Det kommungemensamma e-handelssystemet ska användas

För att underlätta uppföljning och kontroll ska det kommungemensamma e-handels systemet användas när det är möjligt.

10. Vid inköp och upphandling ska dialog föras med leverantörer och anbudsgivare i syfte att främja goda affärer och stärka stadens anseende som avtalspart och upphandlande myndighet

Kravet innebär att den som ansvarar för en upphandling eller ett inköp ska sträva efter att leverantörerna får förståelse för upphandlingens villkor och skälen till stadens krav och tilldelningsbeslut. Detta kan bl.a. ske genom en tidig dialog med leverantörerna inför en upphandling. Dialog behöver inte genomföras om den skulle vara uppenbart obehövlig.

Efter ett tilldelningsbeslut ska de leverantörer som inte tilldelas kontraktet kontaktas separat och informeras om varför de inte tilldelades kontraktet, såvida inte en sådan kontakt är uppenbart obehövligt eller om antalet anbudsgivare är mycket stort. Vid alla kontakter ska leverantörerna behandlas lika och reglerna om offentlighet och sekretess beaktas.

Bilaga 2

Förslag till förändringar i reglemente

Förslag Gällande reglemente

2 kap 1 § Nämnden har ett huvudansvar för stadens gemensamma inköpsprocess och ska också vara Göteborgs Stads inköpscentral.

Nämndens verksamhet är av strategisk betydelse för att staden utifrån

uppställda krav ska kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt för att säkerställa att syfte i Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling uppnås.

Nämnden är Göteborgs Stads inköpscentral och ska för samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster.

2 kap 2 § Nämnden ansvarar för att leda, driva och utveckla stadens gemensamma inköpsprocess.

Nämnden ansvarar för att inköp och upphandling genomförs i enlighet med beslutade strategier och i övrigt inom de områden där det finns gemensamma behov och utifrån stadens gemensamma bästa.

Nämnden beslutar också om vilka områden som ska omfattas av

samordning utifrån angelägenhet och väsentlighet och ansvarar för att

upphandling genomförs inom beslutade områden och att ramavtal tecknas.

Nämnden ansvarar för att samordnad upphandling genomförs inom de områden där det finns gemensamma behov och utifrån stadens gemensamma bästa

Nämnden ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom inköps- och upphandlingsområdet. Nämnden

erbjuder råd och stöd i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor.

Nämnden erbjuder också specialistkompetens i form av konsulttjänster internt i staden.

Nämnden ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom inköps- och upphandlingsområdet och utöver detta ha en konsultativ roll och stödja verksamheterna i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor.

Nämnden kan erbjuda upphandlingskompetens i

verksamhetsspecifika upphandlingar till stadens verksamheter.

Nämnden ska göra uppföljningar av stadens samlade inköp och

upphandlingar och får begära in underlag från stadens verksamheter.

Nämnden ska vid behov göra

uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar.

2 kap § 3 Nämnden ska leda det strategiska arbete som staden bedriver inom inköps- och upphandlingsområdet och samverka med nämnder och styrelser i staden.

Nämnden ska samverka i och stödja det

strategiska utvecklingsarbete som

staden bedriver inom inköps- och

upphandlingsområdet genom

Strategiforum.

Bilaga 3

Föreslagna förändringar i policy och riktlinjer

I enlighet med Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument som ska säkerställa att staden inte har fler styrande dokument än vad som behövs för att styra verksamheten har

stadsledningskontoret valt att inte skapa både policy och riktlinje. Eftersom innehållet har mer regler än bara principer har riktlinje valts som dokumentsort.

Föreslagna ändringar har ett fokus på Göteborgs inköp och upphandlingsnämnd med ansvar för inköpsprocessen istället för som tidigare ramavtalsupphandlingar.

Hänvisning Förslag Befintlig lydelse

Policy punkt 7 Nämnder, styrelser eller

motsvarande organ ansvarar för att gällande lagstiftning och denna riktlinje efterlevs

Styrelse, nämnd eller motsvarande organ har ansvar för att

upphandlingsverksamheten sköts i överensstämmelse med lag, annan författning och denna policy

Policy punkt 8 Avtal och leverantörer ska följas upp Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp.

Inledning, förteckning av berörda lagbestämmelser och koppling till andra dokument har lagts till i enlighet med dokumentmallen för styrande dokument.

Hänvisning Förslag Befintlig lydelse

Riktlinjer punkt 1 I punkt 1 i riktlinjen har en

beskrivning av gemensam inköpsprocess lagts till.

