Inledning
I detta kapitel presenteras hur respondenterna från de olika domänerna ser på och förstår dokumentation i socialt arbete. BBIC är ett system för dokumentation och handläggning i socialtjänsten och just dokumentation utgör en betydande del av det sociala arbetets praktik. Det är därmed rimligt för att förstå hur det fungerar att undersöka hur man uppfattar
dokumentationens roll, vad den ska tillföra och för vem eller vilka den är till för i den egna praktiken. Kapitlet avslutas med en uppsummering.
Dokumentation – varför och för vem?
Det absolut vanligaste svaret på frågan varför man dokumenterar, oavsett vilken domän man tillhör, och vilken funktion den ska fylla var att socialtjänstens arbete ska vara rättssäkert. Det ska vara rättsäkert och brukarna ska förstå varför man fattat ett visst beslut. En rättsäker dokumentation ger för klienterna en trygghet vilket bör vara en given utgångspunkt i arbetet menar man. Exempelvis i följande episod från intervjun med mottagningsgruppen:
M1: Rättsäkerhet. I: Hur tänker du?
M1: Jo, att dom ska känna sig, vi är här för klienternas skull och inte för vår skull, att de känner sig trygga. Det som är sagt och bestämt ska finnas när det går vidare till nästa grupp. Den gruppen kan läsa och klienten kan läsa vad som förväntas göras i nästa steg hos utredningsgruppen.
I den här episoden framgår att dokumentationen ska göra situationen begriplig för
socialtjänstens brukare och att det som sägs i ett skede ska länka i det som kommer sen. Givet att det är en respondent från mottagningsgruppen som uttalar sig handlar nästa steg i kedjan i exemplet om utredningsgruppen. Det är detta respondenten menar med att ”det som är sagt och bestämt ska finnas när det går vidare till nästa grupp”. Utifrån detta resonemang blir det även socialtjänstens brukare som är mottagare av dokumentationen, det vill säga det är för dem och för deras trygghet det förs en dokumentation.
Ett annat sätt respondenterna, framförallt från professionens domän, förstår
dokumentationens roll i socialt arbete är att den är till för professionen, den fungerar som ett eget arbetsredskap och ger möjlighet till reflektion, den hjälper socialarbetaren att minnas och processa det som har hänt i mötet med brukaren eller andra intressenter.
U6: När jag dokumenterar då bearbetar ju också jag samtidigt det som jag är med om, och vad som sägs, och att jag då kan ta med mig det till nästa möte, för mig är dokumentationen viktig på det sättet.
88
Ett tredje sätt dokumentationen fungerar på är att den ger underlag för granskning av verksamheten. Även denna faktor av dokumentationens roll återkom hos samtliga
respondentgrupper. När det gäller granskning så talar man om det på två sätt, å ena sidan granskning som en viktig och nödvändig del i socialt arbete, men framförallt risken för granskning av såväl andra myndigheter som massmedia. Den massmediala granskningen var det framförallt politikerna som uppehöll sig vid och såväl namn på personer som tv-program nämndes. Följande citat från intervjuerna kan illustrera detta:
P5: Men jag, dokumentation är a och o om det skulle uppstå någonting, bli något fel någonstans. Jag menar, vi är utsatta för granskning, från press och allt möjligt.
P1: Ja, du har hört massmedia om att förvaltningen eller politikerna inte har reagerat i tid.
Bland socialarbetarna var det istället granskande myndigheter som nämndes. I följande citat från en av intervjuerna med respondenter från utredningsgruppen redogör en socialarbetare för hur synen på dokumentation förändrats under tidens gång:
U6: Jag har tidigare faktiskt tyckt att den [dokumentationen, förf. anm.] var viktig, innan jag kom hit, där jag var i fas. Man dokumenterade och diskuterade med föräldrarna utifrån det man hade skrivit och att det hela tiden, att man hela tiden följde upp för att man sen skulle kunna göra något av det, och att den både var för min skull och för föräldrarnas skull. Men nu känns det bara som en belastning, ja egentligen dokumenterar man för kommunens skull. Och åt Socialstyrelsen, ifall dom granskar. Det måste va färdigt, det måste se ut på ett visst sätt, det känns som om, ja det är lite mer hot, det är därför det ska göras, medan förut så har inte jag alls upplevt det så.
En tolkning av citatet är att synen på dokumentationen, dess rationaler, är föränderlig och påverkas av den organisatoriska kontexten. Uppfattar man sin situation som alltför tyngd av bristande tid och hög ärendebelastning (en inte helt orimlig tolkning med tanke på vad som framkommit i tidigare kapitel) blir dokumentationen ett måste som i huvudsak är till för den granskande myndigheten. Dessutom påverkas sannolikt dokumentationens rationaler av utomorganisatoriska händelser och utvecklingar, inte minst framväxten av en evidensbaserad praktik som ju kan förstås som en del i en ökad trend på krav om genomsiktlighet och kontroll av offentlig verksamhet (jmf Denvall, 2008). Möjligen är det detta respondenten avser med ”det är lite mer hot”.
En avslutande idé om dokumentationens roll var att den ska svara på om den insats som brukaren erhåller bidrar till någon slags förändring. Intressant att notera är att det framförallt var respondenter från politikens domän som uppehöll sig vid detta. En utav respondenterna menar exempelvis att uppföljningar av hur det fungerar för brukarna i ett familjehem är viktigt att dokumentera. Det som framförallt eftersöks i dokumentationen är:
89
Avslutning
Det framkommer i resultatet ett flertal skäl till varför man anser att dokumentation är viktig (att dokumentationen är viktig anser samtliga). Alla dessa skäl står i paritet med de intentioner som finns i systemet BBIC (se kapitel 5); rättsäkerhet, brukarperspektiv, ett arbetsredskap för professionen, uppföljning och möjlighet att göra arbetet mer genomsiktligt, för såväl klienter som granskare. En slutsats av detta är att de rationaler som framträder kring dokumentation och de intentioner som finns i systemet är förenliga vilket bör bidra positivt till de sätt systemet fungerar på i organisationen.
Men det finns också sådant i resultatet som tyder på att dokumentationen upplevs vara en belastning och att den endast är till för andra myndigheters skull. De framträder alltså två olika bilder, å ena sidan en idé om vad dokumentation är och vad den kan tillföra, å andra sidan en erfarenhet i den dagliga praktiken som inte alla gånger bekräftar denna idé. Möjligen är det så att såväl de organisatoriska förutsättningarna och en vidare samhällelig utveckling med betoning på genomsiktlighet och övervakning, tillsammans bidrar till att skapa en upplevelse av att dokumentation är till för granskande myndigheter.
Det faktum att administration och profession inte i någon högre grad förde fram
dokumentationen som ett verktyg för uppföljning är ett resultat i sig. Alexanderson (2006) för ett resonemang i sin avhandling om att exempelvis uppföljning måste definieras som normalt i en organisation för att det ska ingå som en del i den dagliga praktiken, det räcker inte med att visa upp en sådan bild utåt. Att det är just uppföljning som tenderar brista visar annan forskning där man till exempel oftare genomför kartläggande intervjuer jämfört med uppföljande (se till exempel Abrahamsson & Tryggvesson, 2008; Alexanderson, 2006; Engström & Armelius; 2005).
90