.
G. Det finns en tydlig modell (struktur och process) för risk- hantering som är känd i organisationen.
H. Modellen för riskhantering är kopplad till ordinarie verksam-hetsplanering och uppföljning.
I. Interna och externa risker i verksamheten identifieras, bedöms och hanteras på ett systematiskt sätt
J. Nämnden fastställer årligen, mot bakgrund av genomförd
riskbedömning, en övergripande intern kontrollplan som klargör hur risker ska hanteras. Planen är känd i verksamheten.
K. Mot bakgrund av genomförd riskbedömning tas en intern kontrollplan eller motsvarande fram på lägre nivåer i organisationen
L. Ledningen har säkerställt att det finns förebyggande åtgärder och systematiska kontroller (inbyggda och generella) i den egna verksamheten.
M. Ledningen har säkerställt att uppföljning och kontroll av verksamhet som lagts ut på externa utförare sker regelbundet.
N. Det finns väl fungerande processer för information och kommunikation inkl. rapportering till nämnden.
O. Det finns system för kommunicering av avsteg från regler och riktlinjer, misstanke om oegentligheter etc. Det är möjligt att göra anonym anmälan.
P. Väsentlig information kommuniceras effektivt till medborgare och kunder.
Q. Väsentlig information och ledningsbeslut kommuniceras effektivt till medarbetare och intressenter, t.ex. leverantörer.
R. En systematisk uppföljning genomförs av uppfyllelsen av mål, uppdrag och direktiv. Nämnden får tillräcklig information för att kunna fatta effektiva beslut.
T. I verksamheten finns särskilda resurser för att säkerställa en god intern styrning och kontroll.
U. Det finns arbetsformer och ett klimat som uppmuntrar utveckling och förbättring.
V. En systematisk utvärdering genomförs av ISK i syfte att säkerställa en god intern styrning och kontroll.
S. De i interna kontrollplanen beslutade åtgärderna och kontrollaktiviteterna följs upp på ett systematiskt sätt. Nämnden får tillräcklig information om vidtagna åtgärder.