Riktlinjer punkt 1 Förutsättningen för att nämnden för inköp och upphandling ska kunna genomföra sitt uppdrag med rätt kvalitet…

Förutsättningen för att Inköp och upphandlingsnämnden ska kunna genomföra upphandlingar med god kvalitet…

Riktlinjer punkt 1 Det avgörande är vad som är stadens gemensamma bästa och även

faktorer som talar emot en samordning ska beaktas.

Utgångspunkten ska dock alltid vara att staden bäst främjas genom samordnade inköp

Det avgörande är vad som är Stadens gemensamma bästa och även faktorer som talar emot en samordning ska beaktas. Sådana faktorer kan vara att kvalitetskraven är så vitt skilda mellan olika

förvaltningar/bolag att Stadens gemensamma bästa bättre främjas genom att verksamheterna gör egna upphandlingar, ansluter sig till ramavtal tecknade av externa inköpscentraler, eller att endast partiell samordning sker.

Utgångspunkten ska dock alltid vara

att Staden bäst främjas genom

samordnade inköp.

Bilaga 3

Riktlinjer punkt 1 Vilka områden som ska samordnas respektive inte samordnas genom ramavtalsupphandling beslutas av nämnden för inköp och upphandling.

Vilka områden som ska omfattas av samordnad upphandling beslutas av Inköp och upphandlingsnämnden.

Riktlinjer punkt 1 Bestämmelsen innebär att stadens verksamheter är skyldiga att

använda de upphandlade ramavtalen vid anskaffning som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras och rapporteras till nämnden för inköp och upphandling.

Bestämmelsen innebär att Stadens verksamheter är skyldiga att

använda de upphandlade ramavtalen vid inköp som omfattas av

ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras.

Riktlinjer punkt 5 Vid genomförande av upphandlingar som kan omfatta sociala

hänsynskriterier ska Göteborgs Stads modell för social hänsyn i offentlig upphandling användas, http://socialhansyn.se/. En stödfunktion för modellen finns etablerad hos nämnden för inköp och upphandling och nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning.

Vid avsteg ska annan avstämd modell kunna redovisas till nämnden för inköp och upphandling.

Vid genomförande av

upphandlingar som kan omfatta sociala hänsynskriterier ska Göteborgs Stads modell för social hänsyn i offentlig upphandling användas. En stödfunktion för modellen finns etablerad hos Inköp och upphandlingsnämnden. Vid avsteg från denna riktning ska annan avstämd modell kunna redovisas.

Riktlinjer punkt 5 Krav på arbetsrättsliga villkor ska ställas i enlighet med gällande lagstiftning vid upphandling av tjänster och entreprenader.

Vid upphandling av tjänster och entreprenader ska krav ställas på löner och arbetsvillkor i nivå med för branschen allmänt

förekommande kollektivavtal i den utsträckning som lagstiftningen medger.

Riktlinjer punkt 7 Nämnder och styrelser ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets inköp för att säkerställa att regelverket följs

Nämnder, styrelser och motsvarande organ ska löpande följa upp

förvaltningens eller bolagets inköp för att säkerställa att regelverket följs och att konkurrensen tas tillvara.

Riktlinjer punkt 7 Kommunstyrelsen har inom ramen för sitt reglemente ansvar för att övervaka verksamheten i staden.

Kommunstyrelsen får vidta lämpliga åtgärder om bristande följsamhet mot denna riktlinje skulle

framkomma vid uppföljning eller på annat sätt. Kommunstyrelsen ska vid behov lyfta strategiska frågor för beslut i kommunfullmäktige.

Kommunstyrelsen har inom ramen för sitt reglemente ansvar för att övervaka

upphandlingsverksamheten i staden.

Kommunstyrelsen får vidta

lämpliga åtgärder om bristande

följsamhet med denna policy skulle

framkomma vid uppföljning eller på

annat sätt. Kommunstyrelsen ska

vid behov lyfta strategiska

Bilaga 3

inköpsfrågor för beslut i kommunfullmäktige.

Riktlinjer punkt 7 Stadsledningskontoret ska stödja kommunstyrelsens i dess roll med uppsikt över verksamheter i staden.

Stadsledningskontoret ska stödja kommunstyrelsens i dess roll att övervaka upphandlings- och inköpsverksamheten i Staden och ska vid behov göra uppföljningar av stadens upphandlingsverksamhet.

Stadens verksamheter har skyldighet att till

stadsledningskontoret lämna begärda uppgifter.

