7. CAP GEMINI ERNST & YOUNG
7.3 CGE&Y KONCEPT .1 BUSINESS IT-STRATEGIES
CGE&Y arbetar idag efter ett koncept som kallas för Business IT Strategies (BITS) for the Connected Economy, tidigare kallat IT-management (ITM). Konceptet har sin grund i vikten av att samordna IT med affärsutvecklingen istället för att utveckla IT skiljt från den övriga verksamheten. Detta implicerar enligt CGE&Y att BITS bör prioriteras för ett lyckat resultat. BITS anses vara av kritisk vikt när det gäller att:
få IT att gå hand i hand med affärsverksamheten
klargöra roller och ansvar
tillvarata IS/IT som en av flera viktiga resurser
klara av att förändra IT med samma hastighet som övrig verksamhet
skapa förutsättningar för kortare ledtider
implementera IT stegvis istället för “big bang”
planera och styra där integrering och samordning är nyckelord
styra utformningen av verksamhetens struktur och systemkarta
7.3.2 IT-MANAGEMENT
BITS anses vara en strategisk nödvändighet för alla organisationer och kan definieras såsom en affärsorienterad syn på hur man skall hantera IT. Med detta avses att IT skall vara såväl en affärsdrivande faktor som en möjliggörande sådan samt hur man skall tillvarata IT. Tidigare var det vanligt att IT endast sågs som en stödjande funktion för den övriga affärsverksamheten, idag fokuserar man istället på att integrera IT som en del i verksamheten.
Figur 12. BITS enligt CGE&Y
Den samlade erfarenheten CGE&Y har av verksamhetsutveckling talar sitt tydliga språk. Företagen upplever fortfarande idag allt som oftast problem när det gäller IT och dessa skiljer sig heller inte mycket mellan företagen. IT anses skapa för höga kostnader, vara svårt att hantera och för långsamt. Man önskar mer flexibilitet och proaktivitet gällande IT-användningen samt att IT skall stödja processorienteringen. Ytterligare angreppssätt för att undvika problemen är att ha en bra struktur på
Business Strategy IT Strategy IT as integrated part of the business
teknologi samt väldefinierade roller under IT-processen.
7.3.3 IT-STRATEGI
CGE&Ys tjänsteområden innefattar integrerade erbjudanden som kombinerar de lösningar som finns på marknaden med sina egna metoder och verktyg. Dessa anpassas och används i den mån de är lämpliga hos respektive kund, vilket är beroende på kundens egen erfarenhet, egna metodtillämpningar och koncept samt inom vilket tjänsteområde CGE&Y är anlitade.
Vad gäller arbetsmetoden har CGE&Y en grundstruktur som ligger helt eller delvis till grund vid IT-strategiutformning. Då man formulerar IT-strategin använder man sig av en process där man utgår från ett antal koncept vilka är “As is”, “Could be” och “To be”. Processen är en iterativ och dynamisk sådan som förutom CGE&Y involverar kundens ledningsfunktion, verksamhetschefer, IT-ansvariga samt viktiga intressenter ur företagets synvinkel. “As is” är den fas då man genom faktainsamling skapar en gemensam förståelse om den nuvarande verksamheten, vart man är på väg, hur nuvarande IT stödjer verksamheten samt den informationsteknologi som används. Samtliga fakta analyseras, värderas och man identifierar förändringar man önskar göra. Under “Could be” fasen anordnar man intervjuer, workshops och seminarier då man identifierar potentiella verksamhetsförbättringar, inom vilka IT kan fungera som möjliggörare samt associerade fördelar som kan uppnås. Under denna fas tas exempelvis beslut om vilka verksamhetsområden som ska styra utformningen av IT-strategin samt preliminära strategiska beslut. Syftet med den sistnämnda fasen “To be” är att skapa en detaljerad strategiformulering. Strategiformuleringen består bland annat av en dokumenterad IT-strategi, sedd ur ledningens synvinkel med hänsyn till de områden där IT ska stödja verksamheten, ett dokumenterat implementeringsprogram samt handlingsplaner och så kallade “business case”. Dessa “business case” beskriver bland annat varför man ska starta ett implementeringsprogram samt att aktualiserandet av de väsentliga IT-frågorna skapar ny medvetenhet och ny kunskap inom både ledning och övriga organisationen. Man bör dessutom identifiera vilken typ av konsekvenser som implementationen kan medföra. Då man utformar IT strategin bör man definiera syftet med IT i förhållande till verksamhetsmålen genom att besvara nedanstående frågor:
• Till vad ska vi använda IT? • Hur ska vi använda IT?
7.3.4 BITS STRATEGIOMRÅDEN
Genom att besvara ovanstående frågor utgår man från ett antal strategiområden för BITS som CGE&Y har definierat. Beroende på vilken typ av förändringar som behöver göras studerar man det eller de områden inom organisationen som eventuellt förväntas påverkas. Områdena är organisation, systemstruktur, IT arkitektur, styrning med dess roller och ansvar samt säkerhet.
Då man studerar organisationen skapar man verksamhetsmodeller med dess framtida möjligheter som ligger till grund för strategiska beslut. Systemstrukturen som diskuteras innehåller inga tekniska aspekter utan syftet är snarare att ledningen ska besluta om en gemensam struktur av system för
verksamhetsutvecklingen. IT arkitekturen är det område som innefattar den tekniska strukturen på ett verksamhetsorienterat vis. Detta område analyseras utifrån tre aspekter vilka är konceptuell nivå som beskriver vad som ska göras, logisk nivå som beskriver hur det skall göras samt den fysiska nivån som tar upp med vad det skall utföras. Styrning med dess roller och ansvar är ett område som innefattar ledning, IT-leverantörer och verksamhetsområden med dess processer samt planeringskoncept. Det sista området, säkerhet, anger säkerhetspolicies och kvalitetskomponenter för IT-strategin.
8. RESULTAT
8.1 INTRODUKTION
Nedan följer resultatet av våra fallstudier som har bedrivits på Findus Sverige AB, nedan benämnt Findus, och Saab Automobile utifrån valda delar av det teoretiska ramverket vi redovisat tidigare vad gäller strategisk utveckling. Inledningsvis för vardera företag presenteras övergripande historik och branschverksamhet som sedan följs av en mer systematiserad presentation utifrån Situationsmodellen, Strategiprocessen och substansen samt de respektive fragment som innefattas i dessa modeller. Sist i kapitlet finns en tabell som i korta drag sammanfattar resultatet som framkommit.