Budgetprocessen – en stor apparat i kommuner

Seer (2000) poängterar att det är viktigt att börja med budgetarbetet i tid. I alla tre kommuner vi har intervjuat börjar budgetarbetet för nästkommande år redan i februari. Budgetarbetet ser lite annorlunda ut mellan de kommuner som vi har studerat. I Helsingborgs stad börjar budgetarbetet med att kommunstyrelsen ger förutsättningar för budgeten till skolförvaltningen medan i Kristianstads kommun är det skolförvaltningen själva som sätter upp förutsättningar för budgeten. Förutsättningarna är främst hur elevantalet i kommunen kommer att öka eller minska förklarar Maria. När förvaltningsekonomerna i kommunerna har arbetat med budgeten utifrån förutsättningarna ger de budgeten till kommunstyrelsen och sedan bestämmer kommunfullmäktige budgeten. I alla tre kommuner bestämmer kommunfullmäktige budgeten i juni, även om den inte behöver vara bestämd förrän i slutet av november enligt kommunallagen. Detta kan bero på, precis som Patrik i Lunds kommun säger, att

det är viktigt för rektorerna att veta budgetramarna för nästa år så tidigt som möjligt så att rektorerna kan börja planera sin verksamhet då skolans verksamhet är höst-vår. Det som talar emot att skolförvaltningarna och kommunerna börjar nästan ett helt år före med budgeten är att underlaget har större risk att förändras. Därav blir framtagningen av underlaget av ännu större betydelse då det innehåller fakta som budgeten byggs utifrån.

Starck och Bailes (1996) skriver att i större och komplexa organisationer såsom kommuner är budgetprocessen oftast avancerad och flera anställda är med i budgetprocessen. I de tre kommuner som vi har intervjuat har vi fått bilden av att budgetarbetet är avancerat och i de tre kommunerna är det drygt 100 stycken personer som är med i budgetarbetet. Det är främst förvaltningsekonomer, verksamhetsekonomer, skolchefer, administrativa chefer och rektorer som är med i budgetarbetet enligt alla våra respondenter, detta för att alla sitter på specialkunskaper om verksamheten. Maria berättar att alla inte arbetar med allt i arbetet med budgeten. Patrik förklarar att eftersom organisationen är komplex behöver kommunerna olika tillvägagångssätt i budgetarbetet. Vanligaste tillvägagångssätt vid budgetering är break- down och build-up enligt forskarna. När kommunfullmäktige beslutar om budgeten och lämnar den vidare till förvaltningen är tillvägagångssättet break-down, eftersom det är kommunfullmäktige som beslutat och förvaltningen ska arbeta utifrån detta beslut. Beslutet kommer uppifrån i organisationen. Vidare är det break-down även när förvaltningen arbetar med budgeten innan den skickas vidare till rektorerna i skolorna för deras budgetarbete. Å andra sidan bygger förvaltningens budgetarbete på siffror och underlag från rektorerna som har skett i dialogen dem emellan. Nu är tillvägagångssättet istället build-up. Även när rektorerna gör en detaljerad budget som skickas vidare till förvaltningen för sammanställning av alla rektorers budgetar, är även detta en build-up då budgeten arbetas uppåt i organisationen. Tillvägagångssätten i budgetprocessen är detsamma som innan införandet av det fria skolvalet. Hela processen verkar vara väl inarbetad och genomtänkt och detta har inte påverkats av den nya skollagen. Ismeta i Helsingborgs stad menar att budgetprocessen var bra uppbyggd redan innan och därför har endast små finjusteringar i systemet behövt göras. Däremot, som Maria i Kristianstads kommun beskriver det, kan beslut få andra konsekvenser i och med den nya skollagen. Det är mer att ta hänsyn till nu menar hon och syftar då på lagen om bidrag på lika villkor. Det som kan ha påverkats i delar av processen, är att varje bit i arbetet tar längre tid då varje beslut får mera omfattande konsekvenser. Besluten stannar

inte längre bara inom kommunen utan går utanför kommunen genom att friskolorna får lika stor skolpeng som de kommunala.

I Kristianstads kommun arbetar ekonomerna på skolförvaltningen med att beräkna skolpengen främst utifrån förutsättningar om hur elevantalet kommer att se ut och dessa skickas till kommunstyrelsen. I Helsingborgs stad bearbetar de förutsättningarna de får från kommunstyrelsen och lägger till om det tillkommit något nytt som är av betydelse för budgetutfallet. När de arbetat färdigt med detta skickas det återigen till kommunstyrelsen. I båda fallen beslutar kommunfullmäktige om ramarna för budgeten som då återigen kommer förvaltningen tillhanda för bearbetning. Eftersom förutsättningarna för budgeten skickas fram och tillbaka i organisationen och från olika beslutande nivåer är det mer av en förhandlingsprocess än en ren break-down eller bottom-up. I Lunds stad däremot är denna process mer av en break-down karaktär då kommunfullmäktige beslutar hur stor skolpengen ska vara utifrån underlag från kommunkontoret. Förvaltningen arbetar med den beslutade skolpengen och skickar vidare rambudgeten till skolorna där rektorerna budgeterar sina intäkter och kostnader. Då kommunikationen enligt de tre respondenterna är öppen, påminner tillvägagångssättet i budgetprocessen mer om en förhandlingsprocess. Även om det kan plockas ut delar av processen som är break-down och andra som är build-up borde det mest rättvisa tillvägagångssättet bli presenterat som en förhandlingsprocess.

Under budgetarbetet beskriver alla tre respondenter att budgetprocessen sker i dialog med varandra för att skapa bra förutsättningar att arbeta utifrån. De som arbetar med budgeten besitter alla specialkunskaper som är viktiga att ta tillvara på, vilket har påvisats i den interaktiva rollen. Då tillvägagångssättet inte generellt kan dras till antingen break-down eller build-up är det även på samma sätt gällande kommunikationen då dessa är kopplade till tillvägagångssätten. En generell dragning av antingen top-down kommunikation eller bottom-up kommunikation vore i detta fall fel, då vissa delar av processen sker i nedåtgående led och andra delar i uppåtgående led.