Riktlinjer punkt 7 Nämnden för inköp och upphandling Nämnden för inköp och upphandling har, genom sitt reglemente, ett huvudansvar för den gemensamma inköpsprocessen och för samordning för tecknande av ramavtal. Nämnden för inköp och upphandling är

inköpscentral och därmed avtalspart för de ramavtal nämnden tecknar och har ett ansvar för att avtalen är användarvänliga och med tydliga krav och villkor.

Nämnden för inköp och upphandling ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom

upphandlingsområdet och erbjuder råd och stöd i inköps- och

upphandlingsrelaterade frågor.

Nämnden erbjuder också specialistkompetens i form av konsulttjänster internt i staden.

Nämnden för inköp och upphandling företräder även staden i samarbete avseende upphandling med andra upphandlande myndigheter och enheter.

Nämnden för inköp och upphandling ska i nära samverkan med berörda verksamheter i staden arbeta aktivt med att effektivisera

inköpsprocessen.

Nämnden för inköp och upphandling ska göra uppföljningar av stadens samlade inköp och upphandlingar och rapportera resultatet av uppföljningarna till

kommunstyrelsen. Stadens

Nämnden för inköp och upphandling

Inköp och upphandlingsnämnden har, genom sitt reglemente, ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster för Staden. Inköp och

upphandlingsnämnden är avtalspart för de ramavtal nämnden tecknar och har ett ansvar för att avtalen är användarvänliga och med tydliga krav och villkor.

Inköp och upphandlingsnämnden ska vara Stadens expertorgan och leda utvecklingen inom

upphandlingsområdet och har därigenom en stödjande och konsultativ roll. Inköp och upphandlingsnämnden företräder även Staden i samarbete avseende upphandling med andra

upphandlande myndigheter och enheter.

Inköp och upphandlingsnämnden ska i nära samverkan med berörda verksamheter i Staden arbeta aktivt med att effektivisera inköps- och upphandlingsprocessen.

Inköp och upphandlingsnämnden ska vid behov göra uppföljningar av ramavtalstroheten och Stadens samlade inköp och upphandlingar och rapportera resultatet av uppföljningarna till

Kommunstyrelsen. Stadens

verksamheter har skyldighet att till

Bilaga 3

verksamheter har skyldighet att till nämnden för inköp och upphandling lämna begärda uppgifter.

Inköp och upphandlingsnämnden lämna begärda uppgifter.

Till sin hjälp har Inköp och upphandlingsnämnden

Strategiforum för upphandling som är Stadens forum för strategier och övergripande planering i inköps- och upphandlingsfrågor utifrån ett långsiktigt helhetsperspektiv. Till Strategiforum knyts arbetsgrupper, som genom kategoristyrning utarbetar en gemensam strategi för den specifika kategori som gäller alla Stadens verksamheter.

Riktlinjer punkt 8 Avtal och leverantörer ska följas upp Nämnder och styrelser ska löpande följa upp förvaltningens eller

bolagets egna avtal för att säkerställa att villkor i avtalen följs under hela avtalsperioden. Detta gäller även avtal som ingåtts genom avrop på ramavtal. Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och övriga

förhållanden. Uppföljning av privata utförare ska ske i enlighet med kommunfullmäktiges program för uppföljning av privata utförare.

Vid väsentliga avtalsbrott eller andra allvarliga brister hos en leverantör ska nämnden för inköp och upphandling underrättas så att informationen kan vidarebefordras även till andra förvaltningar och bolag. Nämnden för inköp och upphandling ska föra förteckning över inkomna rapporter.

Avdelningen för samhällsskydd och beredskap på stadsledningskontoret kan även kontaktas för stöd i

bedömningar avseende leverantörers seriositet.

Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp

Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och övriga förhållanden. Uppföljningen kan variera från en enkel kontroll att Staden erhållit det som beställts, till omfattande undersökningar.

Uppföljning av privata utförare ska ske i enlighet med

kommunfullmäktiges kommande program för uppföljning av privata utförare.

Bolag eller förvaltning ska vid upphandlingar kontrollera leverantörens seriositet i syfte att motverka osund konkurrens. Sådan kontroll ska även ske löpande, exempelvis avseende betalning av skatter och avgifter, under

avtalstiden. Vid väsentliga avtalsbrott eller andra allvarliga brister hos en leverantör ska Inköp och upphandlingsnämnden

underrättas så att informationen kan vidarebefordras även till andra förvaltningar och bolag. Inköp och upphandlingsnämnden ska föra förteckning över inkomna rapporter.

Kunskapscenter mot organiserad

brottslighet kan även kontaktas för

stöd i bedömningar avseende

leverantörers seriositet.

In document Östra Göteborg. Handläggare Ulrica Johansson Telefon: E-post: (Page 16-21)